PASOS PARA REALIZAR EL REPORTE DE CONTRATACIÓN F7

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1 INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE CONTRATOS U ORDENES CONTRACTUALES EN EL SIRCVALLE VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA División de Administración de Bienes y Servicios DEFINICIÓN. El SIRCVALLE (Sistema Informático de Rendición de la Contraloría departamental del Valle) es un sistema de información que integra todos los datos relevantes del proceso de contratación mediante un sistema de rendición de cuentas a todas las entidades del orden departamental, municipal y sus entidades descentralizadas y a los particulares que administren o manejen fondos, bienes o recursos públicos en sus diferentes y sucesivas etapas de planeación, recaudo o recepción, conservación, adquisición, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición, sin importar su monto o participación, que estén sometidos o sean de la vigilancia y control fiscal de la Contraloría Departamental del Valle del Cauca por disposición constitucional y legal. CONDICIONES GENERALES Se debe Ingresar la información de todos los Contratos y Ordenes contractuales de la vigencia Se registra toda la información del contrato en una archivo de Excel, que encontraran en la pagina web de la División de Infraestructura y Contratación ( una vez diligenciada la información de los contratos esta debe ser compilada y enviada por dependencia a la oficina de la División de Infraestructura y Contratación edificio 301 espacio 3009; con carta remisora firmada por el Ordenador del Gasto. PASOS PARA REALIZAR EL REPORTE DE CONTRATACIÓN F7 PASO 1 Conéctese a Internet y Acceda al sitio WEB (pagina) de la División de Infraestructura y Contratación y en el menú de la izquierda seleccione: REPORTE CONTRATACION 2010 F7. PASO 2 Descargue y guarde el archivo de Excel con el nombre: FORMATOF7- DEPENDECIA XXX, ese será el archivo con el cual cada oficina va a trabajar el reporte de contratación de la vigencia 2009, formato F7. PASO 3 El sistema le presentara un formulario en Excel para el registro de la información del contrato, una vez guardado el archivo comience a ingresar la información de las contrataciones realizadas por su Dependencia en la vigencia 2009, tenga en cuenta que este formato NO DEBE SER MODIFICADO. 1

2 DEFINICIÓN DE LOS CAMPOS PARA EL ARCHIVO A continuación se presenta el orden y tipo de cada uno de los campos que debe tener el archivo, con su respectiva descripción. Contrato: Digite el numero de Contrato o de la Orden Contractual (Incluyendo código de la Dependencia en el caso de la Ordenes Contractuales)* Objeto: Describa brevemente el objeto de contrato. * Clase de Contrato: verifique la clase de contrato y coloque el numero correspondiente de acuerdo con los siguientes valores disponibles para este campo:* NOTA: AL FINAL DE ESTE INSTRUCTIVO ENCONTRARÁ LA DEFINICIÓN PARA CADA UNA DE LAS CLASE DE CONTRATOS, POR FAVOR LEER ATENTAMENTE DICHA INFORMACIÓN PARA NO CAER EN ERRORES DE MALA CLADSIFICACIÓN DE CONTRATOS, YA QUE ELLO PUEDE SIGNIFICAR SANCIONES PARA LA UNIVERSIDAD. 1.SERVICIOS 2.SUMINISTROS 3.MANTENIMIENTO Y/O REPARACION 4.OBRA PUBLICA Y/0 CONSULTORIA EN OBRA 5.FIDUCIA 6.COMODATO 7.CONCESION 8.HONORARIOS 9.CONSULTORIA NO OBRA PÚBLICA 10.COMPRA VENTA 11.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO 12.OTROS Valor: Ingrese el valor total del contrato (NO use separador de miles; NO cambie el formato)* Contratista: Ingrese el nombre y apellido del contratista NIT: Ingrese el NIT o Numero de Cédula del Contratista (NO use separador de miles; NO use ningún símbolo, NO cambie el formato)* Fecha de suscripción: Es la fecha en que el Contrato u Orden Contractual queda firmado y legalizado por las partes (ingrese la fecha de la siguiente forma (dd/mm/aaaa)* Formalidad del Contrato: verifique la formalidad del Contrato y coloque el numero correspondiente de acuerdo con los siguientes valores disponibles para este campo:* 1. CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS 2. CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS 3. CONTRATACION DIRECTA POR URGENCIA MANIFIESTA 4. LICITACION PÚBLICA O CONCURSO Fecha de aprobación de pólizas: De acuerdo con el formato de Aprobación de Pólizas que la Universidad del Valle tiene dispuesto para tal fin Ingrese la fecha de firma del Acta de Aprobación de Pólizas, (ingrese la fecha de la siguiente forma (dd/mm/aaaa) Fecha de Inicio de Contrato: De acuerdo con el formato de Acta de Inicio que la Universidad del Valle tiene dispuesto para tal fin Ingrese la fecha de firma del Acta de Inicio, (ingrese la fecha de la siguiente forma (dd/mm/aaaa)* Plazo Contrato: ingrese el plazo del Contrato u Orden Contractual en NUMERO DE MESES* 2

3 Observación Fecha: Ingresar las modificaciones hechas al contrato tales como prorrogas, suspensiones, adiciones etc. Con la respectiva fecha, (ingrese la fecha de la siguiente forma (dd/mm/aaaa) Fecha de Adición: Ingrese la fecha en que el Contrato Adicional u Adición a la Orden Contractual queda firmado y legalizado por las partes (ingrese la fecha de la siguiente forma (dd/mm/aaaa) Plazo de Adición: Ingrese los plazos de adición NUMERO DE MESES Valor de Adición: Ingrese el valor de la Adición del Contrato, (NO use separador de miles; NO cambie el formato). Fecha de Terminación del Contrato: De acuerdo con el formato de Acta de Recibo que la Universidad del Valle tiene dispuesto para tal fin Ingrese la fecha de firma del Acta Respectiva o Fecha de terminación del contrato, (ingrese la fecha de la siguiente forma (dd/mm/aaaa)* Fecha de Liquidación del Contrato: De acuerdo con el formato de Acta de Liquidación que la Universidad del Valle tiene dispuesto para tal fin Ingrese la fecha de firma del Acta Respectiva o Fecha de terminación del contrato, (ingrese la fecha de la siguiente forma (dd/mm/aaaa)* Fuente de Financiación: : verifique la fuente de financiacion del Contrato y coloque el numero correspondiente de acuerdo con los siguientes valores disponibles para este campo:* 1. RECURSOS PROPIOS 2. TRANSFERENCIAS 3. DONACIONES 4. RECURSOS PROPIOS Y/O TRANSFERENCIAS 5. OTROS Registro SICE: Ingrese el Numero de Registro SICE del Contratista (si lo Posee, en caso contrario deje este campo en blanco) Numero de Proyecto: Ingrese en numero de inscripción que tiene en el banco de proyectos, de lo contrario digite cero (0)* Numero de Disponibilidad: Ingrese el (los) Numero del Certificado de Disponibilidad Presupuestal Numero de Registro: Ingrese el (los) Numero de Registro de Disponibilidad presupuestal. NOTAS IMPORTANTES: Los campos marcados con * son obligatorios Los campos tipo fecha deben llevar el formato dd/mm/aaaa Los campos tipo Moneda ($) ó Numero (#) no deben llevar ningún símbolo o separador de miles CUANDO FINALICE EL REGISTRO DE LA INFORMACION DE LOS CONTRATOS ESTE DEBE SER GUARDADO Y ENVIADO EN MEDIO MAGNETICO, AGRUPADOS POR DEPENDENCIA, A LA DIVISION DE INFRAESTRUCTURA Y CONTRATACION, EDIFICIO 301 ESPACIO 3009 A MAS TARDAR EL DIA 22 DE ENERO DE PASO 4 Esta información debe ser enviada por dependencia, por lo tanto envíe la información de los contratos a la Coordinación Administrativa de su Dependencia o Facultad para que esta sea consolidada y enviada a la División de Administración de Bienes y Servicios. 3

4 CONTRATOS CORPORATIVOS Los Contratos Corporativos tales como Papelería, Tiquetes, Fotocopias y Computadores serán reportados por la Sección Compras y Administración de Bienes, aquellos Contratos realizados por las Dependencias con los Proveedores Institucionales o aquellos registros presupuestales Elaborados por las Dependencias que no estén incluidos en los Contratos Corporativos deberán ser reportados por las dependencias junto con su respectivo Contrato u Orden Contractual. Para mayor información referente a los Contratos corporativos por favor comuníquese a la Sección Compras y Administración de Bienes Ext con la señora Liliana Loango. IMPORTANTE. LA INFORMACION DE CONTRATACION DEBE SER ENTREGADA A LA DIVISION DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 301 ESPACIO 3009, EN MEDIO MAGNETICO, CONSOLIDADA POR DIVISION, CON CARTA REMISORA FIRMADA POR EL ORDENADOR DEL GASTO, ANTES DEL DIA 22 DE ENERO DEL Mayor información: Adriana Ramírez Liliana Loango VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA División de Infraestructura y Contratación Instructivo Elaborado Por: División de Administración de Bienes y Servicios Ext

5 INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE CONTRATOS U ORDENES CONTRACTUALES EN EL SIRCVALLE VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA División de Administración de Bienes y Servicios ANEXO 1 1.SERVICIOS Son los celebrados con personas naturales o jurídicas para desarrollar actividades relacionadas con la atención de los negocios o el cumplimiento de las funciones que se hallen directamente a cargo de la Universidad. Se pueden celebrar cuando: No exista personal de planta y/o adscrito a la dependencia que pueda ejecutar dichas actividades. Se trate de un contrato de carácter transitorio. No implique subordinación, dependencia, relación laboral, pago de un salario, ni cumplimiento de horario. Son contratos de prestación de servicios: Los de asesoría de cualquier clase. Publicidad Impresión Administración. Sistema de Información y procesamientos de datos. Aseo, vigilancia, capacitación, mantenimiento y reparacion de equipos, instalaciones ó similares. 2.SUMINISTROS Son los que celebra la Universidad con proveedores, a fín de que se le entreguen, en forma periódica o continua, bienes muebles en cantidades previamente establecidas. 3.MANTENIMIENTO Y/O REPARACION - 4.OBRA PUBLICA Y/0 CONSULTORIA EN OBRA : Son los que realiza la Universidad para la construcción, mantenimiento, instalación y en general para la realización de cualquier trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. Además, son contratos de obra los que se efectúen para adelantar proyectos de prefactibilidad, diseño y demás de similar naturaleza. Y contratos de consultoría en obra, los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obras o de proyectos, dirección, programación, y ejecución, anteproyectos y proyectos de construcción. 5

6 5.FIDUCIA Vínculo jurídico mediante el cual la Universidad transfiere bienes o recursos financieros a una sociedad legalmente autorizada, para que los administre, enajene o cumpla con ellos determinada finalidad en su nombre o en el de un tercero. 6.COMODATO Mediante el cual la Universidad entrega o recibe bienes muebles o inmuebles para hacer uso de ellos gratuitamente durante un período determinado a condición de que sean restituidos al término de dicho usufructo. 7.CONCESION Mediante el cual se obliga a entregar a una persona llamada concesionario, la prestación, operación, explotación, organización y/o gestión, total o parcial, de un producto, marca o servicio, o la construcción, explotación o conservación de una obra o bien destinados al servicio o uso público. (como en el caso de las concesión que hace el estado para la construcción y administración de una autopista, puerto, aeropuerto, etc.,) así como aquellas actividades necesarias para la adecuada prestación o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la entidad contratante, a cambio de una remuneración que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valoración, o en la participación que se le otorgue en la explotación del bien, o en una suma periódica, única o porcentual y en general, en cualquier otra modalidad de contraprestación que las partes acuerden. 8.HONORARIOS Es una convención en virtud de la cual una parte se encuentra obligada a prestar servicios específicos, por un tiempo determinado a favor de otro, el que a su vez se obliga a pagar una cierta cantidad de dinero por dichos servicios. Este contrato no puede tener una duración superior al necesario para desarrollar la labor específica para la cual se celebró. se aplica a las retribuciones que perciben aquellos que desempeñan actividades liberales, en contraposición al salario o sueldo que es la remuneración que le corresponde al trabajador en relación de dependencia. 9.CONSULTORIA NO OBRA PÚBLICA Son contratos que celebra la Universidad referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad, o factibilidad para proyectos específicos, así como las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. 10.COMPRA VENTA Es el que celebra entre un vendedor que se obliga a entregar bienes corporales muebles e Inmuebles a la Universidad, que como comprador debe pagar por ellos un precio en dinero. 11.CONVENIO INTERADMINISTRATIVO Es aquel que la Universidad del Valle, actuando en calidad de contratante suscribe con otras entidades del derecho público con el propósito de ejecutar actividades o proyectos especiales. 12.OTROS ARRENDAMIENTO DE MUEBLESO INMUEBLES: Cuando una persona natural o jurídica se obliga para con la Universidad a conceder o recibir el goce pacífico de un bien mueble e inmueble a un precio determinado. SERVICIOS INMATERIALES: Son los que se suscriben para la ejecución de obras en las que predomina la inteligencia sobre la mano de obra, como una composición musical, literaria o artística o la corrección tipográfica de impresos. 6

7 TRANSPORTE: Mediante el cual un contratista se compromete para con la Universidad a transportar o hacer transportar personas o bienes de un sitio a otro mediante el pago de un flete o precio. MANDATO: Atreves del cual la Universidad por su cuenta y riesgo, confía a una persona natural o jurídica la gestión de uno o mas negocios. COMISIÓN: Negociación mediante la cual la Universidad encomienda a una persona natural o jurídica, dedicada profesionalmente a ello, a ejecución, promoción o agenciamiento de uno o varios negocios en nombre propio, pero por cuenta del contratista a cambios de un porcentaje sobre el manejo de dicha operación. EDICIÓN: Cuando la Universidad entrega o recibe una obra literaria, artística o científica para su edición, a fín de que se imprima graficamente, se propague, difunda o distribuya por cuenta y riesgo de quien recibe el encargo. SOCIEDAD: Contrato por medio del cual dos o mas personas naturales o jurídicas se obligan a hacer un aporte en dinero, o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social. Fuentes: Vinculo WEB, SEMINARIO TALLER SOBRE CONTRATACIÓN - MODULO No 2 CLASES DE CONTRATOS INSTRUCTOR: JACQUELINE VIVEROS MARMOLEJO. Vinculo WEB, 7