Análisis Estructural Permanente

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1 PÁGINA 1 DE 6 Análisis Estructural Permanente Conducción y Orientación Estratégica Institucional MS.NC.LI MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA - ÁREA DE GESTIÓN: LIDERAZGO INSTITUCIONAL PREPARADO POR: VALIDADO POR : REVISADO POR: APROBADO POR: EQUIPO CONSULTOR Y EQUIPO DE MEJORA CONTINUA EQUIPOS DE MEJORA CONTINUA ENTIDAD OGANIZACIONAL A LA QUE PERTENECE DRA. ROSSANA GARCÍA DIRECTORA GENERAL DE SALUD DRA. MARÍA LUISA ÁVILA AGÜERO MINISTRA DE SALUD INGA. PATRICIA RAMÍREZ LIC. ALONZO HERNÁNDEZ. DRA. ROSSANA GARCÍA DIRECTORA GENERAL DE SALUD VERSIÓN Nº: FECHA DE EMISIÓN:

2 PÁGINA 2 DE 6 1. Introducción El proceso de Análisis Estructural Permanente se encarga del estudio de la concordancia de los componentes de la organización con respecto a la contribución al logro de los objetivos institucionales, en procura de ejercitar la flexibilidad ante cambios internos y del entorno. 2. Objetivo Conducir los análisis estructurales de manera permanente en el Ministerio de Salud, con fin de lograr que la institución se encuentre capacitada para solventar las necesidades de los funcionarios y la población en general y cumplir con la función de rectoría que debe desempeñar. 3. Alcance Ministerio de Salud de Costa Rica, en sus tres niveles de gestión. 4. Definiciones Para mayor comprensión de este procedimiento se necesita tener como referencia los siguientes conceptos, que están definidos en el Glosario del Manual de Procedimientos del Ministerio de Salud. Estructura organizacional Componentes organizacionales 5. Referencias Modelo Conceptual y Estratégico de la Rectoría de la Producción Social de la Salud, Ministerio de Salud, San José, Costa Rica, Marco Estratégico del Ministerio de Salud, San José, Costa Rica, Políticas de gestión de Dirección Institucional; Planes institucionales de Planificación Intrainstitucional; Necesidades de ajuste identificadas en los procesos de Control Interno y Desarrollo Organizacional; Necesidades específicas de Atención al Cliente Interno y Externo; Solicitudes e informes de otros procesos institucionales.

3 PÁGINA 3 DE 6 6. Responsables El responsable del proceso es la Dirección General. 7. Procedimiento 7.1. Análisis de la estructura vigente. El responsable del proceso debe mantener un análisis de la estructura vigente con el fin de comprobar el cumplimiento de la misma y que los resultados sean los que se esperan. Para esta actividad utiliza como insumo: Necesidades de ajuste identificadas en los procesos de Control Interno y Desarrollo Organizacional; necesidades específicas de Atención al Cliente Interno y Externo, solicitudes e informes de otros procesos institucionales, además de toda la información que crea pertinente Plantear escenarios hipotéticos anticipativos. Considerando los resultados de gestión, diseño de procesos y estructura orgánica y el análisis de estructura vigente, el responsable del proceso debe plantear escenarios hipotéticos anticipativos, con el fin de establecer simulaciones probables para prever cambios requeridos, impuesto o impulsados por el Ministerio de Salud. Estos escenarios le permiten al responsable del proceso determinar los desalineamientos o incumplimientos que se presenten en la estructura organizacional y de esta plantear propuestas de ajuste que permitan alinear la institución en el logro del marco estratégico y la estructura organizacional Formular y establecer las propuestas de ajuste de estructura. De acuerdo a los resultados de las dos actividades anteriores el responsable del proceso determina si es necesario realizar ajuste en la estructura vigente, en este caso debe formular propuestas de ajuste de estructura que permitan solventar las necesidades encontradas con los análisis realizados, en caso que no evidencie necesidad de ajustes estructurales el proceso vuelve a la actividad 7.1, para mantener permanentemente el análisis en la estructura Evaluar las propuestas. El responsable el proceso debe verificar si los ajustes que se proponen presentan impacto en las unidades organizativas o en las funciones diarias del Ministerio de Salud, con el fin de determinar si se requiere validación de las propuestas formuladas por parte de la Dirección Institucional. En este caso las propuestas se envían a la Dirección Institucional para que esta se encargue de la debida validación. En caso de que los ajuste no presentan impacto en el funcionamiento de la institución (los ajustes en la estructura son de forma y no de fondo) el responsables del proceso debe evaluar las propuestas para verificar que se encuentren dentro de lo que el Ministerio de Salud busca.

4 PÁGINA 4 DE 6 8. Indicadores de gestión e impacto Indicadores de gestión % de eficiencia de la gestión institucional: evaluar y garantizar que se cumplen con los objetivos y las metas institucionales logrando el cumplimiento del marco estratégico y de la estructura organizacional establecida. Indicadores de impacto % de necesidades en materia de Estructura Organizacional solventadas con la implementación de las propuestas de ajuste estructura: controlar y asegurar que las propuestas que se evalúan den solución a la mayor parte de las necesidades detectadas en materia de Estructura Organizacional. % de satisfacción con las propuestas de ajuste estructural dictadas por la Orientación Estratégica Institucional: evalúa la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes internos en materia de estructura organizacional. % de impacto de la gestión institucional: medir el impacto que las propuestas evaluadas por el proceso de Orientación tienen en la consecución de los objetivos y metas institucionales y en el cumplimiento del marco estratégico institucional.

5 PÁGINA 5 DE 6 9. Diagrama de Flujo Diagrama de Flujo: Proceso de Nivel 1 Versión Nº : 1 Código : Proceso : Nivel 1 Análisis Estructural Permanente Elaborado por : Fecha : 31/08/2007 INICIO Información de los tres niveles de gestión del Ministerio, necesidades de la población nacional, Políticas Institucionales, Marco Estratégico vigente Concertación de actores sociales y resposables institucionales Análisis de la estructura vigente Plantear escenarios hipotéticos anticipativos Formular propuesta de ajuste de estructura La propuesta requiere de validación por parte de la Dirección Institucional? Sí Dirección Institucional No Evaluar las propuestas Gestión Integral de la Información FIN

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