METODOLOGÍA PARA EL DIAGNÓSTICO DE CONDICIONES DE SALUD. Versión: 1 Fecha: Código: 132-MDS-01 Página: 1 de 13

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1 Versión: 1 Fecha: Código: 132-MDS-01 Página: 1 de 13 OBJETIVO Establecer la metodología para la realización de las evaluaciones médicas ocupacionales, manejo y archivo de historias clínicas y la generación del Diagnóstico de Condiciones de Salud en la Universidad Tecnológica de Pereira, dando cumplimiento a la legislación vigente. ALCANCE Esta metodología aplica para los trabajadores de planta en sus diferentes modalidades. Para el caso de los Contratistas, se verificará su cumplimiento según la legislación vigente en cuanto a los procesos de evaluaciones médicas ocupacionales y la reserva de la historia clínica producto de las mismas. RESPONSABLE AML (Área de Medicina Laboral), conformada por: Médico Laboral Psicólogo - administrativo DEFINICIONES Accidente de Trabajo: Es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte (Ley 1562/2012, art. 3 ). Auto-reporte de condiciones de trabajo y salud: Proceso mediante el cual el trabajador o contratista reporta por escrito al empleador o contratante las condiciones adversas seguridad y salud que identifica en su lugar de trabajo. Condiciones de Salud: Es el conjunto de variables objetivas y de auto- reporte de condiciones fisiológicas, psicológicas y socioculturales que determinan el perfil socio-demográfico y de morbilidad de la población trabajadora. Condiciones y medio ambiente de trabajo: Son aquellos elementos, o factores que tiene influencia significativa en la generación de riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores.

2 Versión: 1 Fecha: Código: 132-MDS-01 Página: 2 de 13 Enfermedad Laboral: Es la enfermedad contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar (Ley 1562/2012, art. 4 ) Equipo de protección personal: Dispositivo que sirve como medio de protección ante un peligro y que para su funcionamiento requiere de la interacción con otros elementos. Ejemplo: sistema de detección contra caídas. Examen médico ocupacional: Acto médico mediante el cual se interroga y examina a un trabajador, con el fin de monitorear la exposición a factores de riesgo y determinar la existencia de consecuencias en la persona por dicha exposición. Incluye anamnesis, examen físico completo con énfasis en el órgano o sistema blanco, análisis de pruebas clínicas y complementarias, conclusiones y recomendaciones. Exposición a un peligro: Se considera exposición a un peligro, la presencia del mismo en cualquier nivel de intensidad o dosis. Historia Clínica: Es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley (Res. 1995/1999, art. 1 ). Matriz de Elementos de protección personal: Documento que plasma las necesidades de elementos de Protección Personal acorde a los riesgos inherentes a cada uno de los cargos de la organización. Matriz de peligros: Es una herramienta para consignar de forma sistemática la información proveniente del proceso de la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos, la cual debería ser actualizada periódicamente. Perfil del Cargo: Conjunto de demandas físicas, mentales y condiciones específicas, determinadas por el empleador como requisitos para que una persona pueda realizar determinadas funciones o tareas. Profesiograma: Documento que consolida en una forma coherente las características de: perfil del cargo, las evaluaciones médicas y complementarias requeridas, así como la definición de las restricciones Psico-

3 Versión: 1 Fecha: Código: 132-MDS-01 Página: 3 de 13 físicas para el cargo, que obligarían a establecer recomendaciones laborales y el tipo de elementos de protección personal necesarios. Reintegro laboral: Consiste en la actividad de reincorporación del trabajador al desempeño de una actividad laboral, con o sin modificaciones, en condiciones de competitividad, seguridad y confort, después de una incapacidad temporal o ausentismo, así como también actividades de reubicación laboral temporal o definitiva o reconversión de mano de obra. Sistema de vigilancia epidemiológica: Metodología y procedimiento médico administrativo que facilitan el estudio peligros y de los efectos sobre la salud causados por la exposición o factores de riesgo específicos presentes en el trabajo e incluye acciones de prevención y control dirigidos al ambiente laboral y a las personas (aspectos físicos, estilos de vida y trabajo, evaluaciones del ambiente de trabajo). Valoraciones o pruebas complementarias: Son evaluaciones o exámenes clínicos o paraclínicos realizados para complementar un determinado estudien la búsqueda o comprobación de un diagnóstico. POLITICAS GENERALES Acceso a la historia clínica: Podrán acceder a la información contenida en la historia clínica, en los términos previstos en la Ley:1) El usuario.2) El Equipo de Salud.3) Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley.4) Las demás personas determinadas en la ley. El acceso a la historia clínica, se entiende en todos los casos, única y exclusivamente para los fines que de acuerdo con la ley resulten procedentes, debiendo en todo caso, mantenerse la reserva legal (Res. 1995/1999, art. 14 ). Custodia de las historias clínicas ocupacionales: Los médicos especialistas en medicina del trabajo o salud ocupacional que hacen parte del Área Médica laboral del Sistema de gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo de la universidad, tendrán la guarda y custodia de la historia clínica ocupacional y son responsables de garantizar su confidencialidad, conforme lo establece el artículo 16 de la Resolución 2346 de 2007 y de las demás normas que lo modifiquen adicionen o sustituyan. En ningún caso la Universidad Tecnológica de Pereira, podrá tener, conservar o anexar copia de las evaluaciones médicas ocupacionales y de la historia clínica ocupacional del trabajador en la hoja de vida del trabajador. En ésta última se archivará solo el certificado médico ocupacional.

4 Versión: 1 Fecha: Código: 132-MDS-01 Página: 4 de 13 Obligatoriedad del Registro: Los profesionales, técnicos y auxiliares que intervienen directamente en la atención a un usuario, tienen la obligación de registrar sus observaciones, conceptos, decisiones y resultados de las acciones en salud desarrolladas, conforme a las características señaladas en la presente resolución (Res. 1995/1999, art. 4 ). Seguridad del archivo de historias clínicas: El prestador de servicios de salud, debe archivar la historia clínica en un área restringida, con acceso limitado al personal de salud autorizado, conservando las historias clínicas en condiciones que garanticen la integridad física y técnica, sin adulteración o alteración de la información (Res. 1995/1999, art. 16 ). El archivo, seguridad, producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación, disposición, conversión a sistemas de información, tiempo de conservación y disposición final de la historia clínica ocupacional, se regirán por las normas legales vigentes para la historia clínica y los parámetros definidos por el Ministerio de la Protección Social (resolución 1918/2009, artículo 2 Parágrafo). CONTENIDO DE LA EVALUACIÓN MÉDICA La resolución 2346 de 2007 emitida por el Ministerio de la Protección Social establece la información mínima que debe quedar registrada en las diferentes evaluaciones. En su artículo 8º establece que toda evaluación médica ocupacional debe ser firmada por el trabajador y por el médico evaluador, con indicación de los números de registro médico y de la licencia en salud ocupacional, indicando el tipo de evaluación pre-ocupacional, periódica, de egreso o específica, realizada. Tanto en las evaluaciones médicas pre-ocupacionales como las periódicas programadas, se deberán anexar los conceptos sobre restricciones existentes, describiendo cuáles son, ante qué condiciones, funciones, factores o agentes de riesgo se producen, indicando si son temporales o permanentes y las recomendaciones que sean pertinentes.

5 Versión: 1 Fecha: Código: 132-MDS-01 Página: 5 de 13 Actividad Descripción Responsable Citación a exámenes médico ocupacionales Procedimiento del examen médico y registro. El de Seguridad y Salud en el Trabajo, asigna la cita y sube la citación al aplicativo de Gestión documental para que el jefe de gestión del Talento Humano la envíe al aspirante, por lo menos con dos días de anticipación al examen médico. Si el caso lo amerita (Exámenes médicos de: Ingreso, Periódico, Retiro, Aptitud para labores de alto riesgo, cambio de ocupación, y Vigilancia epidemiológica), le adjunta además autorización para los exámenes complementarios y el respectivo formato de consentimiento informado, el cual será diligenciado y firmado por la persona, entregándolo vía correo electrónico al Área Médico laboral, y procediendo a asistir a los exámenes ordenados. 1- Una vez cumplida la evaluación, el médico laboral firma y hace firmar la historia clínica y el certificado médico ocupacional (dos copias) por el evaluado, anotando y explicándole las restricciones existentes y las recomendaciones o condiciones que se requieren para que el trabajador pueda desempeñar la labor. 2- El certificado médico ocupacional se le entrega a la persona evaluada, quién debe presentarlo a Gestión del Talento Humano. 3- Copia del certificado médico ocupacional se anexa a la historia médica ocupacional. 4- La historia clínica reposa en forma virtual en los servidores de la oficina de Gestión de Servicios Informáticos y de Tecnologías de la Comunicación la UTP, bajo los procedimientos establecidos de custodia y seguridad de la información Médico Laboral Médico Laboral Oficina de Gestión de Servicios Informáticos y de Tecnologías de la Comunicación.

6 Versión: 1 Fecha: Código: 132-MDS-01 Página: 6 de 13 Procedimiento de Seguimiento a Certificado Médico de contratistas de Ingreso Laboral 5- También se lleva un archivo físico de historias, donde reposa documentación que no se pueda adjuntar a la historia virtual. 6- Si como resultado de la evaluación médica realizada, se genera diagnóstico de enfermedad común o profesional, que requiera atención, se remite al trabajador a la EPS/ARL respectiva, usando el formato establecido para ello. Y dejando copia del mismo, firmada por el trabajador para su historia clínica 1-La oficina de contratación envía diariamente al Área Médico laboral, copia de los certificados médico ocupacionales de los contratistas. 2- Se hace recepción de estos certificados y los registra en base de datos. 3- Se revisan los certificados y en aquellos casos que cursen con recomendaciones laborales, se citará para evaluación médica, a la cual el trabajador aportará copia de su historia médica ocupacional de ingreso. 4- Se remiten las recomendaciones laborales que se requieran según el caso al trabajador y al jefe inmediato. Define el S.V.E en que se incluye, y establece fechas de seguimiento. 5- Se hace citación para los seguimientos programados vía correo electrónico del trabajador con copia a su jefe inmediato. 1-Se determina la aptitud del trabajador para desempeñar en forma eficiente las labores sin perjuicio de su salud o la de terceros, comparando las demandas del oficio para el cual se desea contratar con sus capacidades físicas y mentales; establecer la existencia de restricciones que ameriten alguna condición sujeta a modificación, e identificar condiciones de salud que, Médico Laboral Oficina contratación administrativo Médico Laboral Médico Laboral. administrativo. administrativo Gestión del talento Humano

7 Versión: 1 Fecha: Código: 132-MDS-01 Página: 7 de 13 de control periódico programado estando presentes en el trabajador, puedan agravarse en desarrollo del trabajo. 2-Solicitud del examen médico de ingreso laboral parte de Gestión del Talento Humano (selección y vinculación), en el formato respectivo de manera virtual 3-La citación se hace como se describe en el ítem Citación a evaluaciones médicas ocupacionales 4-La evaluación médica y registros como se anota en Procedimiento del examen Médico. 1- Monitorea la exposición a peligros e identifica en forma precoz posibles alteraciones temporales, permanentes o agravadas del estado de salud del trabajador, ocasionadas por la labor o por la exposición al medio ambiente de trabajo. Así mismo, para detectar enfermedades de origen común, con el fin de establecer un manejo preventivo. 2-Se realiza la programación de los exámenes periódicos por lo menos cada 2 años, priorizando de acuerdo a los criterios establecidos en los SVE. Estas evaluaciones constan de: examen por el médico Laboral y los complementarios. para cambio de ocupación 3-Cuando en la consulta se identifiquen factores de riesgo psicosocial intralaboral, relacionados con clima laboral se realizará remisión escrita a psicólogo(a) ocupacional de la UTP para atención de este aspecto, previo consentimiento informado del evaluado. 4- La evaluación médica y registros como se anota en Procedimiento del examen Médico. 1-Se procura que el trabajador se mantenga en condiciones de salud física, mental y social acorde con los requerimientos de las nuevas tareas y sin que las condiciones de exposición afecten su salud. En todo

8 Versión: 1 Fecha: Código: 132-MDS-01 Página: 8 de 13 para reincorporación o adaptación laboral. caso, dichas evaluaciones deben responder a lo establecido en el sistema de vigilancia epidemiológica del SG-SST. 2-Gestión del talento humano tramita el cambio de ocupación del trabajador y hace solicitud del examen médico de control periódico para cambio de ocupación al Médico Laboral. 3- La citación se hace como de describe en el ítem, Citación a evaluaciones médicas ocupacionales 4-Cuando en la consulta se identifiquen factores de riesgo psicosocial intralaboral, relacionados con clima laboral se realizará remisión escrita a psicólogo(a) ocupacional de la UTP para atención de este aspecto, previo consentimiento informado del evaluado 5- La evaluación médica y registros como se anota en numeral Procedimiento del examen Médico. 1-Se reincorpora al trabajador al desempeño de una actividad laboral, con o sin modificaciones (reubicación laboral temporal o definitiva o reconversión de mano de obra) en condiciones de competitividad, seguridad y confort, después de una incapacidad temporal o ausentismo. 2- A partir de revisión quincenal del registro de ausentismo por incapacidad médica, se identifica a las personas que han cursado con 15 días o más continuos de incapacidad, quienes se citan a evaluación, mediante preforma de carta, de acuerdo al procedimiento del ítem Citación a evaluaciones médicas ocupacionales. 3-También son evaluadas las personas que presenten carta con recomendaciones laborales expedidas por la EPS o por la ARL con el fin de validarlas y adaptarlas de acuerdo a su labor en la Institución. Gestión del talento humano

9 Versión: 1 Fecha: Código: 132-MDS-01 Página: 9 de La citación se hace como de describe en el ítem Citación a evaluaciones médicas ocupacionales. 5- Una vez se den las recomendaciones laborales, éstas se remiten mediante carta al jefe del funcionario firmada por Jefe de gestión talento Humano. 6- Para la reincorporación laboral del funcionario que ha padecido alteraciones osteomusculares y posterior a su evaluación por médico laboral de UTP, debe acompañarse por Fisioterapeuta para evaluación puesto de trabajo para los ajustes pertinentes. Con control posterior al mes, los 3 y 6 meses Dejando el registro respectivo. 7-Para la reincorporación laboral del funcionario que ha padecido alteraciones psicológicas, y posterior a su evaluación por médico laboral de UTP, debe atenderse por psicología ocupacional, y realizarse análisis de puesto de trabajo para las recomendaciones pertinentes. Con control posterior al mes, a los 3 y 6 meses. Dejando el registro respectivo. 8- A partir de revisión quincenal del registro del programa de Reincorporación laboral, se programan los controles respectivos al mes, a los 3 y 6 meses posteriores a su reincorporación. 9- A partir de estos controles, si se observa evolución satisfactoria, se da de alta del programa. Médico laboral Jefe gestión del Talento Humano Fisioterapeuta (contratista) Psicólogo para trabajo en alturas y espacios confinados (Trabajo alto Riesgo). 10- La evaluación médica y registros como se anota en numeral Procedimiento del examen Médico 1- A partir de requerimiento que haga la dirección del SG-SST. 2- La citación se hace como de describe en el ítem Citación a evaluaciones médicas ocupacionales. Dirección del SG-SST.

10 Versión: 1 Fecha: Código: 132-MDS-01 Página: 10 de 13 Disminuir el riesgo de accidentes de trabajo por caídas de altura o atrapamiento en espacios confinados de las personas expuesta a estos riesgos por solicitud del Funcionario. Identificar la existencia de restricciones que ameriten alguna condición sujeta a modificación, e identificar condiciones de salud que estando presentes en el trabajador, puedan agravarse en desarrollo del trabajo. por solicitud del jefe de Funcionario. 3- La evaluación médica y registros como se anota en Procedimiento del examen Médico 1-Solicitud mediante diligenciamiento de Forma de "Auto reporte de Condiciones de Trabajo y Salud " por parte del funcionario y la envía al correo electrónico seguridadysalud@utp.edu.co 2-Al comunicársele la cita al funcionario se le solicita que aporte al momento de la consulta médica, copia de su historia clínica de EPS de los últimos 5 años. 3- La citación se hace como de describe en el ítem Citación a evaluaciones médicas ocupacionales. 4- La evaluación médica y registros como se anota en Procedimiento del examen Médico 1- Solicitud mediante correo electrónico por parte del jefe de área de trabajo dirigido al auxiliar del S.M.L. 2-Al comunicársele la cita al funcionario se le solicita que aporte al momento de la consulta médica, copia de su historia clínica de EPS de los últimos 5 años. 3- La citación se hace como de describe en el ítem Citación a evaluaciones médicas ocupacionales. Jefe del Funcionario.

11 Versión: 1 Fecha: Código: 132-MDS-01 Página: 11 de 13 Seguimiento Recomendaciones laborales. a Verificar la implementación de las recomendaciones hechas respecto a las condiciones de trabajo, así como del control de actos subestándar. para actividades deportivas de índole competitivo en representación de la UTP Procurar la preservación de la condición psicofísica de las personas que participaran en torneos competitivos deportivos. Manejo de archivo de historias clínicas: 4- La evaluación médica y registros como se anota en Procedimiento del examen Médico 1- A partir de revisión quincenal del Panorama de salud en lo referente a "Recomendaciones laborales" identifica a las personas que han cursado con recomendaciones, las cuales se citan a evaluación mediante preforma de carta. También serán evaluadas las personas que han tenido carta con recomendaciones laborales expedidas por la EPS o por la ARL con el fin de verificar su cumplimiento. Simultáneamente será inspeccionado su puesto de trabajo por profesionales del área de Higiene y Seguridad del SG-SST. 2- La citación se hace como de describe en el ítem Citación a evaluaciones médicas ocupacionales 3- La evaluación médica y registros como se anota en Procedimiento del examen Médico 1-A partir de programación anual de eventos deportivos que le comunique el área de Bienestar Universitario, realiza la programación de las evaluaciones médicas deportivas. 2- La citación se hace como de describe en el ítem Citación a evaluaciones médicas ocupacionales 3- Una vez se evalúa el funcionario se genera certificado de aptitud deportiva, que se le entrega para que lo presente al coordinador del evento 4- La evaluación médica y registros como se anota en Procedimiento del examen Médico 1-El médico laboral hace el registro de la evaluación médica ocupacional en el aplicativo de computador para historias clínicas. Estos registros reposarán en los,

12 Versión: 1 Fecha: Código: 132-MDS-01 Página: 12 de 13 Garantizar la custodia y Seguridad del archivo de historias clínicas, permitiendo el acceso limitado al personal de salud autorizado, conservando las historias clínicas en condiciones que garanticen la integridad física y técnica, sin adulteración o alteración de la información. Tabulación y análisis de Panorama de salud. Verificar el cumplimiento y resultados de los servidores de la oficina de Gestión de Servicios Informáticos y de Tecnologías de la Comunicación de la UTP, bajo los procedimientos de seguridad de la información. El médico laboral de la UTP tiene la responsabilidad por la custodia de la información de las historias clínicas. Y bajo su autorización y supervisión algunos miembros del equipo de Seguridad y salud en el Trabajo, podrán acceder a la información contenida en la historia clínica, en los términos previstos en la Ley. El acceso a la historia clínica, se entiende en todos los casos, única y exclusivamente para los fines que de acuerdo con la ley resulten procedentes, debiendo en todo caso, mantenerse la reserva legal (Res. 1995/1999, articulo. 14 ). 2-El archivo dispone de dos modalidades: a) Archivo en medio magnético o virtual, a partir de registros del médico laboral. b) Archivo físico, en el que reposarán también información de historias clínicas que requieren estar en forma física para facilitar su uso en muchos casos, así como las anotaciones realizadas por otros miembros del equipo de SST. Este archivo cumple con las exigencias gubernamentales en cuanto a su conservación, consulta, custodia, reserva y disposición final de la historia clínica ocupacional. 1-En forma mensual y a partir de los reportes que genera el aplicativo de historias clínicas, el médico laboral realiza el análisis de la información para generar el " Panorama de Salud" respectivo, con sus conclusiones y recomendaciones, acorde con los lineamientos mínimos exigidos por la Resolución 2346/2007. Psicólogo Fisioterapeuta. Psicólogo Fisioterapeuta.

13 Versión: 1 Fecha: Código: 132-MDS-01 Página: 13 de 13 programas de Vigilancia epidemiológica de la salud de los funcionarios acorde con los peligros y riesgos de la Institución. Simultáneamente se genera la información del perfil sociodemográfico de la población atendida, que complementa la información de salud. 2-Además se lleva un tabulado de los resultados de los exámenes complementarios realizados al personal, el cual complementa toda la información del Panorama de salud. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Personal SST Personal Sistema Integral de Gestión Jefe Gestión del Talento Humano