Técnica No Reembolsable N ATN/OC RG T 1275 Sistema de Vigilancia en Salud Ambiental en la Región Amazónica

Transcripción

1 Convenio de Cooperación Técnica No Reembolsable N ATN/OC RG T 1275 Sistema de Vigilancia en Salud Ambiental en la Región Amazónica SEGUNDA SOLICITUD DE PRORROGA DE EJECUCIÓN DE CONVENIO (Resumen de propuesta) Propuesta ajustada de planes de actividades, operativo y financiero Tiempo de prórroga solicitado: 18 meses (12 meses de ejecución del proyecto y 6 meses más de ejecución financiera de mayo de 2012 a diciembre de 2013) RAZONES DE SOLICITUD PARA LA PRÓRROGA 1. FINALIZACIÓN DEL TIEMPO ESTABLECIDO El proyecto fue aprobado para su puesta en marcha en Diciembre de 2007 y para su ejecución desde diciembree del 2008, sólo hasta el 11 de marzo de 2009 se recibe por parte del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) la no objeción frente a los términos de referencia para la consultoría y el 10 de septiembre se recibe el informe de los resultados del proceso de selección por parte del Banco. La contratación del primer Coordinador del Proyecto y el inicio de actividades sólo se produce en octubre de 2009 lo que representa un retraso en la ejecución de actividades. Actualmente, existe estabilidad en la coordinación, sin embargo, el atraso en el desarrolloo de actividades ha generado que en el primer año de prórroga solo se hayan alcanzado parte de los objetivos propuestos, el cumplimiento de metas parciales nos permitee continuar en el desarrollo de actividades, para lo cual es necesario prorrogar por un año más la ejecución de actividades Imagen N 1. Representación en línea de tiempo de los eventos más relevantes ocurridos hasta el momento desde la última prórroga del 1

2 Actividades pendientes por realizar Teniendo en cuenta el inicio tardío en el desarrollo de actividades y en la implementación de los componentes, se debe destacar el interés de los Países Miembros de la OTCA (PM) en retomar y ejecutar las actividades, lo cual se evidencia con un aumento en la producción de elementos asociados al proyecto (conformación de los comités regionales, elaboración de un reglamento del comité técnico envío de información formulación de los términos de referencia finales e inicio de la contratación de consultores, etc.) y del trabajo realizado por la coordinación del proyecto para conseguir que los países retomen sus actividades de trabajo. Imagen N 2 Comparación de tiempos de Ejecución y desarrollo de actividades del Proyecto. 2. Recursos pendientes por ejecutar A la fecha el porcentaje de ejecución global del proyecto está alrededor del 25%, lo que genera la perspectiva de poder cumplir con las metas planeadas desde el inicio, haciendo reajustes en los valores del plan de adquisiciones y realizando una prórroga adecuada del periodo de ejecución. (Tiempo de ejecución estimado para el cálculo de la ejecución financiera: 19 meses de octubre de 2009 a abril 15 de 2012). Se necesita para el desarrollo del trabajo actual la reorganización de recursos que permitan la ejecución de las actividades previstas en el Se requiere por parte de los PM y otras entidades cooperantes la información de los montos de dinero ejecutados dentro de las actividades del proyecto como contrapartida según lo establecido en el proyecto original. Porcentajes de ejecución del proyecto ,14 25,57 monto Porcentaje ,86 26,39 BID OTCA paises Gráfico N 1 Representación porcentual de la ejecución de los recursos del proyecto 1 1 Estos valores están calculados bas sados en el balance de ejecución de los recursos BID a abril de 2012 y los gastos de contrapartida estimados a la fecha, incluidos los efectuados por el gobierno peruano y Colombiano para el COTEC 2

3 PRESUPUESTO VIGENTE BID OTCA/ PAÍSES Tabla N 2 Ejecución financiera a la fecha 5 El proyecto se encuentra en una fase que permite con la movilización de recursos adecuada, gestionar los productos originalmente concebidos, teniendo en cuenta además que el análisis de factibilidad del proyecto muestra su alta perspectiva de desarrollo positivo. Existe un interés manifiesto de los PM por ejecutar el proyecto y un acompañamiento de diferentes instituciones inscritas desde la concepción del proyecto (Organización Panamericana de la Salud, Ministerio de Salud de Brasil, FioCruz y el mismo BID). 3. ANALISIS DOFA DEL PROYECTO. (Corte a mayo de 2012) A. DEBILIDADES No se ha podido cumplir con las metas propuestas/tiempo de ejecución según el cronograma planteado. Tránsito largo de las comunicaciones por vía diplomática. Objetivo muy amplio, propuesta de trabajo inicial sin estructura clara. Tiempo de ejecución del proyecto superado, actualmente en su segunda solicitud de prórroga El tiempo de respuesta a las comunicaciones y pedidos es largo, tanto con los países como con el BID. B. OPORTUNIDADES GASTOS PERIODO AL TOTAL BID OTCA/ PAÍSES PRESUPUESTO PENDIENTE PARA EJECUTAR TOTAL TOTAL BID OTCA/ PAÍSES Marco Operativo Lineamientos regionales Proyectos piloto Coordinación Técnica Evaluación/ auditoria Imprevistos TOTAL La implementación de estrategias de Red para telemedicina y de Cooperación en Salud pueden fortalecer el desarrollo de actividades previstas. El proyecto es prioritario para los Países Miembros, está incluido en la Agenda Estratégica de Cooperación Amazónica y tiene iniciativas pares en los PM que pueden servir para activar los comités y grupos que requiere el Existe ratificación por parte de los Ministros de Salud de los PM de apoyar el desarrollo del La ejecución presupuestal permite retomar las actividades de forma concreta reformulando la base Las prioridades de trabajo son similares entre los países. realizado en LIMA y BOGOTA respectivamente, no incluye los gastos de los otros países con respecto al COTEC ni los de OPS/OMS los cuales están pendientes de justificar al BID. 3

4 Se cuenta con el apoyo y asesoría directa de los responsables del Proyecto dentro del BID y de las entidades cooperantes: OPS/OMS, FioCruz. C. FORTALEZAS Existen puntos piloto de frontera ya concretos para iniciar las actividades. Se ha estructurado un mismo modelo concertado de indicadores para el Se cuenta con interés de trabajo entre las partes. Se cuenta con un coordinador y se proponen estrategias definidas. Ya no existe alta rotación de coordinadores del Se han definido las prioridades de trabajo del Se están encadenando los productos generados dentro del proyecto a estrategias propias de los países y a otras estrategias regionales como parte del desarrollo del Bien Común Regional. Existe un reglamento de trabajo para el COTEC. Se está trabajando con base es un cronograma de reuniones y actividades. Se han implementado mecanismos para agilizar las comunicaciones desde, con y entre los países. Los productos previstos dentro del proyecto y las estrategias desarrolladas son útiles para otras actividades del BID, la OTCA y los PM entre otros. Ya existen elementos que conforman la caja de herramientas del programa D. AMENAZAS Cambio en las prioridades de desarrollo de actividades por parte de los PM por causas de fuerza mayor (conflicto armado, Desastres naturales, cambios de políticas gubernamentales). Fatiga entre las partes Falta de recursos económicos que apoyen las iniciativas y las tareas Rotación de los representantes de los PM periodos de respuesta y de ejecución por parte de los PM largos Incumplimiento de acuerdos o de responsabilidades por parte de los PM. 4. REINGENIERÍA DEL PROYECTO La propuesta actual de la coordinación del proyecto es, empleando las mismas La propuesta que está desarrollando actualmente la coordinación del proyecto consiste en emplear las mismas características definidas en el proyecto dentro de los componentes priorizados, estableciendo procesos que se puedan realizar en paralelo y no de forma secuencial, con lo que se ha logrado conseguir un número mayor de resultados en menor tiempo y optimizando los recursos disponibles. Se busca generar mejores espacios aprovechando herramientas disponibles en el mismo proyecto y que se han trabajado en proyectos anteriores del BID, la OPS/OMS y los Ministerios de Salud de los PM, tales como: Teleconferencias vía Elluminate, Skype, u otros. Telemedicina 2 - Telesalud (Red Panamericana de Ciencia y Tecnología actualmente en desarrollo). 2 En la actualidad se está desarrollando el proyecto BID de Telemedicina, con el cual se está trabajando para el establecimiento de un vínculo interproyectos con el fin de apoyar al Proyecto en el componente 2 con capacitaciones en los temas de telemedicina al 4

5 Foros de participación regional vía Web, los cuales se pueden realizar a través de una página elaborada para el Manuales de indicadores de eventos de importancia en Salud Ambiental. Foros de participación regional vía Web, los cuales se pueden realizar a través de la página del Manuales de indicadores de eventos de importancia en Salud Ambiental. Plazos de trabajo directamente con los ministerios de salud de los PM, para la consecución de resultados. Establecer la línea de base de trabajo. indicadores de trabajo en los puntos pilotos, los cuales ya fueron definidos. Página web del proyecto que albergará la biblioteca, la caja de herramientas y el foro de trabajo. Imagen N 3 representación esquemática del desarrollo de los diferentes componentes del proyecto 5. RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS Y POSIBLES ESCENARIOSS Para mitigar los problemas que se han presentado para la ejecución del presente Proyecto se han planteado las siguientes soluciones: personal crítico del proyecto salud ambiental y con manuales y guías de apoyo para la caja de herramientas y, en el componente 3 con la instalación de puntos de telemedicina7telesalud en los puntos de frontera de gestión compartida del 5

6 PROBLEMA DETECTADO Atraso en la presentación de cuentas Cumplimento de las reglas, procedimientos y modelos del BID Cumplimiento de la agenda de actividades programadas MÉTODO PROPUESTO PARA CORRECCIÓN Habiendo ajustado la contabilidad del proyecto y los procesos contables se dar cumplimiento de las fechas y de los formatos para la presentación de informes de fondo rotativo y solicitud de reembolso/ fondo Rotativo. Par la ejecución del Proyecto se ha previsto dentro de la contratación de personal de apoyo para la coordinación, autorizada por el Banco. Dos apoyos técnicos, uno para la parte administrativa y otro para la parte contable, estando pendiente sólo este último Una vez aclarados con El Banco los formatos y los modelos de presentación de cuentas se considera que esta situación no se volverá a presentar a lo largo del proyecto Teniendo en cuenta que esta variable es altamente dependiente de las actividades realizadas por los países y de su gestión interna, se pretende mitigar a futuro este problema así: Cronograma de actividades claro, con fechas de entrega de informes. Para garantizar un mejor acceso, oportuno y rápido de comunicación con los delegados e instituciones cooperantes, se favorecerá el uso de medios virtuales de tele y audioconferencia. Desarrollo de actividades en los países Participación de los PM en las actividades del COTEC Comunicación de hallazgos y resultados de la vigilancia en la frontera/ puntos piloto Para facilitar la comunicación con los Países Miembros se ha previsto desde el 2011 remitir los informes trimestrales de actividades y el cronograma de trabajo, para motivar la participación de los organismos gubernamentales responsables de la ejecución de actividades del Junto con la presidencia del COTEC y con la asesoría de la OPAS se ha elaborado un calendario de actividades propuestas para el 2011 buscando que las instituciones interesadas en el proyecto, los delegados y asesores, puedan programar previamente estos encuentros y sepan de antemano que actividades se van a realizar. Se estableció un reglamento de trabajo del COTEC, con lo que se busca que el COTEC y los PM respondan a los convenios del TCA y de la SP/OTCA con el BID. Se ha propuesto acompañar de manera virtual las actividades desarrolladas por las mesas de trabajo nacionales y de los comités de frontera, para garantizar el desarrollo de los procesos Diseño de herramientas de recolección de datos, que permitan emplear la información recolectada en los puntos pilotos. Establecer un foro de discusión vía web para las actividades de los puntos pilotos. Manejo de las herramientas desarrolladas de manera física y virtual (esta última a través de material para computador y en la nube digital). Pago de consultores Los pagos se generarán a partir de la cuenta en Dólar del Proyecto extranjeros. Pago de actividades OTCA/BID/Saude, directamente a la cuenta del proveedor/consultor, en el extranjero. Pago de evitando trámites largos. Para dichos procedimientos se tendrá en proveedores en el extranjero. cuenta el valor de la taza de transferencia, la cual será cargada al proyecto y es una de las vías de inversión de los intereses obtenidos por los dineros del Tabla Nº 3: Planteamiento de escenarios: Problemas y Soluciones RIESGO POTENCIAL Demora de los países en la recolección de la información No consecución de los Consultores MÉTODO PROPUESTO PARA CORRECCIÓN Emplear la agenda estratégica de la SP/OTCA como método de solicitud a los PM Dado que la convocatoria es abierta, emplear el banco de datos obtenido como fuente para posibles candidatos en segunda línea 6

7 Cambio en las fechas de reunión Cambio en la coordinación del Proyecto Uso de medios virtuales para minimizar el impacto sobre el cronograma de trabajo Se ha establecido una memoria institucional dinámica, alimentada semanalmente para minimizar el riesgo de pérdida de la información. Así mismo, la contabilidad se está manejando de forma semanal, generando un respaldo virtual y físico del La documentación del proyecto se ha circulado a los PM y en los dos meses anteriores se ha procurado llenar los vacíos de información de los países. Con el desarrollo de la página virtual, el archivo histórico quedará al alcance de todos por niveles de información. Debido a la variación del dólar es un fenómeno que se debe estudiar. Una solución planteada es el uso de recursos de financiación externos adquiridos por solicitud o por oferta. Además de plantear la anterior solución, se pueden emplear los recursos remanentes de los diferentes componentes, para cubrir los déficit que se llegasen a presentar. Otro método de corrección es la inversión de los intereses obtenidos por los dineros del Tabla Nº 4: Planteamiento de escenarios: Riesgos y Soluciones Cambios en los delegados del COTEC Recursos agotados Costos de productos más elevados que el presupuesto inicial. 6. Actividades en desarrollo ACTIVIDAD A SER DESARROLLADA Revisión de aspectos legales normativos. METAS ALCANZADAS O POR ALCANZAR Recolección de información por parte de cada país. Envío desde los PM a la UER. Construcción del manual de indicadores. Asesor experto Carlos Machado (Fiocruz) como apoyo al Contratación de los consultores por países Ya se inició el proceso de contratación de consultores por países Presentación del proyecto en los Ministerios de Salud de los países. Elaboración del material informativo para envío a los PM y su distribución. Página web. Propuesta de trabajo basada en la propuesta de la pagina web de la OTCA (uniformidad e identidad). Presentación de metodología de indicadores. Presentación de la estrategia a seguir por los países miembros. Reunión virtual del COTEC seguimiento bimensual de actividades. Reunión de ajuste y presentación de avances de la UER y los países miembros realizadas en conjunto e individualmente. Participación en el comité de E y D Participación de mesas de trabajo para verificar 7

8 UNASUR. propuestas comunes en el componente de emergencias y desastres. Concertación de espacio para la próxima Reunión Regional Acuerdos fronterizos de implementación de puntos pilotos de gestión compartida Formalización de acuerdos de trabajo bifronterizos para el desarrollo del sistema El encuentro se ha programado para Bolivia, anterior a la presentación de la actual solicitud, sin embargo, por razones de orden público fue necesario aplazarlo a fecha posterior en Agosto de este año. 7. PRODUCTOS RELACIONADOS HASTA LA FECHA ACTUAL (Basados en el Plan operativo original del proyecto). ITEM DEL PLAN DE ADQUISICIONES PRODUCTO OBTENIDO DEMOSTRATIVO 1.1. Taller Regional de inicio de Proyecto Brasilia 8-9 de dic. de 2009 Definición de las características del proyecto 1.3 Taller virtual de validación y ajustes a las LB con el Comité Técnico Regional y el Comité Asesor Interagencial Contratación de Especialistas para armonización de estándares e indicadores 1.5 Taller Regional de definición y consenso del marco Operativo; y de consideración del Plan Operativo y del Plan de Adquisiciones Lima 31 de Ago. al 2 de Sept. de 2010 Definición de las prioridades de trabajo dentro de la problemática de la salud ambiental en los PM Documento de elaboración de la línea de Base. Propuesta de desarrollo de indicadores Elaboración de los Términos de referencia de los Consultores para el Proyecto Los países acordaron desarrollar estrategias de capacitación para el Se definieron prioridades por país en el desarrollo del Acta de reunión de Inicio del proyecto Documento Documento TDR de los Consultores Memoria de la reunión de lima 4.4 Suporte Informático para el Proyecto (creación de la base de datos, herramientas de análisis de los datos, difusión de la información generada). Se definieron los posibles Puntos piloto de gestión compartida de trabajo en fronteras del componente 3 del Elaboración de un folleto que dé cuenta de la propuesta de trabajo del proyecto como método de difusión de las actividades que serán desarrolladas Elaboración de un reglamento de trabajo Listado de capacitaciones a ser proveídas por los países del TCA y las instituciones que apoyan Folleto Reglamento del COTEC Listado 8. Cronograma de actividades mayo de 2011 mayo de 2013 El siguiente es el cronograma propuesto de actividades para ejecutar dentro del proyecto con vigencia de mayo de 2011 a mayo de Las fechas pueden variar dependiendo de la dinámica de desarrollo del proyecto y del cumplimiento de actividades por parte de los PM. Se han suprimido las categorías de actividades ya ejecutadas dentro del proyecto, las cuales pertenecen a los componentes 1 (marco operativo) y 4 (administración). 8

9 ACTIVIDAD 1. Componente I: Marco Operativo Desarrollo de instrumentos de trabajo países MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC Inicio de consultorías por país. (8) Línea de base Realizar misiones de trabajo a los PM con las Mesas Nacionales del Proyecto.(8) Desarrollo de la página web del proyecto (1) 2. Componente II: lineamientos regionales Talleres a nivel Regional para definir Desarrollo de indicadores y planes demostrativos (2) Talleres de capacitación y armonización de herramientas, estándares e indicadores(8) ACTIVIDAD Recolección de indicadores y directrices púbicas y plan de acción amazónico frente al Cambio Climático Publicación de directrices para políticas públicas y un plan de acción amazónico en salud ambiental frente al Cambio Climático(1) 3. Componente III: Proyectos piloto 4.1 Talleres de análisis de la situación de salud ambiental fronteriza y planificación estratégica local para la evaluación y validación del sistema en fronteras.(5) 4.2 Fortalecimiento de los laboratorios de referencia para mejorar la calidad del diagnostico y sistemas de alerta (5) Fortalecimiento de la red informática del sistema según prioridades (5) Talleres de capacitación para capacitadores (5) Talleres intersectoriales (8) de fortalecimiento en el uso y aplicación de información generada por los sistemas Publicación del Manual de Vigilancia de Salud Ambiental de la Región Amazónica (1) Consultorías para elaboración de material educativo para fortalecimiento de redes de entornos saludables.(2) Desarrollo del material educativo del proyecto Taller Regional de Evaluación de Resultados y Sostenibilidad (1) 4.Coordinación Técnica y administrativa Reuniones COMITÉ INTERAGENCIAL Encuentros del COTEC Regional (presenciales o virtuales). Informe de Actividades al BID Informes a los PM Entidades cooperantes Mesa de trabajo conjunta con OPS Auditoria y Evaluación 5.1 Evaluación Intermedia & Final 5.2. Auditorias 5.3 Elaboración y presentación de informe final del proyecto MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC 9