SENA SISTEMA DE PROSPECTIVA, VIGILANCIA E INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL

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2 SENA SISTEMA DE PROSPECTIVA, VIGILANCIA E INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL Guía Principal del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA 1 Versión /5/ Este documento hace parte de una colección de textos que constituyen el Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA. - PREVIOS Por tanto, se sugiere conocer por parte del lector los siguientes documentos: 1). Bases teóricas y conceptuales de prospectiva y 2). Métodos y herramientas de prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional, 3) Instructivo de Prospectiva Territorial, 4) Instructivo de Prospectiva Sectorial, 5) Instructivo de Prospectiva Tecnológica, 6) Instructivo de Prospectiva Ocupacional, 7) Instructivo de Vigilancia e Inteligencia Organizacional. Toda vez que le permitirán en conjunto desarrollar un proyecto prospectivo. 2

3 TABLA DE CONTENIDO 1. Introducción Objetivo de la guía Alcance de la guía Responsables del Sistema Previos Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA PREVIOS 6 6. Condiciones mínimas para el funcionamiento del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional- PREVIOS Unidad de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional El Proceso de Prospectiva en el SENA Fase 1. Pre Prospectiva Fase 2. Prospectiva Fase 3. Post Prospectiva

4 1. Introducción El Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA PREVIOS, es el resultado de un esfuerzo articulado desde 2010 entre la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo del SENA y el Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento de la Universidad del Valle, orientado a gestionar herramientas que le permitan un direccionamiento estratégico de largo plazo que permita a la entidad el cumplimiento de su misión y el aporte a la productividad de las personas y las empresas del país. La presente guía hace parte de la documentación del Sistema PREVIOS que busca brindar herramientas que apoyen la implementación e institucionalización del sistema. Señor lector, usted cuenta con una colección de (8) documentos, cada uno de ellos con un objetivo específico, que le permitirán en su conjunto implementar metodos y procesos de prospectiva en las decisiones estratégicas futuras del SENA, a saber: Guía Principal Sistema PREVIOS : es el documento base del proceso prospectivo plateado por PREVIOS, define la estructura de todos los procesos prospectivos, establece los marcos de referencia y ubica al miembro de la comunidad SENA en el contexto de la institucionalización del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional. Constituye el documento que sirve de guía de lectura, determina el paso a paso de la implementación de todos los procesos del Sistema PREVIOS, lectura obligatoria para cualquier interesado en realizar proyectos de Prospectiva y/o Vigilancia en el SENA Un documento de bases teóricas y conceptuales que busca brindar un referente conceptual para el aprendizaje de la prospectiva, vigilancia e inteligencia competitiva. Cinco instructivos que desarrollan la metodología a seguir para desarrollar ejercicios de prospectiva a partir del Sistema PREVIOS. Un documento de métodos y herramientas de prospectiva en la cual usted encontrará la descripción paso a paso de 11 Métodos de prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional que se consideran los más usados y la referencia bibliográfica a otros 30 más. 4

5 En principio usted podrá encontrará estos documentos y todo sobre el Sistema de PREVIOS en: Objetivo de la guía Presentar las generalidades del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional PREVIOS y permitir a los interesados/ejecutores/líderes/ de proyectos de prospectiva y/o de Vigilancia de todo el país acertar en las decisiones estrategicas que tomará la entidad. 3. Alcance de la guía Este documento es de lectura obligatoria para aquellos interesados en el desarrollo de ejercicios de prospectiva, vigilancia e inteligencia en el SENA, ya que permite conocer completamente el Sistema PREVIOS y sus diferentes interdependencias, así como la descripción del proceso que debe seguir cualquier ejercicio de prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional Esta guía está dirigida a todos los colaboradores de la entidad que consideren implementar PREVIOS para tomar decisiones estratégicas en función de las dinámicas actuales y futuras. El uso de esta Guía no está limitado, se podrá emplear de manera permanente, se espera que este documento se actualice, de tal manera que incluya lecciones aprendidas y configure nuevas formas de aplicar prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional en todas las dependencias del SENA del país. 4. Responsables del Sistema PREVIOS El sistema PREVIOS es responsabilidad de la Dirección General y la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo del SENA, será coordinado por funcionarios de la Unidad de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional (UPVeIO) de la entidad, una nueva instancia creada para coordinar/orientar/evaluar los proyectos de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional, que las diferentes dependencias de la entidad desarrollen en todo el país. 5

6 5. Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA PREVIOS PREVIOS tiene como finalidad dotar al SENA de un conjunto de procesos estructurados de prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional que le permiten a la entidad mejorar sustancialmente su capacidad anticipación y acierto en la toma de decisiones estratégicas, es decir aquellas que implican altos costos, altos impactos y efectos irreversibles. Esto quiere decir que PREVIOS deberá permitir orientar y anticipar la oferta nueva institucional, la modernización y actualización tecnológica de los programas de formación, los nuevos perfiles ocupacionales, los futuros ambientes de aprendizaje, y los servicios que ofrecerá la institución en los próximos 20 años, entre otros beneficios. Condiciones mínimas para el funcionamiento del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional- PREVIOS Para un efectivo y dinámico comportamiento del sistema PREVIOS se deberán tener en cuenta las siguientes condiciones: Reconocer que existen desarrollos en el SENA en múltiples temas que se pueden apropiar para el desarrollo efectivo del sistema. Contar con la participación y el apoyo institucional de la Dirección Nacional del SENA Estar alineado y contribuir al logro del Plan Estratégico del SENA Estar articulado con las diferentes instancias que hacen parte del SENA (mesas sectoriales, etc) Asegurar la evolución permanente del sistema en respuesta de las dinámicas del entorno interno y externo. Gestión proactiva de la Unidad de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional que asegure el funcionamiento pertinente del sistema. 6

7 Gráfico 1. Soporte metodológico del Sistema PREVIOS Unidad de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional SENA Doc. Seguimiento de Proyectos de prospectiva, Vigilancia e IO Guía Actualización Programas Guía Planes tecnológicos Programa de entrenamiento lideres SENNOVA Programa de entrenamiento Regional Hoja de ruta para el desarrollo de centros de formación Fundamentación Métodos, Procesos y entrenamiento Seguimiento y control 7

8 La Unidad de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional La Unidad de prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional es el gran dinamizador del Sistema PREVIOS, su papel es acompañar, asesorar, monitorear y sistematizar las experiencias en el uso de la Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional en Todo el SENA. La Unidad esta estructurada en 2 dimensones: 1. Dimensión estratégica El componente estratégico es el resultado del dialogo permanente con el grupo en formación y el grupo de planeación e inteligencia organizacional, define la misión, visión y los objetivos estratégicos a los que la unidad brinda sus servicios. MISIÓN Ser una instancia de coordinación para el desarrollo de capacidades y el liderazgo de los procesos de implementación del sistema de prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional como soporte a los procesos estratégicos de los centros de formación, las regionales y la Dirección General para mejorar la toma de decisiones innovadora en forma práctica, estructurada, sistemática, competitiva y de largo plazo en el SENA VISIÓN En el 2020 la Unidad de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA será líder en el soporte de la planificación institucional, a través de la prospectiva, vigilancia e Inteligencia organizacional, armonizada con los sistemas de gestión integral de la institución OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Se requiere que la Unidad de prospectiva, Vigilancia e Inteligencia organizacional, desarrolle y ejecute sistemática y permanentemente los siguientes objetivos, que contribuyen a cumplir su misión en el SENA. 8

9 Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Dimensión humana Lo más importante de este tipo de organizaciones es su estructura y las personas que la conforman. A continuación se presenta la estructura organizacional de la Unidad: Ilustración 1. Estructura organizacional de la Unidad de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento,

10 1. El Proceso de Prospectiva en el SENA En el marco del Sistema PREVIOS, cualquier proyecto prospectivo deberá cumplir con la siguiente metodología que que se describe a continuación: Fase 1. Pre-prospectiva: se refiere a la focalización del proyecto prospectivo e identificación de requerimientos técnicos y de talento humano para su desarrollo. Fase 2. Prospectiva: núcleo central del proceso donde se genera el conocimiento prospectivo, de este modo se analizan y sintetizan los conocimientos existentes, del sistema objeto de estudio para crear los escenarios y la apuesta de futuro. Fase 3. Post Prospectiva: recomendaciones e implicaciones para la toma de decisiones, evaluación del proyecto. Ilustración 1 Diseño metodológico para un proyecto prospectivo en el marco del Sistema PREVIOS Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento,

11 8.1. Fase 1. Pre Prospectiva Etapa 1. Identificación de la temática objeto de estudio la identificación de la temática objeto de estudio permite focalizar el tema al cual se le requiere hacer un proceso prospectivo o de Vigilancia e Inteligencia Organización. para realizar esta etapa se requiere contestar a las siguientes preguntas: ETAPA 1. IDENTIFICACIÓN DE LA TEMÁTICA OBJETO DE ESTUDIO INTERROGACIÓN EXPRESIÓN METODOLÓGICA Describir con claridad el tema al que se le piensa realizar el estudio prospectivo, es importante destacar que puede ser a cualquier tema, sin embargo entre mas amplio el tema menos será la posibilidad de precisar en los detalles, Qué tema se va a estudiar? Un ejemplo: Si su tema es el sector automotriz, el estudio podría ser contextual y muy general del futuro de la industria, mientras que usted podría definir un sub-tema como los vehículos eléctricos, que si bien pertenece a la industria automotriz es un tema preciso y alcanzable en términos de definir oferta de formación, perfiles, ambientes de aprendizaje, entre otros resultados puntuales de acuerdo a la prospectiva. Para la definición del estudio prospectivo, usted debe saber que puede escoger entre: Cuál es el objetivo de ese estudio Prospectiva territorial, Prospectiva tecnológica, prospectiva ocupacional, prospectiva sectorial, vigilancia e inteligencia organizacional. prospectivo? Un ejemplode objetivo: Desarrollar un estudio de prospectiva tecnológica de la industria automotriz colombiana al No se puede investigar todo de todo, hay que saber que hay múltiples tipos de información, se destacan al menos: (Ver guia principal) Qué información se debe buscar? Información tecnológica Información comercial Información ocupacional Información de proveedores Información de usuarios Identifique las principales fuentes de información donde deberá iniciar su búsqueda (por ejemplo Scopus, DANE, DIAN, entre otras) Dónde localizarla? (ver método de vigilancia e inteligencia organizacional, capitulo fuentes de información) Antes de iniciar el estudio prospectivo es necesario preguntarse para quien se esta realizando dicho informe, no es lo mismo hacer un estudio para un sub- director regional que requiere información de lectura rápida (no mas de 20 min) a un líder de investigación del centro que requiere un A quién dirigirlas? informe con marco teórico, estado del arte y de referencia y su enfoque son los requerimientos técnicos. Se requiere entonces, la definición del lector y sus expectativas. Existen múltiples manera de comunicar los resultados de un ejercicio prospectivo: Boletín (documento corto de lectura rápida) Cómo comunicarlas? Informe: Documento que contiene todos los componentes y detalles del estudio (diagnostico estratégico escenarios conclusiones y recomendaciones) Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Para la realización de la identificación de la temática objeto de estudio, se inicia con la delimitación del campo de interés y el alcance de la información que se requiere conseguir y procesar. En este sentido, la actividad se limita a la información calificada referente. Una vez se haya seleccionado el tema de interés, se requiere definir el objetivo del estudio, las necesidades de información específica para orientar la búsqueda y consulta de información. Esto implica que se identifique claramente los aspectos o factores de análisis del tema en los que requiere obtener conocimiento. Para definir las preguntas orientadoras en la identificación de la temática objeto de estudio, se requiere de la participación tanto del líder del tipo de Prospectiva/Vigilancia escogida para realizar el proyecto prospectivo, como del líder del proyecto y al menos un experto temático en el campo objeto de estudio con el fin de identificar y priorizar dentro del tema en general, cual será el foco de estudio en el proyecto. 11

12 EJECUCIÓN DEL PROYECTO PROSPECTIVO/VIGILANCIA ORIENTACIÓN DEL SISTEMA PREVIOS Etapa 2. Definición de equipo básico para la ejecución de un proyecto prospectivo/vigilancia Todo proyecto de Prospectiva/Vigilancia, requiere de un equipo de trabajo que permita su efectiva ejecución, la prospectiva no es una disciplina individual. En el Sistema de prospectiva PREVIOS se recomienda contar con un equipo de trabajo que permita desarrollar adecuadamente la ejecución del proyecto. A continuación se describen los cargos, el perfil, las funciones, las competencias y la dedicación que se deben considerar para la definición del equipo: ETAPA 2. IDENTIFICACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO FASE PRE-PROSPECTIVA ETAPA 2 DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO CORPORATIVO COORDINACIÓN DE LA UNIDAD LIDER POR TIPO DE PROSPECTIVA/VIGILANCIA CON APOYO DE LOS VIGIAS DE LA UNIDAD PVEIO LÍDER PROYECTO APOYO ADMINISTRATIVO, LOGÍSTICO, COMUNICACIONES EXPERTOS TEMÁTICOS PROFESIONAL* VIGÍA * 1 VIGÍA * 2 *EL NÚMERO DE PROFESIONALES Y VIGÍAS PUEDE VARIAR DEPENDIENDO DE LA COMPLEJIDAD DEL PROYECTO CONTINUAR EN LA ETAPA 3 Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento,

13 Descripción del equipo de trabajo para un proyecto Prospectivo/Vigilancia PERFIL CARGO FORMACIÓN EXPERIENCIA FUNCIÓN COMPETENCIAS DEDICACIÓN Director de planeación y direccionamiento corporativo Ver estatutos del SENA Ver estatutos del SENA Direccionar el Conocimiento de sistema los componentes PREVIOS. conceptuales y Articular el prácticos del sistema PREVIOS sistema con el Plan PREVIOS. Estratégico Pensamiento Institucional. estratégico Generar la Liderazgo sinergia entre los Capacidad de componentes del organización sistema Resolución de PREVIOS. problemas Asegurar los Trabajo en equipo recursos para el Compromiso ético funcionamiento Habilidades en las del sistema relaciones PREVIOS. interpersonales Iniciativa y espíritu emprendedor Conocimiento de una lengua extranjera Comunicación oral y escrita. 3 horas semanales Coordinación de la Unidad de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional Maestría Especialización en planeación estratégica o afines. Experiencia profesional/ relacionada con mínimo 3 años Apoyar a la Conocimiento de Dirección de los componentes Planeación conceptuales y Estratégica y prácticos del Direccionamiento sistema Corporativo en PREVIOS. el liderazgo del Liderazgo Sistema Capacidad de PREVIOS. organización Asegurar la Resolución de apropiación del problemas Sistema Trabajo en equipo 5 horas semanales 13

14 PERFIL CARGO FORMACIÓN EXPERIENCIA FUNCIÓN COMPETENCIAS DEDICACIÓN Líder de Prospectiva/ Vigilancia Magíster/ Especialista en prospectiva/ VeIC Experiencia profesional/ relacionada con mínimo 3 años PREVIOS al interior del SENA. Asegurar la utilización del Sistema PREVIOS en la toma de decisiones del SENA. Articular los proyectos realizados en el Sistema PREVIOS. Dar seguimiento y control a los proyectos desarrollados en el marco del Sistema PREVIOS. Presentar informes de gestión del Sistema PREVIOS ante la Dirección de Planeación Estratégica y Direccionamiento Corporativo. Ejecutar procesos de transferencia de conocimiento. Participar en la ejecución de proyectos de formación y liderar la réplica activa como especialista en prospectiva. Compromiso ético Habilidades en las relaciones interpersonales. Iniciativa y espíritu emprendedor Conocimiento de una extranjera Comunicación oral y escrita. lengua Conocimiento del Sistema PREVIOS Conocimiento de los Instructivos de Prospectiva. Conocimiento y dominio de los métodos prospectivos requeridos para la ejecución de un proyecto de 5 horas semanales por proyecto 14

15 PERFIL CARGO FORMACIÓN EXPERIENCIA FUNCIÓN COMPETENCIAS DEDICACIÓN Aportar técnicamente en los procesos de prospectiva a las dependencias que lo requieran. Orientar actividades permanentes de VT e IC durante un proyecto de prospectiva. prospectiva. Capacidad de organización Resolución de problemas Capacidad de gestión de la información Trabajo en equipo Compromiso ético Habilidades en las relaciones interpersonales Liderazgo Iniciativa y espíritu emprendedor Conocimiento de una lengua extranjera Comunicación oral y escrita. Vigías de la Unidad de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional Profesional en administración de empresas, ingeniería industrial, economía o afines / Especialista en Vigilancia Experiencia profesional/ relacionada con mínimo 2 años Transferir conocimientos en temas de vigilancia. Orientar operativamente la busqueda, el procesamiento de los datos y el análisis de la información. Capacidad de gestión de la información. Trabajo en equipo. Compromiso ético. Habilidades en las relaciones interpersonales. Conocimiento de una lengua extranjera. Comunicación oral y escrita. Análisis sistemico. 5 horas semanales Líder del proyecto Profesional/ Especialista en la temática pertinente objeto del estudio del Experiencia profesional/ relacionada con mínimo 3 años Gestionar los aspectos tecnicos del proyecto prospectivo. Ejecutar el proceso de Conocimiento del Sistema PREVIOS Conocimiento de los Instructivos de Prospectiva. 10 horas semanales 15

16 PERFIL CARGO FORMACIÓN EXPERIENCIA FUNCIÓN COMPETENCIAS DEDICACIÓN Profesional proyecto o afines Profesional en la temática pertinente objeto del estudio del proyecto o afines Experiencia profesional/ relacionada con mínimo 1 año evaluación y Conocimiento y seguimiento al dominio de los proyecto. métodos Establecer la prospectivos interlocución con los expertos y los requeridos para la actores ejecución de un estratégicos del proyecto de proyecto. prospectiva Asegurar el Rigor funcionamiento de Autoridad los aspectos de logística, de Sentido de la comunicaciones, organizacio n sincronización de Trabajo en equipo, actividades, lo cual implica preparación de capacidad de poner reportes y de acuerdo a todos consultas a los actores los consultores y estratégicos. miembros del Rendir informe de proyecto. gestión del proyecto ante el delegado de la Unidad de PveIO. Apoyo para el Conocimiento del lider del Sistema proyecto en las PREVIOS siguientes Conocimiento de actividades: los Instructivos de Dar sentido a los Prospectiva. datos Conocimiento y investigados por dominio de los el vigía. métodos Dialogar con los prospectivos actores requeridos para la decisorios. ejecución de un Ser experto en la proyecto de función de alerta prospectiva o apreciación Rigor analítica de Autoridad asuntos Sentido de la emergentes o organizacio n hechos Trabajo en portadores de equipo, lo cual futuro y aplicar su implica capacidad 10 horas semanales 16

17 PERFIL CARGO FORMACIÓN EXPERIENCIA FUNCIÓN COMPETENCIAS DEDICACIÓN experiencia en la temática objeto de estudio para la efectiva ejecución del proyecto. Apoyar al lider del proyecto para la toma de decisiones con criterios prácticos y útiles para que los ejercicios y estudios puedan fluir en el tiempo. de poner de acuerdo a todos los consultores y miembros del proyecto. Vigías del proyecto Expertos Temáticos Técnico/ Tecnólogo/ Profesional/ Especialización en Vigilancia Magister en la temática pertinente objeto del estudio del proyecto o afines Experiencia profesional/ relacionada con mínimo 1 año Experiencia profesional/ relacionada con mínimo 5 años La función de Capacidad de este perfil se organización. centra en la Capacidad de ejecución gestión de la efectiva de la información. búsqueda de Trabajo en equipo. información sobre las Compromiso ético. necesidades Habilidades en las definidas desde relaciones la Dirección que interpersonales. le sean Iniciativa y espíritu asignadas, así emprendedor. como el registro Conocimiento de de la misma. una lengua También define y extranjera. actualiza las Comunicación oral fuentes de y escrita. vigilancia de las que hace uso. Orientar la investigación en los campos temáticos del proyecto. Proporcionar al proyecto pautas metodológicas sobre las Capacidad de organización. Capacidad de gestión de la información. Trabajo en equipo. Compromiso ético. 10 Horas semanales por proyecto 5 horas semanales por proyecto 17

18 PERFIL CARGO FORMACIÓN EXPERIENCIA FUNCIÓN COMPETENCIAS DEDICACIÓN Coordinador administrativo Tecnólogo /Profesional en administración de empresas o afines. Experiencia profesional/ relacionada con mínimo 1 año temáticas contempladas. Servir de fuente de consulta para el desarrollo del proyecto. Orientar las propuestas de cambio en las temáticas del proyecto. Validar los hallazgos obtenidos en la investigación. Controlar la ejecución del presupuesto del proyecto. Dirigir los aspectos logísticos de las actividades del proyecto. Realizar las contrataciones y compras (insumos, viajes, equipos, etc.) que hayan lugar en el proyecto. Atender requerimientos o solicitudes de orden administrativo por parte de las personas involucradas en el proyecto. Elaborar informes Habilidades en las relaciones interpersonales Iniciativa y espíritu emprendedor. Conocimiento de una lengua extranjera. Comunicación oral y escrita. Inteligencia relacional y habilidades de comunicación. Capacidad de Análisis y Solución de Problemas Trabajo en equipo. Proactividad / Recursividad Toma de decisiones gerenciales Habilidades para liderar y direccionar equipos humanos Actitud de servicio 10 Horas semanales por proyecto 18

19 PERFIL CARGO FORMACIÓN EXPERIENCIA FUNCIÓN COMPETENCIAS DEDICACIÓN periódicos de las actividades administrativa realizadas. Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Etapa 3- Ficha de registro de proyecto prospectivo Con el fin de llevar un registro de los proyectos de Prospectiva/Vigilancia realizados dentro del Sistema PREVIOS, es de gran relevancia gestionar a través de la plataforma electrónica senaprevios.com una ficha que permita registrar los elementos clave del proyecto para su correcto seguimiento y control. El formulario que se debe diligenciar por cada proyecto contiene los siguientes ítems a saber: Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento,

20 8.2. Fase 2. Prospectiva En la fase dos de prospectiva, el proyecto deberá surtir dos etapas, ambas usan métodos diferentes en cada tipo de prospectiva, a continuación se describen: ETAPA 1. ANÁLISIS ESTRATÉGICO DEL ENTORNO Es un proceso de recogida, procesamiento e interpretación de la información de un sistema dado con el fin de evaluar y promover su capacidad de desarrollo (Silva y Sandoval, 2012). Un análisis estratégico con metodología prospectiva de acuerdo con Medina (2013) aborda el análisis de las posibles soluciones a los problemas identificados y evaluados, de tal modo que se logra identificar los factores clave que se requieren modificar para generar el cambio. Su verdadero valor radica en su capacidad explicativa y en la habilidad para interrelacionar los fenómenos propios de un sistema de manera evolutiva, facilitando identificar los factores de cambio (DNP, 2010). Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Ejemplo dela fase prospectiva: Caso prospectiva tecnológica, etapa 1 FASE PROSPECTIVA ETAPA 1 ETAPA 1 ANÁLISIS ESTRATÉGICO DEL ENTORNO ETAPA MÉTODOS PROSPECTIVOS Vigilancia Científicotecnológica (Bibliometría, análisis de patentes) Vigilancia Competitiva Mapa tecnológico Taller de Expertos /Delphi RESULTADO ESPERADO RESULTADO DE LA ETAPA Revisión de la tecnología actual nacional e internacional Identificación de tendencias pesadas, emergentes y factores de cambio del entorno tecnológico Revisión de los referentes competitivos y proveedores Identificación de las líneas tecnológicas de la temática Identificación de las ocupaciones que están generando las tecnologías identificadas DIAGNOSTICO DE VARIABLES TECNOLÓGICAS PERTINENTES PARA EL SENA Realimentación y validación de los hallazgos tecnológicos. CONTINUAR EN LA ETAPA 2 20

21 ETAPA 2 - CONSTRUCCIÓN Y FORMULACIÓN DE ESCENARIOS ETAPA 2. CONSTRUCCIÓN Y FORMULACIÓN DE ESCENARIOS Según Medina y Ortegón (2006) los escenarios constituyen una síntesis de los distintos caminos hipotéticos que llevan de una situación presente a una situación futura y comprenden la relación entre eventos, actores y estrategias que se requieren para construirlos. Los escenarios son instrumentos que buscan reducir y manejar el nivel de incertidumbre y de error en el proceso de toma de decisiones, en situaciones de rápido cambio social y compleja interacción social (Coates, 1997). Los escenarios describen varias alternativas futuras, permiten analizar problemas conjuntos e interrelacionados. Facilitan un mejor conocimiento del grupo decisor acerca de sus asuntos estratégicos, tienen una importante función educativa y de toma de conciencia sobre la realidad por venir. Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Ejemplo dela fase prospectiva: Caso prospectiva tecnológica, etapa 2 FASE PROSPECTIVA ETAPA 2 ETAPA MÉTODOS PROSPECTIVOS RESULTADO ESPERADO RESULTADO DE LA ETAPA Matriz de Importancia y Gobernabilidad - IGO Priorización de variables para escenarios. Abaco de Regnier (más de 30 variables) Análisis morfológico (6 dimensiones máx) Configuración de posibles escenarios, escenario deseado y apuesta de futuro. Configuración de posibles escenarios, escenario deseado y apuesta de futuro. APUESTA DE FUTURO Análisis de actores Determinación de los roles de los actores frente al escenario deseado. TALLER DE ESCENARIOS **Es importante mencionar que cada uno de los cuatro CONTINUAR procesos prospectivos EN LA FASE POST-PROSPECTIVA que componen el sistema tales como Prospectiva Territorial, Prospectiva Sectorial, Prospectiva Tecnológica y Prospectiva Ocupacional, desarrollan de manera especifica en su instructivo, cada una de estas etapas con los métodos prospectivos pertinentes. Para saber más consultar SENAPREVIOS.COM 21

22 Métodos prospectivos 2 El Sistema PREVIOS cuenta con un conjunto de 11 métodos prospectivos descritos en detalle en el documento guía de métodos, parte integral del sistema, un ejercicio de prospectiva requiere al menos 1 método de cada dimensión (evidencia, experticia, interacción y creatividad), la secuencia de los métodos propuestos en PREVIOS es una guía y le permitirá al ejecutar de ejercicios de prospectiva en el SENA tener un paso a paso. Para esta fase se establece una secuencia lógica de métodos prospectivos que pretenden sistemáticamente generar un análisis estratégico del entorno y la construcción y formulación de escenarios y apuestas de futuro en el proceso de prospectiva. La puesta en marcha en forma sistemática de la prospectiva requiere el uso especializado de métodos, procesos y sistemas, los cuales evitan la especulación, proveen rigor y reflexión estructurada acerca del futuro, permiten trascender las intervenciones ocasionales y facilitan la realización de iteraciones o rondas sucesivas de exploración y análisis de entorno. Los sistemas prospectivos implican necesariamente la formación de equipos permanentes, el desarrollo de curvas de aprendizaje y profesionalización, y la posibilidad de hacer ciclos recurrentes de trabajo a lo largo de varios años. Por tanto, implican un desarrollo organizacional relevante, para ganar en alcance y grado de estructuración del trabajo. Una clasificación contemporánea útil distingue los métodos por el tipo de fuentes de conocimiento o información necesaria para su uso Para tener éstos en cuenta, aquí se presenta el Diamante de los métodos de la Prospectiva elaborado por Popper (2008) 3 : 2 Si usted quiere conocer más en detalle cada uno de los métodos propuestos, se sugiere leer el Documento métodos y herramientas de prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional, en el cual usted encontrará la descripción paso a paso de 11 Métodos de prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional que se consideran los más usados y la referencia bibliográfica a otros 30 más. 3 Popper, Rafael (2008), Foresight Methodology, in Georghiou, L., Cassingena H., J., Keenan, M., Miles, I., and Popper, R., The Handbook of Technology Foresight: Concepts and Practices, Edward Elgar Publisher, Cheltenham. 22

23 Tabla. Métodos prospectivos según las fuentes de conocimiento e información MÉTODOS BASADOS EN Evidencia Experticia Interacción Creatividad Fuente: Adaptado de Popper (2008) DESCRIPCIÓN Intentan explicar un fenómeno en particular con el apoyo de documentación confiable y medios de análisis. Estas actividades son particularmente útiles para comprender el verdadero estado de desarrollo del asunto bajo investigación. Por este motivo, los métodos cuantitativos (Ej., benchmarking, bibliometría, minería de datos y trabajo de indicadores) han ganado popularidad dado que éstos están apoyados por datos estadísticos u otros tipos de indicadores. Éstas son herramientas fundamentales para la evaluación de tecnología e impacto y para actividades de análisis o escaneo del entorno. Estos métodos también pueden ser empleados para estimular la creatividad, animar la interacción y obtener retroalimentación de los participantes. Dependen de las habilidades y conocimientos especializados de los individuos en un área o tema en particular. Estos métodos son frecuentemente utilizados para: (1) apoyar decisiones de arriba hacia abajo (top-down), es decir, decisiones que se toman desde lo más alto (ej. alta dirección de una organización) y que luego llegan a los niveles inferiores de la pirámide organizacional; (2) proveer consejos y hacer recomendaciones. Ejemplos comunes son los paneles de expertos y los cuestionarios Delphi, los mapas tecnológicos, árboles relevantes, diagramas lógicos, análisis morfológico, tecnologías claves y el Sistema de Matriz de Impacto Cruzado (SMIC). Se utilizan en la prospectiva al menos por dos razones (1) la experticia a menudo gana considerablemente cuando se junta y se articula con otra experticia (y de hecho con los puntos de vista de los grupos focales); (2) las actividades de la prospectiva se realizan en sociedades donde los ideales democráticos están ampliamente difundidos, y la legitimidad involucra actividades de participación e inclusión desde abajo hacia arriba (bottom-up), no sólo la dependencia en la evidencia y los expertos (que pueden llegar a ser utilizados selectivamente). Involucra, por ejemplo, los talleres de escenarios, las votaciones, las encuestas, los paneles de ciudadanos y análisis de los grupos focales. Normalmente requieren una mezcla de pensamiento imaginativo y original, a menudo suministrado por maestros o grandes personalidades, por medio de ensayos u otros escritos. Dependen fuertemente de (1) la inventiva y la ingeniosidad de individuos sumamente capacitados, tales como innovadores, emprendedores o escritores de ciencia ficción. (2) la inspiración que emerge de grupos de personas involucradas en lluvias de ideas o sesiones de cartas salvajes. Los métodos de la prospectiva también pueden categorizarse por tipo de técnica, es decir, métodos cualitativos, cuantitativos y semicuantitativos. En prospectiva los métodos cualitativos dan significado a eventos y percepciones. Estas interpretaciones tienden a basarse en la subjetividad o creatividad que suele ser difícil corroborar (opiniones, lluvias de ideas, entrevistas). Por su parte los métodos cuantitativos miden variables y aplican análisis estadísticos, usan o generan (deseablemente) datos confiables y válidos (por 23

24 ejemplo, indicadores socioeconómicos). Finalmente, los métodos semi-cuantitativos aplican principios matemáticos para cuantificar la subjetividad, los juicios racionales y los puntos de vista de expertos y analistas (ponderación de opiniones o probabilidades). Gráfico 1. El diamante de los métodos de la prospectiva Fuente: R, Popper (2008) Para el diseño de PREVIOS se han seleccionado 5 diferentes combinaciones de métodos para el desarrollo de 5 procesos que responden directamente a las necesidades del SENA, a saber: 24

25 1. Proceso sugerido para Prospectiva territorial (Para saber más leer Instructivo 1) Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Proceso sugerido para Prospectiva Sectorial (Para saber más leer Instructivo 2) Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento,

26 3. Proceso sugerido para Prospectiva Tecnológica (Para saber más leer Instructivo 3) Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Proceso sugerido para Prospectiva Ocupacional (Para saber más leer Instructivo 4) Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento,

27 5. Proceso sugerido para Vigilancia e Inteligencia Organizacional (Para saber más leer Instructivo 5) Es importante aclarar que el Sistema PREVIOS cuenta con cuatro procesos prospectivos y uno de vigilancia, que centra su analisis en las decisiones estrategicas de corto plazo, el ejector de un ejercicio de Vigilancia e inteligencia organizacional deberá seguir el siguiente proceso que se compone de seis fases metodológicas a saber: Figura 1. Ciclo de Vigilancia Tecnológica VT. Fuente: Adaptado, Palop y Vicente (2012), Adaptado (Degoul, P. 1992) Para saber más y detalle de cada uno de los cinco (5) instructivos de procesos de prospectiva, vigilancia e Inteligencia Organizacional, lo invitamos a consultar el sitio web: 27

28 8.3. Fase 3. Post Prospectiva La fase Post-Prospectiva de un proyecto comprende las siguientes etapas: En la etapa 1 de la fase Pos-Prospectiva, denominada identificación de los elementos clave para la toma de decisiones se determinan aquellos factores que permiten contribuir al logro de los procesos misionales del SENA Etapa 1- Identificación de los elementos clave para la toma de decisiones Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento

29 ETAPA 1. IDENTIFICACIÓN DE ELEMENTOS CLAVE PARA LA TOMA DE DECISIONES Elementos clave para la toma de decisiones Hallazgos Implicaciones estratégicas: Desafíos: Recomendaciones Variables importantes que movilizan la temática objeto de estudio que infieren en la toma de decisiones del SENA en sus objetos misionales. Evidencia del comportamiento de las variables identificadas para la temática objeto de estudio. Son efectos o consecuencias para el SENA, generadas al tomar sus decisiones estratégicas. Situación de alta complejidad que debe asumir el SENA para mejorar el estado actual. propuestas innovadoras (acciones, crear oportunidades y mejorar resultados) para responder de manera anticipada al contexto futuro de acuerdo con las implicaciones y los desafíos planteados. Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Etapa 2. Identificación de factores críticos de vigilancia La etapa 2 de la fase pos-prospectiva denominada Identificación de factores críticos de vigilancia, se desarrolla con el fin de realizar seguimiento, monitoreo y actualización de las variables que configuran la apuesta de futuro definida en el proyecto. Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento

30 Factor crítico: Fuentes de información: Periodicidad: Responsable: ETAPA 2. IDENTIFICACIÓN DE FACTORES CRÍTICOS DE VIGILANCIA Elementos fundamentales del proyecto a las cuales se le realiza seguimiento continuo para tener mayores probabilidades de éxito en la toma de decisiones. Para definir los factores críticos se requiere un diálogo interactivo con los diversos actores que influencian el proyecto. Son instrumentos para la búsqueda y recolección de datos sobre el factor crítico seleccionado. corresponde a la frecuencia establecida para medición y/o evaluación del factor crítico. Es la persona encargada de coordinar y controlar el desarrollo y cumplimiento de los indicadores asociados al factor crítico. Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, En esta etapa se han determinado diez (10) elementos que se consideran fundamentales para garantizar la calidad en el desarrollo de las fases que componen un proyecto prospectivo. A continuación, se presenta una breve descripción de los factores identificados como clave para la validación del ejercicio: ETAPA 2. IDENTIFICACIÓN DE FACTORES CRÍTICOS DE VIGILANCIA Alta apropiación y nivel de cumplimiento de objetivos Alto desempeño de los mecanismos de gestión y financiación Justificación del proyecto en términos de relación calidadcosto Cumplimiento del cronograma del proyecto prospectivo Alta efectividad del equipo de trabajo Alta efectividad de los enfoques y métodos aplicados Alta efectividad del equipo de Se refiere a verificar si los objetivos generales y específicos se cumplieron satisfactoriamente. Se relaciona con la asignación de recursos destinados a actividades de prospectiva, así como a la agilidad de los procesos administrativos del proyecto. Se refiere a la justificación de la realización del proyecto en términos del valor económico y los resultados obtenidos. Está asociado a evaluar si el proyecto se ejecutó en el tiempo previsto. Se pretende evaluar si el ejercicio contó con la participación de las personas con la formación y experiencia requerida para la realización del proyecto. Pretende evaluar si los métodos aplicados fueron pertinentes al ejercicio y a los resultados esperados. Se verifica si el ejercicio se vinculó satisfactoriamente a la 30

31 trabajo ETAPA 2. IDENTIFICACIÓN DE FACTORES CRÍTICOS DE VIGILANCIA Alta efectividad de los enfoques y métodos aplicados Alta efectividad de la implementación y puesta en marcha Alto nivel de desarrollo capacidades y cultura prospectiva en el equipo Alto nivel de compromiso y dedicación de los participantes Alto nivel de novedad e impacto del proyecto en la institución dependencia de interés del SENA contribuyendo al mejoramiento en la toma de decisiones. Alta efectividad del equipo de trabajo: Se pretende evaluar si el ejercicio contó con la participación de las personas con la formación y experiencia requerida para la realización del proyecto. Alta efectividad de los enfoques y métodos aplicados: Pretende evaluar si los métodos aplicados fueron pertinentes al ejercicio y a los resultados esperados. Está relacionado con verificar si las actividades resultantes de las dependencias del SENA involucradas son mejores gracias a la prospectiva, y si se han obtenido cambios duraderos, por ejemplo, una cultura de prospectiva. Igualmente se verifica la frecuencia de la aplicación de prospectiva en la agenda del SENA. Se refiere a la asistencia constante de los participantes del proyecto en reuniones y grupos de trabajo. Pretende determinar si los participantes de la dependencia involucrada con el proyecto han adoptado nuevas rutinas o prácticas (incluidas las redes creadas y la capacidad para seguir haciendo prospectiva). Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Etapa 3- Construcción del informe final En esta etapa se requiere consolidar los resultados obtenidos para la entrega del informe final a la dependencia competente para la toma de decisiones con el conocimiento generado a partir de las actividades desarrolladas dentro de un proyecto Prospectivo/Vigilancia. **En cada uno de los cinco (5) instructivos se especifica la tabla de contenido que se recomienda seguir para construir el informe final del proyecto desarrollado. 31

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