GUIA RAPIDA INTELISIS 2800

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1 GUIA RAPIDA 2800 Intélisis México, D. F. Tehuantepec No. 118 Col. Roma Sur, C.P México, D.F. Contáctanos Tel.: + 52 (55) Fax: + 52 (55) Knowledge Management Contácto Ing. Carlos Israel Villanueva Quevedo cvillanueva@intelisis.com.mx Wb Site Departamento de Documentación y Procesos 2006

2 GUIA RAPIDA CUENTAS POR COBRAR Versión 2800 Edición 01 Departamento de Documentación y Procesos 2006

3 Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión 2800 Fecha de Emisión 26 / Enero / 2006 Compiló Ing. Carlos I. Villanueva Quevedo Departamento de Documentación y Procesos 2006

4 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 INDICE I. INTRODUCCION Objetivo... 6 II. ESTRUCTURA DEL ERP Movimientos del módulo... 6 III. PANTALLA DE CAPTURA Barras de menú y herramientas Menú Archivo Menú Edición Menú Ver Carpeta Datos Generales Detalle Carpeta Comentarios... 6 V. MOVIMIENTOS PARA CUENTAS POR COBRAR... 6 Ruta de Acceso Ajuste Funcionalidad Afectación del Movimiento Factura Funcionalidad Afectación del Movimiento Factura Anticipo Funcionalidad Afectación del Movimiento Anticipo Saldo Funcionalidad Afectación del Movimiento Anticipo Factura Funcionalidad Afectación del Movimiento Cobro Funcionalidad Afectación del Movimiento Cobro Posfechado Funcionalidad Tipo Documento: Nota de Crédito Nota Crédito Funcionalidad Afectación del movimiento Nota Cargo Funcionalidad Afectación del Movimiento Préstamo Funcionalidad Afectación del Movimiento Cheque Devuelto Funcionalidad... 6

5 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de Afectación del Movimiento Forward Venta Funcionalidad Afectación del Movimiento Forward por Cobrar Funcionalidad Afectación del Movimiento Factura Seguro Funcionalidad Afectación del Movimiento Endoso Funcionalidad Afectación del Movimiento Endoso a Favor Funcionalidad Afectación del Movimiento Documento Funcionalidad Afectación del Movimiento Documento Anticipo Funcionalidad Afectación del Movimiento Aplicación Afectación del Movimiento Aplicación Saldo Afectación del Movimiento Devolución Funcionalidad Afectación del Movimiento Devolución Saldo Funcionalidad Afectación del Movimiento Ajuste Funcionalidad Afectación del Movimiento... 6 Al afectar el movimiento Ajuste cambia a estatus Concluido Ajuste Saldo Funcionalidad Afectación del Movimiento Ajuste Redondeo Funcionalidad Afectación del Movimiento eevaluación Funcionalidad Afectación del Movimiento Neteo Funcionalidad Afectación del Movimiento Venta Vales... 6

6 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de Funcionalidad Afectación del Movimiento Obsequio Vales Funcionalidad Afectación del Movimiento Aplicación Vales Funcionalidad Afectación del Movimiento... 6 V. REPORTES Ruta de acceso Funcionalidad Pantalla del Reporte Reporte de Saldo Reportes Pendientes Reporte Estados de Cuenta Reporte Antigüedad de Saldos Reporte Antigüedad de Saldos Normal Reporte Antigüedad de Saldos Posfechados Reporte Pronóstico de Cobranza Reporte Concentrado Diario Reporte Acumulado Reporte Auxiliares Reporte Auxiliar Desglosado Reporte Auxiliar Desglosado por Día Reporte Auxiliar Concentrado Reporte Movimientos Por Corte Reporte por Corte Antigüedad de Saldos Normal y posfechado Reporte General de Movimientos Reporte Diario de Movimientos Reporte Intereses No cobrados... 6 VI EXPLORADORES Explorador Saldos Explorador Pendientes Explorador Cobranza Explorador Por Aplicación Explorador Saldo a Favor... 6 VII HERRAMIENTAS Documentación Automática Conversión Moneda Crédito Pendientes Aplicación Automática Eliminar Saldos Menores de Clientes Ajuste Redondeo Tasas Bloquear / Desbloquear Reasignar Cobrador Fusionar Cuentas por Cobrar Reevaluar Cuenta por Cobrar Netear... 6

7 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 ANEXO 1 Flujos de Movimientos... 6

8 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 I. INTRODUCCION El Módulo de Cuentas por cobrar se utiliza para el registro y control de las operaciones correspondientes al cobro de los productos y/o servicios que manufactura, distribuye o presta una empresa. Entre las ventajas que proporciona el módulo de Cuentas por Cobrar están: Manejo fácil y seguro del las transacciones de Cobro de los movimientos deudores. Administra la operación de los movimientos que generan ingresos a la empresa y no están saldados. Control de ingresos y Conocimiento de las características de cada uno de ellos. Control y seguimiento de deudas de los clientes y proveedores (Internos y externos). Facilita la generación de la cobranza con la detección de clientes morosos Control de saldos a través de fechas, sobre cargos, descuentos, e intereses. Controla las cuentas por cobrar y las devoluciones generadas por área, sucursales o empresas. Facilita la consulta rápida de los movimientos que involucran las cuentas por cobrar a través de reportes específicos, los cuales reflejan el comportamiento diario de esta actividad. Permite transportar datos a Excel y Acrobat. Cuentas por Cobrar se integra por movimientos los cuales reciben datos directa e indirectamente para generar información confiable, la cual permite actualizar el saldo del cliente para obtener la conexión contable requerida al módulo de contabilidad directamente. Los datos de entrada serán aquellos que provienen de varios módulos como lo es entre otros el de ventas con los movimientos tipo factura, requisición, nota, especificando una condición de pago/cobro a determinado tiempo, cuyo concepto será identificado como cuenta por cobrar, generando una afectación en el Módulo de Cuentas por Cobrar respectivamente. 1. Objetivo Registrar y controlar los movimientos de cuentas por cobrar, desde la generación del cargo por concepto de ventas, servicios, préstamos o movimientos que requieran recuperación de cartera hasta la vinculación del cobro con tesorería y contabilidad.

9 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 II. ESTRUCTURA DEL ERP Imagen Pantalla Principal Intélisis La estructura del ERP esta dada por Cuentas, Módulos y Movimientos. Cuentas: Se refiere a los diferentes catálogos de información con los que cuenta Intélisis. P. ej. Artículos, Personal, Proveedores, etc. Módulos: Son las diferentes áreas que conforman una empresa y que controlan una serie de operaciones vitales e interrelacionadas. P. ej. Ventas, Inventarios, Compras, Cuentas por Pagar, Recursos Humanos, etc. Movimientos: Son las operaciones que realizan los módulos. P. ej. Pedido, Factura, Transferencia, Gasto, etc. 1. Movimientos del módulo Ajuste Cobro Posfechado Faltante Caja Ajuste Redondeo Contra Recibo Forward por Cobrar Ajuste Saldo Conversión Cargo Forward Venta Amortización Conversión Crédito Gasto Anticipo Devolución Intento Cobro Anticipo Factura Devolución Anticipo Intereses Anticipo Saldo Devolución Gasto Intereses Vencidos Aplicación Devolución Saldo Neteo Aplicación N/Cargo Devolución Suntuario Nota Cargo Aplicación Nomina Devolución Vales Nota Crédito Aplicación Saldo Documento Obsequio Vales Aplicación Vales Documento Anticipo Préstamo Aumento Capital Endoso Presupuesto Cancelación Nomina Endoso a Favor Reasignación Capitalización Estadística Reevaluación Cheque Devuelto Factura Reevaluación Crédito Cobro Factura Anticipo Solicitud Cheque Cobro Nomina Factura Mostrador Solicitud Deposito Factura Seguro Venta Vales

10 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 III. PANTALLA DE CAPTURA Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / hacer clic en Procesos Paso 2 Seleccionar el Módulo de Cuentas por Cobrar Paso 3 Presionar el botón Nuevo en el Tablero de Control. La pantalla de captura de los Movimientos está integrada por carpetas y se dividen en dos partes, la parte del Encabezado y el Detalle. Imagen Pantalla Principal Cuentas por Cobrar La pantalla deberá llenarse con la información requerida para la realización de los movimientos, introduciendo los datos necesarios en los campos y en las carpetas correspondientes de acuerdo a las necesidades de operación.

11 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de Barras de menú y herramientas Por omisión la Barra del Menú y la Barra de Herramientas se despliegan en la parte superior de la pantalla de captura, la barra de herramientas contiene los iconos para acceder rápidamente a algunas opciones de los menús. A continuación de se hace una descripción de los menús y sus opciones. 1.1 Menú Archivo Imagen Menú Archivo A continuación se describe brevemente el uso de cada opción del menú: OPCION Nuevo Copiar Copiar en Meses TECLAS RÁPIDAS Ctrl+N Mayús+F11 DESCRIPCION Esta opción se permite capturar un nuevo movimiento. Esta opción le permite copiar los datos de un movimiento registrado hacia un movimiento nuevo, la diferencia es que al afectarlo el sistema le asigna un consecutivo diferente del movimiento original, tratándolo como un movimiento diferente. Esta opción se utiliza para copiar aquellos movimientos generados que de antemano sabe se repetirán el mes o meses siguientes después de su emisión, y funciona de la siguiente manera:

12 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 OPCION TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCION 1. Una vez seleccionada esta opción dentro de un movimiento, se abre la siguiente pantalla. Imagen Ventana Copiar en meses 2. En la ventana Copiar en Meses establece el periodo en el cual se sabe se repetirá el movimiento y selecciona Generar o Generar y Afectar. Se recomienda solo presionar el botón generar, ya que esto le permitirá abrir el movimiento y editarlo. Si presiona Generar y Afectar es posible que después no pueda editar el movimiento. 3. Después de presionar en Generar es posible que se presente una ventana para confirmar la ejecución de copiar en meses y después se abrirá la ventana Información indicándote la cantidad de movimientos generados, los cuales corresponderán al número de meses existentes entre el periodo establecido. Abrir Localizar Ctrl+A Mayús+F3 Imagen Ventana Información 4. Los movimientos generados solo podrán afectarse hasta que se llegue la fecha en que deberán emitirse. Despliega el tablero de control para que elija el movimiento que desee abrir para continuar su flujo, revisarlo o concluirlo. Esta opción permite localizar movimientos utilizando un valor de búsqueda. (Para más detalles ver punto 1.2

13 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 OPCION TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCION Área de movimientos realizados de este manual). Guardar Cambios Ctrl+G Guarda todos los cambios que se hayan efectuado en la pantalla de captura. Permite capturar el personal que esta involucrado en el movimiento. Personal involucrado Evaluaciones Propiedades Imprimir Presentación Preliminar Plantillas Office Ctrl+P Alt+F11 Ctrl+F11 Imagen Ventana Personal involucrado Muestra la pantalla de evaluaciones del movimiento, donde se permite consultar las realizadas o hacer nuevas evaluaciones. Esta opción muestra la pantalla con las propiedades de un movimiento. (Para más detalles ver punto 1.2 Área de movimientos realizados de este manual). Abre el cuadro de diálogo Imprimir que permite editar las opciones de configuración de la(s) impresora(s) instaladas. Muestra una vista previa del movimiento que tenga abierto. Permite utilizar plantillas (contratos, facturas) realizadas en las aplicaciones de Microsoft Office con los datos generados por Intélisis. Imagen Ventana Plantillas Office

14 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 OPCION TECLAS RAPIDAS DESCRIPCION Esta nueva funcionalidad permite manejar plantillas de Microsoft InfoPath desde intelisis, abrir la aplicación Microsoft InfoPath, guardar plantillas, rellenar formularios, así como asociar las plantillas a un movimiento. Aquí se puede hacer una asignación de uno o varios formularios a un tipo de movimiento, al asignarle los formularios correspondientes al movimiento. Formas Alt+F10 Cada movimiento puede guardar su propia información, y funciona de manera similar a los anexos, puede ser una forma de captura extra del sistema, pero asociada a un movimiento. El formulario de Info Path debe ser diseñado por el usuario a sus necesidades, y debe estar en un directorio compartido donde se haya publicado la plantilla InfoPath. Esta opción le hace una revisión completa del movimiento que este realizando antes de afectarlo y de existir algún problema se le comunicara por medio de una ventana de Información. Verificar Situación Sucursal Ctrl+F12 Ctrl+U Imagen Ventana Información Si un movimiento presenta el requerimiento de una autorización, el usuario con privilegios suficientes deberá elegir esta opción para abrir la ventana situaciones y proceder a la validación del movimiento. Las situaciones frenan el flujo de una operación lo que hacen es requerir la validación de un usuario en específico para poder continuar con el flujo del movimiento. Esta opción despliega la siguiente ventana donde se podrá realizar el cambio de sucursal aplicada a un movimiento generado, siempre y cuando no haya sido concluido.

15 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 Imagen Pantalla Cambiar sucursal Afectar F12 Afecta el movimiento que se este generando y lo cambia de estatus automáticamente. Esta opción permite asignarle un consecutivo al movimiento antes de afectarlo. Asignar consecutivo Imagen Ventana Información Eliminar Cancelar Cerrar 1.2 Menú Edición Alt+F4 Esta opción permite eliminar del sistema aquellos movimientos que han sido capturados pero que no fueron afectados. Los movimientos afectados no podrán eliminarse, en este caso se deberá elegir la opción Cancelar. Cuando este habilitada esta opción se podrán cancelar los movimientos. Al cancelarse el movimiento se marcará automáticamente con el icono anteponiéndose al inicio del nombre de dicho movimiento, lo cual se puede ver en la pantalla del Tablero de control. Esta opción cerrara automáticamente la pantalla de captura del módulo correspondiente.

16 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 Imagen Menú Edición OPCION TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCIÓN Despliega la siguiente pantalla que permite editar ciertos campos aun cuando el movimiento ya haya sido afectado. Campos Campos Extras Ctrl+1 Imagen Ventana Campos En esta versión se pueden agregar campos extra a las cuentas y movimientos sin necesidad de utilizar Intélisis SDK o que los haga el área de desarrollo. En esta opción se capturan los campos que se configuraron para el movimiento, y que se encuentran agrupados en carpetas de acuerdo a los grupos que se dieron de alta.

17 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 OPCION TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCIÓN Si un campo no se captura y es requerido entonces el sistema mandará el siguiente mensaje "El campo X del Grupo Y es requerido". Si se tiene alguna validación (creada al configurar el campo extra), de acuerdo a los datos y la validación, el sistema mandará el mensaje "Dato Incorrecto". Imagen Ventana Campos Extras Tareas Anexos Control+T F4 Permite agregar actividades necesarias para llevar a cabo un movimiento. Sirven para incluir a los movimientos referencias, comentarios, imágenes, archivos, o direcciones de internet, Esta funcionalidad permite digitalizar (mediante un scanner), formatos de gastos, como son, recibos de teléfono, luz, renta, etc. que le permitan al usuario consultar todo tipo de anexos que se quieran registrar que intervengan en los Gastos. Para registrar un anexo, se utiliza el icono y se capturan los campos que aparecen en pantalla, al seleccionar la pestaña Detalles.

18 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 OPCION TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCIÓN Imagen Ventana Editar Anexos Se verifica la pestaña Lista y aparece el tipo seleccionado y el nombre. Dé clic en el botón Guardar y cerrar para generar el archivo anexo. Agregar evento CTRL+E Imagen Ventana Anexos Agrega un evento al movimiento, se adicionan los comentarios relativos a este.

19 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 OPCION TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCIÓN Imagen Agregar Evento Vales CTRL+L Asigna Vales al Movimiento. Se registra el porcentaje de impuesto a aplicar de acuerdo a la zona económica que corresponda. Importe con impuestos CTRL+F6 Imagen Importe impuestos incluidos Asistente aplicación F7 Se habilita cuando se genera un movimiento de Aplicación, ayuda a hacer el pago de acuerdo a las posibilidades de la empresa, sin cubrir el monto total a pagar, el cual va disminuyendo del monto total a pagar. Al Aceptar estos movimientos aparecen en el movimiento aplicar para ser afectados. Imagen - Asistente Aplicaciones Anticipos CTRL+ALT+ F7 Se aplican Anticipos en caso de existir.

20 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de Menú Ver Imagen Menú Ver OPCION Anterior Siguiente Información del Cliente TECLAS RAPIDAS Ctrl+, Ctrl+. Ctrl+I DESCRIPCION Muestra el movimiento que se haya generado antes de darle la opción de afectar. Por ejemplo: si en el movimiento Solicitud, se indicó la opción afectar, y de las opciones que aparecen en la pantalla se seleccionó Anticipo, al indicar Anterior, aparece el movimiento Solicitud. Muestra el movimiento que se haya generado después de darle la opción de afectar. Muestra en forma detallada la información que se haya registrado en la cuenta del Cliente. Este campo se habilita al momento de seleccionar un Cliente en el Movimiento.

21 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 OPCION TECLAS RAPIDAS DESCRIPCION Imagen 40 Ventana Información del Cliente Indica la manera como esta registrada la cuenta, algunos de los datos son: Moneda, Saldo, Saldo concluido, Por conciliar. Información de la Cuenta Mayús + Ctrl + I Información del proyecto Imagen 41 Ventana Información de la Cuenta Le permite conocer al usuario los datos registrados en Cuentas / Proyectos, los cuales son el nombre, la descripción, la categoría, fechas de inicio y de fin y el estatus.

22 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 OPCION TECLAS RAPIDAS DESCRIPCION Imagen Ventana Información del Proyecto El icono permite incluir datos, e información referente al movimiento que se desee anexar para ser tomada en cuenta. Despliega un listado de todos los Depósitos Anticipados pendientes de aplicar. Depósitos Anticipados Pendientes Tiempos Imagen Depósitos Anticipados Pendientes Esta opción muestra la siguiente pantalla con el tiempo que utiliza un usuario determinado en generar un movimiento.

23 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 OPCION TECLAS RAPIDAS DESCRIPCION Imagen Ventana Tiempos Es una pantalla informativa que permite conocer las políticas que se hayan definido en la configuración para Conceptos, Tipos de Movimientos, Cuentas. Política Movimiento CTRL+O Imagen Ventana Políticas Es una pantalla informativa que permite conocer las políticas que se hayan definido en la configuración para Conceptos, Tipos de Movimientos, Cuentas. Política Concepto CTRL+O Bitácora CTRL+B Imagen Ventana Políticas Se despliega un cuadro de texto en donde se puede generar una Bitácora de información sobre los cargos generados y aspectos relativos a ella. Imagen Bitácora del movimiento

24 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 OPCION TECLAS RAPIDAS DESCRIPCION Muestra todo el flujo de un proceso en el cual esta involucrado un movimiento en cuestión. En otras palabras describe los movimientos origen y/o destino generados del mismo. Posición del movimiento Imagen Ventana Posición del movimiento Nota: Algunas de las opciones de los diferentes menús antes descritas podrán no estar habilitadas para seleccionarse, esto puede deberse a la configuración del sistema o del usuario que no tenga los atributos para utilizarlas, del movimiento que se este ejecutando o del estatus en que se encuentre este.

25 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de Carpeta Datos Generales Imagen Pantalla Captura Datos Generales Los campos que presenta esta pestaña en el encabezado son: NOMBRE Movimiento Proyecto UEN Moneda Fecha emisión Cliente Sucursal Cliente DESCRIPCIÖN Campo que indica el movimiento a realizar dentro del modulo correspondiente. Campo para seleccionar el proyecto que está relacionado al movimiento o las personas que se están contratando. La Unidad Estratégica de Negocios es un clasificador el cual ayuda a dividir a una empresa en áreas, departamentos, zonas, etc. de acuerdo a criterios de una planeación estratégica. Establece el tipo de moneda con la que se realizara el movimiento. Indica la fecha en que se origino el movimiento, generalmente aparece automáticamente la fecha local o del Servidor Indica la persona física o moral implicada en el movimiento. Selecciona la sucursal del cliente.

26 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 NOMBRE Importe Concepto Referencia Observaciones Saldo Cliente DESCRIPCIÖN Registra el importe en número de la operación. Para un mayor control, se selecciona la tarea por la que se origina el gasto. Registra la clave o código de identificación del movimiento. Son anotaciones estándar que se podrán agregar a los movimientos. El sistema muestra por omisión el saldo actual del cliente. 2.1 Detalle Este módulo de manera general no presenta campos en el área de detalles, sin embargo, en la mayoría de los movimientos existe una casilla de verificación que habilita el área de detalle para la aplicación manual de las cuentas por cobrar. Cuando se encuentra activada los campos que presenta esta sección son: 2.2 Carpeta Comentarios Imagen Pantalla Captura Comentarios

27 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 Los campos que presenta esta pestaña son: NOMBRE Comentarios Nota VIN DESCRIPCION Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información complementaria referente al movimiento para el mejor entendimiento del mismo. Advertencia, explicación ó comentario adicional. Permite asignar VIN (vehicle identification number) al movimiento, en caso de que aplique.

28 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 V. MOVIMIENTOS PARA CUENTAS POR COBRAR A continuación se detalla la funcionalidad de los movimientos a realizar en este módulo. Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Procesos Paso 2 Paso 3 Seleccionar el Módulo de Cuentas por Cobrar En la pantalla <Tablero de Control Cuentas por Cobrar> presione el botón Nuevo, después seleccione en el campo Movimiento el movimiento a realizar. NOTA: Se debe considerar que la ruta de acceso es igual para cada uno de ellos. 6.1 Ajuste Funcionalidad Este tipo de movimiento permite modificar el saldo de las cuentas por cobrar del cliente, disminuyendo o aumentando las mismas, se puede aplicar en forma automática o a varias a su vez de manera específica dependiendo de las necesidades del usuario Afectación del Movimiento Este movimiento es fácil de realizar y aplicar: se indica el tipo de movimiento y al cliente a quien se aplicará el ajuste, se captura la cantidad acordada la cual descontará del importe del la cuenta por cobrar correspondiente; en el caso de ser directamente, se deberá deshabilitar el campo de aplicación manual, con la finalidad de que el sistema aplique esta acción a la factura más antigua; de lo contrario se podrá seleccionar aquella cuenta por cobrar que se desea en el detalle de la pantalla, previamente habiendo nuevamente habilitado el campo Aplicación Manual. Revisando previamente los datos para su correcto registro se afecta el movimiento y automáticamente se realiza el registro y aplicación del mismo a las cuenta por cobrar del cliente, disminuyendo su saldo total y especifico, así como concluyendo el movimiento. 6.2 Factura 6.2.1Funcionalidad Estos movimientos son útiles para actualizar la Cobranza de su Empresa/Sucursal, es decir que podrá dar de alta las Facturas de este tipo e identificarlas en un inicio como saldo inicial que le deben los Clientes para iniciar operaciones en el sistema. El movimiento Factura es generado desde el Módulo de Ventas a través de los movimientos:

29 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 Cotización, Pedido, Factura, Nota, Nota Consumo, Nota Resumen, Presupuesto, Remisión. Orden Surtido, Será conveniente Configurar Cuentas por cobrar Movimientos (Ver manual de Configuración de Cuentas por cobrar). Se requiere además para la captura de estos Movimientos, seleccionar Si en las Opciones del Módulo de Cuentas por Cobrar, la opción Editar Consecutivos, con el fin de que pueda capturar el consecutivo de Factura que esta Pendiente de Cobro Afectación del Movimiento Al afectar una Factura, permanece en estatus Pendiente y se puede modificar el Concepto, Referencia y Fecha de Vencimiento dentro de la opción Campos del menú Edición. Para avanzar el Movimiento se afecta nuevamente el sistema muestra de inmediato la ventana Factura X que presenta las acciones siguientes: Al afectar la selección la Factura se Concluye. Imagen Factura X Nota: El sistema calcula automáticamente impuestos y monto total a facturar. Imagen Opciones Factura X

30 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de Factura Anticipo Funcionalidad El movimiento Factura Anticipo tiene la función de emitir Facturas a Clientes que requieren de dicho Documento, pero no incluyen Artículos. Este movimiento se realiza directamente en el Módulo Cuentas por Cobrar. Como es el caso de que el Cliente requiere mensualmente una Factura Anticipo de $1, Pesos a cuenta del proyecto X ; posteriormente, la Factura Anticipo (con Estatus Pendiente o Concluida) puede ser Aplicada a una Factura del Módulo de Ventas utilizando el campo Anticipos Facturados, ubicado en el menú Edición en la que al colocarse en dicho campo, oprime F9 o el Botón Consulta y aparece el Saldo de Anticipos Facturados del Cliente. Una vez aplicado, el Importe Total de la Factura (Ventas) es igual al Importe Total menos el Importe de la Factura Anticipo (Cuentas por Cobrar). La Factura Anticipo es similar a la Factura del Módulo de Ventas, ya que al ser afectadas, ambas generan un Movimiento Pendiente de Cobro, por lo tanto toma el consecutivo del mismo folio, solo que la del Módulo de Cuentas por Cobrar no incluye Artículos, solo el Importe e Impuesto Afectación del Movimiento Al afectar una Factura Anticipo, permanece en Estatus Pendiente y se puede modificar el Concepto, Referencia y Fecha de Vencimiento dentro de la opción Campos del menú Edición. Para Concluir el Movimiento vuelva a afectarlo y presenta las acciones de la pantalla siguiente: El sistema calcula automáticamente impuestos y monto total a facturar. Al afectar la selección la Factura Anticipo se Concluye. 6.4 Anticipo Saldo Funcionalidad Al Generar un Anticipo Saldo se incrementa el saldo a favor del cliente permitiendo la entrada de dinero en el Módulo de Tesorería a través de una Solicitud de Depósito. El Movimiento Anticipo Saldo es similar al Cobro, la diferencia es que al registrar un Anticipo Saldo no es necesario aplicarlo a otro Movimiento. Este Movimiento es útil cuando un Cliente realiza un pago pero no indica todos los datos necesarios sobre la aplicación del mismo, como los Documentos pendientes a los que se aplicará dicho pago, la Forma del pago o alguna otra información necesaria, por lo que puede realizar un Movimiento tipo Anticipo, el cual genera un saldo en Efectivo a Favor del Cliente, es decir un saldo negativo, el cual se podrá aplicar posteriormente. También puede funcionar cuando un Cliente no debe ningún Documento y hace un anticipo a cuenta. Cuando afecta un Anticipo y se encuentra habilitado en la Configuración del Módulo de Cuentas por Cobrar la opción "Control del Efectivo", se genera un documento tipo Crédito

31 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 Diverso (solamente si el importe del Anticipo es mayor que el importe indicado en la opción "Tope Efectivo Automático") y no un saldo en Efectivo a Favor, aunque son equivalentes Afectación del Movimiento Al afectar este movimiento automáticamente se Genera una Solicitud de Depósito, en el modulo de Tesorería. Una vez capturados los campos necesarios, presionar el botón o la tecla de función F12, el movimiento Anticipo de Saldo tendrá ahora el estatus Concluido. 6.5 Anticipo Factura Funcionalidad El movimiento Anticipo Factura permite aumentar la cuenta por cobrar del cliente, así como incrementar su saldo a favor al mismo tiempo, sin afectar el módulo de Tesorería hasta el cobro correspondiente de dicho movimiento, pudiendo ser aplicables posteriormente para la disminución de las cuentas por cobrar correspondientes del cliente; este movimiento permite otorgarle un crédito a favor del cliente respectivamente o realizar y registrar un Anticipo a través de este Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento Anticipo Factura cambia a estatus Pendiente. Para avanzar el movimiento se afecta nuevamente; el sistema despliega la ventana Anticipo Factura X con varias opciones, se selecciona la opción que corresponda y presiona el botón Aceptar. 6.6 Cobro Imagen Anticipo Factura X Funcionalidad Este movimiento genera su aplicación de forma directa o manualmente a las cuentas por cobrar pendientes del cliente; con la finalidad de saldar o abonar a las cuentas respectivas para disminuir su adeudo; generando una Solicitud de Deposito Concluido en el caso de especificar

32 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 una cuenta especifica de dinero, de lo contrario quedará en estatus de Pendiente, la cual posteriormente el responsable del Modulo de Tesorería la transmitirá a la cuenta correspondiente. Se pueden registrar dos tipos de Cobros: Aplicación Manual: Al activar este check el sistema despliega campos adicionales en el detalle de la pantalla en los cuales se indica las cuentas por cobrar específicas a las que aplicara el cobro, considerando las mismas características que el movimiento directo para continuar el proceso y Concluirlo. Con Desglose: Al activar este check se activa una nueva carpeta llamada Desglose del Cobro en la cual se registran las diferentes formas de pago si fuese necesario y la suma de estas será el valor que se presenta en el campo de importe. Verifica los datos y afecta el movimiento para su aplicación automática a aquellas cuentas más antiguas, generando la Solicitud de deposito en el Módulo de Tesorería en estatus de Pendiente o Concluido. Imagen Cuentas por Cobrar Este movimiento salda o abona la cuenta por cobrar del cliente, de tal modo que disminuye su saldo pendiente del cliente Afectación del Movimiento Una vez capturados los campos necesarios, presionar el botón movimiento tendrá ahora el estatus Concluido. o la tecla de función F12, el

33 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de Cobro Posfechado Funcionalidad Se requiere habilitar en la Configuración del Módulo de Cuentas por Cobrar (2), el campo "Cobros Posfechados". El Sistema permite llevar el saldo de este tipo de Movimientos de dos formas, pero solo podrá definir una para trabajar. Para definirlas, tendrá que ingresar al Menú Principal/Configurar/Cuentas por Cobrar/Tipos de Movimientos donde aparece la forma con la lista de los Movimientos del Mismo Módulo. Coloque el cursor sobre la opción "Cobro Posfechado", después colóquese sobre el campo "Clave Afectación" y oprima F9 o el Botón Consulta; Aparece otra forma con las Claves de Afectación para cada Movimiento y dos Claves para Cobro Posfechado Tipo Documento: Si escoge esta opción, al hacer un Movimiento de este tipo se: Abona por el importe al saldo del Documento aplicado. Se genera un Movimiento llamado Cobro Posfechado con Estatus Pendiente, el cual podrá Concluirse generando un Cobro; es decir, el Saldo del Documento se transfiere al Cobro Posfechado. Una vez que este queda en Estatus pendiente, se puede modificar el Concepto, Referencia y Fecha Vencimiento dentro de la opción "Campos" del menú Edición. Para Concluirlo, se puede afectar nuevamente Nota de Crédito Genera un Movimiento llamado Cobro Posfechado con Estatus Pendiente. Este movimiento no abona el Saldo de los Movimientos aplicados. Para abonar dicho saldo, procéselo nuevamente y aparece la opción Generar Aplicación con el fin de generar la Aplicación de Cobro, en la que deberá indicar en el detalle, los Movimientos que se abonarán y en la carpeta Movimiento a Aplicar el Cobro Posfechado Pendiente. Una diferencia con respecto al otro tipo, es que con el Tipo Nota de Crédito, en la forma del Movimiento, no aparece la opción "Aplicación Manual", por lo que para aplicar a un Documento un Cobro Posfechado se sugiere entrar este Documento pendiente de Cobro y procesarlo, para que aparezca la opción de generar un Cobro Posfechado. Una vez que queda en Estatus Concluido. Se puede modificar el Concepto dentro de la opción "Campos" del menú Edición y no se puede volver a Procesar.

34 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de Nota Crédito 6.8.1Funcionalidad El movimiento Nota de Crédito se utiliza cuando existe un saldo a favor del cliente el cual puede ser originado por una Devolución o Bonificación o bien este movimiento puede ser generado directamente Afectación del movimiento Una vez capturados los campos necesarios, presionar el botón o la tecla de función F12, Una vez que este queda en estatus Pendiente, se puede modificar el Concepto, Referencia y Fecha Vencimiento dentro de la opción Campos del menú Edición. Al afectar nuevamente el movimiento Nota de Crédito puede generar cualquiera de los siguientes movimientos: Aplicación Devolución Endoso a Favor 6.9 Nota Cargo Funcionalidad Este tipo de movimiento aumenta el saldo de las cuentas por cobrar del cliente, se considera como un cargo adicional que implique a la cuenta por cobrar respectiva; se puede generar un Cobro inmediato o un Cobro Posterior (Posfechado); convertirse en un Contra Recibo o Documento; aplicarse como una Nota de Crédito para saldar la misma; o en su caso generar una Factura Seguro Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento Nota de Cargo cambia a estatus Pendiente Préstamo Funcionalidad Este tipo de movimiento se utiliza cuando se realiza una acción especial con un cliente especifico, prestando cierta cantidad monetaria u otro concepto pactado; no existe ningún comprobante que avale la misma, sólo este registro el cual simplemente le deben, no contempla ningún tipo de impuesto; se genera un cargo al Saldo del Cliente por lo que se incrementa las cuentas por cobrar pendientes de cobro. Nota: Los prestamos a personal no se registran aquí, se registran en el modulo de Nomina para que al correr la nomina se descuente automáticamente, si no quieres que se descuente de la nomina entonces si

35 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 se debe de generar desde cuentas por cobrar pero hay que dar de alta a la persona como deudor diverso, para hacer esto se hace desde cuentas / clientes / clientes y en tipo se pone deudor Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento, este queda en Estatus Pendiente Para Concluir el Movimiento se vuelve a afectar, presenta las opciones del menú Préstamo x. Imagen Préstamo X 6.11 Cheque Devuelto Funcionalidad Este tipo de movimiento se utiliza para los casos en los que por alguna razón el Cheque con el que pagó el Cliente no fue admitido por el banco. Este movimiento realiza dos cosas: Genera un cargo al Saldo del Cliente con un documento llamado Cheque Devuelto. Genera un Depósito en Falso del Módulo de Tesorería con la cuenta asignada en el Movimiento, es decir que descuenta del Saldo Bancario a la Cuenta de Dinero correspondiente Afectación del Movimiento Al Afectar el Cheque Devuelto, este queda con Estatus Pendiente y se puede modificar el Concepto, Referencia y Fecha de Vencimiento dentro de la opción Campos del menú Edición, Al afectar nuevamente el movimiento Cheque Devuelto se muestra la siguiente ventana de opciones. Imagen Cheque Devuelto X

36 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de Forward Venta Funcionalidad Este movimiento permite generar un cargo a favor del cliente, sin afectar el Módulo de Tesorería e incrementando también las cuentas por cobrar del cliente a través de un Forward por Cobrar (nota de cargo); No contempla impuestos, su aplicación genera la devolución correspondiente del mismo a través de un egreso en el modulo de Tesorería; sin afectar el movimiento originado Forward por cobrar, al menos que se realice la aplicación directamente. Este movimiento se podrá registrar directamente deshabilitando el campo Aplicación Manual este queda en estatus de pendiente para su aplicación o devolución. La aplicación de beberá realizar manualmente, pues de lo contrario se aplicara al forward originado, concluyendo ambos movimientos. En su aplicación manual, este movimiento se podrá aplicar a cualquier movimiento de cargo, permitiendo abonar o saldar el mismo, con la finalidad de disminuir las cuentas por cobrar disminuyendo el saldo del cliente. En la devolución de este movimiento, se despliega automáticamente en el detalle el movimiento, al afectarlo se concluirá el mismo, generando un egreso a través de un cheque o solicitud en el modulo de tesorería, disminuyéndose de las cuenta por cobrar del cliente; sin afectar el forward por cobrar original Afectación del Movimiento En caso de haber diferencias al momento de hacer un movimiento de aplicación, entre el forward de ventas y la afectación, se solicita la generación una Aplicación de diferencias en donde se seleccionará el tipo de movimiento que disminuirá directamente el saldo diferencia, directamente en el saldo o generando un saldo a favor o conversión de crédito. Imagen Aplicar Diferencia Al afectar correctamente la Aplicación, Genera automáticamente el movimiento seleccionado en este caso fue un Forward por cobrar pendiente. Concluyendo a su vez el Forward de ventas generado.

37 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de Forward por Cobrar Funcionalidad El Forward por cobrar aumenta el saldo de las cuentas por cobrar del cliente. Considerado como un cargo adicional que implique a la cuenta por cobrar respectiva; se puede generar un Cobro inmediato o un Cobro (Posfechado; convertirse en un Contra Recibo o Documento; aplicarse como una Nota de Crédito para saldar la misma; o en su caso generar un Factura Seguro. Para la generación de este movimiento se ingresa al MENÚ GENERAL DE CUENTAS POR COBRAR, movimiento FORWARD DE VENTAS Afectación del Movimiento Al afectar este movimiento se pone en estatus pendiente, pudiendo continuar y modificar los datos del forward. Al aplicar se desglosa el MENU FORWARD POR COBRAR con las opciones: Imagen Forward por Cobrar X 6.14 Factura Seguro Funcionalidad Al seleccionar esta alternativa permite asignar otro Cliente, es decir, el movimiento se asigna a un cliente nuevo pasándose el cargo de otro responsable, esta acción sólo se permite en movimientos de tipo cargo. Por lo que automáticamente se concluye y desaparece el cargo del cliente original, cargándose al nuevo cliente indicado. Se identifica como un movimiento tipo Reasignación Cargo. No se podrá realizar este movimiento directamente, sólo se aplica en un proceso de aplicación de movimientos de cargo, de lo contrario el sistema no dejara concluir el movimiento y enviará el mensaje Este Movimiento se debe realizar a otro proveedor/acreedor.

38 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento Factura Seguro cambia a estatus Pendiente. Este movimiento estando en estatus de Pendiente, para concluir su proceso se podrá realizar las siguientes acciones: a) Generar Cobro: al seleccionar y afectarse este movimiento, una vez asegurándose que los datos están correctamente, se genera la solicitud de deposito en el Módulo de Tesorería, ambos movimientos automáticamente se concluyen. Disminuyendo las cuentas por cobrar del cliente. b) Generar Cobro Posfechado: Al seleccionar esta alternativa se podrá registra un cobro a una fecha posterior, al registrar el cobro posfechado diminuye las cuentas por cobrar del cliente, generando una Solicitud de deposito en el Módulo de Tesorería con un estatus de posfechado, quedando también el Movimiento en estatus Pendiente. Al generar el cobro a la fecha determinada, se concluirán ambos movimientos automáticamente. c) Generar Nota de crédito: Al seleccionar esta alternativa la factura se convierte y aplica automáticamente en este tipo de movimiento favorable y en ocasiones el saldar la cuenta por cobrar del cliente, disminuyendo su saldo pendiente y concluyendo ambos movimientos. d) Generar Factura Seguro: No aplica Endoso Funcionalidad El endoso es la transferencia de un bien una cuenta, en este caso es la transferencia de cuentas por cobrar entre acreedores, proveedores y clientes, en donde se cambia el cargo de cuenta aplicándola a un distinto del generador. El endoso se puede generar desde el movimiento de facturación de cuentas por cobrar, siguiendo los MENUS contextuales, ingresando siempre en el MENU GENERAL DE CUENTAS POR COBRAR, en el movimiento ENDOSO Afectación del Movimiento Al afectar el endoso, cambia a estatus Pendiente y se puede modificar el Proyecto, Concepto, Referencia, Observaciones, Condiciones de Pago

39 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72.. Para Concluir el Movimiento vuelva a afectarlo y presenta las opciones: Imagen Endoso X 6.16 Endoso a Favor Funcionalidad El endoso es la sesión a favor de un documento a un tercero, siendo una transferencia de documentos entre acreedores, proveedores o clientes, en donde se cambia el cargo de cuenta aplicándola a un tercero. El endoso se puede generar desde el movimiento de facturación de cuentas por cobrar, siguiendo los Menús contextuales Afectación del Movimiento Al afectar el endoso, permanece en Estado PENDIENTE y se puede modificar el Proyecto, Concepto, Referencia, Observaciones, Condiciones de Pago. Para Concluir el Movimiento vuelva a afectarlo y presenta las opciones: Para realizar el endoso hay que afectar el movimiento. Se despliega la pantalla del endoso, se selecciona el movimiento a aplicar. Imagen Opciones Endoso X

40 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de Documento Funcionalidad Estos Movimientos son para concluir movimientos Pendientes de Cobro y generar un movimiento nuevo que contenga estos cargos. Los documentos pueden incluir todos los Movimientos de cargo; para cada Movimiento incluido se registrará un abono y para el Documento o Contra Recibo un cargo, es decir que el Saldo del Movimiento se transfiere a estos movimientos. Es un tipo de movimiento Documento (agrupador) y por lo tanto no afecta el saldo del cliente. En el Sistema también se puede manejar inversamente, si se requiere tener varios Documentos (como letras o pagares) en base a un Movimiento Pendiente de Cobro utilizando del Menú Herramientas /Cuentas por Cobrar /Documentación Automática, se podrá generar. Imagen Cuentas por Cobrar Documento Se puede utilizar como un agrupador o modificador por los objetivos que contempla: 1. Generar otro tipo de Movimiento Pendiente de Cobro, por ejemplo, se genera la Factura 256 por $ y la Factura 317 por $ Se puede hacer un Documento por $ incluyendo los Movimientos mencionados, los cuales quedarán sin saldo. 2. Poder modificar la Fecha de Vencimiento del Documento generado Afectación del Movimiento Al Afectar el Documento, este queda con Estatus Pendiente y se puede modificar el Concepto, Referencia y Fecha de Vencimiento dentro de la opción Campos del menú Edición. Este movimiento podrá registrar el cobro de forma inmediata o posterior (posfechado), convertir se en una Nota de Crédito o en una Factura Seguro para Concluirlo deberá a afectar el movimiento y se presentarán las opciones:

41 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 Imagen Documento X 6.18 Documento Anticipo Funcionalidad Este tipo de movimiento agrupa movimientos anticipos en un mismo documento identificándolo como Documento Anticipo. No se puede generar un movimiento directo, pues generaría una doble aplicación y no se registraría ninguna entrada de ingreso en el Modulo de Tesorería pero si se disminuiría el saldo del cliente o se desplegaría un error del sistema Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento Documento Anticipo cambia de estatus a Pendiente para posteriormente aplicarse directa o manualmente a las cuentas por cobrar pendientes del cliente y concluir el movimiento Aplicación Funcionalidad Este tipo de movimiento permite concluir los movimientos pendientes por aplicar a las cuentas por cobrar de un cliente especifico; es decir se podrá aplicar un determinado movimiento de tipo crédito a un movimiento de tipo abono; en ocasiones saldando o abonando las cuentas por cobrar del cliente. Realiza la aplicación o cargo de los movimientos a las cuentas pendientes por cobrar ya sea del, proveedor, cliente o interna. La aplicación puede ser directa a la cantidad del saldo a favor de las cuentas más antiguas. O Manualmente seleccionando las cuentas por cobrar pendientes de cobro del cliente. Al indicar el movimiento Aplicación Efectivo o Aplicación Saldo e indicar el cliente correspondiente, automáticamente se despliega en el campo del importe la cantidad que

42 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 corresponde al saldo a favor del cliente, y el cual se aplicará a las cuentas pendientes de cobro. En la aplicación manual, el importe exacto del saldo a favor que se indica es de vital importancia, de lo contrario, el sistema desplegará un error indicando que el saldo es mayor que la cantidad de movimiento; por lo tanto, en el campo del detalle se deberá indicar u observar que se respete dicho saldo. De acuerdo a la configuración del sistema se podrá generar un movimiento de Ajuste o Redondeo Afectación del Movimiento Se procede a afectar concluir el movimiento. el movimiento para que se realice automáticamente la aplicación y Para verificar la correcta aplicación de estos movimientos consulte la información de cliente apoyándose del icono 6.20 Aplicación Saldo Funcionalidad Este tipo de movimiento funciona considerando el saldo a favor del cliente que origino del Movimiento Anticipo Saldo; se realizará la aplicación a las cuentas pendientes por cobrar del cliente. De tal modo que disminuya las mismas. Cuando se genera un Cobro Posfechado con el tipo Nota de Crédito o una Nota de Crédito en la que no se aplicó ningún Movimiento por falta de información o esta fue generada por una Devolución de Venta, se genera un abono en el Saldo del Cliente; para poder aplicar este Saldo a un Movimiento Pendiente de Cobro, se usa la Aplicación de Nota de Crédito o la Aplicación Cobro. Al registrar un Movimiento de este tipo, se deberá indicar el Cobro Posfechado o la Nota de Crédito a la que se aplicará, utilizando la carpeta "Movimiento a Aplicar", donde aparecen los campos Cliente, Movimiento y Consecutivo. Al Afectar una Aplicación de Nota de Crédito/Cobro, esta queda con Estatus Concluida y se puede modificar el Concepto dentro de la opción "Campos" del menú Edición, pero no podrá afectarla nuevamente Afectación del Movimiento Con la información completa y correcta se aplica nuevamente, concluyendo satisfactoriamente la aplicación a saldo.

43 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de Devolución Funcionalidad Este tipo de movimiento tiene la finalidad de devolver el Saldo de Crédito Diverso o movimientos generados a Favor del Cliente así como devolver el saldo de una Nota de Crédito generada por una Devolución de Venta. Por lo tanto aumenta el saldo del cliente en consecuencia así como genera el egreso correspondiente en el Módulo de Tesorería; en forma de cheque o efectivo Afectación del Movimiento Este Movimiento genera y Concluye en el Módulo de Formas de Pago/Cobro, el cual podrá definir en la Devolución de Crédito. Si no define la Forma o la Cuenta Bancaria, se genera un Movimiento de tipo Egreso con estatus pendiente, si la cuenta es de tipo caja, el egreso tendrá el estatus concluido. Si la Cuenta es de Tipo Banco, el Egreso queda con Estatus Pendiente; dependiendo la configuración que se tenga en el modulo de Tesorería, la salida de dinero se registrará como un egreso o una solicitud de cheque o un cheque. Al Afectar la Devolución de Crédito, esta queda con Estatus Concluido y puede modificar el Concepto dentro de la opción Campos del menú Edición, pero no se podrá procesar nuevamente Devolución Saldo Funcionalidad Este tipo de movimiento tiene la finalidad de devolver el Saldo de Efectivo a Favor del Cliente, por lo tanto incrementará el saldo del cliente en caso de tener cuentas por cobrar el cliente o si fuese el caso se le deba al mismo, permitiendo saldar ambas responsabilidades. Reingresa Saldo a Favor del Cliente. Al entrar a la forma y seleccionar el Cliente, el Sistema coloca dicho saldo en el campo importe, incrementando el saldo del cliente cuando tiene cuentas por cobrar o si se le debe, saldando ambas responsabilidades Afectación del Movimiento Este Movimiento genera y Concluye en el Módulo de Formas de Pago/Cobro, el cual podrá definir en la Devolución de Crédito. Si no define la Forma o la Cuenta Bancaria, se genera un Movimiento de tipo Egreso con estatus pendiente, si la cuenta es de tipo caja, el egreso tendrá el estatus concluido. Si la Cuenta es de Tipo Banco, el Egreso queda con Estatus Pendiente; dependiendo la configuración que se tenga en el modulo de Tesorería, la salida de dinero se registrará como un egreso o una solicitud de cheque o un cheque.

44 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de Ajuste Funcionalidad Este tipo de movimiento permite modificar las cuentas por cobrar del cliente, disminuyendo las mismas, se puede aplicar en forma automática o a varias a su vez de manera específica se trata de un movimiento de ajuste Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento Ajuste cambia a estatus Concluido Ajuste Saldo Funcionalidad Este movimiento permite realizar modificaciones en el Saldo de las cuentas por cobrar del cliente, disminuyendo o aumentando las mismas, se puede aplicar en forma automática o a varias a su vez de manera específica, dependiendo las necesidades del usuario. Este movimiento es fácil de realizar y aplicar: se indica el tipo de movimiento y al cliente a quien se aplicará el ajuste, se captura la cantidad acordada la cual descontará del importe del la cuenta por cobrar correspondiente; en el caso de ser directamente, se deberá deshabilitar el campo de aplicación manual, con la finalidad de que el sistema aplique esta acción a la factura más antigua; de lo contrario se podrá seleccionar aquella cuenta por cobrar que se desea en el detalle de la pantalla, previamente habiendo nuevamente habilitado el campo Aplicación Manual Afectación del Movimiento Al afecta el movimiento automáticamente se realiza el registro y aplicación del mismo a las cuentas por cobrar del cliente, disminuyendo su saldo total y especifico, así como concluyendo el movimiento. Para verificar la correcta aplicación de esta acción con el icono información información del cliente Ajuste Redondeo consulte la Funcionalidad Este movimiento permite realizar modificaciones redondeando los Saldos de las cuentas por cobrar del cliente, adecuando las mismas, se puede aplicar en forma automática o a varias a su vez de manera específica, dependiendo las necesidades del usuario Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento automáticamente se realiza el registro y aplicación del mismo a las cuentas por cobrar del cliente, disminuyendo su saldo total y especifico, así como concluyendo el movimiento.

45 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de eevaluación Funcionalidad Este movimiento permite actualizar el valor de las Cuentas por cobrar aplicando el índice de inflación correspondiente. Este movimiento no se puede realizar directamente se requiere ingresar al Menú Principal/Herramientas/Cuentas por Cobrar/Reevaluar Cuentas por Cobrar. El sistema muestra la ventana Reevaluar Cuentas por Cobrar, en la que se indica la fecha en que se va a reevaluar la moneda y el tipo de cambio. Presiona el icono Automáticamente genera la reevaluación de las cuentas por cobrar. Imagen Reevaluar Cuentas por Cobrar Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento Reevaluación cambia a estatus Concluido Neteo Imagen Información Proceso Funcionalidad En este movimiento se considera el total de obligaciones de los saldos parciales de compra y de venta que se concilia en una posición neta de saldo total y se utiliza para cancelar redescuentos otorgados.

46 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento inmediatamente pasa al Estado Concluido Venta Vales Funcionalidad Este movimiento no se puede realizar directamente en el Módulo de Cuentas por Cobrar si no que es generado en el Módulo de Vales generando automáticamente el movimiento Venta de Vales en estatus pendiente en el Tablero de Control de Cuentas por Cobrar Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento se muestra la siguiente ventana de opciones al seleccionar una opción y presionar el botón Aceptar el movimiento Venta Vales Concluye Obsequio Vales Imagen Opciones Venta Vales Funcionalidad Este movimiento no se puede realizar directamente, se debe ingresar al Módulo de Vales en donde es generado, sirve para mantener un control interno de las Empresa u Organizaciones que emiten este tipo de vales, ya que de acuerdo a los datos que contiene este movimiento como son: Fecha de Emisión, Cliente, Concepto, Observaciones, Serie. Contablemente registra cuanto dinero esta a favor del cliente de acuerdo al monto del vale, así como cuantos vales se han obsequiado bajo que costo y a cuantos clientes.

47 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de Afectación del Movimiento Este movimiento no puede ser aplicado directamente desde este módulo, hay que aplicarlo en el módulo de vales y aparece en estatus concluido en el Tablero de Control de Cuentas por Cobrar Aplicación Vales Funcionalidad Este movimiento sirve para detectar todos aquellos vales dados de alta para su uso, y destino y es generado en el Módulo de Vales. El sistema lo lleva a una cuenta por cobrar o tesorería, para que refleje contablemente en una Empresa su afectación Afectación del Movimiento Este movimiento no puede ser aplicado directamente desde este módulo, hay que aplicarlo en el módulo de vales, Se muestra en estatus Concluido en el Tablero de Control de Cuentas por Cobrar.

48 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 V. REPORTES 5.1 Ruta de acceso Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Reportes Paso 2 Seleccionar el Modulo de Cuentas por Cobrar Paso 3 Seleccionar el nombre del Reporte que corresponda 5.2 Funcionalidad Este reporte genera el listado de aquellos movimientos que no se han conciliado todavía, filtrando todos aquellos que ya fueron conciliados. 5.3 Pantalla del Reporte Del Cliente cuenta: Al Cliente: Indica el cliente a a partir del cual se requiere el reporte. Indica el cliente hasta la cual cubrirá el reporte. Imagen Movimientos por Conciliar Se selecciona el icono. 6 Reporte de Saldo Este reporte despliega información de los saldos actuales de los clientes de todos los tipos de monedas que utiliza, para beneficio propio de la misma y que están pendientes de pago; muestra la clave del cliente, nombre y saldo, así como el gran total del saldo. Al acceder a esta opción de reporte se despliega el recuadro Saldo Cuentas por Cobrar el cual contiene campos que funcionan como filtros de búsqueda y una barra de herramientas, para Cerrar, imprimir y observar. Del Cliente Al Cliente En estos campos se indicará la clave del cliente ya sea directamente si es que se conoce la clave del cliente o en su caso apoyada del botón asistente el cual desplegara la pantalla de los Clientes registrados en el sistema a partir del Menú General del sistema/cuentas/ Clientes / Clientes. Al seleccionar el cliente deseado, en los dos campos se establece el rango de donde y hasta donde se presentará la información desea. Una vez que ya indico estos datos, se podrá utilizar el icono para observar la información, en el caso dejar los campos en blanco se visualiza toda la información de todos los clientes. Imagen Saldos Cuentas por Cobrar

49 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 Esta es la forma de cómo se presenta el reporte en cuanto a su estructura, la información de los clientes será aquella de acuerdo a las especificaciones dadas anteriormente. Vista preeliminar Imagen Vista preeliminar Reporte Saldo Al concluir la configuración deseada de acuerdo a necesidades de la empresa se oprime para guardar la configuración del módulo. 7 Reportes Pendientes Este reporte despliega información por clientes con respecto a todos los movimientos que se tiene pendientes por concluir que diminuye o aumenta su saldo, mostrando así el total por pagar, refleja las fechas de emisión como de vencimiento y los días que han trascurrido considerando estas; así como si hubiesen causando cargos moratorios. Para visualizar en la pantalla este reporte, considere el mismo proceso que el reporte anterior, ya que contiene los mismos elementos del recuadro del reporte anterior. Imagen Pendientes Cuentas por Cobrar Esta es la forma de cómo se presenta el reporte en cuanto a su estructura, la información de los clientes será aquella de acuerdo a las especificaciones dadas anteriormente.

50 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 Imagen Vista preeliminar Pendientes Al concluir la configuración deseada de acuerdo a necesidades de la empresa se oprime para guardar la configuración del módulo. 8. Reporte Estados de Cuenta Este reporte refleja los cargos y abonos realizados por cada cliente en un periodo determinado, desglosado por tipo de moneda, así como el saldo total; también, se pueden obtener información dependiendo el estatus de los movimientos y/o determinada moneda. Al acceder a esta opción se despliega el recuadro Estado de Cuentas, el cual contiene también campos que funcionan a través de filtros de búsqueda. Indicando los datos deseados con el icono se despliegan en la pantalla del reporte utilizado. Esta es la forma de cómo se presenta el reporte en cuanto a su estructura, la información de los clientes será aquella de acuerdo a las especificaciones dadas anteriormente. Imagen Estado de cuentas

51 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 Imagen 71 Vista Preeliminar Reporte Estado de Cuenta 9 Reporte Antigüedad de Saldos Se refleja el tiempo que ha transcurrido desde el día en que se realizó la facturación contemplando una condición de pago, que aun no ha sido liquidada por el cliente. Se integrada por: Normal y Con Posfechado. Este reporte se obtiene por dos formas: desglosando la información para obtener información más especifica de todos o de algún cliente especifico o sin desglosé, para conocer sólo el monto total del adeudo, en ambos casos, se podrá indicar si se desea saber por tipo de moneda o de todas aquellas que se utilicen por ejemplo Pesos y/o dólares, etc.; al acceder a esta opción se despliega el siguiente recuadro: 9.1 Reporte Antigüedad de Saldos Normal Imagen Antigüedad de Saldos Al concluir la configuración deseada de acuerdo a necesidades de la empresa se oprime para guardar la configuración del módulo. Indicando los datos en los campos antes mencionados y si indico desglosado, se muestran todos aquellos movimientos que implique un adeudo por el Cliente que aun no han sido liquidados o en su caso si el cliente va al corriente con los mismos, se proporciona información como la clave el cliente, nombre de los movimientos como facturas, notas de crédito, saldo inicial; referencias si estas existen, fecha de emisión y vencimiento del documento, días transcurridos considerando la fecha de emisión a la fecha en caso de no saldar la cuenta, y el

52 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 monto total del adeudo y en que posición se encuentra de 1 a 15, de 16 a 30, de 31 a 60 o de 61 a 90 días. Imagen Vista preeliminar Antigüedad de Saldos Al concluir la configuración deseada de acuerdo a necesidades de la empresa se oprime para guardar la configuración del módulo. 9.2 Reporte Antigüedad de Saldos Posfechados Este reporte proporciona información de los clientes sobre el saldo total del adeudo de sus Cuenta por Cobrar, identificando la posición de estas en determinados períodos hasta 90 días, así como también se refleja una columna llamada posfechado, donde se registra aquellos cheques que serán cobrados posteriormente (posfechados) en beneficio del cliente para disminuir su saldo. Al seleccionar esta opción se despega un recuadro para indicar los datos para proporcionar la información deseada. Imagen Antigüedad saldos posfechados

53 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 Imagen Vista Preeliminar Antigüedad Saldos Posfechados Al concluir la configuración deseada de acuerdo a necesidades de la empresa se oprime para guardar la configuración del módulo. 9.3 Reporte Pronóstico de Cobranza Este reporte muestra aquellos movimientos que tiene pendiente el cliente por liquidar, donde se establece la cobranza que se espera recibir anualmente o donde se registrarán la fecha de periodo de los movimientos Factura que deberá liquidar el cliente. Al seleccionar esta opción se despliega el recuadro Pronostico de Cobranza, en el cual se indicará los datos para establecer la información que se desea obtener, este reporte se genera de dos formas: Con desglose o sin desglose, dependiendo la indicación que se realice se generará el reporte. Imagen Pronostico Cobranza Al indicar los parámetros que contempla el recuadro con el botón se podrá visualizar el reporte, en este caso, si se indico con desglose, se reflejarán todos aquellos movimientos que involucren el adeudo del cliente, así como aquellos que se han aplicado para deducir el saldo, se indica las fechas de emisión y vencimiento, el monto total que se ha vencido de cada movimiento, en consecuencia se reflejarán todos los meses del año que se indico para observar la cobranza que se realizará.

54 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 Imagen Vista Preeliminar Pronóstico de Cobranza Del mismo modo dependiendo los datos indicados, si se indico sin desglose, no se refleja los movimientos que implica el saldo, sólo el total de este del (os) cliente (s) que se hayan determinado. Imagen 78 Pronóstico de Cobranza sin desglose Al concluir la configuración deseada de acuerdo a necesidades de la empresa se oprime para guardar la configuración del módulo. 9.4 Reporte Concentrado Diario Este reporte concentra todos las entradas y salidas de los movimientos por cobranza que se realizaron durante un periodo anual, realizando el desglose correspondiente por cada tipo de moneda; al seleccionar esta opción aparece el recuadro Fechas Especificas, donde se indicara las fechas de las cuales se desea conocer la información con apoyo del botón asiente, posesionados previamente en los campos, al seleccionar este, se despliega el calendario del sistema para indicar el día, mes y año. Imagen Fechas Específicas

55 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 Una vez indicado el periodo a observar, con el botón, enseguida se desplegará el reporte en la pantalla del monitor, donde se podrá indicar la presentación del reporte físicamente, a través de las herramientas que presenta la pantalla, cuya funcionalidad ya conocemos. El contenido y la estructura del reporte se presentarán de la siguiente forma: Imagen - Vista Preeliminar Saldo Diario Cuentas por Cobrar Al concluir la configuración deseada de acuerdo a necesidades de la empresa se oprime para guardar la configuración del módulo. 9.5 Reporte Acumulado Este reporte muestra los cargos y abonos que el cliente ha realizado a su cuenta por cobrar, acumulándose mensualmente respectivas acciones, mostrando así el calculo del saldo final de este, esta información se puede proporcionar por un determinado tipo de moneda o por todas aquellas que se manejan; también se podrá obtener información por determinada característica, ya sea por categoría, por familia, y/o por grupo; dependiendo la indicaciones que se realicen dentro del recuadro que aparece al acceder a esta opción. Imagen - Acumulados Esta es la manera de como se presenta el reporte acumulado sin indicar ninguna característica de categorías, familia y/o grupos, se muestra todos los cargos y abonos que el cliente ha realizado, se indica los meses donde se van acumulando tanto sus cargos como sus abonos respectivamente.

56 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 Imagen Vista Preeliminar Reporte Acumulados Esta es la forma como se presenta el reporte, si se indica alguna característica en particular de Categoría, Familia y/o Grupo; como se observa en el encabezado aparecerá los datos que se indicaron en campo de la categoría, el de la familia y el del grupo, cuya mención es el orden de aparición. Al concluir la configuración deseada de acuerdo a necesidades de la empresa se oprime para guardar la configuración del módulo. 9.6 Reporte Auxiliares Este reporte se puede presentar por tres formas Con Desglose, Desglose por Día y Concentrado, dependiendo las indicaciones que se realicen en el recuadro en su campo Nivel, estos reportes permitirán visualizar el comportamiento del cliente que ha realizado para reducir o incrementar su cuenta por pagar, pudiendo observar específicamente la información que implica tal comportamiento, ya que se indica los cargos o abonos respectivamente que sean realizado, en consecuencia también se podrá observar la cancelación de algún movimiento realizado por el usuario o el mismo cliente. Imagen - Auxiliares

57 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de Reporte Auxiliar Desglosado Se muestra todos los movimientos que involucra al cliente, identificando los cargos y abonos de que ha realizado, así como el saldo de cada movimiento, también, se podrá observar el estatus de los movimientos cancelados. Imagen Auxiliares Desglosado Al concluir la configuración deseada de acuerdo a necesidades de la empresa se oprime para guardar la configuración del módulo. 9.8 Reporte Auxiliar Desglosado por Día Este tipo de reporte desglosa los movimientos del cliente por día, mostrando así todos aquellos movimientos que se realizaron en determinada fecha, aplicados al cliente respectivo, y muestra aquellos movimientos que fueron cancelados durante el periodo indicado, en consecuencia se observa el saldo total de la Cuenta por Cobrar.

58 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 Imagen Auxiliares Desglose por Día Al concluir la configuración deseada de acuerdo a necesidades de la empresa se oprime para guardar la configuración del módulo. 9.9 Reporte Auxiliar Concentrado Este tipo de reporte sólo refleja el saldo final del cliente de todos los movimientos que implica su cuenta por cobrar, se identifica al cliente respectivo, se contempla un saldo inicial, los cargos y abonos, de este. Imagen Auxiliar Concentrado

59 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 Al concluir la configuración deseada de acuerdo a necesidades de la empresa se oprime para guardar la configuración del módulo Reporte Movimientos Este reporte permite observar los movimientos de un cliente específico de un solo tipo de moneda a un periodo determinado. Dependiendo del nivel que indique pueden generarse las formas: por Día, por Movimiento o por Aplicación. Imagen - Movimientos Al acceder a esta opción se desplegó el recuadro Movimientos Cuentas por Cobrar donde se indicará los datos para poder observar la información deseada. Al concluir la configuración deseada de acuerdo a necesidades de la empresa se oprime para guardar la configuración del módulo Por Corte Reporte por Corte Antigüedad de Saldos Normal y posfechado Se refleja el tiempo que ha transcurrido desde el día en que se realizó la facturación contemplando una condición de pago, que aun no ha sido liquidada por el cliente. Se integrada por: Normal y Con Posfechado. Este reporte se obtiene por dos formas: desglosando la información para obtener información más especifica de todos o de algún cliente especifico o sin desglosé, para conocer sólo el monto total del adeudo, en ambos casos, se podrá indicar si se desea saber por tipo de moneda o de todas aquellas que se utilicen por ejemplo Pesos y/o dólares, etc.; al acceder a esta opción se despliega el siguiente recuadro: Al concluir la configuración deseada de acuerdo a necesidades de la empresa se oprime módulo. para guardar la configuración del Imagen Antigüedad saldos (corte)

60 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de Reporte General de Movimientos Genera un reporte general de los movimientos generados en el módulo de cuentas por cobrar, se pueden seleccionar los parámetros que queremos que se muestren, el primer filtro o selección son los agentes o vendedores, los cuales son el agrupador principal. Imagen General de Movimientos Una vez indicados los datos anteriores considerando sus necesidades y las alternativas que proporciona este reporte, la forma y contenido de información por ejemplo en el encabezado se proporciona el titulo y el modulo, el movimiento especifico, el periodo de la información, los clientes, el agente, la sucursal; en el cuerpo del reporte se desglosa a cada cliente indicando todos sus movimiento o uno especifico, el concepto, la clave del agente respectivamente, la fecha de emisión del movimiento, el importe sin IVA del movimiento, el impuesto que implica el importe, la retención si existiera, y el total de cada movimiento cuya suma es el importe mas el impuesto, así como la suma total de la Cuenta por Cobrar del Cliente. Todo esto se refleja dependiendo del tipo de moneda que indico en el recuadro, o en su caso de todas las monedas, y también se reflejarán los movimientos que en algún momento fueron cancelados, o dependiendo del estatus indicado. Imagen Vista Preeliminar General de Movimientos Al concluir la configuración deseada de acuerdo a necesidades de la empresa se oprime para guardar la configuración del módulo.

61 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de Reporte Diario de Movimientos Este reporte despliega los movimientos generados en forma diaria que se aplican a cada uno de los clientes ya sea por Categorías, por Familias y/o Grupos, siendo adaptable a las necesidades así como, si fuese necesario la sucursal correspondiente, estableciendo todos los movimientos con todos los estatus a un periodo determinado. Imagen Reporte Diario de Movimientos Al acceder a esta opción se despliega el recuadro Diario de Movimientos (CxC), donde se indicarán los parámetros para que genere la información deseada: Una vez que se hayan indicado los datos en los campos del recuadro, dependiendo de las indicaciones, se generará el Reporte correspondiente, la forma como se debe presentar se observa el reporte. Imagen Vista Preeliminar Diario de Movimientos Al concluir la configuración deseada de acuerdo a necesidades de la empresa se oprime para guardar la configuración del módulo Reporte Intereses No cobrados En este reporte se refleja aquellos intereses que se han generado de las Cuentas por Cobrar de los clientes en un periodo determinado por un tipo moneda y que se deberán cargar posteriormente al cliente por los atrasos que tuviesen para liquidar las mismas, de acuerdo a las políticas de pago/cobro establecidas por la empresa.

62 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 Esta información puede ser más específica, ya que se puede indicar características como el tipo de categoría, la familia y el grupo respectivamente, también se puede identificar el usuario que esta generando el reporte. Al acceder a esta opción se despliega el Recuadro Intereses No cobrados, donde se indicaran los parámetros para generar la información desea considerando las características dependiendo de las necesidades del usuario. Una vez indicando los datos en los campos del recuadro, se podrá generar el reporte con la información deseada, por ejemplo en seguida se muestra la siguiente imagen donde se refleja el reporte, que contempla el titulo del reporte, el periodo que se esta contemplando, el rango del cliente, y el titulo de la empresa, los cuales forman parte del encabezado; en cuerpo del reporte se indican las columnas donde se desligan el nombre del cliente, la factura de este, el importe total de esta, la fecha de vencimiento de las misma, la aplicación y fecha del cobro, la sucursal a la que pertenece, los días de atraso que tuvo para liquidar contando a partir de la fecha de vencimiento, los recargos sugeridos por el sistema y que están con acorde a las políticas de pago/cobro, y de los recargos reales que implican esto, los cuales serán aplicables a cargo del cliente. Imagen Intereses No Cobrados Imagen Vista Preeliminar Intereses No Cobrados Al concluir la configuración deseada de acuerdo a necesidades de la empresa se oprime para guardar la configuración del módulo.

63 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 VI EXPLORADORES Los Exploradores, son los reportes en el sistema de los Movimientos generados por la generación de movimientos, presentando la información que contienen en forma automatiza y organizada. El usuario podrá consultar información generada por los movimientos de Cuentas por Cobrar de manera dinámica, ocupando los filtros de búsqueda para presentar la información más detallada, precisa y de acuerdo a las necesidades de quien realiza la exploración. 1 Explorador Saldos. Al acceder a la ruta antes indicada, aparece la ventana Explorando Cuentas por Cobrar (Saldos). Ruta de Acceso Ir al Menú principal / Exploradores Seleccionar el Modulo de Cuentas por Cobrar Seleccionar Saldos En la parte superior se encuentran dos filtros: Búsqueda del Movimiento y Moneda en que fue generado el Movimiento. También encontramos el Menú de iconos, la explicación de cada uno de éstos se encuentra en Anexos. Imagen pantalla explorador Del lado izquierdo de la ventana se localizan los agrupadores en forma de árbol, donde se presentarán los clientes, según se hayan configurado en el sistema, del lado derecho se despliega el detalle de éstos, con base a las columnas de información que éste contenga en el sistema. El menú principal de iconos se compone de la Impresión, la Presentación Preliminar, la hoja de calcula de Excel para manejo de información, la generación del Reporte y la Información del Cliente, al final la herramienta de configurar Personalizar Vista. En la parte inferior se presenta el número de Clientes y el Saldo.

64 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 2 Explorador Pendientes. Al acceder a la ruta antes indicada, aparece la ventana Explorando Cuentas por Cobrar (Movimientos). Imagen Explorador Pendientes Presenta en la parte superior tres filtros principales: el de búsqueda por Movimiento, el de Vencimiento del Movimiento y la Moneda en que fue generado el Movimiento. También encontramos el Menú de iconos, la explicación de cada uno de éstos se encuentra en Anexos. Favor de consultarlo. Del Lado izquierdo se ubica los agrupadores con base a la configuración realizada al sistema, y del lado derecho el detalle del Movimiento de cada uno, con base a la información generada en el sistema. En la parte inferior se localiza el número de pendientes de ese cliente y el saldo total correspondiente. 3 Explorador Cobranza. Al acceder a la ruta antes indicada, aparece la ventana Explorando - Cobranza. Imagen Explorador Cobranza

65 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 Presenta en la parte superior cuatro filtros: el de Buscar, Fecha, Moneda y Sucursal. Encontramos también el Menú de iconos, cuya explicación se encuentra en Anexos. En el centro de la ventana se presentarán los movimientos generados, en base a las columnas de información. En la parte inferior el número de Cobros y el Importe Total de estos. Al concluir la configuración deseada de acuerdo a necesidades de la empresa se oprime para guardar la configuración del módulo. 4 Explorador Por Aplicación. Al acceder a la ruta antes indicada, aparece la ventana Aplicación de Cuentas por cobrar. Imagen Aplicación CXC El Explorador por Aplicación presenta el mismo tipo de ventana que el Explorador anterior, presentando la diferencia del icono de Movimiento que éste no contiene. Al concluir la configuración deseada de acuerdo a necesidades de la empresa se oprime 5 Explorador Saldo a Favor. para guardar la configuración del módulo. Al acceder a la ruta antes indicada, aparece la ventana Explorando Saldo a favor de Clientes.

66 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 Imagen Explorador Saldo a Favor Presenta en la parte superior dos filtros: Buscar y Moneda; encontramos también el Menú de iconos, cuya explicación se encuentra en Anexos. Del lado izquierdo presenta el árbol de agrupadores y del lado derecho la información al detalle de los movimientos, es semejante al explorador de Pendientes. En la parte inferior muestra el número de Clientes y el Saldo de estos.

67 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 VII HERRAMIENTAS 1. Documentación Automática Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / herramientas / Cuentas por Cobrar Paso 2 Seleccionar la Opción Documentación Automática Esta Herramienta genera Documentos Del movimiento de cuenta por cobrar, generado por cliente. Imagen Documentación Automática 2 Conversión Moneda Crédito Pendientes Imagen -Conversión Moneda Créditos Pendientes 3 Aplicación Automática Imagen -Aplicación Automática Genera un Cambio de Moneda de las cuentas por cobrar por cliente, pudiendo modificar el tipo de moneda en que se realizará el cobro. Genera una Aplicación Automática de todas las aplicaciones que se encuentran pendientes.

68 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 4 Eliminar Saldos Menores de Clientes Genera un proceso en el que se Eliminan los saldos menores o más pequeños de los clientes. Imagen - Eliminar Saldos Menores 5 Ajuste Redondeo Genera un Ajuste redondeando los decimales de los saldos. Imagen Ajuste Redondeo 6 Tasas Aquí se pueden especificar Descuentos por pronto pago, Intereses Moratorios, Recargos y Refinanciamientos aplicable a todos los clientes guardando este proceso. Imagen -Tasas Diarias de interés 7 Bloquear / Desbloquear Cliente Específico Imagen - Bloquear Cliente especifico Sucursal Específica Aquí se puede Bloquear y desbloquear a los clientes uno a uno, Restringiendo participación en la operación de la empresa. Se bloquea o desbloquea un cliente de una Sucursal Específicamente. Imagen -Bloquear Sucursal especifica

69 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 Por Agrupadores de Artículos Se puede Bloquear/ Desbloquear a los clientes realizando ciertas Agrupaciones de Artículos o sub clasificaciones. Imagen -Bloquear Agrupador de Artículos 8 Reasignar Cobrador Se puede reasignar a la persona que realiza la cobranza por otro de la lista de personal. Imagen Reasignar Cobrador 9 Fusionar Cuentas por Cobrar Imagen - Fusionar cuentas por Cobrar Se puede juntar varias cuentas por cobrar del mismo cliente, sumando las parciales hasta generar una sola cuenta.

70 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de Reevaluar Cuenta por Cobrar Se puede cambiar el tipo de cambio de las monedas que se utilizan para hacer las transacciones, reevaluando los saldos en estas monedas. Imagen - Reevaluar 11 Netear Se genera un Neteo por cliente seleccionado. Imagen Netear

71 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72 ANEXO 1 Flujos de Movimientos

72 GR-CXC /Enero/ /Enero/ de 72