III. HERRAMIENTAS DE EXPOSICIÓN Y DIÁLOGO.

Transcripción

1 III. HERRAMIENTAS DE EXPOSICIÓN Y DIÁLOGO. Con las siguientes herramientas de exposición y de diálogo, se pretende enseñar una técnica ya probada por Carlos Reza poniendo en sus manos los pasos necesarios para dirigirse al grupo y organizarlo para la creación de la estratégica organizacional de la empresa Técnicas de participación activa del facilitador El facilitador juega uno de los papeles más importantes en la creación de la estratégica de mejora organizacional, tal es que este en sus manos el llevar al grupo de trabajo y convertirlo en un equipo ganador; el grupo es sólo un conjunto de personas que realizan un tarea, pero un equipo es un conjunto de personas que hacen la tarea, aprende y se retroalimenta creando así un equipo de alto rendimiento, preparado para las amenazas y oportunidades que pueda enfrentarse la empresa Nueve condiciones acerca de las técnicas del instructor El libro del ABC del instructor Jesús Carlos Reza Trosino presenta algunas consideraciones acerca de las técnicas de instrucción que a continuación se describen que pueden ser una fuente para comenzar: 1. La metodología básica para la transmisión de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, es la técnica de instrucción seleccionada adecuadamente, para alcanzar los objetivos de capacitación y adiestramiento preestablecidos.

2 2. El dominio que el facilitador tenga de alguna o algunas de las técnicas, le otorgará las siguientes aptitudes: sistematizar su actuación frente a un grupo; despertar el interés y motivar la cooperación; informar con precisión las expectativas de cada puesto de trabajo; desarrollar el pensamiento creativo y aumentar la capacidad de observación de los empleados. 3. Con el uso de técnicas apropiadas, se propicia la participación individual y colectiva de las personas sometidas al proceso de formación organizacional, consolidando el conocimiento que cada uno de ellos tenga en un área específica del saber o de las funciones concretas de su puesto de trabajo. En este sentido, se pretende que el instructor actual en este caso usted, se desprenda del grado de jefe o patrón, que solamente lo hace ver mas rígido y no lo deja salir de su mundo tradicional, deje de ser el eje central del proceso, y conviértase en un moderador que oriente y dirija la participación de los capacitados en este caso los empleados o su grupo de trabajo hacia objetivos organizacionales previamente estructurados. 4. Las técnicas de grupo, son métodos que permiten sistematizar, ordenar y dirigir las actividades de un conglomerado de personas; hay que considerar que los grupos se integran con el afán de alcanzar algún objetivo o meta predeterminada, por ejemplo, la visión. 5. El facilitador, instructor o conductor del grupo, al elegir alguna de las técnicas de instrucción deberá considerar los siguientes aspectos: Las técnicas en principio pueden ser semejantes, su diferencia radica en el objetivo que se

3 pretende y en las maneras de aplicarlas; de ahí que al seleccionarlas deberá revisar si son las más adecuadas. La combinación de dos o más técnicas seguramente dará mejor resultado que una sola. Habrá que pensar en aquellos aspectos relacionados con los costos y la situación de su administración, para poder determinar con mayor certeza cuál o cuáles serán las aptas a emplear. 6. Es posible clasificar a las técnicas de acuerdo con el área de instrucción que compensen, y tomando en cuenta cómo es la relación de los empleados de la empresa. 7. Otra clasificación de las técnicas de instrucción que facilita su elección, es la que se basa en el criterio que considera el grado de cooperación de los empleados que integran al grupo organizacional; es decir, por una parte el instructor y por la otra el personal, esta clasificación consiste en la siguiente: Técnicas en las que el guía o jefe adopta el rol activo y el personal el rol pasivo, ejemplo; expositiva y reunión. Técnicas en las que un grupo de instructores adoptan el rol activo y el auditorio el rol pasivo: ejemplo: mesa redonda, panel, junta, debate y entrevista colectiva, entre otras. Técnicas en las que el instructor adopta el papel de regulador y los empleados son la parte activa del proceso, ejemplo: diálogos simultáneos, estudio de casos, tormenta de ideas, discusión dirigida, etc.

4 Técnicas en el que el instructor adopta el papel de asesor, y el capacitado aprende de forma autodidacta. 8. Al seleccionar una técnica deberá tomarse en consideración los siguientes aspectos: los objetivos instruccionales que se pretende alcanzar; la experiencia del grupo en capacitación; el tamaño de grupo; el ambiente físico; el ambiente psicológico; el costo y los recursos que serán necesarios; el tipo de capacitación que se pretende impartir. 9. Una tercera clasificación de las técnicas puede ser con base en la siguiente idea donde se desglosan cuatro enfoques: El estructuralista, en el cual se instruye de la manera tradicional; como la mesa redonda. El funcionalista, en el cual se aprende haciendo y aplicando el conocimiento, como el estudio de casos relacionados al punto que se va a discutir. El conductista, es en donde el instructor proporciona recompensa al personal, como la discusión de grupos y juego de roles y papeles. El humanista, donde el conductor orienta y el personal busca su propio desarrollo tal como la lluvia de ideas, muy recomendada, porque toma en cuenta la opinión de todo el personal involucrado Técnicas con la participación activa de un grupo pequeño El dominio de las siguientes técnicas es parte fundamental para la elaboración de la estrategia organizacional, por lo que es recomendable leerlas de manera cuidadosa y poniendo su debida atención a cada uno de sus pasos, así como llevar a la práctica las habilidades de exposición.

5 Mesa redonda La técnica de participación activa, donde un grupo seleccionado de personas expone ante otro los puntos de vista diferentes o contradictorios que sostiene sobre un mismo tema, es la mesa redonda, en este caso la formulación de la misión, visión y valores de la empresa. Su objetivo es promover el intercambio de ideas y desarrollar la capacidad de análisis. A continuación se puntualizan algunas características relevantes de participación. Se integran dos grupos: uno, forma la mesa redonda; y otro, escucha las ideas ahí discutidas. Los integrantes de la mesa redonda deben ser hábiles o por lo menos ser capaces de hablar con profundidad sobre el tema elegido. Los puntos de vista o enfoques, generalmente son opuestos contradictorios. Requiere de un moderador, en este caso es usted gerente o instructor de la organización, capaz de hacer preguntas pertinentes y reflexivas y de tener habilidad para resumir. No se permiten discursos. El numero de integrantes de la mesa redonda, varia entre 3 y 6. Lo expuesto no deberá extenderse por más de 50 minutos. El personal podrá formular preguntas, si así lo desea, al finalizar lo expuesto. No debe establecerse discusión entre la mesa y el grupo. También es importante señalar las ventajas que permite a la organización en este caso obtener por medio de esta técnica: Permite un máximo de interacción y de interestimulación entre los integrantes de la empresa.

6 Permite presentar diferentes puntos de vista o hechos en relación a diversos temas concernientes a la organización, cuando existe diversidad en el personal. Permite definir puntos de combinación de diferentes enfoques, así como los puntos de desacuerdo. Crea y aumenta el interés de los empleados sobre la organización, debido a la presentación activa del mismo; a las diferencias de opinión; a la competencia, etc. El personal obtiene información amplia y variada sobre la organización, Se evitan enfoques absurdos y tendenciosos evitando así la pérdida de tiempo. Es de fácil aplicación y de bajo costo, puesto que no requiere de material especial. Recomendaciones para la mesa redonda. Las preguntas de los empleados no deben convertirse a su vez en exposiciones sobre el tema, ni deben llevar a la discusión. Es conveniente que la distribución de los integrantes de la mesa redonda, se haga en semicírculo y de frente al grupo. Es muy importante tomar en cuenta cualquier idea por extraña que parezca, así como no hacer inferencia de quien proceda. (Véase figura 2).

7 Figura 2, Cómo emplear con efectividad las técnicas de instrucción, Reza Trosino Entrevista colectiva. Es importante definir primeramente que la entrevista consiste en el interrogatorio realizado por un miembro de la organización, en el cual sólo una persona desarrolla el papel de interrogador, a un especialista o persona capacitada de un tema o actividad determinada. Ahora bien, cuando el número de interrogadores aumenta, se convierte en entrevista colectiva; es decir, cuando existe una comisión interrogadora designada por el mismo grupo. El número de integrantes de la comisión puede variar de 2 a 5 miembros. El objetivo de la entrevista colectiva es facilitar el aprendizaje y actualización de conocimientos.

8 Características de la entrevista colectiva: Una sola persona es la que lleva el interrogatorio. Un miembro del propio grupo es designado como interrogador. El interrogante requiere de facilidad de expresión, seguridad y, en lo posible, algún conocimiento particular del tema a tratar. La entrevista suele durar de 40 a 60 minutos. Las ventajas que permite a la organización en este caso obtener por medio de esta técnica: Permite obtener información, opiniones y/o conocimientos especializados y actualizados de un tema específico. Mantiene el interés del grupo, si se hace un buen interrogatorio. Evita que las preguntas sean desordenadas, confusas y extensas al efectuarlo solo una persona. Su aplicación es de bajo costo. Recomendaciones para la entrevista colectiva: Si el grupo es muy numeroso, la entrevista se organizará en forma tal que sea posible para todo el grupo ver y oír el diálogo sin dificultad. (Véase Figura 3).

9 Figura 3. Cómo emplear con efectividad las técnicas de instrucción, de Reza Trosino Lluvia de ideas. Los miembros de un grupo reducido exponen libremente sus ideas sobre un tema determinado, a fin de producir nuevas soluciones, o ideas originales. Se utiliza cuando quiere lograrse un cambio de actitudes. Su objetivo es desarrollar el pensamiento creador y capacidad de análisis. Características de la lluvia de ideas: Existen dos partes en el desarrollo de esta técnica. En la primera se admiten todas las sugerencias, soluciones o propuestas; y en la segunda, se hace una discriminación de ellas, en base a su factibilidad. El clima es totalmente informal y libre de tensiones. Existe absoluta libertad para expresar lo que se quiera. Se designa a una persona ajena al grupo, como secretario.

10 El grupo de ser integrado por no más de 12 ni menos de 6 participantes. Según el caso, puede extenderse de 10 a 90 minutos. Ventajas de la lluvia de ideas: Estimula el ingenio y la imaginación. Fomenta la participación y creatividad en este caso de los empleados de la organización. Se detectan habilidades para determinar acciones en la solución de problemas, o para originar o mejorar cualquier actividad organizacional. Aumenta la comunicación entre los integrantes del grupo. Requiere de poco material, por lo que su costo es bajo. Restricciones de la lluvia de ideas: Si el coordinador en este caso el guía de la empresa no toma en cuenta todas las ideas, los participantes pueden sentir que su aportación no valió la pena. Si las ideas no son juzgadas objetivamente, pueden provocarse fricciones entre los mismos integrantes. (Véase figura 4).

11 Figura 4. Cómo emplear con efectividad las técnicas de instrucción, de Reza Trosino.