PC-DICADA-005. ,.1.e...- CLIENTE PRODUCTO Productos, Servicios y Bienes dados de alta Jefes de la Divisiones,

Transcripción

1 ileittiret tr,s.. u.1 -K, Comité de Insumos Página 1 de 9,.1.e BJETIV: 1.1 Gestionar la incorporación de artículos al catálogo de insumos para su proceso de compra. 2. PLÍTICAS 2.1. El formato de pre-alta deberá estar debidamente firmado por las autoridades correspondientes (FT-DICADA-004) 2.2. Las descripciones de los artículos deberán de contener toda la información necesaria para la correcta adquisición del bien Deberá ser un formato por artículo Cada formato deberá estar acompañado por su precio de referencia (Cotización) En los casos de equipo médico deberá de anexarse la cedula que emite el Centro Nacional de Excelencia Tecnológica en Salud (CENETEC) E -,,or Aprobó Revisó Autorizó Lic. Francis ir,.. ier Espinosa Jefe de la D 1, 1 n de Servicios / / i' Ad Al : ; de Jesús Godoy i "t1 Catalán Morales Coordinador Administrativo Vincul i, ón Administrativa _S i a-- J 1 ' mtra. Beatriz Gutiérrez r. Francis Preciado F a ctor

2 elattitur i. ' ir: 11 I ); Comité de Insumos Página 2 de 10 Pre- Alta de Productos, Servicios y Sienes en 3. DEFINICINES 3.1. Formato de Pre- Alta: Documento que consta de los datos del servicio solicitante, descripción del artículo y autorizaciones de las autoridades correspondientes Autoridades: Jefe de División, Subdirector, Coordinador Administrativo y Comité de Insumos Comité de Insumos: Conjunto de trabajadores del PD Hospital Civil de Guadalajara, que evalúan, validan y autorizan los Producto, Servicios y Bienes que adquiere el Hospital para su funcionamiento Jefe de División: Personal encargado de las divisiones del hospital que requiere la compra de un insumo que no se encuentra en el catálogo Productos Servicios y Bienes Anexos: Cotización y ficha técnica en caso de existir DSA: División de Servicios Administrativos CGA: Coordinación General de Adquisiciones Intranet: Página en la red interna donde podrá localizar los Formatos de Pre- Alta Ruta: Área de trabajo: JIM.- División de Servicios Administrativos Agrupador: Formatos Sistema: Programa informático donde se procesa información concerni te a las compras del PD Hospital Civil de Guadalajara. El- b r;. Aprobó Revisó Autorizó Lic. Francisco," ier Espinosa Jefe de la Div de Servicios Ad trativos Mtra Xo : - Cilii rales Vi i?' ' dminis rativa ;A. Joséde Jesús Godoy Coordinador Administrativo AS a --47; ' Dr. F.... Dite reciado

3 .., asís Comité de Insumos Página 3 de 9 11.'W 0 4. RESPNSABILIDADES: 4.1 Jefe de División: Hacer llegar el formato de Pre- Alta y anexos a la DSA para el trámite y atención del mismo. 4.2 Almacén General: Revisar el catálogo de Productos, Servicios y Bienes insumos y notificar al usuario su inexistencia. 4.3 DSA: Revisar formato de Pre- alta, codificar, realiza oficio para la firma del Presidente del Comité de Insumos y gestiona el alta ante la CGA. 4.4 Presidente del Comité de Insumos: Revisa los artículos y da aprobación para gestionar la Pre Alta de Bienes, Servicios y Productos por parte de la CGA. 4.5 CGA: Ingresa las descripciones al sistema Adquisiciones y codifica los artículos para su identificación. E ía e it... ; Lic. Francisco,v er Espinosa Jefe de la Di: t n de Servicios Ad, s -i - mr,ffir, ymiset.../... nthl atalán orales Vincul.. 7. Administrativa Aprobó Revisó Autorizó Dr de Jesús Godoy Coordinador Administrativo...,5 a:-.0 ad vil Gerente de Caridad Dr 4" -ciado - s.; y a Dire or

4 ytlei i 15, 511,Vc Comité de Insumos Página 4 de DIAGRAMA DE FLUJ: Jefe de la División Almacén General DSA E Inicio ) t \ ( 11,) Y se detecte neonkled en el ganado 6.1 Notlfica suene Consulto ~toa o ~maro exislanpla en el /en, ek Almacén General ildsendleulne Y sino'. 6.3 Reabra Fcanato 1 de Pro' Alta y anexos 6.7 No or Se clrbe el anlcub escerge Formato de Pre-Afta de intrenet 6 se i. enana 85,1," en Elerauselan de Nace en la SA. listado de PnaAlta 8.5 litill 0.9 Babeo Searaud ea Aprevairoa Entrega la SA tia el fermata de Pro- Entrega al Goma. Alta y anexas de loamos pera 8.6 su aprobando GAD ( a I A Asaba oaripleteem a.n Gana areate eansan así 1m~ eal 91_ nto alaco 0 0 E -T. e e fr Lic. Francisc9 nvier Espinosa Jefe de la Di. on de Servicios Ad 1 st,41 yy,jesús ser,04-97-si -a, I - Catalán Morale Vincula Eón Administrativa Recale ACI por pene sal co,. ma. de Insumos. I213 envio a Presidente delcornibbde inwanor pata tu Ba inmide"5 bl6.1 " 71 Recale oficina b entrapa ti. CA 817 Nealler al usuario de le resolución a de la CGA 620 Comité de Insumos LAPrueW.---'2')> No SI irman Acta de Ata...anclan 6.12 Presidente del Comité de Insumos Rabe a ~ p a Firma de o a Presidente del Com1bde Insanos u 6.15 CGA Revisa, Fama Y represe al onda a la SA 6.16 i R's.toatoyio prentraeon si sactren~ su 6.1a Notillea a le 08k del tiente ~acedo 6.19 Aprobó Revisó Autorizó a- Godoy Coordinador Administrativo -.'')-%'< 2).+V.. Francis!) Preciado 1 a Director

5 ot iovit P,J. c1 -,J-. Comité de Insumos Página 5 de DESARRLL 6.1.Se detecta necesidad en el servicio El Usuario detecta que existe una necesidad a cubrir por un artículo inexistente en el servicio. 6.2 Consulta existencia en el Almacén General El Usuario se dirige con el personal del Almacén General y el encargado de hacer los pedidos verifica en el sistema la existencia del artículo en el catálogo de insumos. 6.3 Existe artículo en el sistema? Si existe en el sistema pasa al punto Si no existe pasa al Notifica que no existe en el catálogo general El personal del Almacén General encargado de hacer pedidos, le notifica al usuario que no existe para que realice su proceso de Pre- Alta. 6.5 Descarga formato de Pre-Alta de Intranet ó se obtiene impreso en la DSA El Usuario descarga de intranet o pasa a la DSA por el Formato de Pre- Alta y llena los datos que se solicitan así como conseguir las firmas de autorización de las autoridades correspondientes. (FT-DICADA-004) El:.. í Lic. Francis id ',vier Espinosa Jefe de la Cif n de Servicios a Ad it s.ti +.,... ardeisé de Jesús Godoy e wicieb. Mtra A1.17,411 a án orales Coordinador Administrativo Vincula 1dn Administrativa Aprobó Revisó Autorizó...5 atre_.1.4.< Dr rancisc reciado a Director

6 Mytmil 7 Sis" <., lit Pre- Comité de Insumos Página 6 de 10 Alta de Productos, Servicios y Bienes en en el catálogo de articulas. 6.6 Entrega a la DSA el formato de Pre-Alta y anexos El Usuario entrega a la DSA el formato de Pre- Alta y anexos para su revisión. 6.7 Revisa Formato de Pre- Altas y anexos La DSA revisa que el formato este debidamente lleno así como las firmas correspondientes La DSA revisa que contenga el precio de referencia como documento anexo (cotización). 6.8 Se clasifica el artículo El personal de la DSA tendrá que preclasificar el artículo de acuerdo a lo requerido por la CGA. 6.9 Elaboración de listado de Pre- Alta El personal de la DSA elabora listado, donde especifica los artículos que se integrarán al sistema de la CGA Entrega al Comité de Insumos para su aprobación Se entrega al Comité de Insumos el listado para su debida aprobación. El: '.r Aprobó Revisó Autorizó Lic. Francisco ier Espinosa Jefe de la Di l: n de Servicios Ad /stratvos.....dir Y Mtra. P, - -a án orales Vinculaq en Administrativa Dr sé ú de Jesy s Godo Coordinador Administrativo Mtra. Be tnz Gutiérrez Dr rancisc. i Preciado.'-roa i ector

7 .te~ lisis...- 'Ir <.,.. Comité de Insumos Página 7 de Aprueba? Si se aprueba se pasa al punto Si no se aprueba pasara "B" Firman Acta de Autorización Firman el acta con el listado de los artículos que se gestionará la Pre- Alta en la CGA Recibe Acta por parte del Comité de Insumos La DSA recibe el acta del Comité de Insumos debidamente autorizada Elabora oficio para trámite de alta y envía a Presidente del Comité de Insumos para su firma La DSA elabora oficio con base en el acta autorizada para que el Presidente del Comité de Insumos firme el oficio para el trámite de Alta de Productos, Servicios y Bienes Recibe oficio para Firma del Presidente del Comité de Insumos Reciben el oficio para firma del Presidente del Comité de Insumos Revisa, Firma y regresa el oficio a la DSA El Presidente del Comité de Insumos revisa las descripciones de los artículos que se darán de alta Firma oficio Regresa ya firmado por el Presidente del Comité de Insumos a la DSA. Eta ó Aprobó Revisó Autorizó Lic. Francisco 4,4 ir, - yespinosa. Jefe de la Divi-ind de Servicios Ad A ativos D sé de Jesús Godoy " , o Cl rancis oa edado Mtra. es Coordinador Administrativo Director u ació Administrativa

8 , ñid "' I FECHA DE IMPLEMENTACIN Comité de Insumos Página 8 de 9 Lri -i 6.17 Recibe oficio y lo entrega a la CGA Recibe el oficio por parte de la Dirección Se entrega a la CGA para su atención Recibe oficio y la información en electrónico para su trámite La CGA recibe el oficio donde se le solicita el alta de los artículos ya con el VoBo por parte de la Dirección de la Unidad Hospitalaria Se recibe por correo electrónico la información detallada en el oficio Notifica a la DSA del trámite realizado La CGA notifica a la DSA mediante oficio la resolución del trámite 6.20 Notifica por oficio al Comité y al usuario de la resolución de la CGA La DSA notifica mediante oficio al Jefe de la División de la resolución de la CGA, con copia al Comité de Insumos Recibe notificación de la DSA y solicita la compra del insumo El Jefe de la División recibe la notificación por parte de la DSA Procede a solicitar la compra del bien o insumo al Departamento de Recursos Materiales. E. e o Aprobó Revisó Autorizó Lic. Francis 4 vier Espinosa Jefe de la e /alón de Servicios C.,7 Ao n raf...arriase de Jesús Godoy A - -- Mtra, / in - talán Morales Coordinador Administrativo Vfn ción Administrativa...<17Y a/11>d- r. Era= eroa Director eciado

9 icoraqui VISel > Comité de Insumos Página 9 de 9 7. Puntos Críticos 7.1 Entrega a la DSA el formato de Pre-Alta y anexos(6.6.) Si el usuario no entrega el formato de Pre- Alta, la DSA no podrá gestionar el alta del insumo ante la CGA. 8. Anexos 8.1.Formato de Pre- Alta (FT-DICADA-004) 9. Referencias 10. Historial de cambios Versión Fecha del cambio o Descripción de cambios o 20 de enero de 2015 Nueva emisión El. a,:t o Aprobó Revisó Autorizó Lic. Francisc. /,:vier Espinosa Jefe de la 1. ; ón de Servicios A.' stra., Mtra F' - a lán orales " Vincul ón Administrativa rraul., 17 os e e us Godoy Coordinador Administrativo Gerente de Caridad Dr. nos Dure or P eciado