MODULO DE VENTAS DE VEHÍCULOS

Transcripción

1 MODULO DE VENTAS DE VEHÍCULOS INTRANET POMPEYO CARRASCO DEPARTAMENTO DE CONTROL DE GESTION y ESTUDIOS MARZO 2015

2 Módulo de ventas de Vehículo El presente instructivo es para presentar el módulo de ventas de vehículo en cual podrán ingresar las ventas, solicitar facturación de estas, solicitar anulaciones de facturas y ventas vigentes. Primer paso: Acceso a Intranet Pompeyo Carrasco: Usuario: Ej. [email protected] 3. Pasword: 0000 (La que debe ser modificada a la brevedad) Segundo paso: Acceso a Módulo de venta de vehículo. 2

3 Solo para jefaturas o Back Up de Jefaturas. Ingreso de ventas: Los Jefes o Back up de jefes deberán ingresar las ventas diarias de vehículos correspondientes a su sucursal a través del menú venta vigente, donde por defecto la venta quedara en un primer estado como vigente. Este menú lo llevará a un formulario de venta donde debera ingresar todos los datos sin excepciones referentes a la venta. Formulario de ingreso de venta: Primera parte: 1 2 En la tabla uno se debe ingresar información respecto del registro: Fecha de venta, en la cual se desplegara calendario para que puedan seleccionarla,transferencia a otro concesionario, aca deberan seleccionar si es SI o NO (En el caso que seleccione SI esta venta no será contabilizada en el KPI). En los campos sucursal, Jefe de sucursal y vendedor se desplegara un combo box, donde el usuario debe seleccionar la que corresponda. Adicionalmente, deberan ingresar el N de nota de venta. En la tabla dos se debe ingresar información referente a la Marca, Módelo y precio de lista del vehículo (La información ingresada en estos campos debe ser fiel reflejo de lo ingresado en Autopro). 3

4 3 En la tabla tres se debe ingresar información correspondiente a la venta, Nombre y Rut del cliente, cajón, si tiene Compra para, en el caso de seleccionar si deberá ingresar Nompre y Rut del Para y valor de la factura. En tipo de venta debera seleccionar si es crédito, contado, leasing o seguro, en el caso de ser crédito o Leasing, se desplegara un combo box en el campo información financiera con la información que deben seleccionar. Además, en el caso de venta crédito deberan completar la información referente al crédito como la tasa de interés, la preevaluación, monto a financiar, cantidad de cuotas y el tipo de crédito (CC o CI). Finalmente, en esta tabla deberan indicar si la venta tiene OPTI y seguro.(la información ingresada en estos campos debe ser fiel reflejo de lo ingresado en Autopro). 4 Finalmente, en la tabla 4 deberán ingresar información respecto de bonos y descuentos: Bono financiamiento, bono cliene o retail, bono adicional marca, descuento adicional sucursal, descuento accesorios y descuento trámites.(la información ingresada en estos campos debe ser fiel reflejo de lo ingresado en Autopro). Una vez ingresada toda la información que corresponde se debe precionar el boton Guardar cambios e inmediatamente la venta queda guardada en estado vigente. **Cabe destacar que todos los campos del formulario son obligatorios, todos deben ser completados de manera correcta y deberán adjuntar toda la documentación requerida, esto será monitorizado por los departamentos de administración de cada marca con el apoyo del departamento de control de gestión y estudios** Segunda parte: Es importante mencionar que al ingresar la venta si esta es con retoma deberan ingresar de inmediato toda la información asociada al VPP más la documentación correspondiente. Para ingresar esta información deberan irse a venta de vehículos donde 4

5 se mostrara una tabla con todas las ventas de la sucursal, deben seleccionar la venta que tiene asociado el VPP y poner buscar con la lupa. Luego, deberan ingresar al menu VPP e ingresar toda la información solicitada, la cual será cargada automaticamente al módulo de VPP, solo si la venta esta facturada y el VPP esta activo. 5

6 **Cabe destacar que el ingreso de VPP en el caso que corresponda es obligatorio, por tanto si es una venta vigente con vpp asociado este deberá ser ingresado para su contabilización en KPI, por otro lado si al facturar la venta se cae el VPP, este debe ser descartado** Tercera parte: 6

7 Como pudieron observar anteriormente, una vez ingresada la venta tendran acceso al siguiente menú. Formulario, si ingresan en el se desplegara el formulario donde podrán actualizar la información de la venta solo si esta aún se encuentra en estado de venta vigente. Archivos: en archivos deberan subir toda la información correspondiente a la venta para emitir una factura, Cedula de identidad en el caso de persona y compra para, Rol tributario en el caso de empresa, nota de venta firmada por el cliente, en el caso de creditos la carta de responsabilidad y la Factura cuando la venta se encuentra facturada, escritura y Orden de compra en el caso de Leasing o seguros. Inscripción: Aquí podran acceder a la venta y solicitar inscripción del vehículo una vez que se vaya a facturar. Deben seleccionar la lupa donde se desplegara el formulario de inscripción, revisan la información, confirman la inscripción, adjuntan archivos en caso de ser necesario y guardar cambios. Una vez facturada la venta esta información se almacena en el modulo de inscripciones. 7

8 Facturas: en este menú encontraran las facturas asociadas a la venta en estado anulada o realizada más sus respectivos respaldos fisicos. Solicitud de Facturación: Para solicitar la facturación de una venta deben irse al formulario y en la parte inferior izquierda, donde esta el boton de Guardar cambios en el triangulo deben presionar y se desplegara de inmediato la alternativa de solicitar facturación, una vez seleccionada esta opción se enviara un correo a administración con la solicitud. 8

9 Solicitud de anulación de Facturación: Para solicitar la anulación de una factura deben ingresar al menú Factura, donde se desplegara el registro de la factura asociada a la venta, en la que podran observar un boton verde que dice Realizada, al presionar este boton este mostrara un formulario de solicitud donde deben adjuntar los comentarios correspondientes. Presione aquí para solicitar 9

10 Solicitud de anulación de una venta vigente: Primera parte (Para solicitar): Para solicitar la anulación de una venta vigente deben irse al formulario y en la parte inferior izquierda, donde esta el boton de Guardar cambios en el triangulo deben presionar y se desplegara de inmediato la alternativa de solicitar anular venta vigente, una vez seleccionada esta opción se desplegará un formulario de solicitud que deberan completar con la información requerida: Monto a devolver, N de centralización, N de nota de venta y los comentarios correspondientes (Todos los campos son obligatorios). Además, podran adjuntar la documento con la solicitud del cliente. 10

11 Segunda parte (Para terminar proceso luego de las respuestas de Finanzas): Cuando desde una sucursal se realice una solicitud de anulación de venta vigente y la Gerencia de Marca + el responsable de contabilidad + el responsable de finanzas confirme la anulación se enviara un correo desde reportes.pompeyo hacia el responsable de la sucursal, donde este responsable tendrá que ingresar al módulo de ventas de vehículo, buscar el cajon correspondiente, abrir la solicitud y posterioremente tendra la posibilidad de confirmar una vez que se halla realizado la devolución del cheque al cliente. Adicionalmente, podra ingresar comentarios en caso de que lo requiera. Finalmente, solo debe guardar respuesta y finaliza el proceso. 11

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13 Finalmente, el formulario lo podran exportar a formato PDF en caso que se necesite su impresión. Recordar: El formulario de solicitud de facturación es reemplazado por este mismo, en el cual tendran la opción de enviar solicitud de facturación con toda la documentación correspondiente. Una vez eligida esta opción no podran realizar cambios, salvo para el campo seguros. En el caso de que se necesite realizar un cambio despues de haber enviado la solicitud de factura se debera solicitar autorización y enviar requerimiento a Control de gestión & Estudios quienes realizaran los cambios solicitados. Reporte de ventas Un dato, como aclaración. El buscador que está en la parte superior derecha de la tabla va a hacer de filtro para el rut del cliente, el nombre del cliente y cajon. No hace falta poner nada más que el dato a buscar, este desarrollo tiene un poco más de inteligencia así que sabrá que hacer en cada ocasión. No hay botones para buscar, simplemente tienen que apretar ENTER, al cambiar la lista de estados también irá a buscar los datos automáticamente. 13

14 Solo para Gerencias y Back Up de Gerencia. Solicitud de anulación de Factura: Cuando desde una sucursal se realice una solicitud de anulación de factura se enviara un correo desde reportes.pompeyo hacia la Gerencia de marca correspondiente según la sucursal, donde cada Gerencia o su Back Up tendrán que ingresar al módulo de ventas de vehículo, buscar el cajon correspondiente, abrir la solicitud y posterioremente tendra la posibilidad de dos acciones: confirmar o anular la factura. Adicionalmente, podra ingresar comentarios en caso de que lo requiera. Finalmente, solo debe guardar respuesta y esta se enviara a Administración quien finalizara el proceso. 14

15 Solicitud de anulación de Venta vigente: Cuando desde una sucursal se realice una solicitud de anulación de venta vigente se enviara un correo desde reportes.pompeyo hacia la Gerencia de marca correspondiente según la sucursal, donde cada Gerencia o su Back Up tendrán que ingresar al módulo de ventas de vehículo, buscar el cajon correspondiente, abrir la solicitud y posterioremente tendra la posibilidad de dos acciones: confirmar o rechazar la venta vigente. Adicionalmente, podra ingresar comentarios en caso de que lo requiera. Finalmente, solo debe guardar respuesta y esta se enviara a Contabilidad y Finanzas quienes continuaran con el proceso de anulación en sistema y devolución de dinero. 15

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17 Solo para Contabilidad. Solicitud de anulación de Venta vigente: Cuando desde una sucursal se realice una solicitud de anulación de venta vigente y la Gerencia de Marca confirme la anulación se enviara un correo desde reportes.pompeyo hacia la persona responsable de contabilidad, donde este responsable podra descargar el formulario clásico de reintegro, archivos adicionales y tendrá que ingresar al módulo de ventas de vehículo, buscar el cajon correspondiente, abrir la solicitud y posterioremente tendra la posibilidad de dos acciones: confirmar o rechazar la venta vigente. Adicionalmente, podra ingresar comentarios en caso de que lo requiera. Finalmente, solo debe guardar respuesta y esta se enviara a Finanzas quienes continuaran con el proceso de anulación en sistema y devolución de dinero. 17

18 Descargar formulario clásico desde correo. 18

19 Solo para Finanzas. Solicitud de anulación de Venta vigente: Cuando desde una sucursal se realice una solicitud de anulación de venta vigente y la Gerencia de Marca + el responsable de contabilidad confirme la anulación se enviara un correo desde reportes.pompeyo hacia la persona responsable de Finanzas, donde esta responsable tendrá que ingresar al módulo de ventas de vehículo, buscar el cajon correspondiente, abrir la solicitud y posterioremente tendra la posibilidad de confirmar el reintegro e ingresar la información del cheque. Adicionalmente, podra ingresar comentarios en caso de que lo requiera. Finalmente, solo debe guardar respuesta y esta se enviara a la jefatura de la sucursal o back Up quienes continuaran con el proceso de anulación en sistema (Confirmación de entrega de cheque al cliente). 19

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21 Solo para Administración. Solicitud de Facturación: Cuando desde una sucursal se realice una solicitud de facturación se enviara un correo desde reportes.pompeyo hacia las respectivas administraciones según la sucursal y marca que corresponda, donde administración tendrá que ingresar al módulo de ventas de vehículo, buscar el cajon correspondiente, abrir la solicitud y posterioremente tendra la posibilidad de dos acciones: confirmar o rechazar la facturación. Adicionalmente, podra ingresar comentarios en caso de que lo requiera y si se confirma la factura sera obligatorio ingresar el n de la factura, la fecha de la factura y deberan adicionalmente subir la factura al modulo en el menú de archivos. Para subir factura. 21

22 Solicitud de anulación de Factura: Cuando desde una sucursal se realice una solicitud de anulación de factura se enviara un correo desde reportes.pompeyo hacia la Gerencia de marca correspondiente según la sucursal, donde cada Gerencia o su Back Up autorizara la anulación de la factura, una vez autorizada la anulación se enviara un nuevo correo a administración con la solicitud la cual tendra la respuesta de autorización de Gerencia. Para continuar con el proceso cada administración tendrá que ingresar al módulo de ventas de vehículo, buscar el cajon correspondiente, abrir la solicitud y confirmar la anulación una vez que esta este realizada. Finalmente, tambien podrán ingresar el n de nota de credito y subir el archivo en el caso de que se requiera, cuando presione el boton guardar la factura pasara a estado anulada y la venta regresará a estado vigente. 22