de navegación del portal de proveedores TigoUne

Transcripción

1 Manual de navegación del portal de proveedores TigoUne

2 Para TigoUne es fundamental sostener relaciones de largo plazo con nuestros proveedores, contratistas y aliados, basadas en la confianza, el respeto, la comunicación y la transparencia. En la gestión de la sostenibilidad organizacional nos preocupamos por generar una cadena de abastecimiento responsable, trabajando en pro del desarrollo y la satisfacción de nuestros proveedores a través procesos de interacción y comunicación, es por esta razón que tenemos el portal de proveedores en el cual hemos dispuesto toda la información que debe conocer para su desarrollo y desempeño como proveedor de TigoUne 2

3 Qué encontrará en el portal de proveedores? Cuando hayas ingresado al portal, evidenciarás una página principal con información de tu interés, como noticias, eventos, documentos importantes, fechas de cierre contable, entre otros. Además, a través del menú lateral izquierdo podrás navegar por los diferentes artículos y enlaces en los que encontrarás información adicional. 3 A continuación, ingresaremos a cada una de las opciones para que conozcas qué se encuentra disponible: 1. Información: En esta sección podrás consultar noticias, Información para proveedores y próximos eventos. 2. Salud y seguridad en el trabajo: Consulta la normatividad sobre este tema y todos los requisitos necesarios que se deben cumplir como proveedor de la Compañía. 3. Normas y especificaciones: Encontrarás una guía para la gestión ambiental en proyectos, obras y actividades no licenciadas. 4. Contáctenos: Consulte los diferentes buzones electrónicos establecidos con el fin de atender sus requerimientos de una manera oportuna y efectiva. 5. Consulta de pagos y certificados tributarios: En este aplicativo podrás realizar seguimiento a sus facturas, consultar los pagos, las deducciones y los certificados tributarios. Una vez se encuentre dentro de este portal. 6. Información importante: Temas como cierre contable del mes, código de Conducta de Proveedores, requisitos para radicar facturas, informe de gestión y sostenibilidad y un acceso al blog Compliance son algunas de las opciones que se encuentran en esta sección. 7. Código de conducta de proveedores: Este documento que esboza las prácticas empresariales responsables que deben ser asumidas por nuestros Proveedores durante la relación contractual. 8. Información tributaria: Toda la novedad tributaria necesarias para facturación y pagos. 9. Ética y transparencias: Al dar clic sobre este botón se abrirá un artículo que contiene toda la información sobre nuestro programa de Compliance y los canales éticos que están disponibles para todos nuestros grupos de interés

4 Ingreso al portal de consultas: En la parte inferior de tu pantalla encontrarás el botón para Iniciar sesión y Registrarse. 4

5 Si no tienes cuenta, debes registrarte ingresando Nit de su empresa, con el dígito de verificación, sin comas, puntos, ni rayas. Además, debes escribir el código captcha, compuesto de letras y números, que aparece en el recuadro de la parte inferior. Este código varía cada vez que ingresa o actualiza el portal. Es muy importante dedicar tiempo a descifrar el código para evitar fallas, ya que éste es el principal motivo por el cual el portal es bloqueado. El siguiente paso es elegir unas preguntas de verificación, las cuales debes responder correctamente para poder continuar con el proceso de registro. Si fallas en alguna respuesta el sistema te pedirá que inicie nuevamente. Para este proceso cuentas con tres oportunidades, superado este número el registro se bloqueará y sólo podrás intentarlo después de cuatro días. Si el proceso se realiza de manera exitosa el sistema te solicitará que asigne una contraseña a su cuenta y un , al que le llegarán los correos de verificación. Luego de realizar estos pasos te aparecerá un mensaje en el que se confirma que su registro se ha realizado de manera exitosa. 5

6 Consulta de Facturas, Pagos Pendientes y Certificados Una vez ingreses al portal de Consulta de pagos y certificados tributarios encontrarás un menú superior, con diferentes opciones en las que podrás realizar diferentes procedimientos y consultar la información de tu interés. En esta opción podrás conocer el estado de sus facturas y consultar los certificados de Retefuente, Reteica, Reteiva solicitados por la Dian, en caso de que se hayan aplicado retenciones, para ello debes buscarte en el listado de proveedores y seleccionar la empresa o filial sobre la cual desea hacer la consulta: 6

7 Cuando selecciones la Compañía puedes validar la siguiente información: Información Básica: Aquí encontrarás los datos de tu empresa. Es muy importante que verifiques que éstos sean correctos. En caso de que exista algún error debes comunicarse con su interventor quien solicitará su corrección. Cuentas por Pagar: En esta pestaña podrás consultar las facturas que tiene pendientes y las que ya se encuentran pagadas. Si existen facturas pendientes, aparecerá un cuadro con toda la información correspondiente donde podrá visualizar la fecha de vencimiento, es decir la fecha en que se pagará la factura y el estado de pago, en el que encontrará alguno de los siguientes comentarios: Autorizado el pago Re autorizar jefe Endosos, embargos Factura título valor Cajas menores Bloq. Tr. Solo Tt. Cajas menores WF Bloqueo de tesorería Indic. provisión Prontos Pagos Bloq. control contable Si aparece autorizado el pago, tu factura será pagada en la fecha que se indica. Si aparece cualquiera de los otros comentarios, deberás comunicarte con tu interventor para solucionar el inconveniente. 7

8 En el botón de Facturas Pagas podrás visualizar los documentos con su respectivas fechas y valor de pago. Si desplaza la barra hacia la derecha podrá descargar un archivo PDF con toda la información relacionada a su factura y las retenciones que fueron aplicadas, de ser el caso. 8

9 Certificados tributarios En la pestaña certificados tributarios podrás consultar los certificados de Retefuente, Reteica, Reteiva solicitados por la Dian, en caso de que se hayan aplicado retenciones. Cualquier inquietud relacionada con el portal de Consultas, Certificados y Productos comunicate a través del buzón: pagos.proveedores@tigoune.com 9

10 Recuperar contraseña Haz clic en la opción Olvidaste tu clave?, luego diligencia el NIT de la empresa sin comas, puntos o guiones y llena el código que aparece en tu pantalla. La plataforma enviará información al correo matriculado para continuar con este proceso 10

11 Manual de navegación del portal de proveedores TigoUne