Reporte de Auditoría Interna

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1 Hoja: 1 de 1 Reporte de Auditoría Interna Auditoría número: 01 Fechas de Auditoría: 07 al 17 de junio de 2010 Fecha de elaboración del 15 de junio 2010 Reunión de apertura: Lunes 07 de junio de 2010 reporte: No. de auditados: 15 Reunión de cierre: 17 de junio de 2010 Áreas auditadas Unidad de Comunicaciones Unidad de Laboratorio de Dirección Procesos auditados Educación Continua Administración de Telecomunicaciones Administración de Recursos Materiales Administración del Sistema de Gestión de Calidad Resultados de Auditoria Número total de cláusulas con No Conformidades ocho (4.2.1, incisos c) y d), 4.2.4, 6.2.2, 6.4, 8.3, 8.5.2) Hallazgos Folio. Descripción de la No Conformidad Especificar: Requerimiento (R)- Incumplimiento (I)- Evidencia (E) R: La norma ISO 9001:2008 en su clausula inciso d) establece que la documentación del SGC debe incluir los documentos, incluidos los registros que la organización determina que son necesarios de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos. Punto de la norma ISO 9001:2008 No Conformidad Mayor Menor I: Sin embargo, no se encontró evidencia objetiva de la implementación de los registros que son necesarios de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos. E: En el procedimiento para la Administración de Infraestructura y Servicios de Telecomunicaciones de la Unidad de Comunicaciones no se encontraron implementados 5 de 9 formatos, F-.FMAT-CTIC-36, F-.FMAT-CTIC-39, F-.FMAT-CTIC- 40, F-.FMAT-CTIC-41, F-.FMAT-CTIC d)

2 Hoja: 2 de 2 I: Sin embargo, no se encontró evidencia objetiva de la implementación de los registros que son necesarios de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos. E: En el procedimiento para Diseñar y Desarrollar Aplicaciones Web de la Unidad de no se encontraron implementados 7 de 7 formatos, F-.FMAT-CTIC-20, F-.FMAT- CTIC-21, F-.FMAT-CTIC-22, F-.FMAT-CTIC-23, F-.FMAT-CTIC- 24, F-.FMAT-CTIC-25, F-.FMAT-CTIC-26. En el procedimiento para la Administración de Servidores y Aplicaciones Web, no se encontró documentado el Manual de Administración de (M-FMAT-CTIC-01) I: Sin embargo, no se encontró evidencia objetiva de la implementación de los registros que son necesarios de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos. E: En el procedimiento para el uso de equipo de impresión no se encontraron documentados el instructivo para la Operación del Sistema P-Counter (I-FMAT-CTIC-12), y la Guía para el uso de Impresoras (G-.FMAT-CTIC-01). R: La norma ISO 9001:2008 en su clausula inciso c) establece que los documentos requeridos por el SGC deben controlase y asegurarse que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos. I: Sin embargo, no se encontró evidencia objetiva de la identificación de los cambios y el estado de la versión vigente de los formatos. E: En los formatos del s no especifican el nivel de revisión (F-FMAT-CTIC- 03, F-FMAT-CTIC-04, etc.). R: La norma ISO 9001:2008 en su clausula inciso d) establece que los documentos requeridos por el SGC deben controlase y asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso. I: Sin embargo, no se encontró evidencia objetiva de que los procedimientos hayan estado en las versiones pertinentes en los puntos de uso. E: Los procedimientos: para Planeación, Diseño de Diplomados y Elaboración de Material didáctico de la Unidad de Extensión c) d)

3 Hoja: 3 de 3 tienen versiones diferentes en los puntos de uso (Sitio Web y Share Point). I: Sin embargo, no se encontró evidencia objetiva de que los procedimientos hayan estado en las versiones pertinentes en los puntos de uso. E: El procedimiento para Diseñar y Desarrollar Aplicaciones Web de la Unidad de utiliza versiones diferentes a las oficiales (Sitios Web). I: Sin embargo, no se encontró evidencia objetiva de que los procedimientos hayan estado en las versiones pertinentes en los puntos de uso. E: El procedimiento para atención de usuarios y soporte de Servicios de Tecnologías de Información utiliza versiones diferentes a las oficiales (Sitios Web). R: La norma ISO 9001:2008 en su clausula establece que los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del SGC deben controlarse. I: Sin embargo, no se encontró evidencia objetiva de los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos. E: En el Laboratorio de Mantenimientos de Equipos, en los registros con código F-FMAT-CTIC-03, con los folios de entrada 2520, 2542, 2547, 2556, 2562, no se encontró evidencia del nombre y la firma del cliente y/o usuario del servicio. I: Sin embargo, no se encontró evidencia objetiva de los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos. E: En la, en el procedimiento para compras no licitadas, en los registros con código F-FMAT-SAD- 01, no se encontraron la firma con autorización de compra en 2 de 3 formatos. R: La norma ISO 9001:2008 en su clausula inciso e) establece que la organización debe mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia. I: Sin embargo no se mostro evidencia objetiva del registro de la formación del personal e)

4 Hoja: 4 de 4 E: Uno de tres expedientes revisados no cuenta con los registros (constancias, CV, perfil de puesto) de la formación del personal. Secretaria del. R: La norma ISO 9001:2008 en el punto 6.4 establece que la organización debe determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto. I: Sin embargo no se encontró evidencia objetiva de que la organización determine y gestione el ambiente de trabajo necesario (condiciones como factores, físicos, sociales, psicológicos y ambientales). E: En la unidad de extensión no se cuenta con extintores suficientes que permitan condiciones seguras de trabajo. I: Sin embargo no se encontró evidencia objetiva de que la organización determine y gestione el ambiente de trabajo necesario (condiciones como factores, físicos, sociales, psicológicos y ambientales). E: En el no se cuenta con extintores suficientes y rutas de evacuación. I: Sin embargo no se encontró evidencia objetiva de que la organización determine y gestione el ambiente de trabajo necesario (condiciones como factores, físicos, sociales, psicológicos y ambientales). E: En la Unidad de Comunicaciones no se cuenta con extintores suficientes. R: La norma ISO 9001:2008 en su clausula 8.3 establece que la organización debe asegurarse de que el producto que no se conforme con los requisitos del producto, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencionados. I: No existe evidencia objetiva que demuestre registro de servicios no conforme en la plataforma de seguimiento. E: En la unidad de extensión no se mostró evidencia del registro de servicios no conforme. I: No existe evidencia objetiva que demuestre registro de servicios no conforme en la plataforma de seguimiento. E: En el Laboratorio de no se mostró evidencia del registro de servicios no conforme

5 REPORTE DE AUDITORÍA R: La norma ISO 9001:2008 en su cláusula inciso d) establece que la organización debe determinar e implementar acciones necesarias para eliminar las causas de las no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. I: No existe evidencia objetiva que demuestre registro de acciones correctivas. E: En la unidad de extensión no se mostraron evidencias de acciones correctivas documentadas. I: No existe evidencia objetiva que demuestre registro de acciones correctivas. E: En la unidad de Comunicaciones no se mostraron evidencias de acciones correctivas documentadas. Hoja: 5 de d) Hallazgos Fortalezas Proceso Área Se encontró que el área se encuentra limpia y en orden, existe una buena señalización. Se verificó la difusión de Sistema de Gestión de la Calidad. Administración de comunicaciones Administración de Recursos Materiales Todas las áreas auditadas Se observó apoyo y compromiso al SGC por parte de la alta dirección Administración del SGC Dirección Se encontró adecuado manejo de la información de la documentación El personal se encuentra comprometido con la mejora del SGC. Administración de comunicaciones Administración de Recursos Materiales Unidad de Unidad de Comunicaciones Unidad de

6 Hoja: 6 de 6 Observaciones Proceso Área Falta de revisión minuciosa de la documentación de los procedimientos. (los procedimientos pasarían a REV.01). Falta de registro de fechas de la realización de las acciones en las acciones documentadas (AP-01 y AP-02). Falta de conocimiento y familiarización (visualizar cual es su aportación) con los objetivos de calidad (personal operativo). Falta de conocimiento general de los apartados del sistema de gestión de calidad del sitio web (personal operativo). El Formato F-FMAT-UE-17 (Estimación de ingresos y costos), no fue identificado por el personal y no es visualizado en algún procedimiento. Además de parecer dos formatos. En el formato F-FMAT-CTIC-03 no contiene los nombres del encabezado para facilitar el correcto entendimiento del mismo. Existe un formato adicional que se utiliza para el control de las actividades que no está declarado en el SGC. Se utilizan formatos obsoletos para documentar acciones preventivas. Administración de recursos materiales Administración de Comunicaciones Administración de recursos materiales Administración de recursos materiales Unidad de Unidad de Comunicaciones

7 Falta de codificación en las solicitudes del sistema de atención a usuarios REPORTE DE AUDITORÍA Administración de Comunicaciones Hoja: 7 de 7 Unidad de Comunicaciones Unidad de Recomendaciones Generales Procesos Áreas Tener el conocimiento del ciclo de los procedimientos (quien es responsable de cada tarea y su secuencia) En el sitio web de calidad de FMAT, el formato F-FMAT-UE-09 aparece dos veces (Uno es formato de Excel y otro de Word, éste es continuación del otro). Se recomienda integrarlos en uno solo. Incorporar como formato el Listado de cuentas de participantes computación administrativa en la tarea 4 del P-FMAT- UE-06 Incorporar como formato la Revisión, aprobación o elaboración del material didáctico en el procedimiento P-FMAT- UE-06 Indicar el significado de lo sombreado en el F-FMAT-UE-16 y procurar hacer un uso más eficiente del mismo. Aplicación de la técnica 5S Mejora el diseño del formato Reporte de Servicio de Mantenimiento F-FMAT-CITC- 06 Verificar que los formatos sean adecuados para la ejecución de los procedimientos Administración de comunicaciones Administración de recursos materiales Mantenimiento de Equipo de Cómputo Mantenimiento de Equipo de Cómputo Unidad de comunicaciones Laboratorio de Mantenimiento de Equipo Laboratorio de Mantenimiento de Equipo Unidad de Representante de la Dirección: Nombre Firma M. en C. Celia Beatriz Villanueva Novelo

8 Hoja: 8 de 8 Equipo Auditor: Nombre Firma L.I. Aurora Cinta Güendulain L.E.M. Pédro Pérez Osorio C.P. Claudia Jazmin Traconis Meza Psic. María Ortega Horta Lic. Paulina Martínez Navarrete (Observadora) Br. Rosa María González Domínguez L.C.C. Gabriela Tamayo Ceh (Coordinadora de Auditoría) L.E. Alfonso López Estrada M.T.I Edwin León Bojórquez (AIF) M. en C. Juan Garcilazo Ortíz (AIF)