ÍNDICE. 65 procedimiento. Anexos Anexo 1 Carpeta de contención MF1/2000 (cubierta)

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2 ÍNDICE Página 1 Base normativa 3 2 Objetivo 3 3 Ámbito de aplicación 3 4 Políticas 4 5 Definiciones 7 6 Descripción de actividades 14 7 Diagrama de flujo 48 8 Relación de documentos que intervienen en el 65 procedimiento Anexos Anexo 1 Carpeta de contención MF1/2000 (cubierta) Anexo 2 Aviso a la Unidad de Adscripción de Apertura de Clínico, AC3/2013 Vale al archivo por el (los) expediente (s) Página 2 de 65

3 Procedimiento para la apertura, control, integración, depuración y recuperación del expediente, en las Áreas de Información Médica y Archivo Clínico (ARIMAC) de las Unidades Médicas Hospitalarias 1 Base normativa Ley General de Salud, artículo 51 Bis 2, publicada en el Diario Oficial de la Federación, el 7 de febrero de 1984 y sus reformas Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, publicada en el Diario Oficial de la Federación 11 de junio de 2002 y sus reformas Ley Federal de Archivos, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de enero de 2012 Ley del Seguro Social, artículo 111 A, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 21 de diciembre de 1995 y sus reformas Reglamento Interior del Instituto Mexicano del Seguro Social, articulo 82 Frac XI, publicado en el Diario Oficial de la Federación, el 18 de septiembre de 2006 Reglamento de Prestaciones Médicas del Instituto Mexicano del Seguro Social, articulo 2 Frac IX, artículo 6 NOM-004-SSA3-2012, del Clínico, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 15 de octubre de 2012 Norma que Establece las Disposiciones en Materia de Información en Salud en el Instituto Mexicano del Seguro Social, clave registrada y validada el 27 de noviembre del Objetivo Proporcionar al personal del Área de Información Médica y Archivo Clínico (ARIMAC) y al personal de salud, los elementos técnico-administrativos y legales necesarios para el desarrollo de sus actividades en la elaboración, resguardo, conservación y depuración del expediente en unidades médicas hospitalarias 3 Ámbito de aplicación El presente procedimiento es de observancia obligatoria para el personal de las Jefaturas de Servicios de Prestaciones Médicas, las Coordinaciones de: Información y Análisis Estratégico, la de Planeación y Enlace Institucional y la de Prevención y Atención a la Salud, así como de las Unidades Médicas de Alta Especialidad (UMAE), Unidades Médicas de Segundo Nivel de Atención, Área de Información Médica y Archivo Clínico (ARIMAC) y el personal en salud que interactúe con el expediente Página 3 de 65

4 4 Políticas 41 El personal de salud y administrativo que realice actividades relacionadas con el expediente en las Unidades Médicas, cumplirá con lo establecido en el Código de conducta del servidor público del Instituto Mexicano del Seguro Social 42 El titular de la División de Información en Salud (DIS), los titulares de Jefatura de Servicios de Prestaciones Médicas, los Directores de Unidades Médicas de Alta Especialidad y Directores de Unidades Médicas de Segundo Nivel de Atención, deberán difundir y vigilar el cumplimiento de este procedimiento e implantar las medidas necesarias para asegurar que éste se realice conforme a lo establecido 43 El titular de la Coordinación de Información y Análisis Estratégico (CIAE) difundirá a las coordinaciones de Prevención y Atención a la Salud, de Planeación y Enlace Institucional, de Salud en el Trabajo, de Gestión Médica y Coordinación de Soporte Médico, del nivel delegacional, al Equipo de Supervisión Delegacional, a los Directores de Hospitales y al personal del Área de Información Médica y Archivo Clínico (ARIMAC), en el segundo y tercer nivel de atención y en su caso las unidades de medicina familiar con hospitalización, el presente procedimiento y obtendrá evidencia documental de dicha acción 44 Los titulares de la Coordinación de Información y Análisis Estratégico y de la Coordinación de Prevención y Atención a la Salud a través del Equipo de Supervisión Delegacional, verificarán que el personal del ARIMAC de las unidades médicas de segundo y tercer nivel de atención y en su caso las unidades de medicina familiar con hospitalización, conozca y cumpla con el contenido del presente procedimiento 45 El Jefe de la Oficina de Información Médica y Archivo Clínico (OIMAC), verificará que el personal del ARIMAC de las Unidades Médicas de Alta Especialidad conozca y cumpla con el contenido del presente 46 El titular de la Coordinación de Información y Análisis Estratégico en coordinación con los titulares de la Coordinación de Planeación y Enlace Institucional y de la Coordinación de Prevención y Atención a la Salud a través del Equipo de Supervisión Delegacional, capacitarán y asesorarán al personal del ARIMAC de las unidades de segundo y tercer nivel de atención y en su caso las unidades de medicina familiar con hospitalización, en la aplicación y cumplimiento del presente procedimiento 47 El Jefe de Educación Médica en coordinación con el Jefe de la Oficina de Información Médica y Archivo Clínico de las Unidades Médicas de Alta Especialidad, capacitarán y asesorarán al personal del ARIMAC en la aplicación y cumplimiento del presente procedimiento Página 4 de 65

5 48 El Jefe o responsable del ARIMAC, se encargará de mantener actualizados los catálogos en el Control de Clínico (), así como los legajos y secciones del archivo 49 El personal del ARIMAC, deberá portar invariablemente el uniforme durante toda su jornada de trabajo, de acuerdo a su categoría, incluyendo gafete de identificación institucional Del expediente Clínico 410 La apertura del expediente en soporte físico es responsabilidad exclusiva del personal de ARIMAC, con base a la vigencia otorgada por Servicios Técnicos 411 En la unidad, se integrará un solo expediente por cada paciente, en donde contenga todos y cada uno de los documentos generados por el personal de salud que intervenga en su atención (diferentes servicios) 412 Todos los expedientes que se aperturen en la unidad médica deberán contener invariablemente un número consecutivo por año, iniciando con el primer día de enero Ej (00001/2014) 413 Los expedientes sólo podrán salir del Archivo Clínico para atención médica en los servicios de la unidad, mediante los formatos Vale al Archivo Clínico por el (los) expediente (s) clave, el Control e Informe de Consulta Externa, clave, o un memorándum de la dirección, todos debidamente requisitados con nombre, apellidos, matrícula y rubrica del solicitante 414 Para fines académicos y bajo supervisión, los médicos residentes, internos de pregrado, pasantes de servicio social, enfermeras pasantes del servicio social, pasantes de otras disciplinas médicas, así como estudiantes de diversas universidades, deberán consultar los expedientes en el archivo, previa solicitud autorizada del jefe de educación médica y/o director de la unidad 415 Los expedientes derivados de la atención por el Convenio General de Colaboración Interinstitucional para la Atención de la Emergencia Obstétrica, al alta del paciente serán resguardados en la sección de defunciones y Guarda permanente, apartado Emergencias Obstétricas a No derechohabientes del IMSS, para su custodia por un periodo de 5 años, tomando en cuenta que se trata de documentos auditables 416 Los expedientes derivados de la atención por un Convenio General de Colaboración Interinstitucional o de Intercambio de servicios, al alta del paciente serán resguardados en la sección de defunciones e Guarda permanente, apartado que identifique el nombre del convenio para su custodia por un periodo de 5 años, tomando en cuenta que se trata de documentos auditables Página 5 de 65

6 417 Los expedientes que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la información se conservarán por dos años más a la conclusión de su vigencia documental, de conformidad a lo establecido en el lineamiento decimoctavo de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, aplicando la leyenda Solicitud del IFAI 418 Todos los expedientes integrados en el archivo deberán contener la leyenda de Información Confidencial (incluyendo los electrónicos, así como todos aquellos que sean requeridos mediante una solicitud de información, Acuerdo 009/7/2004 del Comité de Información del IMSS) 419 Los expedientes serán devueltos al archivo, al finalizar el turno, íntegramente y en el mismo orden en que se entregaron 420 La guarda de los expedientes por parte del personal del ARIMAC, deberá realizarse inmediatamente después de recibidos 421 El orden de los expedientes en cada sección, será por número de seguridad social, de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo por cada uno de los archiveros o baterías que la componen Aquellos que carezcan de número de seguridad social, se archivarán por orden alfabético por apellido paterno, después de los ordenados por número de seguridad social 422 Los expedientes que por la comisión de un delito o por interés para la calificación de riesgos profesionales o por interés docente o de investigación, serán considerados a criterio del personal médico como guarda permanente Para estos casos se les aplicará el sello con la leyenda de Guarda permanente 423 El número conformado en el hospital que identifica al paciente no derechohabiente para su captura en el Sistema de información médico operativo (SIMO), no debe interpretarse como un número de seguridad social 424 El expediente cumplirá toda su etapa activa y semi-activa en la Unidad Médica (5 años), posteriormente se gestionará su baja documental previa validación del área médica, ante servicios la División de Administración de, con el formato Inventario de Baja Documental - Clínico, y de acuerdo al Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno Federal 425 El personal del ARIMAC foliará las hojas de los expedientes que sean solicitados por alguna autoridad competente por tratarse de investigación de demandas al instituto, casos legales o solicitud de información La Dirección de la unidad médica enviará una copia certificada a la Jefatura de Servicios de Prestaciones Médicas Página 6 de 65

7 De las Secciones de 426 Los archivos de las unidades médicas hospitalarias deberán contener tres Secciones de expedientes : I Activos, II Pasivos y III Defunciones y Guarda permanente 427 El personal del ARIMAC, integra la Sección I Activos con los expedientes de los pacientes que son enviados de otras unidades y que son atendidos en la consulta externa de especialidades, cirugía u hospitalización Depurando esta sección con los expedientes de los pacientes que causan alta médica, pasándolos a la Sección II Pasivos 428 El personal del ARIMAC, integra la Sección II Pasivos con los expedientes de la Sección I Activos Se depura diariamente al cumplir los expedientes dos años de permanencia en esta sección 429 El personal del ARIMAC, integra la Sección III Defunciones y Guarda permanente con los expedientes clasificados como de guarda permanente y las defunciones Se depura mensualmente al cumplir los expedientes cinco años de permanencia en esta sección, considerando la fecha de marca de guarda permanente o de la defunción 430 El personal del ARIMAC, deberá tener actualizados los catálogos de: Control de derechohabientes enviados a especialidades, Prórroga de Servicios Médicos y Cronológico de depuración de expedientes, ya sea de manera manual o electrónica 431 El personal del ARIMAC, tendrá debidamente ordenados por número de seguridad social (NSS), las diferentes secciones de expedientes (Activos, Pasivos y Defunciones y Guarda permanente) 432 El presente procedimiento atiende a los siguientes documentos de referencia: o Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, publicada en el Diario Oficial de la Federación, el 13 de marzo de 2002 y sus reformas o Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental publicado en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio de Definiciones Para efectos del presente procedimiento se entenderá por: Página 7 de 65

8 51 agregado médico: clave complementaria del número de seguridad social o del registro de identificación armado para no derechohabientes, la cual consta de 8 caracteres: el primer digito identifica la calidad del aseguramiento; el segundo el sexo; los cuatro siguientes el año de nacimiento y los dos últimos caracteres el régimen de aseguramiento 52 admisión hospitalaria: Área del hospital donde se efectúan los trámites y registros administrativos, previos al ingreso y egreso del paciente 53 adscripción: Inscripción del asegurado y de sus beneficiarios de una circunscripción a un servicio u órgano de la institución en el área médica La adscripción es a la unidad y a médico familiar, en atención a la localización de su domicilio y al médico familiar de la misma que les proporcionará atención médica 54 alta: Término de tratamiento practicado a un paciente por el médico especialista y que es enviado al médico familiar al que esté adscrito 55 alta médica: Término de una etapa de observación o tratamiento de un paciente hospitalizado por el médico no familiar 56 alta voluntaria: Término de la atención brindada por el médico no familiar, por solicitud del propio paciente o de sus familiares, liberando de cualquier responsabilidad al Instituto sobre los eventuales daños que deriven dicha solicitud (artículo 88 del Reglamento de Prestaciones Médicas) 57 archivo : Lugar donde se guardan los expedientes debidamente ordenados para su custodia y fácil manejo 58 archivo de concentración: unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidade administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen en él hasta su destino final 59 archivo de trámite: unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa 510 ARIMAC: Área de Información Médica y Archivo Clínico 511 baja: Terminación de vigencia de derechos para la atención médica 512 baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos 513 batería de archiveros: Conjunto de dos o más archiveros Página 8 de 65

9 514 carpeta o folder: Cartulina doblada con tamaño de 23 X 30 cm, con una ceja de 15 X 14 cm al lado derecho de su parte más ancha, que sirve para guardar el expediente 515 carpeta de trabajo: Carpeta que contiene documentos relacionados con un asunto, no se archivan en términos de la normatividad, sin embargo apoyan el acto administrativo, y de acuerdo al Archivo General de la Nación su vigencia no será mayor a 2 años y no se transfieren al archivo de concentración 516 Carta de consentimiento informado: documento escrito, signado por el paciente o su representante legal o familiar más cercano en vínculo, mediante el cual se acepta un procedimiento médico o quirúrgico con fines diagnósticos, terapéuticos, rehabilitatorios, paliativos o de investigación, una vez que se ha recibido información de los riesgos y beneficios esperados para el paciente 517 catálogo: Enunciación y descripción metódica (tarjetas o cualquier otro medio) en un orden determinado de los documentos que integran un archivo 518 CIAE: Coordinación de Información y Análisis Estratégico 519 codificación de diagnósticos: Convertir términos diagnósticos y de otros problemas de salud de palabras a códigos alfanuméricos, que permiten su fácil almacenamiento y posterior recuperación para el análisis de la información 520 Contrarreferencia: Decisión médica en la que se determina el envío de pacientes a un nivel de menor capacidad resolutiva para continuar su atención médica, después de haber sido atendidos de un daño específico a la salud, la cual se realiza con base a criterios técnico médicos y administrativos, con el informe correspondiente de las acciones diagnósticas y terapéuticas realizadas y por realizar en la unidad a la que se refiere 521 cubierta: Cartulina brístol doblada con tamaño de 22 X 29 cm Con caratula impresa que sirve para proteger los documentos que integran el expediente 522 CURP: Clave Única de Registro Poblacional 523 depurar: Retirar o eliminar con criterio técnico médico, documentación del expediente En caso de depuración en el archivo, retirar o eliminar el expediente 524 derechohabiente: El asegurado, el pensionado y los beneficiarios de ambos, que en los términos de la Ley tengan vigente su derecho a recibir las prestaciones en especie del Instituto Página 9 de 65

10 525 destino final: selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico 526 DIS: División de Información en Salud 527 documento administrativo: Autorizaciones, Orden de atención médica y Traslado de pacientes que generan gastos de pasajes y viáticos clave TP-01/ documentos : Notas médicas, resultados de auxiliares de diagnóstico y tratamiento 529 DPM: Dirección de Prestaciones Médicas 530 : Control del Clínico Aplicación electrónica para el control del expediente utilizada por el personal del ARIMAC 531 ECE: electrónico 532 egreso: Paciente salido del servicio de hospitalización; incluye al que sale con pase a la consulta externa del propio hospital, a la unidad de adscripción, a otra unidad o por defunción 533 equipo de supervisión: Equipo delegacional que depende estructuralmente de la Coordinación de Prevención y Atención a la Salud, funcionalmente trabaja con el Jefe de Servicios y con las otras cinco Coordinaciones delegacionales, para planear sus actividades, garantizar la horizontalidad de los procesos y presentar los resultados de las supervisiones realizadas Está conformado por un Médico Supervisor Líder, y por Supervisores Médicos de Hospitales, Medicina Familiar, Epidemiología, Estomatología, Enfermería en Salud Pública y Atención Médica, Trabajo Social, Nutrición y Dietética, Sistemas de Información en Salud, Asistentes Médicas y Auxiliar de Soporte Médico 534 estudios de servicios: Corresponden a estudios de auxiliares de diagnóstico y tratamiento 535 expediente : Conjunto único de información y datos personales de un paciente, que se integra dentro de todo tipo de establecimiento para la atención médica, ya sea público, social o privado, el cual, consta de documentos escritos, gráficos, imagenológicos, electrónicos, magnéticos, electromagnéticos, ópticos, magnetoópticos y de cualquier otra índole, en los cuales, el personal de salud deberá hacer los registros, anotaciones, en su caso, constancias y certificaciones correspondientes a su intervención en la atención médica del paciente, con apego a las disposiciones jurídicas aplicables Página 10 de 65

11 536 expediente en Guarda permanente: Conjunto de documentos que no se eliminan por determinado tiempo, en virtud de que el caso tenga alguna de las características siguientes: Que implique la comisión de un delito Que sea de interés para la calificación de riesgos profesionales Que sea de interés docente o para las actividades de investigación científica 537 fajilla o separador: Tira de cartulina o plástico de 5 X 34 cm Que se coloca en la carpeta del expediente, al extraerlo y sirve para indicar el servicio de la consulta externa que lo solicita 538 foliar: Numerar cada una de las hojas que integran el expediente 539 formatos : son para Consulta Externa: Estudio médico social, Notas de trabajo médico social, Historia Clínica, Notas médicas y prescripción, Resultado de exámenes de laboratorio, Resultados de estudios radiológicos, y para Hospitalización: Vigilancia y atención del parto, Ordenes médicas para pacientes hospitalizados, Autorización, solicitud y registro de intervención quirúrgica, Registro de anestesia y recuperación, Registros, tratamientos y observaciones de enfermería, balance de líquidos en 24 horas (ml), Registro de pacientes hospitalizados 540 guía de faltante o traslado: Cartulina de 20 X 30 cm que se coloca en la carpeta, al extraer el expediente o al traslado del paciente, con la indicación del servicio que lo ha solicitado o al que se ha derivado 541 hospitalización: Servicio de internamiento de pacientes para su diagnóstico, tratamiento o rehabilitación 542 interconsulta: Consulta brindada por un médico no familiar a un paciente, a petición de otro médico de la unidad, responsable del mismo 543 número de Seguridad Social: De acuerdo con Ley del Seguro Social, es la serie numérica (10 dígitos) asignada a cada asegurado por el servicio de afiliación-vigencia, conforme a normas establecidas, que debe anotarse en cada expediente con el objeto de mantener su identidad y facilitar su control 544 OIMAC: Oficina de Información Médica y Archivo Clínico en UMAE 545 personal de salud: Conjunto de individuos integrado por personal médico, de enfermería, técnicos, auxiliares de apoyo y otros profesionales que interaccionan entre sí y con los pacientes, con el propósito de otorgarles atención médica segura 546 responsable administrativo: Titular del área administrativa en la unidad médica de cualquiera de los Tres niveles de Atención, a saber Director administrativo, Subdirector administrativo, Administrador o quien realice la función Página 11 de 65

12 547 responsable del ARIMAC: Jefe de Grupo, Coordinador u Oficial de Estadística del ARIMAC 548 rotular: Registrar en los diferentes formatos los datos de los derechohabientes 549 sección de expedientes: Conjunto de expedientes que se agrupan de acuerdo con ciertas características para su manejo y control Cada sección conserva un orden determinado y contiene guías para facilitar la localización y guarda de expedientes 550 sección de activos: conjunto de expedientes de los pacientes que son enviados por otras unidades médicas y que reciben atención en la consulta externa de especialidades, servicio de cirugía o en hospitalización 551 sección de pasivos: conjunto de expedientes de pacientes que causaron Alta médica de la consulta externa de especialidades, servicio de cirugía o de hospitalización, provenientes de la sección de activos 552 sección de defunciones y guarda permanente: conjunto de expedientes de los pacientes que son seleccionados por el médico y que son identificados por asuntos legales, para la calificación de un riesgo profesional, interés docente o para investigación científica, así como aquellos correspondientes a casos de defunción 553 sector técnico: Área conformada por personal de Afiliación Vigencia en las unidades médicas, que realiza actividades de certificación de vigencia de derechos a las prestaciones en especie y en dinero de los derechohabientes, entre otros, mediante los sistemas SINDO y ACCEDER 554 servicio: Acción de atención al público demandante de una actividad, administrativamente se considera al área física de una unidad médica, dotada de recursos físicos, humanos y tecnológicos para otorgar atención a pacientes; se identifica generalmente con el que proporciona una especialidad 555 traslado de pacientes: El movimiento de pacientes de una unidad a otra para estudio, tratamiento o rehabilitación La unidad que lo envía contabiliza este movimiento como un egreso para fines estadísticos 556 tratamiento: Sistematización de acciones médicas aplicadas a un enfermo para aliviar su afección 557 UMAE: Unidad Médica de Alta Especialidad 558 unidad de adscripción: Unidad que imparte atención médica de primer nivel a los derechohabientes que viven dentro de su circunscripción, o ámbito de responsabilidad, dentro del marco del sistema médico institucional de seguridad social, así como de los servicios de solidaridad social Página 12 de 65

13 559 unidad de concentración: Unidad médica para la atención de pacientes provenientes de hospitales generales de zona de una región o de unidades de medicina familiar de una zona de influencia, en consulta externa y hospitalización, en una o varias especialidades básicas o de sus ramas, elementos físicos, humanos y tecnológicos especializados, propios del segundo o tercer nivel de atención 560 unidad de medicina familiar con hospitalización: Unidad que cuenta con camas censables de hospitalización, y que eventualmente proporciona atención en una o dos especialidades y maneja expedientes físicos 561 unidad médica: Establecimiento en el que se integran diversos recursos materiales, humanos y económicos, destinados a la atención de riesgos para la salud y del diagnóstico y tratamiento de enfermedades 562 unidad médica hospitalaria: Establecimiento al que ingresan personas para diagnóstico, tratamiento y rehabilitación, además de parturientas, y provee servicios de consulta externa especializada Página 13 de 65

14 6 Descripción de actividades del Procedimiento para la apertura, control, integración, depuración y recuperación del expediente, en las Áreas de Información Médica y Archivo Clínico (ARIMAC) de las Unidades Médicas Hospitalarias Responsable Responsable del archivo Actividad CAPÍTULO I SOLICITUDES DE APERTURA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTE CLÍNICO Etapa I Apertura de Clínicos 1 Recibe de asistentes médicas solicitud de apertura de y procede conforme al caso, si presenta o no documentos del paciente No presenta documentos del paciente Continúa en la actividad 11 Si presenta documentos del paciente 2 Recibe de asistentes médicas Formato de Referencia Contrarreferencia, clave /98 o Documento administrativo debidamente requisitado y Nota médica con orden de apertura de expediente y entrega al Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas involucrados Formato de Referencia Contrarreferencia /98 Documento Administrativo Nota médica Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas 3 Recibe y Verifica con base en el Formato de Referencia Contrarreferencia, clave /98 o Documento administrativo y Nota médica, la existencia o no del anterior, en las Secciones: I Activos, II Pasivos, III Defunciones y Guarda permanente del archivo o en el e- CEC No existe Continúa en la actividad 5 Formato de Referencia Contrarreferencia /98 Documento administrativo Nota médica Página 14 de 65

15 Responsable Actividad involucrados Si existe y no se localizó Continúa en la actividad 135 Si existe y se localizó Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas 4 Integra al expediente el Formato de Referencia Contrarreferencia, clave /98 o el Documento administrativo y Nota médica, archiva en su carpeta o folder y continúa en la actividad respectiva según el motivo de la solicitud del expediente Pacientes con cita previa en consulta externa Formato de Referencia Contrarreferencia /98 Documento administrativo Nota Médica Continúa en la actividad 29 Pacientes no citados en consulta externa Continúa en la actividad 55 Pacientes para hospitalización Continúa en la actividad 69 No existe 5 Realiza la apertura del, transcribe los datos de identificación del paciente y de la unidad médica en la Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta), clave 2E (Anexo 1) y en cada uno de los Formatos (consulta externa y hospitalización) que integran el y aplica el sello de información confidencial en la cubierta 6 Ordena los Formatos correspondientes del de 2E Anexo 1 Formatos Formatos Página 15 de 65

16 Responsable Actividad acuerdo a lo indicado en el reverso de la cubierta y abrocha las hojas a la misma involucrados Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas 7 Anota con plumón el número de seguridad social con su agregado correspondiente, la Clave Única de Registro Poblacional (CURP) y el nombre del derechohabiente en la Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta), clave 2E , (Anexo1) y en la carpeta o folder; así como el tipo y número de la unidad de adscripción y la delegación de procedencia 2E Anexo1 8 Marca con diferentes colores conforme a los rangos asignados por el responsable del archivo para su guarda, en la Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta), clave 2E , (Anexo1), a un lado del número de seguridad social, registra nombre y firma de quién elaboró el, y lo turna al responsable del archivo 2E , Anexo1 Responsable del archivo 9 Recibe e Ingresa los datos del paciente en el sistema, en su apartado Catálogo de control de derechohabientes enviados a especialidades 10 Turna el con su carpeta o folder correspondiente al oficial de estadística o auxiliar universal de oficinas para su guarda en la Sección I Activos del archivo, continúa en la actividad respectiva según el motivo de la solicitud del expediente Pacientes con cita previa en consulta externa Continúa en la actividad 29 Pacientes no citados en consulta externa Continúa en la actividad 55 Página 16 de 65

17 Responsable Responsable del archivo Actividad Pacientes para hospitalización Continúa en la actividad 69 No presenta documentos del paciente 11 Recibe notificación de la asistente médica que el paciente no presenta documentos para apertura de involucrados 12 Elabora y remite vía correo electrónico el formato Aviso a la unidad de adscripción de apertura de AC-3/2013, clave 2E (Anexo 2), al Sector Técnico de la unidad de adscripción del derechohabiente, e integra en Carpeta de trabajo en espera de conocer el estatus de vigencia de derechos del paciente 13 Recibe del Sector Técnico respuesta de la unidad de adscripción del derechohabiente, vía electrónica, de su estatus de vigencia, con el formato Aviso a la unidad de adscripción de apertura de AC-3/2013, clave 2E (Anexo 2) No está vigente Continúa en la actividad 22 Si está vigente Correo electrónico 2E Anexo 2 Correo electrónico 2E Anexo 2 Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas 14 Realiza la apertura del, transcribe los datos de identificación del paciente y de la unidad médica en la Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta), clave 2E (Anexo 1) y en cada uno de los Formatos (consulta externa y hospitalización) que integran el y aplica el sello de información confidencial en la 2E Anexo 1 Formatos Página 17 de 65

18 Responsable cubierta Actividad involucrados Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas 15 Ordena los Formatos correspondientes del de acuerdo a lo indicado en el reverso de la cubierta y abrocha las hojas a la misma Formatos 16 Anota con plumón el número de seguridad social con su agregado correspondiente, la Clave Única de Registro Poblacional (CURP) y el nombre del derechohabiente en la Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta), clave 2E (Anexo1) y en la carpeta o folder; así como el tipo y número de la unidad de adscripción y la delegación de procedencia 17 Marca con diferentes colores conforme a los rangos asignados por el responsable del archivo para su guarda, en la Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta), clave 2E , (Anexo1), a un lado del número de seguridad social, registra nombre y firma de quién elaboró el 18 Integra el formato Aviso a la unidad de adscripción de apertura de AC-3/2013, clave 2E (Anexo 2) y lo archiva en carpeta o folder y lo turna al responsable del archivo 2E Anexo1 2E Anexo1 2E Anexo 2 Responsable del archivo 19 Recibe e Ingresa los datos del paciente en el sistema, en su apartado Catálogo de control de derechohabientes enviados a especialidades 20 Obtiene una copia electrónica del formato Aviso a la unidad de adscripción de apertura de AC-3/2013, clave 2E (Anexo 2), guarda en archivo electrónico Página 18 de 65 2E Anexo 2

19 Responsable Actividad involucrados Responsable del archivo 21 Turna el con su carpeta o folder correspondiente al oficial de estadística o auxiliar universal de oficinas para su guarda en la Sección I Activos del archivo, continúa en la actividad respectiva según el motivo de la solicitud del expediente Pacientes con cita previa en consulta externa Continúa en la actividad 29 Pacientes no citados en consulta externa Continúa en la actividad 55 Pacientes para hospitalización Continúa en la actividad 69 No está vigente 22 Notifica al área de asistentes médicas el estatus de vigencia del paciente, para que se elabore la Orden de Atención Médica de acuerdo al Procedimiento para la atención médica en el Área de Primer Contacto en el Servicio de Admisión Continua o Urgencias en Unidades Médicas Hospitalarias de Tercer Nivel, clave y concluye procedimiento Orden de atención médica Procedimiento para la atención médica en el Área de Primer Contacto en el Servicio de Admisión Continua o Urgencias en Unidades Médicas Hospitalarias Tercer Nivel de Página 19 de 65

20 Responsable Actividad involucrados Responsable del archivo Etapa II Control de solicitados 23 Procede conforme el motivo de la solicitud del Pacientes con cita previa en consulta externa Continúa en la actividad 24 Pacientes no citados en consulta externa Continúa en la actividad 52 Pacientes para hospitalización Continúa en la actividad 66 Préstamo de para investigación, trabajos médicos, auditorias y supervisiones médicas, dentro del archivo Continúa en la actividad 85 Préstamo de por probables capitales constitutivos o para auditorias y supervisiones Continúa en la actividad 95 Solicitud de, por una instancia Federal, Judicial o institucional Continúa en la actividad 109 Modalidad 1 Pacientes con cita previa en consulta externa 24 Recibe de las asistentes médicas con 24 horas de anticipación a la consulta, original y dos copias de los formatos "Control e Informe de Consulta Externa", clave a través del mensajero del archivo, Página 20 de 65 Control e Informe de Consulta

21 Responsable Responsable del archivo Actividad mediante las cuales solicitan los de los pacientes citados para el día siguiente 25 Firma de recibido en la primera copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave, misma que entrega a la asistente médica a través del mensajero del archivo, con el original y emite instrucciones al Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas para atender la solicitud involucrados Externa Control e Informe de Consulta Externa Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas 26 Acude a las Secciones del archivo ; I Activos y IIPasivos, para localizar los solicitados en los formatos "Control e Informe de Consulta Externa", clave (segunda copia) No existe expediente Control e Informe de Consulta Externa 27 Investiga e identifica en qué servicio de la unidad médica se podría encontrar el consultando el Si encontró el Continúa en la actividad 29 No se encontró el 28 Hace la anotación de las siglas S/E (sin expediente), en la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave, para aclaraciones posteriores y continúa en la actividad 33 Control e Informe de Consulta Externa Página 21 de 65

22 Responsable Actividad Si existe expediente involucrados Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas 29 Extrae los localizados de la sección correspondiente, coloca un señalador de préstamo fajilla o separador en la carpeta y marca en la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave con una paloma en el lado derecho del número de seguridad social, los que fueron proporcionados Control e Informe de Consulta Externa 30 Ordena los, en la secuencia indicada en la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave, aplica el sello con la leyenda de información confidencial en la Carpeta de Contención MF1/2000, clave 2E , (Anexo1) (en la cubierta) de los expedientes que no cuenten con el y los entrega al responsable del archivo Control e Informe de Consulta Externa 2E Anexo 1 Responsable del archivo 31 Recibe y se asegura que los correspondan con los de la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave Control e Informe de Consulta Externa 32 Coloca los en el lugar específico para la entrega de éstos y archiva temporalmente en una carpeta la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa " hasta la recuperación total de los Control e Informe de Consulta Externa Página 22 de 65

23 Responsable Asistente médica Actividad 33 Acude al archivo el siguiente día de haber solicitado los expedientes, antes de que inicie la consulta externa con la primera copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave para recoger los de los pacientes citados involucrados Control e Informe de Consulta Externa 34 Recibe del responsable del archivo, los y verifica que correspondan a los registrados en el formato Control e Informe de Consulta Externa", clave y detecta si existen inconsistencias Existe inconsistencia 35 Realiza las aclaraciones de inmediato y transcribe los datos de expedientes entregados y los marcados con S/E a la primera copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave, continúa en la actividad 36 No existe inconsistencia 36 Firma de recibido por los que se entregan, en la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave, quedando ésta en poder del archivo como comprobante del préstamo de los expedientes proporcionados Control e Informe de Consulta Externa Control e Informe de Consulta Externa Control e Informe de Consulta Externa Responsable del archivo 37 Conserva en su poder la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave hasta la recuperación total de los Control e Informe de Consulta Externa Página 23 de 65

24 Responsable Asistente médica Responsable del Archivo Clínico Oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas Actividad 38 Aclara con el paciente durante la jornada de la consulta externa, los casos marcados como S/E en el "Control e Informe de Consulta Externa", clave y le notifica al responsable del archivo para que se efectúe la búsqueda del 39 Recibe notificación de las asistentes médicas del servicio de consulta externa, emite indicaciones al oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas para la búsqueda del expediente faltante 40 Recibe indicaciones y acude a las Secciónes I Activos, II Pasivos para su localización, con base en el formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave (segunda copia) corregido involucrados Control e Informe de Consulta Externa Control e Informe de Consulta Externa No se localizó Continúa en la actividad 135 Si se localizó 41 Entrega a la Asistente médica através del mensajero del archivo, el expediente y el formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave (segunda copia) para que firme por el expediente recibido Control e Informe de Consulta Externa Asistente médica 42 Recibe y firma de recibido, en la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave, quedando ésta en poder del archivo como comprobante del préstamo de los expedientes Página 24 de 65 Control e Informe de Consulta Externa

25 Responsable Actividad involucrados Asistente médica Mensajero del archivo 43 Devuelve al término de la consulta, al mensajero del archivo, los proporcionados con anterioridad en el mismo órden que se entregaron con base a la primer copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave 44 Verifica que los entregados por la asistente médica se encuentren ordenados de acuerdo a la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa", clave con una paloma en el lado izquierdo del número de seguridad social, rubrica por los expedientes recibidos Control e Informe de Consulta Externa Control e Informe de Consulta Externa No existen faltantes de Continúa en la actividad 47 Si existen faltantes de 45 Exige formato Vale al archivo por el (los) expediente (s), , clave 2E (anexo 3), con nombre completo, matrícula y firmado por la asistente médica o en su caso por el médico responsable que lo conserva y marca de faltante y la leyenda con vale al servicio referido en las copias del "Control e Informe de Consulta Externa" 46 Engrapa en el ángulo superior derecho de una guía de faltante el formato Vale al archivo por el (los) expediente (s) , clave (), por los expedientes no devueltos 47 Turna al oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas los devueltos y en su caso la guía de faltante Página 25 de 65 Guia de faltante Guia de faltante

26 Responsable Actividad involucrados Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas 48 Recibe los y en su caso la guía de faltante, separa del total de expedientes, los que presentan alta médica Guia de faltante con alta médica Continúa en la actividad 142 sin alta médica Responsable del archivo Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas 49 Registra en el sistema, los datos de los faltantes que fueron sujetos a la recepción de formatos Vale al archivo por el (los) expediente (s) , clave () NOTA: Los expedientes deberán ser entregados por la asistente médica o médico responsable al finalizar el turno 50 Ordena los y en su caso la guia de faltante por número de seguridad social y los guarda en la sección correspondiente de Activos o Guarda permanente según sea el caso, los localizados en la Sección II Pasivos se incorporan a la Sección I Activos Guia de faltante NOTA: Los documentos de los expedientes recibidos, deben ordenarse previo a la guarda de estos últimos Responsable del archivo 51 Integra la segunda copia del formato "Control e Informe de Consulta Externa" clave en la carpeta de trabajo correspondiente y concluye procedimiento Control e Informe de Consulta Externa Página 26 de 65

27 Responsable Actividad involucrados Modalidad 2 Pacientes no citados en consulta externa Responsable del Archivo Clínico Oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas 52 Recibe de las asistentes médicas del servicio de consulta externa, por conducto del mensajero del archivo, el formato Vale al archivo por el (los) expediente (s) , clave (), en original y copia, emite indicaciones y entrega al oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas 53 Recibe y efectúa búsqueda en las Secciónes I Activos, II Pasivos y en el para localizar los expedientes, con base en el formato Vale al archivo por el (los) expediente (s) , clave () No existe 54 Efectúa las investigaciones necesarias, con el fin de atender de inmediato la solicitud y procede según el caso No se realizó apertura del Continúa en la actividad 1 Se realizó apertura del y no se localizó Continúa en la actividad 135 Si existe 55 Retira el localizado, coloca la fajilla o separador correspondiente en la carpeta y registra en el original y copia del formato Vale al archivo por el (los) expediente (s) , clave (), una marca que indique que el expediente está en préstamo Página 27 de 65

28 Responsable Actividad involucrados Oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas 56 Aplica el sello de información confidencial en la Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta), clave 2E , (Anexo1) del en caso de no contar con el 2E Anexo 1 57 Envía a la asistente médica el original y copia de los formatos Vale al archivo por el (los) expediente (s) clave 2E (), con el o los, por conducto del mensajero del archivo Anexo3 Mensajero del archivo Responsable del archivo Asistente Médica Mensajero del archivo 58 Entrega a la asistente médica copia y devuelve al responsable del archivo original del formato Vale al archivo por el (los) expediente (s) clave (), con nombre completo, matrícula y firma de la asistente médica por la recepción del o los 59 Conserva los originales de los formatos Vale al archivo por el (los) expediente (s) , clave (), en espera de que sean devueltos los 60 Al término de la consulta devuelve al mensajero del archivo los proporcionados mediante la copia del formato Vale al archivo por el (los) expediente (s) clave () 61 Recibe y verifica que los entregados por la asistente médica sean los correspondientes al formato Vale al archivo por el (los) expediente (s) , clave (), y devuelve el original a la asistente médica por los expedientes entregados Página 28 de 65

29 Responsable Mensajero del archivo Actividad 62 Engrapa en el ángulo superior derecho de la guía de faltante el formato Vale al archivo por el (los) expediente (s) clave (), por los expedientes no devueltos y turna al Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas junto con los devueltos involucrados Guia de faltante Oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas 63 Recibe y separa del total de los que presentan alta médica con alta médica Continúa en la actividad 142 sin alta médica 64 Registra en el sistema, los datos de los faltantes que fueron sujetos a la recepción de formatos Vale al archivo por el (los) expediente (s) , clave () 65 Ordena documentos de los y con base al número de seguridad social guarda estos últimos en el orden y la sección correspondiente de Activos o Pasivos, según sea el caso y concluye procedimiento Modalidad 3 Pacientes para hospitalización Anexo3 Guia de faltante Responsable del archivo 66 Recibe de la asistente médica del servicio de admisión, por conducto del mensajero del archivo, el formato Vale al archivo por el (los) expediente (s) , clave (), en original y copia, da indicaciones y entrega al oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas Página 29 de 65

30 Responsable Oficial de Estadísticas y/o Auxiliar Universal de Oficinas Actividad 67 Recibe y efectúa búsqueda en las Secciónes I Activos y II Pasivos del archívo, y en el para localizar los expedientes, con base en el formato Vale al archivo por el (los) expediente (s) , clave 2E () involucrados No existe 68 Efectúa las investigaciones necesarias con el fin de atender de inmediato la solicitud y procede según el caso No se realizó apertura del Continúa en la actividad 1 Existe y no se localizó Continúa en la actividad 135 Si existe 69 Retira el localizado, coloca fajilla o separador correspondiente y registra en el original y copia del formato Vale al archivo por el (los) expediente (s) , clave (), una marca que indique que el expediente está suministrado 70 Aplica el sello de información confidencial en la Carpeta de Contención MF1/2000 (cubierta), clave 2E , (Anexo1) del expediente en caso de no contar con el 71 Envía a la asistente médica el original y la copia de los formatos Vale al archivo por el (los) expediente (s) clave (), con los, por conducto del mensajero del archivo Página 30 de 65 2E Anexo 1

31 Responsable Mensajero del archivo Responsable del archivo Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas Actividad 72 Entrega a la asistente médica copia y devuelve al responsable del archivo original del formato Vale al archivo por el (los) expediente (s) clave (), con nombre completo, matrícula y firma de la asistente médica por la recepción del (los) (s) (s) 73 Recibe y registra en el sistema, los datos de los formatos Vale al archivo por el (los) expediente (s) clave 2E (), que amparan los expedientes proporcionados y turna al Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas 74 Recibe y engrapa los formatos originales Vale al archivo por el (los) expediente (s) clave (), en el ángulo superior derecho de una guía de faltante involucrados 75 Intercala la guía de faltante en la carpeta o folder del expediente respectivo, en espera de que sea devuelto Guia de faltante Clínico Asistente Médica del servicio de admisión Encargado de Información Médica 76 Entrega al inicio de la jornada al encargado del área de información médica en el archivo, el formato Egresos Registro Diario de Hospital, clave /90-E, en original y copia, junto con los de los egresos del día anterior 77 Comprueba que los correspondan a los consignados como egresos en el formato Egresos Registro Diario de Hospital, clave /90-E y contengan el formato Hoja de Alta Hospitalaria, clave Alta-1/98, en original y copia, en caso de inconsistencias, efectúa y/o gestiona las aclaraciones y/o correcciones necesarias con la asistente médica del servicio de admisión Página 31 de 65 Egresos Registro Diario de Hospital /90-E Egresos Registro Diario de Hospital /90-E Hoja de Alta hospitalaria Alta-1/98

32 Responsable Actividad involucrados Encargado de Información Médica 78 Firma de recibido en la copia del formato Egresos Registro Diario de Hospital, clave /90-E y la devuelve a la asistente médica del servicio de admisión Egresos Registro Diario de Hospital /90-E 79 Retira de los el original del formato Hoja de Alta Hospitalaria", clave Alta-1/98, codifica los diagnósticos para su captura en el Sistema de Información Médico Operativo SIMO y turna los expedientes al responsable del archivo junto con el original del formato Egresos Registro Diario de Hospital, clave /90-E Hoja de Alta hospitalaria Alta-1/98 Egresos Registro Diario de Hospital /90-E SIMO Responsable del archivo 80 Recibe y verifica con el original del formato Egresos Registro diario de hospital, clave /90-E, que el número de marcados en el formato, sea igual a los entregados Egresos Registro Diario de Hospital /90-E Falta 81 Solicita al encargado de Información Médica, la devolución del faltante y continúa en la actividad 80 No falta 82 Registra los datos del paciente en el sistema y turna al encargado de información médica el formato Egresos Registro diario de hospital, clave /90 para su control y al oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficina, los para su guarda Página 32 de 65 Egresos Registro Diario de Hospital /90-E

33 Responsable Actividad involucrados Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas 83 Recibe y ordena los formatos del de acuerdo a lo indicado en el reverso de la Carpeta de contención MF1/2000, clave 2E (Anexo 1) para la colocación de los mismos, y procede a su guarda en la Sección I Activos o II Pasivos según sea el caso 2E Anexo 1 84 Localiza las guías de faltante, desprende los formatos Vale al archivo por el (los) expediente (s) , clave (), los devuelve a la asistente médica y concluye procedimiento Modalidad 4 Préstamo de para investigación, trabajos médicos, auditorias y supervisiones médicas, dentro del archivo Guía de faltante Responsable del archivo Oficial de Estadística y/o Auxiliar Universal de Oficinas 85 Recibe Memorándum y Relación de expedientes, autorizados por la dirección de la unidad 86 Acuerda con el interesado, la (s) fecha (s) de atención y da instrucciones al oficial de estadística y/o auxiliar universal de oficinas 87 Efectúa búsqueda del en las diferentes secciones del archivo o en el conforme a la Relación de Memorándum Relación de Relación de No existe 88 Informa al interesado, la no existencia del y concluye procedimiento Página 33 de 65