Procedimiento de Ingresos y Soporte Administrativo para Adquisiciones. Código ISA-PR-01 Fecha 4/Noviembre/2016 Versión 2

Transcripción

1 I. OBJETIVO Determinar el origen de recursos de los cuales se pueden generar adquisiciones de bienes o servicios así como describir el proceso que lleva a cabo el departamento de soporte administrativo para la gestión de pagos. II. ALCANCE Este manual aplica para al área administrativa del CIQ en su competencia para gestionar pagos a proveedores de los clientes que cuenten con algún tipo de presupuesto. III. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. Los recursos del Centro de Investigaciones Químicas pueden tener tres orígenes: a. Gasto corriente: Es el recurso que la Administración Central de la UAEM otorga anualmente a cada una de las Facultades, Unidades Académicas o Centros de investigación de su dominio para el desarrollo de sus actividades esenciales; el monto, los rubros y los lineamientos de ejercicio son determinados por la misma y pueden cambiar sin previo aviso. La Administración Central informa el monto asignado para el Centro de Investigaciones Químicas, así como formato electrónico para realizar e informar el POA anual. La Dirección del CIQ y el JEyG se encargan de planificar el presupuesto conforme a las necesidades del Centro. b. Autogenerados: Es el recurso financiero que ingresa al CIQ por concepto de venta de servicios analíticos y de soporte (VIN-PC-01). Los rubros y los lineamientos de ejercicio son determinados por la UAEM y pueden cambiar sin previo aviso. Elaboró Revisó Autorizó Responsables del Proceso: Victoria Rogel Contreras Marlen Palacios Morales Iris J. Montoya Balbás Ma. Yolanda Ríos Gómez Documento controlado por medios electrónicos. Toda impresión o descarga es un documento no controlado. Página 1 de 6

2 Para lo anterior, la administración central solicita al Centro de Investigaciones Químicas en formato electrónico establecido para el POA anual; La Directora del CIQ y JEyG distribuyen el presupuesto conforme a las necesidades del Centro. Se pueden realizar compras directas en ambos casos sin intervención de la Dirección de Recursos materiales desde $1.00 hasta $20, (compras menores). c. Recursos de Fondos Extraordinarios: Son todos aquellos recursos financieros públicos federales y estatales adicionales al presupuesto anual de la UAEM que ingresan por la gestión de la misma, por lo cual el monto, los rubros y los lineamientos de erogación son determinados por Instituciones Gubernamentales Federales. Estos recursos no tienen una frecuencia establecida de ingreso y su proceso varía según lineamientos actualizados emitidos por el Gobierno Federal mediante las entidades creadas para su gestión así como el proceso de la UAEM para asignarlos. Las compras consideradas como menores varían según el recurso: Fondo para elevar la Calidad de la Educación Superior (FECES), Programa de Fortalecimiento de la Calidad en Instituciones Educativas (PROFOCIE) desde $1.00 a $20, Lineamientos para Compras con Recursos del Programa para el Desarrollo Profesional Docente (PRODEP), Proyectos CONACyT, entre otros, desde $1.00 a $30, INTERVENCIÓN DEL ÁREA ADMINISTRATIVA EN EL EJERCICIO DEL PRESUPUESTO. Compras menores 1. Recibir el comprobante fiscal digital impreso con archivo XML y la verificación emitida por el SAT, así como el formato ISA-FO-02 debidamente integrado con los datos solicitados en el bloque 1 y firmados para solicitar pago. Documento controlado por medios electrónicos. Toda impresión o descarga es un documento no controlado. Página 2 de 6

3 2. El responsable del área administrativa según sea el recurso llena correctamente el formato ISA-FO-02, bloque 2 y sella la factura de recibido, este bloque es entregado al cliente, resguardando el bloque 1 para el expediente administrativo. 3. El responsable del área administrativa según el recurso revisa que la factura cumpla con los requisitos fiscales; además revisa que exista suficiencia presupuestal y que sea un gasto autorizado de acuerdo al desglose del presupuesto. 4. Se registra la solicitud en bitácora electrónica según el recurso. 5. Se procede a gestionar el pago con base en el lineamiento que rige el recurso. 6. Se envían al correo c.digitales@uaem.mx los archivos electrónicos (XML y PDF) del comprobante fiscal. 7. Se solicita al cliente mediante correo electrónico, verbal o telefónico firmar cheque o formato para continuar con el trámite de pago. 8. Se emite el pago a través de cheque o transferencia para los casos de Conacyt y Recursos Autogenerados. Para otros recursos se solicita el pago, ingresando el formato único de trámite a la instancia correspondiente, de acuerdo al lineamiento institucional. Consideración adicional Tiempo establecido para la conclusión de trámites es de 5 días hábiles considerados en la UAEM.- Con excepción de casos especiales. Compras mayores 1. El cliente entrega al área administrativa cotización del material, bien o servicio a adquirir. 2. Se recibe la cotización vigente del material, bien o servicio a adquirir y se sella de recibido. 3. Se registra la solicitud en bitácora electrónica. 4. Se elabora la requisición de compra correspondiente anexando cotización. 5. Se entrega la requisición de compra a la instancia correspondiente de acuerdo al lineamiento institucional. Nota: Se lleva a cabo el proceso por la Dirección de Recursos Materiales con base al lineamiento institucional y se elige proveedor junto con el cliente. Documento controlado por medios electrónicos. Toda impresión o descarga es un documento no controlado. Página 3 de 6

4 6. Solicitar al cliente su asistencia a la junta de aclaraciones para solventar dudas técnicas de la compra, esta reunión es programada por la Dirección de Recursos Materiales. 7. Solicitar al cliente asistir para la revisión de propuestas (ofertas), esta reunión es programada por la Dirección de Recursos Materiales. 8. Verificar con el proveedor fechas de entrega del material, bien o servicio al cliente. 9. Recibir comprobante fiscal impreso y digital, así como salida de almacén en original y dos copias, debidamente firmados de entera satisfacción por el cliente. 10. Con base al lineamiento que rige el recurso, se procede a colocar los sellos y recabar firmas correspondientes en las facturas. Para el caso de Conacyt se adicionan los siguientes pasos: I. Se entrega la factura original con copia al departamento de resguardo patrimonial siempre y cuando el equipo sea resguardable II. La factura con sello original es entregada a la Dirección de Recursos Materiales y a su vez, ésta entrega el pedido original. III. Se emite el pago mediante la forma que posibilite el recurso. IV. Se notifica al cliente la emisión del cheque para solicitar su firma. 11. Para el resto de los recursos, la factura original es entregada a la Dirección de Recursos Materiales y ésta gestiona el pago correspondiente de acuerdo al lineamiento institucional. Consideración adicional Tiempo establecido para la gestión del pago es de 5 días hábiles considerados en la UAEM, después de recibido el pedido original.- Con excepción de casos especiales. (aplica para Conacyt) Para otros recursos el procedimiento inicia con la recepción de la cotización y termina con el ingreso de la requisición de compra a la instancia correspondiente, de acuerdo al lineamiento institucional dentro de los 5 días hábiles que son considerados en la UAEM. Documento controlado por medios electrónicos. Toda impresión o descarga es un documento no controlado. Página 4 de 6

5 IV. GLOSARIO CIQ: Centro de Investigaciones Químicas JEyG: Jefe de Enlace y Gestión JTC: Jefe de transferencia de conocimiento UAEM: Universidad Autónoma del Estado de Morelos POA: (Programa de Operación Anual), es la planificación del ejercicio de los recursos por concepto y periodo, el cuál será requerido para gasto corriente y autogenerados. *Casos especiales: Que no exista algún impedimento fuera de nuestro alcance. V. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Lineamientos Generales para el ejercicio del presupuesto. (Externo) Reglamento general de adquisiciones, arrendamientos y servicios de la Universidad Autónoma del Estado de Morelos Los aplicables a los programas extraordinarios Manual de la Calidad SGC-MC VI. REGISTROS Nombre Bitácora de control de pagos. Gasto corriente Bitácora de control de pagos. Autogenerados Bitácora de control de pagos. Proyectos CONACYT Bitácora de control de Requisiciones Solicitud de pago Código ISA-BI-01 ISA-BI-02 ISA-BI-03 ISA-BI-04 ISA-FO-02 Documento controlado por medios electrónicos. Toda impresión o descarga es un documento no controlado. Página 5 de 6

6 VII. CONTROLDE CAMBIOS Versión Cambios Fecha 2 Se actualiza el monto de compras menores de acuerdo al recurso. Se incluye la solicitud del comprobante fiscal. Se incorpora la utilización del formato ISA-FO-02. 4/Noviembre /2016 Documento controlado por medios electrónicos. Toda impresión o descarga es un documento no controlado. Página 6 de 6