CNR-OPES-OA-UM-PRE-03

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Irene Padilla Bustamante
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1 Pág 1 de 6 PRE-03 Formulación y actualización de bases de datos Elaborado: Revisado: Avalado: Samuel Arias Chaves Ricardo Alfaro Pincay Luis Ledezma Bonilla Fecha: 20 de mayo de 2010 Fecha: 21 de mayo de 2010 Fecha:

2 Pág 2 de 6 Índice 1. Objetivo Alcance Definiciones Referencias Autoridades y responsabilidades Descripción del procedimiento Modificaciones con respecto a la versión anterior Diagrama del proceso... 6

3 Pág 3 de 6 1. Objetivo Almacenar información relacionada con materiales y repuestos para el mantenimiento de los equipos al servicio de las instalaciones de CONARE con la finalidad de satisfacer las necesidades de la institución para el desarrollo de sus funciones con la mínima inversión en repuestos y materiales. 2. Alcance Aplica a todas las dependencias del CONARE. 3. Definiciones A continuación se presentan las definiciones generales para la mejor comprensión del procedimiento: Inventario: Un inventario representa la existencia de materiales, repuestos y equipos con los que cuenta la institución. Bases de datos: es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto, codificados y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. Materiales: Los materiales son elementos agrupados en un conjunto el cual es, o puede ser, usado con algún fin especifico. Repuestos: Son piezas o equipos que sirven para sustituir en las máquinas cuando las originales se han deteriorado por su uso habitual o como consecuencia de una avería en la máquina.

4 Pág 4 de 6 Equipos: Es el conjunto de los activos fijos que no incluyen el terreno ni las instalaciones físicas de una compañía Es un conjunto de activos constituidos por diferentes elementos y dispositivos. Insumos: El insumo es un bien consumible utilizado en el proceso productivo de otro bien o servicio. 4. Referencias Proceso de Solicitudes de bienes y/o servicios (CNR-OPES-OA-UP-PRG-01) 5. Autoridades y responsabilidades Unidad de Mantenimiento: Es la unidad encargada de recolectar e ingresar la información recopilada sobre las existencias de materiales, repuestos y equipos. Proveeduría: Es la Unidad encargada de recibir la solicitud de compra de materiales repuestos o equipos. CETIC: Es el Centro de tecnología Información y Comunicaciones y se encarga de brindar el software para la base de datos. 6. Descripción del procedimiento La Unidad de Mantenimiento realiza un recuento de los materiales, repuestos y equipos existentes en la bodega. Cada material, repuesto o equipo se clasifica y se le asigna un código y se ingresa en el software proporcionado por CETIC. La unidad de Mantenimiento revisa el historial de reparaciones y calcula la frecuencia con la cual ha sido utilizado un material, repuesto o equipos del

5 Pág 5 de 6 inventario. Así se calculará la cantidad óptima de materiales que se deben de adquirir para hacerle frente a las necesidades institucionales. Frecuentemente la Unidad de Mantenimiento revisara el inventario y lo actualizara cuando sea necesario. Si la Unidad determina la necesidad de adquirir Mas cantidad de materiales, repuestos o equipos, debe de realizar la Solicitud de Bienes y/o Servicios (CNR-OPES-OA-UP-PRG-01) con la Unidad de Proveeduría. Una vez que el bien solicitado ha sido entregado a la Unidad de Mantenimiento nuevamente esta actualizará la base de datos y finalizara el inventario. 7. Modificaciones con respecto a la versión anterior, No aplica Sección modificada Descripción del cambio

6 Pág 6 de 6 8. Diagrama del proceso

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