REGLAMENTO MANEJO FONDOS DE CAJAS MENORES PARA GASTOS Y/O TRANSPORTE

Transcripción

1 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Facilitar la adquisición de elementos menores y el pago de transporte urbano, intermunicipal e interdepartamental, fletes, acarreos, fax, peajes, despinchadas y gasolina e insumos del transporte, con el propósito de atender en forma oportuna, ágil y controlada, actividades relacionadas con la operación en las diferentes Dependencias de la Caja, cuando se trate de Fondo de Caja Menor para Gastos y el Fondo de Caja Menor para Transportes según sea el caso. 2. ALCANCE DEL FONDO Este reglamento se aplicará para la cobertura de los gastos menores, originados en todas las dependencias relacionadas con el cumplimiento del objeto social, según las necesidades de los servicios requeridos. 3. CREACIÓN DEL FONDO Los Fondos de Cajas Menores deben ser creados mediante orden escrita emitida por la Dirección Administrativa de COFREM. 4. DEFINICIONES Caja Menor: Fondo fijo en dinero que tienen como fin sufragar en forma oportuna y controlada, gastos identificados, definidos y que tengan el carácter de urgente, de acuerdo a las necesidades de las diferentes Área de la Caja. Desembolsos: Dinero en efectivo que se paga para adquirir un bien, elemento o servicio. Reembolso: Dinero en efectivo que se gira al responsable de un Fondo de Caja Menor para cubrir las compras y gastos efectuados una vez se haya agotado el valor límite autorizado. Gastos Menores: Aquellos que no superen medio salario mínimo legal mensual vigente. 5. RESPONSABLE El ordenador del gasto será el Director Administrativo, quien delegará en el Jefe de la Unidad correspondiente, según la División, Área o Coordinación a la cual se asigna la Caja Menor. El manejo físico del dinero, el control del movimiento, el cuadre de las cuentas y el uso del mismo estará bajo la responsabilidad del Jefe de la División, Area o Coordinación, quién podrá delegar este manejo en la secretaria u otro funcionario bajo su supervisión. ELABORÓ Vo. Bo. Jefe Área Calidad REVISÓ Comité de Procesos AUTORIZÓ Director Administrativo APROBÓ Consejo Directivo DOCUMENTO CONTROLADO Cargo: Jefe Unidad Nombre: Carlos Cargo: Jefe Unidad de Nombre: Héctor Orlando Nombre: Carlos Financiera Andrés Mesa Barbosa Gestión Interna Solano Novoa Fernando Garcia Nombre: María Nombre: Kelly María Consuelo Rodríguez F. Manotas Llinás Firma: Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)

2 Página 2 de 5 6. CUANTÍA Será establecida por el Director Administrativo, quién podrá aumentarla o disminuirla según la necesidad, previo análisis y concepto del Jefe de la Unidad a la que pertenezca la dependencia solicitante. 7. REEMBOLSO DEL FONDO Se efectuará el reembolso cuando el fondo se haya agotado hasta el 70% de sus recursos. Se deberán presentar soportes como facturas, recibos consecutivos de Caja Menor, libro de control de gastos de Caja Menor foliado y formato de legalización de gastos de Caja Menor aprobado por el Jefe de la Unidad correspondiente. Se exigirá el cumplimiento de los siguientes requisitos: 7.1 Que los documentos presentados sean originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número de documento de identidad o Nit, objeto y cuantía. 7.2 Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando. 7.3 Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja menor según el caso o que se haya expedido la comunicación de reconocimiento. 7.4 Que se haya dado ingreso al Almacén de Suministros, de los elementos comprados y que los gastos estén agrupados de acuerdo al centro de costo al que pertenece. 8. DISPOSICIONES GENERALES 8.1 El responsable de caja menor debe estar amparado con una póliza de manejo, la que deberá ser actualizada de acuerdo con los cambios que suscite. 8.2 El responsable de Caja Menor debe abrir un libro para el registro de todos y cada uno de los desembolsos que se presenten en el manejo del fondo, foliado y aprobado por el Jefe de la Unidad Correspondiente. 8.3 Los recibos de Caja Menor deben estar previamente numerados, de tal manera que permitan efectuar los controles respectivos. 8.4 Las operaciones se deben registrar de manera individual y en orden cronológico, con base en los comprobantes y/o recibos que respalden cada operación, indicando fecha, codificación del gasto, concepto y valor.

3 Página 3 de Por cada desembolso se debe elaborar un recibo de Caja Menor y no podrá fraccionarse compras sobre los mismos conceptos en el mismo día. 8.6 Los pagos o desembolsos deben realizarlo solo los trabajadores que tengan a su cargo el manejo de las cajas menores; no obstante si por alguna razón la compra del bien o servicio debieran realizarla otros funcionarios, se les entrega el dinero necesario y se les hace firmar un recibo provisional (avance), el cual debe ser reemplazado por el comprobante definitivo a más tardar el día hábil siguiente. La validación de todo recibo de caja menor se define una vez haya sido completamente diligenciado y corresponda a la realidad de lo descrito en el mismo. El responsable del manejo del fondo, entregará el dinero cuando el recibo de Caja Menor se encuentre firmado por el jefe de la dependencia y funcionario solicitante. 8.7 Con recursos de las caja menores se pueden adquirir elementos de consumo, previa constancia de la no existencia expedida por e Jefe de la División de Logística. 8.8 Cuando se requiera atender gastos de mantenimiento éstos sólo se aceptan si no están contemplados en los contratos de mantenimiento celebrados por la Caja, previa constancia expedida por el Jefe de la División de Logística. 8.9 Los recibos de Caja Menor no podrán presentar tachones, borrones, o enmendaduras ni mutilaciones Todo recibo de Caja Menor que sea anulado deberá anexarse a los documentos para su legalización Los dineros del fondo de Caja Menor y los respectivos recibos deben ser guardados en una tula con candado, cuya custodia corresponde al responsable del fondo Para gastos de viaje con recursos de las cajas menores, se requiere autorización escrita del Jefe de la Unidad correspondiente, la cual debe adjuntarse a la solicitud de reembolso como requisito como legalización del gasto Los dineros entregados para gastos de viaje se legalizarán dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la realización del gasto y no se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior. En el evento que no sea posible entregar el respectivo tiquete de transporte intermunicipal el memorando de comisión será suficiente para su legalización El pago de transporte urbano no requiere de recibo de soporte No se aceptan avances entre fondos de Caja Menor por insuficiencia de dinero Se autoriza el pago de taxi única y exclusivamente a lugares donde el transporte urbano no tenga cobertura o que la necesidad del servicio lo requiera Por gastos de alimentación como desayuno, almuerzo y/o comida, se aprueba la tarifa máxima del 60% SMDLV por cada uno dentro del Departamento y del 80% SMDLV por cada uno fuera del Departamento Se acepta el pago de peajes únicamente a los vehículos institucionales.

4 Página 4 de Todas las Cajas Menores deberán ser legalizadas por cierre de vigencia 8.20 Cuando se presente cambio de responsable del manejo de la Caja Menor o cancelación de la misma, se deberá realizar un arqueo físico por parte de Auditoria Interna Se realizarán arqueos periódicos y sorpresivos por funcionarios de la Auditoria Interna de la Caja, con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos corresponda; constatando los recursos asignados a las cajas menores Las deducciones que por cada compra y/o servicios se efectúen por concepto de impuestos (Retención en la fuente, retención del IVA) deben estar soportadas en una relación detallada que debe expedir el responsable del fondo, indicando los sujetos de retención, Nit, concepto de la compra o pago de servicios, el valor base de retención y el valor retenido, junto con la copia de la consignación de las deducciones, la cual debe ser radicada en Contabilidad General de la Caja Si viaja en vehículo de su propiedad se reconocerá hasta el valor equivalente a la tarifa establecida en esos trayectos debidamente certificados por el operador y se anexará el respectivo oficio de comisión de viaje expedido por el Jefe Inmediato Los viáticos por desplazamientos fuera del departamento son autorizados por la Dirección Administrativa y no podrán ser tramitados por caja menor, esta actividad es potestad exclusiva de la División de Gestión Humana. 9. PROHIBICIONES Se establecen las siguientes prohibiciones para el manejo de las cajas menores: 9.1 Atender gastos personales o préstamos o cambiar cheques del funcionario que tenga a su cargo la caja menor o de cualquier otra persona. 9.2 Adquirir elementos que existan en el Almacén de Suministros. 9.3 Atender pagos por conceptos distintos de los autorizados en la creación del fondo de caja menor. 9.4 Atender pagos por servicios personales y conceptos inherentes a la nómina. 9.5 Permitir demoras mayores a un (1) día hábil para la legalización de recibos provisionales (avance) para el caso de Compras y Servicios y en el caso de legalización de recibos provisionales (avance) para transporte de tres (3) días hábiles. 9.6 Tramitar compras de bienes y servicios a crédito con el compromiso de cancelarlos con los recursos de la caja menor. 9.7 Atender pago de servicios públicos superiores a un (1) SMDLV, (excepto en los Centros de Servicios que lo ameritan) y arrendamiento de inmuebles.

5 Página 5 de 5 10 CONTROL Y SUPERVISIÓN La Dirección Administrativa de la Caja, designará los funcionarios que ejercerán la función de control y supervisión de las cajas menores. Igualmente los Jefes de la Unidad y Auditoria Interna, debe periódicamente ejercer esta función. Contabilidad General está autorizada para efectuar revisiones a las deducciones que se ocasionen en las cajas menores y presentar los informes correspondientes.