SRM-Gestión de Relaciones con Proveedores

Transcripción

1 SRM-Gestión de Relaciones con Proveedores

2 ESTE ES UN NUEVO DÍA PARA EMPEZAR DE NUEVO!!!

3 HOY ESTAMOS CONTANDO UNA NUEVA HISTORIA DE FELICIDAD!!

4 EXPECTATIVAS!!

5 AGENDA Acuerdos Objetivo Metodología Logros Que es SRM? Beneficios SRM Proceso de Licitación Requisitos Técnicos Creación de Oferta Práctica en el Portal de SRM Ejercicio Dirigido Prácticas Fin de la Presentación

6 ACUERDOS Apagar el celular. Escuchar y respetar las diferentes opiniones. Descanso de 10 Min. Evitar salir durante el curso. Respetar el horario del curso. No ingresar bebidas y/o alimentos a la sala de capacitación. Tener actitud participativa. Serán anotadas las preguntas que estuviesen fuera de alcance del curso. Prestar atención a las preguntas, estas contribuyen a aclarar sus propias dudas.

7 OBJETIVO Dar a conocer a los proveedores de bienes y servicios el proceso de Licitación, crear Oferta y visualizar Pedido de compras en el aplicativo de SAP- SRM. Habilitar al proveedor para el ingreso al Portal SRM.

8 LOGROS Al finalizar de la capacitación usted estará en condiciones de: Navegar en el portal. Visualizar las licitaciones adjudicadas. Crear ofertas. Visualizar pedidos de Compras.

9 METODOLOGÍA 1 Introducción 2 Presentación Conceptual de Refuerzo 3 Demostración En SAP 4 Práctica y Ejercicios 5 Preguntas y Respuestas 6 Evaluación 7 Cierre

10 QUE ES SRM? SRM ( Supplier Relationship Management"), Gestión de relaciones con proveedores. Es una herramienta que permite fomentar la obtención de mejores resultados automatizando los procesos de contratación, en actividades como el análisis de gastos, el abastecimiento, los contratos operativos, los pedidos, las facturas y la gestión de proveedores.

11 Beneficios de SRM Permite afianzar las relaciones con todos los Comfama. proveedores de Otros beneficios: Información en Tiempo real. Reduce la duración de los ciclos de aprovisionamiento. Comunicación en línea con los proveedores. Desarrollo de una estrategia de proveedores. Gestión y negociación de contratos.

12 PROCESO DE LICITACIÓN Secuencia del proceso de licitación a través del portal SRM : Comfama Portal SRM Proveedor LICITACIÓN OFERTA DECISIONES SI NO PEDIDO Recepción de mercancías prestación del servicio MERCANCIAS/ SERVICIOS Envío de mercancías, prestación del servicio

13 PROCESO LICITACÓN Necesidad Licitación Presentación de la Oferta Comparación de la Oferta Acepta Pedido/ Contrato Envío Mercancía/Servicio Decisión Oferta Rechazo FIN

14 REQUISITOS TÉCNICOS Los requisitos técnicos que debes tener en cuenta para participar en los procesos de licitación para suministro de bienes y servicios son: 1. Cuenta de Correo Electrónico 2. Acceso a Internet 3. Medio de Digitalización de Documentos

15 COMFIRMACIÓN DE LA LICITACIÓN Todo proceso de compra ó de contratación que se vaya a realizar en Comfama, les será notificado mediante un correo electrónico a la persona contacto delegada y a través del portal de SRM

16 1. A través del correo electrónico

17 Bienvenido Proveedor 2. Portal SRM

18 NAVEGACIÓN EN EL PORTAL SRM

19 INGRESO AL PORTAL SRM Para acceder a la aplicación del Portal, se puede hacer de dos formas diferentes: 1. Pulsando clic al link que aparece en el de invitación, que le llevará directamente a la pantalla de entrada a la aplicación.

20 1.Número de la Licitación 2.Documento Licitación 3.Link para ingresar al aplicativo

21 INGRESO AL PORTAL SRM Accediendo a la página WEB de Comfama ( localizando en la parte superior la pestaña de Empresas y luego ubicar en el menú de servicios en línea seleccionar la opción proveedores y dentro de esta seleccionar la opción de Operaciones comerciales, tal y como se muestra en la siguiente figura:

22 SI NO TIENE USUARIO ASIGNADO Si usted no tiene usuario y clave ó olvidadó la clave debe hacer clic en el link : Pulse CLIC

23 SIGA EL PROCEDIMIENTO Lea cuidadosamente y diligencie la información que se encuentra señalada con el signo (*)

24 PROCESO LICITACIÓN Necesidad Licitación Presentación de la Oferta Comparación de la Oferta Acepta Pedido/ Contrato Envío de Mercancía/Servicio Decisión Oferta Rechazo FIN

25 SI TIENE USUARIO Para ingresar al sistema se requiere: Introducir la identificación del usuario asignado Clave de acceso Pulse Clic para acceder al portal.

26 INGRESANDO AL PORTAL SRM Usted ha ingresado al sistema tal como se ilustra en la siguiente pantalla: Bienvenido Proveedor 1. Nombre del proveedor. 2.Pestaña para acceder a los pedidos. 3.Pestaña para acceder a las licitaciones.

27 VISUALIZACIÓN DE LICITACIONES Para consultar todas las licitaciones a las que ha sido invitado hacer clic sobre la opción Licitaciones y subastas Bienvenido Proveedor 1.Clic, Pestaña Licitaciones y subastas. 3. Información general de las licitaciones. 2.Utilice el botón Actualizar "para refrescar la información de la pantalla.

28 BÚSQUEDAS AMPLIADAS En la pantalla de licitaciones, tiene la opción de hacer búsquedas por diferentes criterios tal como se observan en la siguiente gráfica. Clic al icono

29 BÚSQUEDAS AMPLIADAS 1. Búsqueda por número de evento: La opción permite buscar por intervalos de licitaciones. ( si conoce el número de la Licitación lo puede digitar, si no conoce la licitación pulse clic al icono Búsqueda ampliada, esta opción le permite abrir más los intervalos de búsqueda de las licitaciones. 1. Si conoce el número de la licitación, Digítelo 2. Clic al Match code La opción le permite abrir la selección múltiple 3. Selección múltiple, escriba las licitaciones

30 BÚSQUEDAS AMPLIADAS Inmediatamente después de ingresar los intervalos de las licitaciones,el icono se activa de color verde, esto indica que el filtro de búsqueda contiene datos: 1.Pulse clic para aceptar y Buscar.

31 BÚSQUEDAS AMPLIADAS Status de evento: En este campo usted podrá realizar búsqueda de licitaciones por los diferentes tipos de status: : Licitaciones actuales Licitaciones concluidas 1. Elija el status que desea buscar 2. Después elegir el status Pulse clic en aplicar para iniciar la búsqueda

32 BÚSQUEDAS AMPLIADAS Mis ofertas: En este campo usted podrá elegir algunas de las opciones en relación de tiempo para la búsqueda de las licitaciones: 1. Elija la opción que desea buscar. 2. Después elegir el tiempo, Pulse clic en aplicar para iniciar la búsqueda.

33 INFORMACIÓN DE LA LICITACIÓN Usted podrá visualizar la información detallada en las consultas activas, esta información corresponde a cada Licitación así: Recuerde actualizar la información pulsando clic en el icono Actualizar 2.Número de la licitación. 3.Descripción de la Licitación. 4.Status de la licitación. 5.Fecha de inicio de la Licitación. 1.Pulse Clic para actualizar la lista de resumen. 6.Fecha Final de la licitación. 7.Número de la Oferta. 8.Status dela Oferta.

34 INFORMACIÓN DE LA LICITACIÓN Pulse Clic en la licitación que desea visualizar. Bienvenido Proveedor 1.Pulse Clic en la Licitación.

35 INFORMACIÓN DETALLADA DE LA LICITACIÓN Al presionar clic sobre el número de la licitación, el sistema crea otro modo o ventana, con cada una de las pestañas que contiene la licitación.

36 INFORMACIÓN DETALLADA DE LA LICITACIÓN Esta pantalla se compone de: 1. Datos generales de la licitación: Número de la licitación: Contiene el número de la licitación. Nombre de la Licitación: Este campo contiene le nombre de la Licitación. Status de la Licitación: Se refiere a los status de la Licitación Publicado. Fecha de inicio de la Licitación: Es la fecha en la cual la dio inicio el proceso de licitación Plazo presentación de la Oferta: Es tiempo dentro del cual se debe presentar la oferta. Tiempo restante para la presentación de la Oferta: Es el tiempo que te queda por presentar la oferta. Responsable de la licitación

37 INFORMACIÓN DETALLADA DE LA LICITACIÓN 2. Detalle de la licitación Pestaña parámetro de la licitación: En la siguiente ilustración se pueden visualizar las siguientes pestañas que componen la licitación. Detalle de la licitación que se compone de diferentes pestañas

38 INFORMACIÓN DETALLADA DE LA LICITACIÓN Pestaña Posiciones: En esta pestaña encontrarán información general de cada material que contiene; descripción del producto, cantidades, fechas de entrega, notas, anexos. 1. Pulse Clic, pestaña posiciones 2.Información de la posición

39 INFORMACIÓN DETALLADA DE LA LICITACIÓN 1. Pulse Clic, en el icono Detalle para ver el Resumen de posición de cada material 2. Se observa el detalle del material que se compone de :Datos de posición, preguntas, notas y anexos

40 INFORMACIÓN DETALLADA DE LA LICITACIÓN Datos Posición 1. Pulse Clic, Datos posición

41 INFORMACIÓN DETALLADA DE LA LICITACIÓN Preguntas 1. Pulse Clic, Preguntas

42 INFORMACIÓN DETALLADA DE LA LICITACIÓN Notas y anexos 1. Pulse Clic, Notas y anexos

43 INFORMACIÓN DETALLADA DE LA LICITACIÓN Pestaña notas y anexos: Sirve para para consultar archivos adjuntos y ver información de notas en la licitación. 2.Pulse clic en Notas se visualizan las notas 1. Clic a la pestaña Notas y anexos 3. Se visualizan los archivos adjuntos con su descripción

44 INFORMACIÓN DETALLADA DE LA LICITACIÓN Preguntas y respuestas: Pulse clic en este icono si tiene preguntas acerca de la licitación, a través de este icono usted recibirá las respuestas a cada pregunta. 1. Pulse clic en el icono preguntas y respuestas. 3. Pulse clic en enviar. 2. Escriba el mensaje o la preguntas.

45 CREACIÓN DE LA OFERTA Para iniciar el proceso debes status: conocer los siguientes Participar: Notifica la participación en la Licitación. No participar: Notifica que no va participar del proceso de Licitación. Con reservas: Notifica que participa de una forma condicional en la licitación. 1. Para participar de la licitación. 2. Si no desea participar de la licitación. 4. Permite dar inicio a la creación de la oferta. 3. Se tiene dudas o reservas en la participación de la licitación.

46 CONSIDERACIONES La respuesta de participación en la licitación puede darse en cualquier momento, siempre y cuando sea antes de la fecha de fin de presentación, pero es un requisito previo para dar inicio a la creación de la oferta. La oferta se puede crear cuando el proveedor lo desee, siempre y cuando esté dentro del límite de tiempo establecido para la presentación de la misma. Se da inicio a la creación de la oferta presionando el botón de crear oferta, el sistema asigna de forma automática el número de la Oferta que corresponde a la licitación. Al seleccionar el botón de creación de oferta, se abrirá una nueva pantalla (queda minimizada en la barra de tareas).

47 CREACIÓN DE LA OFERTA 1. Información Rfxa. Datos Básicos: Usted podrá ingresar la condición de pago. 1. Clic, Datos Básicos. 2. Clic al match code.

48 CREACIÓN DE LA OFERTA Cuando pulsa el match code aparece la siguiente información: 3. Seleccionar la condición de pago. 4. Clic para aceptar la condición de pago.

49 CONSIDERACIONES Para crear la oferta no debe seguirse ningún orden específico, para conocer qué información se debe diligenciar, se debe hacer un recorrido por las siguientes pestañas, el sistema le indicará en que campo debe diligenciar la información: Iconos de señalización: STOP: Error de información WARNING : Advertencia CONTINUE : Ok Barra de mensajes.

50 CREACIÓN DE LA OFERTA b. Preguntas: Para dar respuesta a las peguntas definidas a nivel general de la licitación pulse clic: Pulse clic en pestaña de preguntas. Si la preguntas están marcadas con *, indica que se debe diligenciar respuesta, el campo de comentarios podrá utilizarse para hacer aclaraciones sobre las respuestas. ( siempre y cuando estos campos estén habilitados)

51 c. Notas y Anexos CREACIÓN DE LA OFERTA 1. Pulse aquí para agregar notas o anexos. 2. Pulse aquí para escribir una nota. 3.Pulse clic para adjuntar un archivo.

52 CREACIÓN DE LA OFERTA Paso2: Para añadir un Nota explicativa pulse el botón Nota del Licitante y complete la información así: 1. Escriba la nota explicativa 2. Pulse OK

53 CREACIÓN DE LA OFERTA Paso3: Para añadir un documento pulse el botón Añadir anexo y complete la información así: 1.Pulse clic en examinar. Pulse Examinar para buscar el documento, en el campo descripción indique el nombre del documento y luego presione OK 2.Pulse clic en OK.

54 CREACIÓN DE LA OFERTA 2. Pestaña Posiciones 1. Pulse clic en posiciones. 2. Señale la posición para conocer información detallada. 3. Observe Cantidad necesaria y Cantidad ofrecida. 4.Dilgencie el precio para el material 5.Dilgencie el precio por unidad 6.Visualice las notas y archivos adjuntos que tiene el material

55 CREACIÓN DE LA OFERTA 1. Pulse clic Detalles para desplegar la información por cada material ó servicio. 1. Despliega la información de Datos de posición. 2. Despliega la información de Preguntas. 3. Despliega la información de Notas y anexos.

56 1. Pulse clic en Datos de posición CREACIÓN DE LA OFERTA

57 CREACIÓN DE LA OFERTA 2. Pulse clic en Preguntas. Si la preguntas están marcadas con *, indica que se debe diligenciar respuesta, el campo de comentarios podrá utilizarse para hacer aclaraciones sobre las respuestas. ( siempre y cuando estos campos estén habilitados)

58 CREACIÓN DE LA OFERTA 3. Pulse clic en Notas y anexos. 2. Pulse aquí para escribir una nota. 3.Pulse clic para adjuntar un archivo.

59 CREACIÓN DE LA OFERTA Paso2: Para añadir un Nota explicativa pulse el botón Nota del Licitante y complete la información así: 1. Escriba la nota explicativa NOTA: Esta nota explicativa hace parte de la información adicional del material. 2. Pulse OK

60 CREACIÓN DE LA OFERTA Paso3: Para añadir un documento pulse el botón Añadir anexo y complete la información así: 1.Pulse clic en examinar. Pulse Examinar para buscar el documento, en el campo descripción indique el nombre del documento y luego presione OK. 2.Pulse clic en OK. NOTA: Este adjunto hace parte de la información adicional del material.

61 CREACIÓN DE LA OFERTA 2.Pulse clic en Grabar

62 CREACIÓN DE LA OFERTA Como se pude observar se a guardado la Oferta en status grabado. 1. Visualice el status de la oferta.

63 ENVÍO DE OFERTA Si la oferta esta en status grabada, pulse clic sobre el número de la oferta para modificar su status. 1. Pulse Actualizar 2. Status de la Oferta 2. Número de la Oferta 4. Clic a la Oferta

64 ENVÍO DE OFERTA Al pulsar clic sobre el número de la oferta, se despliega una pantalla de visualización de oferta y ejecuta las siguientes acciones. 1. Pulse aquí para Tratar la oferta 2. Luego Pulse aquí para Enviar la oferta

65 ENVÍO DE OFERTA Una vez la oferta se ha enviado puede verificar el status de la misma. Esta debe estar en estado Emitida, como se indica en la gráfica 1. Pulse clic para actualizar status Visualizar status de la oferta emitida

66 PROCESO LICITACIÓN Necesidad Licitación Presentación de la Oferta Comparación de la Oferta Acepta Pedido de Compras Envío Mercancía/Servicio Decisión Oferta Rechazo FIN

67 VISUALIZACIÓN DE PEDIDOS Usted podrá visualizar los pedidos asignados así: Haga clic en la pestaña de Gestión de pedidos Haga clic en la pestaña de consultas Datos del proveedor En este campo digite el número de pedido Presione buscar para mostrar el histórico de pedidos

68 VISUALIZACIÓN DE PEDIDOS Al Utilizar el match code el sistema despliega la información de día, Mes y año 1.Indique la Fecha en el match code Pulse clic en el icono para buscar el mes Haga clic en la día 2.Presione el icono buscar para mostrar el histórico de pedidos 2.Se visualiza el historial de pedidos

69 VISUALIZACIÓN DE PEDIDOS 1. Haga clic en la pestaña del documento que desea visualizar

70 VISUALIZACIÓN DE PEDIDOS Generar pedido por dependencia: En un archivo en formato PDF, se verá el pedido detallado para cada dependencia de Comfama donde se está solicitando el material o servicio. Generar pedido consolidado: En un archivo en formato PDF, se verá el pedido consolidado para cada dependencia de Comfama donde se está solicitando el material o servicio. Generar detalle en TXT: En un archivo en formato texto, el cual podrá utilizar el proveedor para cargar la información en cualquier formato que lo desee. En el archivo va el detalle por cada material o servicio solicitado.

71 PROCESO LICITACIÓN Necesidad Licitación Presentación de la Oferta Comparación de la Oferta Acepta Pedido/ Contrato Envió Envío de Mercancía/Servicio mercancía Decisión Oferta Rechazo FIN

72 Proveedor NOTIFICACIÓN DE RECHAZO Usted podrá visualizar el status Rechazado de la oferta en el Portal 1.Número de la Oferta 2.Status de la Oferta Usted también podrá visualizar en el Buzón de Correo la notificación de Rechazo de la Oferta.

73 PRACTICA DE NAVEGACIÓN!!

74 PREGUNTAS!!

75 GRACIAS!!