Grupo del Proceso de Iniciación

Transcripción

1 Grupo del Proceso de Iniciación Fuentes: Kathy Schwalbe, Information Technology Project Management, Seventh Edition, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Fifth Edition Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

2 Objetivos de Aprendizaje Conocer los procesos del grupo del proceso de iniciación Exponer criterios para abordar un proyecto Explicar la importancia del Acta de constitución del proyecto para iniciarlo formalmente Explicar la importancia de identificar a los interesados

3 Grupo proceso iniciación Áreas de conocimiento

4 Grupo proceso iniciación - Qué hacer? Seleccionar el Director del Proyecto Identificar la cultura de la Empresa y los sistemas existentes Identificar los procesos, procedimientos e información histórica Dividir los proyectos grandes en fases Entender el caso de negocio * Identificar requisitos, supuestos, riesgos, restricciones y los acuerdos existentes Evaluar el proyecto y la viabilidad del producto dentro de las restricciones Crear objetivos medibles Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Identificar a los interesados y determinar sus expectativas, su influencia y su impacto * Caso de Negocio según el PMBOK "Documento que proporciona la información necesaria, desde una perspectiva comercial, para determinar si el proyecto vale o no la inversión requerida. Normalmente la necesidad comercial y el análisis coste-beneficio se incluyen en el caso de negocio para justificar el proyecto. En el caso de proyectos externos, la organización solicitante o el cliente pueden elaborar el caso de negocio. El caso de Negocio responderá a una o más de las siguientes razones: demanda del mercado, necesidad comercial, solicitud de un cliente (que es el que financia), adelantos tecnológicos, requisitos legales, impactos ecológicos o necesidades sociales."

5 Grupo Proceso de Iniciación Fase de pre-inicio opcional Caso de negocio opcional Se reconoce y se comienza un nuevo proyecto o fase del proyecto Objetivo principal: formalizar la selección e inicio de los proyectos Salidas importantes: El Gerente del proyecto Caso de negocio Acta de Constitución del Proyecto Los interesados, identificados

6 Iniciar un proyecto - Qué se necesita conocer? Caso de Negocio Descripción del producto o el Enunciado del trabajo del proyecto Requisitos del producto conocidos hasta el momento Qué se supone debe hacer el proyecto? El Proyecto vs Plan Estratégico Probables Interesados Restricciones y Supuestos Ejemplo, cronograma, presupuesto o recursos impuestos Acuerdos incluidos en los Contratos Estándares de la industria Tendencias del Mercado Sistema de Control de Cambios de la Empresa

7 Iniciar un proyecto - Qué se necesita conocer? Procesos y Procedimientos existentes Relaciones previas Con el Patrocinador Interesados probables Posibles miembros del equipo Información de Proyectos anteriores Plantillas EDT Estimaciones Lecciones aprendidas Cómo está la Empresa Otros proyectos Qué podría tener impacto con este proyecto Futuro de la Empresa Cultura de la Empresa Posibles miembros del equipo

8 Métodos de selección de proyectos Disponibilidad Tiempo Fondos Recursos Necesidad Por categorías de los proyectos Análisis financieros, ej.: Valor Presente Neto Modelos de Calificación Ponderada Tablero de Control Balanceado* Voluntad * Balanced scorecard

9 Selección de Proyectos Justificación sólida Caso: muchos proyectos no tienen una justificación pero todos están de acuerdo en que tienen un alto valor

10 Clasificación de proyectos Tema Un problema Una oportunidad Una directiva Tiempo para realizarlo Necesidades Prioridad

11 Selección de Proyectos Métodos Matemáticos Lineal No lineal Dinámico Algorítmico Medida de beneficios Contribución de beneficios Acercamientos comparativos Modelos Económicos Análisis Financieros Valor Presente Neto VPN* Retorno de la inversión ROI** Análisis de Retorno*** Tasa Interna de Retorno IRR Relación costo beneficio Costo de oportunidad * NPV: Net present value ** ROI: Return on investment *** Payback analysis

12 Análisis del Valor Presente Neto VPN Método de cálculo de la ganancia esperada neta o la pérdida esperada neta de un proyecto mediante el descuento de las futuras entradas y salidas de capital esperados Proyectos con VPN positivo Deben considerarse, si el valor económico es un criterio clave Entre más alto el VPN mejor

13 Retorno sobre la inversión Retorno sobre la inversión (ROI) Se calcula restando los costos del proyecto de los beneficios y luego dividiendo por los costos ROI = (total de los beneficios descontados - los costos totales descontados) / costos descontados Tasa de retorno requerida O Tasa Mínima Aceptable de Retorno sobre la inversión en proyectos A criterio de cada Empresa Tasa interna de retorno (TIR o IRR*) Se calcula encontrando la tasa de descuento que iguala el VPN a cero Cuanto mayor es el ROI, mejor * IRR: Internal Rate of Return

14 Análisis de Amortización Amortización Consideración financiera Se produce cuando el beneficio neto acumulado de descuento es igual a los costos Período de amortización Cantidad de tiempo que se tardará en recuperar, en forma de entradas netas de efectivo, el total de dinero invertido en un proyecto Muchas organizaciones quieren que los proyectos tengan un periodo de amortización relativamente corto A menor periodo de amortización, mejor

15 Gráfica del Periodo de Amortización Periodo de Amortización Retorno Año Costos acumulables Beneficios acumulables

16 Modelo de Clasificación Ponderada Modelo de calificación ponderada Herramienta que proporciona un proceso sistemático de selección de proyectos basados en muchos criterios Identificar criterios importantes Determinar puntajes que se asignan a cada criterio Asignar ponderaciones (en porcentaje) Multiplicar puntajes y ponderaciones Obtener el puntaje total ponderado Cuanto más alto el Puntaje Ponderado, mejor

17 Ejemplo de modelo de clasificación ponderada para la selección de un proyecto Promedio ponderado por proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto

18 Cuadro de Mando Integral* Desarrollado por los Drs. Robert Kaplan y David Norton Para ayudar a seleccionar y gestionar proyectos que se alinean con la estrategia empresarial Balanced scorecard Metodología que convierte los valores de una organización, tales como el servicio al cliente, innovación, eficiencia operativa y el rendimiento financiero, en una serie de métricas definidas * Balanced Scorecard Ver

19 Acta de constitución del proyecto Documento que reconoce formalmente la existencia del proyecto Provee dirección a los objetivos y a la gestión Elaborarla con los interesados Debe estar firmada por los Interesados

20 Acta de constitución del proyecto Puntos típicos a tratar: Objetivo del proyecto Alcance del proyecto Estructura de tareas Metodología de Implementación Gerente del proyecto Equipo del proyecto Hitos o Entregables del Proyecto Procedimientos de entregas Criterios de aceptación Riesgos identificados Factores de éxito Solución de conflictos

21 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto 5.1 Planificar la gestión del alcance Iniciador del Proyecto / Patrocinador Acuerdos Caso de negocio Enunciado del Trabajo del proyecto Activos de procesos de la organización Factores ambientales de la Empresa Gestión de la Integración del Proyecto 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Acta de constitución 5.2 Recopilar Requisitos 5.3 Definir el Alcance 6.1 Planificar la gestión del cronograma 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 7.1 Panificar la gestión de costos Empresa/ Organización 11.1 Planificar la Gestión de Riesgos 13.1 Identificar a los Interesados

22 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Entradas 1. Enunciado del Trabajo del Proyecto 2. Caso de Negocio 3. Acuerdos 4. Factores Ambientales de la Empresa 5. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos 2. Técnicas de facilitación Salidas 1. Acta de Constitución del Proyecto Grupo del Proceso de Iniciación Área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto

23 Factores ambientales de la Empresa Estructura y cultura de la organización Normas de la Industria Leyes y/o normas Gubernamentales Infraestructura Recursos humanos existentes Administración de personal Sistemas de autorización de trabajo de la compañía Condiciones del mercado Tolerancia al riesgo (por parte de los interesados) Clima político Canales de comunicación Bases de datos comerciales

24 Activos de los Procesos de la Organización Procesos Procedimientos Instructivos Plantillas Formatos Cómo hacer las cosas Normas Políticas Qué instrumentos utilizar... Bases de datos corporativas de conocimiento Archivos de proyectos Información histórica Medición de procesos Líneas base (alcance, costo, ) Cronogramas Calendarios Diagramas Riesgos Lecciones aprendidas Registros Documentos Informes de resultados Horas de trabajo Costos incurridos Presupuestos Datos financieras Déficits Gestión de riesgos Gestión de problemas Gestión de configuración Gestión de Calidad Bases de datos comerciales

25 Acta de constitución - Ejemplo Título del proyecto: Proyecto de actualización de tecnologías de información Fecha de inicio del proyecto: Marzo 4, 2008 fecha de finalización proyectada: Diciembre 4, 2008 Gerente de proyecto: Kim Nguyen, , knguyen@course.com Objetivos del proyecto: Actualizar el hardware y software de todos los empleados (aproximadamente 2000) en 9 meses basados en nuevos estándares corporativos. Ver el documento adjunto de descripción de los nuevos estándares. Las actualizaciones afectarán los servidores así como las redes corporativas. El presupuesto es de $ para hardware y software y $ para costos operacionales. Enfoque Actualizar la base de datos de inventario de TI para establecer las necesidades Crear una estimación de costos detallada del proyecto Emitir una solicitud de cotización para la compra de hardware y software Utilizar lo mas posible el equipo interno de trabajo para la realización del proyecto ROLES Y RESPONSABILIDADES NAME ROL RESPONSABILIDAD Walter Schmidt CEO Patrocinador y supervisor del proyecto Mike Zwack CIO Supervisor del proyecto, elección de personal Kim Nguyen Gerente de proyecto Planear y ejecutar el proyecto Jeff Johnson Director de Operaciones de TI Mentor Kim Nancy Reynolds VP RH Selección de personal, generar Memos Firmas Comentarios (hechos a mano o digitalmente por los interesados del proyecto que firman arriba) El proyecto estará terminado en 10 meses Mike Zwack, CIO Asumimos que el grupo de trabajo estará siempre disponible para el desarrollo del proyecto y que algunas actividades deberán realizarse en horas extralaborales. Kim Nguyen, Jeff Johnson, Departamento de TI

26 Acta de constitución - Ejemplo de Plantilla Título y descripción del proyecto Qué es el proyecto? Director del proyecto asignado y nivel de autoridad A quién se le ha dado la autoridad de dirigir el proyecto, y puede determinar, gestionar y aprobar cambios al presupuesto, cronograma, personal, etc.? Caso de negocio Por qué se está realizando el proyecto? Sobre qué base financiera u otra base se puede justificar que se lleve a cabo este proyecto? Describe el propósito y la justificación del proyecto. Recursos pre-asignados Cuántos o de cuáles recursos se va a disponer para el proyecto? Interesados Quiénes afectarán o serán afectados por el proyecto [influir en el proyecto} hasta la fecha? Requisitos conocidos de los interesados Requisitos relacionados con el alcance, tanto del proyecto como del producto Descripción del producto/entregables Qué entregables específicos del producto se desean y cuál será el resultado final del proyecto? Supuestos Qué se considera verdadero o confiable en la situación? De qué creemos que se trata la situación pero no tenemos suficientes pruebas o datos? Restricciones Qué factores pueden limitar nuestra capacidad de cumplir? Dentro de qué límites o parámetros tendrá que funcionar el proyecto? Objetivos medibles del proyecto Cómo se ajusta el proyecto a las metas estratégicas de la organización? Qué objetivos del proyecto apoyan a estas metas? Los objetivos deben ser medibles y dependerán de la prioridad definida de las restricciones del proyecto. Resumen del cronograma de hitos Resumen del presupuesto Requisitos de aprobación del proyecto Qué elementos necesitan ser aprobados para el proyecto y quién los aprobará? Qué determina el éxito? Riesgos de alto nivel del proyecto Amenazas y oportunidades potenciales para el proyecto Patrocinadores del proyecto que autorizan este proyecto Firmas

27 Interesados Personas u organizaciones impactadas por el proyecto Involucradas y/o impactadas positiva y negativamente

28 Análisis de los Interesados Recopilar y analizar información cualitativa y cuantitativa Determinar intereses, expectativas y la influencia de los interesados Identificar interesados relevantes Identificar impacto o apoyo potencial Definir una estrategia de abordaje Matriz de poder/interés Matriz de poder/influencia Matriz de influencia/impacto Modelo de prominencia: basado en poder, urgencia y legitimidad Interesados involucrados y/o impactados negativamente Conocer las razones de su oposición Elaborar un plan de tratamiento Miembros del equipo de trabajo Elaborar plan de tratamiento

29 Análisis de los interesados en el proyecto Documento que brinda información importante sobre: Organizaciones Nombres de los interesados Funciones en el proyecto Hechos únicos sobre los interesados Nivel de influencia Nivel de interés Sugerencias para la gestión de las relaciones con los interesados

30 Interesados claves del proyecto Ahmed Susan Organización Dirección interna Equipo del proyecto Ejemplo de análisis de interesados del proyecto (Stakeholders) rol Factores únicos Patrocinador y uno de los fundadores de la compañía Tranquilo, enfocado en el negocio Experto en secuenciación del ADN PHD en biología, fácil trabajar con ella Nivel de interés Muy alto Muy alto Nivel de influencia Muy alto Experta en la materia Sugerencias en el manejo de las relaciones Mantenerlo informado, dejarlo liderar, hacer lo que dice y rápido Puede hacer trabajo desde casa; asegurarse de revisar las especificaciones

31 Registro de Interesados Documento donde se identifica a los interesados Contenido Información de identificación Nombre Puesto en la organización Ubicación Rol Datos de contacto Información de evaluación Requisitos Expectativas Influencia potencial Fase en el Ciclo de vida donde el interés es mayor Clasificación de los interesados Interno/Externo Partidario/Neutral/Opositor

32 Matriz de análisis de los interesados Ejemplo 1 Interesado Interés(es) en el Proyecto Evaluación de impacto Estrategias potenciales para Ganar Apoyo o Reducir Obstáculos Ejemplo 2 Seguimiento Interesado Ubicación Observaciones Riesgo Plan Actividad Rol Responsabilidad Fecha Observación Acción Responsable Estado

33 Estrategia de gestión de los interesados Matriz de Poder / Interés

34 Identificar a los Interesados 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Gestión de los Interesados del Proyecto 5.2 Recopilar Requisitos 8.1 Planificar la gestión de la Calidad 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones Empresa/ Organización Acta de constitución Documentos de adquisiciones Activos de procesos de la organización Factores ambientales de la Empresa 13.1 Identificar a los Interesados Registro de interesados 10.1 Planificar la gestión de las Comunicaciones 11.1 Planificar la Gestión de Riesgos Registro de interesados 13.2 Planificar la Gestión de los Interesados 11.2 Identificar Riesgos 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones

35 Identificar a los Interesados Entradas 1. Acta de Constitución del Proyecto 2. Documentos de Adquisición 3. Factores Ambientales de la Empresa 4. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Análisis de los Interesados 2. Juicio de Expertos 3. Reuniones Salidas 1. Registro de Interesados Grupo del Proceso de Iniciación Área de conocimiento Gestión de los Interesados del proyecto

36 Links de Interés Sobre los interesados Inicio Identificar interesados