PROGRAMA OPERATIVO ANUAL 2017

Transcripción

1 PROGRAMA OPERATIVO ANUAL 2017 JEFATURA DE PROVEEDURIA. SAN MARTIN DE HIDALGO, JALISCO PRESENTADO POR: C. MARCO ANTONIO ROSAS VALDEZ. ENCARGADO DE PROVEEDURIA. 1

2 TABLA DE CONTENIDO: 1. MISION Y VISION 2. OBJETIVOS Y METAS 3. PAPELERIA Y ARTICULOS DE OFICINA 4. ARTICULOS Y MATERIAL DE LIMPIEZA 5. INSUMOS PARA IMPRESORAS Y EQUIPOS DE COMPUTO 6. APOYO A EVENTOS 7. COMPRAS DE TEMPORADA 8. ADQUICISIONES Y COMPRAS A PETICION 9. IMPRENTA 10. FARMACIA MUNICIPAL 11. RECURSOS HUMANOS 12. RECURSOS MATERIALES 13. INDICADORES DE SEGUIENTO Y CUMPLIMIENTO 14. INFORMES DE AVANCES Y RESULTADOS 2

3 1. MISION, VISION DE JEFATURA DE PROVEEDURIA MISIÓN Mantener un inventario de productos de calidad óptima que cumplan con los requerimientos del H. Ayuntamiento de San Martin de Hidalgo, hacer una labor de concientizar al personal para que se optimicen los materiales que se les otorguen y eso nos permita reducir los costos de operación. Aprovechar y entregar de manera adecuada dichos recursos para un mejor desempeño de todas las áreas. VISIÓN Crear conciencia a las distintas áreas del H. Ayuntamiento para que se dé el mejor y posible uso de los recursos materiales y económicos que nos permita hacer más con menos. Teniendo la firme convicción que la elección de proveedores sea la adecuada y mejor evaluada para el mejor desempeño de nuestra área y el máximo beneficio para nuestra Administración al servicio de nuestra ciudadanía. 3

4 2. OBJETIVOS Y METAS OBJETIVO GENERAL *Contar con un padrón de proveedores real y confiado, actualizado así como especificar qué productos y servicios nos brinda de igual manera condiciones de pago. Domicilio y ubicación de los diversos proveedores. *Buscar siempre la calidad y servicio al mejor precio con nuestros proveedores, que nos permita ahorros significativos. *Modernizar e implementar controles y políticas internas de esta dependencia para hacer eficiente el proceso de autorización y compra de las requisiciones agilizando la adquisición de los bienes conforme a sus prioridades. *Contribuir con el control y supervisión de las compras que se realicen de cada dependencia que nos permitan que el presupuesto sea realmente utilizado y cuidado con responsabilidad. METAS Nuestra meta es ser una área que trabaje de la mano principalmente con la hacienda municipal y con las demás direcciones y áreas, para poder realizar un trabajo excelente, teniendo la mejor disponibilidad para poder proveer los servicios, artículos y bienes que 4

5 estas requieran de calidad conforme a las posibilidades de adquirirlas en coordinación permanente con la hacienda municipal así como los lineamientos y reglamentos que se dispongan en esta administración, respetando la ley de adquisiciones. METODOLOGIA: PAPELERIA Y ARTICULOS DE OFICINA Cotizar y solicitar la compra a la Hacienda Municipal las necesidades a comprar, checando el mejor precio y la calidad. Realizar la compra (conforme al inventario), para lo cual se necesita recoger la mercancía en la ciudad de Guadalajara.informar a la Hacienda Municipal para que se programe esa diligencia o alguna otra más y así eficientizar el buen uso de los vehículos oficiales para cuando es en un vehículo particular se nos otorga un vale de gasolina. Tener un control de entradas y salidas (este lo tendríamos en digital y manual que lo respaldamos con vales de salida) y administrar lo mejor posible los recursos a entregar.haciendo una labor de concientizar a los compañeros a dar un mejor uso de los recursos materiales. Tener siempre el material que solicitan las diferentes áreas de nuestro H. Ayuntamiento de San Martin de Hidalgo conforme a las posibilidades de adquirirlas. ARTICULOS Y MATERIAL DE LIMPIEZA Cotizar en tres proveedores diferentes nuestras necesidades a comprar, checando el mejor precio y la calidad. Contamos con proveedores que trae los materiales a nuestra área de trabajo para una mejor atención a las diversas áreas del H. Ayuntamiento. 5

6 Se lleva un control de entrega con un vale de salida respaldando esta información en digital, administrando su salida para que el material rinda lo más posible. Los artículos y material de limpieza son de vital importancia que no dejamos que se acaben cuando el stock llega al mínimo inmediatamente realizamos las labores para su compra. INSUMOS PARA IMPRESORAS Y EQUIPOS DE CÓMPUTO Cotizar en tres proveedores diferentes nuestras necesidades y servicios a adquirir, checando el mejor precio y la calidad. Cuando una impresora o fotocopiadora falla tenemos que hablar a tres técnicos para que evalúen el problema y nos coticen el costo de la reparación, por lo regular el técnico que realiza la reparación es el que ofrece una mayor garantía y un precio accesible. Los cartuchos de tinta y tóner, materiales genéricos son adquiridos mediante las necesidades dependiendo cuando se requiera teniendo un stock así poder eficientizar las labores y actividades de las distintas áreas (al igual se cotiza con tres proveedores diferentes y se trabaja con el que más nos dé resultado tanto como en calidad servicio y precio), a excepción de las impresora de presidencia y secretaria general y una que otra área más ya que a estas solo se les compran cartuchos y tóner originales, esto debido a la importancia de los documentos a imprimir, descartando cualquier falla que los cartuchos y tóner rellenados en ocasiones presentan. En la compra de insumos y refacciones para computadoras nuestro departamento va de la mano con la Dirección de Informática, ya que nosotros desconocemos características eléctricas de estas y si en verdad las necesitan, una vez que el Departamento de Informática avala que la parte o refacción a comprar es necesaria se hace el procedimiento de adquisición, con el aval y autorización de la hacienda municipal o la comisión de adquisiciones si los costos fuesen mayores una vez aprobado se realiza la compra. 6

7 Se lleva un control muy estricto en vales de salida así como en digital de los tóner, cartuchos de tina, refacciones de computadoras e insumos de estas. A la vez tenemos registrado que tóner y cartucho de tinta necesita cada una de las áreas. APOYO A EVENTOS Cuando se requiere se apoya a los diversos eventos que realizan las diversas áreas dotándolos con los materiales requeridos mediante un vale de salida para su compra (como mesas de trabajo reuniones de Cabildo y diversos eventos a realizar del H. Ayuntamiento de San Martin Hidalgo). COMPRAS DE TEMPORADA Estas compras son por lo regular obsequios y presentes que se dan en días festivos como lo es el día del niño, día de la madre, día de la secretaria(o), día del maestro, el día del padre, para navidad, etc. Estas compras se realizan únicamente cundo sean requeridos ya sea por los distintos encargados de área con la autorización de la hacienda municipal y de nuestro presidente, (por ejemplo el oficial mayor administrativo desarrollo social). 7

8 ADQUISICIONES Y COMPRAS A PETICION Estas compras son todas aquellas que por petición de un oficio solicitan los directores y jefes de áreas de nuestro H. Ayuntamiento de San Martin de Hidalgo. Materiales necesarios para un mejor y eficaz desempeño en las labores que se nos han sido asignadas. Antes de pasar a aprobación se cotizan como lo estipula el reglamento municipal de adquisiciones y se pasa para ser aprobado por el comité de adquisiciones tomando en cuenta las posibilidades o recursos económicos con que pueda contar la hacienda municipal para su autorización y siendo gastos menores con la aprobación de nuestro presidente, una vez aprobado el oficio se pasa a comprar. Una vez adquirido lo que se no solicito se entrega con un vale de salida, donde nos firman de recibido y se lleva un control de esto se solicita la firma del responsable de dicha área beneficiada para el soporte de la factura. IMPRENTA Todos los trabajos de imprenta que se requieran por las diversas áreas y direcciones de nuestro H. Ayuntamiento de San Martín de Hidalgo tendrán que ser mediante un oficio el cual se tiene que cotizar mediante el reglamento municipal de adquisiciones para su aprobación y posteriormente su compra. Una vez autorizado el trabajo de imprenta se manda a hacer, aquí entran: lonas (manta) para eventos y programas de gobierno, hojas membretadas tamaño carta y oficio, sello para dependencia, trípticos, folletos, y vales u formas para las diversas áreas de nuestro municipio (papelería oficial). FARMACIA MUNICIPAL Con la mejor finalidad y de optimizar los recursos se nos ha asignado la encomienda para llevar a cabo el mejor manejo y control de los medicamentos necesarios al servicio de los servidores públicos, (y sus beneficiarios) 8

9 En esta nueva tarea que se nos otorgó pasamos a recoger casi todo el medicamento de servicios médicos así como la estantería para darle acomodo en proveeduría, acomodando el medicamento por orden alfabético de la sustancia activa. La farmacia municipal funciona de la siguiente manera, el paciente asiste a consulta médica a Servicios Médicos, donde se les atiende y diagnostica su enfermedad misma que se tienen que tratar con medicamentos. Posteriormente a la visita al médico pasan a Proveeduría donde con la receta que les emite en Servicios Médicos, les surtimos el medicamento que se les prescriben. Nota: si la receta no va firmada por el doctor, no se entrega se surtirá la receta. Al final del día tomamos las recetas que surtimos y las vamos descontando del inventario de existencias, mismo que se les pasa a diario al médico municipal para que vea con que medicamentos contamos y que es lo que puede recetar. Cuando hay faltantes el encargados de pedir más medicamento es el director de Servicios médicos, en el cual me manda una lista de lo que se requiere, misma que se pasa a cotizar y para aprobar se manda al comité de adquisiciones o en su defecto lo autoriza nuestro alcalde, conforme a las posibilidades que te pueda tener en la hacienda municipal una vez autorizado se procede a la compra, dándole entrada a las existencias que tenemos, mandado una copia de esto a los doctores de servicios médicos. En grado caso se llegue a caducar un medicamento este se tiene que destruir conforme la ley sanitaria, dando aviso a servicios médicos y dándolo de baja de las existencias. Cabe señalar que esta comisión de la farmacia municipal es muy compleja ya que se tiene que cumplir varios requisitos y normas sanitarias que la ley de salubridad nos estipula que debemos de tener. 9

10 RECURSOS NECESARIOS: HUMANOS Personal eficiente y responsable para dar atención rápida, amable, oportuna y cordial en el momento que se requiera, ya sea la entrega de material, apoyo a alguna área, apoyo apara adquisición, etc. MATERIALES Contar con materiales (material de oficina de limpieza, consumibles) necesarios para otorgar un servicio oportuno y eficiente. En mobiliario de oficina, equipo de cómputo y otros que se requieran serán adquiridos conforme a su prioridad mediante la petición con oficio y así realizar los pasos para su adquisición contado con el apoyo autorización y disposición de recursos económico avalados por la hacienda municipal. En lo que respecta al buen uso y funcionamiento del equipo de cómputo será respaldado por el encargado del área de informática teniendo los programas y equipos actualizados. 10

11 INFORMES DE AVANCES Y RESULTADOS Habiendo cubierto las necesidades (consumibles artículos de oficina y demás que nos demanda cada una de nuestras áreas y direcciones del H. Ayuntamiento de San Martin de Hidalgo, teniendo siempre a la mano lo que requieren en cuanto a las posibilidades de adquirirlas y apoyándoles para realizar sus actividades y encomiendas en un menor tiempo que nos permita brindar un mejor servicio de calidad. ATENTAMENTE SUFRAGIO EFECTIVO, NO REELECCION SAN MARTIN DE HIDALGO, JALISCO 03 DE ENERO DEL JEFATURA DE PROVEEDURIA C. MARCO ANTONIO ROSAS VALDEZ. c.c.p. Archivo 11