PARAMETROS DE DISEÑO TEMA III

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1 PARAMETROS DE DISEÑO TEMA III

2 UNIDAD DE DECISIÓN SISTEMAS DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL CENTRALIZACIÓN/ DESCENTRALIZACIÓN MAPA CONCEPTUAL INFORMALES DISPOSITIVOS DE ENLACE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA FORMALES PUESTOS DE ENLACE DIRECTIVOS INTEGRADORES GRUPOS DE TRABAJO ESTRUCTURA MATRICIAL DISEÑO DE PUESTOS ESPECIALIZACIÓN DEPARTAMENTALIZACIÓN TIPOLOGÍA DEPARTAMENTO HORIZONTAL BÁSICOS COMPLEMENTARIOS VERTICAL FUNCIONES MERCADOS NÚMEROS TURNOS FORMALIZACIÓN PRODUCTOS PROCESOS PREPARACIÓN ZONAS GEOGRÁFICAS ADOCTRINAMIENTO CLIENTES

3 PARÁMETROS DE DISEÑO ORGANIZATIVO PARÁMETROS QUE CONFIGURAN LA ESTRUCTURA INTERNA DE CUALQUIER ORGANIZACIÓN ESPECIALIZACIÓN FORMALIZACIÓN PREPARACIÓN Y ADOCTRINAMIENTO DEPARTAMENTALIZACIÓN DISPOSITIVOS DE ENLACE DESCENTRALIZACIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL 2.1. PARÁMETROS DE DISEÑO DE PUESTOS DISEÑO DE PUESTOS Especialización Formalización Preparación Adoctrinamiento Cualquier puesto dentro de la estructura organizativa está caracterizado por un cierto nivel de especialización horizontal y vertical, formalización, preparación y adoctrinamiento

4 Especialización del puesto La primera orden en el diseño organizacional es decidir lo que va a hacer cada persona. La clave para esa decisión es la determinación de cuán especializado debe ser cada puesto: cuantas tareas debe contener, y cuanto control sobre esas tareas debe tener la persona que realiza el trabajo. En la practica estamos estableciendo la divi sión del trabajo

5 Puestos que tienen pocas tareas son de alcance "estrecho" y se les refiere gene ralmente como especializado horizontalmente a los amplios, que tienen muchas tareas se les denomina como agrandados horizontalmente. Los puestos que no involucran control alguno del trabajador, que se realizan sin pensar como o por qué, son llamados especializados verticalmente aquellos que son concienzudamente controlados por el trabajador son referidos como agrandados verticalmente

6 ESPECIALIZACIÓN HORIZONTAL VERTICAL Nº de tareas diferentes desarrolladas en el puesto Libertad de actuación sobre las tareas del puesto Menor número de tareas diferentes en el puesto implica puestos más especializados en su dimensión horizontal Menor libertad en la manera de realizar las tareas del puesto implica puestos más especializados en su dimensión vertical Mayor número de tareas diferentes en el puesto implica puestos menos especializados en su dimensión horizontal Mayor libertad en la manera de realizar las tareas del puesto implica puestos menos especializados en su dimensión vertical Prof. Dr. Juan J. López García Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 6

7 Prof. Dr. Juan J. López García Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 7 ESPECIALIZACIÓN HORIZONTAL VERTICAL VENTAJAS INCONVENIENTES MAYOR PRODUCTIVIDAD: Mayor destreza Menores pérdidas de tiempo Métodos más eficientes Problemas de coordinación Desequilibrio en cargas de trabajo Problemas de motivación SOLUCIÓN HUMANIZACIÓN DEL PUESTO: 1. AMPLIACIÓN HORIZONTAL 2. ENRIQUECIMIENTO DEL TRABAJO

8 Especialización Horizontal Número y variedad de las tareas encomendadas al ocupante de un puesto Especialización Vertical Grado de autocontrol o autonomía de que dispone el operario para gestionar su propio trabajo

9 ESPECIALIZACIÓN VERTICAL ALTA ESPECIALIZACIÓN DE LOS PUESTOS SEGÚN LA PARTE DE LA ORGANIZACIÓN ALTA ESPECIALIZACIÓN HORIZONTAL BAJA Ocupo un puesto de base no cualificado. A veces estoy en el núcleo y a veces en el staff Soy un supervisor de primera línea Soy un profesional especializado.. A veces estoy en el núcleo y a veces en el staff Ocupo un puesto directivo de nivel superior en la organización.

10 AMPLIACIÓN VERTICAL (total autonomía) Máxima (ninguna autonomía) Máxima (una tarea) Espec. Horizontal Espec. Vertical Espec. Vertic al Espec. Horizontal Mínima (muchas tareas) AMPLIACIÓN HORIZONTAL (muchas tareas) Mínima (total autonomía)

11 ESPECIALIZACIÓN Y PARTES DE LA ORGANIZACIÓN (3) (2) (1) Menor especialización Mayor especialización horizontal La especialización vertical depende del tipo de puesto: Puestos profesionales: baja especial. vertical Puestos rutinarios: alta especialización vertical + Fuente: readaptado de Mintzberg (1984) - (1) (2) (3) (1) Puestos directivos: menor especialización (2) Puestos profesionales: especial. horizontal alta y vertical baja (3) Puestos rutinarios: alta espec. horizontal y vertical FORMALIZACIÓN Uso de reglas y procedimientos en la organización Normalización de procesos FORMALIZACIÓN ESPECIALIZACIÓN Mayor formalización Mayor especialización vertical Tareas rutinarias Formalizar

12 MOTIVOS Controlar el comportamiento del individuo Aumentar la eficiencia Mecanismo de seguridad de los empleados Garantizar la imparcialidad en el trato a clientes PROBLEMAS (1) (2) (3) Reducción de las relaciones personales Rechazo automático a ideas innovadoras Mala atención a los clientes Menor motivación del trabajador (1) FORMALIZACIÓN (2) (3)

13 Formalización del Comportamiento En los puestos con altos niveles de formalización los comportamientos y actuaciones esperados de sus ocupantes están expresamente establecidos o formalizados (estandarizados) Sobre el contenido del puesto Sobre el flujo en el que interviene Con normas de carácter general

14 FORMALIZACIÓN Y PARTES DE LA ORGANIZACIÓN (2) (1) Menor formalización - (1) (2) (1) Puestos directivos: menor formalización (2) Puestos profesionales: menor grado de formalización (3) Puestos rutinarios: mayor grado de formalización (3) Formalización mayor aunque su grado depende del tipo de puesto: Puestos profesionales: bajo grado de formalización Puestos rutinarios: alto grado de formalización + Fuente: readaptado de Mintzberg (1984) (3)

15 PREPARACIÓN Obtención de los conocimientos relacionados al puesto Normalización de habilidades MAYOR PREPARACIÓN MENOR FORMALIZACIÓN ADOCTRINAMIENTO Parámetro de socialización de los trabajadores: Inculca la cultura de la empresa Manera de hacer las cosas en la empresa Estilo de adopción de decisiones en la empresa Normalización de la ideología PREPARACIÓN, ADOCTRINAMIENTO Y PARTES DE LA ORGANIZACIÓN (1) La preparación es importante en puestos profesionales (2) El adoctrinamiento es importante cuando se exige fuerte lealtad Fuente: readaptado de Mintzberg (1984)

16 Habilidades Normas Conocimientos Experiencia Valores Políticas PREPARACIÓN ADOCTRINAMIENTO

17 Visión Clásica El hombre subordinado a la tecnología. El individuo es un recurso productivo Visión Actual más El hombre es el principal recurso de la organización. La tecnología debe ser adaptada a las necesidades humanas

18 Cuestiones objeto de diseño S. Decisor Superestructura Vínculos laterales Puestos

19 Parámetros de diseño Centralización Descentralización Agrupación de U.U. Tamaño de la Unidad Planificación de Acciones Control del Rendimiento Dispositivos de enlace Especialización Formalización Preparación Adoctrinamiento

20 Conjunto de tareas y responsabilidades encomendadas formalmente a un individuo dentro de una organización

21 Según la naturaleza de las tareas: Especialización horizontal cualificada y NO C. Tarea Operación o conjunto de operaciones cuya ejecución requiere del trabajador la realización de esfuerzos físicos y/o mentales con la intención de alcanzar una finalidad específica en el trabajo Operación Prevención Diagnóstico Prescripción Secuencia de movimientos elementales realizados por el operario con la finalidad de ir dando cumplimiento parcial al objetivo que define cada tarea Movimiento Elemento mínimo en el que puede ser dividido cualquiera de las operaciones realizadas por un operario

22 Prof. Dr. Juan J. López García DEPARTAMENTO 2.2. DEPARTAMENTALIZACIÓN Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 22 Agrupación de puestos en unidades organizativas DIRECTIVO SUBORDINADO SUBORDINADO SUBORDINADO VENTAJA INCONVENIENTE Facilita la coordinación DENTRO de las unidades Dificulta la coordinación ENTRE unidades CRITERIOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN BÁSICOS Se pueden aplicar en todos los niveles organizativos 1. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIONES 2. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR MERCADOS COMPLEMENTARIOS Se aplican sólo en los niveles inferiores 3. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR NÚMEROS 4. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR TIEMPOS 5. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROCESOS

23 Prof. Dr. Juan J. López García 1. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIONES Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 23 Agrupación de los puestos en función del tipo de actividad Rosa García Dirección general Luis Rodríguez Director organización Esteban López Director producción Matilde Sancho Directora RR.HH. Carmen Rubio Directora comercial Manuel Sánchez Director financiero Osvaldo Giménez Director I+D+i Ramiro Castro Sección confección Pedro Ibáñez Sección etiquetado Fernando Pérez Sección inspección VENTAJAS Método de agrupación lógico Estimula la especialización funcional Facilita el desarrollo profesional de los especialistas Facilita la capacitación del personal INCONVENIENTES Problemas de coordinación entre las funciones Difícil evaluar la contribución de cada función Estructura lenta en adaptación Dificultad para adiestrar directores generales

24 Prof. Dr. Juan J. López García 2. DEPARTAMENTALIZACIÓN EN BASE AL MERCADO Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 24 Creación de unidades estratégicas de negocio (UEN): Poseen sus propios objetivos Operan en un entorno propio Elaboran sus propios planes estratégicos Rosa García Dirección general Luis Rodríguez Marketing corporativo Manuel Sánchez Compras Antonio Pérez Asuntos jurídicos Carmen Rubio RR.HH. Osvaldo Giménez Financiero y control de gestión Rosa Lafuerza Administración y sistemas Eduardo Sánchez D. división alimentación Matilde Sancho D. división cuidado hogar y personal Esteban López D. división helados y congelados D. producción D. finanzas D. RR.HH. D. marketing D. zona A D. zona B GRUPO EMPRESARIAL Estrategia corporativa Organización del grupo UNIDAD DE NEGOCIO Estrategia de negocio Organización del negocio ÁREA FUNCIONAL Estrategia funcional Organización de función

25 Prof. Dr. Juan J. López García Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PRODUCTOS Propio de empresas grandes y diversificadas Cada departamento es responsable de una línea de productos VENTAJAS Se concentra la atención en líneas de productos Rápida respuesta a los mercados de productos Mejor conocimiento de la aportación de cada línea Facilita la capacitación de directores generales Permite crecimiento y diversificación de productos INCONVENIENTES Se exige personal con capacidad dirección general Dispersión de los especialistas funcionales Multiplicidad de servicios funcionales Problemas de control por parte de la alta dirección

26 Prof. Dr. Juan J. López García Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág DEPARTAMENT. POR ÁREAS GEOGRÁFICAS Propio de empresas grandes y diversificadas territorialmente Cada departamento es responsable de una zona geográfica VENTAJAS Se concentra la atención en los mercados geográficos Rápida respuesta a los mercados geográficos Mejor conocimiento de la aportación de cada zona Facilita la capacitación de directores generales Permite el crecimiento y la diversificación de mercados INCONVENIENTES Se exige personal con capacidad dirección general Dispersión de los especialistas funcionales Multiplicidad de servicios funcionales Problemas de control por parte de la alta dirección

27 Prof. Dr. Juan J. López García Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág DEPARTAMENTALIZACIÓN POR TIPO DE CLIENTE Propio de empresas grandes y diversificadas Cada departamento es responsable de un tipo de cliente VENTAJAS Se concentra la atención en tipos diferentes de clientes Rápida respuesta a los mercados de clientes Mejor conocimiento de aportación de cada tipo de cliente Facilita la capacitación de directores generales Permite el crecimiento y la diversificación de mercados INCONVENIENTES Se exige personal con capacidad dirección general Dispersión de los especialistas funcionales Multiplicidad de servicios funcionales Problemas de control por parte de la alta dirección

28 Prof. Dr. Juan J. López García Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág DEPARTAMENT. POR PROCESOS O EQUIPOS Suele afectar al área de producción Asignar fases del proceso a departamentos VENTAJA Especialización tecnológica y humana INCONVENIENTE Problemas de coordinación

29 Prof. Dr. Juan J. López García Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág DEPARTAMENT. EN BASE A NÚMEROS SIMPLES Agrupación de puestos en función del número de individuos Niveles bajos de la organización Agricultura y construcción 4. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR TIEMPO Agrupación puestos por turnos Niveles bajos de la organización Hospitales, policía, altos hornos, tiendas de 24 horas, hoteles, etc. VENTAJAS Extender la jornada laboral La utilización de procesos de producción continuos Acceder a ciertos segmentos mercado laboral Problemas de coordinación entre turnos INCONVENIENTES Los cambios de turno pueden ser problemáticos Menor control en los turnos nocturnos Los costes elevados de los turnos nocturnos

30 Prof. Dr. Juan J. López García 2.3. DESCENTRALIZACIÓN DE LA AUTORIDAD Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 30 Dispersión de autoridad a lo largo de la estructura DESCENTRALIZACIÓN DELEGACIÓN Consecuencia: filosofía organización proceso Decisiones delegar/concentrar Fijación de políticas Selección/capacitación personal Controles adecuados MUCHA DELEGACIÓN DE AUTORIDAD ESTRUCTURA DESCENTRALIZADA POCA DELEGACIÓN DE AUTORIDAD ESTRUCTURA CENTRALIZADA

31 INDICADORES DE DESCENTRALIZACIÓ Prof. Dr. Juan J. López García Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 31 Numero de decisiones en niveles inferiores Favorecen la centralización Importancia de las decisiones delegadas Funciones afectadas por decisiones delegadas Control ejercido por los niveles superiores Número de subordinados El entorno es sencillo y estable FACTORES QUE INFLUYEN EN EL GRADO DE DESCENTRALIZACIÓN Departamentalización en base al mercado Favorecen la descentralización El entorno es complejo e incierto Estrategias adecuadas a E. Estables Estrategias competitivas flexibles Decisiones importantes Decisiones tratan aspectos cotidianos Dirección intermedia poco capacitada Dirección intermedia capacitada Estilos de dirección autocráticos Estilos de dirección democráticos Empresas de menor dimensión y Empresas de mayor dimensión y mayor escasa diversificación diversificación Crecimiento al amparo de fundadores Preferente crecimiento externo Ritmos de crecimiento lentos Ritmos de crecimiento rápidos Dificultad para ejercer control Mecanismos de control efectivos La empresa se enfrenta a una crisis La cultura empresarial favorece la

32 GRADO DE CENTRALIZACIÓN LACIÓN ENTRE CENTRALIZACIÓN- SCENTALIZACIÓN Y MECANISMOS DE COORDINACIÓN VENTAJAS INCONVENIENTES Prof. Dr. Juan J. López García MAYOR AGILIDAD ORGANIZATIVA Descarga a la alta dirección Fomenta la adopción de decisiones Adaptación a condiciones cambiantes Rapidez en la toma de decisiones Fomenta la capacitación de la dirección Facilita la diversificación CONTROL, COORDINACIÓN Y COSTE AUTORIDAD DELEGADA Pérdida de control del poder descentralizado Dificulta la aplicación de políticas uniformes Mayor complejidad y coste de coordinación Supone inversiones en capacitación Multiplicidad de costes de unidades descentralizadas Supervisión directa AUTORIDAD NO DELEGADA Normalización de procesos Normalización de resultados Normalización de habilidades Normalización de la ideología Adaptación mutua Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 32 GRADO DE DESCENTRALIZACIÓN

33 PLANIFICACIÓN DE ACCIONES CONTROL DEL RENDIMIENTO 2.4. SISTEMAS DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL ESTRATEGIA A UN NIVEL ESTRUCTURA SIMPLE Diseño y puesta en práctica de planes (estrategias) Control del cumplimiento de puestos y/o unidades PRODUCCIÓN ADMÓN EMPRENDEDOR VENTAS COMPRAS ESTRATEGIA CORPORATIVA ESTRATEGIA A DOS NIVELES ESTRUCTURA FUNCIONAL DIRECCIÓN GENERAL COMPRAS PRODUCCIÓN RR.HH. COMERCIAL FINANCIERO ESTRATEGIA CORPORATIVA ESTRATEGIA A TRES NIVELES ESTRUCTURA DIVISIONAL DIRECCIÓN GENERAL ESTRATEGIA FUNCIONAL MARKETING CORPORATIVO CONTROL DE GESTIÓN FILIAL 1 FILIAL 2 FILIAL 3 PRODUCCIÓN FINANZAS MARKETING RR.HH. Prof. Dr. Juan J. López García ESTRATEGIA CORPORATIVA ESTRATEGIA DE NEGOCIO ESTRATEGIA FUNCIONAL Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 33

34 Prof. Dr. Juan J. López García PERÍODO DE PLANIFICACIÓN NIVEL DE GLOBALIDAD Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág DECISIONES ESTRATÉGICAS Objetivos estratégicos Planes estratégicos DECISIONES TÁCTICAS Objetivos tácticos Planes tácticos DECISIONES OPERATIVAS Objetivos operativos Planes operativos MECANISMOS DE CONTROL - NIVEL DE CONCRECIÓN - PIRÁMIDE ORGANIZATIVA +

35 Prof. Dr. Juan J. López García 2.5. DISPOSITIVOS DE ENLACE Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 35 Párametros de diseño que estimulan los contactos laterales en estructuras complejas Se incorporan a la estructura formal Puesto Contacto de directo enlace entre puestos Directivo integrador Grupo de trabajo Estructura matricial (TEMA 7) carácter informal carácter formal PUESTO DE ENLACE Puestos de coordinación lateral Carecen de autoridad formal Evitan los largos canales ascendentes de comunicación

36 Prof. Dr. Juan J. López García DIRECTIVO INTEGRADOR Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 36 Dirección general DIRECTOR PROYECTO compras fabricación marketing Puesto de enlace con autoridad formal sobre aspectos decisorios del proyecto Debe emplear habilidades de negociación Se superpone a la estructura funcional Estructura resultante tiene características orgánicas Aumenta la proporción de directivos Puede aumentar el número de directivos

37 Prof. Dr. Juan J. López García 4. CIERTO PERIODO DE TIEMPO Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 37 FUNCIONES GRUPO DE TRABAJO 1. CONJUNTO DE INDIVIDUOS GRUPOS DE TRABAJO Y COMITÉS 3. CONSECUCIÓN DE OBJETIVOS Desempeñar tareas complejas Desarrollar funciones de coordinación Implantar decisiones complejas Forma de preparación y/o socialización 2. MANTIENEN UNA INTERACCIÓN GRUPOS FORMALES 1. Departamentos 2. Grupos de trabajo temporales 3. Comités TIPOS GRUPOS INFORMALES

38 Prof. Dr. Juan J. López García Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 38 VENTAJAS INCONVENIENTES Mayor calidad de las decisiones adoptadas Mayor probabilidad de ejecución Mejora la coordinación entre puestos y unidades Facilita la capacitación de los subordinados Facilita la adopción de decisiones impersonales Se diluye la responsabilidad Coste en tiempo y en dinero La adopción de acuerdos mediocres

39 Prof. Dr. Juan J. López García Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 39

45 Prof. Dr. Juan J. López García Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 45 La estructura es más que el organigrama. Es la forma de ver la conexiones internas que se dan a la hora de trabajar. Planificar esas conexiones y diseñarlas es la mejor forma de ordenar los procesos y mejorar el rendimiento de las tareas.