FONDO PARA LA EDUCACION PREVISIONAL 2018

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1 MANUAL DE RENDICION DE CUENTAS XI CONCURSO PÚBLICO NACIONAL, REGIONAL Y COMUNAL PROYECTOS DE FORMACIÓN Y EDUCACIÓN DEL SISTEMA DE PENSIONES EN EL MARCO DE LA SEGURIDAD SOCIAL FONDO PARA LA EDUCACION PREVISIONAL

2 INDICE 1. INTRODUCCIÓN FORMALIDADES DE LA RENDICION DOCUMENTOS VALIDOS PARA UNA RENDICION Facturas Boletas de Ventas y Servicios Boletas de Honorarios Liquidaciones de Sueldo Cotizaciones Previsionales: Formulario Vales de Radiotaxi Comprobante de Arriendo: Comprobante de Carga de Tarjeta Bip Boletas de Ventas y Servicios o Facturas por concepto de carga de Combustible Comprobante de Pago de Peaje Boletas de Ventas y Servicios por concepto de Estacionamiento Boletos de Buses Interurbanos Planilla de Gastos de Movilización de Beneficiarios (as) (Anexo 7) Boletos de Locomoción Colectiva Asignaciòn por viaje del equipo de trabajo DOCUMENTOS RECHAZADOS PARA UNA RENDICION RENDICION DE CUENTAS POR ÍTEM PRESUPUESTARIO Gastos de Personal: Gastos de Operación del Proyecto Gastos de Inversión OBSERVACIONES DE LA RENDICION DE GASTOS COMPROBANTE DE INGRESO ANEXOS PARA UNA RENDICION REQUISITOS DE CIERRE

3 1. INTRODUCCIÓN El Fondo para la Educación Previsional de la Subsecretaría de Previsión Social, en adelante FEP, en virtud de los requerimientos de la Contraloría General de la República y la Dirección de Presupuestos, ha optado por trabajar una modalidad de rendición de cuentas de recursos de inversión para los Proyectos adjudicados en el año 2018, en base a un Manual de Rendición de Cuentas Institucional, que permita cierto nivel de detalle y unificación de criterios para efectuar la correcta rendición del gasto de los recursos adjudicados del XI Concurso. Este Manual se deja a disposición de las Entidades Ejecutoras para orientar y facilitar el proceso de rendición de los recursos adjudicados, en todo lo relativo a gastos asociados a las acciones y actividades vinculadas a los proyecto formulados por las Entidades Ejecutoras adjudicatarias del XI Concurso del Fondo para la Educación Se aplica a todos los Proyectos adjudicados del XI Concurso del FEP que son ejecutados por terceros y que consideran desembolsos en calidad de anticipo o contra rendición. Esta normativa busca mejorar la calidad y transparencia del uso de los recursos públicos, permitiendo un manejo y análisis más exhaustivo del gasto. Se deja expresa constancia que la Subsecretaría de Previsión Social no contrae obligación alguna de carácter laboral, previsional, de salud, tributaria, ni de ninguna otra naturaleza en relación con las personas que ejecutarán las funciones acordadas en el Convenio de Ejecución. Los Ejecutores del XI Concurso del Fondo para la Educación Previsional deberán rendir en Plataforma de Seguimiento y Supervisión 2018 los recursos ejecutados del período y también a través del Informe de Gastos, el cual debe ser ingresado por Oficina de Partes de la Subsecretaría de Previsión Social en las fechas informadas a cada proyecto. Los montos rendidos deben ser acorde con las actividades informadas en el respectivo Informe de Actividades. El Informe de Gastos contiene el detalle de todos los gastos realizados durante el período, los que deben corresponder a la naturaleza y características específicas del Proyecto y enmarcarse en el presupuesto aprobado para el mismo. Los recursos entregados no podrán ser utilizados para una finalidad que sea distinta a las especificadas en el Proyecto. Los Ejecutores deberán presentar rendiciones mensuales, las que serán determinadas y avisadas con anterioridad por esta Subsecretaría. 3

4 2. FORMALIDADES DE LA RENDICION 1. El Ejecutor sólo podrá realizar gastos a partir de la fecha de total tramitación indicada en la Resolución que aprueba el Convenio de ejecución. 2. El ejecutor deberá rendir los gastos de dos maneras: De manera electrónica, se deberá cargar el respaldo digital de todos aquellos gastos realizados en función del proyecto y su respectiva descripción al Sistema de Seguimiento y Supervisión 2018, en un plazo de 5 días hábiles después de haberlos efectuado, siendo el día 28 de cada mes los últimos gastos que se considerarán para la revisión de gastos mensual. Una vez validados por la Unidad del Fondo para la Educación Previsional, se procederá al cierre mensual de la rendición y el ejecutor estará en condiciones de descargar desde Plataforma de Seguimiento y Supervisión Planillas de Detalle y Planilla de Resumen de los gastos validados para el período. De manera física, Se enviará el quinto día hábil del mes o bien cuando sea informado por el Fondo de Educación Previsional por oficina de partes a la Coordinación Nacional de Fondo para la Educación Previsional ambas planillas (mencionadas anteriormente) de gastos con los respectivos documentos originales que respaldan los pagos efectuados a través de boletas, facturas originales, boletas de honorarios, liquidaciones de sueldos, boletos de transporte y otros respaldos propios de cada gasto. 3. No se pueden efectuar gastos en una fecha posterior a la del término del Proyecto y la documentación presentada durante el último mes de ejecución debe tener fecha de cancelación, como límite, la del término del Proyecto, a excepción del pago de impuestos y cotizaciones previsionales, que pueden ser rendidos hasta el día 20 del mes siguiente (en el caso de los contribuyentes que emiten facturación electrónica) o el día 14 si correspondiese (contribuyentes de facturación manual). 4. Sólo serán aceptados los gastos que tengan relación con el Proyecto, según los ítems especificados en el Presupuesto. 5. Deberán rendir sólo hasta el monto presentado en cada ítem del presupuesto adjudicado y sancionado en el respectivo Convenio. Cualquier redistribución del presupuesto debe ser solicitado a cada Supervisor (a) para luego ser evaluado por la Coordinación Nacional FEP de la Subsecretaría de Previsión Social, quien decidirá si se acepta la modificación presupuestaria (Ya sea por Plataforma o con Resolución). No se pueden realizar gastos antes de ser aprobada la modificación solicitada. 6. Los Informes de Rendición de Gastos deberán estar debidamente firmados por el /la Coordinador /a del Proyecto. 7. No se aceptarán documentos enmendados, con borrones, remarcados, ilegibles, etc. 4

5 8. La ficha de Resumen y detalle deberá coincidir exactamente con los valores y fechas de emisión contenidos en los documentos de respaldo. 9. Una vez aprobada la rendición por la Coordinación Nacional FEP de la Subsecretaría de Previsión Social, ésta no podrá ser modificada. 10. El recurso humano se deberá ratificar (equipo presentado en la formulación del proyecto) al Supervisor/a correspondiente al inicio del primer mes de ejecución, a través de la Planilla de Equipo de Trabajo (Anexo 8), indicando el nombre de la persona, cargo, descripción de funciones, cantidad de horas o jornada que dedicara al Proyecto según el cargo, costo por hora o jornada mensual, en concordancia a lo señalado en la propuesta adjudicada. 11. El Ejecutor deberá tener un mecanismo de control y registro de las transacciones FEP, que permita diferenciarlas de los movimientos propios de su negocio o actividad. 12. La ficha de resumen y detalle que se descarga desde la Plataforma de Seguimiento y Supervisión 2018, debe contener la firma del Coordinador del Proyecto y ésta debe corresponder con la Firma registrada en el respectivo Convenio de Ejecución. 13. El Coordinador debe verificar que la presentación de la rendición se encuentre ordenada por el ítem y el subítem del presupuesto junto con la documentación adjunta. Junto con lo anterior, el Coordinador deberá revisar la exactitud de las operaciones y la coherencia de la ficha de resumen y detalle con la documentación presentada, revisando la calidad del dato y la información registrada. 14. Los gastos rendidos deben estar en directa relación con las actividades del Proyecto establecidas en el Acuerdo Operativo. 3. DOCUMENTOS VALIDOS PARA UNA RENDICION 3.1 Facturas: Deben estar correctamente emitidas (timbradas y vigentes en el SII., cantidad, detalle, valor unitario y valor total, giro de proveedor coherente con gastos rendido) a nombre y RUT del Ejecutor, adjuntando la tercera copia de Control Tributario, exceptuando aquellos Ejecutores que por su naturaleza no declaran IVA. En este caso se deberá enviar una declaración, firmada por el representante legal de la entidad, Certificando que no declara IVA (Anexo 5). El documento debe contar con timbre y/o fecha de cancelación, o en su defecto, se deberá adjuntar la Cuarta Copia (Cobro Ejecutivo Cedible 3.2 Boletas de Ventas y Servicios: Este documento debe especificar claramente el detalle de la compra, la fecha y monto de lo adquirido. En el caso que este documento en su diseño no tenga el detalle 5

6 de la compra, se aceptará sólo hasta el monto de 1 UF, si el monto del documento es mayor a 1UF se rebajará dicho documento de la rendición, a excepción de las Boletas de Ventas y Servicios por concepto de Combustible. No se puede rendir gastos por concepto de: 1.- Mantención y/o reparación de: vehículos, equipos computacionales, fotocopiadores e impresoras, cámara fotográfica, etc. 2.- Compra de vehículos, inmuebles, teléfonos celulares para el personal o empresa ejecutora. 3.3 Boletas de Honorarios: Sólo se recibirá Boletas de Honorarios cuando se trate de un servicio prestado por una persona. La glosa del documento debe indicar claramente el servicio prestado y código del Proyecto. Se debe adjuntar Informe de Actividades (Anexo 4, en el caso que sea integrante del equipo de trabajo formalizado y para actividades únicas) detallando las actividades realizadas, con fecha y número de horas, por cada Boleta de Honorarios presentada. Los Honorarios no podrán asociar costo adicional por traslado y alojamiento fuera de la ciudad de origen del proyecto, éste ya está considerado en la asignación por viaje del equipo de trabajo respectivo. En el caso de boletas de honorarios por servicios de relatorías, se deberá considerar como monto máximo para éstas de 2 UF por hora de docencia. Quién paga el impuesto del 10% de las retenciones? En caso de que el Ejecutor sea una persona natural, quien está prestando el servicio deberá pagar el impuesto. En este caso la boleta deberá ser emitida con los valores en bruto, es decir, incluyendo el impuesto. Si el Ejecutor es una organización, sociedad y/o agrupación que declare impuestos, ésta deberá retener el 10% y pagarlos a la Tesorería General de la República. Al mes siguiente deberá rendir el valor del impuesto cancelado como parte de la rendición. Cómo se rinden las Boletas de Honorarios en el Formulario de Rendición de Gastos? Cuando la boleta es emitida ya sea por persona natural o personalidad Jurídica (junto con Anexo 2), deberá rendir el monto total que se le pagó es decir, el bruto y al mes siguiente presentar formulario 29 que la persona declaro el monto correspondiente al impuesto del 10%.En el caso de Persona Natural, solo deberá enviar a modo de comprobación el formulario 29, debido a que la retención no se podría imputar como gasto. 6

7 Si el contratante retiene el 10%, se debe rendir el monto líquido de la boleta en el mes que se realizó el gasto y al mes siguiente, deberá rendir el impuesto que se pagó. El ejecutor con personalidad jurídica deberá rendir las boletas de honorarios y/o liquidaciones con montos líquidos y al mes siguiente podrá rendir los montos por retención del 10% y/o cotizaciones legales según corresponda. Los ejecutores que mantienen personalidad natural, deberán rendir las boletas de honorarios con monto bruto, es decir, el total de honorarios, y al mes siguiente debe adjuntar, en la rendición física, el Formulario 29 de pago de cada persona del equipo de trabajo que haya emitido boleta de honorarios. 3.4 Liquidaciones de Sueldo: En este caso, se deberá establecer al inicio de la intervención, junto con la definición de cargos del Equipo de Trabajo (Anexo 1), las horas o jornada que la persona dedicará al Proyecto, para prorratear el monto correspondiente a la labor desarrollada. De igual forma que el punto anterior, deberá adjuntar el Informe de Actividades (Anexo 4) con la descripción detallada de las horas o días que trabajó durante el mes informado, las actividades realizadas, y cualquier otra información que sea relevante incorporar. Además se debe adjuntar comprobantes de pago de cotizaciones previsionales. No se puede rendir gastos con cargo a este ítem por concepto de: a) Indemnizaciones por término de contrato. b) Aguinaldos. c) Horas extraordinarias. d) Bonos por producción. e) Asignaciones de movilización y colación. f) Actividades Únicas. 3.5 Cotizaciones Previsionales: En este caso sólo deben ser ingresados en la rendición de gastos la/las fotocopia/s del/los formulario/s o certificado/s de pago/s de las cotizaciones previsionales, señalando el monto que corresponde al personal contratado por el Proyecto. 3.6 Formulario 29: Debe ser presentado con el timbre de SII el que debe mencionar recibido y pagado, en el caso que el impuesto se page por caja, debe decir pagado por caja. 3.7 Vales de Radiotaxi: El vale debe indicar la ruta que realice el vehículo (origen-destino), monto, fecha y nombre de quien usa el servicio. Este gasto solo se aceptara cuando el traslado se realice fuera de la ciudad de origen del proyecto o desde el aeropuerto a domicilio y viceversa. Todo esto previa autorización del Supervisor. 7

8 3.8 Comprobante de Arriendo: - Actividad única con beneficiarios: Se considerará como documento válido en la rendición siempre que se acompañe con el respectivo contrato simple de arrendamiento firmado entre las partes. En el caso que el salón supere el monto promedio de $5.000 por persona, se deberá adjuntar 3 cotizaciones de locales con similares características, para autorización de supervisor; de no existir las 3 cotizaciones por falta de proveedor, se deberá adjuntar certificado de Proveedor Único. - Oficina para la ejecución del proyecto: Se considerará como documento válido en la rendición siempre que se acompañe con el respectivo contrato ante notario firmado entre las partes. 3.9 Comprobante de Carga de Tarjeta Bip: El documento debe tener legible la fecha y monto de la carga realizada. Este gasto solo se aceptara cuando el traslado se realice fuera de la ciudad de origen del proyecto. El monto a cargar deberá ser exacto a los traslados considerados durante el día Boletas de Ventas y Servicios o Facturas por concepto de carga de Combustible: El documento presentado debe tener legible la fecha, la que debe ser coherente con fecha de actividad y monto el que debe ser respaldado con el Anexo 10 de combustible. (siempre y cuando por la naturaleza del proyecto así lo requiera, previamente autorizado por el supervisor) Comprobante de Pago de Peaje: El comprobante de pago del peaje debe tener legible fecha, plaza de peaje y monto, además de coincidir con la localidad donde se desarrollan las actividades del Proyecto Boletas de Ventas y Servicios por concepto de Estacionamiento: El documento debe tener legible fecha y monto, además de coincidir con la localidad donde se desarrollan las actividades del Proyecto. No se aceptará en la rendición ticket de salida como respaldo del gasto. Quedará rechazado el pago por concepto de estacionamiento cuya duración sea mayor a 6 horas continuas (siempre y cuando la naturaleza del proyecto así lo requiera, previamente autorizado Boletos de Buses Interurbanos: El documento debe indicar claramente origen-destino del traslado, fecha y monto en el caso que sea abordado en el terminal. En caso de tomar el servicio en carretera, debe percatarse que el documento diga en RUTA, además de coincidir con la localidad donde se desarrollan las actividades del Proyecto Planilla de Gastos de Movilización de Beneficiarios(as) (Anexo 7): Esta planilla debe ser informada por actividad, indicando: nombre del beneficiario(a), Rut, teléfono, monto de dinero reembolsado y firmada de cada uno de los beneficiarios (as). Esta planilla debe estar firmada por el/la Coordinador(a) del proyecto para ser considerado documento válido. Nota: la Coordinación del Fondo, tiene la facultad tomar muestras aleatorias de los beneficiarios para confirmar la entrega de dichos montos. 8

9 3.15 Boletos de Locomoción Colectiva: Documento debe presentarse en forma íntegra, no se aceptan boletos enmendados, ilegibles, o rotos Asignación por viaje del equipo de trabajo: Monto cancelado por concepto de alimentación y/o alojamiento del equipo de trabajo en una comuna distinta a la de origen del Proyecto, dicho gasto se verificará con los gastos de traslados que se realicen. Se entiende que los gastos de traslado corresponden al período entre la hora de salida y llegada entre los tramos indicados. Este monto corresponderá a: a. $ Cuarto de asignación por viaje: hasta 6 horas b. $ Media asignación por viaje: Sobre 6 Horas c. $ Asignación por viaje completa: con pernoctar El gasto por asignación de viaje debe ser informado y autorizado previamente por el Supervisor/a del Proyecto quien tendrá a bien la solicitud, en atención de los siguientes criterios: 1. Lugar de origen del proyecto, considerando comuna, provincia y región. 2. Lugar en el que se desarrollará la actividad que genera el gasto. 3. Las características particulares de las provincias y ciudades de destino, extensión territorial, conectividad u otras variables. 4. La justificación y fundamento, por parte del ejecutor, que da origen al gasto. 5. Lugar de residencia del solicitante, la que determinará si corresponde o no asignación de viatico, en relación al lugar de realización de la actividad (punto 2). El o la Supervisor/a del proyecto respectivo está obligado a analizar, evaluar y determinar la pertinencia del gasto que se solicita. Asimismo el Supervisor/a del Proyecto, tendrá en miras en el instructivo, del Ministerio de Hacienda, establecido en el Decreto N 115 Artículo 1, el cual indica los conglomerados urbanos y suburbanos adyacentes sin derecho a asignación de viaje: A. En la IV Región: Las comunas de La Serena, Coquimbo, a excepción de las localidades de Tongoy y Guanaqueros de la comuna de Coquimbo. B. En la V Región: Las comunas de Valparaíso, Viña del Mar, Concón, Quilpué y Villa Alemana. C. En la Región Metropolitana: Las comunas de Santiago, San Miguel, San Joaquín, San Ramón, La Cisterna, San Bernardo, Puente Alto, La Granja, La Pintana, La Florida, Peñalolén, Macul, Ñuñoa, La Reina, Las Condes, Providencia, Conchalí, Quilicura, Renca, Lo Prado, Cerro Navia, Quinta Normal, Pudahuel, Estación Central, Maipú, Cerrillos, El Bosque, Recoleta, Vitacura, Lo Espejo, Independencia, Pedro Aguirre Cerda, Huechuraba y Lo Barnechea, exceptuando la localidad de Farellones. 9

10 D. En la VII Región: Las comunas de Concepción, San Pedro de la Paz, Chiguayante, Penco y Talcahuano. Las comunas de Chillan y Chillan viejo. E. En la IX Región: Las comunas de Temuco y Padre Las Casas. CONSIDERACIONES SOBRE LA DOCUMENTACION DE RESPALDO Para todos los documentos anteriores ya individualizados debemos distinguir la diferencia en la forma de rendir cuando las rendiciones son emitidas por un Organismo Privado y Personas Naturales o un Organismo Público: Organismos Privados y Personas Naturales: Deberán presentar sólo documentación en original, excepto los formularios que acrediten el pago de impuestos o cotizaciones previsionales, no se puede colocar ningún timbre de la institución sobre los documentos presentados en la rendición. Organismos Públicos: Deberán rendir a través de documentación fotocopiada (antes de fotocopiar, se debe anular el documento original colocando un timbre que diga Rendido a la Subsecretaría de Previsión Social ) y adjuntar el documento contable, que acredite el pago. 4. DOCUMENTOS RECHAZADOS PARA UNA RENDICION 1. Boletas y facturas que contengan gastos por concepto de bebidas alcohólicas, energéticas y similares (en este caso se procederá a rebajar la totalidad del documento). 2. Boletas y Facturas que contengan donaciones y/o propinas (en este caso el monto de la donación y/o propina será rebajado del documento). 3. Facturas y boletas que contengan acumulación de puntos. En este caso se procederá a descontar el valor total del documento. 4. Facturas y boletas por concepto de pago de servicio de Seguridad y/o Alarmas. 5. Boletas Electrónicas y/o Facturas Electrónicas que estén cortadas y no se logre leer el comentario final de cada documento. 6. Boletas de ventas y servicios que en su diseño no tenga detalle de la compra y que el monto supere 1 UF. En este caso se rebajará completo el documento. 10

11 7. Boletas de Ventas y Servicios con número correlativo y que en su diseño no tenga detalle de la compra. En este caso sólo será aceptado un documento. 8. Gastos por concepto de diarios o revistas (exceptuando aquellos que sean necesarios para la ejecución del Proyecto, previa autorización del Supervisor/a). 9. Gastos por concepto de utilización de servicios higiénicos, duchas, etc. 10. Gastos por concepto de premios, donaciones, regalos, etc. 11. Facturas o boletas enmendadas, remarcadas e ilegibles. 12. Facturas Afectas, que en su cálculo los montos se encuentren erróneos. 13. Gastos rendidos con más de 5 días hábiles (fecha desde que se efectuó el gasto). En el caso de las excepciones justificadas y autorizadas por el Supervisor, no podrán exceder los dos meses de desfase. 14. Las observaciones realizadas a través de plataforma deberán ser subsanadas dentro del plazo de 2 días hábiles. En el caso de envío de documentación que subsane observaciones esta tendrá un plazo de 5 días hábiles. Con excepciones justificadas y autorizadas por el Supervisor y que no sean imputables al ejecutor. Nota: Los ejemplos anteriores, no excluyen otro tipo de rechazos propios de la pertinencia del Supervisor(a) o Encargado(a) de Cuentas. 5. RENDICION DE CUENTAS POR ÍTEM PRESUPUESTARIO 01.-Gastos de Personal: Corresponde a los gastos en Remuneraciones y/o honorarios del Recurso Humano que preste servicios para el desarrollo de las actividades comprometidas, tanto administrativas como de Educación Previsional, que corresponden como máximo al 55% del monto total adjudicado. IMPORTANTE: La Subsecretaria de Previsión Social, tendrá la facultad de rebajar los montos de honorarios que sobrepasen el 50% del Valor de Mercado. 11

12 Ítem Subítem Restricción Personal 55% Máximo del presupuesto adjudicado 01.01Coordinación Administración Profesionales y Técnicos 20% Máximo del gasto de Personal Revisar Bases Técnicas punto N 9 letra c). Se aceptarán sólo boletas emitidas por periodos mensuales. Revisar Bases Técnicas punto N 9 letra c). Se aceptarán sólo boletas emitidas por periodos mensuales. Tipos de documento aceptados Boleta Honorarios papel o Electrónica (informe de actividades con detalle de cada actividad o función con sus fechas respectivas del mes). Liquidación de sueldos (informe de actividades con detalle de cada actividad o función con sus fechas respectivas del mes y Planilla cálculo de remuneración) Boleta Honorarios Electrónica o papel (informe de actividades con detalle de cada actividad o función con sus fechas respectivas del mes). Liquidación de sueldos (informe de actividades y Planilla cálculo de remuneración) Boleta Honorarios papel o Electrónica (informe de actividades con detalle de cada actividad o función con sus fechas respectivas del mes) Liquidación de sueldos (informe de actividades y Planilla cálculo de remuneración) Descripción que debe tener el documento Rut del profesional Mes que cancela Código del proyecto (boletas de honorarios) Cargo que desempeña en el proyecto. Solo podrá rendir en este Subítem a el Coordinador Rut del profesional Mes que cancela Código del proyecto (boletas de honorarios) Cargo que desempeña en el proyecto. Estos corresponderán a: Secretaria, Contador, logística, Guardería Infantil. Rut del profesional Mes que cancela Código del proyecto (boletas de honorarios) Cargo que desempeña en el proyecto. Estos corresponderán a: Relator, Monitor, Diseñador. Descripción del gasto en Sistema Nombre de quien presta el servicio Mes que cancela Nombre de quien presta el servicio Servicio que presta al proyecto Mes que cancela Nombre de quien presta el servicio Servicio que presta al proyecto Mes que cancela Otros Estos corresponderán a: profesionales o Técnicos no mencionados en el equipo de trabajo, los cuales podrán emitir una boleta liquidación por única vez. Previa autorización del Supervisor/a Boleta Honorarios papel o Electrónica (informe de actividades con detalle de cada actividad o función con sus fechas respectivas del servicio) Rut del profesional Mes que cancela Código del proyecto (boletas de honorarios) Cargo que desempeña en el proyecto. Nombre de quien presta el servicio Servicio que presta al proyecto Mes que cancela 12

13 02.- Gastos de Operación del Proyecto Corresponde a los gastos necesarios para desarrollar y ejecutar las acciones comprometidas por el proyecto. Estos gastos deben corresponder como mínimo al 43% del monto adjudicado. Ítem Subítem Restricción Tipos de documento aceptados Descripción que debe tener el documento Descripción del gasto en Sistema 01 Materiales de oficina y Trabajo Sólo podrán realizar gastos por este concepto hasta un mes antes de la fecha de término del proyecto. Factura Nacional (electrónica o en papel) Boleta de Compraventa Nacional (electrónica o en papel) Boleta de Ventas y Servicios Recibo de dinero Voucher Rut de la entidad ejecutora Detalle de la compra o el servicio prestado (se exceptúan las boletas de ventas y servicios que en su diseño no cuentes con detalle) Timbre de pagado, comprobante de pago o en su defecto copia cedible (en el caso de Factura). Estos corresponderán a: como insumos de computación, fotocopias, artículos de oficina y material para trabajo con beneficiarios. Materiales de Oficina, Insumos computacionales y Fotocopias: - Detalle del gasto - Mes en que se utilizaran los insumos. Materiales de trabajo con Beneficiarios: - Detalle del gasto - Marco y Fecha en la que serán Utilizado - Número de Participantes. 02 Servicios Básicos y Correo El porcentaje que se cargara a cada servicio, será en previo acuerdo con el Supervisor/a y Encargado/a de Cuenta, sin sobre pasar los siguientes topes: Proyectos de hasta $ adjudicados, podrán cargar hasta el 90% de estos servicios. Proyectos de hasta $ adjudicados, podrán cargar hasta el 70% de estos servicios. Proyectos de hasta $ adjudicados, podrán cargar hasta el 50% de estos servicios. Factura Nacional Electrónica Boleta Nacional Electrónica Recibo de dinero (Siempre y cuando sea acompañado del contrato de Arriendo firmado ante notario) Boleta de Ventas y Servicios (gas, kerosene, leña) Voucher Rut de la entidad ejecutora Detalle del servicios Comprobante de pago Detalle del Consumo realizado (cuenta telefónica). Estos corresponderán a: consumo de Agua, Luz, Calefacción (gas, kerosene, leña), Teléfono Fijo, Celular, Internet, Arriendo de oficinas. Se debe tener en consideración que el último mes de ejecución deberán adelantar el pago de los servicios, para no efectuar gastos después del termino de ejecución Servicios básicos y arriendo de oficina: - Período o mes que carga - Porcentaje del gasto que carga. Correo: - Detalle del envío - Origen y destino - Datos del receptor. 13

14 Ítem Subítem Restricción 03 Producción de material Educativo gráfico y audiovisual (que se utilizará en la ejecución de las actividades, y destinado a los beneficiarios del Proyecto). Si el proyecto no presenta material propio, no podrá, cargar gastos relacionados a la elaboración del material (Ver Bases Concurso) Tipos de documento aceptados Factura Nacional (electrónica o en papel) Boleta de Honorarios (electrónica o en papel) (MUESTRA DEL MATERIAL REALIZADO) Descripción que debe tener el documento Rut de la entidad ejecutora Detalle de la compra realiza o servicio contratado Timbre de pagado, comprobante de pago o en su defecto copia cedible Tres cotizaciones. Glosa debe indicar servicio prestado y código del proyecto (para las Boletas de honorarios) Descripción del gasto en Sistema Detalle de los productos elaborados. Cantidad de material a distribuir Marco y Fecha en la que serán Utilizado Localidad en la que serán distribuidos Operación 43% Mínimo del presupuesto adjudicado 04 Producción y distribución de material de difusión gráfico y audiovisual (que sus destinatarios no sean beneficiarios o cuyo fin sea difundir la ejecución del Proyecto). 05 Atención a Beneficiarias/os (2) 4 % Máximo del presupuesto total. 20% Mínimo del gasto de Operación Arriendo de salón: en el caso que el salón supere el monto (promedio) de $5.000 por persona, deberán adjuntar 3 cotizaciones de locales con similares características. De no existir las 3 cotizaciones por falta de proveedor, se deberá adjuntar certificado de Proveedor Único. Alimentación: Monto Máximo por persona de $8.000 IVA incluido en caso de Servicio de café y cóctel); $ IVA incluido para servicio de almuerzo o cena según minuta de Factura Nacional (electrónica o en papel) Boleta de Honorarios (electrónica o en papel) (MUESTRA DEL MATERIAL REALIZADO) Boleta Honorarios Electrónica o en papel (minuta de consumo, listas de asistencia ) Factura Nacional electrónica o en papel (minuta de consumo si documento no cuenta con detalle, listas de asistencia Boleta de ventas y servicios Boleta electrónica Recibo de dinero arriendo de salón (siempre y cuando sea acompañado con el contrato simple ante las partes) Planilla de gastos de movilización beneficiarios (Anexo 8) Voucher de Rut de la entidad ejecutora Detalle de la compra realiza o servicio contratado Timbre de pagado, comprobante de pago o en su defecto copia cedible Tres cotizaciones. Glosa debe indicar servicio prestado y código del proyecto (para las Boletas de honorarios) Rut de la entidad ejecutora Detalle de la compra o el servicio prestado (se exceptúan las boletas de ventas y servicios que en su diseño no cuentes con detalle) Timbre de pagado, comprobante de pago o en su defecto copia cedible (en el caso de Factura). Glosa debe contener número de personas y código proyecto (en el caso de las boletas de Honorarios) y la fecha de la actividad. Dirección del lugar que arrienda, monto y timbre de la institución arrendataria (en el caso de recibo de dinero) Estos corresponderán a: Arriendo de salón, Detalle de los productos elaborados. Cantidad de material a distribuir Marco y Fecha en la que serán Utilizado Localidad en la que serán distribuidos. Arriendo de salón y alimentación: - Localidad - Fecha y marco de la actividad realizada - Número de participantes. Alojamiento: - Nombre de la(s) persona(s) que utiliza(n) el servicio - Localidad - Fecha y marco de la actividad realizada. Traslado y movilización: - Número de participantes - Origen y destino - Marco y fecha de la actividad realizada. 14

15 Ítem Subítem Restricción alimentación que se adjunte. En el caso de superar estos montos, deberá adjuntar 3 cotizaciones de proveedores distintos, de no existir las cotizaciones deberá adjuntar certificado de Proveedor Único. Tipos de documento aceptados Descripción que debe tener el documento alimentación, alojamiento, traslados y movilización de los/las Beneficiarios/as Directos. Descripción del gasto en Sistema 06 Asignación por viaje del Equipo de trabajo Previa autorización del Supervisor/a Formato entregado por FEP (Anexo 9 de este Manual ) Nombre del solicitante Fecha solicitud. Cargo que desempeña en el proyecto. Código del proyecto Lugar de residencia y destino Fecha y horas duración de la asignación. Descripción Firma del solicitante y Coordinador del proyecto Acta de reunión, en el caso que la asignación no tenga relación directa con una actividad con beneficiarios ( Ver Anexo 11 de este Manual) Nombre del solicitante Marco y fecha de la actividad Localidad de la actividad 07 Traslado y movilización del Equipo de trabajo Los adjuntos que se deben incluir. Boleta Honorarios Electrónica o en papel Factura Nacional electrónica o en papel Boleta de ventas y servicios Boleta electrónica Voucher Factura de traslado aéreo (Ticket original - e-ticket o Boarding pass - boleto original) Rut de la entidad ejecutora Detalle de la compra o el servicio prestado (se exceptúan las boletas de ventas y servicios que en su diseño no cuentes con detalle) Timbre de pagado, comprobante de pago o en su defecto copia cedible (en el caso de Factura). Glosa debe contener número de personas y código proyecto (en el caso de las boletas de Honorarios). Anexo 10- Planilla de cálculo de combustible (en el caso de carga de combustible). Pasaje aéreo, vale taxi, vale radio taxi, boleto locomoción colectiva, pasaje de bus y transfer: - Nombre de quien utiliza el servicio - Fecha y marco de la actividad realizada - Origen y destino - Servicio contratado Peaje, estacionamiento, carga de combustible: - Nombre de quien utiliza el servicio - Fecha y marco de la actividad realizada - Origen y destino - Placa patente. Estos corresponderán a: 15

16 Ítem Subítem Restricción Tipos de documento aceptados Descripción que debe tener el documento Peaje, estacionamiento, carga de combustible, pasaje aéreo, vale taxi, vale radio taxi, boleto de locomoción colectiva, pasaje de bus, transfer. Descripción del gasto en Sistema 08 Otros Gastos que no se encuentren dentro de los otros ítems y que sean necesarios para el cumplimiento del objetivo del proyecto. El uso de este ítem debe considerar solicitud de autorización del supervisor del FEP Boleta Honorarios Electrónica o en papel Factura Nacional electrónica o en papel Boleta de ventas y servicios Boleta electrónica Voucher Rut de la entidad ejecutora Detalle de la compra o el servicio prestado (se exceptúan las boletas de ventas y servicios que en su diseño no cuentes con detalle) Timbre de pagado, comprobante de pago o en su defecto copia cedible (en el caso de Factura). Glosa debe contener número de personas y código proyecto (en el caso de las boletas de Honorarios) Detalle del gasto Motivo por el cual se tuvo que incurrir en el gasto Marco y fecha de la actividad relacionada. 03.-Gastos de Inversión Corresponde al equipamiento necesario utilizado por el equipo de trabajo para la ejecución del Proyecto, previamente indicado en la formulación del mismo. Ítem Subítem Restricción Tipos de documento aceptados Descripción que debe tener el documento Descripción del gasto en Sistema Inversión 2% Máximo del presupuesto adjudicado 01 Equipos y Software Equipamiento formulado al momento de la postulación.(no se debe formular el mismo equipamiento de los ultimo 2 años) Factura Nacional (electrónica o en papel) Rut de la entidad ejecutora Detalle de la compra realiza Timbre de pagado, comprobante de pago o en su defecto copia cedible Tres cotizaciones. Detalle del gasto realizado 16

17 6. OBSERVACIONES DE LA RENDICION DE GASTOS En el caso de que la Rendición presente observaciones, estas serán enviadas al Coordinador/a y Encargado/a de Cuentas del Proyecto, vía y Plataforma, quien tendrá un plazo de 2 días hábiles para presentar las correcciones a lo observado. De no subsanar oportunamente las observaciones, se procederá a rebajar los documentos, los cuales podrán ser presentados en la rendición siguiente (máximo 2 meses de desfase con autorización del Supervisor/a). 7. COMPROBANTE DE INGRESO Una vez recibidos los recursos fiscales, el Ejecutor estará obligado a adjuntar dentro de los 3 días hábiles siguientes un Comprobante de Ingreso (Anexo 6), el cual deberá ser firmado por el/la Coordinador/a del Proyecto y timbrado por la entidad ejecutora. Este comprobante deberá ser enviado a la Oficina de Partes de la Subsecretaría de Previsión Social (Teatinos 317, Santiago) a más tardar el tercer día hábil posterior a la fecha de realizada la transferencia por parte de la Subsecretaría de Previsión Social. Este comprobante debe ser subido a la Plataforma de Seguimiento FEP / Detalle solicitud de pago. 8. ANEXOS PARA UNA RENDICION. 1. Planilla calculo remuneración (Anexo 1): Se debe ajuntar a la liquidación en el caso que el proyecto decida rendir con dicho documento. 2. Formulario de Rendición de Impuestos (Anexo 2): Se debe adjuntar al Formulario 29 del pago de las Boletas de Honorarios, por las cuales se está cancelando el impuesto informando el monto e ítem de impuestos de segunda categoría imputados al proyecto. En el caso de las Boletas de Honorarios que fueron emitidas por el monto total, este documento debe ser presentado como respaldado a la Rendición. 3. Certificado de pago de Cotizaciones Previsionales e Impuesto de Segunda Categoría (Anexo 3): Este documento se deberá adjuntar al informe final, junto a toda la información requerida para dar por cerrado el proyecto. 4. Informe de Actividades de Honorarios (Anexo 4): Se debe adjuntar a cada una de la Boleta de Honorarios o Liquidación de Sueldo de todos aquellos que forman parte del Equipo de Trabajo, no será necesario cuando la boleta de honorarios sea emitida por servicio de alimentación o actividad única, en cuyo caso se debe acompañar el menú del servicio entregado. 5. Certificado no afecto a IVA (Anexo 5): Este documento debe ser presentado, sólo cuando sea firmado el respectivo Convenio, para certificar que la entidad ejecutora no se encuentra afecta a impuestos mensuales al Valor Agregado (IVA). Dicho documento debe ser firmado por el/a Representante Legal. 6. Comprobante de ingreso (Anexo 6): Este documento debe ser subido a la plataforma de Seguimiento 17

18 FEP, en la pestaña, Detalle Solicitud de Pago, a más tardar el tercer día posterior a la recepción de los fondos transferidos, el cual deberá ser firmado por el/la Coordinador/a del Proyecto y timbrado por la entidad ejecutora. 7. Planilla de Gastos de Movilización de Beneficiarios (Anexo 7): Esta Planilla se debe adjuntar a la rendición cada vez que un beneficiario directo, deba desplazarse para participar de una actividad y la entidad ejecutora deba realizar el reembolso de dinero por concepto de traslado o movilización. Esta planilla se considerará válida siempre que sea informada por actividad, esté firmada por cada uno de los beneficiarios con sus datos completos, que utilizan el servicio y esté debidamente firmada por el/a Coordinador/a del Proyecto. 8. Planilla de Equipo de Trabajo (Anexo 8): Se adjuntará esta Planilla al inicio del primer mes de ejecución (se ratifica el equipo formulado) o cuando se produzca la incorporación de un reemplazo o nuevo integrante del equipo de trabajo. 9. Solicitud de Asignación de Viaje del Equipo de Trabajo (Anexo 9 Manual): Dicho formulario se debe adjuntar a la solicitud de autorización para poder realizar el cometido, la cual debe ser autorizada por el supervisor. Luego de ser autorizado, debe ser cargado como gasto en el ítem de viatico. 10. Planilla de cálculo de combustible (Anexo 10 del Manual): Se deberá usar esta planilla cada vez que se realice una carga de combustible, para calcular el monto exacto según el recorrido. Esta planilla se deberá adjuntar al gasto sólo en plataforma. 11. Acta de reunión (Anexo 11 Manual): En el caso que se realice un gasto de asignación por viaje del equipo de trabajo, o de traslado a una actividad que no tenga directa relación con beneficiarios del proyecto (Ejemplo: reunión de coordinación de persona de equipo de trabajo), se deberá adjuntar este documento en la plataforma junto con el gasto en cuestión. Nota: La alteración a las formulas contenida en los anexos, podrá ser motivo de rechazo del gasto respaldado. 9. REQUISITOS DE CIERRE Los requisitos, desde el ámbito administrativo contable, necesarios para iniciar el cierre administrativo del proyecto, son los siguientes: 1. Garantías presentadas vigentes; 18

19 2. No tener rendiciones pendientes de aprobación; Junto con lo anterior, se deberá presentar: Certificado de pago de cotizaciones previsionales y retenciones de impuestos de Segunda Categoría, (Anexo Nº 3 Manual) emitido por el/la Coordinador/a del Proyecto indicando que las retenciones de impuestos fueron canceladas dando conformidad al artículo 73 y 74 de la Ley 824, sobre impuesto a la renta. 10. ACLARACIÓN IMPORTANTE Todos los aspectos no considerados en el presente Manual de Rendiciones, o en el procedimiento de rendición de cuentas (Resolución N 667 y N 363), deberán ser presentados a la Subsecretaría de Previsión Social por parte del ejecutor y su resolución será comunicada a través de la Coordinación Nacional del Fondo para la Educación Previsional. 19