PLAN INSTITUCIONAL DE ACHIVOS - PINAR

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1 PLAN INSTITUCIONAL DE ACHIVOS - FIDUPREVISORA SA

2 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN CONTEXTO ESTRATÉGICO Naturaleza Jurídica Reseña Histórica Misión Visión Lineamientos Corporativos Valores Institucionales Política del Sistema Integrado de Política de Objetivos y Lineamientos Estratégicos Mapa de procesos Relación de Macro-Procesos y Lineamientos Corporativos ANALISIS DE ASPECTOS CRITICOS DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Identificación de aspectos críticos de la Función Archivística Priorización de los Aspectos Críticos VISIÓN ESTRATEGIA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO Objetivos Estratégicos FORMULACIÓN DE LOS PLANES Y PROYECTOS ESPECIFICOS PLAN PARA ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y APLICACIÓN DE INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Objetivos Alcance Responsable del Plan Metodología PLAN DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Objetivos Alcance Responsable del Plan Metodología... 37

3 5.3 PLAN DE DESARROLLO Y ADECUACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO DE ARCHIVO SGDEA Objetivos Alcance Responsable del Plan Metodología PLAN DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL Objetivos Alcance Responsable del Plan Metodología PLAN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Objetivos Alcance Responsable del Plan Metodología MAPA DE RUTA HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO... 59

4 1. INTRODUCCIÓN En el marco del Articulo 8 del Decreto 2609 de y el Artículo , del Decreto 1080 de se establece al Plan Institucional de Archivo - como el instrumento archivístico esencial para desarrollar la gestión documental de las entidades públicas, así las cosas se formula el de la Fiduprevisora S.A., el cual pretende establecer los lineamientos de las actividades que cada año deben llevarse a cabo para desarrollar un sistema institucional de archivos a lo largo del ciclo vital de los documentos, articulado este con los planes y proyectos de la entidad, acorde con lo establecido en la Ley 594 de Para el diseño y elaboración de se tuvo en cuenta los lineamientos que sobre el particular ha definido el Archivo General de la Nación en el Manual de Formulación del Plan Institucional de Archivos, el mismo plantea metas a corto, mediano y largo plazo, y en este sentido se entiende por corto plazo el primer semestre del año 2018, el mediano plazo comprende el segundo semestre del año 2018 y el primer semestre del año 2019 y el largo plazo se estima del segundo semestre de 2019 a finales del año 2020; así mismo se consideró el análisis de necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades que se identificaron en el Diagnóstico Integral de Archivos elaborado en el primer trimestre del año 2017, la matriz de riesgos del proceso de gestión documental y el plan de mejora establecido para responder a las observaciones formuladas por el Archivo General de la Nación en la auditoria del años Decreto 2609 de Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de para todas las Entidades del Estado 2 Decreto 1080 de Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. 3 Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos.

5 2. CONTEXTO ESTRATÉGICO 2.1 Naturaleza Jurídica Fiduprevisora S.A. es una sociedad de economía mixta sometida al régimen de Empresa Industrial y Comercial del Estado vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público y sometida al control y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia. Mediante Escritura Pública No. 25 del 29 de Marzo de 1985 otorgada en la Notaría 33 del Círculo Notarial de Bogotá D.C., bajo la denominación "FIDUCIARIA LA PREVISORA LTDA" como Sociedad de responsabilidad limitada, autorizada por el decreto 1547 de Mediante Resolución 2521 del 27 de mayo de 1985 se otorgó a Fiduciaria La Previsora LTDA la respectiva autorización de funcionamiento. Posteriormente, mediante Escritura Pública No del 24 de enero de de la Notaría 29 del Círculo Notarial de Bogotá, la Fiduciaria cambió su naturaleza jurídica de Sociedad de Responsabilidad Limitada a Sociedad Anónima bajo la denominación FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A. A través de Escritura Pública de Diciembre 11 de 2001 de la Notaría 29 del Círculo notarial de Bogotá D.C., se adiciona la razón social la sigla FIDUPREVISORA S.A. 2.2 Reseña Histórica Fiduprevisora S.A. se constituyó como respuesta a diferentes calamidades ocurridas en el país. El Gobierno Nacional a través del Decreto Extraordinario 1547 de junio 21 de 1984 creó el Fondo Nacional de Calamidades y dictó normas para su organización y funcionamiento, autorizando a la Previsora S.A. Compañía de Seguros y a otras entidades públicas cuyos estatutos y normas orgánicas tuviesen relación con el objeto del Fondo, para constituir una sociedad fiduciaria, que se encargara en primer lugar del manejo y la administración de los recursos del Fondo, y en segundo lugar, de la celebración de nuevos contratos fiduciarios. Por lo anterior La Previsora S.A. Compañía de Seguros y la Caja Nacional de Previsión manifestaron la voluntad de constituir Fiduciaria La Previsora Ltda., a través de Escritura Pública No. 25 de Marzo 29 de 1985 de la notaría No. 33. Sin embargo, es por medio del Decreto 1708 de Junio 25 de 1985 que se aprobaron los estatutos de la Fiduciaria y se autorizó legalmente la constitución de la Fiduciaria La Previsora Ltda. De acuerdo con el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, la Superintendencia Bancaria, hoy Superintendencia Financiera de Colombia, en el Artículo 53 estableció que las entidades contempladas en este Estatuto sometidas al control

6 y vigilancia de la Superintendencia, se deben constituir bajo la forma de sociedades anónimas mercantiles. De esta manera, el 26 de Noviembre de 1993 la Junta de Socios aprobó la reforma estatutaria de la empresa transformándola de Sociedad Limitada a Sociedad Anónima. Esta reforma fue aprobada por el Decreto 2659 del 29 de Diciembre de Por último, el contenido de los estatutos se elevó a Escritura Pública No del 24 de Enero de 1994 de la notaría No. 29 y se inscribió en la Cámara de Comercio el 2 de Febrero de Durante 30 años Fiduprevisora ha ayudado a la construcción de país y al bienestar social no solo gracias a su gestión en atención a desastres, sino también mediante la administración de recursos de la nación y de los colombianos, la exitosa liquidación de empresas insignia y el cumplimiento de pagos de pensiones. 2.3 Misión Creamos y manejamos soluciones fiduciarias con altos niveles de calidad, eficiencia y respeto por el medio ambiente para la ejecución de políticas gubernamentales y la administración de recursos y proyectos de nuestros clientes del sector público y privado 2.4 Visión Ser líderes en el sector fiduciario creciendo de manera sostenible y creando valor agregado a los accionistas, clientes, colaboradores y la comunidad en general. 2.5 Lineamientos Corporativos Perspectiva Financiera: Maximizar el valor de la organización Perspectiva Clientes: Fortalecer la gestión comercial Lograr el reconocimiento de nuestros clientes Perspectiva Procesos Internos: Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de y de los procesos Fortalecer los sistemas de administración integral de gestión de riesgos Perspectiva Aprendizaje y Crecimiento: Consolidar un equipo humano, técnico, especializado, comprometido y satisfecho Garantizar sistemas de información integrales, seguros y diferenciadores que apoyen la estrategia y los procesos

7 2.6 Valores Institucionales Somos Comprometidos: Nos proponemos metas y buscamos la mejor manera de cumplirlas. Somos Confiables: Compartimos nuestra visión siendo auténticos y entregando todo para que nuestros clientes se sientan respaldados. Somos Leales: Valoramos la fidelidad y pensamos en cada momento en el beneficio de nuestros clientes. Somos Eficientes: Creemos firmemente que nuestro trabajo debe estar enfocado hacia el mejoramiento continuo. 2.7 Política del Sistema Integrado de La política del Sistema Integrado de contiene las directrices y los objetivos de la organización con respecto a la calidad, la seguridad de la información y el medio ambiente, expresados de manera formal por la alta gerencia. Está política es un elemento del Direccionamiento Estratégico y está enfocada en ofrecer servicios fiduciarios y de asesoría financiera de alta calidad y rentabilidad que satisfagan las necesidades y expectativas de nuestros clientes, apoyen el desarrollo sostenible del país, soportados en un alto sentido de responsabilidad social y en tecnologías innovadoras y adecuadas al negocio. Para ello en Fiduprevisora S.A. contamos con un equipo de trabajo competente, especializado y comprometido con: El mejoramiento continuo de la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema integrado de gestión. El uso racional de los recursos naturales y la prevención de los impactos ambientales y la contaminación generada por nuestras actividades. El cumplimiento de la legislación aplicable a nuestras actividades, productos y servicios. La preservación de la información orientando sus esfuerzos a garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad, contando para ello con la identificación adecuada de sus activos y el tratamiento de riesgos. El aseguramiento de la continuidad de las operaciones críticas del negocio. 2.8 Política de La Fiduprevisora S.A. establece como Política Institucional de el compromiso de implementar y fomentar las mejores prácticas para la gestión de sus documentos e información, independientes del soporte en que se generen, toda vez que reconoce la importancia de la información que

8 produce en el cumplimiento de su misión y la identifica como evidencia fundamental de los procesos institucionales e insumo para la toma de decisiones y para la atención efectiva de sus clientes, entendiendo estos aspectos como elementos fundamentales para avanzar hacia el cumplimiento de su visión institucional. En razón a lo anterior se proveerán los recursos económicos que permitan administrar eficientemente la totalidad del acervo documental, así mismo se debe garantizar la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información bajo parámetros técnicos de organización, seguridad, trámite, gestión, conservación y disposición final, incorporando a su vez nuevas tecnologías de información y comunicación que permitan satisfacer de manera más eficiente las necesidades corporativas, para así asegurar la conservación de la memoria institucional como aporte al patrimonio del estado. La entidad declara que todos sus funcionarios son responsables, en armonía con la asignación de responsabilidades que hacen las Leyes 594 de 2000 y 734 de 2002, de ejecutar esta política en el desarrollo de sus actividades y se compromete a incorporar y mantener actualizado dentro de su plan general de capacitación un programa específico de gestión documental. 2.9 Objetivos y Lineamientos Estratégicos. Los objetivos de la Fiduprevisora están descritos en el siguiente mapa estratégico corporativo para los años 2015 a 2018.

9 2.10 Mapa de procesos El mapa de procesos está estructurado en el siguiente cuadro. El proceso de gestión documental se encuentra inmerso dentro del nivel de soporte y el macro proceso de gestión administrativa Relación de Macro-Procesos y Lineamientos Corporativos A través de la siguiente matriz se observa la contribución de cada uno de los macro procesos de Fiduprevisora S.A., en el cumplimiento de los lineamientos corporativos.

10 Garantizar sistemas de información integrales, seguros y diferenciadores que apoyen la estrategia y los procesos Consolidar un equipo humano técnico, especializado, comprometido y satisfecho Fortalecer los sistemas de administración integral de gestión de riesgos Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de y los procesos Lograr el reconocimiento de nuestros clientes Fortalecer la gestión comercial Maximizar el valor de la organización PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - LINEAMIENTOS MACROPROCESOS Planeación I D I I I I I de Riesgos I I I I D D I Estructuración y consecución de Negocios D D D I D I I de Negocios D D D D D I I Tecnológica I D D D D I D al Cliente I D D D I I I Jurídica D D I D D I I Administrativa I I I I I D I Talento Humano I I D I I D I Contable y Presupuestal D D D D D I I Evaluación, Seguimiento y Control de la D I I D D I I Es importante resaltar que si bien el proceso de está adscrito al macro proceso de Administrativa el mismo interviene directamente a los lineamientos de Mejorar continuamente de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de y los procesos, Fortalecer los sistemas de administración integral de gestión de riesgos y Garantizar sistemas de información integrales, seguros y diferenciadores que apoyen la estrategia y los procesos.

11 3. ANALISIS DE ASPECTOS CRITICOS DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Para la identificación de los Aspectos Críticos se tuvo como insumos el informe de Auditoria presentado por el Archivo General de la Nación en 2016, el plan de mejoramiento de archivo 2017, el Diagnóstico Integral de Archivo elaborado en el primer trimestre de 2017 y la matriz de riesgo de gestión documental vigente. 3.1 Identificación de aspectos críticos de la Función Archivística La siguiente tabla presenta la identificación de los Aspectos Críticos y los respectivos riesgos asociados. MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS No Aspecto Critico Riesgo Asociado Las instalaciones locativas y el mobiliario de los depósitos de archivo de las oficinas no cuentan con todos los requerimientos solicitados en los Acuerdos 048, 049 Y 050 de 2000 No se han elaborado las Tablas de Valoración - TVD Deterioro de las unidades de conservación y almacenamiento, por ende deterioro de la documentación. Contar con un límite de espacio insuficiente para la custodia de la documentación producida Inoportunidad y/o falta de atención a los requerimientos Incumplimiento a la normatividad vigente interna, externa y lineamientos y procedimientos del Sistema Integrado de Desorganización de los documentos en los expedientes correspondientes. Minimizar el espacio disponible para recepción de transferencias niveles críticos. Detrimento patrimonial por custodia de documentos en tiempos superiores a los requeridos. Inoportunidad en la Aplicación de disposición final de los expedientes. Pérdida o destrucción de los acervos documentales sin cumplir con una debida clasificación, valoración y retención. Incumplimiento a la normatividad vigente externa en materia de gestión documental. Aplicar inadecuadamente la Tabla de Retención para el archivo.

12 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS No Aspecto Critico Riesgo Asociado No se han actualizado y convalidado las Tablas de Retención - TRD Desorganización de los documentos en los expedientes correspondientes. Minimizar el espacio disponible para la custodia documental a niveles críticos. Detrimento patrimonial por custodia de documentos en tiempos superiores a los requeridos. Inoportunidad en la Aplicación de disposición final de los expedientes. Pérdida o destrucción de los acervos documentales sin cumplir con una debida clasificación, valoración y retención. Incumplimiento a la normatividad vigente externa en materia de gestión documental. Dificultad para la recuperación de los expedientes y por consiguiente se puede presentar Inoportunidad y/o falta de atención a los requerimientos Las historias laborales no se encuentran debidamente organizadas e inventariadas en su totalidad. (Circular Externa 004 de 2003 del AGN) Duplicidad de información El archivo físico, tanto en gestión como en central, se encuentra organizado en un porcentaje inferior al 3, y la conformación de los expedientes no se está llevando en debida forma. Los depósitos de archivo de gestión no cuentan con el espacio suficiente para el almacenamiento de la totalidad del acervo Minimizar el espacio disponible para la custodia documental a niveles críticos. Perdida de Documentación debido a la falta de control en la producción y la organización Incumplimiento a la normatividad vigente externa en materia de gestión documental. Dificultad para la recuperación de los expedientes y por consiguiente se puede presentar Inoportunidad y/o falta de atención a los requerimientos Perdida de Documentación debido a la falta de control en la producción y la organización Incumplimiento a la normatividad vigente externa en materia de gestión documental. Duplicidad de información Incumplimiento en la aplicación de los cronogramas de transferencia. Contar con un límite de espacio insuficiente para la custodia de la documentación producida Deterioro de las unidades de conservación y almacenamiento, por ende deterioro de la documentación.

13 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS No Aspecto Critico Riesgo Asociado La entidad no cuenta con los elementos de descripción documental (FUID y Hojas de Control, Metadatos, Guías, Censos, Índices, etc...) para la totalidad del archivo que custodia. Acuerdo 05 de 2013 Titulo IV Descripción Archivística. El aplicativo de gestión documental (ORFEO GPL) no cumple con los requerimientos mínimos que se solicitan en la Circular Externa 002 y la Circular Externa 05 de 2012 del AGN, y no esta implementado en su potencial máximo; así mismo no se realizan capacitaciones periódicas en su uso a la totalidad de los funcionarios de la entidad La entidad no ha actualizado periódicamente todos los manuales, procedimientos y demás instrumentos con los que regula la función archivística Los funcionarios responsables de la gestión documental no se encuentran debidamente capacitados y profesionalizados para dicha labor, y no cuentan con un programa de actualización y/o profundización en los conocimientos adquiridos. No se realizan capacitaciones periódicas a los funcionarios de la Inoportunidad y/o falta de atención a los requerimientos Alteración y pérdida de documentación debido a la falta de herramientas de control de producción. Incumplimiento a la normatividad vigente externa en materia de gestión documental. Incumplimiento en la aplicación de los cronogramas de transferencia. Recepción/entrega de comunicaciones directamente en las áreas sin pasar por radicación. Pérdida del control y administración sobre la totalidad de la documentación producida por la entidad. Inoportunidad y/o falta de atención a los requerimientos Practicas inadecuadas en la organización, administración y conservación de los documentos y expedientes electrónicos. Incumplimiento a la normatividad vigente externa en materia de gestión documental. Dificultad en el establecimiento de políticas apropiadas para los procesos de gestión, administración, organización y conservación documental. Practicas inadecuadas en los procesos del programa de gestión documental. Incumplimiento a la normatividad vigente externa en materia de gestión documental. Dificultad en los procesos de organización y administración documental. Incumplimiento a la normatividad vigente externa en materia de gestión documental. Practicas inadecuadas en los procesos del programa de gestión documental. Emitir instrucciones inadecuadas a los funcionarios sobre las mejores prácticas en organización, administración y conservación documental. Dificultad en los procesos de organización y descripción documental.

14 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS No Aspecto Critico Riesgo Asociado entidad en temas relacionados con las políticas y buenas prácticas de gestión documental La entidad no cuenta con un programa de gestión del documento electrónico. No se ha realizado articulación entre la gestión electrónica y la gestión documental física. La entidad no cuenta con procedimientos normalizados y documentados para el proceso de distribución documental, tanto físico como electrónico. Practicas inadecuadas en los procesos del programa de gestión documental. Incumplimiento a la normatividad vigente externa en materia de gestión documental. Dificultad en los procesos de organización y descripción documental en entornos electrónicos Desactualización de las TRD y TVD Inoportunidad y/o falta de atención a los requerimientos internos y externos Uso ineficiente de los recursos de papelería y almacenamiento digital. Incumplimiento a la normatividad vigente externa en materia de gestión documental. Dificultad en los procesos de organización y descripción documental. Perdida de Documentación debido a la falta de control en la producción y la organización Practicas inadecuadas en la organización, administración y conservación de los documentos, expedientes electrónicos e híbridos. Dificultad para la recuperación de los expedientes híbridos por consiguiente se puede presentar Inoportunidad y/o falta de atención a los requerimientos Duplicidad de información. Recepción/entrega de comunicaciones directamente en las áreas sin pasar por radicación. Entrega errada o pérdida de comunicaciones y/o diligencias internas y/o externas. Los procesos y procedimientos Desactualización de las TRD y TVD administrativos presentan vacíos Duplicidad de información. en cuanto a la identificación del flujo de documentos en especial para el manejo de las copias y los documentos electrónicos. El plan de atención de emergencias de la entidad no Gasto excesivo en recursos de papelería o espacio de almacenamiento Perdida de Documentación debido a la falta de control en la producción. Perdida de Documentación vital para la continuidad del negocio

15 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS No Aspecto Critico Riesgo Asociado contempla procedimientos para salvaguardar la información en soporte físico que puede considerarse vital para la entidad. 17 No se cuenta con elementos de protección industrial para el personal que interviene los archivos en las oficinas. Incumplimiento a la normatividad vigente externa en materia de gestión documental. Deterioro de los documentos por acumulación de humedad y bacterias depositados durante la manipulación Enfermedad o Accidente laboral 3.2 Priorización de los Aspectos Críticos Frente a la priorización de los Aspectos Críticos se utilizaron los criterios planteados en el cuadro de ejes articuladores presentado en el Manual de Formulación del Plan Institucional de Archivos Tabla 3. Criterios de Evaluación, obteniendo como resultado el siguiente cuadro: Evaluación por Eje Articulador Fortalecimiento y Articulación 16% 12% 28% Administración de Archivos Preservación de la Información 16% 28% Acceso a la Información Aspectos Tecnologicos y de Seguridad

16 No ASPECTOS CRÍTICOS La entidad no cuenta con un programa de gestión del documento electrónico. El archivo físico, tanto en gestión como en central, se encuentra organizado en un porcentaje inferior al 3, y la conformación de los expedientes no se está llevando en debida forma. El aplicativo de gestión documental (ORFEO GPL) no cumple con los requerimientos mínimos que se solicitan en la Circular Externa 002 y la Circular Externa 05 de 2012 del AGN, y no esta implementado en su potencial máximo; así mismo no se realizan capacitaciones periódicas en su uso a la totalidad de los funcionarios de la entidad La entidad no cuenta con los elementos de descripción documental (FUID y Hojas de Control, Metadatos, Guías, Censos, Índices, etc...) para la totalidad del archivo que custodia. Acuerdo 05 de 2013 Titulo IV Descripción Archivística. Los depósitos de archivo de gestión no cuentan con el espacio suficiente para el almacenamiento de la totalidad del acervo No se han actualizado y convalidado las Tablas de Retención - TRD No se ha realizado articulación entre la gestión electrónica y la gestión documental física. Las instalaciones locativas y el mobiliario de los depósitos de archivo de las oficinas no cuentan con todos los requerimientos solicitados en los Acuerdos 048, 049 Y 050 de 2000 Administración de Archivos Fortalecimiento y Articulación Aspectos Tecnológicos y de Seguridad Preservación de la Información Acceso a la Información TOTAL POR ASPECTO CRITICO

17 No ASPECTOS CRÍTICOS El plan de atención de emergencias de la entidad no contempla procedimientos para salvaguardar la información en soporte físico que puede considerarse vital para la entidad. La entidad no ha actualizado periódicamente todos los manuales, procedimientos y demás instrumentos con los que regula la función archivística No se han elaborado las Tablas de Valoración - TVD Los funcionarios responsables de la gestión documental no se encuentran debidamente capacitados y profesionalizados para dicha labor, y no cuentan con un programa de actualización y/o profundización en los conocimientos adquiridos. Las historias laborales no se encuentran debidamente organizadas e inventariadas en su totalidad. (Circular Externa 004 de 2003 del AGN) No se realizan capacitaciones periódicas a los funcionarios de la entidad en temas relacionados con las políticas y buenas prácticas de gestión documental. No se cuenta con elementos de protección industrial para el personal que interviene los archivos en las oficinas. Administración de Archivos Fortalecimiento y Articulación Aspectos Tecnológicos y de Seguridad Preservación de la Información Acceso a la Información TOTAL POR ASPECTO CRITICO

18 No ASPECTOS CRÍTICOS Administración de Archivos Fortalecimiento y Articulación Aspectos Tecnológicos y de Seguridad Preservación de la Información Acceso a la Información TOTAL POR ASPECTO CRITICO 15 Los procesos y procedimientos administrativos presentan vacíos en cuanto a la identificación del flujo de documentos en especial para el manejo de las copias y los documentos electrónicos La entidad no cuenta con procedimientos normalizados y documentados para el proceso de distribución documental, tanto físico como electrónico TOTAL POR EJE ARTICULADOR Toda vez que el promedio del total por Aspecto Critico es 18, se tomaran como prioridades para la elaboración de planes específicos los Aspectos Críticos No: 12, 5, 8, 7, 6, 3, 13 y 1. Ordenando los ejes articuladores por la sumatoria de impacto se obtienen la siguiente tabla: EJES ARTICULADORES TOTAL Fortalecimiento y Articulación 86 Administración de Archivos 86 Preservación de la Información 50 Acceso a la Información 49 Aspectos Tecnológicos y de Seguridad 38

19 4. VISIÓN ESTRATEGIA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO La Fiduprevisora S.A., aunara esfuerzos para que se fortalezca y articule el proceso de gestión documental con el Sistema Integrado de y todos sus componentes, con esto se podrá garantizar una correcta Administración y Preservación de los archivos de la entidad; lo anterior con el propósito de mejorar las instalaciones locativas y el mobiliario destinado para archivo, así mismo, se crearán y mantendrán actualizados todos los instrumentos que regulan la función archivística institucional que permitirán llevar a cabo un proceso de organización integral de archivo, que contemple tanto a los soportes electrónicos como a los análogos; lo anterior cumpliendo estándares nacionales e internacionales y requerimientos normativos que apliquen al proceso de gestión documental. 4.1 Objetivos Estratégicos Para la formulación de los objetivos estratégicos, se tomaron como referencia los aspectos críticos y los ejes articuladores que se referenciaron en la visión estratégica, Así las cosas, los objetivos para cada uno de estos aspectos quedan formulados a continuación: ASPECTOS CRÍTICOS / EJE ARTICULADOR La entidad no cuenta con un programa de gestión del documento electrónico. El archivo físico, tanto en gestión como en central, se encuentra organizado en un porcentaje inferior al 3, y la conformación de los expedientes no se está llevando en debida forma. El aplicativo de gestión documental (ORFEO GPL) no cumple con los requerimientos mínimos que se solicitan en la Circular Externa 002 y la Circular Externa 05 de 2012 del AGN, y no esta implementado en su potencial máximo; así mismo no se realizan capacitaciones periódicas en su OBJETIVOS Elaborar un Programa de de Documento Electrónico que contemple el Modelo de Requisitos para la del Documento Electrónico. Mitigar los Riesgos asociados a la administración de documentos en soporte electrónico Actualizar, Convalidar, adoptar e implementar las TRD. Actualizar los Instrumentos que regulan la Función de organización y administración de los Archivos (manuales, procesos, procedimientos, Instructivos y Formatos). Establecer los protocolos de seguimiento para garantizar que se mantenga actualizado el proceso de organización documental. Sensibilizar y Capacitar periódicamente a los funcionarios en tópicos relativos a importancia de la correcta administración y organización documental. Realizar los estudios necesarios para plantear el documento de requerimientos técnicos y funcionales que permitan mejorar la aplicación ORFEO GPL. Cumplir con la Normatividad expedida por AGN referente a los SGDEA.

20 ASPECTOS CRÍTICOS / EJE ARTICULADOR uso a la totalidad de los funcionarios de la entidad OBJETIVOS Realizar la integración entre las aplicaciones y sistemas que soportan los procesos misionales y administrativos con el Software de Electrónico SGDE La entidad no cuenta con los elementos de descripción documental (FUID y Hojas de Control, Metadatos, Guías, Censos, Índices, etc...) para la totalidad del archivo que custodia. Acuerdo 05 de 2013 Titulo IV Descripción Archivística. Los depósitos de archivo de gestión no cuentan con el espacio suficiente para el almacenamiento de la totalidad del acervo. No se han actualizado y convalidado las Tablas de Retención - TRD No se ha realizado articulación entre la gestión electrónica y la gestión documental física. Las instalaciones locativas y el mobiliario de los depósitos de archivo de las oficinas no cuentan con todos los requerimientos solicitados en los Acuerdos 048, 049 Y 050 de 2000 Administrar la totalidad de los documentos producidos y recibidos en la entidad haciendo uso de los criterios del Programa de del Documento Electrónico y las TRD, abarcando todo el ciclo vital. Ampliar los alcances de la implementación del aplicativo al interior de la entidad. Establecer un proceso de descripción y control documental que permita conocer en tiempo real la documentación custodiada por la entidad. Reducir significativamente los tiempos de respuesta a las solicitudes de información. Establecer un proceso de organización y depuración permanente sobre la totalidad de la documentación que reposa en los archivos de gestión. Elaborar e implementar un Sistema Integrado de Conservación, que permita mantener el acervo documental en las condiciones ideales para la preservación en el tiempo. Dotar a la entidad del Instrumento Fundamental de, Actualizado y Convalidado por el AGN Garantizar la unificación del proceso de organización documental tanto en ambientes físicos como electrónicos. Facilitar los procesos de consulta y disposición final de la documentación independiente del soporte, lo que habilita espacios para la custodia de documentación nueva tanto en los depósitos como en los servidores. Elaborar e implementar un Sistema Integrado de Conservación, que permita a la entidad cumplir con los requisitos normativos en materia de conservación y preservación documental. Garantizar las condiciones de seguridad industrial que se deben mantener para el personal que tiene asignado como función el trabajo con la documentación.

21 5. FORMULACIÓN DE LOS PLANES Y PROYECTOS ESPECIFICOS Para dar solución a los aspectos críticos ya priorizados, se establece la siguiente relación entre los aspectos críticos y los planes y programas diseñados para dar respuesta a las necesidades: ASPECTOS CRÍTICOS / EJE ARTICULADOR La entidad no cuenta con un programa de gestión del documento electrónico. El archivo físico, tanto en gestión como en central, se encuentra organizado en un porcentaje inferior al 3, y la conformación de los expedientes no se está llevando en debida forma. El aplicativo de gestión documental (ORFEO GPL) no cumple con los requerimientos mínimos que se solicitan en la Circular Externa 002 y la Circular Externa 05 de 2012 del AGN, y no está implementado en su potencial máximo; así mismo no se realizan capacitaciones periódicas en su uso a la totalidad de los funcionarios de la entidad La entidad no cuenta con los elementos de descripción documental (FUID y Hojas de Control, Metadatos, Guías, Censos, Índices, etc...) para la totalidad del archivo que custodia. Acuerdo 05 de 2013 Titulo IV Descripción Archivística. Los depósitos de archivo de gestión no cuentan con el espacio suficiente para el almacenamiento de la totalidad del acervo. No se han actualizado y convalidado las Tablas de Retención - TRD No se ha realizado articulación entre la gestión electrónica y la gestión documental física. Las instalaciones locativas y el mobiliario de los depósitos de archivo de las oficinas no cuentan con todos los requerimientos solicitados en los Acuerdos 048, 049 Y 050 de 2000 PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS PGD - Programa de de Documento Electrónico. Plan de Organización de Archivos PGD - Programa de de Documento Electrónico. PGD - Programa de Documentos Especiales PGD - Programa de Documentos Vitales o Esenciales PGD - Programa de Normalización de Formatos y Formularios Electrónicos y Físicos. Plan de desarrollo del Sistema de Electrónico de Archivo. PGD - Programa de de Documento Electrónico. PGD - Programa de Normalización de Formatos y Formularios Electrónicos y Físicos. PGD - Plan Institucional de Capacitación. Plan de Descripción. PGD - Programa de Normalización de Formatos y Formularios Electrónicos y Físicos. PGD - Programa de Archivos Descentralizados. Plan de Transferencias es Plan de Elaboración, Actualización y Aplicación de Instrumentos de Plan de Organización de Archivos PGD - Programa de de Documento Electrónico. PGD - Programa de Archivos Descentralizados.

22 5.1 PLAN PARA ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y APLICACIÓN DE INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Objetivos: Construir o actualizar los instrumentos de gestión documental (PGD,, SIC, TRD, TVD, Manual de, Manuales de Procedimientos e Instructivos) que permitan regular y normalizar el proceso al interior de la entidad, articulando estos instrumentos con los lineamientos que componen al Sistema Integrado de. Socializar e implementar los instrumentos de gestión documental en la totalidad de unidades administrativas que componen a la Fiduprevisora y realizar el seguimiento a la adopción de los lineamientos. Alcance: El plan abarca la totalidad de los instrumentos de gestión documental que se requieren expresamente en la normatividad vigente y aquellos que por necesidades del proceso se deban crear o actualizar, así mismo la aplicación de los instrumentos debe orientarse a todas las unidades administrativas y proceso que lo requieran. Responsable del Plan:. Metodología Si bien el plan está contemplado con fechas propuestas para el inicio y fin de cada actividad y producto a entregar, el mismo debe desarrollarse de forma periódica mínimo una vez al año y debe contemplase al menos la actividad de revisión. ACTIVIDAD RESPONSABLE INICIAL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO 1. Recolección de la información necesaria para la construcción del. FINAL 08/03/ /04/2017 ENTREGABLE Documentos Consultados. Actas de reunión. Correos electrónicos. Compilación normativa. 2. Análisis, diseño y construcción del documento del. 12/04/ /09/2017 Documento de.

23 ACTIVIDAD RESPONSABLE INICIAL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO 3. Presentación y aprobación del documento del por parte del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Gerencia Administrativa Comité Institucional de Desarrollo Administrativo FINAL ENTREGABLE 01/11/ /12/2017 Acta de Sesión. 4. Publicación, socialización. Gerencia Nacional de Planeación. 15/12/ /12/2017 Documento publicado en I- solución. Socializado en intranet, correo y portal. 5. Elaboración de estudios técnicos y de mercado para que permitan el desarrollo de las actividades que requieren recursos económicos dentro de los planes específicos del.. Gerencia de Tecnología e Información Depende del desarrollo de cada programa. Cotizaciones. Informe de estudios técnicos y de mercado. 6. Ejecución de las actividades de los programas específicos del. Estos aplicaran según el programa específico y están determinados en el PGD. Depende del desarrollo de cada programa. Dependerá de la actividad y el programa especifico 7. Control y seguimiento a la ejecución del. Auditoria Corporativa 02/01/2018 Continuo Informes de auditoria Actas de reunión compromisos. Planes de Mejoramiento

24 ACTIVIDAD RESPONSABLE INICIAL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO FINAL ENTREGABLE 8. Revisión y actualización del. Comité Institucional de Desarrollo Administrativo Cuarto trimestre de cada año Documento del PGD actualizado. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN SIC 1. Recolección de la información necesaria para la construcción del SIC. 07/03/ /04/2017 Documentos Consultados. Actas de reunión. Correos electrónicos. Compilación normativa. 2. Análisis, diseño y construcción del documento del SIC. 01/05/ /06/2017 Documento de SIC. 3. Presentación y aprobación del documento del SIC por parte del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Gerencia Administrativa Comité Institucional de Desarrollo Administrativo 30/06/ /09/2017 Acta de Sesión. 4. Publicación, socialización y capacitación del SIC. Gerencia Nacional de Planeación. 01/10/2017 Continuo Documento publicado en I- solución. socializado en intranet, correo y portal. Cronograma de capacitación y actas de asistencia.

25 ACTIVIDAD RESPONSABLE INICIAL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO 5. Elaboración de estudios técnicos y de mercado para la adquisición de los equipos, mobiliario y elementos que permitan la implementación del SIC. 6. Adquisición de los elementos necesarios para la implementación del SIC. 7. Adecuación de los depósitos de archivo acorde a los lineamientos establecidos en el SIC. 8. Preparación de los servidores y sistemas de información para que se cumplan los lineamientos en materia de documento electrónico normalizados por el SIC. 9. Control y seguimiento a la aplicación de los lineamientos establecidos en el SIC.. Grupo de Gerencia de Tecnología e Información Auditoria Corporativa FINAL 01/10/ /01/ /02/ /04/ /04/ /08/ /02/ /06/ /10/2017 Continuo ENTREGABLE Cotizaciones. Informe de estudios técnicos y de mercado. Contratos. Comprobantes de ingreso. Inventarios de asignación de equipos y mobiliarios. Informe de revisión de entrega y adecuación a satisfacción. Definición de planes de trabajo para la preparación tecnológica necesaria Informe de seguimiento de los planes de preparación a ser realizadas en los servidores y los documentos conservados en ambientes electrónicos. Informes de auditoria Actas de reunión compromisos Planes de Mejoramiento

26 ACTIVIDAD RESPONSABLE INICIAL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO 10. Revisión y actualización del SIC. Comité Institucional de Desarrollo Administrativo FINAL 01/10/ /12/2018 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD ENTREGABLE Documento del SIC actualizado 1. Recolección de la información necesaria para la construcción del PGD. 07/03/ /04/2017 Documentos Consultados. Actas de reunión. Correos electrónicos. Compilación normativa. 2. Análisis, diseño y construcción del documento del PGD. 12/04/ /06/2017 Documento de PGD. 3. Presentación y aprobación del documento del PGD por parte del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. 4. Publicación, socialización. Gerencia Administrativa Comité Institucional de Desarrollo Administrativo Gerencia Nacional de Planeación. 01/11/ /12/2017 Acta de Sesión. 15/12/ /12/2017 Documento publicado en I- solución. socializado en intranet, correo y portal.

27 ACTIVIDAD RESPONSABLE INICIAL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO 5. Elaboración de estudios técnicos y de mercado para que permitan el desarrollo de las actividades que requieren recursos económicos dentro de los programas específicos del PGD.. Gerencia de Tecnología e Información FINAL Depende del desarrollo de cada programa. ENTREGABLE Cotizaciones. Informe de estudios técnicos y de mercado. 6. Ejecución de las actividades de los programas específicos del PGD. Estos aplicaran según el programa específico y están determinados en el PGD. Depende del desarrollo de cada programa. Dependerá de la actividad y el programa especifico 7. Control y seguimiento a la ejecución del PGD. Auditoria Corporativa 02/01/2018 Continuo Informes de auditoria Actas de reunión compromisos. Planes de Mejoramiento 8. Revisión y actualización del PGD. Comité Institucional de Desarrollo Administrativo TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD 1. Elaborar el proyecto de TRD de la entidad Aliado estratégico Certicamara Cuarto trimestre de cada año 31/10/ /04/2017 Documento del PGD actualizado. Cuadro de Clasificación Documento Introductorio. Actas de reunión. Tablas de Retención.

28 ACTIVIDAD RESPONSABLE INICIAL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO 2. Presentar las TRD comité de desarrollo administrativo de la entidad y hacer los ajustes necesarios Aliado estratégico Certicamara Comité Institucional de Desarrollo Administrativo FINAL ENTREGABLE 31/10/ /04/2017 Acta de Sesión. 3. Presentar y sustentar las TRD ante el Archivo General de la Nación AGN Aliado estratégico Certicamara 30/05/ /09/2017 Comunicación oficial de remisión de las TRD con los respectivos soportes al AGN 4. Realizar y presentar los ajustes a las TRD solicitados por el AGN. Aliado estratégico Certicamara Comité Institucional de Desarrollo Administrativo 02/09/ /10/2017 Documento de ajustes solicitados por el AGN. TRD con los ajustes requeridos. Acta de Sesión de aprobación de ajustes. Comunicación oficial de remisión de TRD ajustadas. 5. Convalidación de las TRD por parte de AGN Responsabilidad de AGN 04/10/ /10/2017 Comunicación oficial de convalidación de TRD de Fiduprevisora. 6. Registro de las series de la Fiduprevisora en el Registro Único de Series es del AGN Aliado estratégico Certicamara 01/11/ /11/2017 Comunicación oficial de solicitud de registro de las series de la fiduciaria

29 ACTIVIDAD RESPONSABLE INICIAL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO FINAL ENTREGABLE 7. Adoptar las TRD en la entidad Gerencia Administrativa 01/11/ /11/2017 Resolución de Adopción de las TRD 8. Publicación, socialización y capacitación de las TRD. Aliado estratégico Certicamara Gerencia Nacional de Planeación. 01/11/ /02/2018 Documentos publicados en I-solución. socializado en intranet, correo y portal. Cronograma de capacitación y actas de asistencia. 9. Aplicar los criterios y procedimientos de organización, retención y disposición final consignados en las TRD. Todos los funcionarios de la Fiduprevisora Aliado estratégico Certicamara Ajustado al cronograma del plan de organización y disposición final. Documentos debidamente clasificados según TRD Inventarios. Actas de Eliminación. Inventarios y actas de transferencias primarias y secundarias 10. Control y seguimiento a la aplicación de las TRD. Auditoria Corporativa 01/11/2017 Continuo Cronograma de auditoria. Informes de auditoria Actas de reunión compromisos. Planes de Mejoramiento

30 ACTIVIDAD RESPONSABLE INICIAL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO 11. Revisión y actualización de las TRD. Aliado estratégico Certicamara Comité Institucional de Desarrollo Administrativo FINAL El último trimestre de cada año ENTREGABLE Se deben tener los soportes de las primeras 8 actividades. TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD 1. Elaborar el proyecto de TVD de la entidad 2. Presentar las TVD comité de desarrollo administrativo de la entidad y hacer los ajustes necesarios 3. Presentar y sustentar las TVD ante el Archivo General de la Nación AGN Aliado estratégico Certicamara Aliado estratégico Certicamara Comité Institucional de Desarrollo Administrativo Aliado estratégico Certicamara Cuadro de Clasificación por periodos Inventarios en estado natural (Fondos es Acumulados). Historia institucional por periodos. Documento Introductorio. Actas de reunión. Tablas de Valoración. Acta de Sesión. Comunicación oficial de remisión de las TRD con los respectivos soportes al AGN

31 ACTIVIDAD RESPONSABLE INICIAL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO FINAL ENTREGABLE 4. Realizar y presentar los ajustes a las TVD solicitados por el AGN. 5. Convalidación de las TVD por parte de AGN Aliado estratégico Certicamara Comité Institucional de Desarrollo Administrativo Responsabilidad de AGN Documento de ajustes solicitados por el AGN. TVD con los ajustes requeridos. Acta de Sesión de aprobación de ajustes. Comunicación oficial de remisión de TVD ajustadas Comunicación oficial de convalidación de TVD de Fiduprevisora. 6. Adoptar las TVD en la entidad 7. Publicación y socialización de las TVD. 8. Aplicar los criterios de organización, retención y disposición final consignados en las TVD a la documentación que lo requiera. Gerencia Administrativa Gerencia Nacional de Planeación. Aliado estratégico Certicamara Resolución de Adopción de las TVD Documentos publicados en I-solución. socializado en intranet, correo y portal. Documentos debidamente clasificados y organizados según TVD Inventarios. Actas de Eliminación. Inventarios y actas de transferencias secundarias

32 ACTIVIDAD RESPONSABLE INICIAL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO 9. Control y seguimiento a la aplicación de las TVD. Auditoria Corporativa MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL FINAL ENTREGABLE Informes de auditoria Actas de reunión compromisos. Planes de Mejoramiento 1. Revisar, analizar y actualizar el Manual de y Control de Registros 07/03/ /05/2017 Documento de Manual de Actualizado 2. Publicación, socialización y capacitación en el manual de gestión documental. Aliado estratégico Certicamara Gerencia Nacional de Planeación. 01/06/2017 Continuo Documento publicado en I- solución. socializado en intranet, correo y portal. Cronograma de capacitación y actas de asistencia. 3. Control y seguimiento a la aplicación de las directrices del Manual de y Control de Registros Auditoria Corporativa 01/06/2017 Continuo Informes de auditoria Actas de reunión compromisos. Planes de Mejoramiento MANUALES DE PROCEDIMIENTOS 1. Revisar, analizar y actualizar o crear los manuales de procedimientos que se requieran por necesidad o cambio en el procedimiento 30/05/ /08/2017 Documentos de manuales de procedimientos Actualizados

33 ACTIVIDAD RESPONSABLE INICIAL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO FINAL ENTREGABLE 2. Publicación, socialización y capacitación los manuales de procedimientos Aliado estratégico Certicamara 01/09/2017 Continuo Documentos publicados en I-solución. socializados en intranet, correo Gerencia Nacional de Planeación. 3. Control y seguimiento a la aplicación de las directrices de los manuales de procedimientos Auditoria Corporativa 01/09/2017 Continuo Informes de auditoria Actas de reunión compromisos. Planes de Mejoramiento INSTRUCTIVOS 1. Revisar, analizar, y actualizar o crear los instructivos que se requieran por necesidad 30/08/ /10/2017 Documentos de Instructivos creados o Actualizados 2. Publicación, socialización de los instructivos Aliado estratégico Certicamara 01/11/ /11/2017 Documentos publicados en I-solución. socializados en intranet, correo Gerencia Nacional de Planeación. Indicadores INDICADOR INDICE UNIDAD PERIODO SENTIDO META Documento Publicado en el Publicaci. Elaboración del Según Sistema No aplica Lineal En Cronog. Integrado de tiempo

34 INDICADOR INDICE UNIDAD PERIODO SENTIDO META (# Actividades desarrolladas en tiempo / # Desarrollo del Actividades a desarrollar en el periodo) * 100 Porcentual Trimestral Creciente Seguimiento al Elaboración del SIC Desarrollo del SIC Seguimiento al SIC Elaboración del PGD Desarrollo del PGD Seguimiento al PGD Elaboración de TRD Capacitación en TRD (# Hallazgos / # Ítems Evaluados) * 100 Documento Publicado en el Sistema Integrado de (# Depósitos adecuados a los requerimientos / # Total de Depósitos) *100 (# Hallazgos / # Ítems Evaluados) * 100 Documento Publicado en el Sistema Integrado de (# Actividades desarrolladas en tiempo / # Actividades a desarrollar en el periodo) * 100 (# Hallazgos / # Ítems Evaluados) * 100 Resolución de Adopción (# Funcionarios Capacitados / # Total de Porcentual Trimestral Decreciente No aplica Según Cronog. Lineal Publicaci. En tiempo Porcentual Trimestral Creciente Porcentual Trimestral Decreciente No aplica Según Cronog. Lineal Publicaci. En tiempo Porcentual Trimestral Creciente Porcentual Trimestral Decreciente No aplica Según Cronog. Lineal Publicaci. En tiempo Porcentual Trimestral Creciente

35 INDICADOR INDICE UNIDAD PERIODO SENTIDO META Funcionarios) * 100 Aplicación de TRD Elaboración de TVD Aplicación de TVD Actualización de documentos del proceso archivístico Medición de Impacto (# Expedientes Clasificados por TRD / # Total de Expedientes) * 100 Resolución de Adopción (# Expedientes Clasificados por TVD / # Total de Expedientes) * 100 (# Instrumentos Actualizados / # Instrumentos a Actualizar) * 100 Nivel de satisfacción de los usuarios respecto de las capacitaciones Nivel de Satisfacción de los usuarios en la utilidad de los Instrumentos creados Porcentual Trimestral Creciente No aplica Según Cronog. Lineal Publicaci. En tiempo Porcentual Trimestral Creciente Porcentual Trimestral Creciente Magnitud de 1 a 10 Magnitud de 1 a 10 Semestral Creciente 10 Trimestral Creciente 10 Recursos TIPO CARACTERISTICAS OBSERVACIONES HUMANO 3 Profesionales 2 Técnicos 1 Auxiliar 1 Profesional: en, de la Información, Ingeniería Industrial o carreras afines con mínimo 2 años de experiencia en gestión documental. 1 Profesional: en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas con experiencia mínima en procesos de planeación.