Implementación del Nuevo Sistema de Abasto Institucional (NSAI) Proyecto piloto en la Delegación Guanajuato y UMAE

Transcripción

1 Implementación del Nuevo Sistema de Abasto Institucional (NSAI) Proyecto piloto en la Delegación Guanajuato y UMAE

2 I. Antecedentes Actualmente los procedimientos de: Contratación, Almacenamiento y Distribución de bienes terapéuticos y no terapéuticos Se realizan con apoyo del SAI (con casi 20 años de operación) Manejo de: Medicamentos Materiales de Curación, Vacunas Papelería, Ropa, Aseo El SAI fue diseñado para una operación descentralizada y ha dado soporte a las actividades operativas del Instituto; sin embargo, la dispersión de los puntos en que el SAI se encuentra instalado, así como la falta de comunicación directa con el sistema financiero, genera procesos adicionales para: Enlazar información a los módulos de PREI Finanzas, Presupuesto; Registro contable y Pagos a proveedores. Extraer e integrar la información del Abasto desde los servidores SAI en cada Delegación y UMAE. El Sistema de Abasto Institucional (SAI), ha sido la herramienta para el control y manejo de inventarios, más importante del Instituto. A la fecha, derivado de las nuevas necesidades institucionales, el SAI requiere seractualizado.

3 I. Antecedentes - En seguimiento a la estrategia institucional de maximizar los activos tecnológicos del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), las Direcciones de Administración; Finanzas y de Innovación y Desarrollo Tecnológico (DIDT), acordaron integrar todos los procesos Administrativos y Financieros en una sola plataforma tecnológica denominada ERP* de PeopleSoft. - A partir de la Visión Estratégica de incorporación de los procesos de Abasto al ERP, se determinó la viabilidad de utilizar los módulos de la plataforma ERP PeopleSoft, para satisfacer las necesidades y requerimientos en los procesos de Abasto en el IMSS (NSAI). - Con base a lo anterior, una vez concluidas las etapas de diseño, configuración, desarrollo de requerimientos y modificaciones al NSAI, la Dirección de Administración, en coordinación con la DIDT, han desarrollado las siguientes actividades: Demostraciones de funcionalidad y detección de nuevos requerimientos. Definición de nuevos requerimientos y pruebas. Realización de una prueba integral del sistema y documentación de resultados. Selección de Delegación para prueba piloto. Capacitación y preparación de la prueba piloto.

4 II. Proyecto Nuevo Sistema de Abasto Institucional (NSAI) Para contribuir a alcanzar los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo de asegurar el acceso a los servicios de salud y a la seguridad social, la Dirección de Administración ha venido implementando estrategias y programas para racionalizar, eficientar y optimizar el gasto operativo de abasto y distribución de medicinas, como son: Compra consolidada de medicamentos Monitoreo continuo de consumos y niveles de abasto Consumo en demanda Entrega Directa de Medicamentos en hospitales Programa Tu Receta es Tu Vale Estas estrategias requieren la aplicación de mejores prácticas de administración, sistemas flexibles, robustos y de mejor infraestructura tecnológica, para lo cual se desarrolla el proyecto NSAI.

5 Millones Recetas Atendidas II. Proyecto Nuevo Sistema de Abasto Institucional (NSAI) Al cierre de 2016 se atendieron en el IMSS millones de recetas, 28.2 millones más que en 2012 y se estima que en 2017 se atiendan alrededor de 206 millones de recetas, con un índice de atención de superior al 99% % 98.48% 97.68% 97.40% 96.37% 95.87% *2017 Año 100% 99% 98% 97% 96% 95% 94% Atendidas % Atendidas

6 II. Proyecto Nuevo Sistema de Abasto Institucional (NSAI) El Nuevo Sistema de Abasto Institucional (NSAI) propone seguir operando la cadena de suministro de manera eficiente, a través de los siguientes objetivos: Alcanzar óptimos niveles de servicio y eficiencia en el abasto de bienes de consumo, con reducción de los costos de administración y operación. Hacer más eficiente la integración con los módulos de presupuesto, contabilidad y cuentas por pagar del sistema financiero PREI y preparación para el modelo TAF. Optimizar la Cadena de Suministro al incorporar todas las etapas bajo un esquema de operación homogéneo e institucional. Incrementar la eficiencia y control en los niveles de abasto, al contar con información consolidada.

7 III. Beneficios del proyecto Entre los principales beneficios que se obtendrán con el NSAI, están los siguientes: El ciclo del abasto se encuentra integrado, desde la planeación de la demanda, hasta los procesos de contratación y suministro. El uso del NSAI comienza con el registro de una solicitud de compra que se valida presupuestalmente. Se tendrá una visibilidad completa de consumos y niveles de abasto para la supervisión y monitoreo. Diseño de esquemas de medición confiables para evaluar el cumplimiento de las metas de abasto. Los registros contables se efectúan automáticamente. Planeación de demanda Planeación del abasto Adquisiciones Almacenamiento Distribución y transporte

8 IV. Actividades relevantes para inicio del piloto Preparación Actividades Revisión Plan Aprobación Usuarios Configuración Preparación Ambiente operacional Revisión Procesos Pendientes Configuración PREI Actividades Salida Producción Carga póliza de presupuesto Validación de Dictámenes Carga Saldos Iniciales Carga Existencias Liberación de ajustes sistemas legados (SAI Farmacia) 13 nov 18 dic 06 nov 21 nov 11 dic 29 dic Pruebas Interfaces Contabilidad Presupuestos Trámite Erogaciones Carga Contratos Generación Órdenes de Compra

9 IV. Actividades relevantes para inicio del piloto Requerimientos pendientes REQUERIMIENTO DESCRIPCIÓN 1 Movimiento de coberturas Actualización masiva de cantidades de piezas de medicamentos que se asignan a cada Delegación y UMAE. 2 Emisión masiva de órdenes de reaprovisionamiento 3 Administración bimestral de presupuesto Cálculo de las cantidades de medicamentos para ordenes de compra a proveedor y su emisión masiva. Flexibilidad para realizar movimientos de recursos presupuestales calendarizados. 4 Módulo de compras emergentes Funcionalidad para realizar compras de medicamentos en Unidades Médicas.

10 IV. Actividades relevantes para el inicio del piloto Revisión de los procesos de Abasto, Adquisiciones y Finanzas con el NSAI Revisión de la estrategia de arranque del piloto en las materias de Abasto, Adquisiciones y Finanzas Análisis y regulación de inventarios en Delegación y UMAE Cálculo de necesidades de consumo para el período de transición SAI a NSAI Extracción y carga de presupuesto y de contratos 2018 Extracción y carga de existencias en Delegación, sus Unidades Médicas y UMAE (con ajustes aplicados en SAI, resultantes del inventario nacional de nov-dic 2017) Actualización SAI Farmacia con interface a NSAI La operación del ejercicio 2018 se pretende iniciar con el NSAI en la Delegación y UMAE de Guanajuato