Solución de Problemas y Recomendaciones de Operación. Sistema de Gastos de Viaje

Transcripción

1 Solución de Problemas y Recomendaciones de Operación Sistema de Gastos de Viaje

2 Objetivo Orientar al usuario del Sistema de Gastos de Viaje a Resolver sus dudas acerca del funcionamiento de la herramienta y saber con quién dirigirse en caso de un problema y/o error del Sistema.

3 Contenido 1. Recomendaciones 2. Solución de Avisos de error A. Estimado socio, no puede realizar el viaje debido a que no cuenta con o jefe asignado. Favor de verificar con el departamento de Recursos humanos de su área B. No es posible crear una nueva solicitud. Actualmente cuenta con 3 solicitudes abiertas C. No es posible crear una nueva solicitud. No cuenta con un correo válido D. Actualmente tiene una solicitud en Edición, favor de verificar E. Actualmente se encuentra bloqueado debido al siguiente motivo: Se bloquea la cuenta, por exceder el Tope de días de comprobación (15) de la solicitud XXXXXX 3. Cambios de estatus Puedes dar clic en los íconos para ir a la diapositiva indicada

4 Recomendaciones Captura de comprobantes Cómo debo capturar las Propinas, dentro de mis conceptos de DEDUCIBLES, o los NO DECUCIBLES? Si la propina esta visible en la cara de la factura, no es necesario que la incluyas, nosotros haremos la separación entre alimentación y propinas. Si está no se encuentra visible en la factura, pero sabes que dejaste propina, lo debes incluir en los No Deducibles. Cuando estoy capturando propinas ND me pide factura y RFC, Debo de poner la factura de donde se genero esa propina? Cuando capturas conceptos NO DEDICIBLES el número de factura y el RFC no de los pedirá como campos obligatorios. Cuando capturas conceptos DEDUCIBLES, te pedirá dichos datos, pero de acuerdo a lo que te comente en el primer punto, no es necesario que captures la propina porque está incluida en la factura y nosotros haremos la separación entre alimentos y propinas

5 Recomendaciones Si la fecha que tiene la factura de los boletos de avión por parte de BCD es antes del viaje Qué fecha le pongo para que me lo admita el sistema? Debes dejar los documentos con la información como se manda por parte de BCD, solo agrega un comentario, en la parte de observaciones, mencionando que en esa fecha fue cuando se realizó la compra del boleto de avión Cuando capturo los comprobantes con el campo RFC obligatorio, Cuál RFC debo capturar, al que me facturan de FSE? No, cuando el sistema pide el RFC, se debe capturar el RFC del Negocio/Proveedor donde se hizo la consumo. De los documentos que me envía BCD Travel, Qué información debo capturar? BCD Travel, normalmente envía 4 documentos como parte de la comprobación del su servicio de los cuales se debe capturar el concepto BOLETO AVION y CARGO POR SERVICIO, los documentos que envía son: 1. ET- ELECTRONIC TICKET- de este documento es de donde se debe tomar el importe total para el tipo de gasto Boleto avión, ya que este es el documento valido Fiscalmente 2. OS- ITINERARIO/ORDEN DE SERVICIO, este documento es una referencia de todos los movimientos que se hicieron con BCD Travel y nos muestra todos los cargos hechos a la tarjeta por concepto del viaje 3. CFD- Es la representación grafica del documento XML del cargo por servicio 4. Documento «.xml» este documento es el que se debe cargar al SGV como comprobante del Cargo por servicio que BCD travel hizo. No se debe Capturar el TUA como otro concepto en el reporte de gastos, ese concepto será desglosado del total capturado por boleto de avión Ayuda visual

6 Recomendaciones Como capturo mi concepto de Hospedaje Nacional, ya que cuando lo capturo me pide un Hotel que este dentro del convenio El campo, «HOTEL» es un campo que va mostrando las opciones de los Hoteles conforme se va capturando y una vez que se identifica cual fue el hotel en el que se hospedaron se debe elegir de la lista En caso de que el hotel no pertenezca al listado de hoteles, se deberá seleccionar la opción de «OTRO» la cual nos permitirá escribir en texto libre, el hotel de estadía Asegúrate de haber seleccionado la opción «Otro» del listado predefinido por el sistema Nombre Hotel Contenido

7 Recomendaciones Realice mi viaje, pero resulta que no INICIARÁ y/o TERMINARÁ el día que esperaba, Como puedo actualizar la información de mi viaje? El sistema les permitirá ajustar las fechas de su viaje en un rango de MAS/MENOS 7 días de INICIO y TERMINO del mismo para eso tienen que entrar al SGV y actualizar la información de su viaje, como se muestra a continuacion 1 Se debe ingresar a la solicitud, dando «clic» sobre el numero de la solicitud Una vez que se ingresa, al pie de la pantalla aparecerá la opción «Modificar Fechas» sobre la cual se debe dar «clic» 2 Sobre la ventana de modificar fechas, se deberá dar «clic» sobre el la opción editar (3), lo cual nos mostrará las fechas en los campos FECHA INCIO Y FECHA FIN(4), donde se podrán modificar las fechas más/menos 7 días hábiles de acuerdo a los cambios que haya sufrido el viaje y una vez que se hayan modificado, se debe dar «clic» sobre la opción actualizar (5)

8 Recomendaciones Que debo de hacer cuando el sistema de GV no me deja crear una nueva Solicitud porque dice que tengo una solicitud en edición? Cuando esto sucede es porque en algún momento el viajero entró a crear una nueva solicitud y no termino capturarla, por lo que el sistema la guardó como si fuera un borrador y se deberá de concluir Para concluir con esa solicitud en edición, se debe dar clic sobre la celda en blanco que aparece bajo la columna solicitud en el renglón de la solicitud en edición Esto te llevara de nuevo a la pantalla de NUEVA SOLICITUD donde se podrá concluir con la captura del viaje

9 1. Solución de Avisos de error. Aviso C Aviso Problema: El usuario no tiene asignado algún correo electrónico donde se le pueda notificar de sus viaje y sus avisos o incidencias; no podrá viajar Solución: Comunicarse con Irma Niño Cano irma.nino@fl.com.mx ella es la encargada de la información del socio de RH. Es necesario actualizar la información de Correo electrónico en el Sistema de RH Contenido

10 1. Solución de Avisos de error. Aviso D Aviso Problema: Existe una solicitud en estatus Edición y no va a permitir hacer una nueva solicitud hasta que no se elimine o se termine de capturar la misma. Solución: Dar clic en la solicitud en Edición para terminarla o eliminarla (como se muestra en el gráfico) Contenido

11 1. Solución de Avisos de error. Aviso E Aviso Problema: Por motivos de control, en el Sistema de Gastos de Viaje se tienen que cerrar las solicitudes en máximo 15 días. Después de este tiempo se bloqueará la cuenta y se notificará al Jefe Directo Solución: Es importante tener la disciplina de enviar lo antes posible los comprobantes del viaje, tomando en cuenta que al enviar los documentos podemos vernos afectados por tiempos de traslado de los documentos y/o algún otro factor como incidencias o autorizaciones pendientes. Una vez que se bloquea la cuenta por esta razón, el usuario tendrá que esperar a que sus comprobantes estén en CSC para su validación. Contenido

12 3. Cambio de Estatus Estatus Información de cambios de estatus Estatus Descripción Responsable En este estado, la solicitud deberá terminarse, o bien, eliminarse para poder Edición Viajero hacer una nueva Solicitud Creada Esta solicitud ya fue creada y está en espera de la Cave de Viaje. La clave de viaje se genera automáticamente y estará disponible aproximadamente 1 hora después de que se generó la solicitud. Sistema Autorización de Jefe Esta solicitud está en espera de autorización por su jefe directo Jefe Directo Rechazo por Jefe Esta solicitud fue rechazada por su jefe directo y el sistema avisa a viajero que debe modificar solicitud Viajero En espera de regreso de viaje Comprobantes sin registrar Comprende desde que se genera la clave SAP hasta que regresa del viaje el usuario El viaje ya terminó y es necesario comprobar el viaje en el sistema y mandar los comprobantes físicos (los que apliquen) a CSC N/A Viajero

13 3. Cambio de Estatus Estatus Descripción Responsable Comprobantes enviados a CSC Comprobantes enviados a CSC (incidencia) Los comprobantes fueron enviados a CSC y están a la espera de ser recibidos. Es importante considerar los tiempos de entrega de paquetería o valija interna para no verse retrasados en este estatus Los comprobantes fueron recibidos por CSC pero se ha detectado una incidencia que se hace de conocimiento del viajero Viajero Viajero Recibida en CSC En Validación (Documentos / fiscal) En Validación (Documentos Incompleta) Socio En Validación (Documentos Incompleta) CSC Generación de Clave Manual Los comprobantes fueron recibidos por CSC y están a la espera de ser validados. El mismo día que son recibidos se actualiza el estatus. CSC cuenta con 5 días hábiles para el cierre de la solicitud Los comrpobantes fueron recibidos por CSC y los comprobantes físicos fueron están siendo validados fiscalmente Cuando se le reportó al viajero que tiene una incidencia por documentación Viajero Es cuando el viajero contesta la incidencia por documentación Aplica para las unidades en donde se genera manualmente la clave de viaje. En este caso está en espera de generarse CSC CSC CSC CSC En Validación (Políticas) El personal de Gastos de Viaje está validando las políticas del viaje. CSC En Validación (Aprobación de Jefe) En Validación (Ajuste Final) Se encontró alguna incidencia en la validación y está en espera de validar por parte del Jefe Directo El personal de Gastos de Viaje están validando las políticas del viaje. Es cuando la solicitud ya se aprobo o rechazo por el jefe y el personal del CSC hara los ajustes finales para cierre Jefe Directo CSC

14 3. Cambio de Estatus Estatus Descripción Responsable Enviada a SAP Es cuando la solicitud ha sido comprobada, validada, no tiene saldos pendientes y se ha enviado la infromación a SAP para su regsitro en este sistema. Sistema Incidencia por desglose Cuando al viajero le falta el documento que ampare el depósito sobrante del CSC anticipo recibido Cancelada Solicitud Bloqueada Es cuando la solicitud has sido cancelada debido a que el Jefe Directo ha dado clic en "cancelar" al momento de la autorización del viaje. Es cuando en la generación de Clave SAP no se pudo generar el número de clave SAP por algún error N/A Gastos de Viaje Solicitud Cerrada Es cuando la solicitud ha sido comprobada, validada, no tiene saldos pendientes y ha sido registrada en SAP. En este caso el proceso de gastos de viaje a concluído exitosamente N/A Boleto Pendiente SAP Es cuando determinado viajero está pendiente por reportar un boleto en SAP. Viajero / Unidad de Negocio En Validación (Desglose) Socio Cuando se le reportó al viajero que tiene una incidencia por desglose, por alguna modificación de importe el algún gasto del socio resulta con saldo en Viajero contra por depositar. En Validación (Desglose) CSC Es cuando el viajero contesta la incidencia por desglose CSC Error enviadas a SAP Es el tiempo que se tarda en correr por la configuración del mandante (minutos) el Winshuttle posterior corre el robot y cambiara a estatus cerrada automaticamente Sistema Contenido

15 Ayuda visual Electronic Ticket Tipo de Gasto: BOLETO AVION / BOLETO AVION PAGADO POR VIAJERO No. Factura RFC Importe