SOLICITUD DEL SERVICIO DE CERTIFICACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN

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1 Pág.: 1 de 13 SOLICITUD DEL SERVICIO DE CERTIFICACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN Para FUTURE BUILDERS COLOMBIA UEN - MSC, es un honor poner a su disposición nuestra Oferta Comercial; para tal propósito solicitamos diligenciar el presente Formulario. Con base en esta información se podrá determinar los Tiempos de Auditoria para las actividades de Auditoria de Certificación y Pre-Auditoria (cuando sea aplicable) de su Sistema de Gestión. Esta información es Confidencial. En todo caso, solicitamos que ingresen a nuestra web www:fbcert.services y consulte los procedimientos, manuales, términos y condiciones generales de la prestación del servicios reglamento, los cuales podrá consultar para la resolución de alguna duda en relación y aclarar en su totalidad el servicio y sin ambigüedades. a. INFORMACIÓN GENERAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN Fecha de la solicitud: Nombre de la Empresa (Tal como aparece en Cámara y Comercio y/o como va a quedar el Certificado de Existencia o Representación legal): NIT.: Dirección principal: Ciudad / Municipio: Teléfono (de la empresa): Celular corporativo empresarial: Representante Legal: Representante Autorizado por la Organización (Según corresponda): Correo electrónico donde debemos enviar la oferta (de la empresa): Correo electrónico de Contabilidad/ Celular Página WEB:

2 Pág.: 2 de 13 Total empleados de la Organización: Idioma de la Auditoria: Español Otro: Total empleados relacionados con el alcance a certificar: *NOTA: Todos los datos anteriores deben de ser diligenciados para poder realizar el trámite correspondiente de la oferta. Otros sitios a certificar: (sedes, multisitio) Sitio Nota1: Contactos exclusivos de la Empresa Dirección / Ciudad - Departamento No. Personal relacionado con el alcance del sistema (Número efectivo de personal) Turnos Total Personal Efectivo - Nota 2: El número efectivo de personal consiste en todo el personal a tiempo completo involucrado en el alcance de la certificación, incluyendo aquellos que trabajan en cada turno. Por ello, deben ser incluidos en este número el personal no permanente (estacional, temporal y subcontratado) y el personal a tiempo parcial que estarán presentes en el momento de la auditoría. (CEA V01 - Anexo ONAC / IAF MD 5 V ) La Organización con esta solicitud de Servicio de Certificación Sistema de Gestión, debe anexar los siguientes documentos: Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio o Entidad correspondiente, el cual deberá actualizar en caso de llegar a contratar. Fotocopia del RUT. Certificación Bancaria.

3 Pág.: 3 de 13 b. SERVICIO SOLICITADO Auditoria Extensión de alcance técnico (incluir actividades nuevas) Reducción de alcance técnico Transferencia* Extensión de alcance geográfico (incluir nuevas sedes) Reducción de alcance geográfico ISO 9001:2008 ISO 9001:2015 ISO 14001:2004 ISO 14001:2015 OHSAS 18001:2007 NTCGP 1000:2009 NTC 5555:2011 Norsok S 006:2003 ISO Otra Cuál (es)? * Nota 1: En caso de Transferencia, la Organización Cliente debe anexar la siguiente documentación: Copia de los certificados actuales. Copia del último informe de la autoría realizada por el actual ente certificador. Carta o documento declarando que la Organización no presenta amenaza de suspensión de la certificación y que no se encuentra con ningún proceso de queja o apelación con el actual ente certificador o la declaración Incluida en la Solicitud de Transferencia. Documentos o información del Sistema de Gestión de la Organización. FUTURE BUILDERS COLOMBIA UEN-MSC, podrá requerir más documentos correspondientes al sistema de gestión o solicitar visita / auditoria a las instalaciones de la Organización. * Nota 2: Durante la Etapa 1 y la Etapa 2, la Organización debe ser consciente que debe existir un tiempo prudente para poder implementar los hallazgos u oportunidades para la mejora de su Sistema de Gestión. El tiempo entre ambas etapas de auditorías (E1 y E2) se determina con base en la complejidad de la actividad de la empresa, el estado de implementación del Sistema y el resultado de la Primera Auditoria (E1). Este intervalo puede variar según el caso, con un plazo máximo de 6 meses.

4 Pág.: 4 de 13 Fecha(s) Estimada(s) para la Auditoria : Desea que ofertemos Pre-Auditoria (Opcional) SI NO En caso de certificar 2 o más Normas, Desea Auditoría COMBINADA? (Cada sistema de gestión se auditará de manera independiente). En caso de certificar 2 o más Normas, Desea Auditoría INTEGRADA? (Los sistemas de gestión se auditará integrado un único sistema de gestión) En caso de certificar 2 o más Normas, Desea Auditoría CONJUNTA? (Cuando dos o más organizaciones cooperan para auditar a un único auditado) Información del Sistema de Gestión Nota: Diligencie la información si seleccionó auditoria integrada. El Sistema Integrado de Gestión surge cuando una organización utiliza un sistema único de gestión para administrar varios aspectos del desempeño organizacional. Aspectos del desempeño organizacional Si No 1. Un conjunto integrado de documentación o de información documentada; 2. Un enfoque de la revisión por la dirección; 3. Un enfoque integrado de las auditorías internas; 4. Un enfoque integrado de la política y los objetivos; 5. Un enfoque integrado de los procesos de los sistemas; 6. Un enfoque integrado de mejora, (acción correctiva y/o preventiva): 7. Un enfoque integrado de responsabilidad, autoridad y competencia.

5 Pág.: 5 de 13 Porcentualidad de integración del sistema 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% c. ALCANCE DE LA AUDITORIA A CERTIFICAR Alcance del Sistema de Gestión para la actividad de la auditoria a certificar Nota: Si su sistema de gestión es por auditoria combinada o integrada debe especificar el alcance del sistema de gestión por cada normativa a certificar. Exclusión (es) del sistema de gestión (Según corresponda ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009 NTC 5555:2011) Requisito (s) que No Aplican / Exclusión para la ISO 9001:2015. NOTA 1: Para los sectores IAF 31 (Transporte) adicionalmente se requiere: - Resolución que habilita la prestación del servicio.

6 Pág.: 6 de 13 - Listado del parque auto motor. - Listado con nombre y cédula de los conductores. Naturalmente la auditoria se realizará en la dirección descrita en la habilitación y se tomara como sede principal. NOTA 2: Para el Sector IAF 28 (construcción) adicionalmente se requiere: - Listado de los contratos que validen el alcance a Certificar. - Listado de los frente de trabajo o las obras a nivel nacional. Para validar el Alcance del Sistema de Gestión, sírvase adjuntar la siguiente documentación o su equivalente, según aplique o requiera: Manual de gestión (o documento (s) semejante (s) donde describa en forma general el sistema de gestión). Procedimientos documentados requeridos por norma (Por ejemplo en ISO 9001:2008; Procedimientos de Control de Documentos, Registros, Auditorias Internas, Producto / Servicio No Conforme, Acciones Correctivas, Preventivas). Otros procedimientos relevantes. Documento de Identificación de Peligros Valoración del Riesgos - Panorama de riesgos. Documento de Identificación de Aspectos Ambientales. Documento o Listado Maestro de Documentos y Registros. Caracterizaciones por procesos o Planes de Calidad o Planes HSEQ. Listados de los Programas en Seguridad, Salud Ocupacional y/o Ambiente. Identificación y/o Evaluación del cumplimiento Legal en Seguridad, Salud Ocupacional y/o Ambiente.

7 Pág.: 7 de 13 Obligación Legal pertinente (Ejemplo: Permisos, licencias, autorización, etc.). Para NTCGP 1000 y NTC 5555, Ver el anexo A adicional. Describa los servicios, proyectos, operaciones y/o contratos relacionados con el alcance del sistema a certificar (cuando así aplique o requiera): No Nombre Contrato / Proyecto / Proceso / Programa / Servicio / Operación Propios Lugar Ciudad Describa los servicios, proyectos y/u operaciones contratados externamente (subcontratados) y relacionados con el alcance del sistema a certificar (cuando así aplique o requiera): No Nombre Contrato / Proyecto / Proceso / Programa / Servicio / Operación Contratadas Externamente (Subcontratada) Lugar Ciudad Nota: Para generar la Oferta es necesario validar el alcance de certificación, el sector de la construcción requiere mayor atención. d. INFORMACIÓN ADICIONAL Si su Empresa cuenta con un Sistema de Gestión Certificado, por favor diligencie lo siguiente: Norma / Versión: ---

8 Pág.: 8 de 13 Entidad Certificadora / Indicar acreditador: --- Fecha y tipo de la última Auditoría realizada por la Entidad Certificadora: --- Fecha de vencimiento del Certificado Actual: --- Como se enteró de Nuestra compañía Publicidad Exposiciones Ferias Seminarios Cursos Internet Recomendación Otros Desea Incluir su logo en el Certificado a emitir? SI NO e. INFORMACIÓN DE SERVICIO DE CONSULTORÍA Adquirió Servicios de un Consultor? SI NO Nombre y/o Empresa / Ciudad Teléfono / Cel. f. ACCESO AL PÚBLICO Como parte integral de esta solicitud el cliente deberá visitar y consultar en los siguientes documentos Procedimiento Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias PQRS / Apelaciones y Discusiones - AD. (PQRS-AD)

9 Pág.: 9 de 13 Términos y Condiciones Generales de la Prestación del Servicio - Reglamento. Código de Ética. Manual de Identidad de Marca para la Certificación - CERTIFIED. g. COMENTARIOS ADICIONALES Identifique y describa a continuación sus canales de comunicación y los Riesgos significativos asociados al Sistema de Gestión a certificar, entre otros comentarios relevantes Canales de Comunicación En caso de presentarse auditoria remota cuenta con las herramientas tecnológicas para realizarla? SI NO Skype Teleconferencias Reuniones web Comunicaciones basadas en web interactivas Acceso electrónico remoto a la documentación del sistema de gestión. Riesgos significativos asociados al Sistema de Gestión a certificar Planificación: Riesgos Relevantes Si No La Organización conoce previamente a FBC? (Ejemplo: Ya se le realizó una certificación diferente a la ofertada). Cuenta la Organización con productos y/o servicios que por su naturaleza sean controlados por los organismos estatales?

10 Pág.: 10 de 13 El Proceso de Auditoria Interna ha sido completado y el cierre de las No Conformidad ha generado la confianza a la Organización para lograr la implementación del Sistema de Gestión? La Revisión por la Dirección ha sido completado y generado la confianza a la Organización para lograr la implementación del Sistema de Gestión? Se ha generado un número significativo de acciones correctivas? Recursos: Cuenta la Organización con muchos sitios de trabajo que requieren altos recursos para su logística? La (s) ubicación (es) son adecuadas en comparación con el número de empleados? Implementación: Cuenta la Organización con un sistema documental con alta complejidad? Cuenta la Organización con personal que hable un idioma diferente al castellano? Cuenta la Organización con actividades operacionales similares en los turnos? Otros Cuáles? Riesgos puntualmente relevantes a cada sistema de gestión son detallados en los siguientes Anexos. Anexo A: Sistema de Gestión de la Calidad. Sistema de Gestión de la Calidad, para la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios. Sistema de Gestión de la Calidad para instituciones de formación para el trabajo. (ISO 9001, NTC GP 1000, NTC 5555). Anexo B: Sistema de Gestión Ambiental. (ISO 14001). Anexo C: Sistema de Gestión Seguridad y Salud Ocupacional. (OHSAS 18001).

11 Pág.: 11 de 13 Future Builders Colombia S. A. Calle 46 No Of.301 Tel: (+57)

12 Pág.: 12 de 13 Anexo A: Sistema de Gestión ISO 9001, NTC GP 1000, NTC 5555 Riesgos Relevantes Si No Cuenta la Organización con productos y/o servicios que por su naturaleza se requiera de una planificación significativamente compleja? (Cantidad de productos o servicios, amplio alcance del sistema) Cuenta la Organización con productos y/o servicios que generen poco riesgo al consumidor? Cuenta la Organización con productos y/o servicios que por su naturaleza puedan general algún tipo de afectación al ambiente de trabajo? Cuenta la Organización con productos y/o servicios que por su naturaleza requieran de infraestructura especial? Cuenta la Organización con operaciones para los productos y/o servicios que requieran de personal con competencia especializada? Cuenta la Organización con materias primas o insumos con impacto significativo en el producto o servicio? Cuenta la Organización con áreas de preservación para el producto o servicio que requieran de condiciones especiales? Cuenta la Organización con equipos de seguimiento y medición con tecnología especializada para el control del producto o servicio? Cuenta la Organización con actividades de diseño y desarrollo para realización del producto o prestación del servicio? Exclusivo para NTCGP 1000 La Organización cumple con el ámbito de aplicación Art. 5 de la Ley 87 de 1993? Art. 5 Las sociedades de economías mixtas en las cuales el estado posea el 90% o más del capital social, debe ser aplicado el Modelo Estándar de Control Interno MECI La Organización ha actualizado el Modelo de Control Interno MECI de acuerdo con el Decreto 943 del 2014? Exclusivo para NTC 5555 Describa y registre el número y el (los) programa (s) a Certificar Se encuentra la Institución de Educación para el Trabajo dentro del Sistema de Información Para el Trabajo y Desarrollo HUMANO SIET Ministerio de Educación Nacional? Se encuentran los Programas de la Institución de Educación para el Trabajo dentro del Sistema de Información Para el Trabajo y Desarrollo HUMANO SIET Ministerio de Educación Nacional? Otros Cuáles?

13 Pág.: 13 de 13 Anexo B: Sistema de Gestión ISO Riesgos Relevantes Si No Cuenta la Organización con productos y/o servicios que por su naturaleza puedan general algún tipo de impacto en el ambiente? La Organización genera residuos significativos que requieran de un tratamiento especial en la disposición final de los mismos? Cuenta la Organización con operaciones ambientales que requieran de personal con competencia especializada? Cuenta la Organización con materias primas o insumos que puedan general algún aspecto ambiental significativo? Otros Cuáles? Anexo C: Sistema de Gestión OHSAS Riesgos Relevantes Si No Cuenta la Organización con productos y/o servicios que por su naturaleza puedan general algún tipo de riegos a las personas? La Organización realiza actividades que generen riesgos significativos para la salud y la seguridad de las personas? Cuenta la Organización con operaciones que requieran de personal con competencia especializada para gestionar los riesgos en seguridad y salud ocupacional? Cuenta la Organización con materias primas o insumos que puedan generar algún riesgo en seguridad y salud ocupacional de las personas? Otros Cuáles?