EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTA E.S.P. INFORME DE GESTIÓN DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS. Hugo Alejandro Sánchez Hernández

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1 EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTA E.S.P. INFORME DE GESTIÓN DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Hugo Alejandro Sánchez Hernández Gerente Jurídico Jaime Humberto Mesa Buitrago Director de Contratación y Compras ENERO DE 2013 INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 1

2 EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTA E.S.P. DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS INFORME DE ACTIVIDADES PERÍODO ENERO A DICIEMBRE 2012 INTRODUCCIÓN En el presente informe se describen las principales actividades desarrolladas por parte de la Dirección de Contratación y Compras en el periodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2012, tales como: Asesorar a las áreas usuarias en la preparación de los términos de referencia y condiciones y términos de invitación. Adelantar la revisión de presupuestos para procesos mayores a 400 SMMLV Realizar seguimiento y actualización al plan de contratación de la Empresa Mantener actualizado el Sistema de Avaluó de Infraestructura SAI Adelantar los procesos de contratación y modificaciones a contratos que requiera la Empresa en los términos previstos en el Manual de Contratación. Administrar y actualizar en la página Web de la EAAB ESP, en el link denominado Sistema de Contratación la información de cada proceso de contratación en invitaciones privadas y públicas. Revisar documentación y activar en el registro de proponentes a los interesados en participar en los procesos de contratación de la EAAB ESP. Revisar minutas de contratos, convenios y modificaciones y actas de liquidación Revisar y aprobar las pólizas de contratos y modificaciones contractuales Archivar todos los documentos generados en los procesos de contratación y en los respectivos contratos Atender oportunamente los requerimientos presentados por los diferentes entes de control en materia de contratación. Realizar Seguimiento y mejora al Sistema de Gestión de Calidad del Proceso de Contratación y Compras Entrenar a las áreas en el proceso de contratación en lo relacionado con procesos, formatos y políticas de contratación. Para realizar dichas actividades, la Dirección de Contratación se ha organizado en tres grupos básicos de trabajo así: INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 2

3 GRUPO EJECUCIÓN DE PROCESOS: tiene como principales funciones adelantar el trámite de contratación de las solicitudes radicadas por parte de las diferentes áreas de la Empresa; elabora condiciones y términos de invitación, atiende las solicitudes de aclaraciones a las mismas, consolida y elabora las modificaciones y aclaraciones si a ello hay lugar, evalúa jurídica, financiera, técnica y económicamente las ofertas recibidas, consolida los documentos de evaluación, elabora y consolida las respuestas a las observaciones, así como la aceptación de oferta y los contratos respectivos, lo anterior conforme a la normatividad aplicable y vigente. GRUPO ADQUISICIONES ESTRATÉGICAS: es el encargado de apoyar en el proceso de planificación en la Empresa, administrar el plan de contratación y compras, realizar las revisiones de presupuesto de los procesos de inversión y funcionamiento, función delegada a las áreas a partir del 26 de noviembre de 2012 de acuerdo a lo descrito en la Resolución 730 de 2012 Manual de Contratación y Compras. GRUPO CONTROL LEGAL CONTRATOS: presta apoyo jurídico en los procesos de contratación, modificación, liquidación, cesiones, entre otros, así como de atender los requerimientos realizados por los Entes de Control y partes interesadas. Director Sistema Gestión de la Calidad CyC Grupo de Adquisiciones Estratégicas Grupo de Ejecución de Procesos Grupo Control Legal Contratos Administración catalogo de materiales, Análisis de precios y estudios de mercado Registro de Proponentes Ejecución trámite proceso de contratación Evaluación, Financiera, Técnica y Económica Evaluación Jurídica Aprobación de pólizas Análisis de presupuesto Notificación de Servicios Atención Ventanilla Administración Página web Atención Entes de Control Gestión Documental Cada una de las actividades realizadas por el equipo de contratación, se ciñen a unos procedimientos enmarcados en el Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001 Versión 2008, norma bajo la cual se encuentra certificado el proceso de contratación. INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 3

4 GRUPO EJECUCIÓN DE PROCESOS INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 4

5 A continuación se describe de manera detallada la información sobre los procesos tramitados por el Grupo de Ejecución de Procesos donde se radicaron 1131 procesos por parte de las áreas con corte al 31 de diciembre de 2012, realizando comparativos con los resultados obtenidos durante el año CONSOLIDADO GENERAL DE ESTADO DE PROCESOS ACTIVIDAD AÑO 2011 % AÑO 2012 % CONTRATADO % % DEVUELTO 61 6% 18 2% SUSPENDIDO 2 0% 24 2% TERMINADO 75 7% 47 4% TOTAL % % 47% 53% COMPARATIVO DEL TOTAL DE PROCESOS RADICADOS 53% 47% AÑO 2011 AÑO 2012 INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 5

6 INVITACIÓN DIRECTA No CONTRATOS Nombre de la Gerencia 2011 % $ 2012 % $ No de contrato 1 Presupuesto No de contrato 1 Presupuesto GERENCIA AMBIENTAL 44 6% $ ,2% $ GERENCIA DE TECNOLOGÍA 75 10% $ ,9% $ GERENCIA FINANCIERA 40 5% $ ,6% $ GERENCIA GENERAL 1 0% $ 0 3 0,3% $ GERENCIA GESTIÓN HUMANA % $ ,2% $ GERENCIA JURÍDICA 76 10% $ ,9% $ GERENCIA PLANEAMIENTO 20 3% $ ,6% $ GERENCIA SERVICO AL CLIENTE % $ ,8% $ GERENCIA SISTEMA MAESTRO % $ ,0% $ SECRETARÍA GENERAL 70 9% $ ,3% $ UEL ACUEDUCTO 12 2% $ ,1% $ Total general % $ % $ % - 40% 55% - 60% TOTAL DE CONTRATOS DIRECTOS AÑO COMPARATIVO PRESUPUESTO CONTRATACIÓN DIRECTA % 55% AÑO 2011 AÑO 2012 $ % $ % AÑO 2011 AÑO 2012 INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 6

7 Nombre de la Gerencia CONVENIOS 2011 % $ 2012 % $ No de contrato 1 No de contrato 1 GERENCIA AMBIENTAL 2 17% $ % $ GERENCIA DE TECNOLOGÍA 2 17% $ % $ GERENCIA GENERAL 2 17% $ 0 1 3% $ GERENCIA GESTIÓN HUMANA 2 17% $ % $ GERENCIA SERVICO AL CLIENTE 2 17% $ % $ GERENCIA SISTEMA MAESTRO 2 17% $ % $ SECRETARÍA GENERAL % $ Total general % $ % $ % 40% % NÚMERO DE CONVENIOS AÑOS % AÑO 2011 AÑO 2012 $ , 40% COMPARATIVO PRESUPUESTAL CONVENIOS $ , 60% AÑO 2011 AÑO 2012 INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 7

8 Nombre de la Gerencia INVITACIÓN PÚBLICA Número de contrato % $ Número de contrato % $ GERENCIA AMBIENTAL 1 2% $ GERENCIA DE TECNOLOGÍA 5 10% $ % $ GERENCIA FINANCIERA % $ 0 GERENCIA GESTIÓN HUMANA 2 4% $ % $ GERENCIA SERVICO AL CLIENTE 24 48% $ % $ GERENCIA SISTEMA MAESTRO 14 28% $ % $ SECRETARÍA GENERAL 4 8% $ % $ UEL ACUEDUCTO % $ Total general 50 $ $ % 100% 39% 59% 61% 41% INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 8

9 Presupuesto Contratado PRESUPUESTO Nombre de la Gerencia Valores $ Valores $ GERENCIA AMBIENTAL $ % $ % GERENCIA DE TECNOLOGÍA $ % $ % GERENCIA FINANCIERA $ % $ % GERENCIA GENERAL $ % $ % GERENCIA GESTIÓN HUMANA $ % $ % GERENCIA JURÍDICA $ % $ % GERENCIA PLANEAMIENTO $ % $ % GERENCIA SERVICO AL CLIENTE $ % $ % GERENCIA SISTEMA MAESTRO $ % $ % SECRETARÍA GENERAL $ % $ % UEL ACUEDUCTO $ % $ % Total general $ % $ % 56% 44% PRESUPUESTO EJECUTADO COMPARATIVO $ % $ % AÑO 2011 AÑO 2012 Contratación Invitaciones Públicas y Privadas con total de Oferentes Año 2011 Año 2012 No Procesos No Oferentes No Procesos No Oferentes Públicas Públicas Privadas Privadas 8 16 TOTAL TOTAL INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 9

10 RESUMEN FINAL Y ANÀLISIS DE DATOS PROCESOS AÑO INVITACION DIRECTA CONVENIOS INNVITACIÓN PÚBLICA PROCESOS AÑO INVITACION DIRECTA CONVENIOS INNVITACIÓN PÚBLICA 915 Como aspecto favorable sobre la ejecución en el año 2012 se resalta el incremento en las licitaciones públicas y la celebración de convenios interinstitucionales u otros, que fortalecen la gestión de la Empresa. INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 10

11 En cuanto al aumento en las contrataciones directas, estas obedecen a los nuevos retos que afronta la EAAB como son la retoma de las operaciones comerciales y la gestión en la prestación del servicio de aseo en la ciudad. PRESUPUESTO AÑO 2011 $ $ INVITACION DIRECTA CONVENIOS INNVITACIÓN PÚBLICA $ $ PRESUPUESTO AÑO 2012 $ INVITACION DIRECTA CONVENIOS INNVITACIÓN PÚBLICA $ La ejecución presupuestal disminuyó respecto al año 2011 dado el proceso de armonización presupuestal producto de la implementación de los nuevos lineamientos definidos en el plan de desarrollo Bogotá Humana. INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 11

12 GRUPO DE ADQUISICIONES ESTRATÉGICAS INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 12

13 1. PLAN DE CONTRATACIÓN El Plan de Contratación y Compras para la vigencia 2012 fue aprobado en comité corporativo el 26 de enero de Se remitió en forma mensual a cada Gerencia Corporativa un informe ejecutivo para ilustrar el avance en la ejecución del plan de contratación tanto en funcionamiento como en inversión. Adicionalmente el indicador de cumplimiento del plan de contratación se incluyó en el tablero de control corporativo para conocimiento del Comité de Gerencia. Grupos de contratación eliminados: cuando el Comité Corporativo decide que una actividad de contratación no va a realizarse en una vigencia, se procede a eliminar dicho grupo de contratación. Grupos de contratación recibidos: son los grupos de los cuales se ha descargado solicitudes de contratación por un valor mayor o igual al 90% del valor planificado. Grupos de contratación recibidos parcial: son los grupos de los cuales se ha descargado solicitudes de contratación por un valor inferior al 90% del valor planificado. Grupos de contratación en rezago: son los que presentan hasta dos (2) semanas o menos de atraso en el envío de términos. Grupos de contratación en rezago crítico: son los que presentan tres (3) semanas o más de atraso en el envío de términos. El cumplimiento al Plan de Contratación y Compras 2012 se muestra en las gráficas siguientes: ESTADO GENERAL GRUPOS DE CONTRATACIÓN - FUNCIONAMIENTO RECIBIDO REZAGO CRITICO ELIMINADO RECIBIDO PARCIAL 4% 4% 18% 74% INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 13

14 120% ESTADO GENERAL GRUPOS DE CONTRATACIÓN POR GERENCIA - FUNCIONAMIENTO 100% 100% 97% 80% 78% 67% 73% 81% 69% 74% 60% 40% 20% 42% 8% 3% 46% 53% 43% 5% 12% 0% 5% 4% 0% 0% 0% 0% GERENCIA AMBIENTAL GERENCIA FINANCIERA GERENCIA GESTIÓN HUMANA 1% 28% 3% 23% 1% 2% 5% 0% 0% GERENCIA PLANEAMIENTO 8% 8% 3% RECIBIDO REZAGO CRITICO ELIMINADO RECIBIDO PARCIAL 15% 14% 2% GERENCIA SISTEMA MAESTRO 21% 4% 1% INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 14

15 ESTADO GENERAL DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN - INVERSIÓN RECIBIDO REZAGO CRITICO ELIMINADO RECIBIDO PARCIAL 1% 1% 16% 82% 120% ESTADO GENERAL GRUPOS DE CONTRATACIÓN POR GERENCIA - INVERSIÓN 100% 100% 100% 100% 80% 81% 67% 60% 57% 48% 40% 20% 0% 16% 21% 21% 19% 0% 0% 0% 1% 1% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% GERENCIA AMBIENTAL GERENCIA DE TECNOLOGÍA GERENCIA GESTIÓN HUMANA 14% GERENCIA SERVICO AL CLIENTE 29% 23% GERENCIA SISTEMA MAESTRO 0% UEL ACUEDUCTO 0% GERENCIA PLANEAMIENTO RECIBIDO REZAGO CRITICO ELIMINADO RECIBIDO PARCIAL INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 15

16 2. REVISION DE PRESUPUESTOS Se recibieron en el año 2012 para revisión de presupuesto 129 solicitudes de funcionamiento, las cuales fueron aprobadas en los tiempos determinados por la Dirección. Las áreas utilizaron de una manera más efectiva los precios del Sistema de Avalúo de Infraestructura SAI, herramienta a través de la cual el área de origen genera presupuestos de obras, presupuestos que se cargan y revisan a través del Sistema de Gestión de Infraestructura. Se realizó la revisión de presupuesto de aproximadamente 321 componentes de proyecto de inversión y funcionamiento en el Sistema de Gestión de Infraestructura (SGI), como control de gestión se estableció para el Grupo de Adquisiciones Estratégicas un tiempo máximo de 5 días hábiles para cada revisión de presupuestos. 3. ESTUDIOS DE MERCADO El Grupo de Adquisiciones Estratégicas a través del Analista de Precios y Gestionador de Datos, durante el primer trimestre del año fiscal, establece a través de consulta realizada a la Base de Datos de Proveedores, las firmas a las cuales se debe contactar para obtener los precios de los materiales utilizados efectivamente en la planificación de la vigencia anterior; quien una vez determinados los proveedores, coordina con el Líder de Contratación y Compras el envío de comunicaciones dirigidas a las firmas seleccionadas, solicitando información de los Ítems especificados y definidos por la Empresa, una vez recibidas las listas de precios se ingresan los datos en la Base de Precios Unitarios en la cual se realiza la ponderación de los mismos y posteriormente su cargue a SAP. En el año 2012 se actualizaron los precios de aproximadamente 3520 materiales y se cargaron en el sistema SAP 1218 precios 4. GESTION DE MATERIALES 4.1 GESTION DE PRECIOS Asignación de Precios Fiscales Se realizo el proceso de actualización de precios con el recibo de las listas de precios de los diferentes proveedores, la cual alimenta la base de precios unitarios y los precios del SAI que utilizan todas las ARS para elaborar sus presupuestos. 4.2 CREACION DE MATERIALES Se atendieron 66 solicitudes de servicio para la creación y/o modificación de materiales, dentro de los cuales se crearon y se modificaron 50 materiales. Para un total de materiales creados y/o modificados. INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 16

17 Creación de Materiales ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL *Distribución mensual de creación o modificación de materiales para el año ACUERDOS DE SERVICIO Se revisó y actualizó en SAP la tarifa-hora a cobrar por los diferentes servicios que presta la Dirección de Contratación y Compras a las diferentes Áreas Receptoras de Servicios de la EAAB ESP, con el fin de realizar el costeo de actividades para el Se preparó la información de los servicios a prestar a cada una de las Áreas en cuanto a cantidad por tipo de servicio y su respectiva tarifa, con el fin de proceder a cargar dicha información en el aplicativo implementado en el Administrador Notes que para tal fin se desarrolló por parte de la Gerencia de Planeamiento. Se aprobó el 100% de los acuerdos de servicio. INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 17

18 GRUPO CONTROL LEGAL CONTRATOS INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 18

19 El Grupo Control Legal Contratos presto el soporte jurídico con la calidad y oportunidad requerida, dando así cumplimiento del cien por ciento (100%) a las solicitudes efectuadas por los particulares, los oferentes, los contratistas, el personal de la Dirección de Contratación y Compras y las demás áreas de la Empresa, en las actividades a ellos encomendadas, tales como: Procesos evaluados jurídicamente Modificaciones revisadas jurídicamente Actas de liquidación revisadas Revisión de minutas y pliegos modelo Atención a entes de Control ATENCIÓN REQUERIMIENTOS ENTES DE CONTROL RELACIÓN DE RESPUESTA A LOS REQUERIMIENTOS POR SU ORIGEN. ORIGEN DEL REQUERIMIENTO TOTAL PORCENTAJE Áreas Acueducto ,13% Concejo de Bogotá 9 1,78% Contraloría Distrital 5 0,99% Contraloría General 2 0,39% Fiscalías 2 0,39% Juzgados 6 1,18% Otros ,91% Personería Distrital 10 1,97% Procuraduría General 2 0,39% Veeduría 2 0,39% Informativos 48 9,47% Total general % INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 19

20 REQUERIMIENTOS ATENDIDOS ENTES DE CONTROL POR ORIGEN DEL REQUERIMIENTO Areas Acueducto Concejo de Bogotá Contraloría Distrital Contraloría General Fiscalias Juzgados Otros Personería Distrital Procuraduría General Veeduría Informativos RELACIÓN DE RESPUESTA A LOS REQUERIMIENTOS POR SU DESTINO. DESTINO DEL REQUERIMIENTO TOTAL PORCENTAJE Áreas Acueducto ,45% Concejo de Bogotá 4 0,79% Contraloría Distrital 29 5,72% Contraloría General 2 0,39% Fiscalías 2 0,39% Juzgados 13 2,56% Otros ,91% Personería Distrital 18 3,55% Procuraduría General 6 1,18% Veeduría 2 0,39% Informativos 48 9,47% Total general ,00% INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 20

21 REQUERIMIENTOS ATENDIDOS ENTES DE CONTROL POR DESTINO DEL REQUERIMIENTO Areas Acueducto Concejo de Bogotá Contraloría Distrital Contraloría General Fiscalias Juzgados Otros Personería Distrital Procuraduría General Veeduría Informativos INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 21

22 ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ATENCIÓN DE VISITAS ADMINISTRATIVAS ATENCIÓN DE VISITAS ADMINISTRATIVAS NO. PORCENTAJE ENERO 1 3,70% FEBRERO 2 7,41% MARZO 2 7,41% ABRIL 1 3,70% MAYO 2 7,41% JUNIO 2 7,41% JULIO - 0,00% AGOSTO 1 3,70% SEPTIEMBRE - 0,00% OCTUBRE 4 14,81% NOVIEMBRE 6 22,22% DICIEMBRE 6 22,22% TOTAL ,00% 10-5 VISITAS ADMINISTRATIVAS POR MES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 22

23 ATENCIÓN DE VISITAS ADMINISTRATIVAS NO. PORCENTAJE Personería Distrital 8 29,63% Procuraduría General 1 3,70% Contraloría Distrital 13 48,15% Fiscalias 4 14,81% DIAN 1 3,70% TOTAL % VISITAS ADMINISTRATIVAS POR ORGANISMO DE CONTROL Personería Distrital Procuraduría General Contraloría Distrital Fiscalias DIAN INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 23

24 SISTEMA DE GESTIÒN DE CALIDAD INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 24

25 INDICADORES DE GESTIÒN PERCEPCIÒN CLIENTE INTERNO 4,3 4,25 4,2 4,15 4,1 4,05 4 3,95 3,9 4,26 4,24 4,2 4,18 4,14 4, PERCEPCIÓN ASESORIAS PERCEPCIÓN CONTRATO PERFECCIONADO PERCEPCIÒN CLIENTE EXTERNO INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 25

26 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre 250% 200% 150% 100% 50% 216% 216% 113% 112% 112% 98% 96% 84% 98% 86% 96% 94% 86% 96% 83% 89% 73,88% 50% Oportunidad en la prestación de servicios Costos en la prestación de servicios (Asesorias) Costos en la prestación de servicios (Contrato Perfeccionado) Oportunidad en la actividación del Registro Atención Entes de Control 0% Los resultados de los indicadores de gestión del proceso de contratación durante el año 2012, tuvieron una baja significativa respecto a años anteriores, en razón a la rotación de personal dada en el primer semestre del año INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 26

27 MEJORAMIENTOS IMPLEMENTADOS 1. VERIFICACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE LA BASE DE DATOS DEL REGISTRO DE PROPONENTES EN LA PAGINA WEB Y SAP BENEFICIOS Agiliza la elaboración del certificado de estado de oferentes frente al registro de proponentes de la empresa. Validación de información tanto del sistema como en la documentación Base de datos robusta, segura y confiable 2. IMPLEMENTACIÒN INDICADOR TIEMPOS DE PROCESOS EN SAP BENEFICIOS Información sin errores ya que existe un base robusta. Información verídica y confiable. Agilidad en el tiempo del proceso del calculo del indicador 3. CAMBIO DE LAS CONDICIONES TÉCNICAS EN LAS LICITACIONES BENEFICIOS Pluralidad de Oferentes en las licitaciones Fortalece el principio de la transparencia Nuevos proveedores 4. IMPLEMENTACIÓN EN SAP CONTROL DE TIEMPOS DEL PROCESO BENEFICIOS INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 27

28 Genera alarmas sobre los procesos a punto de vencer por tiempos Proporciona la facilidad de seguimiento y control sobre el proceso Permite realizar la verificación de puntos críticos sobre la ejecución del proceso. 5. CAMBIO OPERATIVO EN LA RADICACION DE PROCESOS EN SAP BENEFICIOS Facilita la radicación de los contratos Optimiza el tiempo de radicación Disminuye los tiempos de ejecución del proceso de manera general INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 28

29 ACUERDOS DE GESTIÒN Las actividades incluidas en los acuerdos de Gestión se cumplieron en su mayoría, quedando pendientes: Modernización de la página web, la cual se encuentra en su fase de entrega y aprobación. Digitalizaciòn de contratos, la cual se encuentra en redefinición de los tipos documentales para la posterior digitalización y cargue en el aplicativo correspondiente. INFORME DE GESTIÓN AÑO 2012 (CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012) 29