WinPer - Personal [Escriba la fecha]

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2 Inovasoft S.A. se reserva el derecho de modificar el software o su documentación sin previo aviso, con el objetivo de mejorar el producto. Derivado de este hecho es posible que en algunas versiones existan opciones no coincidentes con el manual, hasta el momento que sea actualizado. 1

3 Manual de Usuario 2

4 Temario Nº Manual 1 Manual Portal RR.HH. 2 Maual de Administración Portal RR.HH. 3 Especificaciones Portal RR.HH. 4 Instalación Portal RR.HH. 5 Habilitación, Aprobación y Rechazo Liquidaciones de Sueldo. 6 Generación Dinámica de Certificados 7 Manejo de Niveles de Seguridad del Portal de RR.HH. 8 Información Sitio SIPWEB Inicialización 9 Generación Papeletas Portal de RR.HH. WinPer 10 Uso de Evaluación del Desempeño en el Portal de RR.HH. 11 Certificados Formato PDF 12 Carga de Fotografías al Portal RR.HH 13 Manejo de Mensajes en el Portal de RR.HH. 3

5 Introducción El Portal de Recursos Humanos WinPer, es un producto sobre plataforma web, que tiene como principal objetivo facilitar la entrega de datos a los trabajadores de la empresa sobre los principales datos relacionados con el proceso y administración de remuneraciones. Este navegador permite la independencia al trabajador de auto consultar datos tales como: Datos de la Ficha Personal, Datos de Feriados, Liquidaciones de sueldo, Certificado de Renta del SII, Contratos o anexos, Datos de Anticipos solicitados, Datos de Ausencias que serán procesadas en el mes, Certificados de antigüedad, Certificado de Cargo, y Cualquier otro que la empresa haya confeccionado en los módulos de WinPer, como también podrá visualizar documentos informativos propios de la empresa tales como reglamento interno, convenios colectivos, etc. La principal ventaja de este navegador es que es altamente configurable. De esta manera, se deja la independencia a quien administre el portal para que configure los procesos que puedan los trabajadores visualizar, o bien, cambiar las imágenes corporativas de la empresa si lo desean. 4

6 Perfiles de Seguridad Para el Portal de Recursos Humanos WinPer existen cuatro perfiles de usuarios, quienes tendrán distintos privilegios y por ende, distintas pantallas que podrán visualizar a la hora de su ingreso. En el anexo Perfiles de usuarios se muestra un check list de las funcionalidades a las que puede acceder cada uno de los perfiles. Usuario Administrador Es el usuario que tiene acceso a todas las funcionalidades del Portal de Recursos Humanos WinPer, en donde existen opciones que le permite visualizar los antecedentes de cualquier trabajador sobre la empresa y planta a la cual el Usuario Administrador tiene Privilegios. Las funcionalidades que visualizará el Administrador también estarán dadas por aquellas que se hayan incorporado directamente en la configuración inicial que se realiza en la implementación del producto, y que dependerá directamente del acuerdo comercial. Es decir: Tiene acceso a todas las opciones disponibles en el sitio Tiene acceso a los datos de todos los trabajadores de la empresa/planta para la que es administrador Tiene los privilegios de un Jefe. Puede autorizar solicitudes de feriados, préstamos, permisos, beneficios Es el encargado de realizar traspaso de solicitudes desde el portal de RRHH a WinPer. Usuario Trabajador Es el usuario que sólo podrá visualizar sus propios datos. Es decir puede: Ver todos sus datos, Modificar los datos configurados para ello, Ingresar solicitudes de feriados, préstamos, permisos, beneficios, Ver sus papeletas de remuneraciones, certificados, contratos de trabajo, estado de sus solicitudes. 5

7 Usuario Jefe Portal : Puede o no ser trabajador registrado en winper, Sólo puede modificar sus propios datos, Tendrá acceso a los datos de todos los trabajadores que lo tengan registrado en WinPer como Jefe directo y pertenezcan a las unidades administrativas definidas para acceder por él, Puede aprobar o rechazar solicitudes de feriado, préstamos, permisos y beneficios de los trabajadores que lo tienen asignado en WinPer como Jefe y que además pertenece a alguna de las unidades administrativas a su cargo. Usuario Jefe Unidad Administrativa, Usar este perfil cuando se requiera asignar más de un jefe a un trabajador, Puede o no ser trabajador registrado en winper, Tendrá acceso a los datos de todos los trabajadores que pertenezcan a las unidades administrativas definidas para acceder por él. sólo puede modificar sus propios datos, Puede aprobar o rechazar solicitudes de feriado, préstamos, permisos y beneficios de los trabajadores que lo tienen asignado en WinPer como Jefe y que además pertenece a alguna de las unidades administrativas a su cargo. 6

8 Botoneras Es importante que quienes hagan uso del portal, conozcan los botones que aparecerán durante la navegación en las páginas Botón que sirve para Botón para ir Cierra la sesión volver a la página a la página de anterior Inicio Permite cambiar la clave para ingresar al Portal 7

9 Ingreso al Portal Al ingresar a la página de inicio del Portal, se muestra la pantalla que permite al usuario autentificarse. De esta manera, al navegar mostrará sólo los datos relacionados con el usuario que ingresa. Para tener acceso al portal de recursos humanos, debe ingresar nombre de usuario, en este caso, se ingresan dígitos, por ejemplo: Ingresar clave dada y presionar entrar. Cuando un usuario ingresa por primera vez los datos para navegar en el Portal, existe la posibilidad que pida cambiar la clave. Lo anterior dependerá si esa configuración la dejó activada el usuario administrador Para ello solicitará ingresar la clave actual, y luego ingresar dos veces la nueva clave. Para el nuevo ingreso, ya debe ingresar la nueva clave. 8

10 Portal de RR.HH. Pantalla de Inicio Al ingresar al portal, se muestra la siguiente imagen como pantalla de inicio de navegación, donde se encuentra con distintos módulos o menú. Cada una de sus funciones se detallará a continuación: Cada usuario que ingrese al portal puede encontrar su fotografía con sus respectivos datos básicos. 9

11 Nosotros Opción Nosotros muestra los módulos misión, visión y valores, a modo que el usuario pueda conocer cada uno de estos conceptos a través de la lectura puesta en cada uno de éstos. 10

12 11 WinPer Portal RR.HH. / Instalación Portal RR.HH.

13 Ficha de Personal Se abre un submenú de opciones que están directamente relacionados con datos del trabajador, y que son propios de quien está autentificado inicialmente. Cabe mencionar que los datos que se visualizan en cada uno de estos módulos son datos que están registrados en el sistema de recursos humanos, y que si alguno estuviera erróneo o sin datos, es porque existe alguna inconsistencia en el sistema de recursos humanos, o bien, porque los datos aún no han sido incorporados a éste. 12

14 Antecedentes Personales Los datos que se visualizan en esta pantalla dependerán de los parámetros que haya configurado el administrador del Portal. Estos están enmarcados en aquellos antecedentes que le son propios de la ficha del trabajador. 13

15 Anticipos Este módulo mostrará los anticipos que se han descontado al trabajador en cada uno de los meses, y que hayan sido procesados por el sistema de remuneraciones desde el módulo de Anticipos. Se destaca lo anterior, ya que podrían existir descuentos que tienen como nombre Anticipo de pero que son descontados por el uso de otro módulo del sistema de remuneraciones, cuyos montos en esos casos serán visibles en la funcionalidad que existe dentro de este mismo Portal, llamada Histórico de Descuento. 14

16 Ausencias Las ausencias que se visualizarán en este módulo son aquellas que están siendo procesadas dentro del mes actual de remuneraciones. 15

17 Carrera Laboral Este módulo permite observar los antecedentes del trabajador que hayan tenido modificaciones durante su permanencia en la empresa, y que tengan que ver directamente con algunos datos relacionados con la contratación, tales como; Cargo, Centro de Costo, entre otros. 16

18 Capacitación Este módulo permite visualizar al trabajador los cursos que se hayan ejecutado durante su permanencia en la empresa, y que estén ingresados en el módulo del sistema de remuneraciones. Puede existir la posibilidad que estos datos se encuentren vacíos, y esto ocurrirá en los casos que la empresa no tenga habilitado el módulo en el sistema de remuneraciones, o bien, no tenga incorporados los datos a éste. 17

19 Estudios Este módulo muestra los estudios formales que tiene el trabajador. Sin embargo, los datos podrán estar vacíos en el caso que la empresa aún no haya incorporado estos antecedentes en el sistema de remuneraciones. 18

20 Feriados 19

21 Grupo Familiar En este módulo, el trabajador podrá visualizar los antecedentes del grupo familiar que se encuentra ingresado en el sistema de remuneraciones, cuyos datos no tienen relación con los pagos de asignación familiar, sino que con las personas que pertenecen al núcleo familiar del trabajador. En el caso que este módulo no muestre datos, se debe a que la empresa aún no ha completado estos datos en el sistema de remuneraciones, y sólo tiene los datos que corresponden al pago de Asignación Familiar en el caso que corresponda. 20

22 Licencias Este módulo muestra el detalle de las licencias médicas que el trabajador haya presentado en la empresa, y que han sido ingresadas al sistema de remuneraciones para ser procesadas en los cálculos de remuneración. 21

23 Situación Previsional Permite al trabajador visualizar los antecedentes previsionales con los cuales están siendo procesadas sus remuneraciones mensuales. 22

24 Liquidación de Sueldos La ventaja del Portal de Recursos Humanos es que independiza al trabajador a poder emitir su liquidación de sueldo de aquellos meses procesados en el sistema de remuneraciones. Además, cabe mencionar, que en esta pantalla aparecerán aquellos meses que el administrador del portal haya publicado para ser visualizados por el trabajador, por lo que podrían existir meses que no estén disponibles, aunque se sabe que están procesados. El trabajador podrá seleccionar el mes, y luego presionar el botón Ver Liquidación, donde aparecerá en formato.pdf la liquidación de sueldo del mes seleccionado Por otro lado, se encuentra habilitado el botón de Enviar Observación cuya funcionalidad permite generar un ticket con las observaciones que desee registrar el trabajador, las que son visibles para el administrador. Existe otro módulo que permite luego hacer un seguimiento de los tickets generados. 23

25 Consulta Ticket Este módulo permite visualizar el estado de los tickets generados, desde la visualización de la liquidación de sueldo. Cuando el Administrador del Portal haya respondido sobre el Ticket generado, éste se muestra en estado cerrado. 24

26 Histórico Descuentos Los antecedentes que podrá visualizar en este módulo, corresponden al detalle de todos los descuentos que se hayan generado sobre aquellas remuneraciones que se encuentren publicadas por el Administrador del Portal. Para poder visualizar el detalle se debe seleccionar el año, y luego mostrará el detalle de los meses del período seleccionado. 25

27 Histórico Haberes Los antecedentes que podrá visualizar en este módulo, corresponden al detalle de todos los haberes que se hayan generado sobre aquellas remuneraciones que se encuentren publicadas por el Administrador del Portal. Para poder visualizar el detalle se debe seleccionar el año, y luego mostrará el detalle de los meses del período seleccionado. 26

28 Publicaciones Este módulo permite al Administrador del Portal publicar documentos que tienen relación con documentos públicos para cualquier trabajador de la empresa, por lo que todos los trabajadores tendrán oportunidad de visualizar documentos en formato.pdf que sean incorporados por el Administrador. Sólo basta que busque el documento que desea visualizar y hacer click sobre él, abriéndose el documento en el formato definido. 27

29 Documentos Esta opción dentro del Portal permite que el usuario pueda visualizar documentos relacionados con su persona. Del Menú se desprenden otras sub opciones, las que se describen a continuación 28

30 Solicitud de Beneficios Permite que el trabajador pueda solicitar algún beneficio asociado al pago de algún concepto de remuneraciones. Debe hacer click sobre el botón Ingresar Solicitud, cuyas opciones se visualizarán siempre y cuando la empresa tenga asociado en los parámetros de los conceptos de haberes de su sistema de remuneraciones que sean un beneficio, de lo contrario no mostrará ninguna opción a escoger. En el caso, permitirá seleccionar alguno de los beneficios. Luego de terminar de ingresar los datos, debe ser enviada la información para poder ser procesada por el Administrador del Portal. 29

31 Solicitud de Permisos Permite al trabajador solicitar algún permiso para ausentarse. Debe hacer click sobre el botón Ingresar Solicitud. Permitirá seleccionar alguna de las ausencias. Luego de terminar de ingresar los datos, debe ser enviada la información para poder ser procesada por el Administrador del Portal. 30

32 Solicitud de Préstamos Permite que el trabajador pueda solicitar algún tipo de préstamo, al hacer click sobre el botón Ingresar Solicitud. Permitirá seleccionar alguno de los tipos de préstamos existentes en los parámetros del módulo de cuentas corrientes del sistema de remuneraciones. Luego de terminar de ingresar los datos, debe ser enviada la información para poder ser procesada por el Administrador del Portal. 31

33 Solicitud de Vacaciones Permite que el trabajador pueda solicitar vacaciones. Debe hacer click sobre el botón Ingresar Solicitud. Estas vacaciones serán aprobadas o rechazadas, ya sea por el usuario Jefe o por el usuario Administrador. Luego de terminar de ingresar los datos, debe ser enviada la información para poder ser procesada por el Administrador del Portal o por el usuario Jefe. 32

34 Certificado de Sueldo (SII) Esta opción del submenú, permite que el mismo trabajador pueda emitir el certificado de renta anual que es generado por la empresa luego de emitir la DJ1887 ante el Sii. Las opciones de impresión estarán visibles siempre y cuando el Administrador del Portal haya publicado el año del certificado de Renta. En la parte derecha de esta pantalla aparecerán todos los periodos. Para poder visualizar el documento que se encuentra en formato.pdf, se debe seleccionar el certificado requerido y luego presionar el botón Ver Certificado. 33

35 Certificados Esta opción está habilitada para que el Administrador del Portal pueda dejar visible para el trabajador variados tipos o modelos de certificados que son recurrentes en su petición. El listado de certificados estará dado por aquellos que primeramente se hayan generado desde el sistema de remuneraciones. Desde esta pantalla puede seleccionar el Certificado que requiera Antigüedad sin Renta, con Renta Liquida o con renta Bruta. 34

36 Contratos El trabajador podrá seleccionar tanto su contrato de trabajo como los anexos que hayan sido generados por el Administrador del Portal. En esta pantalla podrá encontrar tanto contrato de trabajo, como anexos de contratos que haya generado el Administrador del Portal, los que se visualizarán en formato.pdf. 35

37 Gestión de Archivos El trabajador puede visualizar archivos (.doc,.pdf, imágenes) que le hayan sido cargados por el Jefe o el administrador. 36

38 Cumple-Santos En este módulo el trabajador podrá visualizar las personas que están cumpliendo año en el mes actual, y se destacarán los que están en el día. Lo mismo sucederá con el santoral. En el caso que no se visualice ningún trabajador, se debe a que el Administrador del Portal aún no ha incorporado la relación del nombre del santoral con el respectivo calendario del año 37

39 Copyright (c) 2013 InnovaSoft_WinPer All Rights Reserved This product is protected by copyright and distributed under licenses restricting copying, distribution, and decompilation. 38