INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN

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1 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1. ORGANIZACIÓN POLITÉCNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA CADAVID 1.2. SITIO WEB: LOCALIZACIÓN DEL SITIO PERMANENTE PRINCIPAL: Carrera 48 No Medellín, Antioquia, Colombia Si la certificación cubre más de un sitio permanente donde se realicen actividades del sistema de gestión, indicar la localización de cada uno. Esta columna se debe diligenciar solamente en los casos en que la organización está conformada por varias razones sociales. Razón social Dirección del sitio permanente (diferente al sitio principal) Localización (ciudad - país) Sede oriente: Calle A Rionegro Antioquia Colombia Sede Urabá: Vereda El Reposo Apartado- Antioquia Colombia Granja San Jerónimo: Vereda Loma Hermosa San Jeronimo Antioquia Colombia Granja de Marinilla: Vereda La Primavera Marinilla- Antioquia Colombia Actividades del sistema de gestión, desarrollados en este sitio, que estén cubiertas en el alcance Prestación de servicios de docencia y extensión Prestación de servicios de docencia, extensión e investigación Prestación de servicios de docencia, extensión e investigación Prestación de servicios de docencia, extensión e investigación 1.4. ALCANCE DE LA CERTIFICACION: ESPAÑOL Diseño de servicios educativos y de investigación, prestación de servicios de docencia, extensión e investigación para carreras técnicas, tecnológicas y profesionales, postgrados y formación para el trabajo y desarrollo humano Página 1 de 22

2 1. INFORMACIÓN GENERAL INGLES Design of educational and research services, teaching, extension and research services for technical, technological and professional careers, and post-graduations; job training and training for human development 1.5. CÓDIGO IAF: CS CATEGORIA DE ISO/TS 22003: aplicable para esquemas de sistema de gestión de inocuidad de los alimentos, como ISO 22000, NTC 5830, ISO/TS en sus diferentes partes, FSSC REQUISITOS DE SISTEMA DE GESTION: ISO 9001:2008, NTCGP 1000: 2009 Y LA DOCUMENTAION DEL SISTEMA 1.8. GERENTE O DIRECTOR DE LA ORGANIZACIÓN Nombre: John Fernando Escobar R Cargo: Correo electrónico 1.9. TIPO DE AUDITORIA: Rector planeación@elpoli.edu.co Aplica toma de muestra por multisitio: Si X No x Auditoría combinada: Si X No Auditoría integrada: Si No x Inicial o de Otorgamiento X Seguimiento Renovación Ampliación Reducción Reactivación Extraordinaria Actualización Tiempo de auditoria FECHA Días de auditoría) Etapa 1 (Si aplica) NA Preparación de la auditoría en sitio y elaboración del plan Auditoría en sitio y EQUIPO AUDITOR Auditor líder Auditor Manuel Tabares J Ana Isabel Asuad NA Experto Técnico DATOS DEL CERTIFICADO DE SISTEMA DE GESTIÓN Código asignado por ICONTEC SC GP Fecha de aprobación inicial Fecha de próximo vencimiento: Página 2 de 22

3 2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA 2.1. Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de gestión Determinar la capacidad del sistema de gestión para asegurar que la Organización cumple los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables en el alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión 2.3. Determinar la eficacia del sistema de gestión para asegurar que la Organización puede tener expectativas razonables con relación al cumplimiento de los objetivos especificados Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión. 3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS 3.1. Los criterios de la auditoría incluyen la norma de requisitos de sistema de gestión, la información documentada del sistema de gestión establecida por la organización para cumplir los requisitos de la norma, otros requisitos aplicables que la organización suscriba y documentos de origen externo aplicables El alcance de la auditoría, las unidades organizacionales o procesos auditados se relacionan en el plan de auditoría, que hace parte de este informe La auditoría se realizó por toma de muestra de evidencias de las actividades y resultados de la Organización y por ello tiene asociada la incertidumbre, por no ser posible verificar toda la información documentada Se verificó la capacidad de cumplimiento de los requisitos legales o reglamentarios aplicables en el alcance del sistema de gestión, establecidos mediante su identificación, la planificación de su cumplimiento, la implementación y la verificación por parte de la Organización de su cumplimiento El equipo auditor manejó la información suministrada por la Organización en forma confidencial y la retornó a la Organización, en forma física o eliminó la entregada en otro medio, solicitada antes y durante el proceso de auditoría Al haberse ejecutado la auditoría de acuerdo con lo establecido en el plan de auditoría, se cumplieron los objetivos de ésta Se evidenciaron las acciones tomadas por la Organización para solucionar las áreas de preocupación, reportadas en el informe de la Etapa 1? (Se aplica solo para auditorías iniciales o de otorgamiento): Si x No NA X Página 3 de 22

4 3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS 3.8. Si se aplicó toma de muestra de múltiples sitios, indicar cuáles sitios permanentes se auditaron y en que fechas: Granja de Marinilla Vereda la Primavera. Octubre 5 de En el caso del Sistema de Gestión auditado están justificadas las exclusiones o requisitos no aplicables acorde con lo requerido por el respectivo referencial? Si X No NA 7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición: debido a que la institución no requiere de equipos de seguimiento y medición para proporcionar evidencia de la conformidad con la prestación de servicios educativos de docencia, investigación y extensión Se auditaron actividades en sitios temporales o fuera del sitio de acuerdo al listado de contratos o proyectos entregado por la Organización?: Si X No X NA Nombre del Proyecto / Contrato: Numerales de la norma ISO 9001/ISO 14001/OHSAS auditados en el proyecto: Numero de Contrato: Entidad Contratante: Localización: Participación individual, en consorcio, unión temporal u otro: % de participación y nombre de cada empresa participante Nombre de interventoría (supervisión) si aplica. Fecha de inicio del proyecto: Fecha de finalización del proyecto: Objeto del contrato y descripción del contrato Actividades del alcance auditadas. Requisitos legales y reglamentarios, auditados en el proyecto Proyecto auditado de manera presencial o documental (marque con una X) NA Presencial Documental Es una auditoría de ampliación o reducción? Si No X En el caso de los esquemas en los que es aplicable el requisito de diseño y desarrollo del producto o servicio (Por ejemplo el numeral 8.3 de la norma ISO 9001:2015 ó 7.3 de la norma ISO 9001:2008), este se incluye en el alcance del certificado?: Si No NA Página 4 de 22

5 3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS Diseño y desarrollo verificado mediante los siguientes registros en la FACULTAD DE INGENIERÍA: Plantilla del programa de asignatura: lenguaje de programación 1, código: ING00008, Programa académico: Ingeniería y tecnología en instrumentación industrial. 4 semestre. Profesora: Martha Cuartas. Maestría en gestión integral del Riesgos Laboral. Código SNIES , Resolución No.20305, del 28 de noviembre de Documentos de diseño, contenidos curriculares, documento maestro octubre 2013 y acuerdo académico en consejo para la aprobación del programa, 29 de enero de Asignatura: Sistemas y organizaciones. Docente: Felipe Sanchez. Créditos: II. Planilla del programa de asignatura, versión vigente. Programa académico: Ingeniería y tecnología en instrumentación industrial Existen requisitos legales para el funcionamiento u operación de la Organización o los proyectos que realiza, por ejemplo habilitación, registro sanitario, licencia de funcionamiento, licencia de construcción, licencia o permisos ambientales en los que la Organización sea responsable?: Si X No NA Resolución No del 28 de septiembre de Por medio de la cual se otorga la acreditación de alta calidad al programa Licenciatura en Educación Básica con énfasis en Educación Física, recreación y deporte del Politécnico Colombiana Jaime Isaza Cadavid en la ciudad de Medellín. Resolución No del 16 de octubre de Por medio de la cual se resuelve la solicitud de renovación de registro calificado del programa de Tecnología Industrial del Politécnico Jaime Isaza Cadavid ofrecido bajo la metodología presencial en Rionegro Antioquia. Programa Ingeniería agropecuaria Resolución de agosto 5 de 2015 del registro calificado La acreditación está fundamentada en la resolución 4292 de junio 30 de Programa Tecnología en seguridad e higiene ocupacional Registro calificado resolución 3087 marzo 26 de 2012 está en trámite la nueva acreditación. La última resolución de acreditación es la del 29 de dic de Tecnología Industrial de la facultad de administración Registro calificado de diciembre de Se evidencian cambios significativos en la Organización, desde la anterior auditoría, por ejemplo relacionados con alta dirección, estructura organizacional, sitios permanentes bajo el alcance de la certificación, cambios en el alcance de la certificación diferentes a ampliación o reducción, entre otros? Si No X Página 5 de 22

6 3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS En caso afirmativo, cuáles: Se auditaron actividades en turnos nocturnos? Si No X NA En caso afirmativo descríbalas, Se encontraron controlados los procesos de origen externo (out sourcing), cuyo resultado incide en el producto o servicio y que hacen parte del alcance de certificación? Si X No NA. En caso afirmativo relacione los procesos de origen externo en la siguiente tabla: Servicios de cafetería en el campus universitario Se presentaron, durante la auditoria, cambios que hayan impedido cumplir con el plan de auditoría inicialmente acordado con la Organización? Si No X En caso afirmativo, cuáles: Existen aspectos o resultados significativos de esta auditoría, que incidan en el programa de auditoría del ciclo de certificación? Si No X Quedaron puntos no resueltos en los casos en los cuales se presentaron diferencias de opinión sobre las NC identificadas durante la auditoría? Si No NA X Aplica restauración para este servicio? Si No NA X Se verificó si la Organización implementó o no, el plan de acción establecido para solucionar las no conformidades menores pendientes de la auditoría anterior de ICONTEC y si fueron eficaces. Página 6 de 22

7 3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS NC Descripción de la no conformidad (se relaciona el numeral de la norma y la evidencia del incumplimiento) La organización debe, cuando sea aplicable, proporcionar formación o tomar otras acciones para lograr la competencia necesaria, y evaluar la eficacia de las acciones tomadas. REQUISITOS: ISO 14001:2004: ISO 9001:2008/NTC GP 1000:2009. Evidencia obtenida que soporta la solución 1) Nuevo formato (versión 3) de evaluación de resultados impacto de la capacitación en la institución. 2) Evaluación posterior, realizada aproximadamente a los 15 días de realizada la capacitación. Nombre del evento: Manipulación y rotación RESPEL. Granja Marinilla. Fecha: SI Fue eficaz la acción? Si/No 6.2. EVIDENCIA: No se evidencia la evaluación de la eficacia para las capacitaciones realizadas de acuerdo al Plan de formación 2016; el método utilizado no asegura la conclusión sobre el impacto o la mejora del personal frente al conocimiento adquirido. La organización no lleva a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas EVIDENCIA. Se evidencia que para el proyecto de investigación Modelo para la introducción de resultados científicos, productos del proceso de investigación en el Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid, que inició el 9 de febrero del 2016, Coordinado por la Se evidencia el registro sobre estudios y documentos previos con las firmas correspondientes de autorización del Comité de Contratación.12/09/2017 Se evidencia el almacenamiento de la glicerina en otro lugar y con su correcta marcación 12/09/2017 Se evidencia correo enviado a servicios generales solicitando el plan de mantenimiento y mejoramiento del laboratorio DH profesional Ángela 12/09/2017 SI Página 7 de 22

8 3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS Urrego, no se evidencia control de la información de los entregables del proyecto. Se evidencia que el inventario de consumo para balones de voleibol reporta 20c/u y no cuenta con fecha de realizado, además no es coherente con el número de balones de voleibol ubicados en estantería (17 balones) y ubicados en bodega en el segundo piso (5 balones) y reportados como prestados (10 balones). Se evidencia producto químico re empacado en tarro metálico sin identificar ubicado en estanterías de material didáctico para educación física, recreación y deporte En el aula de clase de natación ubicada en la zona piscina presenta baja iluminación, enchufes sin tapas y un número alto de estudiantes para un espacio reducido. La organización no asegura de que el producto que no sea conforme con los requisitos del servicio, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencionados. EVIDENCIA. Se evidencia 5 ventiladores ubicados en las estanterías para material didáctico de educación física, recreación y deporte sin identificar. Se evidencia el mejoramiento en el almacenaje de los implementos deportivos y su respectiva marcación.12/09/2017 Se evidencia que el sistema universitas cuenta con los controles del plan de calidad de las investigaciones en el formato FIN16 Se hará la solicitud a la Dirección de Ser vicios Generales Formato FLG31 Versión 08 para mejorar la iluminación, organizar los enchufes que estén sin tapa y se verificará el número de estudiantes según lista de clases para reasignar aula de clase por ser un espacio muy reducido. Fue enviado la solicitud en el formato exclusivo para ello y fue corregido el problema. La Glicerina está debidamente marcada y empacada en un recipiente adecuado. Dicha glicerina está debidamente marcada y en un lugar diferente a donde se encuentran la implementación deportiva de la oficina de Apoyo Logístico y Académico. Se entregaron los ventiladores a la oficina de bienes y servicios en el formato FLG18 En el formato FL18 se registró la devolución de los 4 ventiladores. 01/06/2017 Para el almacenamiento de los bienes que son devueltos dados de baja, la Dirección de servicios Generales destino la bodega SI Página 8 de 22

9 3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS ubicada en el Bloque M1 del P- 56. La organización no preserva el producto durante el proceso interno y la entrega al destino previsto para mantener la conformidad con los requisitos. EVIDENCIA. Se evidencia material didáctico para educación física, recreación y deportes almacenado en condiciones no adecuadas en bodega de segundo piso. Se evidencia pasamos sin terminar, para el ingreso a bodega donde está ubicado el material didáctico para educación física, recreación y deporte, posibilitando caída y por lo tanto daño al material didáctico. Para garantizar la efectiva comunicación se utilizan los formatos de devolución de bienes en la Institución FLG-18. y el formato de FLG31 de solicitud de servicios. 01/06/2017 Fueron recibidos los 5 ventiladores en la Oficina de Bienes según el formato FLG /09/2017 Se envía correo electrónico a servicios generales solicitando el plan de mantenimiento a los equipos y materiales de la facultad de Educación física 01/06/2017 Se organizó el puesto de trabajo del mesanine de la oficina de Apoyo Logístico y Académico. 01/06/2017 Correcciones: Se hizo la solicitud ante la Dirección de Servicios Generales y se instaló el pasamanos para la subida al Mesanine SI 4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA 4.1 Hallazgos que apoyan la conformidad del sistema de gestión con los requisitos. GESTION ESTRATEGICA La amplia participación de diferentes sectores de la comunidad universitaria en la construcción del plan Página 9 de 22

10 4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA estratégico a y su amplia difusión Los 48 registros calificados, los 26 programas acreditables de los cuales 9 se encuentran en trámite y el objetivo de lograr la acreditación institucional convierten la institución en una organización confiable para la sociedad. GESTION DEL ESTUDIANTE La disposición de la información en la página web facilitando la realización de los trámites al conglomerado estudiantil. La transparencia del proceso de selección evidenciada en los controles existentes en el proceso GESTIÓN LOGISTICA La documentación que soporta el proceso de adquisiciones asegurando asi la transparencia del mismo. MEJORA CONTINUA AUDITORIAS INTERNAS AUDITORIAS INTERNAS ISO 9001 y MEJORA (AC,AP y de Mejora) La implementación del sistema KAWAK para la administración de las auditorias internas, lo cual ha permitido mejorar la planificación, registro y trazabilidad de las acciones de mejora y correctivas que se generan de este ejercicio. Los avances en la gestión del riesgo en la organización, lo que ha permitido la identificación de acciones preventivas a partir de los análisis de riesgos en cada proceso. GESTIÓN ACADÉMICA Los avances en el proceso de acreditación institucional, dado que se radicó ante el Consejo Nacional de Acreditación -CNA- el documento de Condiciones Iniciales del Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid sede Medellín. Las estrategias para mejora en el bilingüismo de los estudiantes, como el aula taller de inglés, la restructuración de la planta docente de inglés, el conversation club, a partir de la identificación de la brecha en este aspecto fundamental para los procesos de acreditación nacional. 4.2 Oportunidades de mejora GESTION DE COMUNICACIONES Establecer mecanismos de control que permitan minimizar el riesgo de vencimiento de términos de respuesta a las quejas y reclamos GESTIÓN LOGISTICA Asegurar que el recibo del mantenimiento de los ascensores lo realice una persona con la competencia técnica para hacerlo. MEJORA CONTINUA AUDITORIAS INTERNAS Página 10 de 22

11 4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA Asegurar que durante el periodo de tres años se realicen auditorias en todas las sedes regionales de la institución Se recomienda programar el ejercicio de auditoría interna en otra fecha que no sea tan cercana a la auditoría externa, con el objetivo de generar momentos diferentes de revisión en el año y también permitir el cierre de las no conformidades detectadas en la auditoria interna antes de realizar la auditoria de tercera parte, y así poder evidenciar el mejoramiento del sistema. Se debe planificar el ciclo de auditorías de tal forma que se garantice el cubrimiento del 100% de las sedes cubiertas por el certificado, además de todos los requisitos del referencial ISO GESTIÓN ACADÉMICA Continuar mejorando el seguimiento a los egresados desde cada facultad, de tal forma que se pueda no sólo medir el impacto de los procesos formativos en la sociedad sino crear estrategias para acompañarlos en esta etapa 5. INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL DESEMPEÑO Y LA EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION 5.1. Análisis de la eficacia del sistema de gestión certificado Incluir las reclamaciones o quejas validas del cliente en los sistemas de gestión que aplique durante el último año. Número de quejas Principal causa o reclamaciones 718 Solicitud de información sobre los procesos de inscripciones de aspirantes y matrícula estudiantes nuevos. Acciones tomadas Se actualizó y ajustó la guías de inscripción y de matrículas mejorando la presentación de la información y su contenido En los casos que aplique verificar que la Organización haya informado a ICONTEC durante los plazos especificados en el Reglamento ES-R-SG-001 eventos que hayan afectado el desempeño del sistema de gestión certificado, relacionados con el alcance de certificación que sean de conocimiento público. El auditor verificará las acciones pertinentes tomadas por la Organización para evitar su recurrencia y describirá brevemente como fueron atendidas Existen quejas de usuarios de la certificación recibidas por ICONTEC durante el último periodo evaluado? (Aplica a partir del primer seguimiento)? Si No X NA Se evidencia la capacidad del sistema de gestión para cumplir los requisitos aplicables y lograr los Página 11 de 22

12 5. INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL DESEMPEÑO Y LA EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION resultados esperados? : Si X No Si la respuesta es negativa, por favor describa brevemente la situación Se concluye que el alcance del sistema de gestión es apropiado frente a los requisitos que la Organización debe cumplir? (consultar ES-P-SG-02-A-001) Si X No Relación de no conformidades detectadas durante el ciclo de certificación El ciclo de certificación inicia con una auditoría de otorgamiento o renovación, a partir de esta indicar contra cuáles requisitos se han reportado no conformidades. Auditoria Número de no conformidades Requisitos Otorgamiento / Renovación 1ª de seguimiento del ciclo , 7.1, 7.4, ª de seguimiento del ciclo 0 Auditorias especiales (Extraordinaria, reactivación, ampliación ) Se evidencia recurrencia de no conformidades detectadas en las auditorías de ICONTEC en el último ciclo de certificación? Si No NA X. 5.3 Análisis del proce so de auditoría interna Se realizó verificación al plan y al programa de auditoría Interna llevada a cabo por la Organización. En el plan y programa de auditoría se verificó la fecha de auditoría interna, el alcance y se verificó el número de sedes cubiertas bajo el alcance, que fueron auditadas. La última auditoría se realizó en el mes de septiembre de Se auditó el 100% de los procesos, pero aún no todas las sedes cubiertas por el alcance del certificado. Se realizó verificación de la competencia de los auditores internos que participaron en el proceso 5.4 Análisis de la revisión del sistema por la dirección 6. USO DEL CERTIFICADO DE SISTEMA DE GESTION Y DE LA MARCA O LOGO DE LA CERTIFICACION 6.1. El logo o la marca de conformidad de certificación de sistema de gestión de ICONTEC se usa en publicidad (página web, brochure, papelería, facturas, etc )? Si X No NA. Se le informa a la Organización que el logo de certificación de ICONTEC sólo podrá ser usado de acuerdo a lo establecido en el Manual de Aplicación ES-P-GM-01-A-011, una vez ICONTEC notifique Página 12 de 22

13 oficialmente la decisión de otorgar el certificado La publicidad realizada por la Organización está de acuerdo a lo establecido en el reglamento ES-R- SG-001 y el Manual de aplicación ES-P-GM-01-A-011? Si X No NA El logo o la marca de conformidad se usa sobre el producto o sobre el empaque o el envase o el embalaje del producto, o de cualquier otra forma que denote conformidad del producto? Si No X NA 6.4. Se evidencia la adecuación de la información contenida en el certificado (vigencia del certificado, logo de organismo de acreditación, razón social registrada en document os de existencia y representación legal, direcciones de sitios permanentes cubiertos por la certificación, alcance, etc.? Si X No. 7. RESULTADO DE LA REVISION DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS PARA LAS NO CONFORMIDADES MAYORES DETECTADAS EN ESTA AUDITORIA, MENORES QUE GENERARON COMPLEMENTARIA Y, MENORES DETECTADAS EN ESTA AUDITORIA QUE POR SOLICITUD DEL CLIENTE FUERON REVISADAS Se presentaron no conformidades mayores? SI NO X Se presentaron no conformidades menores de la auditoria anterior que no pudieron ser cerradas en esta auditoría? SI NO X Se presentaron no conformidades menores detectadas en esta auditoría que por solicitud del cliente fueron revisadas durante la complementaria? SI NO X En caso afirmativo diligencie el siguiente cuadro: Fecha de la verificación complementaria: NO APLICA NC Descripción de la no conformidad (se relaciona el numeral de la norma y la evidencia del incumplimiento) Evidencia obtenida que soporta la solución No conformidades mayore s identificadas en esta auditoría No se identifican Fue eficaz la acción? Si/No No conformidades pendientes de la auditoría anterior que no se solucionaron No Aplica por ser otorgamiento No conformidades detectadas en esta auditoría que fueron cerradas No aplica Página 13 de 22

14 7. RESULTADO DE LA REVISION DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS PARA LAS NO CONFORMIDADES MAYORES DETECTADAS EN ESTA AUDITORIA, MENORES QUE GENERARON COMPLEMENTARIA Y, MENORES DETECTADAS EN ESTA AUDITORIA QUE POR SOLICITUD DEL CLIENTE FUERON REVISADAS Si las acciones tomadas no fueron eficaces después de la realización de la verificación complementaria, se debe proceder de acuerdo con lo establecido en el Reglamento ES-R-SG-001. Si las acciones fueron eficaces elimine este párrafo. 8. RECOMENDACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR DE ACUERDO CON EL ES-R-SG-001 SI NO Se recomienda otorgar la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda mantener el alcance del certificado o del Sistema de Gestión X Se recomienda renovar el certificado del Sistema de Gestión Se recomienda ampliar el alcance del certificado del Sistema de Gestión Se recomienda reducir el alcance del certificado Se recomienda reactivar el certificado Se recomienda actualizar el certificado del Sistema de Gestión Se recomienda restaurar el certificado, una vez finalice el proceso de renovación Se recomienda suspender el certificado Se recomienda cancelar el certificado Nombre del auditor líder: Manuel Tabares J Fecha ANEXOS QUE FORMAN PARTE DEL PRESENTE INFORME Anexo 1 Plan de auditoría ES-P-SG-02-F-002 (Adjuntar el plan a este formato) X Anexo 2 Información específica de esquemas de certificación de sistema de gestión NA Anexo 3 Correcciones, análisis de causa y acciones correctivas Aceptación de la organización firmada. NA Página 14 de 22

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16 EMPRESA: Dirección del sitio PRINCIPAL : Representante de la organización: Cargo: ANEXO 1 PLAN DE AUDITORIA POLITÉCNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA CADAVID (ISO 9001) POLITECNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA CADAVID - GRANJA ROMAN GOMEZ GOMEZ (ISO 14001) Carrera 48 No Medellín, Antioquia, Colombia John Fredy Restrepo Z Oficina Asesora de Planeación Correo electrónico: planeación@elpoli.edu.co Ext. 156 John Jairo Cordoba Parra <johncordoba@elpoli.edu.co> Alcance: ISO 9001: Diseño de servicios educativos y de investigación, prestación de servicios de docencia, extensión e investigación para carreras técnicas, tecnológicas y profesionales, postgrados y formación para el trabajo y desarrollo humano. ISO 14001: Producción agrícola, producción pecuaria y servicio académico y extensión. CRITERIOS DE AUDITORÍA: Tipo de auditoría : ISO 9001:2008 NTCGP 1000:2009 NTC ISO 14001:2004 Requisitos legales aplicables Manual del sistema de gestión INICIAL U OTORGAMIENTO X SEGUIMIENTO RENOVACION AMPLIACIÓN REDUCCIÓN REACTIVACIÓN EXTRAORDINARIA ACTUALIZACIÓN Aplica toma de muestra por multisitio: Existen actividades/procesos que requieran ser auditadas en turno nocturno: x Si No Si X No Página 16 de 22

17 Con un cordial saludo, enviamos el plan de la auditoría que se realizará al Sistema de Gestión de su organización. Por favor indicar en la columna correspondiente, el nombre y cargo de las persona s que atenderán cada entrevista y devolverlo al correo electrónico del auditor líder. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoría le agradezco invitar a las personas del grupo de la alta dirección y de las áreas/procesos/actividades que serán auditadas. Para la reunión de apertura le solicitamos disponer de un proyector para computador y sonido para video, si es necesario, (sólo para auditorías de certificación inicial y actualización). En cuanto a las condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su organización, por favor informarlas previamente al inicio de la auditoría y disponer el suministro de los equipos de protección personal necesarios para el equipo auditor. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoría será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor de ICONTEC. El idioma de la auditoría y su informe será el español. Los objetivos de la auditoría son: Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de gestión. Determinar la capacidad del sistema de gestión para asegurar que la organización cumple los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables al alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión. Determinar la eficacia del sistema de gestión para asegurar que la organización puede tener expectativas razonables con relación al cumplimiento de los objetivos especificados. Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión. Las condiciones de este servicio se encuentran indicadas en el Reglamento de certificación de sistemas de gestión R-SG-001. Auditor Líder y Coordinador: ISO 9001 Auditor líder: ISO y Auditor Acompañante: ISO 9001 Experto técnico: Fecha/ Sitio (si hay más de uno) Manuel Tabares J () Ana Isabel Aubad (AIA) NA Hora de inicio de la actividad de auditoría Hora de finalización de la actividad de auditoría Correo electrónico: Correo electrónico: PROCESO / REQUISITOS POR AUDITAR :00 8:30 Reunión de apertura EQUIPO AUDITOR mtabares@une.net.co mtabares@icontec.net aaubad@iconte.net CARGO Y NOMBRE (Todas las personas que serán entrevistadas en la auditoría) John Fernando Escobar Rector Andrés David Torres G. Página 17 de 22

18 8:30 10:30 12:30 14:00 10:30 Planificación Revisión por la dirección ISO 9001 y GP1000: 4.1/ /4.2.4/ 5.1/ 5.2/ 5.3/ 5.4/ 5.5/ 5.6/ 8.2.2/ 8.2.3/ 8.4/ 8.5.1/ 8.5.2/ Verificación de procesos de origen externo (out sourcing), cuyo resultado incide en el producto o servicio y que hacen parte del alcance de certificación Inve stigación e innovación 12:30 tecnológica ISO 9001 y GP1000:: 4.1 / 4.2 / 5.3 /5.4 / 7.1 / 7.2/7.3 / /7.5.2 / / 7.5.4/8.2.1 / / / 8.3 / 8.4 / / / :00 Receso 15:45 15:45 17:00 Proceso de autoevaluación y acreditación. ISO 9001 y GP1000: 4.1 /4.2/ 4.2.3/ 4.2.4/6.1 /8 /7.1 /7.2 /7.3 /7.5/ 7.6 /8.2.1 /8.2.2 /8.2.3 /8.2.4 /8.3 /8.4 /8.5 /8.5.1 /8.5.2 /8.5.3 Gestión estudiantes ISO 9001 y GP1000: 4.1 /4.2/ 4.2.3/ 4.2.4/6.1 /8 /7.1 /7.2 /7.3 /7.5/ 7.6 /8.2.1 /8.2.2 /8.2.3 /8.2.4 /8.3 /8.4 /8.5 /8.5.1 /8.5.2 /8.5. Vicerrectora de Extensión Juna Carlos Valdés Vicerrector de Docencia Iván Darío Ortega Rojas Vicerrector Administrativo Luis Gonzaga Martínez Secretario General John Fredy Restrepo Jefe Oficina Asesora de Planeación John Fredy Restrepo Jefe Oficina Asesora de Planeación John Jairo Córdoba Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación Juna Carlos Valdés Vicerrector de Docencia Libardo Antonio Londoño Director de Investigación Juna Carlos Valdés Vicerrector de Docencia Juan Camilo Álvarez Decano Ciencias Agrarias Juan Fernando Ruiz Decano F. Edu. Física Uriel Darío Trujillo Decano F. Administración Mónica María Rojas Decana F. Ingenierías Juan Guillermo ríos Decano F. Ciencias básicas Berta Lucia Gutiérrez Decana F. Comunicación Adriana María Ruiz Coordinadora autoevaluación Libardo Antonio Londoño Director de Investigación Dora Nicolasa Gómez Directora Regionalización Juna Carlos Valdés Vicerrector de Docencia Luz María Betancur Coordinadora de Admisiones Página 18 de 22

19 8:00 10:30 Gestión Ambiental Granja ISO 14001: 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.3, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.2, Planificación ambiental Identificación de AA IA Identificación y evaluación de requisitos legales y otros Estructura de los programas de gestión Determinación de controles Preparación y respuesta ante emergencias Desempeño ambiental Seguimiento, monitoreo y medición Énfasis en evolución y cambios AIA William Alonso Berrio Coordinador Granjas Andrés Felipe Velásquez Técnico Granjas 10:30 12:30 Verificación de procesos de origen externo (out sourcing), cuyo resultado incide en el producto o servicio y que hacen parte del alcance de certificación Control operacional y emergencias ambientales- Recorrido por las instalaciones ISO 14001: 4.1, 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1, AIA William Alonso Berrio Coordinador Granjas Andrés Felipe Velásquez Técnico Granjas 12:30 13:00 Receso AIA 13:00 14:00 Gestión Compra s (proveedore s, contratista s productos y servicios para GRANJA) ISO 14001: 4.1, 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.4.6, 4.5.1, AIA William Alonso Berrio Coordinador Granjas Andrés Felipe Velásquez Técnico Granjas 14:00 15:00 15:00 16:00 16:00 17:00 17:30 Mejora continua y Revisión por la dirección Granja ISO 14001: 4.1, 4.2, 4.3.2, 4.3.3, 4.5.1, 4.5.2, 4.6 Balance final ISO Elaboración de informe 16:30 Cierre auditoria ISO Granja Balance diario ISO 9001 y GP1000 AIA AIA AIA William Alonso Berrio Coordinador Granjas Andrés Felipe Velásquez Técnico Granjas Balance con el representante de la organización William Alonso Berrio Coordinador Granjas Andrés Felipe Velásquez Técnico Granjas Balance con el representante de la organización :00 Mejora continua-auditoría s internas ISO e ISO 9001 y GP y GP1000: 4.1, 4.2.2, Capítulo 5, 8.2.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.3, 8.4, 8.5 AIA John Fredy Restrepo Jefe Oficina Asesora de Planeación John Jairo Córdoba Profesional Universitario Página 19 de 22

20 10: : 4.1, 4.2, 4.3.2, 4.3.3, 4.5.1, Verificación de evidencias para el cierre de no conformidades de la auditoria anterior. (Este espacio aplica si no fue posible cerrarlas durante la auditoria de los procesos y/o actividades). Oficina Asesora de Planeación 10:00 8:00 10:00 11:30 12:00 13:00 11:30 10:00 Verificación del uso del logo en los diferentes medios de publicidad usados por la empresa. (El auditor debe verificar en pagina web, brouchure, papelería, etc en cualquier momento de la auditoria) Gestión Curricular ISO 9001 y GP1000:: 7.1, 7.3, 8.2.1, 8.2.3, 8.3, 8.4, 8.5 Gestión Humana ISO 9001 y GP1000: 11:30 Comunicación institucional ISO 9001 y GP1000: 12:00 Reunión parcial auditores ISO :00 Receso 15:00 Gestión logística ISO 9001 y P1000:4.1/,4.2/6.3/,7.4.1 /,7.4.2 /,7.4.3 /, /8.2.2 /8.2.3 / 8.4 / 8.5./ / AIA AIA Juna Carlos Valdés Vicerrector de Docencia Juan Camilo Álvarez Decano Ciencias Agrarias Juan Fernando Ruiz Decano F. Edu. Física Uriel Darío Trujillo Decano F. Administración Mónica María Rojas Decana F. Ingenierías Juan Guillermo ríos Decano F. Ciencias básicas Berta Lucia Gutiérrez Decana F. Comunicación Adriana María Ruiz Coordinadora autoevaluación Libardo Antonio Londoño Director de Investigación Dora Nicolasa Gómez Directora Regionalización Carlos Eduardo Ortega Director de Gestión Humana Carlos Mario Cardona Profesional Especializado Lucila María Jaramillo Profesional Universitario Juan Carlos Gavíria Director de Servicios Generales Jaime Alejandro Montoya Profesional Adquisiciones Rodrigo Alonso Díaz Profesional de Bienes y servicios Página 20 de 22

21 15:0 16:00 INFORME PRELIMINAR Observacione s: 16:00 17:00 REUNION DE CIERRE ISO 9001 Y GP 1000 Balance con representante de la organización Durante la auditoría a cada proceso se evaluará el cumplimiento de los requisitos relacionados con: ISO 9001 y GP1000: ISO 14001: Se hará seguimiento a la aplicación del Reglamento de la Certificación ICONTEC de Sistemas de Gestión y a los Manuales de Imagen y Aplicación de los Certificados. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por la organización. Especificar cualquier aspecto logístico importante para el desarrollo de la auditoría, tal como traslado y regreso de los sitios donde se desarrollará la auditoría, transport e, entre otros, en caso de ser requerido. Para el balance diario de información del equipo auditor le agradecemos disponer de una oficina o sala, así como también de acceso a la documentación del sistema de gestión. No es una auditoria testificada. Fecha de emisión del plan de auditoría: (versión final) Planificación desde: ANEXO 2 No aplica. Página 21 de 22

22 ANEXO 3 - CORRECCIONES, CAUSAS Y ACCIONES CORRECTIVAS. No aplica Página 22 de 22

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