CAPÍTULO 4 MÉTODO DE AUDITORÍA, EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE LOS PROVEEDORES DIVERSOS DE FRUTAS Y VERDURAS

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1 CAPÍTULO 4 MÉTODO DE AUDITORÍA, EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE LOS PROVEEDORES DIVERSOS DE FRUTAS Y VERDURAS 4.1 PROPUESTA DE MÉTODO DE AUDITORÍA, EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN PARA LOS PROVEEDORES DIVERSOS DE FRUTAS Y VERDURAS Existen diversos métodos para evaluar proveedores, cada empresa utiliza las herramientas que considera convenientes y tiene a su alcance. Algunos utilizan métodos de sistemas integrados como SAP y ERP, otras empresas realizan las evaluaciones de forma más sencilla a través de un cuestionario de evaluación. En el campo de selección de proveedores de frutas y verduras, como se ha dicho en el apartado 2.3, más que todo por la idiosincrasia en el sector, son muy pocos los compradores que llevan un control de sus proveedores o tienen establecido un método para seleccionarlos. En los siguientes apartados de este documento se desarrolla el diseño del método denominado AECexcel para proveedores diversos. El método propuesto va dirigido especialmente a proveedores de frutas y verduras, sin embargo puede ser utilizado para evaluar proveedores de otra índole, haciendo los ajustes necesarios en los criterios de evaluación. Con este método se facilita el control de los proveedores, ya que genera una base de datos que guarda toda la información esencial sobre todos los proveedores con los que se contacta el comprador, además, permite realizar, a través de una matriz de ponderación pre-elaborada en una hoja electrónica, una evaluación en la que los proveedores quedan categorizados como A, B, C y D. Estas categorías definen tipo de proveedor, según este tipo se recomienda las acciones que se pueden llevar a cabo, facilitando, de esta forma, la toma de decisiones en la selección de los 33

2 proveedores. para cada tipo de proveedor: En la tabla 3 se muestra una sugerencia de acciones a implementar Tabla 3. Categorización de proveedores y acciones sugeridas. Clasificación del proveedor Rango de puntaje Tipo de proveedor Evaluación Acción sugerida Muy Aceptarlo y mantenerlo A Confiable Aceptarlo y desarrollarlo B Confiable C Condicional 0-60 D No confiable Fuente: Elaboración propia. Método AECexcel Si es único, trabajar plan de acción correctiva Rechazarlo. Si es único, trabajar plan de acción correctiva y desarrollarlo. El buen desempeño de la metodología de evaluación y seguimiento de los proveedores, podrá ser medido a través del instrumento de auditoría, este da una calificación a los diversos aspectos que llevan consigo los procesos de evaluación de proveedores y permite visualizar si se dan fallos en los procesos de evaluación que repercutan en la buena selección de proveedores. Como se ha descrito en los párrafos anteriores, a partir del uso de la herramienta electrónica se llevan a cabo 3 procesos: evaluación, auditoría y lo que se ha denominado certificación, aunque no sea una certificación como tal. En las figura 9 se presenta gráficamente el diseño del mètodo de evaluación, segùn el esquema de la figura 8. Fig 8. Esquema de diseño de procesos. Mètodo de la caja negra. ENTRADAS PROCESO SALIDAS Fuente: Apuntes Ingeniería de Métodos, Universidad Dr José Matías Delgado 34

3 Figura 9. Diseño de Proceso de Evaluaciòn de Proveedores en AECexcel. ENTRADAS INSUMOS: Formato de Matriz de ponderación Revisiòn de criterios a evaluar SALIDAS PRODUCTO: Alta gerencia PROVEEDOR: -Evaluador -Programa AECexcel REQUISITOS: -Descripción clara de los criterios a evaluar - Ponderación de criterios si Califica todos los criterios Necesita evaluaciòn inicial? no Califica criterios tècnicos y comerciales marcados CLIENTE: Lista de proveedores categorizados REQUISITOS: -Mantener registros documentados Analiza resultados y sugerencias dadas por el programa Registra resultados Selecciona al proveedor con mayor calificación Fin Fuente: Elaboración propia Vale aclarar que AECexcel, está dirigido a medianas o pequeñas empresas con un mínimo de estructura organizativa, aún podría ser utilizado por microempresarios que tengan acceso a medios electrònicos, ya que para la aplicación de la herramienta se necesita contar con el programa Microsoft Excel

4 4.2 FASES DEL MÉTODO AECexcel. El método AECexcel para proveedores diversos se lleva a cabo por medio de 5 fases diagramadas en la figura 10. Con estas fases el usuario realiza una evaluación de sus proveedores, audita los procesos que ha llevado a cabo en la evaluación para verificar su efectividad y establece si tiene la capacidad o no de alcanzar estándares recomendados para optar a una certificación de los procesos de selección de proveedores. Fig. 10. Fases de Método AECexcel Fuente: Elaboración propia. Método AECexcel Generación o actualización de base de datos El primer paso es la construcción de una base de datos de los proveedores actuales y potenciales que puedan proveer las frutas y verduras que se requieran. Los datos que incluye son: el nombre del proveedor, los productos que suministra, nombre del 36

5 contacto, dirección, teléfono, y correo electrónico. La base de datos trabaja con sistema de filtros, así los proveedores que ya han sido ingresados al sistema se pueden buscar por número de registro, por productos que suministra, por categoría de proveedor, etc. Es muy importante mantener actualizados los datos y asegurarse de completar los datos de todos los proveedores. Fig. 11 Pantalla de Base de datos AECexcel Fuente: Elaboración propia. Método AECexcel Al llenar la base de datos el programa elabora, de forma automática, una ficha con los datos del proveedor en la hoja de evaluación (figura 12), a esta se puede acceder al hacer click en el número de registro correspondiente de la base de datos. 37

6 Fig. 12 Ficha de Evaluación de proveedor Fuente: elaboración propio. Método AECexcel Evaluación de proveedores La segunda fase del método AECexcel es la evaluación de los proveedores, la realización de esta se da con una serie de procesos presentados en la figura 13. Fig. 13 Procesos de evaluación de proveedores Fuente: elaboración propio. Método AECexcel El primer paso en la evaluación es la determinación de los criterios que se van a evaluar, es muy importante tener claro a qué se refiere cada criterio y dejar documentada la referencia para evitar confusiones o distintas interpretaciones. Para la evaluación de frutas y verduras se han tomado los siguientes criterios: 38

7 Tabla 4. Descripción de criterios para evaluación de proveedores de frutas y verduras CRITERIO Tamaño/peso del producto Descripción Se refiera a la homogeneidad y cumplimiento de requerimientos de peso en cada unidad del producto, ese se puede detectar a través de inspecciones de control de calidad. Criterios Técnicos de calidad Criterios Estratégicos Coloraciòn Estado de Madurez Empaque Aplicación de normas de inocuidad Ubicaciòn Transporte con que cuenta Horario de atenciòn Variedad de productos que ofrece Certificaciones Capacidad de cantidad de entrega Cumplimiento de plazo de entrega Se refiere al color que presenta la fruta o verdura, este se define según las características propias del fruto, estas especificaciones se detallan en hojas técnicas. Se debe establecer como se quiere recibir el fruto para lograr ponerlo en venta o utilizarlo en el punto de maduración adecuado. Como entrega el proveedor el producto y si este empaque tiene condiciones de seguridad e inocuidad. Si el proveedor está sujeto y cumple normativas de seguridad e inocuidad alimentaria Si el proveedor se encuentra en un lugar accesible o se hace llegar fácilmente al cliente Si la flota de transporte cubre las condiciones de seguridad e higiene y si cuenta con flota capaz de proveer continuamente sin problemas de retraso en entrega En qué momentos atiende a sus clientes y con que puntualidad responde Cuantos y que productos nos puede proveer. Si el proveedor ofrece productos certificados y tiene certificados sus procesos de producción y manejo de productos Si tiene la capacidad de proveer la cantidad de producto que nosotros como cliente necesitamos Si es puntual para entregar los pedidos Criterios Comerciales Servicio al cliente Planes de pago que ofrece Precio Respuesta frente a reclamos Fuente: elaboración propia. Método AECexcel. Si presta los servicios con amabilidad y esta abierto a resolver problemas Facilidades de crédito que da y si brinda apertura para negociar precios Si ofrece precios acordes al mercado Si asume la responsabilidad ante productos defectuosos y da solución rápida a estos problemas. 39

8 Una vez determinados los criterios se procede a la segunda parte del proceso de evaluación: la ponderación de criterios. Estas ponderaciones son definidas arbitrariamente por el evaluador, se le da más ponderación a los criterios que se consideren más relevantes y el resto se da de acuerdo al grado de importancia que se le otorgue a cada uno de los demás criterios. Para el caso de proveedores de frutas y verduras se ha definido: Tabla 5. Ponderación de criterios TIPO DE CRITERIO Ponderación Técnico 50 Estratégico 20 Comercial 30 Fuente: elaboración propio. Método AECexcel AECexcel, permite cambiar en cualquier momento la ponderación de los criterios manteniendo igualdad de condiciones en la evaluación de todos los proveedores El cambio se realiza en la matriz modelo que aparece en el menú sustituyendo los valores de la columna "Ponderación". La ponderación total debe completar el 100% de lo contrario AECexcel marcará "ERROR" en la columna "Ponderación". El tercer punto en el proceso es la determinación de la escala que se utilizará para la evaluación, AECexcel utiliza una escala ascendente, donde 1 es lo más deficiente y la mayor calificación, 5 es lo mejor que se puede obtener del proveedor. La escala se ha determinado de 1a 5, con números enteros. Tabla 6. Escala de Evaluación ESCALA DE EVALUACIÓN Calificación Referencia de cumplimiento 1 Malo Nunca 2 Regular Muy poco 3 Bueno A veces 4 Muy bueno casi siempre 5 Excelente Siempre Fuente: elaboraciòn propio. Mètodo EACexcel 40

9 Ya definidos los puntos anteriores se realiza la evaluación propiamente dicha. Esto se hace utilizando la ficha de evaluación donde el evaluador llena únicamente las celdas de "calificación" según considere para cada criterio, AECexcel arroja automáticamente la calificación ponderada según lo que se ha establecido en el primer punto del proceso. Fig. 14 Pantalla de evaluación de proveedores Fuente: Elaboración propia método AECexcel. 41

10 La categorización del proveedor es el quinto y último paso del proceso, éste es llevado a cabo automáticamente por AECexcel. Al hacer la calificación la herramienta establece, según el puntaje ponderado, qué tipo de proveedor es y sugiere acciones a llevar a cabo con cada tipo de proveedor según los resultados obtenidos. Fig. 15 Pantalla Categorización de proveedor Fuente: elaboración propio. Método AECexcel Al final del proceso AECexcel traslada toda la información sobre la evaluación al cuadro complementario de la base de datos. Es muy importante que el usuario no olvide actualizar la fecha de evaluación, ya que ésta dará pautas para la auditoría del proceso de evaluación de proveedores. Así se da por terminada la evaluación, sobre la base de la categorización y puntaje de cada proveedor se puede llevar a cabo la selección de los proveedores. 42

11 Fig 16. Resultados de evaluación Fuente: elaboración propio. Método AECexcel Auditoría de procesos de evaluación La herramienta de auditoría lleva un proceso muy similar a la evaluación. Se trata de marcar sì o no a las preguntas planteadas, de forma automática AECexcel cuenta las respuestas y le da la ponderación establecida, el usuario debe marcar únicamente con una x en la columna correspondiente y el programa arrojará un resultado cuantitativo y plantea acciones que pueden tomarse de acuerdo a los resultados obtenidos. (ver figura 17) Según el puntaje total obtenido, se remite al cuadro de acciones sugeridas (tabla 7), de esta forma se tiene un parámetro bastante objetivo sobre la funcionalidad y efectividad del método de evaluación de proveedores. Tabla 7. Calificación de Procesos de Evaluación de Proveedores Rango de puntaje Calificación de Proceso de Evaluación Evaluación de procesos implementados Acción sugerida Muy Efectivo Optar a certificación de proceso Bueno Revisar criterios más débiles Condicional Revisar todo el proceso y aplicar acción correctiva 0-59 No funcional Volver a iniciar aplicación de método Fuente: elaboración propio. Método AECexcel 43

12 Fig. 17 Herramienta de auditorìa de proveedores Fuente: elaboración propia AECexcel Una vez finalizado el ejercicio de auditoría se debe documentar un informe y proponer el plan de acciones correctivas a llevar a cabo Determinación de la capacidad de certificación de procesos de evaluación de proveedores Como se ha mencionado antes la certificación es un documento de soporte otorgado por un tercero, en el que se certifica o asegura que se están cumpliendo estándares conforme a una norma establecida. El método AECexcel no certifica el proceso de evaluación de proveedores, para esto se haría necesario un ente acreditado que otorgue el sello de certificación, lo que hace el método es determinar si el proceso cumple con una serie de estándares que podrían certificarse bajo una norma ya existente. 44

13 En el caso de certificación de proveedores de frutas y verduras, el método AECexcel determina si el proceso de evaluación de proveedores llevado a cabo con la herramienta electrónica, está en la capacidad de obtener una certificación de calidad bajo la Norma ISO 9001:2008, atendiendo específicamente al punto 7.4 de dicha norma, citado anteriormente en el apartado 2.1 del presente documento. Para determinar si el proceso se adecúa a los requisitos establecidos por estos, basta realizar la auditoría planteada en la herramienta de AECexcel y contar con un mínimo de 90 que otorgue el título de proceso apto para optar a certificación. 45