PROCEDIMIENTO PARA LA ASESORÍA, COORDINACIÓN Y REALIZACIÓN DE EVENTOS

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1 Página: 1 de 5 La versión de este documento puede estar desactualizada, consulte la versión oficial vigente en la intranet Sistema Integrado de Gestión 1. Objetivo del procedimiento Realizar eventos de carácter Nacional, Distrital y Local, con el fin de visibilizar las apuestas, logros y metas de la Secretaría de Integración Social 2. Glosario Piezas de Comunicación: Elementos impresos o audiovisuales que promueven la realización del evento, tales como invitaciones, afiches, plegables, volantes, avisos en prensa, mensajes de radio o televisión. Free-press: Estrategia de comunicación externa que busca el registro noticioso en los medios (radio, prensa y televisión) de manera gratuita Protocolo: Pautas y normas que definen el estructura y alcance del evento Lista de Chequeo: Es el conjunto de requerimientos y necesidades que se identifican el en proceso de pre-producción de un evento V.I.P: Espacio que se adecua de forma preferencial para recibir a las personas claves del evento ( personalidades)

2 Página: 2 de 5 3. Condiciones generales Todo evento debe estar dentro del marco del Plan de Desarrollo Distrital. Para todo evento en donde la imagen de la Secretaría cumple un papel importante es indispensable que su organización e, incluso, su pertinencia, sean discutidas y coordinadas con la Oficina Asesora de Comunicaciones. Para el evento a realizar deben estar absolutamente claros su importancia, interés, oportunidad, objetivo y alcance. Se debe coordinar la realización del evento con la Oficina Asesora de Comunicaciones y el área que lo propone teniendo en cuenta los tiempos establecidos en la categorización. 4. Relación con otros procedimientos y procesos Proceso de Direccionamiento Político Apuestas Proceso de Direccionamiento Estratégico Metas PROCEDIMIENTO PARA LA ASESORIA, COORDINACION Y REALIZACION DE Análisis de la preparación y los resultados del evento Proceso de Mejora Continua Proceso de Mejora Continua Logros

3 5. Diagrama de flujo del procedimiento PROCESO: DIRECCIONAMIENTO POLITICO Página: 3 de 5 * Ver aclaración la actividad en el aparte 6 del procedimiento. Ver posibles no conformidades de la actividad en el aparte 7 del procedimiento.

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5 Página: 5 de 5 6. Aclaración de las actividades 1. Identificar la necesidad. Actividad en coordinación con la Oficina Asesora de Comunicaciones 2. Evalúar la pertinencia del evento según criterios de aceptación. Estos criterios son según la categorización establecida en el Protocolo de Eventos. Actividad en coordinación con la Oficina Asesora de Comunicaciones 3. Integrar el comité organizador del evento y definir compromisos y responsables. Actividad en coordinación con la Oficina Asesora de Comunicaciones 4. Definir el tipo y cantidad de piezas de comunicación necesarias para promover el evento. Actividad en coordinación con el comité organizador del evento 5. Identificar la cantidad de participantes o invitados al evento. Actividad en coordinación con el comité organizador del evento 10. Llevar a cabo el evento. Actividad en coordinación con el comité organizador del evento 11. Evaluar la preparación y resultados del evento. Actividad en coordinación con el comité organizador del evento 7. Posibles productos o servicios no conformes PRODUCTO O ACTIVIDAD SERVICIO 2 Evaluar la pertinencia del evento según criterios de aceptación Solicitud del evento evaluada CRITERIO DE ACEPTACIÓN CORRECCIÓN REGISTRO Pertinencia Para considerar pertinente el evento, este debe cumplir con todas las condiciones siguientes: -Haber sido solicitado con el plazo suficiente para su preparación, a través del formato de solicitud a la OAC. - Agregar valor a la misión o el funcionamiento de la entidad - Ser oportuno: adecuado a las situaciones del momento. - Tener definido su objetivo y sus alcances -Cancelación del Evento. - Establecer los objetivos y sus alcances de manera clara y precisa. Memorando u Oficio NOMBRE CARGO ELABORO REVISO APROBO CARMEN LUZ ROJAS DANIEL MONTILLA HERRERA JOHNNATAN JAVIER NIETO DRA. MERCEDES DEL CARMEN RÍOS SANDRA MARTÍNEZ PROFESIONALES OFICINA ASESORA DE JEFE OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES COMUNICACIONES SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL