UNIDAD V PLAN 2004 AÑO 2017

Transcripción

1 DOCUMENTOS DE CAJA 5.1 Egresos e ingresos de caja 5.2 Vale de caja 5.3 Planillas: de cobranza de caja Página 1

2 COMPROBANTES INTERNOS DE CAJA Existen innumerables documentos internos, llamados así porque: no trascienden los límites de la empresa, y sirven para documentar los movimientos internos de la misma. Estos documentos son: "el Vale de Caja", el "Egreso de Caja", el "Ingreso de Caja", la "Planilla de Caja" y la "Planilla de Cobranza". VALE DE CAJA Objetivo Es un documento que se emplea con el fin de dejar constancia en Caja de los movimientos de dinero entregados para su posterior rendición de cuentas o como forma de adelanto de remuneraciones a liquidar. Uso: Es un documento probatorio, básico desde el punto de vista contable, no obligatorio desde el punto de vista fiscal y de uso externo, que la empresa emite para justificar salidas de dinero de la caja. VALE DE CAJA DÍA MES AÑO Situaciones relacionadas con el Vale de Caja. Con este comprobante pueden darse dos situaciones: Nombre: $ Recibí la suma de pesos uruguayos: Motivo: 1 - Que se mantenga en caja como Cajero: valor pendiente hasta que se realice la Recibido Conforme: rendición de cuentas, registrándose Autorizante: entonces los comprobantes correspondientes que se canjearán al firmante por el Vale que queda sin valor. 2 - Que el vale sea el comprobante que respalde la registración, por lo que se debe proceder a ello, no siendo en este caso un valor pendiente, sino la documentación probatoria de la operación que le da origen. Casos en que se utiliza el vale de caja: 1) Para documentar adelanto de remuneraciones. La devolución del mismo se puede realizar de dos formas: i) Si se registra contablemente, la rendición del mismo, será al declararse en el recibo de sueldo como un descuento. ii) Si el mismo se mantiene como un valor pendiente en la caja, al momento del pago del salario, se le entrega el comprobante al trabajador, como parte del pago del mismo. 2) La salida de dinero con posterior rendición de cuentas. Requiere que quien lo recibe firme un comprobante por la recepción del dinero correspondiente. Página 2

3 i) por viáticos, 1 cuando el empleado se traslada a determinada distancia de su lugar habitual de trabajo, en representación de la misma. ii) Por entrega de dinero para realización de compras, pagos o gestiones a nombre de la empresa. EGRESO DE CAJA Objetivo: Es un documento de uso interno que se emplea con el fin de dejar constancia en Caja de las salidas definitivas de dinero. Uso: Es un documento probatorio, básico desde el punto de vista contable, no obligatorio desde el punto de vista fiscal y de uso interno, que justifica la salida de dinero de Caja en aquellos casos en que el gasto es pequeño y no existe otro documento que respalde la operación. Comprobante N CONCEPTO El cajero pagará a: AUTORIZA CAJERO VoBo EGRESO de CAJA TOTAL $ DÍA MES AÑO IMPORTE Se utiliza para: Gastos de transporte. Pequeñas compras sin documentación de venta que las respalde. Llamadas telefónicas realizadas fuera de la empresa. Tarjetas pre-pagas de llamadas telefónicas. INGRESO DE CAJA INGRESO de CAJA DÍA MES AÑO Objetivo: Es un documento de uso interno que se emplea con el fin de dejar constancia en Caja de las entradas definitivas de dinero. Comprobante N El cajero cobrará a: CONCEPTO IMPORTE Uso: Es un documento probatorio, básico desde el punto de vista contable, no obligatorio desde el punto de vista fiscal y de uso interno, que justifica la entrada de dinero a caja en los casos en que el ingreso no es de origen operativo y no existe otro documento que lo respalde. AUTORIZA CAJERO VoBo TOTAL $ Se utiliza: Para retroversión de gastos, que al no tener comprobante externo se reingresa con este comprobante como por ejemplo vueltos. Por concepto de cobranza de conformes o cobranza de cheques de terceros al banco, PLANILLA DE CAJA Objetivo: Registrar los movimientos y contenidos de Caja, para facilitar la realización del arqueo. 1 Se consideran viáticos aquellas sumas de dinero destinadas a locomoción, alimentación y alojamiento, ocasionadas en el cumplimiento de tareas encomendadas por las empresas, cuando estén sujetas a rendición de cuentas. (Art.157 Ley ). Página 3

4 Uso: Es un documento complementario desde el punto de vista contable, no obligatorio desde el punto de vista fiscal y de uso interno. La Planilla de Caja es un documento descriptivo de los movimientos y composición de la misma, que facilita la gestión y permite un mayor control de la caja, posibilitando realizar el arqueo en cualquier momento. Este documento es completado diariamente por el cajero, y acompañado por la documentación registrada en el mismo. Diseño de Planilla de Caja PLANILLA DE COBRANZA Objetivo. Resumir en un documento la gestión de cobro para su ejecución. Uso. Es un documento probatorio, complementario, de uso interno, fiscalmente no obligatorio, que se emite para facilitar la gestión y el control del cobrador y la cobranza. Contiene un plan de cobranza cuando la cantidad de cuentas a cobrar es relevante Ventas a crédito y cobranza Las ventas de mercadería a crédito simple debitadas en la cuenta personal del comprador, serán abonadas por el mismo, no en un día determinado, sino dentro de un plazo estipulado genéricamente como puede ser cuando se presenta el cobrador. La figura del cobrador aparece cuando las cuentas a cobrar son de una magnitud tal que amerita la contratación de una persona para que se encargue de esa tarea. Para facilitar su desempeño y el control sobre él se crea un documento que sirva para ese fin: la PLANILLA DE COBRANZA. Página 4

5 DÍA MES AÑO Planilla de cobranza N Cobrador: CLIENTE DIRECCIÓN IMPORTE A COBRAR IMPORTE COBRADO EFECTIVO CHEQUES TOTAL OBSERVACIONES TOTAL DECRETO LEY Firma Este Decreto Ley, en vigencia desde el año 1977, establece el régimen aplicable a los títulos valores en el Uruguay. Las disposiciones generales consagradas para toda clase de títulos valores se inician estableciendo las características principales de los mismos definiéndolos como los documentos necesarios para ejercitar el derecho literal y autónomo que en ellos se consigna. Documento necesario consagra la imprescindibilidad del documento. El título valor no es declarativo sino constitutivo, el derecho nace al incorporarse a un documento. Se prioriza el documento que contiene esa voluntad sobre el acto del que emana. Es necesario porque es esencial la posesión del título para el ejercicio del derecho, es necesaria su exhibición para exigir el pago. La referencia a la literalidad significa que los derechos, acordados por el título valor, son aquellos que constan escritos en el mismo. Por último es un derecho autónomo, es un derecho nuevo, originario e independiente de las relaciones económicas que le dieron nacimiento. Continúa la norma fijando las enunciaciones esenciales que deben constar en un título valor, tanto en los que figuran en la ley como en los que están consagrados por el uso corriente, siendo estas: el nombre del título que se crea, la fecha y lugar de creación, el derecho que al título se incorpora y la firma del librador. Por otro lado, se debe recordar, que la sección II está dedicada al aval, instrumento empleado para garantizar en forma total o parcial el pago del título valor. El aval debe constar en el título mismo o adherido a él. La ley establece dos presunciones muy importantes, la primera es que cuando a una firma puesta en el título no se le pueda atribuir otra significación se tendrá como firma del avalista. Por otra parte, si faltara mención de la cantidad que se garantiza se entenderá que es por el total del importe. En cuanto a la transmisión de algunos títulos valores, la misma se realiza por endoso y entrega del título, debiendo constar en el mismo o en una hoja adherida el nombre del endosatario, la clase de endoso, el lugar y fecha del endoso y la firma del endosante. No se admiten condiciones al endoso; si se pusieran se tendrían por no puestas. Dentro del régimen general, debe resaltarse también el art. 22: Quien haya dado lugar, con hechos positivos o con omisiones graves a que se crea, de acuerdo a los usos comerciales, que un tercero está autorizado para suscribir títulos a su nombre, no podrá oponer la excepción de falta de representación del suscritor. Este artículo tiene mucha importancia con relación a la factura comercial, ya que como fue mencionado anteriormente, el principal problema de la factura en el régimen actual, es que normalmente no es firmada por el propio titular de la empresa que compra sino por su empleado. La aplicación de este Página 5

6 artículo que recoge la teoría de la apariencia ( a que se crea ), impide que el verdadero adquirente, aduzca que al no ser su firma la que consta en la factura no pueda sometérsela al especial procedimiento de la ejecución que se consagra para la factura comercial. ARQUEO DE CAJA Objetivo: Determinar el contenido real de los valores en caja Uso: Es un procedimiento que consiste en la confrontación de los valores registrados y los reales, que se realiza en forma periódica, para comprobar si existe o no la debida concordancia entre el saldo de la cuenta Caja y las cantidades realmente existentes en poder del cajero. En poder del cajero podemos encontrar los siguientes elementos: 1) Dinero en efectivo en moneda nacional y extranjera. 2) Cheques: a) de terceros al día b) de terceros con vencimiento posterior (diferidos y no vencidos), son parte del saldo de caja, si la empresa no lleva una cuenta de cheques diferidos a cobrar. 3) Otros valores: vales de caja, conformes, voucher (tarjeta de crédito). a) Los conformes firmados por clientes, siempre que no formen parte del saldo de conformes a cobrar. b) Los vales de caja si no han sido contabilizados como sucede frecuentemente con los adelantos al personal a descontar del sueldo. 4) Comprobantes: contabilizados y sin contabilizar No forman parte del saldo de caja: a) Los cheques emitidos por la empresa, por que forman parte del saldo Banco Diseño de Arqueo de Caja cuenta corriente. b) Los vales de caja. Si fueron contabilizados formarán parte del saldo de los rubros correspondientes (adelantos al personal, deudores por préstamos, partidas a rendir cuentas, etc.). Página 6