Información para proveedores: Necesidades y Expectativas del Grupo Signe. Autor: Comité del Sistema de Gestión v1.1 28/02/2018

Transcripción

1 Infrmación para prveedres: Necesidades y Expectativas del Grup Signe Autr: Cmité del Sistema de Gestión v1.1 28/02/2018

2 1 OBJETIVO DEL DOCUMENTO La calidad implica mejrar permanentemente la eficacia y eficiencia de la rganización y de sus actividades. La calidad percibida pr el cliente está cndicinada pr la frma en que la rganización realiza tdas las actividades que repercuten en el servici que ésta presta a sus clientes, entre ellas fundamentalmente las cmpras. A este escenari se suma un entrn dnde, tant la seguridad del prduct, prcess y servicis prestads, cm la sstenibilidad mediambiental sn elements fundamentales dentr de ls valres del Grup Signe, a ls que dams respuesta a través de nuestr Sistema de Gestión mediante la aplicación integrada del Pensamient Basad en Riesgs, tant asciads a nuestr Cntext cm a nuestrs Prcess. Un de ls ejes fundamentales de nuestr Sistema de Gestión pasa pr una eficaz gestión de las relacines cn nuestrs prveedres, una de las Partes Interesadas más relevantes para Grup Signe. Pr ell, este dcument tiene pr bjetiv que nuestrs Clabradres y Prveedres adquieran un cncimient más ampli de nuestras Plíticas, nuestra Misión, Visión y Valres, nuestrs cmprmiss, nuestras Necesidades y Expectativas generales y que ell les prprcine un marc para frecerns prducts y servicis avanzads e innvadres, de calidad, diseñads desde una perspectiva de Cicl de Vida y segurs para el Medi Ambiente, las Persnas y para la Infrmación, que ns ayuden a crear valr para tdas nuestras Partes Interesadas. La Plítica de ls Sistemas de Gestión del Grup Signe se encuentra dispnible en la página web: Agradecerems que en las relacines actuales y futuras cn nuestrs Prveedres se tengan en cuenta estas cnsideracines, a md de entendimient cmún de bjetivs y valres y que ell sirva para mantener una relación beneficisa recíprca, cnslidada y duradera hacia el lgr del éxit sstenid. 2

3 REQUISITOS GENERALES. CRITERIOS GENERALES DE EVALUACIÓN Dad que las cmpras de prducts y servicis afectan en mayr menr medida a la calidad del prduct que llega al cliente, cm a td el prces de la cadena de valr que l genera en cuant a calidad cm a seguridad, es necesari garantizar una buena gestin de cmpras. Pr l que la dirección del Grup Signe ha decidid establecer y desarrllar un sistema para garantizar la calidad de ls servicis prestads a la rganización, así cm evaluar la cmpra de materias primas. Para desarrllar ls prcess de selección de prveedres y clabradres externs, Grup Signe pdrá slicitar infrmación acerca de tds alguns de ls punts a cntinuación indicads: Certificads de Sistemas de Gestión (se cnsidera una buen práctica de nuestr prveedres el aprtar esta dcumentación actualizada de manera practiva). TC2. DNI (Empleads externs). Certificad alta de actividad. Manual Prevencin, referente al puest de trabaj. EPI S. Carnet Instaladres. Aceptación de requisits ambientales, suministrad pr Signe (anex I). Cmprmiss de cnfidencialidad, prpiedad intelectual, LOPD, etc De frma general, para llevar a cab la evaluación, seguimient del desempeñ y la reevalucin cntinua de nuestrs prveedres, se pdrán tener en cuenta, entre trs, ls siguientes criteris: Prveedres de servicis: Evaluacin del servici prestad Calidad del servici prestad, Slvencia y Capacidad técnica frecida en tds ls ámbits: cmpetencia del persnal que el prveedr destinad a ls servicis, capacidad de ls métds, prcess, medis, instalacines y equips empleads en la prestación de servicis y la calidad y cualidades de ls materiales y recurss empleads. Cumplimient de tds ls requisits que se establezcan a nivel cntractual en fertas de prestación de servicis. Prveedres de prducts, materias primas y mercancias Diferencia Cantidades Estad tip embalaje Retrass en las entregas Calidad del prduct recibid 3

4 REQUISITOS EN MATERIA DE CALIDAD Ls prveedres, además de tener el deber de cumplir tds ls requisits legales y nrmativs que les sean aplicables, cumplirán tds ls requisits de calidad que se encuentren implícits generalmente recncids para el prduct servici slicitad que se hayan establecid de frma cntractual para prprcinar bienes y servicis que se ajusten sistemáticamente a las necesidades y expectativas del Grup Signe, que funcinen, sean eficaces y sean segurs desde tds ls punts de vista para su us previst. Al margen de ls criteris generales de evaluación, ls métds de supervisión y cntrl de calidad de ls prducts servicis suministrads al Grup Signe, así cm ls empleads para la evaluación y selección de nuestrs prveedres se basarán en criteris lógics, ajustads a ls prducts servicis recibids y en función del grad de influencia relevancia que dichs prducts y servicis psean en nuestra prpia capacidad para prestar servicis a nuestrs Clientes. Entre trs criteris, infrmams a nuestrs prveedres que Grup Signe pdrá emplear y valrar cm criteris de evaluación: La realización de pedids de prueba. PROACTIVIDAD: La practividad de ls prveedres en la prpuesta de nuevs e innvadres prducts y servicis que puedan cntribuir a la Mejra Cntínua de Grup Signe en tds ls ámbits: Calidad, Medi Ambiente, Seguridad y Salud, Seguridad de la Infrmación, Impresión de Dcuments de Seguridad. ELEMENTOS DIFERENCIADORES: La calidad, cantidad acrdada, buen estad de ls prducts suministrads y características adicinales frecidas que ls distinga de trs prducts y servicis de su misma categría clase. CAPACIDAD Y RAPIDEZ DE RESPUESTA: La capacidad de respuesta y reslución ante n cnfrmidades, situacines de n cnfrmidad cn ls requisits de Grup Signe la cmunicación de nuevs requisits. PLAZOS: El cumplimient de ls plazs de entrega de prducts de servici acrdads. AUDITORIAS DE TERCERA PARTE: Para aquells servicis en ls que sea pertinente y así se haya acrdad se valrará la transparencia mstrada en inspeccines, visitas auditrías de tercera parte que Grup Signe acuerde realizar en las instalacines del Prveedr. 4

5 REQUISITOS EN MATERIA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Ls Prveedres deberán prteger y cnservar ls recurss que el Grup Signe pnga a su dispsición y deberán utilizarls sl para ls fines autrizads. Ls recurss pueden incluir elements tangibles tales cm equips y sistemas infrmátics y de cmunicación, así cm elements intangibles, cm el buen nmbre y la reputación de las empresas del Grup Signe. Se cumplirán, pr parte del Prveedr, las nrmas de us aceptable de ls activs establecidas pr el Grup Signe en su gestión de la seguridad de la infrmación. Tds ls prveedres de servici deberán firmar el crrespndiente acuerd de cnfidencialidad. En aquells cass en ls que el servici cnlleve acces tratamient de dats de carácter persnal, el prveedr deberá firmar las crrespndientes cláusulas de tratamient de dats de carácter persnal. Asciad ls cntrats de servici IT se elabrará un Acuerd de Nivel de Servici en el que se indicarán las cndicines específicas de cada servici y ls niveles asciads al mism. Del mism md, ests acuerds incluirán la relación de infrmes necesaris para el crrect cntrl y supervisión de ls trabajs. Para este tip de servicis, el Grup Signe se reserva el derech de auditr ls servicis del prveedr. Ls Prveedres deberán respetar y n vilar ls derechs de prpiedad intelectual del Grup Signe y de tercers, que incluyen, entre trs, infrmación de prpiedad exclusiva, derechs de autr, patentes, marcas cmerciales y secrets cmerciales. Ls Prveedres recncen que la infrmación de las empresas del Grup Signe es un activ de valr, debiend prteger la infrmación cnfidencial del Grup Signe y n deberán divulgar, dispner de manera inadecuada ni cpiar infrmación cnfidencial del Grup Signe, de su prpiedad exclusiva que se la haya cnfiad, independientemente de si se entregó se btuv acces a ella en frma verbal, escrita, electrónica visual y de si está catalgada cm cnfidencial. Ls Prveedres n pretenderán realizar anuncis ni divulgar infrmación en nmbre del Grup Signe a miembrs del públic, la prensa, rganisms ficiales, entidades cmerciales u tras persnas, ni afirmarán ni insinuarán un respald pr parte del Grup Signe de ls empleads de esta, sin el previ cnsentimient expres escrit del Grup. Sin perjuici de l establecid en virtud de la legislación vigente, permitid de tr md en virtud de un previ cnsentimient escrit firmad pr una persna autrizada de SIGNE, ls Prveedres n pueden utilizar el nmbre, el lgtip las marcas cmerciales de SIGNE ni realizar divulgacines ni anuncis públics relacinads cn el bjet de su cntrat sus transaccines cn miembrs del persnal de SIGNE. Ls Prveedres n pdrán subcntratar ls trabajs sin autrización expresa y pr escrit pr parte del Grup Signe. En ests cass autrizads, el prveedr deberá de transmitir ls requisits de seguridad a sus subcntratistas exigiéndles su cumplimient. 5

6 REQUISITOS EN MATERIA DE IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS DE SEGURIDAD Ls Prveedres deberán asegurar el cumplimient de ls requisits de seguridad de la nrma de referencia (ISO ), así cm ls específics del cliente y aquells que el Grup Signe haya determinad cm aplicables a ls dcuments de seguridad a l larg de td su cicl de vida. Ls prveedres deberán aceptar la Plítica del Sistema de Gestión del Grup Signe, cmprmetiéndse a cumplir ls requisits de seguridad que le fuesen transmitids y permitiend la realización de la verificación que Signe cnsidere, en sus instalacines, para asegurarse de que se cumplen ls requisits de seguridad especificads. Aquells prveedres que participen de ls prcess de gestión de residus de dcuments de seguridad deberán cumplir ls requisits establecids en la nrma UNE-ISO de destrucción segura de infrmación. En el cas de prveedres de transprte, se valrará la psibilidad del establecimient de un sistema de gelcalización que permita al Grup Signe tener cncimient en cada mment de la lcalización de ls envís, así cm de medidas adicinales que se pudieran frecer para asegurar la trazabilidad y seguridad en ls envís. 6

7 REQUISITOS ESPECÍFICOS PARA PROVEEDORES DE TRANSPORTE El departament de lgística adicinalmente a la evaluación inicial de prveedres que se hace pr el departament de cmpras cree necesari tmar en cuenta ls siguientes aspects y valracines para la evaluación inicial de prveedres de transprte: Aspect Cntar cn sistema de seguimient/ psicinamient GPS Cntar cn infrmación sbre mejras ambientales: Optimización de rutas Plítica de reducción de la huella de carbn. Curss de cnducción eficiente Plítica de cmpra/renvación de flta de vehículs Cntar cn certificacines ISO 9001, ISO e ISO (Sistemas de gestión de seguridad para la cadena de suministr) Cntar cn certificación OEA (Operadr Ecnómic Autrizad) Cntar mínim cn segur LOT (Ley Orgánica de Transprtes) Cntar cn unidades prpias de transprte Cntar cn un prtal de clientes (elabrar reprtes histórics de su carga, realizar slicitudes de servici, presentar reclams aclaracines, cargad de POD y seguimient) Valración 5 punts 5 punts 5 punts 5 punts 10 punts 5 punts 10 punts Cuant mayr sea la puntuación alcanzada pr el prveedr de transprte mejr pdrá respnder a ls requerimients del Grup Signe. El departament de lgística adicinalmente a la evaluación anual cntinuada del desempeñ de prveedres que se hace pr el departament de cmpras a través de las incidencias registradas cree necesari tmar en cuenta ls siguientes aspects y valracines para la evaluación anual del desempeñ de prveedres de transprte: Aspect Suministr anual de tarifas actualizadas Suministr de infrmación sbre el desempeñ ambiental El servici de atención al cliente ha sid reslutiv Adecuada cmunicación de cambis e incidencias Dcumentación de envís (seguimient y entrega de POD) Valración 5 punts 5 punts 10 punts 5 punts 10 punts Cuant mayr sea la puntuación alcanzada pr el prveedr de transprte mejr ha sid su desempeñ frente a ls requerimients del Grup Signe. 7

8 REQUISITOS EN MATERIA AMBIENTAL En Grup Signe, cnscientes de ls psibles Impacts Ambientales que pueden estar asciads a nuestrs prcess, actividades, servicis, instalacines y equips, dispnems de un Sistema de Gestión Ambiental cn el que integrams la prtección del Medi Ambiente, la Prevención de la Cntaminación y la adpción de criteris de Desarrll Sstenible y de Cicl de Vida en nuestra gestión. Pr ell, para lgrar el mejr cumplimient de ls cmprmiss que hems adquirid, es imprescindible la implicación y clabración de tds aquells prveedres de Grup Signe que puedan tener asciads a sus actividades/prducts servicis Aspects e Impacts Ambientales de cualquier tip, en cualquier punt de las etapas del Cicl de Vida, evidenciand el cumplimient de ls requisits de carácter ambiental que les sean aplicables. Nuestras COMPROMISOS: Mejrar gradualmente en el cntrl de ls Aspects Ambientales de nuestras actividades, prducts y servicis que pdams cntrlar sbre ls que pdams influir y sus impacts ambientales asciads desde una perspectiva de Cicl de Vida. Extender y ampliar nuestra capacidad de influencia en tdas las etapas del Cicl de Vida de ls prducts y servicis que se ns suministran sbre la base de criteris de cmpra y cntratación cada vez más avanzads y exigentes. Reducir la magnitud de nuestrs cnsums si ell n es psible mejrar en alguna de las características de eceficiencia asciada. Ptenciar la reutilización y la preparación para la reutilización sbre el reciclaje y ambs sbre la eliminación sin aprvechamient de materiales, equips, residus. AHORA CONOCEN NUESTROS COMPROMISOS EN RELACIÓN A LA PROTECCION DEL MEDIO AMBIENTE Y LA PREVENCION DE LA CONTAMINACIÓN, HACIA LA EFICIENCIA EN EL USO DE LOS RECURSOS, HACIA LA REDUCCION EN EL USO DE LOS MISMOS, HACIA PRODUCTOS Y SERVICIOS INNOVADORES AMBIENTALMENTE... PIENSEN EN TODO LO QUE RODEA A SU PRODUCTO-SERVICIO Y EN SU CICLO DE VIDA Y EN CÓMO PODEMOS COLABORAR PARA MEJORAR. SUS PROPUESTAS SERÁN BIENVENIDAS 8

9 Anex I Cmunicación de requisits ambientales a prveedres y aceptación de ls misms Rgams ns devuelvan cumplimentad este anex cn la firma y sell y acmpañad de las evidencias slicitadas en función de la actividad que desarrlle para Grup Signe, pr crre electrónic, a la dirección cmpras@signe.es 9

10 REQUISITOS AMBIENTALES PARA PROVEEDORES A cntinuación se detallan ls requisits mínims que deben cumplir durante la ejecución de su actividad. Debe marcarse cn una X la casilla casillas en las que pueden enmarcarse las actividades que su rganización realiza para Grup Signe. Además, es muy imprtante que ns envíen las evidencias (cpia de dcuments) que demuestren el cumplimient pr parte su empresa de sus bligacines mediambientales, que para su cas sn las siguientes: ME APLICA (marcar las casillas prtunas) ACTIVIDAD Gestr de residus peligrss, de aceites usads, de inertes, de residus n peligrss. Transprtista de residus peligrss. Prveedr de sustancias peligrsas Talleres de Mantenimient de vehículs Instalación y/ mantenimient de sistemas de prtección cntra incendis REQUISITOS A EVIDENCIAR Enviar una cpia del dcument acreditativ de Gestr Autrizad para ls residus a retirar en nuestra empresa. Enviar una cpia del dcument acreditativ de Transprtista autrizad cumplimentación del trámite de cmunicación según requisits de la Ley 22/2011 Enviar las Hjas de Dats de Seguridad de las sustancias peligrsas. Infrmar sbre sustancias alternativas más respetusas cn el medi ambiente que mejren su Cicl de Vida Enviar alguna evidencia reciente de la gestión de ls residus peligrss que gestinan (cntrats de gestión, dcuments de identificación) Enviar una cpia del Registr de empresa instaladra / mantenedra de sistemas de prtección cntra incendis Enviar alguna evidencia reciente de la gestión de ls residus peligrss que gestinan (cntrats de gestión, dcuments de identificación) Prveedres de hardware si lleva asciad mantenimient de ls equips (rdenadres, impresras, equips y aparats eléctrics y electrónics) ya sea baj cntrat de frma puntual. Infrmar sbre ls aspects ambientales asciads al equip / instalación y su Cicl de Vida Enviar cpia de dcumentación acreditativa de autrización de prductr, pequeñ prductr cmunicación de prducción de residus a la Administración Enviar alguna evidencia reciente de la gestión de ls residus peligrss que gestinan (cntrats de gestión, dcuments de identificación) Mantenedr de sistemas de climatización Alquiler de lcales y ficinas (arrendadr) Mantenedr eléctric Mensajería y servicis de transprte. Organizacines que ns suministran prducts mediante una red de transprte distribución Enviar una cpia del Registr de empresa instaladra / mantenedra de instalacines térmicas Enviar cpias de carnet prfesinal del persnal que pera en nuestras instalacines y en especial evidencias de las certificacines persnales en materia de manej de gases flurads Enviar infrmación técnica sbre ls equips e instalacines (ptencias, carga de gas) Enviar alguna evidencia reciente de la gestión de ls residus peligrss que gestinan (cntrats de gestión, dcuments de identificación) Cpia del plan de emergencia plan de evacuación (l que sea aplicable en cas de edificis de ficinas) Alguna evidencia reciente de actividades de mantenimient de sistemas de climatización, sistemas de prtección cntra incendis de cualquier tra instalación regulada pr requisits legales (depósits, calderas). Evidencias de cmunicación de Identificación Industrial de vertids Evidencia (si se encuentra dispnible) prpuestas de mejra en el us de recurss (energía, agua..) de las instalacines/edifici. Cpias de las certificacines energéticas de lcales, ficinas. Enviar alguna evidencia reciente de la gestión de ls residus peligrss que gestinan (cntrats de gestión, dcuments de identificación). En especial, evidencias de gestión de luminarias (flurescentes). Si va a gestinar nuestrs flurescentes pr sus prpis medis debe enviar evidencia de que se encuentra inscrit en algún sistema de Gestión Integrad de luminarias. Pr ejempl AMBILAMP. En cas cntrari deberá emplear ls cntendres de residus de flurescentes de Grup Signe. Evidencias de frmación en cnducción eficiente Evidencias de sistemas y métds de prgramación eficiente de rutas de distribución. Plítica de reducción de la huella de carbn. Plítica de cmpra/renvación de flta de vehículs Otras tiplgías de prveedres Aprtar evidencias cm las mstradas en las líneas anterires que sean pertinentes a su actividad. 10

11 Estams segurs de su plena dispnibilidad para aprtar la infrmación que les slicitams y agradecems pr anticipad su clabración. En cas de dispner de certificacines ambientales (ISO 14001, EMAS, ISO 50001, Huella de Carbn ) adjunten cpia del certificad en vigr. Empresa prveedra: ACEPTACIÓN DE REQUISITOS AMBIENTALES Nmbre de la persna que acepta ls requisits: En calidad de: Fecha: Firma: Sell: 11