Módulo Registro de Convenio y Presupuesto

Transcripción

1 1 Secretaría de Estado de Hacienda Programa de Administración Financiera Integrada Sistema Integrado de Gestión Financiera Manual de Usuario Sistema UEPEX Módulo Registro de Convenio y Presupuesto Versión 1.0 DOC_US_MC_P_001 Santo Domingo, D.N. Octubre 2007

2 GLOSARIO DE TERMINOS... 3 Glosario... 3 Siglas Generalidades Requerimientos para utilizar la aplicación Acceso y Estructura del Sistema Menú de Opciones Menú de Opciones: Últimos accesos Mensajes Importantes Elementos generales presentados en las pantallas del SIGEF Estándar utilizado para las pantallas de Registro (Mantenimiento) Tablas Básicas Ruta para ingresar al Registro de la Unidad Administradora de Proyecto (UAP de la Funcionalidad Procedimiento para agregar una UAP Pantallas del Proceso de Registro de la UAP Pantallas del Proceso de Registro de la UEP Pantallas del Proceso de Registro Relación UEP/UE Registro de la Ficha de Convenio Ruta para ingresar al Registro de la Ficha de Convenios de la Funcionalidad Procedimiento para agregar un convenio Ciclo de vida de la Ficha de Convenio Procedimiento para consultar y/o modificar convenios Pantallas del Proceso de Registro de Convenio Búsqueda de Convenios Presupuesto UEPEX Presupuesto del Convenio Pantalla de Registro de Presupuesto del Convenio Pantalla de Registro de Presupuesto Partida del Convenio Resultados de Presupuesto partida Pantalla de Registro de presupuesto partida

3 GLOSARIO DE TERMINOS Glosario Actividad y/o Obra: Acciones necesarias en un proyecto para obtener, a partir de un conjunto de insumos o recursos, el producto del proyecto en un período determinado. Contrapartida: Los convenios establecen un cofinanciamiento de los programas y proyectos, por parte del gobierno, a este cofinanciamiento se le denomina contrapartida Componente: Resultado específico de uno o varios subcomponentes, actividades, subactividades, tareas, etc. expresado como trabajo terminado. Convenio: Contrato que se suscribe con organismo bilateral o multilateral para el financiamiento de actividades del Estado, es el principal documento jurídico que suscriben el beneficiario y el OF respecto de cada proyecto. Estos podrán ser reembolsables (préstamos) o no reembolsable (donaciones). Organismo Financiador: Es la entidad que provee los recursos para el financiamiento de un determinada actividad. Proponente de proyecto: Es la persona o entidad que propone un Proyecto de inversión Código SSCP: Para los fines del presente manual, se entiende que éste código lo asigna la Subsecretaria de Planificación y corresponde a la clasificación del proyecto en el sistema de seguimiento de cartera de proyecto Sistema Integrado de Administración Financiera: Es el sistema que integra normativamente y comunica las unidades y sistemas básicos de la gestión fiscal del Estado Unidades Ejecutoras de Proyectos con Recursos Externos (UEPEX): Es un subsistema del SIGEF, y contendrá la gestión administrativa financiera de la ejecución de estas unidades. Unidad Administradora de Proyecto (UAP): La unidad responsable de gestionar los planes operativos y el presupuesto, las modificaciones al presupuesto, las modificaciones a los componentes y la categorías de inversión, los desembolsos del financiamiento y de la contrapartida, los procesos de contratación, administración de la cuentas bancarias y los pagos que requieren los proyectos para su ejecución. Unidad Ejecutora de Proyecto (UEP): Unidad responsable de realizar las actividades y componentes del Convenio y encargada de hacer los requerimientos de bienes y servicios a la Unidad Administradora de Proyecto y aprobar los productos y los bienes recibos de los proyectos. 3

4 Siglas FR - Fondo Rotatorio OF Organismo Financiador PAFI - Programa de Administración Financiera Integrada SEF Secretaría de Estado de Finanzas SIGADE Sistema de Gestión y Administración de la Deuda SIGEF Sistema Integrado de Gestión Financiera SSCP Sistema de Seguimiento de la Cartera de Proyectos TN Tesorería Nacional UAP Unidad Administradora de Proyectos UEP Unidad Ejecutora de Proyectos UEPEX Unidad Ejecutora de Proyectos de Financiamiento Externo DGCP Dirección General de Crédito Público 4

5 Presentación El manual de usuario de los módulos Registro de Convenios y Presupuesto del Sistema UEPEX, tiene por objetivo presentar una guía práctica para administrar cada uno de estos módulos. El Sistema UEPEX es una herramienta que contribuye a realizar una administración efectiva, eficiente, económica y transparente de la aplicación de los fondos provistos por financiamiento externo, para programas o proyectos. Su objetivo principal es optimizar las tareas de gestión y registro de las Unidades Ejecutoras de Proyectos (UEP). Registro de Convenios: Constituye el punto de partida para la gestión UEPEX, a través de este módulo se realiza el registro de la ficha de convenios, donde se especifican los datos generales del mismo, componentes, categorías de inversión, fondos, cuentas bancarias, contactos y archivos adjuntos. En el registro de la ficha de convenios, se especifica también, la tabla de relación entre componentes y la estructura programática del presupuesto nacional, así como también la relación entre categorías de inversión y objeto del gasto, esto con el objetivo de poder proporcionar las informaciones requeridas por el gobierno central. Presupuesto UEPEX: A través de este módulo se registran los datos concernientes al presupuesto asignado al convenio. Se especifican en detalle las partidas y los montos asignados a cada partida, identificando el tipo de aporte (financiamiento externo, contrapartida). Estructura del Manual: Este manual se compone de 4 capítulos distribuidos de la siguiente forma: 1 Generalidades 1.1 Requerimientos para utilizar la aplicación 1.2 Acceso y Estructura del Sistema 1.3 Elementos generales de las pantallas 2 Tablas Básicas Registro de la UAP 3 Registro de la Ficha de Convenios 4 Registro de Presupuesto UEPEX 5

6 Capitulo I. Generalidades Requerimientos para utilizar la aplicación Acceso y Estructura del Sistema Elementos generales de las pantallas SIGEF Interfase Subsistema UEPEX Convenios Ejecución del Gasto Presupuesto Módulos Desembolsos Contabilidad Tesorería 6

7 1 Generalidades Programa de Administración Financiera Integrada 1.1 Requerimientos para utilizar la aplicación Punto de Conexión al SIGEF Software de Navegación (Browser) Características del Computador Tener acceso al SIGEF Internet Explorer 6.0 o superior Mozilla Firefox Windows 98, Procesador Pentium II 400 MHz o similar, 64 Mb RAM, con Internet Explorer 5.5 o superior (Sistemas Operativos Windows 2000 o XP requieren mayor capacidad de procesador y de memoria), Adobe Acrobat Reader 5.1 o superior. 1.2 Acceso y Estructura del Sistema. Para acceder al Sistema UEPEX, el usuario a través de su programa navegador de Internet, debe utilizar la siguiente dirección: Una vez ingresado al sitio, el sistema presenta la página principal de acceso, la cual se muestra en la figura 1.1 Click aqui En esta página, el usuario debe presionar el botón de Ingreso al SIGEF, la cual presenta la siguiente pantalla: 7

8 Este botón valida los datos registrados en los campos Usuario y Clave. En esta página, el usuario debe digitar el código de usuario y clave que le haya sido proporcionada por el departamento de seguridad de SIGEF (ver solicitud clave) y luego presionar el botón de Confirmar. 8

9 1.3 Menú de Opciones Una vez ingresa al SIGEF, aparece en la parte izquierda de la pantalla el icono de Menú el cual le permite seleccionar las opciones disponibles, según los roles asignado al usuario Menú de Opciones: Modulo de Convenios Registro de Convenios Módulo de Presupuesto Registro Presupuesto Convenio Registro Presupuesto Partida Reportes Reportes Dinámicos Dinámico Presupuesto UEPEX Tablas Básicas Clasificadores Proyecto Tipo Categoría Unidad Administradora Organismo Financiador Forma de Acceso al Menú Solo es necesario hacer clic sobre la opción deseada Últimos accesos A medida que el usuario hace uso de las opciones, estas se van presentando en la parte izquierda de la pantalla en la sección denominada últimos accesos. Las opciones presentadas aquí representan un acceso directo, lo cual facilita el proceso de selección Mensajes Importantes En esta área se publicarán periódicamente mensajes importantes que deban conocer de forma inmediata todos los usuarios institucionales referentes al sistema y otros aspectos relacionados. 9

10 En esta área se publicarán periódicamente mensajes importantes que deban conocer de forma inmediata todos los usuarios institucionales referentes al sistema y otros aspectos relacionados. Es esta columna se registraran los mas recientes accesos realizados en el sistema y podrán ser usados como Acceso Directo para ingresar de manera directa a un módulo específico, evitando tener que acceder desde el menú principal. Para acceder solo debe hacer clic en la descripción del módulo deseado. 10

11 1.4 Elementos generales presentados en las pantallas del SIGEF Botón del Menú Principal 2. Tabs o Pestañas. Estas cambiarán de color según el status en que se encuentre: Azul = Desactivada Naranja = Activada 3. Campo para ser llenado por el usuario. 4. Barra de Herramientas. 5. Botones de comandos. 6. Campos de selección. 7. Campos para ser llenados o seleccionados en una búsqueda específica. 8. Campo de solo lectura. 11

12 1.5 Estándar utilizado para las pantallas de Registro (Mantenimiento). Las pantallas de registro, sirven para adicionar, modificar, consultar, borrar registro de entidades. Estructura de Funcionamiento: Una vez el usuario ingresa a la pantalla, se presentan dos pestañas: Búsqueda y Presentación de resultados. La pantalla de búsqueda contiene una serie de campos, los cuales sirven de patrón o base para realizar la búsqueda de registros. Para insertar un registro se utiliza el botón de Nuevo, que aparece a la izquierda de la pantalla o en el tab de resultados en la ultima línea, identificado con un signo de (+). Al accionar sobre el botón de búsqueda, la aplicación toma los elementos digitados por el usuario y procede a localizar todos los registros que cumplan con los parámetros especificados. Los registros resultantes son presentados en un Grid de Resultados, en el cual el usuario puede seleccionar el registro de su interés y proceder a editarlo, consultarlo, borrarlo. Si el usuario no especifica valores en los campos de la pestaña de búsqueda, el sistema tratará de localizar todos los registros. Es importante que el usuario especifique algún parámetro, para que el proceso de búsqueda sea más eficiente. Figura (6) Funcionamiento Pantallas de Registro 12

13 Capitulo II TABLAS BASICAS Registro Unidad Administradora de Proyecto (UAP) Registro Unidad Ejecutora de Proyecto (UEP) Registro Relación Unidad Ejecutora de Proyecto (UEP) / Unidad Ejecutora (UE) 13

14 2. Tablas Básicas Programa de Administración Financiera Integrada 2.1 Ruta para ingresar al Registro de la Unidad Administradora de Proyecto (UAP 2.2 de la Funcionalidad Esta tabla permite el registro de la Unidad administrativa de Proyecto (UAP), las Unidades Ejecutoras de Proyectos relacionadas con la UAP y la relación de la UEP con la Unidad Ejecutora del clasificador presupuestario a la cual corresponde. 2.3 Procedimiento para agregar una UAP 1.- Ingrese a la opción de Registro de UAP, de acuerdo a la ruta especificada en Haga clic sobre el botón Nuevo que aparece a la izquierda de la pantalla. 3.- Ingrese todos los datos necesarios y luego presione el botón de Confirmar 14

15 2.- Haga clic sobre el botón Nuevo que aparece a la izquierda de la pantalla. 2 Al accionar este botón nuevo permite registrar una nueva UAP 3.- Ingrese todos los datos necesarios y luego presione el botón de Grabar Al accionar este botón grabar deja la UAP registrada 15

16 2.4 Pantallas del Proceso de Registro de la UAP Una vez el usuario selecciona la opción de Registro de Convenios, aparece la pantalla de búsqueda, con la cual el usuario puede seleccionar un convenio existente o pulsar el botón de Nuevo para registrar un nuevo convenio. de la Pantalla Registro de Unidad Administrativa UAP Campo u Objeto Código UAP Corta Larga Nombre Dirección Teléfono Fax Website Fecha de Alta Fecha de baja Datos de la UAP Código asignado automáticamente por el Sistema al accionar el botón grabar Nombre que identifica la Unidad Administrativa, de manera reducida Nombre que identifica la Unidad Administrativa, de manera mas amplia Datos del Contacto Nombre del responsable Dirección del responsable y/o de la Unidad Administrativa Teléfono del responsable y/o de la Unidad Administrativa Fax del responsable y/o de la Unidad Administrativa Correo electrónico del responsable y/o de la Unidad Administrativa Pagina Web del responsable y/o de la Unidad Administrativa Fechas Fecha del registro de la UAP, registro automático del Sistema Fecha que se registra cuando se inactiva la UAP 16

17 2.5 Pantallas del Proceso de Registro de la UEP Una vez el usuario selecciona la opción de Registro de Unidad Ejecutora, aparece la pantalla, con la cual el usuario puede registrarla o las Unidades Ejecutoras de Proyecto que corresponden a UAP, luego de completar los datos de la pantalla se acciona el botón confirmar y luego graba. de la Pantalla Registro de Unidad Administrativa UEP Campo u Objeto Corta Larga Fecha de Alta Fecha de baja Nombre que identifica la Unidad Ejecutora de Proyecto, de manera resumida Nombre que identifica la Unidad Ejecutora de Proyecto, de manera mas amplia Fecha del registro de la UEP, registro automático del Sistema Fecha que se registra cuando se inactiva la UEP 17

18 2.6 Pantallas del Proceso de Registro Relación UEP/UE Una vez el usuario selecciona la opción de Registro de Relación UEP UE, aparece la pantalla, con la cual el usuario puede para registrar los datos de la estructura institucional a la que corresponde la UAP, cuando se completa todos los datos se acciona el botón confirmar y luego grabar. de la Pantalla Registro Relación UEP / UE Campo u Objeto Periodo Capitulo Dependencia Daf UE Periodo al que corresponde el registro de la relación Capitulo del clasificador presupuestario a que corresponde la UEP Dependencia del clasificador presupuestario a que corresponde la UEP Dirección Administrativa Financiera del clasificador presupuestario a que corresponde la UEP Unidad Ejecutora del clasificador presupuestario a que corresponde la UEP 18

19 Capitulo III Registro de la Ficha de Convenios Datos Generales del Convenio Fondos Componentes Categorías Contactos Cuentas Bancarias Adjuntos 19

20 3. Registro de la Ficha de Convenio Ruta para ingresar al Registro de la Ficha de Convenios. Menú UEPEX Convenios Registro de Convenios 3.2 de la Funcionalidad El formulario de ficha de convenios le permite registrar y realizar el seguimiento de los procesos que intervienen en la gestión de un Convenio, para que posteriormente se pueda realizar el seguimiento financiero de los proyectos y/o Convenios. En este formulario se registran el nombre del Convenio (descripción corta y larga) el número que del convenio asignado por el Organismo Financiador, se selecciona de la lista de valores el tipo de financiamiento (si es préstamo o Donación), el número SIGADE o el número de Donación, organismo financiador de los recursos externo y el de la contrapartida, se registra el monto del financiamiento externo y monto de contrapartida, fechas importantes, datos del ejecutor, de los fondos, etc. Además se registrarán los componentes y su relación con la estructura programática del Presupuesto Nacional y las categorías de inversión y su relación con los objetos del gasto. 3.3 Procedimiento para agregar un convenio 1.- Ingrese a la opción de Registro de Convenios, de acuerdo a la ruta especificada en Haga clic sobre el botón Nuevo que aparece a la izquierda de la pantalla. 3.- Ingrese todos los datos necesarios y luego presione el botón de Grabar 4.- Concluya el ciclo de vida del documento, presionando los botones de cambio de estado deseado. 20

21 2.- Haga clic sobre el botón Nuevo que aparece a la izquierda de la pantalla. 2 Al accionar este botón nuevo permite registrar un nuevo Convenio 3.- Ingrese todos los datos necesarios y luego presione el botón de Grabar 3 Datos de la cabecera de la Ficha del Convenio Graba la información registrada Imprime la Ficha de Convenio 21

22 4.- Concluya el ciclo de vida del documento, presionando los botones de cambio de estado deseado. 4 Al accionar este botón Terminar deja la ficha del Convenio en estado Terminado 3.4 Ciclo de vida de la Ficha de Convenio: Presionando los botones de cambio de estado deseado la ficha del Convenio cambia de un estado a otro. Cuando registramos los datos generales y damos a grabar la ficha queda en estado creada, luego accionamos el botón terminar, con esta acción cambia del estado Creado al estado Terminado, luego accionamos el botón aprobar y la ficha pasa del estado Terminado al estado Aprobado. Cuando el Convenio es promulgado y se registra el número del Decreto se acciona el botón en Ejecución el Convenio, cambia del estado aprobado al estado en Ejecución. De la ficha de Convenio pueden modificarse después de estar en estado de ejecución los siguientes datos: 1. De Convenio: El número, el nombre y la descripción del Convenio. 2. De Datos: De los importantes todas las fechas y el número de Decreto. De los generales todas la marcas (Régimen de Compra, Presupuesto Nacional, Ejecución de Gasto y Tasa de Transferencia) 3. Componentes: Solo el código y la descripción, los demás datos si aun no esta presupuestado 4. Categorías: Solo el código y la descripción, los demás datos si aun no esta presupuestada 5. Contactos: Toda la información. 6. Las cuentas bancarias: El tipo de Aporte 22

23 3.5 Procedimiento para consultar y/o modificar convenios 1.- Ingrese a la opción de Registro de Convenios, de acuerdo a la ruta especificada en Especifique los parámetros de búsqueda en la pestaña de Búsqueda. 3.- Haga clic en la pestaña de búsqueda o en el botón búsqueda que aparece a la izquierda de la pantalla. 4.- Elija el convenio que desea consultar o modificar 2.- Especifique los parámetros de búsqueda en la pestaña de Búsqueda. 2 Haga clic en la pestaña de resultados o sobre el botón Buscar, para iniciar la búsqueda Un parámetro puede ser la UAP, Número del Convenio etc. 3.- Haga clic en la pestaña de búsqueda o en el botón búsqueda que aparece a la izquierda de la pantalla. 3 Haga clic en la pestaña de resultados o sobre el botón Buscar, para iniciar la búsqueda 23

24 4.- Elija el convenio que desea consultar o modificar Para modificar haga clic sobre el convenio deseado 4 Para consultar haga clic en este icono sobre el convenio deseado 3.6 Pantallas del Proceso de Registro de Convenio Una vez el usuario selecciona la opción de Registro de Convenios, aparece la pantalla de búsqueda, con la cual el usuario puede seleccionar un convenio existente o pulsar el botón de Nuevo para registrar un nuevo convenio Búsqueda de Convenios. 24

25 de la Pantalla a) Pestaña de Búsqueda Programa de Administración Financiera Integrada No. Campo u Objeto 1 Ordenado por Los registros resultantes serán ordenados de acuerdo al campo seleccionado en esta lista 2 Periodo Periodo de Registro del Convenio Nro. Reg Numero de Registro asignado al convenio (numeración interna) 3 Nro. Convenio Número de Convenio asignado por el Organismo Financiador 4 UAP Unidad Administradora de proyecto, solo se muestran las UAP, a las que el usuario tenga acceso 5 Proyecto Proyecto que es financiado por el convenio. Solo aparece en caso de convenios que financian un solo proyecto 6 Tipo Financiamiento Se especifica si el convenio es: Préstamo / Donación 7 SIGADE Número de SIGADE asignado al convenio, si el convenio es de tipo Préstamo 8 Donación Número de DONACION asignado al convenio, si el convenio es de tipo Donación 9 No. decreto / ley No. decreto / ley de aprobación del convenio 10 Moneda Moneda de financiamiento del convenio 11 Organismo Financiador Organismo financiador del convenio 12 Contrapartida SI >> Si desea buscar convenios con contrapartida No >>Para convenios, que no tienen contrapartida Ninguno>> Todos los convenios 13 Fondo Fondo aperturado para registrar la ejecución de los recursos de financiamiento y el fondo de contrapartida. FECHAS IMPORTANTES 14 Registro Fecha de Registro del Convenio 15 Aprobación Fecha de Aprobación del Convenio, que es la ficha de la firma del convenio por parte del Estado y OF 16 Promulgación Fecha de Promulgación del Convenio 17 Elegibilidad Fecha de cumplimiento de condiciones previas 18 Cierre Fecha de cierre del Convenio 19 Inicio Gestión Fecha de inicio de gestión del Convenio 20 Prorroga Fecha de la prorroga aprobada BOTONES DE COMANDOS Permite registrar un convenio Inicia el proceso de búsqueda, tomando como base los valores especificados en los campos, al hacer clic en el tab de resultados se produce el mismo efecto 25

26 b) Pestaña de Resultados Programa de Administración Financiera Integrada En esta pestaña se muestran los registros encontrados al presionar el botón de búsqueda o la pestaña misma de resultados de la pantalla anterior. pestaña de resultados No. Campo u Objeto 1 Grid de Resultados Muestra los registros encontrados, de acuerdo a los parámetros de búsqueda especificados. Contenido del Gris Convenio Identificación del Convenio. Número otorgado por el Organismo Financiador UAP Unidad Administradora de Proyectos Organismo Financiador Estado Organismo Financiador Estado del Convenio Creado Terminado Aprobado Anulado Inicio de Ejecución Cancelado Promulgado Cerrado Rechazado Botones de Grid-- Permite modificar un convenio Permite borrar un convenio Permite consultar un convenio Botones Generales 2 Permite insertar un nuevo convenio 26

27 3 Retorna a la pantalla parámetros de búsqueda 4 El icono de impresión, imprime el contenido del gris Las flechas de navegación, permiten pasar de una pagina a otra c) Registro de Convenios La pantalla de registro de convenios, esta compuesta por: 1) Datos de cabecera: Convenio y Datos 2) Detalle de Fondos 3) Detalle de Componentes 4) Detalle de Categorías 5) Detalle de contactos 6) Detalle de cuentas bancarias 7) Detalle de Adjuntos 8) Detalle de Auditoria Datos de Cabecera, pestaña convenio 27

28 Datos Cabecera, pestaña Convenio Programa de Administración Financiera Integrada Campo Num-Reg Estado UAP Número Multiproyecto Proyecto Nombre Tipo Financiamiento Contrapartida SIGADE Donación Moneda Total Organismo Financiador Monto Organismo Financiador Monto Campo concatenado de solo lectura, compuesto por 01 Número de Convenio 02 Sigla del Organismo Financiador, si este no tiene, entonces en este lugar se coloca el código 03 Período de Registro Estado en que se encuentra el convenio Creado Terminado Aprobado Anulado Inicio de Ejecución Cancelado Promulgado Cerrado Rechazado Unidad Administradora de Proyecto Número secuencial, el cual es asignado por el sistema, tomando en cuenta el Organismo Financiador y Período Indica si el convenio es para financiar mas de un proyecto Se activa en caso de que el convenio financie un solo proyecto Nombre del convenio, asignado por el organismo financiador Aquí se especifican los objetivos del convenio Para indicar la clasificación financiera del convenio: Préstamo/ Donación Para indicar si el convenio tiene contrapartida. El formato de entrada es un check que al estar activo hace visible todo lo concerniente a contrapartida Número de Préstamo Número de Donación Moneda del convenio Campo Calculado de solo lectura igual a Monto de Financiamiento + Monto de Contrapartida (Si el convenio tiene contrapartida) Financiamiento Externo Organismo Financiador del Convenio (Aporte Externo) Monto Total del Financiamiento Contrapartida Organismo Financiador de la Contrapartida (Aporte Local) Monto Total de la Contrapartida 28

29 Datos de Cabecera Convenio, pestaña Datos Programa de Administración Financiera Integrada Datos Cabecera Convenio, pestaña Datos Campo u Objeto Registro Inicio Gestión Aprobación Promulgación Elegibilidad Número Decreto / Ley Ultimo Desembolso Inicio Ejecución Prórroga Cierre Régimen de Compra Presupuesto Nacional Ejecución Gasto Tasa Transferencia Link Presupuesto Convenio Fecha de Registro Fechas Importantes Fecha de inicio de gestión del convenio Fecha en la cual se aprobó el convenio Fecha en la cual se promulgó el convenio Fecha de cumplimiento de condiciones previas Número decreto o ley de la promulgación del convenio Fecha Estimada último de desembolso Fecha de inicio de ejecución Fecha de prórroga Fecha de Cierre Datos Generales Régimen de compra asociado al convenio. Esto es para la integración con compras Marca para indiciar si el convenio ejecutará tomando en cuenta el presupuesto nacional Marca para indicar si el convenio utilizará el módulo de ejecución de gastos UEPEX Marca para indiciar si el convenio utilizará el sistema de cuotas de transferencias Link para ir al presupuesto del convenio. Al hacer clic en este botón se presenta la pantalla de registro del presupuesto del convenio 29

30 d) Datos de Cabecera Convenio, pestaña Fondos Programa de Administración Financiera Integrada de la pestaña Fondos Campo u Objeto Período Fondo Tipo Aporte Período asociado al fondo Código del Fondo del Fondo Tipo de Aporte del Fondo (Financiamiento Externo / Contrapartida) Para editar un fondo Para borrar un fondo Para consultar un fondo Permite añadir un nuevo fondo 30

31 e) Registro de Fondos del Convenio Programa de Administración Financiera Integrada Para añadir fondos al convenio, debe pulsar el botón la pantalla que se muestra a continuación., que aparece en la pestaña de fondos, con lo cual aparece de la Pestaña Registro de Fondos Campo u Objeto Período Tipo Aporte Fondo Período asociado al fondo Tipo de Aporte del Fondo (Financiamiento Externo / Contrapartida) Código del Fondo del Fondo Lookup para buscar los fondos 31

32 f) Componentes del Convenio Programa de Administración Financiera Integrada pestaña Componentes del Convenio Campo u Objeto Código Nivel Padre Ultimo Nivel Imputable Código asignado por el Organismo Financiador / Nombre del componente Nivel (Componente, SubComponente, Actividad..) Código del Componente Padre Tip para indicar que el componente es de ultimo nivel (no hay mas niveles después de este) Tip para indicar que el componente es imputable Para editar un componente Para borrar un componente Para consultar un componente Permite añadir un nuevo componente 32

33 33

34 g) Registro de Componentes del Convenio Programa de Administración Financiera Integrada Para adicionar componentes al convenio, debe pulsar el botón con lo cual aparece la pantalla que se muestra a continuación., que aparece en la pestaña de componentes, pestaña Registro Componentes del Convenio Campo u Objeto Proyecto UAP UEP Código Nivel Ultimo Nivel Imputable Proyecto asociado al componente. Si el convenio es de un solo proyecto, solo se presenta, en caso contrario se permite editar. UAP asociada al componente UEP asociada al componente Código del componente. Número asignado por el Organismo Financiador en el contrato de financiamiento Nombre del componente Nivel del Componente Marca para indicar si es de ultimo nivel Marca para indicar si es imputable Al pulsar este botón el usuario da conformidad con los cambios realizados y retorna a la pestaña de componentes del convenio 34

35 Relación de componentes con estructura programática: Cada componente imputable y de último nivel del Convenio estará relacionado con una estructura programática del Presupuesto Nacional cuya estructura es proporcionada a la UAP a través de los Órganos Rectores pestaña relación Componentes estructura Programática Campo u Objeto Período Componente Relación Capitulo Dependencia Programa Subprograma Período asociado al registro de Convenio Código del Componente asociado Código generado automáticamente asociado al componente Nombre del componente Cuando se oprime la lupita de búsqueda en el campo capitulo nos trae todos los Capítulos, marcamos el capitulo de acuerdo a la estructura asignada al Convenio Cuando se oprime la lupita de búsqueda en el campo Dependencia nos trae las dependencias del Capítulo, marcamos la dependencia que corresponde de acuerdo a la estructura asignada al Convenio Cuando se oprime la lupita de búsqueda en el campo Programa nos trae todos los programas del capitulo, marcamos el Programa que corresponde de acuerdo a la estructura asignada al Convenio (Todos los programas asociados al capitulo y dependencia) Cuando se oprime la lupita de búsqueda en el campo SubPrograma nos trae todos los Subprogramas del capitulo, marcamos el SubPrograma que corresponde de acuerdo a la estructura asignada al Convenio (Todos los subprogramas asociados al capitulo, dependencia y programa) 35

36 Proyecto Actividad Cuando se oprime la lupita de búsqueda en el campo Proyecto nos trae todos los proyectos del capitulo, marcamos el Proyecto que corresponde de acuerdo a la estructura asignada al Convenio (Todos los proyectos asociados al capitulo, dependencia, programa y subprograma) Cuando se oprime la lupita de búsqueda en el campo Actividad nos trae todas las Actividades del capitulo, marcamos la Actividad que corresponde de acuerdo a la estructura asignada al Convenio (Todas las actividades asociados al capitulo, dependencia, programa y subprograma, proyecto) Al pulsar este botón el usuario da conformidad con los seleccionados 36

37 h) Categorías de Inversión del Convenio Programa de Administración Financiera Integrada pestaña Categorías del Convenio Campo u Objeto Código Nivel Categoría Padre Ultimo Nivel Imputable Código de la categoría, numero asignado por el Organismo Financiador en el contrato de financiamiento de la categoría Nivel (Categoría, Subcategoría 1, Subcategoría 2,.) Código de la categoría Padre Tip para indicar si la categoría es de ultimo nivel Tip para indicar si la categoría es imputable 37

38 i) Registro de Categorías de Inversión del Convenio Para adicionar categorías al convenio, debe pulsar el botón cual aparece la pantalla que se muestra a continuación., que aparece en la pestaña de categorías, con lo pestaña Registro Categorías de Inversión del Convenio Campo u Objeto Proyecto Tipo Categoría Código Categoría Categoría Padre Nivel Ultimo Nivel Imputable Proyecto asociado a la categoría. Campo deshabilitado para los casos de convenios de de un solo proyecto Clasificación de la categoría Código de la categoría Código de la categoría Padre de la categoría Nivel (Categoría, Subcategoría 1, Subcategoría 2,.) Tip para indicar si la categoría es de ultimo nivel Tip para indicar si la categoría es imputable Al pulsar este botón el usuario da conformidad con los cambios realizados y retorna a la pestaña de categorías del convenio 38

39 Relación de Categorías de Inversión con objeto del gasto: Cada Categoría Imputable y de Ultimo Nivel de Inversión del Convenio estará relacionada con uno o más objeto del gasto del Presupuesto Nacional cuya relación es proporcionada a la UAP a través de los Órganos Rectores pestaña relación Categoría de Inversión con el objeto del gasto. Campo u Objeto Período Categoría Código Objeto Período asociado al registro de Convenio Código de la Categoría asociada Código generado automáticamente asociado al componente Nombre de la categoría Cuando se oprime la lupita de búsqueda en el campo objeto nos trae todos los objetos, marcamos el objeto de acuerdo a la relación asignada al Convenio Al pulsar este botón el usuario da conformidad con los seleccionados 39

40 j) Contactos del Convenio pestaña Contactos del Convenio Campo u Objeto Contacto Nombre Tipo Teléfono Número Secuencial por convenio Nombre Completo del Contacto Cargo que ostenta o tipo de contacto Dirección Electrónica Teléfono del contacto 40

41 k) Registro de Contactos del Convenio Programa de Administración Financiera Integrada pestaña Registro Contactos del Convenio Campo u Objeto Contacto Tipo Nombre Dirección Teléfono Firma Autorizada Orden Firma Número Secuencial por convenio (generado automáticamente por el sistema) Cargo que ostenta o tipo de contacto Nombre del Contacto Dirección Electrónica Dirección Física Teléfono del contacto Para indicar si es firma autorizada. Los usuarios que se indiquen como firma autorizada aparecerán en los reportes que requieren de firma Orden de salida en los reportes Al pulsar este botón el usuario da conformidad con los cambios realizados y retorna a la pestaña de contactos del convenio 41

42 l) Cuentas Bancarias del Convenio Programa de Administración Financiera Integrada pestaña Cuentas Bancarias del Convenio Campo u Objeto Cuenta Bancaria Nombre Cuenta Saldo Nacional Saldo Original Tipo de Aporte Número de la cuenta bancaria de la cuenta bancaria Saldo en la Moneda Nacional Saldo en la Moneda de la cuenta Tipo de Aporte (Financiamiento Externo, Contrapartida) 42

43 m) Registro Cuentas Bancarias del Convenio Programa de Administración Financiera Integrada pestaña registro Cuentas Bancarias del Convenio Campo u Objeto Cuenta Bancaria Tipo de Aporte Cuenta Pagadora Banco Transferencia Número de la cuenta bancaria Tipo de Aporte, Financiamiento Externo o Contrapartida Tip para indicar si la cuenta es pagadora Tip para indicar si se puede pagar por transferencia bancaria Al pulsar este botón el usuario da conformidad con los cambios realizados y retorna a la pestaña de cuentas del convenio 43

44 n) Consulta y Registro de Adjuntos del Convenio Programa de Administración Financiera Integrada pestaña Consulta y Registro de Adjuntos del Convenio Campo u Objeto Código Fecha de Registro Browser Secuencial por convenio del adjunto Fecha de registro Botón para adicionar el adjunto Botón para visualizar el adjunto Botón para borrar el adjunto Localiza archivo que se quiere adjuntar 44

45 o) Datos de Auditoria del Convenio Programa de Administración Financiera Integrada pestaña Auditoria del Convenio Campo u Objeto Grid de Resultados Código Fecha Registro Usuario Operación Estado Origen Estado Destino Muestra los registros encontrados. Indica el número de orden que los usuarios hicieron modificaciones al Convenio Fecha y hora en que se realizo la modificación al Convenio Indica el número del documento y nombre del Usuario que intervino el Convenio Indica el estado del Convenio Indica el estado en que estaba el Convenio antes del usuario realizar la acción Indica el estado en que estaba el Convenio después del usuario realizar la acción 45

46 p) Reporte Ficha de Convenio Programa de Administración Financiera Integrada Reporte al accionar este botón se genera el reporte de la ficha Convenio. 46

47 q) Mensajes de Validación en el registro de la Ficha de Convenios. Los mensajes que emite el sistema tienen una nomenclatura de la siguiente forma: Usuario: [Nombre del Usuario] Fecha y Hora : Código: ExceptionSigefConvenio-[Numero. Exception]. El número que aparece en el cuadro es el número de exception. No. Evento Mensaje Causa / Posible Solución 1 Terminar La Fecha de Aprobación debe ser Registrada 2 Terminar El Monto Total es diferente al Monto de Financiamiento mas el Aporte Local 3 Terminar No Existen Componentes De Ultimo Nivel en el Convenio 4 Terminar No Existen Categorías Ultimo Nivel en el Convenio 5 Promulgar La Fecha de Promulgación debe ser Registrada 6 Promulgar La Fecha Promulgación debe ser mayor o igual a la fecha de Aprobación 7 Promulgar El decreto de Promulgación debe ser Registrado 8 Ejecutar La Fecha de Elegibilidad Debe ser Registrada 9 Ejecutar La Fecha Elegibilidad debe ser mayor o igual a la fecha de Promulgación 10 Ejecutar La Fecha Inicio de Ejecución debe ser menor o igual a la fecha de Elegibilidad 13 Cerrar La Fecha Fin de Ejecución debe ser mayor o igual a la fecha de Inicio de Ejecución 14 Terminar El código del Componente indicado es de Ultimo Nivel y no debe tener Hijos El campo fecha de aprobación está en blanco en la pestaña de datos, debe digitar la fecha en que se aprobó el convenio Verifique los montos (financiamiento externo y contrapartida) en la pestaña de convenios. La suma del externo mas contrapartida debe coincidir con el monto total Todo convenio debe tener por lo menos un componente de último nivel. Verifique el nivel de los componentes registrados Todo convenio debe tener por lo menos una categoría de ultimo nivel, verifique las categorías registradas Para convenios tipo préstamo, se requiere que se registre la fecha de promulgación La fecha de promulgación registrada es menor a la fecha de aprobación. Verifique en la pestaña de datos la fecha de promulgación y/o aprobación registrada Para convenios tipo préstamo se requiere que el decreto de promulgación sea registrado Para poner un convenio en Ejecución es obligatorio registrar la fecha de elegibilidad Verifique en la pestaña de datos la fecha de Elegibilidad y Promulgación Verifique en la pestaña de datos la fecha de inicio de ejecución y elegibilidad Verifique en la pestaña de datos la fecha de fin de ejecución e inicio de ejecución Un componente de último nivel no debe tener hijos. Está tratando de poner como padre un componente de último nivel. 15 Terminar El Componente indicado no es de Ultimo Todo componente que no sea de ultimo nivel, 47

48 No. Evento Mensaje Causa / Posible Solución Nivel, por lo que debe tener Hijos 16 Crear / Modificar La UEP no puede ser nula para los componentes Imputables 17 Crear / Modificar El Componente indicado ya existe para este Convenio 18 Crear / Modificar El componente Padre indicado no existe como código de Componente 19 Ejecutar No existe Relación con categoría Programática para el Componente Indicado 20 Ejecutar La categoría indicada no tiene relación con el Objeto del Gasto 21 Crear / Modificar La categoría Padre indicada no existe como código de Categoría debe tener componentes hijos asociados La UEP es obligatoria para componentes imputables Está asignando a un componente un código que ya pertenece a otro componente Está colocando como componente padre, un componente que no existe. Verifique el código del componente padre Todo componente imputable debe tener registrada una relación componente programática. Verifique en la edición de componentes, la pestaña Relación Componente Programática Toda categoría imputable debe tener registrada por lo menos una relación categoría objeto. Verifique en la edición de categorías la pestaña Relación Categoría Objeto Está colocando como categoría padre, una categoría que no existe. Verifique el código de la categoría padre 22 Crear / Modificar La Categoría ya existe para este Convenio Está asignando a una categoria un código que ya pertenece a otra categoría 23 Ejecutar La Unidad Administradora del Proyecto UAP debe ser ingresada Verifique la UAP del convenio en la pestaña de Convenio. Debe especificar una UAP 24 No existen categorías para este Convenio No ha registrado categorías para el convenio. Debe registrar las categorías del convenio 26 Terminar La suma de las aperturas del presupuesto de Contrapartida es diferente al importe de Contrapartida del convenio 27 Terminar La suma de las aperturas del presupuesto de Financiamiento Externo es diferente al monto total del Financiamiento Externo del convenio 29 Ejecutar No existen cuentas bancarias relacionadas a este convenio 30 Borrar No se puede borrar un convenio en un estado diferente de creado Verifique las aperturas de presupuesto de contrapartida (registro de presupuesto). La sumatoria de los aportes de contrapartida debe ser igual al monto total de contrapartida que se encuentra en la pestaña de Convenio. Verifique las aperturas de presupuesto de financiamiento externo (registro de presupuesto). La sumatoria de los aportes de financiamiento externo debe ser igual al monto total de financiamiento exento que se encuentra en la pestaña de Convenio. Debe registrar las cuentas bancarias del convenio, en la pestaña de Cuentas Bancarias. Está tratando de borrar un convenio, que se encuentra en un estado diferente a Creado. 48

49 No. Evento Mensaje Causa / Posible Solución Solamente se permite borrar convenios en estado Creado. 31 Crear / Modificar El proyecto del Componente debe ser ingresado 32 Crear / Modificar El proyecto de La Categoría debe ser ingresado 33 Terminar El código de la Categoría indicada es de Ultimo Nivel y no debe tener Hijos Verifique el proyecto asociado al componente. Verifique además si el convenio es multiproyecto. Para convenios multiproyectos debe asociar a cada componente un proyecto Verifique el proyecto asociado a la categoría. Verifique además si el convenio es multiproyecto. Para convenios multiproyectos debe asociar a cada categoría un proyecto La categoría está indicada como padre de otra categoría y es de último nivel. Una categoría de último nivel no debe tener categorías hijas. 34 Terminar La Categoría indicada no es de Ultimo Nivel, por lo que debe tener Hijos La categoría no es de último nivel, por lo tanto debe tener categorías hijas asociadas. La categoría debe ser padre de otras categorías. 35 Terminar La suma de los ítems del presupuesto Anual es diferente al monto del presupuesto total del convenio Hay un descuadre entre el monto total de una apertura de presupuesto y su distribución anual. Verifique para esta apertura el detalle del presupuesto anual asignado (registro de presupuesto) 37 Los Datos Anteriores están nulos 38 Crear / Modificar Para Convenio sin contrapartida el Tipo Aporte de la cuenta bancaria debe ser Financiamiento Externo 39 Crear / Modificar Este Proyecto Tiene Componente o Categorías Asociadas, por tanto no puede ser modificado Esta tratando de colocar a una cuenta bancaria el tipo de aporte de contrapartida para un convenio que no tiene contrapartida. Está tratando de borrar del detalle de proyectos, un proyecto que tiene componente o categorías asociadas. Si desea borrarlo primero debe borrar todas las categorías y/o componentes asociados 40 El convenio no tiene presupuesto asignado No ha registrado el presupuesto del convenio 41 Terminar No se puede Terminar el Convenio, porque la siguiente apertura no tiene presupuesto anual 42 Borrar La categoría esta indicada como padre de otra categoría, o tiene presupuesto asociado por ende no puede ser borrada 43 Borrar El componente esta indicada como padre de otro componente, o tiene presupuesto La apertura está registrada en el presupuesto total ; pero no tiene realizada su distribución anual Está tratando de borrar una categoría que está indicada como padre de otra categoría o tiene realizado su registro de presupuesto. Si desea borrarla debe eliminar el presupuesto asignado (en caso de que sea imputable), si no es imputable verificar de quien es padre y reestructurar. Está tratando de borrar un componente que está indicado como padre de otro componente o 49

50 No. Evento Mensaje Causa / Posible Solución asociado por ende no puede ser borrado " 44 Crear / Modificar El Componente indicado no es de ultimo nivel, por lo que no puede ser imputable 45 Crear / Modificar La Categoría indicada no es de ultimo nivel, por lo que no puede ser imputable 46 Crear / Modificar No puede cambiar el tip de multi-proyecto pues tiene Componente o Categorías Asociadas 47 Crear / Modificar Este Convenio no tiene indicado Financiamiento de contrapartida, por lo tanto no debe tener Fondos asociados a este tipo de financiamiento 48 Crear / Modificar Este convenio tiene fondos asociados, por lo tanto no puede modificar el tip de contrapartida tiene realizado su registro de presupuesto. Si desea borrarlo debe eliminar el presupuesto asignado (en caso de que sea imputable), si no es imputable verificar de quien es padre y reestructurar. Sea muy cuidadoso en este punto. Si el componentes no es de ultimo nivel, no puede ser imputable Si la categoría no es de ultimo nivel, no puede ser imputable Esta tratando de cambiar un convenio que es multiproyecto a uno que es de un solo proyecto y el convenio tiene ya registrado componentes y categorías asociados a diferentes proyectos. Esta tratando de asociar fondo de contrapartida a un convenio que no tiene contrapartida (verifique el check de contrapartida en la pestaña Convenio ) Esta tratando de quitar la marca de contrapartida en el convenio y el mismo ya tiene fondos asociados de contrapartida. Verifique la pestaña de Convenio y la pestaña de Fondos. 49 Terminar Este convenio no tiene fondo de financiamiento externo asociados 50 Terminar El organismo financiador de contrapartida no puede ser nulo, para convenio con contrapartida 51 Terminar El Monto de contrapartida no puede ser nulo, para convenio con contrapartida 52 Crear / Modificar El Fondo que esta tratando de insertar, ya existe 53 Terminar Este convenio no tiene fondo de Contrapartidas asociados 54 Borrar No se puede borrar categorías con distribución presupuestaria asignada 55 Borrar No se puede borrar componentes con distribución presupuestaria asignada Todo convenio debe tener un fondo de financiamiento externo asociado Verifique el organismo financiador de contrapartida, en la pestaña Convenio Verifique el monto de contrapartida, en la pestaña Convenio y la marca de contrapartida. Está tratando de registrar un fondo que ya existe Si el convenio es del tipo contrapartida, es obligatorio registrar un fondo de contrapartida. Verifique la pestaña Fondos. Está tratando de borrar una categoría que tiene asignado presupuesto. Si desea borrarla primero verifique el registro del presupuesto, borre las aperturas donde aparece y luego borre la categoría. Está tratando de borrar un componente que tiene asignado presupuesto. Si desea borrarlo primero verifique el registro del presupuesto, 50

51 No. Evento Mensaje Causa / Posible Solución borre las aperturas donde aparece y luego borre el componente 51

52 Capitulo IV. Presupuesto UEPEX Registro del Presupuesto Total y Anual Registro de Presupuesto Partida 52

53 4. Presupuesto UEPEX Presupuesto del Convenio. Ruta para ingresar al Presupuesto del Convenio desde el menú Menú UEPEX Presupuesto Registro Presupuesto Convenios También es posible ingresar al presupuesto del convenio a través del Link que se encuentra en la pestaña de datos del registro de convenios. Link para ir al presupuesto del convenio 53

54 4.2 Pantalla de Registro de Presupuesto del Convenio. a) Registro del Presupuesto Total Estructura de Funcionamiento de la pantalla: Los datos de entrada de la pantalla son: 1. UAP : Viene dada por seguridad, solamente el usuario podrá seleccionar las UAPs a las que tenga acceso 2. Convenio : Filtrado según la UAP seleccionada 3. Componente : Componente Imputable del Convenio 4. Categoría : Categoría Imputable del Convenio 5. : del Ítem presupuestario 6. Tipo de Aporte : Tipo de Financiamiento (Fuente Externa / Fuente Interna) 7. Valor : Monto total del Ítem presupuestario Funcionalidad de la Pantalla: Cuando el usuario carga la pantalla (primera vez), selecciona UAP y convenio, se presentan en el Grid todos los registros de presupuesto asociados al convenio especificado (en caso de que exista un registro previo) 54

55 Para insertar una línea de presupuesto el usuario debe ingresar los datos de entradas mostrados anteriormente y presionar el botón de Cargar Presupuesto Pantalla Campo u Objeto UAP Convenio Componente Categoría Tipo Aporte Monto Unidad Administradora de Proyectos Identificación del convenio que se le está registrando el presupuesto Partida Presupuestaria UEPEX del Item Presupuestario Monto total asignado a la partida presupuestaria UEPEX Botón para cargar registro que actualmente se presenta en pantalla. Grid (Detalle de Presupuesto) Este botón permite editar un registro del presupuesto total Este botón permite eliminar (borrar) un registro del presupuesto total Link (enlace) para registrar la distribución por año, de la partida seleccionada Este botón permite imprimir el presupuesto 55

56 b) Registro del Presupuesto Anual Pantalla Campo u Objeto UAP Convenio Tipo de Aporte Componente Categoría Período Monto Inicial Se muestra la misma especificada que en el presupuesto total. Es de solo lectura Se muestra el mismo especificado en el presupuesto total. Es de solo lectura Se muestra el mismo especificado en el presupuesto total. Es de solo lectura Se muestra el mismo especificado en el presupuesto total. Es de solo lectura Se muestra el mismo especificado en el presupuesto total. Es de solo lectura Año especifico Monto del Presupuesto para ese año Actualiza y/o inserta los datos registrados Grid de Registros del Presupuesto Anual Este botón permite editar un registro del presupuesto anual Este botón permite eliminar (borrar) un registro del presupuesto anual Permite consultar 56

57 4.3.- Pantalla de Registro de Presupuesto Partida del Convenio. c) Registro del Presupuesto Partida Ruta para ingresar al Presupuesto Partida del Convenio desde el menú Menú UEPEX Presupuesto Registro Presupuesto Convenios Registro Presupuesto Partida Convenios pantalla de búsqueda presupuesto partida Campo u Objeto Período Convenio Componente Categoría Tipo de Aporte Capitulo Dependencia DAF UE Año especifico Lista de convenios registrados Lista de componentes registrados según convenio Lista de categorías registradas según convenio Tipo de Aportes definidos (Financiamiento Externo, Interno) Estructura Institucional Botón para iniciar la búsqueda Botón para insertar un registro de presupuesto partida 57

58 4.4 Resultados de Presupuesto partida Cuando el usuario presiona el botón de buscar o acciona sobre la pestaña de resultados, se muestran los registros que coincidan con los parámetros de búsqueda especificados. de la pantalla de resultados de presupuesto partida Campo u Objeto Convenio Componente Categoría Tipo de Aporte Partida Monto MN Número de identificación según organismo financiador del Componente de la categoría del Tipo de Aporte de la partida, en términos del presupuesto nacional Monto en Moneda nacional asignada a la partida 58