OP GROUP Consultoría Integral para la Gestión de Organizaciones

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1 CAMBIOS EN LAS NORMAS DE SISTEMAS DE GESTIÓN: ISO 9001 ISO OHSAS Introducción: En poco tiempo más tendremos disponibles las nuevas versiones de las Normas de Sistemas de Gestión: TEMA HOY Calidad Medio Ambiente Seguridad y Salud Ocupacional Otros ISO 9001:2008 ISO 14001:2004 OHSAS 18001: ISO 9001:2015 (septiembre) ISO 14001:2015 (septiembre) ISO 45001:2016 (octubre) Nueva versión Por qué nuevas versiones? Cuáles son los cambios? Cómo impactan estos cambios en los Sistemas ya certificados? Qué debemos hacer para adecuarnos? Hasta qué punto resultará útil la actual documentación de procesos? Cuánto nos costará el cambio? Cuánto tiempo disponemos para la adecuación? Podré seguir certificado? Seguramente estas y otras preguntas dan vueltas por su cabeza en este momento. Leyendo el artículo, podrá resolverlas. Las Nuevas Versiones: Varias razones contribuyen a la emisión de nuevas versiones de las Normas de Sistemas de Gestión: - El proceso de revisión periódico de la Organización ISO.

2 - La necesidad de adecuarse a las nuevas formas de hacer negocios a nivel mundial (modelos de gestión), el uso de nuevas tecnologías, los ambientes complejos en que operan las organizaciones. - Lograr una mejor adecuación para empresas de servicio. - Satisfacer las expectativas de las partes interesadas. - Mejorar las compatibilidades en la integración de Sistemas de Gestión (a través de la unificación de la estructura de requisitos). - Ser más útil para las organizaciones. Así, en el año 2012 comenzó el proceso de revisión de ISO 9001 e ISO 14001; y en el año 2013, la incorporación de OHSAS a ISO (resultando en ISO 45001). La clave para lograr la unificación de las estructuras de las Normas de Sistemas de Gestión fue la adopción de una Estructura de Alto Nivel (HLS) que define cláusulas, textos y definiciones centrales comunes para todos los Sistemas de Gestión (existentes y por emitir a futuro). Por lo cual, el nuevo índice de contenido de las Normas de Sistemas de Gestión quedó conformado de la siguiente manera: 1- Alcance 2- Referencia Normativas 3- Términos y Definiciones 4- Contexto de la Organización 5- Liderazgo 6- Planificación 7- Soporte 8- Operaciones 9- Evaluación del Desempeño 10- Mejora Anexos Los Cambios: Podremos comentar bastante acerca de los cambios en el contenido de cada una de las Normas (requisitos nuevos, otros mejorados, e incluso algunos eliminados, nuevos términos usados, etc.), pero el cambio más importante es conceptual. Y trataremos de resumirlo en el esquema siguiente:

3 1 Transferencia a la organización de la determinación de lo que es relevante o no es relevante. Esto se realiza en base al nivel de riesgo en términos de la capacidad para lograr sus objetivos y el impacto que tiene en la Satisfacción de las Partes Interesadas y en las Operaciones. 2 Mayor énfasis en el enfoque a procesos, desempeño y resultados. o sea: SISTEMAS DE GESTIÓN EFICACES QUE PERMITAN LOGRAR LO PLANIFICADO PARA EL NEGOCIO Particularmente, para cada una de las Normas, los cambios más importantes son: ISO 9001 Más foco en el Cliente y partes interesadas. del SGC para la Dirección Análisis continuo de la influencia del Contexto de la Organización. Introducción del concepto Pensamiento basado en riesgos (que reemplaza al de acción preventiva). Alineamiento de Política y Objetivos de Calidad con la Estrategia de la Organización. Mayor flexibilidad en la ISO Más foco en la Protección del medio ambiente. del SGA para la Dirección Mayor énfasis en Ecoeficiencia (desempeño ambiental). Objetivos y Política ambiental compatibles con la dirección estratégica y el contexto de la organización. EL SGA debe integrar las acciones vinculadas a los aspectos ambientales significativos, las obligaciones y los riesgos; y la evaluación de eficacia de dichas Acciones. Incorpora perspectiva de Ciclo ISO Foco en la mejora proactiva del desempeño en Seguridad y Salud Ocupacional. del SGSySO para la Dirección El conceptoo de jerarquía de controles refuerza la eliminación o minimización de riesgoss de SySO. Mayor énfasis en la gestión de riesgos y oportunidades, y de cambios, y el análisis del context, paraa evitar o reducir efectos indeseados. Requisitoss más claros y expandidos referidos a subcontratistas y procesos tercerizados. Mayor énfasis sobre

4 documentación ( Información Documentada ). El enfoque basado en el riesgo ha facilitado cierta reducción de la prescripciones normativas y su sustitución por los requisitos basados en el desempeño. de Vida. indicadores para monitorear el desempeño. Incluiría un Anexo guía de interpretación. Estos cambios implicarán, entre otras actividades: La adquisición de los conocimientos y entrenamientos necesarios para la implementación / adecuación de los Sistemas de Gestión de acuerdo a los nuevos requisitos. Particularmente, profundizar los conceptos de enfoque a procesos, desempeño, liderazgo, y gestión de riesgos. La decision de la Alta Dirección, con el convencimiento necesario para enfrentar esta nueva etapa. Visualizando cómo el Sistema de Gestión puede contribuir al desarrollo del negocio. El diseño de un plan apropiado de adecuación, con la consideración de los recursos necesarios. La actualización y mejora de la competencia de los auditores, alineándose con los nuevos objetivos. Asimismo, la aplicación de herramientas eficaces de auditoría. Proceso de Adecuación: Para adecuar un Sistema de Gestión a los cambios de estas nuevas versiones, en primer lugar hay que disponer de un diagnóstico de estado de situación del mismo: - Qué grado de madurez y desarrollo ha alcanzado? Eficacia y Mejora - Cuál es el nivel de involucramiento de la Alta Dirección? Liderazgo - Qué tan internalizado está en las actividades cotidianas? Credibilidad y Utilidad - Qué resultados en concreto aporta al negocio? Desempeño y Mejora - Tendencias de resultados en auditorías internas y externas. De esta manera, sería posible planificar la cobertura de las brechas halladas. Por otra parte, es recomendable la intervención de un profesional competente (por ej. un consultor o auditor externo), para asegurar imparcialidad. La adecuación no necesariamente implica una revisión de la documentación existente. Sino más bien, actuar sobre su funcionamiento. Es fundamental pensar cómo se abordará el énfasis en los nuevos conceptos. Probablemente algunos documentos deban ser actualizados, algunos podrán ser eliminados y seguramente otros agregados para consolidar las nuevas metodologías.

5 Además, será muy importante entender de qué se trata esta nueva versión, y cómo se podrá obtener mejor provecho de la adecuación. Probablemente la mejor opción será sinergizar las capacidades internas con la aplicación controlada de recursos externos (de capacitación, asesoramiento y auditoría). Plan de Transición: ISO ha previsto que las Normas actualmente vigentes tendrán un período de validez de hasta 3 años, desde la publicación de las nuevas versiones. Esto significa que (para ISO 9001 e ISO 14001) entre septiembre de 2015 y septiembre de 2018, ambas versiones estarán vigentes. Las organizaciones deberán acordar con sus entes de certificación la mejor forma de efectivizar el cambio de versión. Para las certificaciones nuevas, a partir de marzo de 2017 ya no se podrá certificar bajo las versiones antiguas. OSVALDO PODESTÁ Agosto 2015 CUALQUIER DUDA O COMENTARIO, ESCRÍBANOS.