Factura Electrónica Simple

Transcripción

1 I. INFORMACION GENERAL II. III. IV. EMISION FACTURA ELECTRONICA GENERACION LIBROS ELECTRÓNICOS FACTORING Y CESION DE CREDITO V. CONTABILIDAD Calle del Arzobispo 0721, Providencia, (Metro Salvador). Santiago de Chile. Fono: (2)

2 I.- Información General Factura Electrónica Simple, es un módulo desarrollado por Contaline S.A., para todos aquellos clientes que no necesitan un sistema especializado para grandes volúmenes de facturación y gran cantidad de productos con necesidades de control de inventario, márgenes y otros. El sistema es de muy fácil acceso y permite emitir documentos tributarios desde un formulario que se parece a la factura o documento que se está emitiendo, como se puede ver en las siguientes imágenes. El encabezado del documento requiere la digitación o selección del Rut del cliente y las fechas de emisión y vencimiento. En el cuerpo del documento debe llenar los detalles de producto, código, cuenta, precio y cantidad. Es posible ampliar el campo de descripción o detalle y a la vez agregar información referenciada, tales como Orden de Compra, Guías u otros documentos de referencia, especialmente si se está emitiendo una Nota de Crédito o Débito. 2

3 Paralelamente deberá mantener al día el Maestro de Rut o Clientes, el que se despliega desde el menú de Ingresos. Esta información es necesaria para llenar el encabezado. Por otra parte, el sistema le permite ingresar todas sus compras y boletas de honorario recibidas, en un formulario de fácil operación. Gracias a estas opciones adicionales, la herramienta Contaline está programada para generar automáticamente los libros electrónicos, dejándolos listos para generarlos y subirlos al SII con un solo clic. El sistema dispone de herramientas para duplicar facturas repetitivas, ceder crédito para factoring y otras destinadas a facilitar su operación. Por último, si Ud opera este módulo, desde el sistema de Contabilidad Contaline, todo el proceso contable de libros y auxiliares, derivado de la emisión de una Factura Electrónica, será completamente automático. 3

4 1- Acceso y Descripción del Formulario II.- Emisión Factura Electrónica Para acceder al formulario, haga clik en el Módulo Factura Electrónica y accederá al documento para la emisión de facturas. 4

5 1.1- Tipos y Número de Documento Ud. selecciona el tipo de documento y el sistema le asignará un número correlativo en forma automática 1.2- Cabecera Digitando o busvando y seleccionando un Rut, los datos se autocompletaran desde el Maestro de Clientes. Debe mantener este Maestro al día con datos esenciales tales como: Giro, dirección, teléfonos, ciudad, comuna. Debe agregar las fechas de emisión y vencimiento Detalle Usted podrá libremente imputar el o los detalles del documento, utilizando las glosas propuestas, correspondientes a las cuentas de su Plan de Cuenta personalizado. Además, al pinchar en el botón ext. Aparecerá un campo de texto más grande y su función es ampliar la descripción del detalle Referencia También tendrá la opción de generar referencia a otros documentos, campos que algunos receptores de facturas electrónicas exigen a la hora de dar orden de pago. Por ejemplo Notas de Crédito, Orden de Compra, HES, Contratos, entre otros. 5

6 2- Generación PDF Todo este proceso finaliza Generando el Documento ONLINE, momento en el cual se generara el PDF con Timbre Electrónico, se contabiliza y queda disponible en Menú Listado de Documentos Ahora, el documento ya ha sido emitido, Ud. podrá guardarlo en un archivo propio, imprimirlo, enviarlo por mail, etc. 6

7 3- Listado Documentos Emitidos Usted tendrá disponibles todos los documentos emitidos mensualmente, accediendo también a varias opciones adicionales Visualización de documentos. Usted podrá ver los documentos emitidos en formato pdf junto con la firma electrónica por lo tanto puede también ser imprimible las veces que usted estime conveniente. Dentro de las opciones también podrá ver el pdf de la factura en su formato cedible Estado de recepción ante el SII. Podrá visualizar el estado del documento, es decir, si esta recibido o rechazado por el SII. 7

8 4- Duplicar Documentos En ocasiones se requiere emitir una factura prácticamente igual a una que ya fue emitida anteriormente. Para esto Contaline ha desarrollado una herramienta que permite duplicar y posteriormente editar un documento electrónico antes emitido. Solo tiene que seleccionar el documento electrónico que desea duplicar y los datos se replicaran en el mismo formulario en donde se emitieron. Ud. modifica los datos que estime conveniente y genera un nuevo documento electrónico, ahorrando trabajo de digitación. III.- Generación Libros Electrónicos Generación Mensual de Libros Electrónicos de Compras y Ventas, desde Sistema Contabilidad Contaline, post cierre de Impuesto Mensual o formulario 29. Estos Archivos generados en formato txt, podrán ser enviados por usted al SII. Solo tiene que seleccionar el año y el mes para que el sistema Contaline busque y genere el archivo del periodo seleccionado. El proceso, se puede repetir cuantas veces quiera. 8

9 IV.- Factoring y Cesión de Crédito (Modulo Opcional) Para factoring, Contaline tiene desarrollado dos módulos: el maestro de factoring y el módulo de cesión de crédito. En el maestro de factoring usted debe crear las empresas con las que va a realizar la cesión de crédito o factoring, completando los datos del formulario que se muestra. En el módulo de Cesión de Crédito usted podrá seleccionar el o los documentos electrónicos que quiere ceder. Se mostrarán las empresas que tenga activas en el Maestro de Factoring para que seleccione la que corresponda. Además, si lo desea, podrá visualizar el documento antes de cederlo. 9

10 V.- Contabilidad 1- Centralización a Sistema Contabilidad Toda emisión de Documentos por este Modulo, será contabilizada automáticamente, alimentando los Libros y auxiliares que corresponda. 2- Libro de Ventas Toda emisión de Documentos por este Modulo, será considerada automáticamente en los Libros de Ventas Mensuales. 10