O.P,O. Hos ital Civil de Guadala'ara "Or. Juan 1.Menchaca"

Transcripción

1 O.P,O. Hos ital Civil de Guadala'ara "Or. Juan.Menchaca" Página de 6 EMISiÓN DE OFICIOS. OBJETIVO Oficio enerado.. Estandarizar los mecanismos de comunicación oficial del despacho de la Subdirección. 2. POLíTICAS 2.. Es facultad del Subdirector establecer los mecanismos de comunicación oficial y definir: contenido, seguimiento y autorización de los documentos emitidos a otras instancias En ausencia del Subdirector, se designará a un jefe de División que en su representación autorizará la emisión de oficios por parte del despacho de la Subdirección El Personal de otros Servicios del Hospital que requiera un oficio emitido por el Subdirector, deberá elaborarlo en tiempo y forma en acuerdo con el mismo, cumpliendo con los pasos descritos en el presente proceso; así como garantizar la entrega al despacho del acuse de recibo respectivo. 3. DEFINICIONES 3.. Otros Servicios: Identifíquese como Subdirecciones, Coordinaciones, Departamentos, Servicios o Áreas de la Institución. 4. RESPONSABILIDADES 4.. Del Subdirector: Determina la emisión, contenido y seguimiento de los oficios que se realizan en el despacho de Subdirección De la Secretaria Particular de Subdirección: Elaboración de los oficios, asi como el seguimiento y control del proceso de Emisión de Oficios y entregar el documento en tiempo y forma, recaba acuse de recibo del documento y activa el proceso de Archivo de Documentos Del Personal de Otras Áreas: Recibe documento, determina contenido y anexos, elabora documento y activa el proceso de Control de Documentos.

2 O.P.D. Hos ital Civil de Guadala'ara "Dr. Juan.Menchaca" Página 2 de 6 EMISiÓN DE OFICIOS 5. DIAGRAMA DE FLUJO Emisión de Oficios Subdirector Secretaria de Particular del Subdirector Otras Áreas Oficio enerado A robó Mtra. Beatriz Gutiérrez Moreno Gerente de Calidad

3 O.P.O. Hos ital Civil de Guadala.ara "Or. Juan.Menchaca" Página 3 de 6 EMISiÓN DE OFICIOS 6. DESARROLLO 6..lndica elaboración de oficios. Oficio enerada 6...EI Subdirector o Autoridad asignada indica a la Secretaria Particular de Subdirección la emisión de oficios Requiere información de otros Servicios? 6.2..Si requiere información de otros Servicios, pasa al Si no requiere información de otros Servicios, pasa al Envía oficios Recibe oficio La Secretaria Particular de Subdirección, envia oficios al Departamento y/o Personal para que se complete la información El destinatario recibe el oficio y firma acuse de recibido Determinan contenido y anexos Los responsables del Área, determinan el contenido y anexos de los oficios necesarios para atender la solicitud del oficio Elabora oficio y recaba anexos EI responsable 6.7.Envía oficio a Subdirección EI responsable del Área, elabora el oficio y recaba los anexos correspondientes. del Área, remite oficios a Subdirección. 6.S.Control de documentos en Subdirección EI responsable del Área inicia el proceso de Control de Documentos (PC-DISC-00) Recaba acuse de recibo del oficio El responsable del Área entrega y/o envia el oficio y anexos a las instancias correspondientes. Mira. Beatriz Gutiérrez Moreno Gerente de Calidad

4 O.P.D. Hes ital Civil de Guadala"ara "Dr. Juan.Menchaca" Página 4 de 6 DEl.tPROCESO EMISiÓN DE OFICIOS 6.0. Archivo de oficios La Secretaria Particular de Subdirección, inicia el proceso de Archivo de Oficios (PC-DISC-003). 6.. Determina contenido, anexos y destinatario El Subdirector o Autoridad asignada, determina contenido, anexos y destinatario del oficio a emitir Recibe indicación La Secretaria Particular de Subdirección, recibe indicación del oficio a emitir por parte del Subdirector o autoridad responsable Requiere anexos? Si requiere anexos, pasa ai Si no requiere anexos, pasa al Recaba oficio para anexar La Secretaria Particular, recaba documentos u oficios para anexar al oficio de contestación para su emisión Revisa y valida documentos El Subdirector o Autoridad asignada, revisa y valida documentos Elabora oficio La Secretaria Particular de Subdirección elabora oficio.

5 O.P.D. Has ital Civil de Guadala"ara "Dr. Juan.Menchaca" Página 5 de Requiere corrección? EMISiÓN DE OFICIOS Oficio enerada 6.7. Asigna clave y captura datos en el sistema electrónico La Secretaria Particular de Subdirección asigna clave al documento y captura datos en el formato Control de Oficios Enviados (FT-DISD-003) La clave se conforma de la siguiente manera: Al inicio se asignan las letras "SSADTP" (mayúsculas) que identifica el despacho de la Subdirección, seguida de una diagonal Posteriormente un número consecutivo de cuatro digitos seguido de una diagonal Después los cuatro últimos digitos que señalan el año en curso. Ejemplo (203,204,205) Obteniendo como ejemplo (SSADTP/000/203) Revisa Oficios El Subdirector de la Institución o autoridad asignada, revisa el oficio Si requiere corrección, pasa al Si no requiere corrección, pasa al Corrige La Secretaria Particular de Subdirección corrige el oficio Firma y entrega oficio El Subdirector o autoridad asignada. firma y entrega el oficio a la Secretaria Particular Recibe oficio La Secretaria Particular de Subdirección, recibe el oficio para su seguimiento Entrega el oficio La Secretaria Particular de Subdirección, entrega el oficio al Área correspondiente Recaba acuse de recibo del oficio La Secretaria Particular de Subdirección, recaba acuse de recibo del oficio y lo entrega a la Secretaria de Recepción o de archivo.

6 O.P.D. Hos ital Civil de Guadala'ara "Dr. Juan.Menchaca" Dla nóstico, Tratamiento Paramédicos EMISiÓN DE OFICIOS Página 6 de 6 7. PUNTOS CRíTICOS Oficio enerado 7.. Recaba acuse de recibo del oficio (6.9). Si el Área responsable o autoridad asignada, no recaba el acuse de recibo del oficio, no se concluirá el proceso de la Emisión del Oficio oportunamente Firma y entrega oficio (6.2). Si el Subdirector o autoridad asignada, no firma y entrega el oficio, no se concluirá el proceso de Emisión del Oficios oportunamente. 8. ANEXOS 8.. Control de Oficios Enviados (FT-DISD-003). 9. REFERENCIAS 9.. Proceso de Archivo de Documentos (PC-DISD-003). 0. HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción de cambios O 07/09/202 Nueva emisión 0//204 Actualización de firmas de autorización. Mtra. Beatriz Gutiérrez Moreno Gerente de Calidad