SIIGO PYME PLUS. Formulación y Ejecución del Presupuesto Comercial. Cartilla I

Transcripción

1 SIIGO PYME PLUS Formulación y Ejecución del Presupuesto Comercial Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es Presupuesto? 3. Qué son Ventas? 4. Qué es Paramétrizar un Presupuesto? 5. Qué es un Presupuesto Comercial? 6. Cuál es la Ruta para Definir el Presupuesto Comercial? 7. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Paramétrizar el Presupuesto Comercial? 8. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta antes de Ejecutar el Presupuesto Comercial? 9. Qué son Acumulados Presupuestales? 10. Cuál es la Ruta para Ejecutar los Acumulados Presupuestales? 11. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Ejecutar los Acumulados Presupuestales? 12. Cuál es la Ruta para Ejecutar el Presupuesto Comercial? 13. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Ejecutar el Presupuesto Comercial?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica en forma clara como se debe definir el presupuesto comercial; para que posteriormente se puedan ejecutar en forma correcta los procesos y se presenten los informes con datos reales.

4 FORMULACION Y EJECUCION DEL PRESUPUESTO COMERCIAL Qué es Presupuesto? El concepto de presupuesto tiene varios usos por lo general todos vinculados al área de las finanzas y la economía. El presupuesto es en este sentido, es la cantidad de dinero que se estima será necesario para hacer frente a ciertos gastos; también se puede definir como el cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica durante un período de tiempo determinado, por lo general en forma anual. Qué son Ventas? La venta es un proceso organizado orientado a potenciar la relación vendedor/cliente con el fin persuadirle para que este último obtenga los productos de la empresa. De igual forma se puede concluir el concepto de ventas desde dos perspectivas diferentes: a. Una perspectiva general, en que la "venta" es la transferencia de algo (un producto, servicio, idea, etc.) a un comprador mediante el pago de un precio convenido. b. Una perspectiva de mercadotecnia, en que la "venta" es toda actividad que incluye un proceso personal o impersonal mediante el cual el vendedor: Identifica las necesidades y/o deseos del comprador Genera el impulso hacia el intercambio Satisface las necesidades y/o deseos del comprador (con un producto, servicio, idea, etc.) para lograr el beneficio de ambas partes Qué es Paramétrizar un Presupuesto? Paramétrizar un presupuesto es asignar ciertos datos e información que el sistema requiere para realizar la ejecución del presupuesto y posteriormente generar análisis e informes como por ejemplo la comparación de lo presupuestado versus lo ejecutado. Qué es un Presupuesto Comercial? El presupuesto comercial es una opción que tiene el sistema; la cual permite realizar la formulación en cantidades y valores de las ventas para cada uno de los vendedores y por cada uno de los productos que comercializa la empresa, de esta forma se podrá evaluar el cumplimiento de ventas en base a lo presupuestado.

5 Cuál es la Ruta para Definir el Presupuesto Comercial? La ruta para definir el Presupuesto Comercial es: Ventas Presupuesto Comercial - Formulación Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Paramétrizar el Presupuesto Comercial? Al momento de ingresar a definir el presupuesto comercial, se habilita la siguiente ventana solicitando los siguientes datos por cada vendedor y producto:

6 Allí el sistema solicita los siguientes datos: Vendedor: Se debe digitar el código del Vendedor al que se le va a capturar el presupuesto comercial; se puede realizar la búsqueda con la tecla de función F2 o el icono de los binoculares Producto: Se debe digitar el código del producto que se va a presupuestar; se puede realizar la búsqueda con las teclas de función F2, F3 o el icono de los binoculares Luego el sistema permite realizar la digitación de dicho presupuesto tanto en cantidades como en valores de dos formas distintas a saber: a. Mes a Mes: Para ello estando el cursor en campo Total Presupuesto utilizar la tecla de función F2 o el icono ; el sistema ubica el cursor en el mes de enero para digitar tanto las cantidades como los valores de las ventas a presupuestar en cada uno de los meses. En la medida que se va digitando una cantidad y/o valor en cada uno de los meses, el sistema automáticamente va actualizando o realizando la sumatoria en el campo Total Presupuesto.

7 Importante: De este modo el sistema permite dejar en blanco o sin valor los meses a los cuales no se desea aplicar un presupuesto. b. Ponderado: Para manejar el presupuesto de esta forma es necesario en el campo Total Presupuesto asignar una cantidad y un valor, luego digitar la tecla de función F3 o el icono ; con esta opción el sistema toma las cantidades y los valores digitados y los divide en forma proporcional en los doce meses del año quedando cada uno de los meses con el mismo valor.

8 Importante: De este modo el sistema en todos los meses asigna el mismo valor y no es posible dejar en blanco o sin valor algún mes. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta antes de Ejecutar el Presupuesto Comercial? Antes de realizar la ejecución del presupuesto comercial es necesario: a. Haber formulado el presupuesto de cada vendedor, por cada uno de los productos que comercializa la empresa, tanto en cantidades como en valores para cada uno de los meses b. Se debe ejecutar el proceso de Acumulados Presupuestales Qué son Acumulados Presupuestales? Los acumulados presupuestales es un proceso con que cuenta el software el cual permiten ejecutar internamente un recálcalo de los acumulados, este proceso se puede realizar para un mes especifico o rango de meses según se vaya a realizar la ejecución presupuestal.

9 Importante: El proceso de Acumulados Presupuestales se debe realizar antes de correr la ejecución del presupuesto comercial para que el sistema tome los valores de cálculo correctos. Cuál es la Ruta para Ejecutar los Acumulados Presupuestales? La ruta para ejecutar los acumulados presupuestales es: Ventas Presupuesto Comercial - Acumulados Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Ejecutar los Acumulados Presupuestales? Al momento de ingresar a esta opción el sistema habilita la siguiente ventana donde se debe ingresar el mes específico o rango de meses que se desean acumular.

10 Importante: Al dar enter el sistema ejecuta el proceso de manera automática Cuál es la Ruta para Ejecutar el Presupuesto Comercial? La ruta para ejecutar el Presupuesto Comercial es: Ventas Presupuesto Comercial - Ejecución

11 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Ejecutar el Presupuesto Comercial? Al momento de ingresar a esta opción el sistema habilita la siguiente ventana en la cual se recuerda el proceso a realizar antes de ejecutar el presupuesto A continuación solicita los siguientes datos:

12 Línea Grupo Producto: Estos campos corresponden al filtro que se utilizar en la presentación del informe. Importante: Es posible seleccionar si se requiere que aparezca impreso el nombre o la descripción del producto al igual que la referencia de fábrica en caso que el producto la maneje. Rango de Vendedores: Se debe indicar el código del vendedor o vendedores a los cuales se les desea conocer el avance del presupuesto. Rango de Productos: Se debe seleccionar el producto, el rango de productos o todos los productos sobre los cuales se requiere realizar la ejecución del presupuesto Rango de Meses: Se debe seleccionar el mes o rango de meses a tener en cuenta para el informe de presupuesto de ventas. Importante: Una vez se han escogido las opciones deseadas el sistema genera un informe el cual puede ser enviado por pantalla, vista preliminar o Excel. Ejemplos. 1. Informe Filtrado por Producto y Sin Detalle de Descripción y Referencia 2. Informe Filtrado por Producto y Detallando Descripción y Referencia