LECCIÓN Nº 10 EL PROCESO DE CIERRE CONTABLE

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1 LECCIÓN Nº 10 EL PROCESO DE CIERRE CONTABLE OBJETIVO: Saldar las cuentas de ingresos y gastos al final del ejercicio contable a cero y transferir la utilidad. 1. GENERALIDADES El proceso de cierre es una etapa dentro de todo el Proceso Contable que consiste en una serie de asientos que se realizan al final del ejercicio o periodo contable, cuyo fin es saldar o reducir las cuentas de ingreso y gastos a cero y transferir la utilidad (o pérdida) neta resultante a la cuenta permanente de utilidades retenidas (Resultados Acumulados). Pero este proceso incluye también el cargo de las cuentas con saldos acreedores del pasivo patrimonio contra las cuentas deudoras del activo con el objeto que sus saldos finales sean transferidos al saldo inicial del siguiente período. De lo anterior se puede inferir la eistencia de dos tipos de cuentas: a) Cuentas del Estado de Ganancias y Pérdidas: Cuentas nominales, temporales, porque su propósito es acumular las diversas operaciones de Ingresos y gastos ocurridas durante un ejercicio. b) Cuentas del Balance General: Llamadas cuentas permanentes, debido a que tienen saldo, continuamente sus saldos representan cuentas del activo, pasivo y patrimonial final de un ejercicio que serán los saldos iniciales para el próimo periodo contable. En resumen, el proceso de cierre es necesario, a fin de: Cerrar las cuentas de ingresos y gastos que miden los incrementos y disminuciones del patrimonio neto de la empresa, para iniciar el siguiente período contable sin saldos de períodos anteriores, ya que no deben contener saldo de períodos anteriores. Transferir el resultado neto, diferencia positiva (utilidad) o negativa (pérdida) a la cuenta de Resultados Acumulados, de tal manera de resumir en una sola cuenta el resultado neto del periodo. De este modo se actualiza también el saldo del Rubro Resultados Acumulados, a la que se le agrega el resultado del periodo contable, si fuese pérdida se reduce las utilidades acumuladas y si por el contrario fuese utilidad se incrementan las utilidades retenidas o se disminuye la pérdida acumulada. Determinar las cuentas del balance a ser transferido al saldo inicial del siguiente ejercicio. 2. PROCEDIMIENTO Los asientos de cierre se llevan a cabo en el Libro Diario, para luego ser pasados al Libro Mayor y cerrar de esa manera también dicho libro. El procedimiento a seguir consiste en: a) Saldar las cuentas de Ingresos y gastos contra una cuenta de carácter transitorio en la Clase 8: Cuenta(s) Intermediaria(s) de Gestión de acuerdo a Pág. 155

2 nuestro Plan Contable General Revisado, en la cual se refleje la utilidad o pérdida neta de un periodo contable. Para estos efectos los Ingresos que por naturaleza tienen saldo acreedor se cargarán mientras que las cuentas de gastos, de naturaleza deudora se acreditarán. Como se señaló líneas arriba procediendo de esta forma se saldan estas cuentas, puesto que cumplen una función de cuenta-kilómetros durante el ejercicio. Al cierre del periodo se torna nota de los kilómetros recorridos y se vuelve el instrumento a cero, para comenzar a medir el recorrido del próimo periodo. Esta cuenta transitoria se cerrará contra las Utilidades Retenidas o Resultados Acumulados que se muestran en la divisionaria 59 del PCGR, cargándola en el caso de resultar una pérdida o abonándola si por el contrario se obtuvo una utilidad. b) Efectuar los asientos correspondientes por operaciones que afectan los Resultados del Ejercicio como dividendos, participaciones de los trabajadores e impuesto a la renta del ejercicio. c) Por último luego de haber saldado las cuentas de ingresos y gastos, se procede a cerrar las cuentas (Cuentas del Balance), cargando y abonando los saldos acreedores y deudores respectivamente. 3. MÉTODOS PARA EL CIERRE DE LAS CUENTAS DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS En la actualidad se mantienen vigentes tres métodos a efectos de realizar el cierre de las cuentas de ingresos y gastos: Opción a utilización de las Cuentas 80 a 85 (R. CONSEV Nº EF/94.10) Método analítico que emplea las siguientes categorías: 80. Margen Comercial. 81. Producción del Ejercicio. 82. Valor Agregado. 83. Ecedente (o Insuficiencia) 84. Resultado de Eplotación. 85. Resultado antes de Participaciones e Impuestos. Opción B Utilización de la Cuenta 87 (R. CONSEV Nº EF/94.10) Método similar al anterior que emplea una sola cuenta la 87: Saldos Intermediarios de gestión, con las siguientes subcuentas: 871. Margen Comercial Producción del Ejercicio Valor Agregado Ecedente (o Insuficiencia) bruto de Eplotación Resultado de Eplotación Resultado antes de participaciones e impuestos. Opción C Utilización de la Cuenta 89 (R. CONSEV Nº EF/94.10) Apropiada para empresas pequeñas, las cuentas de ingresos y gastos se transferirán directamente a la sub-cuenta 891 Resultados del Ejercicio. Definiciones: Margen Comercial: Representa el importe alcanzado en el ejercicio por la actividad comercial, resultado que se traduce en la utilidad bruta en venta de mercaderías. Producción del Ejercido: Representa el importe alcanzado en el ejercicio por la empresa productora de bienes, resultado que se traduce en la utilidad bruta en venta de Productos Terminados y subproductos, Desechos y Desperdicios; Pág. 156

3 así como en su caso, el beneficio bruto generado por prestación de servicios. Valor Agregado: Representa en forma cuantificada la contribución de la empresa, en un período determinado, a la formación de la riqueza nacional como consecuencia de dedicarse al desarrollo de una o más, clase de actividad económica. Ecedente (o Insuficiencia) Bruto de Eplotación: Mide el resultado económico generado en el ejercicio por la empresa, el mismo que se traduce en utilidad o pérdida bruta de eplotación, es decir, la obtención de un ecedente o el incurrir en una insuficiencia de los resultados respectivamente. Resultado de Eplotación: Representa el resultado obtenido en el ciclo económico derivado de la actividad principal o del giro del negocio, independiente de las partidas financieras y ecepcionales, en su caso; el cual se traduce en utilidad o pérdida de eplotación según sea su saldo. Resultado antes de Participaciones e Impuestos (RAPI): Representa el resultado del ejercicio deducidas las partidas financieras ecepcionales, en su caso, el cual se traduce en utilidad o pérdida del ejercicio. 4. ASIENTOS DE DIARIO PARA CIERRES DE CUENTAS A continuación muy esquemáticamente procederemos a desarrollar los asientos más usuales para el cierre del ejercicio contable 1996 en base a un caso práctico, con las tres alternativas de cierres de cuentas de ingresos y gastos. CASO PRÁCTICO La empresa MERCURIO S.A. es una empresa industrial ubicada en la ciudad de Tacna que presenta los siguientes datos respecto a los importes de cuentas de balance y del estado de ganancias y pérdidas del ejercicio CUENTAS SALDO BALANCE ESTADO DE RESULTADOS DEUDOR ACREEDOR ACTIVO PASIVO PÉRDIDAS GANANCIAS Caja y Bancos Clientes Eistencias Gastos pagados por adelantado Valores Inmuebles, maquinaria y equipo Depreciación y Amortización Acumulada Tributos por Pagar Proveedores Otras Cuentas por Pagar Diversas Beneficios Sociales Capital Social Accionariado Laboral Reservas Resultados Acumulados Compras Variación de Eistencias Cargas de Personal Servicios Prestados por Terceros Tributos Cargas Diversas de Gestión Provisiones del Ejercicio Pág. 157

4 Cosotos de Ventas (1) Ventas Producción Almacenada Ingresos Ecepcionales Ingresos Financieros Gastos de Ventas (2) 0.00 Gastos Administrativos (2) C.I.C.C. (2) 0 REI (3) (1) El costo de ventas que aparece saldado en el ejercicio ascendió al importe de S/ , pero fue abonado cargando a la cuenta de Producción Almacenada. X S/. S/. 71 PRODUCCIÓN ALMACENADA 451, Productos Terminados 69 COSTOS DE VENTAS 69.2 Productos Terminados Por la cancelación del costo de los productos terminados Vendidos en el ejercicio Si se tratara de una empresa comercial, el asiento correspondiente para la cancelación de la Cuenta de Costos de Ventas es la siguiente: X S/. S/. 61 VARIACIÓN DE EXISTENCIAS 61.1 Mercaderías 69 COSTOS DE VENTAS 69.1 Mercaderías Por la cancelación del costo de las mercaderías Vendidas en el ejercicio (2) Los gastos operacionales fueron cancelados mediante el siguiente asiento: S/. S/. 79 CARGAS IMPUTABLES A CUENTAS DE COSTOS Gastos Administrativos Gastos de Ventas GASTOS ADMINISTRATIVOS Cargas de Personal Servicios Prestados por Terceros Tributos Pág. 158

5 94.5 Seguros Provisiones GASTOS DE VENTAS Servicios Prestados por Terceros Provisiones Por el cierre de las cuentas de la clase 9 al final del Ejercicio. (3) El REI está conformado por un REI ganancia del Balance General de S/ y un REI pérdida del estado de Ganancias y Pérdidas A continuación se muestra el Estado de Ganancias y Pérdidas ajustado por Función: MERCURIO S.A. Estado de Ganancias y Pérdidas por el período Terminado al 31 de diciembre de 2001 (epresado en nuevos soles) Ventas 575, Costo de Ventas (451,261.80) Utilidad Bruta 123, Gastos Operacionales: Gastos Administrativos (120,465.40) Gastos de Ventas (23,078.00) Pérdida Operacional (19,672.40) Ingresos Ecepcionales 7, Ingresos Financieros 3, REI (10,489.60) Resultado del Ejercicio (19,462.00) Nota: La empresa deberá considerar únicamente la alternativa deseada. OPCIÓN A: UTILIZANDO LAS CUENTAS DEL BALANCE 80 A 85 S/. S/. 70 VENTAS 575, Productos Terminados 81 PRODUCTO DEL EJERCICIO 575, Por la cancelación de las ventas del ejercicio 81 PRODUCTO DEL EJERCICIO 4, PRODUCCIÓN ALMACENADA 4, Variación de Productos Terminados Por la cancelación de la producción almacenada 81 PRODUCTO DEL EJERCICIO 571, VALOR AGREGADO 571, Pág. 159

6 31 12 Por el traslado del saldo de la producción del ejercicio al valor agregado 82 VALOR AGREGADO 238, COMPRAS 122, VARIACIÓN DE EXISTENCIAS 17, SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS 99, Por la transferencia de los saldos deudores de compras y servicios prestados por terceros para determinar el Valor Agregado 82 VALOR AGREGADO 332, EXCEDENTE (O INSUFICIENCIA) BRUTO 332, DE EXPLOTACIÓN Por la transferencia de los saldos deudores de compras y servicios prestados por terceros para determinar el Valor Agregado 83 EXCEDENTE (O INSUFICIENCIA) BRUTO 188, DE EXPLOTACIÓN 62 CARGAS DE PERSONAL 178, TRIBUTOS 9, Por la transferencia de las cargas de personal y tributos. 83 EXCEDENTE (O INSUFICIENCIA) BRUTO 144, DE EXPLOTACIÓN 84 RESULTADO DE EXPLOTACIÓN 144, Por la transferencia del saldo del Ecedente Bruto de eplotación al Resultado de Eplotación 84 RESULTADO DE EXPLOTACIÓN 163, CARGAS DIVERSAS DE GESTIÓN 32, PROVISIONES DEL EJERCICIO 131, Por la transferencia del saldo deudos de las cargas diversas de Gestión y de provisiones del ejercicio al Resultado de Eplotación 85 RESULTADO ANTES DE 19, PARTICIPACIONES E IMPUESTOS 84 RESULTADO DE EXPLOTACIÓN 19, Por la transferencia del saldo del Resultado de Eplotación al Resultado antes de Participaciones e impuestos 76 INGRESO EXCEPCIONAL 7, INGRESOS FINANCIEROS 3, RESULTADO ANTES DE 10, PARTICIPACIONES E IMPUESTOS Por la transferencia de los saldos acreedores de las cuentas de ingresos ecepcionales y financieros percibidos en el ejercicio 89 RESULTADO DEL EJERCICIO 8, RESULTADO ANTES DE 8, PARTICIPACIONES E IMPUESTOS Por la transferencia del resultado antes de participaciones e impuestos al resultado del ejercicio. 89 RESULTADO DEL EJERCICIO 10, RESULTADO DEL EJERCICIO 10, Por la transferencia del REI del Balance General y del Estado Pág. 160

7 de Ganancias y Pérdidas al Resultado del Ejercicio. 59 RESULTADOS ACUMULADOS 19, Pérdidas Acumuladas 89 RESULTADO DE EXPLOTACIÓN 19, Por la transferencia del resultado del ejercicio a Resultados acumulados NOTAS: (1) Como consecuencia de haber obtenido una pérdida, que suponemos no revertirá en una utilidad tributaria, no es procedente la aplicación de la Participación de Utilidades a los trabajadores ni el pago del Impuesto a la Renta. (2) De haber obtenido utilidad tributaria, serían aplicables la Participación de Utilidades y el Impuesto a la Renta, en cuyo caso los asientos contables correspondientes serían los siguientes: 89 RESULTADO DEL EJERCICIO 86 DISTRIBUCIÓN LEGAL DE LA RENTA 86.1 Participación de los Trabajadores Por las participaciones por pagar de los trabajadores determinadas al cierre del ejercicio DISTRIBUCIÓN LEGAL DE LA RENTA 86.1 Participación de los Trabajadores 41 REMUNERACIONES Y PARTICIPACIONES POR PAGAR XXXXXX 41.3 Participaciones por Pagar Por la provisión de la participación por pagar a los trabajadores. 89 RESULTADO DEL EJERCICIO 88 IMPUESTO A LA RENTA Por la determinación del Impuesto a la Renta del Ejercicio. 88 IMPUESTO A LA RENTA 40 TRIBUTOS POR PAGAR Tercera Categoría - cuenta propia Por la provisión del Impuesto a la Renta del Ejercicio. (3) El REI correspondiente al ajuste al Estado de Pérdida y Ganancias se sobreentiende que quedó eliminado al cerrarse las cuentas de gastos correspondiente, motivo por el cual sólo se transfiere al Resultado del Ejercicio del REI correspondiente al Balance General. OPCIÓN B: UTILIZANDO LA CUENTA VENTAS 575, Productos Terminados 87 SALDOS INTERMEDIARIOS DE GESTIÓN 575, Producción del Ejercicio Pág. 161

8 31 12 Por la cancelación de las ventas del ejercicio. 87 SALDOS INTERMEDIARIOS DE GESTIÓN 4, Producción del Ejercicio 71 PRODUCCIÓN ALMACENADA 4, Variación de productos terminados Por la cancelación de la producción almacenada. 87 SALDOS INTERMEDIARIOS DE GESTIÓN 571, Producción del Ejercicio 87 SALDOS INTERMEDIARIOS DE GESTIÓN 571, Valor Agregado Por el traslado del saldo de la producción del ejercicio al valor agregado. 87 SALDOS INTERMEDIARIOS DE GESTIÓN 238, Valor Agregado 60 COMPRAS 122, VARIACIÓN DE EXISTENCIAS 17, SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS 99, Por la transferencia de los saldos deudores de compras y servicios prestados por terceros para determinar el Valor Agregado. 87 SALDOS INTERMEDIARIOS DE GESTIÓN 332, Valor Agregado 87 SALDOS INTERMEDIARIOS DE GESTIÓN 332, Ecedente (o Insuficiencia) Bruto de Eplotación Por la transferencia del saldo del Valor Agregado al Ecedente ( o Insuficiencia) bruto de eplotación. 87 SALDOS INTERMEDIARIOS DE GESTIÓN 188, Ecedente (o Insuficiencia) Bruto de Eplotación 62 CARGAS DE PERSONAL 178, TRIBUTOS 9, Por la transferencia de las cargas de personal y tributos. 87 SALDOS INTERMEDIARIOS DE GESTIÓN 144, Ecedente (o Insuficiencia) Bruto de Eplotación 87 SALDOS INTERMEDIARIOS DE GESTIÓN 144, Resultado de Eplotación Por la transferencia del saldo del Ecedente Bruto de Eplotación al Resultado de Eplotación. 87 SALDOS INTERMEDIARIOS DE GESTIÓN 163, Resultado de Eplotación 65 CARGAS DIVERSAS DE GESTIÓN 32, PROVISIONES DEL EJERCICIO 131, Por la transferencia del saldo deudor de las Cargas Diversas de gestión y de provisiones del ejercicio al Resultado de Eplotación. 87 SALDOS INTERMEDIARIOS DE GESTIÓN 19, Resultado de Eplotación 87 SALDOS INTERMEDIARIOS DE GESTIÓN Resultado antes de Participaciones e Impuestos Por la transferencia del saldo del Resultado de Eplotación al Resultado antes de Participaciones e Impuestos. Pág. 162

9 76 INGRESOS EXCEPCIONALES 7, INGRESOS FINANCIEROS 3, SALDOS INTERMEDIARIOS DE GESTIÓN 10, Resultado antes de Participaciones e Impuestos Por la transferencia de los saldos acreedores de las cuentas de ingresos ecepcionales y financieros percibidos en el ejercicio. 89 RESULTADO DEL EJERCICIO 8, SALDOS INTERMEDIARIOS DE GESTIÓN 8, Resultado antes de Participaciones e Impuestos Por la transferencia del resultado antes de participaciones e impuestos al resultado del ejercicio. 89 RESULTADO DEL EJERCICIO 10, RESULTADO DEL EJERCICIO 10, REI-BG Por la transferencia del REI del Balance General y del Estado de Ganancias y Pérdidas al Resultado del Ejercicio. X 59 RESULTADOS ACUMULADOS 19, Pérdidas Acumuladas 89 RESULTADO DEL EJERCICIO 19, Por la transferencia del resultado del ejercicio a Resultados Acumulados. X OPCIÓN C: USANDO LA CUENTA 89 X 89 RESULTADO DEL EJERCICIO 19, VENTAS 575, Productos Terminados 76 INGRESO EXCEPCIONAL 7, INGRESOS FINANCIEROS 3, COMPRAS 61 VARIACIÓN DE EXISTENCIAS 62 CARGAS DE PERSONAL 63 SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS 64 TRIBUTOS 65 CARGAS DIVERSAS DE GESTIÓN 68 PROVISIONES DEL EJERCICIO 71 PRODUCCIÓN ALMACENADA 71.1 Variación de Productos Terminados 89 RESULTADO DEL EJERCICIO 89.8 REI-BG Por la determinación del resultado del ejercicio. X Pág. 163

10 AUTOEVALUACIÓN Nº En qué libro se llevan a cabo los asientos de cierre? 2. Qué representa en forma cuantificada la distribución de la empresa? 3. Cuáles son las llamadas cuentas permanentes? 4. Luego de haber saldado las cuentas de ingresos y gastos se procede a? 5. Qué significan los saldos intermedios y para que sirven? 6. Cuántas formas de cierre eisten? 7. Este proceso incluye las cuentas con saldos acreedores? Pág. 164

11 BIBLIOGRAFÍA Bravo Cervantes, Miguel Ichocan Arme, Segundo Ivera Asociados Valdivia Loayza, Carlos Apaza Meza, Mario Contabilidad Financiera Básica Contabilidad Superior Análisis y Aplicación del Plan Contable Revisado NICS Pág. 165