HOJA DE AUTORIZACIÓN

Transcripción

1 HOJA DE AUTORIZACIÓN Elaboró PATRICIA JUÁREZ ROCHA Gerente de Plan Institucional Nacional para Latinoamérica Sudamérica Revisó Lic. Julie Ann Ruffini Stockhausen Aprobó Lic. Julie Ann Ruffini Stockhausen IT-SGM-DMP-02 Page 1 of 10 Versión 01

2 Revisión Página (s) Modificada (s) SECCIÓN DE CONTROL DE CAMBIOS Descripción del Cambio Fecha de Emisión IT-SGM-DMP-02 Page 2 of 10 Versión 01

3 CONTENIDO Número Tema Página 1 Objetivo 4 2 Alcance 4 3 Referencias 4 4 Políticas 4 5 Responsabilidades 4 6 Definiciones 5 7 Método de Trabajo Diagrama de Flujo Descripción de actividades 8 8. Registros Anexo 10 IT-SGM-DMP-02 Page 3 of 10 Versión 01

4 1. Objetivo Establecer los lineamientos, actividades y responsabilidades especificas para lograr las mejores condiciones en cuanto a oportunidad, calidad y servicio de los medios de comunicación que se contraten para la promoción de las campañas que desarrolla el CPTM tanto institucionales como las de los programas cooperativos que se llevan a cabo con los destinos para el mercado nacional. 2. Alcance Esta instrucción de trabajo aplica a la en la elaboración de la Campaña Institucional con los medios de comunicación nacional e internacional. 3. Referencias 3.1. Plan Nacional de Desarrollo 3.2. Programa Nacional de Turismo 3.3. Ley Federal de Turismo 3.4. Ley Federal de Entidades Paraestatales 3.5. Reglamento Interno de la Secretaria de Turismo 3.6. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios 3.7. Estatuto Orgánico del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V Guía Electrónica de Servicios Administrativos 4. Políticas o Proponer lineamientos estratégicos para propiciar la promoción competitiva de la oferta turística de México, con base en la información del mercado. o Atender a los medios, recibir sus propuestas, analizarlas e integrarlas al Plan de Medios, si contribuye a la estrategia del Plan de Mercadotecnia. o Definir los Medios con mayor alcance y penetración de acuerdo a la estrategia del Plan de Mercadotecnia. o Participar en la toma de decisiones para la definición de la Creatividad de las campañas (nacionales e internacionales) que será autorizada por la Subdirección General de Mercadotecnia. o Indicar el incremento de las metas y su impacto en los objetivos de la Campaña Nacional. o Definir y especificar el segmento de mercado a quien se dirige la Campaña Nacional. 5. Responsabilidades Subdirección General de Mercadotecnia 5.1. Dirigir el diseño y actualización de los planes de mercadotecnia del Consejo, propiciando la mayor rentabilidad de la inversión en la promoción turística de México en los mercados nacional e internacional Promover la participación de los sectores público y privado en mecanismos de planeación estratégica de mercadotecnia, para el mejor cumplimiento de los objetivos del Consejo. IT-SGM-DMP-02 Page 4 of 10 Versión 01

5 5.3. Coordinar el desarrollo tecnológico de la organización para aprovechar las nuevas tecnologías de información digital en apoyo a la promoción y comercialización competitiva de la oferta turística del país Coordinar la ejecución de campañas de relaciones públicas y mercadeo directo que realice el Consejo Desarrollar y actualizar lineamientos estratégicos y mecanismos de evaluación para la definición de las características de servicios a contratar por el Consejo relativos a mercadotecnia Difundir los planes de mercadotecnia y programas de trabajo para la promoción turística de México Supervisar las tareas de evaluación de las acciones de promoción del Consejo en coordinación con la Subsecretaría de Planeación Turística de la Secretaría Supervisar las negociaciones con los medios de comunicación con los que se llevara a cabo la promoción en el ámbito nacional Coordinar las acciones para incrementar y ejecutar programas de promoción y publicidad de México Recibir propuestas de los medios de comunicación, analizarlas e integrarlas al Plan de Medios si van de acuerdo con la estrategia de Mercadotecnia Autorizar el Plan de Medios Autorizar los presupuestos correspondientes presentados por la Agencia de Publicidad Dar seguimiento al cumplimiento de Plan de Medios de la Campaña Nacional Verificar los servicios prestados (mercado nacional) de acuerdo a la comprobación entregada por parte de la Agencia de Publicidad Autorización de las facturas para su pago. 6. Definiciones 6.1. Ad Serving.- Es la actividad generada por el envío de anuncios desde un servidor de publicidad al ordenador de un usuario final, en el que los anuncios se muestran por medio de un navegador Ad Views.- Es un único anuncio que aparece en una página web cuando ésta se muestra en pantalla Affidavit.- Documento comprobatorio de la colocación de publicidad, certificada por la persona responsable de su emisión. También se conoce al comprobante en VHS o cassette de un spot o programa de televisión Alcance.- Porcentaje del total de la audiencia que está expuesta por lo menos una vez a un anuncio Banner.- Forma típica de representar publicidad en un sitio web. Consiste en una imagen, a veces interactiva y animada, que muestra un producto o servicio y cuyo objetivo es que el visitante pulse en ella para ampliar la información que contiene Bitácora de transmisión.- Reporte donde se muestra horarios, fechas y programas reales de transmisión de los spots contratados en radio y televisión Call to action.- Llamado a la acción. Datos que inducen a la venta o a la solicitud de información adicional, puede ser a través de un número telefónico, una página de Internet Cobertura.- Área geográfica en la que los hogares y personas están expuestas a un medio Destino Turístico.- Está compuesto por todos los atractivos, equipamientos y servicios, así como la infraestructura de acceso y transporte que unen al destino con los mercados emisores IT-SGM-DMP-02 Page 5 of 10 Versión 01

6 de turistas. Los destinos turísticos tienen una dimensión geográfica que le confiere diferentes niveles: país, región, ciudad, resort, ruta, atracción Display (Visualización).- Descarga completa que le permite al usuario ver todo el contenido del sitio Blast.- Acción promocional que consiste en el envío de publicidad por vía electrónica, a un segmento seleccionado de una determinada base de datos Fax-Blast.- Acción promocional que consiste en el envío de publicidad por fax, a un segmento seleccionado de una determinada base de datos GRP.- Gross Ratings Points: puntos de rating acumulados dentro de un periodo determinado (anual, trimestral, campaña, etc.) IBOPE.- Empresa especializada en el monitoreo de pautas de televisión en D.F., Monterrey y Guadalajara Impacto.- Número de personas alcanzadas (reales) por un anuncio publicitario Inserción.- Pieza de publicidad colocada a través de un medio impreso Lay out.- Boceto, forma que tendrá el anuncio Penetración.- Porcentaje del total de hogares en una zona determinada que está expuesto a un medio Plan de Medios.- Documento que señala la actividad publicitaria que se tendrá en los medios de comunicación masiva en tiempo y número de inserciones para cada uno Producto Turístico.- Es un conjunto de componente tangibles e intangibles que incluyen: recursos y atractivos, equipamientos e infraestructura, servicios, actividades recreativas e imágenes y valores simbólicos, que en conjunto ofrecen beneficios capaces de atraer a grupos determinados de turistas, porque satisfacen las motivaciones y expectativas relacionadas con su tiempo libre. es la suma de componentes tangibles e intangibles, basados en una serie de actividades en el destino, que es percibida por los visitantes como una experiencia y que es valorada a un cierto precio Promoción en línea.- Es el conjunto de actividades y acciones de promocionales a través de campañas en Internet para dar a conocer un producto o servicio turístico en el mercado Rating.- Porcentaje de personas / hogares que conforman un universo y son impactados en un momento específico Spot.- Unidad creativa que se utiliza para transmisión en televisión y/o radio. Por lo general tiene una duración de 20 ó 30 segundos Venta Dura.- Promociones o paquetes turísticos publicados en los diferentes medios Zapping.- Actitud de la audiencia de cambiar el canal de televisión mediante el control remoto al momento de los anuncios comerciales Plan de Mercadotecnia.- Desarrollo de objetivos, estrategias y tácticas de promoción a efectuar para posicionar integral y competitivamente a México, sus destinos y productos en las preferencias de los segmentos objetivo en los mercados emisores, con la participación conjunta de los diferentes agentes promotores del turismo mexicano Super.- Insertar gráfico sobre imagen compuesta Offline.- Ejercicio de edición en baja resolución (pruebas) On Line.- Edición final en alta resolución SCSC- Subgerencia de Control y Seguimiento de Contratos SGM.- Subdirección General de Mercadotecnia DMP DRF.- Dirección de Recursos Financieros CAJ.- Coordinación de Asuntos Jurídicos 7. Método del Trabajo Este diagrama presenta de forma general las actividades para Campaña Institucional. Para mayores detalles ver el punto 7.2 de este mismo documento. IT-SGM-DMP-02 Page 6 of 10 Versión 01

7 7.1. Diagrama de Flujo IT-SGM-DMP-02 Page 7 of 10 Versión 01

8 7.2. Descripción de Actividades Responsable Paso Actividad Subdirección General de Mercadotecnia Agencia de Publicidad 1 Estrategia de Mercadotecnia 2 Desarrollo del Plan de Medios Agencia de Publicidad 3 Se desarrolla el Plan de Medios en base al Plan de Mercadotecnia Se elabora un Documento de Trabajo y presentación a la 2.3 Revisa y Autoriza Recepción de Medios Análisis y Selección Documento de Trabajo Documento de Trabajo Selección y Definición de medios impresos y/o electrónicos en base al Plan de Medios Reunión de Trabajo con la Agencia de Publicidad Entrega del Plan de Medios debidamente Autorizado, incluyendo: Medios Seleccionados, Tarifas Plan de Medios 3.4 Control Documental. Nivel de Autorización Archivo Documental 4 Negociación Propuesta de Agenda para los medios seleccionados Convocatoria a los medios seleccionados en base a una propuesta de Agenda Aspectos a considerar en la negociación: (Volumen de los trabajos, Tiempo de Transmisión y/o Comunicación) Costos, Impacto, Cobertura, entre otros. 4.4 Acuerdos establecidos 4.5 Nivel de Autorización 4.6 Control Documental 4.7 Gestión de Evaluación: Ahorros, Tiempo, Rentabilidad 5 Autorización del Plan de Medios 5.1 La autoriza el Plan de Medios a desarrollarse. Archivo Documental 6 Autorización de Presupuestos IT-SGM-DMP-02 Page 8 of 10 Versión 01

9 7 Entrega de Material y Ordenes de Inserción a los Medios Material y Ordenes Agencia de Publicidad 8 Presentación de facturas junto con los testigos correspondientes a la DRF, copia de la factura a DMP. Nivel de Autorización Factura y Testigos Dirección de Recursos Financieros Subgerencia de Control y Seguimiento de Contratos Dirección de Recursos Financieros Agencia de Publicidad Recibe la facturación la verifica que cumpla con los requerimientos fiscales y estos estén correctos. La envía a Dirección de Medios y para su revisión y autorización de pago. Recibe, verifica que los servicios prestados estén de acuerdo al Plan de Medios y Autoriza, envía a Subgerencia de Control y Seguimiento de Contratos. 8.3 Recibe la facturación la analiza y revisa Es procedente? No ir al paso 8.2 Si continuar en el paso 8.5 Recibe y envía a DRF para el Pago a Agencia de Publicidad Recibe y realiza pago a la Agencia de Publicidad 9 Revisión y Autorización de Pago 10 Control Documental Responsable: Se lleva acabo revisión y autorización. 11 Recibe pago 12 Evaluación (Definición de Métricas: Productividad y Calidad, Establecer Indicadores, Costo, Eficiencia, Efectividad). Que se mide? Recursos, Proceso y Producto. Evaluación de las Campañas a través de Reportes, y su impacto. Nivel de Autorización. Factura y Testigos Archivo Documental y Electrónico, Reportes Comparativo de Indicadores, fortalezas y debilidades, Reportes IT-SGM-DMP-02 Page 9 of 10 Versión 01

10 8. Registros No. de Control Nombre Plan de Medios Facturas Reportes Testigos Contratos Responsable de Conservarlo Dirección de Medios y Dirección de Medios y Dirección de Medios y Dirección de Medios y Dirección de Medios y Tiempo de Conservación / Disposición 3 años /Artículo 56 de la LAASSP 3 años /Artículo 56 de la LAASSP 3 años /Artículo 56 de la LAASSP 3 años /Artículo 56 de la LAASSP 3 años /Artículo 56 de la LAASSP 9. Anexos Anexo No. Nombre No. de Control 1 Requisición de Compra GESA - DRM Solicitud de Presentación de Casos al Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios GESA - DRM Solicitud de Pago a Proveedores GESA - DRF IT-SGM-DMP-02 Page 10 of 10 Versión