UNIDAD DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN DE POLÍTICAS EDUCATIVAS DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DIRECCIÓN DE ESTADÍSTICA EDUCATIVA

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1 UNIDAD DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN DE POLÍTICAS EDUCATIVAS DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DIRECCIÓN DE ESTADÍSTICA EDUCATIVA Inicio de Cursos EDUCACIÓN SUPERIOR Manual de Procedimientos del Sistema de Información de Educación Superior Septiembre, 2010

2 ÍNDICE Introducción 3 Base legal 4 Sistema de información estadística de educación superior 5 Descripción 5 Antecedentes 6 Objetivo 7 Coordinación del sistema 7 Cobertura 8 Documentos utilizados 8 Etapas del sistema 9 1. Distribución de documentos y materiales a entidades federativas 9 2. Revisión de reportes de control de distribución y recolección Elaboración de oficios Distribución de cuestionarios a instituciones Distribución de cuestionarios en papel a escuelas Contestación de cuestionarios en papel Recolección de cuestionarios de las escuelas Contestación del cuestionario electrónico Procesamiento e integración del archivo estatal Generación de resultados y oficialización Integración de información nacional 13 Diagrama de actividades 14 2

3 INTRODUCCIÓN La Dirección General de Planeación y Programación (DGPP), ante la necesidad de mejorar los sistemas de información estadística y atendiendo a sus responsabilidades de dirigir y desarrollar los sistemas de información relacionados con la planeación y programación del sector educativo, se dio a la tarea de utilizar los recursos informáticos modernos para facilitar la recopilación de datos estadísticos de educación superior. Para ello se sustituyó el cuestionario impreso por un cuestionario electrónico de operación más sencilla y con el cual la información obtenida resultó más oportuna y con mayor calidad y confiabilidad. A partir del ciclo escolar se aplicó el cuestionario electrónico de educación superior mismo que fue resultado del Proyecto de Mejoramiento del Sistema de Información Básica de Educación Superior, el cual inició en 1999 con la consulta nacional sobre necesidades de información de los organismos y áreas relacionadas con la planeación de este tipo educativo. A partir de dicha consulta, se diseñaron los cuestionarios, los cuales se pusieron a consideración de una muestra de Instituciones y Secretarías de Educación de catorce entidades federativas. Su contenido fue confirmado en la consulta nacional realizada en febrero de Los cuestionarios resultantes fueron la base para la preparación del cuestionario electrónico, mismo que fue aprobado y ajustado mediante una prueba de funcionalidad. El cuestionario electrónico de educación superior, está integrado por cuatro módulos: Módulo de Docencia, Módulo de Investigación, Módulo de Administración y Módulo de Extensión y Difusión. La institución será la responsable de contestar el cuestionario electrónico, para lo que previamente, deberá recabar la información respectiva de sus escuelas, carreras y programas de posgrado. En este manual se presentan los procedimientos que deberán seguir los Organismos Responsables de la Educación en los Estados (OREE) y las Instituciones de Educación Superior (IES), durante el proceso de integración de la estadística. La DGPP proporciona este instrumento con la finalidad de coadyuvar a la ejecución correcta de actividades y servir de medio de orientación, proporcionando información básica. 3

4 BASE LEGAL La Secretaría de Educación Pública (SEP), es una dependencia del Poder Ejecutivo Federal y constituye la cabeza del sector educativo nacional. Tiene a su cargo el despacho de los asuntos que en materia educativa le confiere la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. El reglamento interior de la SEP establece en el artículo 39, entre las funciones de la Dirección General de Planeación y Programación, "dirigir y desarrollar los sistemas de información relacionados con la planeación y programación del sector educativo, elaborar y publicar las estadísticas del mismo"; y "llevar un registro nacional de instituciones pertenecientes al sistema educativo nacional". Con base en la Ley del Sistema Nacional de Información Estadística y Geográfica, corresponde al Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática (INEGI) ser el actual conductor del proceso global de los servicios nacionales de estadística y de información geográfica, para lo cual establece estrecha coordinación con las dependencias a las que compete la producción de información básica, a fin de normar y unificar los procesos operativos que se utilizan para captar, organizar, procesar y divulgar los datos estadísticos. La coordinación del INEGI con el sector educativo se realiza por medio de la Dirección General de Planeación y Programación y sólo con la autorización de estas dependencias se podrán realizar actividades de información estadística. 4

5 SISTEMA DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DE EDUCACIÓN SUPERIOR DESCRIPCIÓN Mediante el sistema de información estadística de educación superior, la DGPP elabora y difunde las estadísticas educativas de este nivel, teniendo como base los cuestionarios de institución, escuela, carrera y posgrado que se aplican cada año. La integración de la información se hace de manera electrónica. Este sistema se compone de las siguientes versiones: 1º Cuestionario Electrónico versión institución. Realiza las validaciones de manera inmediata y actualiza los datos de cada institución. 2º Cuestionario Electrónico versión entidad (concentración y explotación de datos estatales). Integra la información de todas las instituciones de la entidad y oficializa los datos mediante un reporte impreso que será avalado por la firma del Secretario de Educación Pública en el Estado. 5

6 ANTECEDENTES La información estadística de educación superior se ha venido recolectando año con año, mediante las formas: institución, escuela, 911.9A carrera, 911.9B posgrado y 911.9C sistema abierto (desde el ciclo escolar , ya no se aplica el cuestionario 911.9C y la información correspondiente se solicita en los cuestionarios de carrera y posgrado); las actividades para integrarla han sido coordinadas por los Organismos Responsables de la Educación en los Estados (OREE) y la DGPP. De 1972 a 1995 la información estadística de educación superior se recopilaba con el apoyo del Departamento de Estadística del OREE y se procesaba en la Subdirección de Sistemas Estadísticos de la DGPP, generando sólo cifras nacionales. A partir de 1996, se delegó al Departamento de Estadística del OREE la responsabilidad de capturar la información con un sistema enviado por la DGPP generando así, cifras estatales, mismas que eran incorporadas por la DGPP al archivo nacional. Para 1997, se sustituyó el cuestionario impreso por un electrónico, los responsables de contestarlo son las propias instituciones, la información del estado es integrada en el Departamento de Estadística del OREE y finalmente, la información nacional es integrada por la DGPP. A partir de se aplica el cuestionario electrónico, donde al igual que el anterior, las instituciones son las encargadas de recopilar la información estadística de sus escuelas o facultades, validarla, capturarla y enviar los resultados al Departamento de Estadística del OREE. Es un cuestionario compuesto por cuatro módulos: Docencia, Investigación, Administración y Extensión y Difusión, con el que se pretende satisfacer las principales necesidades de información de los organismos y áreas relacionadas con la Educación Superior. 6

7 OBJETIVO El propósito del sistema, es obtener la información más relevante de las instituciones de educación superior del país, para presentarla de manera confiable, oportuna y veraz en cada ciclo escolar. COORDINACIÓN DEL SISTEMA La Subdirección de Sistemas Estadísticos de la DGPP, norma y coordina los procedimientos del sistema de educación superior, con las dependencias y organismos siguientes: Dirección de Planeación del Organismo Responsable de la Educación en el Estado. Departamento de Estadística del Organismo Responsable de la Educación en el Estado. Dirección de Estadísticas Sociodemográficas del INEGI. Subsecretaría de Educación Superior de la SEP. Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior. Con el apoyo de las dependencias y organismos mencionados, se detectan necesidades de información, se definen los medios de captación y se analizan los resultados para presentar finalmente la Estadística Básica del Sistema Educativo Nacional de Educación Superior. 7

8 COBERTURA Se consideran todas las instituciones y escuelas de educación superior registradas en el Catálogo de Centros de Trabajo, así como las carreras que imparten, aplicándose los siguientes cuestionarios: Institución Módulo de Docencia Módulo de Investigación Módulo de Administración Módulo de Extensión y Difusión Escuela o facultad Módulo de Docencia Carrera 911.9A Módulo de Docencia Posgrado 911.9B Módulo de Docencia Se consideran las instituciones y escuelas de todos los sostenimientos administrativos. El Catálogo de Centros de Trabajo se actualiza en forma permanente por el Departamento de Estadística del OREE de cada estado, en coordinación con la DGPP. IMPORTANTE: A partir del ciclo escolar la información estadística de instituciones y escuelas de Educación Normal, es recolectada mediante el cuestionario electrónico. Las instituciones y escuelas de Educación Normal sólo deberán contestar lo referente al Módulo de Docencia, quedando exentos de responder los otros módulos. DOCUMENTOS UTILIZADOS A continuación se relacionan los materiales que se utilizarán: Cuestionarios de institución, escuela, carreras de licenciatura y programas de posgrado. Reportes de control de distribución y recolección, listado que sirve de apoyo en la distribución y recolección de cuestionarios. Manual de procedimientos, en el cual se definen funciones de los organismos involucrados y las actividades para la integración de la estadística. 8

9 Calendario de actividades en donde se determinan los tiempos destinados a cada actividad. Cuestionario Electrónico que incluye instructivo de instalación y manual de operación. ETAPAS DEL SISTEMA El procedimiento para la integración de la estadística del Sistema de Educación Superior se ha adecuado a la estructura administrativa de la SEP, y actualmente se maneja en forma descentralizada en los estados, a través de los OREE. A continuación se enlista y describe cada una de las etapas que comprende el proceso de integración de la estadística. 1. Distribución de documentos y materiales a entidades federativas. 2. Revisión de reportes de control de distribución y recolección. 3. Elaboración de oficios. 4. Distribución de cuestionarios a instituciones. 5. Distribución de cuestionarios en papel a escuelas. 6. Contestación de cuestionarios en papel. 7. Recolección de cuestionarios de escuelas. 8. Contestación del cuestionario electrónico. 9. Procesamiento e integración del archivo estatal. 10. Generación de resultados y oficialización. 11. Integración de información nacional. 1. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Y MATERIALES A ENTIDADES FEDERATIVAS Para iniciar el procedimiento, la DGPP envía al Departamento de Estadística del OREE los siguientes documentos y materiales: Calendario de actividades Discos compactos con cuestionarios electrónicos, instructivo de instalación, manual de operación, cuestionarios para imprimir y reporte de control de distribución y recolección. Manual de Procedimientos del Sistema de Información de Educación Superior. 9

10 2. REVISIÓN DE REPORTES DE CONTROL DE DISTRIBUCIÓN Y RECOLECCIÓN El Departamento de Estadística del OREE imprime y revisa los reportes de control de distribución y recolección y determina las instituciones de nueva creación que no se consideraron en la generación de cuestionarios electrónicos, realizada por la DGPP y procede a elaborar las copias necesarias en CD. 3. ELABORACIÓN DE OFICIOS Posteriormente, el Departamento de Estadística del OREE elabora los oficios dirigidos a los responsables de cada institución solicitando el llenado del cuestionario y la entrega oportuna y junto con éste, envía una copia del reporte de control de distribución y recolección y un CD. Además, establece las fechas límite de devolución, de acuerdo con el calendario de actividades. Para el caso de instituciones que vayan a contestar el cuestionario en papel, se les solicita que los cuestionarios sean debidamente requisitados y signados. 4. DISTRIBUCIÓN DE CUESTIONARIOS A INSTITUCIONES La distribución de cuestionarios a las instituciones es responsabilidad del Departamento de Estadística del OREE, el cual puede asignar a personal del departamento para esta actividad, o bien, hacerlo por servicio de mensajería. En el reporte de control se recaba la fecha, el nombre y la firma de la persona que recibió los cuestionarios y el oficio. 10

11 5. DISTRIBUCIÓN DE CUESTIONARIOS EN PAPEL A ESCUELAS Luego que la institución ha recibido los documentos y materiales correspondientes, anota en su copia del reporte de control la fecha de recepción, imprime el Instructivo de Instalación, el Manual de Operación y los cuestionarios, genera las copias necesarias de los cuestionarios en papel y las distribuye a cada una de las escuelas para obtener la información estadística correspondiente. Las escuelas de nueva creación, también recibirán las copias fotostáticas de los cuestionarios. 6. CONTESTACIÓN DE CUESTIONARIOS EN PAPEL En la escuela, deberán contestar los cuestionarios de carreras, programas y escuela; y devolverlos a la institución. 7. RECOLECCIÓN DE CUESTIONARIOS DE LAS ESCUELAS La institución recibe de cada una de las escuelas, los cuestionarios en papel y verifica que la información sea correcta y que se hayan verificado y en su caso corregido los datos de identificación de la institución, escuelas, carreras y programas. 8. CONTESTACIÓN DEL CUESTIONARIO ELECTRÓNICO Una vez que la institución recibe y valida la información que cada una de sus escuelas reportó en los cuestionarios en papel, contestará el cuestionario electrónico siguiendo las instrucciones del mismo. Cuando se ha capturado toda la información, se generan los reportes de información estadística de licenciatura y posgrado, verificando la información de todas sus escuelas. Si todo es correcto, se genera el disco de la estadística y los reportes de oficialización, los cuales, deberán ser avalados por la firma del responsable del llenado. Si la institución no puede contestar el cuestionario electrónico por falta de equipo, entonces deberá contestar el cuestionario de institución en papel y junto con los cuestionarios de escuelas, carreras y programas, remitirlos al Departamento de Estadística del OREE. 11

12 9. PROCESAMIENTO E INTEGRACIÓN DEL ARCHIVO ESTATAL El Departamento de Estadística del OREE recibe de cada institución el disco de la estadística, los reportes de estadística de licenciatura y posgrado oficializados o bien, los cuestionarios en papel ya contestados tanto de las instituciones de nueva creación, como de las instituciones ya existentes, y registra en su copia del reporte de control la fecha de recepción. Si se detectan omisiones o que los discos estén dañados, lo reportarán a las instituciones correspondientes solicitando que se corrija o reemplace la información. Una vez que ha concluido el tiempo de recolección y se han capturado los cuestionarios recibidos en papel, el Departamento de Estadística del OREE realiza el alta de las instituciones y escuelas de nueva creación en el Catálogo de Centros de Trabajo y solicita a la Subdirección de Sistemas Estadísticos de la DGPP las claves de las carreras de nueva creación. Utilizando el módulo correspondiente del Cuestionario Electrónico de Educación Superior Versión Entidad, reemplaza las claves temporales que se hayan generado en el proceso de captura, por las claves definitivas asignadas en el Sistema de Centros de Trabajo. Asimismo, reemplaza las claves de carreras temporales asignadas en el proceso de captura, por las claves indicadas por la Subdirección de Sistemas Estadísticos. Finalmente, verifica que la totalidad de los datos estén correctos e integra la base de datos estatal. Es importante que al concluir la integración estatal, el Departamento de Estadística del OREE actualice el Catálogo de Centros de Trabajo, de tal manera que coincida el número de instituciones y escuelas de educación superior, así como los datos de identificación de las mismas. 12

13 10. GENERACIÓN DE RESULTADOS Y OFICIALIZACIÓN Al concluirse la integración de la información del estado, el Departamento de Estadística del OREE, elaborará el reporte de oficialización de la estadística, que deberá enviarse a la DGPP firmado por el Secretario de Educación en el Estado, acompañado de un respaldo del disco de la estadística y del catálogo de centros de trabajo actualizado. 11. INTEGRACIÓN DE INFORMACIÓN NACIONAL La DGPP, una vez que recibe las cifras oficiales y la base de datos, integra el archivo nacional, elabora los reportes necesarios para las publicaciones de estadística y presenta la información básica de educación superior a nivel nacional. A continuación, se presenta un diagrama de flujo con las actividades antes descritas y los responsables de realizar cada una de ellas. 13

14 Manual de procedimientos del sistema de información de educación superior, Inicio de Cursos PROCEDIMIENTO PARA LA INTEGRACIÓN DE LA ESTADÍSTICA CORRESPONDIENTE A EDUCACIÓN SUPERIOR DEPENDENCIA RESPONSABLE A C T I V I D A D Dirección de Estadística Educativa de la DGPP Distribuye : Calendario de actividades. Cuestionarios electrónicos. Reportes de control de distribución y recolección. Manual de procedimientos. 1 Recibe, revisa e integra la información a nivel nacional. DIFUNDE RESULTADOS NACIONALES PUBLICACIONES IMPRESAS PUBLICACIONES ELECTRÓNICAS Departamento de Estadística del Organismo Responsable de la Educación en el Estado (OREE) Recibe, revisa los reportes de control y determina las instituciones, escuelas, carreras o programas no consideradas o de nueva creación. Genera copias del cuestionario electrónico para instituciones de nueva creación. Elabora oficios indicando la fecha de devolución. DISTRIBUYE: Cuestionarios electrónicos en disco. Oficios. Revisa la integridad de datos, la cobertura e integra la base de datos estatal. Recibe el disco, los reportes de estadística y cuestionarios contestados en papel. Integra la información recibida en papel. Da de alta nuevas creaciones en CCT. Captura la información. Genera estadística. disco de Incorpora la información a la base de datos estatal. Envía la estadística estatal a la DGPP oficializada. Por correo o mensajería 1 INSTITUCIÓN (Departamento responsable de contestar el cuestionario) Recibe cuestionarios electrónicos, imprime y distribuye a cada una de las escuelas los cuestionarios en papel. Recibe cuestionarios en papel. Captura la información de escuelas y carreras. Genera disco de estadística y lo envía al OREE. ESCUELA (Departamento responsable del llenado) Recibe cuestionarios en papel y los contesta. 14