EJECUCIÓN DEL PROYECTO EN SU ETAPA INICIAL

Transcripción

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3 ANTECEDENTES 1. El proyecto SI CAPITAL llega a la SED mediante transferencia tecnológica con la SHD mediante Convenio Interadministrativo 175 del 30 de Mayo de A través del proceso licitatorio la SED suscribe el contrato 1170 del 30 de Diciembre de 2008, cuyo objeto fue Prestar los servicios técnicos para la parametrización, desarrollo de nuevas funcionalidades y adecuación del sistema SI CAPITAL a la Secretaría de Educación del Distrito. Valor del contrato: $ ,00 Valor total reconocido al contratista: $ ,00 Plazo inicial: Ocho (8) Meses Fecha de iniciación: 9 de Marzo de 2009 Plazo final: Ocho (8) Meses, cuarenta y cinco (45) días Tiempo de suspensión total: 89 días Prorroga en tiempo: 45 días Fecha de terminación: 23 de Marzo de 2010

4 EJECUCIÓN DEL PROYECTO EN SU ETAPA INICIAL Fase 0 - Planeación Plan de trabajo Cronograma de actividades Fase 1 - Instalación y parametrización Alistamiento de la plataforma tecnológica Instalación base de datos y aplicativos Parametrización inicial Fase 2 - Análisis, desarrollo y pruebas Etapa de especificación de requerimientos Diseño y desarrollo Etapa de pruebas (Sin terminar) Acompañamiento a los colegios para el alistamiento de información Fase 3 - Capacitación y puesta en producción Sin iniciar

5 OBJETIVO PROYECTO ACTUAL Implementar en producción SICAPITAL para 10 Fondos de Servicios Educativos FSE a Diciembre 31 de 2012.

6 SAE USUARI OS CONSO LI DADOS SAI PAC INGRES OS SICO TERCER OS Administrativos Nuevos módulos Financieros PREDIS LIMAY OPGET PAC EGRES OS

7 Módulos y su funcionalidad PREDIS Administración y control Plan de cuentas Apropiación inicial CDP s - RP s Modificación presupuestal Reservas presupuestales LIMAY Administración y control Plan cuentas contables Manejo información adicional Definición transacciones y comprobantes Transacciones manuales Cierres contables OPGET Ingresos Ordenes de pago Relaciones de autorización, actas Estado de tesorería Calendario tributario PAC DE INGRESOS Y EGRESOS Administración y control Programación inicial de PAC PAC cuentas por pagar PAC reservas Adiciones, reducciones y traslados Reprogramación PAC no ejecutado TERCEROS Administración y control Personas naturales Personas jurídicas

8 Módulos y su funcionalidad SICO CONTRATACION Plan de contratación Catálogos y Proveedores Precontractual Contractual Interventoría SAI (Elementos devolutivos) Administración y control Ingresos y egresos Inventarios Traslados SAE (Elementos consumo) Administración y control Ingresos y egresos Kardex Consumos por dependencia y funcionarios Inventarios USUARIOS Incluye la creación de perfiles Asignación de permisos Creación de usuarios CONSOLIDADOS Generación de reportes financieros consolidados por localidad

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10 PROCESO: GESTION CONTRATOS Y FINANCIERA FSE Nivel Central SED Colegio Colegio Colegio Colegio Dirección Financiera Dirección de Contratos Dirección de Dot. Esc. Auxiliar Financiero Almacenista Ordenador del gasto (Rector) Contador Público INICIO Dir. Financiera realiza Parametrización Mód. Financieros (Predis, Limay, Opget, Pac Ing/Egr, Sit, Conso) La Dir. Contratos realiza Parametrización Mód (Sico) La Dir Dot Esc. realiza Parametrización Mód. Almacén e Inventarios (Sai, Sae) Registra Apropiación Presupuestal aprobada (Predis) Registra nec. servicios y solicita nec de compras (Sico) Genera Plan de Contratación Aprobado (Sico) Realiza programación de PAC (pac) Registra Estudios Previos aprobados (Sico) A B Expide y verifica CDP para firma del ordenador (Predis) Registra necesidades Plan de Compras Aprobadas (Sico) A Solicita CDP (Sico) B C Realiza Acta de inicio (Sico) D Elabora minuta del Contrato (Sico) Gestiona firma y numera el contrato (Sico) Realiza RP (Predis) Legaliza contrato (Sico) C

11 PROCESO: GESTION FINANCIERA Y CONTRATOS FSE SUBPROCESO: PRESUPUESTO Nivel Central SED Colegio Colegio Colegio Colegio Dirección Financiera Dirección de Contratos Dirección de Dot. Esc. Auxiliar Financiero D Almacenista Ordenador del gasto (Rector) Contador Público Cambia estado del Contrato En ejecución (Sico) Es contrato de suministro? F NO SI Realiza el ingreso al Almacén (Sae) Genera comprobante de Ingreso y contabiliza (Sae) Realiza traslado (bodega/funcionario) (Sai) G Genera la Orden de pago (Sico) Genera comprobante de traslado y contabiliza (Sai) Genera registros contables del egreso y del traslado (Sae, Sai) F Realiza certificado de cumplimiento Cambia Estado Certifcado para pago (Sico) Realiza verificación fuentes financiación y descuentos (Opget) H E Realiza Cierre mensual de almacén e Inventarios (Sae,Sai) H G Realiza la Aprobación de la orden de pago (Opget) E Verifica la Contabilización del Ingreso y del traslado (Limay) F I

12 PROCESO: GESTION FINANCIERA Y CONTRATOS FSE Nivel Central SED Colegio Colegio Colegio Colegio Dirección Financiera Dirección de Contratos Dirección de Dot. Esc. Auxiliar Financiero I Almacenista Ordenador del gasto (Rector) Contador Público J Gira y contabiliza La orden de pago (Opget) Realiza la verificación de la afectación contable de la orden de pago (Limay) Entrega cheque al contratista (Opget) J Verifica ejecución presupuestal (Predis) Verifica ejecución (Pac) Genera estado diario de Tesorería (Opget) K Genera reporte calendario Tributario (Opget) Contabiliza giro impuestos (Opget) K Realiza la verificación de la afectación contable del giro de impuestos (Limay) Realiza la generación y aprobación de comprobantes de diario (Limay) Realiza cierre de Pac ingresos y egresos (Pac) Generación del cierre de periodo y reportes asociados (Limay) Genera informes de ejecución (Predis, Pac, Conso) L

13 PROCESO: GESTION FINANCIERA Y CONTRATOS FSE Nivel Central SED Colegio Colegio Colegio Colegio Dirección Financiera Dirección de Contratos Dirección de Dot. Esc. Auxiliar Financiero Almacenista Ordenador del gasto (Rector) Contador Público L Revisar información y realizar ajustes (Limay) M M Dir. Financiera Realiza cierre Definitivo Contable de mes (Limay) N N Realiza actas Terminación, liquidación (Sico) FIN

14 OFICINA ADMINISTRATIVA DE REDP Grupo de trabajo técnico Gerente del Proyecto GRUPO DE TRABAJO FUNCIONAL Subsecretaría de Gestión Institucional Subsecretaria de Acceso y Permanencia Subsecretaría de Integración Interinstitucional Director Financiero Directora de Contratos Directora de Dotaciones Escolares Directora General de Educación y Colegios Distritales Directores Locales de Educación Jefe Oficina de Tesorería y Contabilidad Jefe de Presupuesto Colegios Distritales Rector y líder funcional Lideres funcionales Líder funcional Lider funcional Lider funcional Pagador Profesionales de Apoyo FSE Almacenista Contador

15 GRUPO DE TRABAJO TÉCNICO Líder Técnico Ing. Desarrollo Ing. Desarrollo Ing. Desarrollo Arquitecto Ing. Desarrollo Ing. Desarrollo

16 COLEGIOS SELECCIONADOS N LOC LOCALIDAD COLEGIOS 1 6 Tunjuelito JOSE MARIA CORDOBA 2 9 Fontibón INTEGRADO FONTIBON 3 10 Engativá MORISCO 4 10 Engativá CHARRY 5 11 Suba DELIA ZAPATA OLIVELLA 6 11 Suba REPUBLICA DOMINICANA 7 12 Barrios Unidos ALEMANIA SOLIDARIA 8 16 Puente Aranda LA MERCED 9 18 Rafael Uribe Uribe MARIA CANO Rafael Uribe Uribe ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA

17 PARAMETRIZACIÓN, AJUSTES Y PROCESOS FASE I : Pruebas funcionales CRONOGRAMA SEP 21- SEP 28 Alistamiento técnico Ofi. Adtiva Redp OCT 1 OCT 3 Cargue de saldos para pruebas (Inventarios, Contabilidad y terceros) Ofi. Adtiva Redp 2 FSE OCT 4 OCT 11 Contexto funcional y técnico Ofi. Adtiva Redp áreas NVC OCT 12 NOV 15 Pruebas funcionales con 2 FSE NOV 16 NOV 30 Revisión general con 2 FSE (Ejercicio integral) Ofi. Adtiva Redp, áreas NVC, 2 FSE Ofi. Adtiva Redp, áreas NVC, 2 FSE

18 PARAMETRIZACIÓN, AJUSTES Y PROCESOS FASE II : Alistamiento y entrada en producción OCT 12 DIC 31 Preparación terceros y saldos contabilidad, inventarios con corte al 31 dic/2012 CRONOGRAMA FSE, lideres func. Prof de apoyo DIC 10 DIC 11 Registro Plan General Contratación, Presupuesto y PAC con 10 FSE (Vigencia 2013) 10 FSE, Ofi. Adtiva Redp, áreas func. ENE 2/2013 Entrega información terceros, Almacén e inventarios Contabilidad FSE ENE 3 ENE 8 Cargue de saldos y validación terceros, Almacén, inventarios y Contabilidad Ofi. Adtiva Redp y FSE ENE 2/2013 Inicialización consecutivos en los módulos Capacitación a 10 FSE (Ejercicio integral) ENE 28 ENE 31 A PARTIR DE FEB 1/2013 Registro de operaciones en 10 FSE (Acompañamiento presencial de 2 meses) Lideres funcionales Ofi. Adtiva Redp Lideres funcionales Ofi. Adtiva Redp Ofi. Adtiva Redp 10 FSE

19 V E N T A J A S Implementación SICAPITAL 1. Única fuente de información 2. Información centralizada 3. Estandarización de procesos administrativos y financieros 4. Generación automática de informes consolidados 5. Consistencia de información entre procesos 6. Soporte técnico (Oficina Administrativa de Redp) y funcional (Dirección Financiera, Dirección de Contratos, Dirección Dotaciones Escolares) 6. Backup s programados periódicamente desde el Centro de Gestión de Redp. 7. Acceso a información con usuario y contraseña de acuerdo al perfil 8. Integración con otros sistemas de información de la SED.

20 FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO Conformación y compromiso del grupo de trabajo del proyecto por parte de los colegios y las áreas de nivel central. Liderazgo por parte de los rectores de los colegios, articulando los usuarios funcionales: pagador, almacenista y contador. Garantizar la permanencia del grupo de trabajo que se defina; no debe haber traslado de personal en los 10 FSE, ni solicitud de vacaciones en los 2 FSE piloto hasta febrero Los usuarios funcionales de los 2 colegios piloto deben tener dedicación de tiempo exclusiva para el proyecto desde octubre 2012 a febrero Grupo de trabajo con dedicación exclusiva al proyecto por parte de la Dirección Financiera, Dirección de Contratación, Dirección Dotaciones Escolares y Oficina Administrativa de REDP.