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1 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 1 de 8 1) Descripción del Procedimiento 1.1) Unidad Responsable: GIDT 1.2) Objetivo: Controlar los servicios y/o productos nuevos o mejorados efectuando pruebas previas a la entrada en operación y realizar el despliegue de los servicios de tecnologías prestados por la GIDT, de tal forma que la realización de los cambios esté conforme a los requerimientos especificados y la ejecución y puesta en marcha no ponga en riesgo la prestación de los servicios IT. 1.3) Alcance: Los requisitos establecidos en este procedimiento aplican a todos los servicios nuevos o actualizados, para los que su entrada en producción implique algún riesgo de afectación de la disponibilidad de los servicios o pérdida de información. 2) Definiciones 2.1) Concepto 2.2) Definición (Solicitud de Solicitud de adición, modificación o eliminación de hardware o software que podría Cambio): afectar un servicio. Roll Back: Volver a dejar la configuración como estaba antes. Retroceder a su estado inicial Demostración para comprobar el buen funcionamiento de alguna cosa o su Prueba: adecuación a un determinado fin. Se refiere a la actividad responsable del movimiento de hardware, software, Despliegue documentación, procesos, servicios nuevos o modificados, entre otros en un entorno de producción. Convención de nombramiento de un elemento de configuración y/o un documento, Versiones que permite identificar la secuencia o fecha de creación o actualización. 3) Condiciones Generales 3.1). Todos los cambios a servicios existentes que impliquen disponibilidad o afecten la operación del servicio IT en la UNAD deben ejecutar el procedimiento de Transición del Servicio. 3.2). El Líder de Grupo Funcional o Equipo de Trabajo es el responsable de la Gestión de Cambios solicitada, previa valoración y análisis, así como de llevar el control de estos cambios. 3.3). Si el cambio incorpora la labor de dos o más equipos de trabajo la solicitud debe ser aprobada por Mesa Técnica.

2 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 2 de 8 3.4). El es documentado a medida que se lleva a cabo la ejecución del procedimiento y contiene toda la información referente al cambio, desde la solicitud hasta la finalización. 3.5). El formato debe ser por el equipo técnico de la GIDT y puede acudir al solicitante en caso de requerir información complementaria. 3.6). El formato Solicitud ambiente de prueba, producción y/o mejoras será utilizado para los requerimientos dirigidos a los Equipos de Trabajo de: Desarrollo de Software, Servidores y Bases de Datos. 3.7). La ejecución del Instructivo de desarrollo de Software es transversal a los procedimientos de ESTRATEGIA DEL SERVICIO y TRANSICIÓN DEL SERVICIO. Para el caso de este procedimiento, se ejecuta el numeral 6. PRUEBAS del instructivo en mención, el cual tiene asociados los siguientes formatos: de Registro de Pruebas de Software de Acta de Entrega y Recibo del Proyecto de Registro de Mantenimientos de Software Los anteriores formatos de deben diligenciar para cualquier proyecto de desarrollo de software, adicionales a los descritos en el procedimiento.

3 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 3 de 8 Nº 4.1) Actividad 4.2) Insumos necesarios para la actividad 4.3) Descripción detallada de la actividad 4) Descripción del Procedimiento 4.4) Resultados o productos de la actividad 4.5) Códigos de registros y documentos asociados 4.6) Medio de archivo 4.7) Código de carpeta en la que se archiva (código según la TRD) 4.8) Encargado de la actividad (responsables) Actividad de Control Operacional 1 Manifestar un requerimiento Necesidad es de cambio o actualizaci ón de servicios Realizar solicitud de cambio o actualización a un servicio de tecnología existente. De acuerdo a la solicitud de cambio, enrutar a los responsables de su ejecución. INICIO Solicitud radicada en la GIDT Solicitud Ambiente de Prueba, Producción y/o Mejoras Digital N/A Grupos de /Usuarios Solicitantes 2 Validar requerimiento Solicitud radicada en la GIDT Si se trata de un proyecto de desarrollo de software, se debe aplicar el numeral 7 de las condiciones generales de éste procedimiento. Revisar el requerimiento del usuario y verificar su pertinencia, si es pertinente la solicitud continua su curso de atención, de lo Notificación al usuario a través de correo electrónico Corrreo electrónico Digital N/A Líder de grupo de

4 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 4 de 8 3 Realizar / aprobar evaluación de riesgos de la solicitud de cambio. 4 Programar ejecución del cambio e informar sobre el cambio. contrario se informa al solicitante la negación de la solicitud. Previa realización del cambio es necesario realizar la valoración y verificación de la matriz de riesgos respecto al cambio programado, con el fin de minimizar el riesgo en la prestación de los servicios IT. Si los riesgos detectados con la evaluación son aceptables y/o controlables continuar con el siguiente paso, si no ir al paso 9. Con base en la planificación del cambio plasmada en el, programar el cambio e informar por escrito a las personas que se verán afectadas mientras se ejecuta el cambio, dando a conocer el tiempo de indisponibilidad del servicio. Valoración y verificación de riesgos Programación del cambio evaluación de riesgos Circular Correo electrónico Digital N/A Líder de grupo de Digital N/A Líder de grupo de

5 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 5 de 8 5 Preparar los elementos para la ejecución 6 Ejecutar la solicitud de cambio 7 Realizar actualización de versión 8 Verificar el éxito del cambio Aprobado diligenciad o Cambio realizado Preparar los elementos identificados para la realización del cambio, los respaldos requeridos y los activos de información que se pueden afectar con el cambio. Ejecutar el cambio de acuerdo a las solicitudes y los planes propuestos en el formato. Siempre que lo determine el equipo responsable de la ejecución del cambio, según las características de este, se debe realizar el cambio de versionamiento y se debe documentar en el formato. Realizar las pruebas necesarias al servicio o cambio implementado, para garantizar la efectividad, funcionalidad y/o disponibilidad del Preparación de elementos Cambio ejecutado Cambio de versionamiento Cambio verificado

6 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 6 de 8 9 Replantear el cambio 10 Ejecutar despliegue 11 Documentar resultados diligenciad o Resultado s obtenidos de la actividad mismo. Si el cambio fue exitoso, desplegar el cambio e ir al paso 10; de lo contrario realizar ROLL BACK y volver atrás restaurando el funcionamiento como estaba antes de la implementación del cambio e ir al siguiente paso. En caso que el cambio sea inviable, se debe informar al usuario para replantear y volver a hacer todo el proceso de análisis. Para esto, ir al paso 2. Desplegar los cambios en el entorno de producción entregando el cambio de forma rápida, causando el mínimo impacto posible. Después de realizada la ejecución de la actividad se deben documentar los resultados obtenidos de la gestión. Replanteamient o del cambio Cambio implementado Resultados documentados FIN documentad o y finalizado

7 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 7 de 8 Grupos de / Usuarios Solicitantes Inicio 5) Diagrama de flujo Procedimiento Transición del Servicio A Líder de grupo de Preparar los elementos para la ejecución Grupo de Manifestar un requerimiento Validar requerimiento SI Realizar / aprobar evaluación de riesgos de la solicitud de cambio Ejecutar la Solicitud de Cambio NO Realizar actualización de versión Informar al usuario Riesgos aceptables o comprobables? SI Programar la Ejecución del Cambio e informar a los involucrados sobre el cambio Finaliza Exitosamente? NO SI Ejecutar despliegue NO Replantear cambio Documentar resultados A Fin

8 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 8 de 8 6) Documentos de Referencia 6.1) Tipo de Documento 6.2) No. y Fecha de Aprobación 6.3) Nombre Grupos de trabajo y equipos Resolución 1133 del 4 de junio de 2007 contingentes, comités institucionales y organismos espejos Por la cual se reglamenta el uso de los Resolución 8547 del 08 de setiembre de servicios de tecnología de la 2016 Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD. Resolución 4256 del 3 de marzo de 2015 Por la cual se expiden las Políticas Marco de Referencia del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) 7) Modificaciones/actualizaciones 7.1) Versión 7.2) Fecha 7.3) Descripción resumida de la modificación/actualización Primera versión emitida 1 Cambio nombre del procedimiento y asociación de formatos emitidos.