GUIA DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA GUARDA Y CUSTODIA DE VALORES Y DOCUMENTACIÓN INSTITUCIONAL

Transcripción

1 GUIA DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA GUARDA Y CUSTODIA DE VALORES Y DOCUMENTACIÓN INSTITUCIONAL Gerencia de Pagos Vigente a partir del 29/08/2016

2 Propiedad del Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C. Dirección General Adjunta de Administración Gerencia de Pagos Av. Javier Barros Sierra No. 515, Piso 1 Col. Lomas de Santa Fe, Delegación Álvaro Obregón Ciudad de México, C.P Tel La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Gerencia de Pagos, otorgándole el crédito correspondiente. Gerencia de Pagos Vigente a partir del 29/08/2016

3 Hoja de Autorización Elaboró Mónica Béjar López Peniche Experto Técnico Rúbrica José Fernando Sánchez Blanco Especialista Técnico Rúbrica Revisó y Aprobó Ricardo Arnaud Gómez Gerente de Pagos Página 1 de 19 Acuerdo(s)/FAC Gerencia de Pagos -

4 Sección de Control de Cambios Revisión Página (s) Modificada (s) Descripción del Cambio 01 todas Se cambió a la imagen institucional vigente y se actualizó con la nueva Estructura Orgánica por lo que no se genera FAC. Fecha de Emisión Página 2 de 19 Acuerdo(s)/FAC Gerencia de Pagos -

5 Contenido Sección I Visión General 4 I.1. Objetivo 4 I.2. Alcance 4 I.3. Responsabilidades 4 I.4. Marco Jurídico y Normativo 5 I.5. Instancias de Autorización Definiciones y Términos 5 Sección II Políticas 7 Sección III Procedimientos 9 Sección IV Anexos 18 Página 3 de 19 Acuerdo(s)/FAC Gerencia de Pagos -

6 Sección I Visión General I.1. Objetivo Establecer el procedimiento administrativo que garantice el adecuado manejo de los documentos, por el personal de la Institución y de la Gerencia de Pagos, responsable de la Guarda y Custodia de Valores y Documentación Institucional. I.2. Alcance Esta guía de políticas y procedimientos aplica desde la solicitud de guarda y custodia de valores y/o Documentación Institucional, para que se registren y conserven en la Bóveda de Seguridad; hasta los registros de salida de acuerdo a la normatividad aplicable. I.3. Responsabilidades Responsable Gerente de Pagos Responsabilidad Autorizar y Revisar esta Guía de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras. Coordinar la actualización del presente documento cuando se requiera o derivada de: o Modificaciones al marco jurídico y normativo aplicable; o Observaciones y/o recomendaciones por parte de las instancias de supervisión y fiscalización, así como de las autoridades competentes; o Cambios en la estructura organizacional de Banobras; y, mejora del proceso de calidad regulatoria. o Gestionar la publicación de este documento en la Normateca. Enviar a guarda y custodia el documento. Rubricar todas las hojas. Experto Elaborar esta Guía de Políticas y Procedimientos. Técnico/Especialista Proponer y coordinar las mejoras. Técnico Monitorear los manuales con los que se tiene interacción. Gerencia de área usuaria Aplicar esta Guía de Políticas y Procedimientos. Proponer y ejecutar las mejoras. Página 4 de 19 Acuerdo(s)/FAC Gerencia de Pagos -

7 I.4. Marco Jurídico y Normativo A continuación se señalan los ordenamientos jurídicos en que se sustentan las políticas y procedimientos de la presente guía, en la inteligencia de que es una referencia efectuada de manera enunciativa más no limitativa: Manual de Procedimientos para la Atención de Solicitudes de Guarda y Custodia en la Dirección de Consultoría Jurídica. Manual de Organización de la Dirección General Adjunta de Administración. Sistema de Control Interno Guía para la Emisión de Documentos Normativos. I.5. Instancias de Autorización El presente documento debe ser autorizado por el Gerente de Pagos de conformidad con la Guía para la Emisión de Documentos Normativos Definiciones y Términos Término Valores y Documentación Institucional Clasificación Significado Para los efectos de la presente guía, se entenderá por Valores y Documentación Institucional aquellos instrumentos que incorporen algún derecho corporativo, patrimonial o de crédito a favor de la Institución, no considerándose la documentación de tipo contable que es custodiada por la Gerencia de Contabilidad. Deberá entenderse por valores aquellos documentos de carácter privado, tales como cualquier título de crédito, incluyendo acciones de cualquier tipo y los valores emitidos por la Federación y los gobiernos locales; contratos o convenios relacionados con la operación crediticia de la Institución; pólizas de seguros y fianzas; así como facturas y pagarés. Clasifican como Documentación Institucional, aquellos documentos pasados ante la fe de corredor o notario público, dentro de los que destacan las escrituras constitutivas de la Institución y sus filiales, así como sus modificaciones; las escrituras de los inmuebles propiedad de la Institución; primer testimonio de las escrituras de los préstamos con garantía hipotecaria que otorga la Institución a sus empleados y funcionarios, así como aquellas que contengan las ampliaciones a dichos préstamos. La clasificación constituye el proceso de formar categorías por tipo de valor o Documentación Institucional, con base a las claves que a continuación se mencionan, disponiéndose en la bóveda de seguridad de un registro para tales efectos: Valores: V1.-Títulos de crédito V2.-Pólizas de seguros y fianzas V3.-Facturas de bienes propiedad de la Institución V4.-Facturas de bienes dados en garantía a la Institución Página 5 de 19 Acuerdo(s)/FAC Gerencia de Pagos -

8 Término Ordenamiento Guarda y Custodia Plazo de Guarda y Custodia Significado V5.-Contratos o convenios relacionados con la operación crediticia de la Institución V6.-Otros Documentación Institucional: D1.-Escrituras constitutivas de la Institución y sus filiales D2.-Escrituras de inmuebles propiedad de la Institución D3.-Primeros testimonios de escrituras que contengan créditos otorgados por la institución D4.-Primeros testimonios de escrituras que contengan préstamos con garantía hipotecaria otorgados por la Institución a su personal D5.-Otros El ordenamiento es el proceso de situar los valores y la Documentación Institucional, en los compartimentos determinados en la bóveda de seguridad, permitiendo su fácil localización. La Guarda y Custodia es el acto de conservar y cuidar los valores y la Documentación Institucional por los responsables de la bóveda de seguridad, durante el plazo que establezcan las disposiciones aplicables. Representa el período que el área usuaria determina en su solicitud, para que se conserven los valores y la documentación en la bóveda de seguridad. La vigencia de conservación de un valor y/o documento Institucional, como ya se estableció anteriormente, la fija el área usuaria con base a la normatividad que establezcan las disposiciones establecidas, y generalmente, el tipo de valor y/o documento de que se trate lo señala. Página 6 de 19 Acuerdo(s)/FAC Gerencia de Pagos -

9 Sección II Políticas II.2. Políticas generales para la Guarda y Custodia de Valores y Documentación Institucional II.2.1. De la operación 1. El área solicitante del servicio de guarda y custodia debe entregar la documentación en original o copia certificada, de acuerdo a la normatividad que le aplique. 2. Toda solicitud para Guarda y Custodia de Valores y/o Documentación Institucional, debe tramitarse ante la Gerencia de Pagos vía ventanilla del Módulo de Atención al Personal; mediante oficio y formato solicitud signado por el Gerente o nivel superior. Los Valores o Documentación Institucional (original o copia certificada), se anexarán a la solicitud relacionándolos, utilizando los campos consignados para su identificación (número, descripción del documento, nombre del documento, número de área, folio del área solicitante, crédito, número de expediente en su caso, registro ante la SHCP, fecha de SHCP, importe, fecha de suscripción o de apertura, tiempo de permanencia en Guarda y Custodia etc.) según sea el caso. De acuerdo al cotejo del(los) documento(s) o valor(es) original(es), con la información proporcionada en oficio y formato de solicitud; se procederá a proporcionar acuse al comisionado del área solicitante; para su inmediato registro, clasificación y ordenamiento dentro de la Bóveda de Guarda y Custodia de Valores. 3. El área usuaria podrá modificar el plazo de guarda y custodia en cualquier momento y retirar los Valores y/o Documentación Institucional, por vencimiento o en forma anticipada; mediante la presentación del formato de solicitud (anexo 1) vigente, y Oficio signado por el Gerente del área solicitante como nivel mínimo; señalando el folio consecutivo del área usuaria y la descripción de los Valores o Documentación Institucional a retirar. 4. En caso de que el área requiera nuevamente el servicio de guarda y custodia, deberá observar el procedimiento contenido en esta guía desde su inicio. 5. Únicamente el personal que presente autorización por escrito del Gerente o nivel superior del área que solicitó inicialmente su Guarda y Custodia, podrá seleccionar o consultar dentro del Módulo de Atención al Personal, los Valores y la Documentación Institucional concentrada en la bóveda de seguridad. Los órganos de Control y/o los de Fiscalización, externos o de la Institución; también podrán consultar los documentos o los valores, presentando para tal fin, la autorización del Gerente como nivel mínimo. En todas las consultas, el personal comisionado deberá registrar su entrada y posterior salida, presentando Identificación Oficial Vigente. 6. El área usuaria con base a la normatividad que establezcan las disposiciones establecidas, debe mantener contacto permanente con el personal de la Gerencia de Pagos, a fin de que determinen los plazos de guarda y conservación de valores y documentos institucionales, no asumiendo ninguna acción de destrucción a este respecto. 7. El personal del Módulo de Atención al Personal no está obligado a proporcionar información o copias simples fotostáticas de valores y Documentación Institucional que se encuentren bajo su custodia. Para cualquier operación diferente a la Guarda y Custodia de los Valores o Página 7 de 19 Acuerdo(s)/FAC Gerencia de Pagos -

10 Documentación Institucional será necesario solicitar su retiro por cuenta del área usuaria que solicitó originalmente su ingreso. 8. El personal del Módulo de atención al Personal tendrá como máximo hasta dos días hábiles posterior a la fecha de recepción para hacer entrega de la documentación solicitada, avisando a través de un correo electrónico o vía telefónica. En caso de ser necesario se responderá por escrito del estatus de la documentación solicitada. 9. El personal solicitante tendrá un máximo de cinco días hábiles posterior al aviso, en caso de no retirar la documentación solicitada, la Gerencia de Pagos tendrá la facultad de cancelar la solicitud de retiro y el personal del área tendrá que solicitar de nuevo la documentación con base al procedimiento correspondiente. 10. Se proporcionará atención en materia de Valores y Documentación Institucional a las áreas usuarias, dentro del horario de 9:00 a 13:30 horas, en días hábiles. 11. Las instalaciones de la Caja General de Guarda y Custodia se consideran zona restringida, por lo que únicamente tiene acceso a ella el personal adscrito al área. 12. El área de Seguridad Institucional; proporcionará la infraestructura (Recursos Humanos, Materiales, y procedimientos) para proteger al personal, los valores, y la documentación Institucional; que según su Manual califique necesarios. 13. La Caja General de Guarda y Custodia, invariablemente debe permanecer cerrada y sin acceso en horas y días inhábiles. 14. El personal de Seguridad asignado al área de la Bóveda, debe proteger, y vigilar la apertura y cierre del recinto; permitiendo el acceso al personal asignado o comisionado a la zona restringida. Dicho recinto debe permanecer cerrado cuando no se encuentre en operación. En ausencia del personal encargado, el Gerente de Pagos deberá designar al personal de apoyo. 15. La información electrónica de la base de datos de Guarda y Custodia de Valores y Documentación Institucional; se opera y protege, mediante la logística informática Institucional. Apoyo proporcionado por la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicaciones (Equipo, actualización y mantenimiento de Software y Hardware). Página 8 de 19 Acuerdo(s)/FAC Gerencia de Pagos -

11 III.1. Descripción Sección III Procedimientos A continuación se muestra una breve descripción. Etapa Descripción Localización en este documento 1 RECEPCIÓN de la Documentación Institucional. Solicitud de ingreso para Guarda y Custodia. III.2.1. Área usuaria/gerencia de Pagos. 2 RETIRO de la Documentación Institucional. Solicitud de retiro de Guarda y Custodia. Área usuaria/gerencia de Pagos. III.2.2. Página 9 de 19 Acuerdo(s)/FAC Gerencia de Pagos -

12 III.2.1. Para la Guarda y Custodia de Valores y Documentación Institucional III Diagrama de Flujo Inicio Área Usuaria 1.0 Determina, requisita y presenta solicitud para Guarda y Custodia de; Valores y Documentación Institucional Especialista Técnico 2.0 Recibe formato y oficio para guarda y custodia de valores y/o Documentación Institucional 3.0 Clasifica, asigna folio y lugar en la Bóveda, a los valores y/o Documentación Institucional 4.0 Alimenta la base de datos de Guarda y Custodia 5.0 Realiza los registros contables, vía Sistema de Contabilidad Financiera (Sistema de Contabilidad) Fin Página 10 de 19 Acuerdo(s)/FAC Gerencia de Pagos -

13 II Descripción de Actividades Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo 1.0 Determina, requisita y presenta solicitud para Guarda y Custodia de; Valores y Documentación Institucional. 1.1 Determina de acuerdo a sus necesidades: el plazo, los Valores, y/o la Valores y/o Documentación Institucional; Documentación que requieran ser Institucional conservados en Guarda y Custodia. Área usuaria Especialista Técnico 1.2 Integra a la solicitud para Guarda y Custodia, los originales y/o copias certificadas de los Valores y la Documentación Institucional. 1.3 Requisita mediante el formato solicitud para Guarda y Custodia, relacionando los Valores y Documentación Institucional, así como, el plazo que requiera ser conservado. 1.4 Recaba autorización en solicitud y oficio del Gerente o nivel superior del área, y presenta al Módulo. 2.0 Recibe formato y oficio para guarda y custodia de valores y/o Documentación Institucional. 2.1 Coteja que los valores y/o documentos recibidos correspondan a los relacionados en la solicitud, así como la autorización correspondiente. Identifica los componentes para su clasificación de acuerdo a la codificación establecida en el Formato y Oficio solicitud para Guarda y Custodia Valores y/o Documentación Institucional, Formato y Oficio solicitud Guarda y Custodia Entregable Valores y/o Documentación Institucional, Formato y Oficio solicitud Tiempo Página 11 de 19 Acuerdo(s)/FAC Gerencia de Pagos -

14 Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo siguiente punto. Verifica la cantidad de fojas del (los) documento (s). Página 12 de Acusa recibo en la copia del formato solicitud para Guarda y Custodia y en su oficio. 3.0 Clasifica, asigna folio y lugar en la Bóveda, a los valores y/o Documentación Institucional. 3.1 Clasifica, asigna folio y lugar en la bóveda de seguridad a los valores y/o Documentación Institucional de acuerdo a la codificación establecida para cada documento, como sigue: Valores: V1.-Títulos de crédito. V2.-Pólizas de seguros y fianzas. V3.-Facturas de bienes propiedad de la Institución. V4.-Facturas de bienes dados en garantía a la Institución. V5.-Contratos o convenios relacionados con la operación crediticia de la Institución. V6.-Otros Documentación Institucional: D1.-Escrituras constitutivas de la Institución y sus filiales. D2.-Escrituras de inmuebles propiedad de la Institución. D3.-Primeros testimonios de escrituras que contengan créditos otorgados por la Institución. D4.-Primeros testimonios de escrituras que contengan préstamos con garantía hipotecaria otorgados por la Valores y/o Documentación Institucional, Formato y Oficio solicitud Guarda y Custodia. Acuerdo(s)/FAC Gerencia de Pagos - Entregable Acuse de recibo: Formato y Oficio Solicitud Guarda y Custodia. Tiempo

15 Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo Institución a su personal. D5.-Otros 4.0 Alimenta la base de datos de Guarda y Custodia. 4.1 Alimenta la base de datos de Guarda y Custodia, de acuerdo a los campos requeridos para su localización e identificación. 4.2 Procede a integrar la documentación o valor, según el ordenamiento previamente asignado. 5.0 Realiza los registros contables, vía Sistema de Contabilidad Financiera (Sistema de Contabilidad). 5.1 Realiza los registros contables, afectando las cuentas de orden y auxiliares correspondientes. 5.2 Obtiene Póliza contable por los movimientos realizados del día: vía Sistema de Contabilidad Financiera (Sistema de Contabilidad). Fin del procedimiento Reporte: base de datos Guarda y Custodia Registros Contables. (Sistema de Contabilidad) Entregable Tiempo Página 13 de 19 Acuerdo(s)/FAC Gerencia de Pagos -

16 III.2.2. Para el Retiro anticipado o por vencimiento de Valores y Documentación Institucional período de III Diagrama de Flujo Inicio Área Usuaria 1.0 Determina, requisita y presenta solicitud para RETIRO de guarda y custodia de Valores y Documentación Institucional Especialista Técnico 2.0 Recibe formato y oficio para RETIRO de guarda y custodia de valores y/o Documentación Institucional 3.0 Consulta en la Base de Datos y Localiza, en la en la Bóveda los Valores y/o Documentación 4.0 Entrega los Valores y/o Documentación Institucional previa autorización de la Gerencia de Pagos 5.0 Realiza los registros contables, vía Sistema de Contabilidad Financiera y Actualiza la Base de Datos 6.0 Consulta en la Base de Datos y Localiza en la Bóveda los valores y/o documentos Fin Página 14 de 19 Acuerdo(s)/FAC Gerencia de Pagos -

17 III Descripción de Actividades Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo 1.0 Determina, requisita y presenta solicitud para RETIRO de guarda y custodia de Valores y Documentación Institucional. 1.1 Determina de acuerdo a sus necesidades, el RETIRO por vencimiento o anticipado del plazo de los Valores, y/o la Documentación Institucional. Área usuaria Especialista Técnico 1.2 Integra la información de los Valores y/o la Documentación Institucional por retirar. 1.3 Requisita mediante oficio y formato solicitud para RETIRO de Guarda y Custodia; relacionando los Valores y Documentación Institucional por retirar. 1.4 Recaba autorización en solicitud y oficio del Gerente o nivel superior del área, y presenta en la ventanilla de la Caja General de la Gerencia de Pagos. 2.0 Recibe formato y oficio para RETIRO de guarda y custodia de valores y/o Documentación Institucional. 2.1 Recibe solicitud autorizada por el área correspondiente, confirmando e identificando información de: Valores y/o documentación por retirar; respecto del Área; el Titular, y del responsable de recibir (los). 2.2 Acuse de recibo solicitud de retiro; programando y confirmando vía correo electrónico o telefónica su entrega. Formato y Oficio solicitud para RETIRO de Guarda y Custodia Entregable Formato y Oficio solicitud para RETIRO de Guarda y Custodia ACUSE Formato y Oficio solicitud para RETIRO de Guarda y Custodia Tiempo Página 15 de 19 Acuerdo(s)/FAC Gerencia de Pagos -

18 Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo Consulta en la Base de Datos 3.0 y Localiza, en la en la Bóveda los Valores y/o Documentación. Página 16 de Consulta en la Base de datos con la información proporcionada en formato y oficio, la localización dentro de la Bóveda. ACUSE Formato y Oficio solicitud para RETIRO de Guarda y Custodia. 3.2 Extrae los documentos, Valores y cotejando con la solicitud su Documentación identificación. Institucional. 3.3 Prepara acuse para su entrega al Valores y comisionado para recibir documentación. Entrega los Valores y/o 4.0 Documentación Institucional previa autorización de la Gerencia de Pagos. 4.1 Entrega con acuse autorizado por la Gerencia de Pagos, al responsable asignado por el área correspondiente. 5.0 Realiza los registros contables, vía Sistema de Contabilidad Financiera y Actualiza la Base de Datos. 5.1 Realiza los registros contables por el(los) Movimiento (s) de retiro; afectando las cuentas de orden y auxiliares correspondientes. Obtiene póliza contable por los movimientos contables del día. 5.2 Actualiza la base de datos de Guarda y Custodia, obteniendo el reporte correspondiente. 5.3 Archiva la documentación soporte por los movimientos del día. 6.0 Consulta en la Base de Datos y Localiza en la Bóveda los valores y/o documentos 6.1 Consulta en la Base de Datos con la información proporcionada en formato y Documentación Institucional. Con ACUSE Acuerdo(s)/FAC Gerencia de Pagos - Entregable Valores y Documentación Institucional. Con ACUSE Tiempo diario

19 Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo oficio la localización dentro de la Bóveda 6.2 No localiza los documentos cotejando con la solicitud su identificación 6.3 Prepara oficio de respuesta para su entrega al solicitante Fin del procedimiento Entregable Tiempo Página 17 de 19 Acuerdo(s)/FAC Gerencia de Pagos -

20 IV.1. Tabla de Anexos Sección IV Anexos Anexo No. Nombre Pág. 1 Formato Guarda y Custodia de Valores y Documentación Institucional 19 Página 18 de 19 Acuerdo(s)/FAC Gerencia de Pagos -

21 Anexo 1 Formato Guarda y Custodia de Valores y Documentación Institucional Página 19 de 19 Acuerdo(s)/FAC Gerencia de Pagos -