Que, mediante Decreto Supremo N' MC se aprobó el Reglamento de

Transcripción

1 ui6n de 61 f/enmd N SG/MC Lima, 15 SET. Z014 VISTOS, el Memrand N' ACGD-SG/MC de fecha 16 de juli de 2014 de la Oficina de Atención al Ciudadan y Gestión Dcumentaría, el Memrand N' GPP-SG/MC de fecha 25 de juli de 2014 de la Oficina General de Planeamient y Presupuest, la Nta N' GAJ-SG/MC de fecha 8 de agst de 2014 y Nta N' GAJ-SG/MC de fecha 9 de setiembre de 2014 de la Oficina General de Asesría Jurídica, y; CONSIDERANDO: Que, pr Ley N se creó el Ministeri de Cultura cm rganism del Pder Ejecutiv, cn persnería jurídica de derech públic, cnstituyend un plieg presupuesta! del Estad; Que, mediante Decret Suprem N' MC se aprbó el Reglament de /=- Organización y Funcines del Ministeri de Cultura;,j;ü-:: L -:;<-.. :/:':..,.. :=;\1 Que, cnfrme al numeral 14.6 del articul 14 del precitad Reglament, la \_'{. \; }' ;::éijecretaria General del Ministeri de Cultura, tiene entre su funcnes aprbar, \\.", :. ' "".,).9uand crrespnda, las d1rect1vas sbre asunts de adm1mstrac1n Interna del < '- ' '';/Ministeri; <::..."'""'. -':'- 0 -::;::... Que, la Oficina de Atención al Ciudadan y Gestión Dcumentaría del de Cultura, mediante el Memrand N' ACGD-SG/MC de fecha de juli de 2014, prpne el pryect de Directiva denminada "Funcines,.' 1 bligacines y Respnsabilidades de ls Fedataris del Ministeri de Cultura", que /;.:!,,.,.,;)!:\Ministeri ff..t"'l ;:;;;/t.. l j :?J1 } 0 é'.:;'z!tme cm bjetiv establecer las nrmas para el desempeñ de las funcines de ls ':,( "''"'' ''/::''fedataris, en el servici de autenticad de dcuments y certificación de firmas para ""... -;;:: ls trámites administrativs que se realicen en la institución y demás aspects inherentes a la respnsabilidad que asumen ls fedataris designads pr el Ministeri de Cultura; M. Muedas M. Que, cn Memrand N" GPP-SG/MC de fecha 25 de juli de 2014 de la Oficina General de Planeamient y Presupuest y la Nta N' GAJ SG/MC de fecha 8 de agst de 2014 de la Oficina General de Asesría Jurídica, se emite cnfrmidad respect al pryect de Directiva citad en el párraf precedente; Cn el visad del Directr de la Oficina de Planificación y Presupuest, actualmente Oficina General de Planeamient y Presupuest, de la Jefa de la Oficina de Atención al Ciudadan y Gestión Dcumentaría y de la Directra General de la ficina General de Asesría Jurídica, y;

2 De cnfrmidad cn l establecid en la Ley W 29565, que crea el Ministeri de Cultura, el Decret Suprem N MC que apnueba el Reglament de Organización y Funcines del Ministeri de Cultura y la Directiva N' /MC "Lineamients para la Frmulación y Aprbación de Directivas del Ministeri de Cultura, aprbad pr Reslución Ministerial N' /MC; SE RESUELVE: SG/MC "Funcines, Obligacines y Respnsabilidades de ls Fedataris del Ministeri de Cultura", la misma que en dcument anex frma parte integrante de la presente Reslución. Artícul 1. Aprbar la Directiva N' O O Cl Artícul 2.- Dispner que la Oficina de Cmunicación e Imagen Institucinal publique la presente Reslución y su anex en el Prtal Institucinal del Ministeri de Cultura ( Regístrese y cmuníquese.,a u -6-N-VE_LA_.R:.":DE:;:A:;;MéZAGA secretaria General

3 DIRECTIVA N q SG/MC FUNCIONES, OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS FEDATARIOS DEL MINISTERIO DE CULTURA 1. OBJETIVO Establecer las nrmas para el desempeñ de las funcines de ls fedataris, en el servici de autenticad de dcuments y certificación de firmas para ls trámites administrativs que se realicen en la institución, a nivel nacinal y demás aspects inherentes a la respnsabilidad que asumen ls fedataris designads pr el Ministeri de Cultura. 2. FINALIDAD Lgrar que ls fedataris, brinden un mejr serv1c1 al públic usuari y/ administrads, agilizand el trámite prcedimient del dcument requerid para su utilización ante el Ministeri de Cultura. 3. ALCANCE Las dispsicines cntenidas en la presente Directiva sn de bligatri cumplimient pr ls Órgans y Unidades Orgánicas que cnfrman la estructura rgánica del Ministeri de Cultura. 4. BASE LEGAL Ley W 27444, Ley del Prcedimient Administrativ General y sus mdificatrias. Ley W 29565, Ley de.creación del Ministeri de Cultura. Decret Suprem W MC, que aprueba. el Reglament de Organización y Funcines del Ministeri de Cultura. " Reslución Ministerial W MC, que aprueba la Directiva W /MC, "Lineamients para la Frmulación y Aprbación de Directivas del Ministeri de Cultura. 5. RESPONSABILIDAD La Oficina de Atención al Ciudadan y Gestión Dcumentaría, es la respnsable de implementar las medidas necesarias para el cumplimient de la presente Directiva. Asimism, será la respnsable de abrir y mantener actualizad el "Registr de Fedataris", precisand el perid en que asumiern su función indicad en la Reslución Ministerial crrespndiente. 6. DISPOSICIONES GENERALES 6.1 FEDATARIO Página 1 de 11

4 Se denmina fedatari al funcinari servidr públic que persnalmente y previ ctej autentica el cntenid de la cpia de un dcument riginal que presente el administrad a fin de que sea utilizad en ls trámites ante su prpia entidad. 6.2 DEL NÚMERO DE FEDATARIOS De acuerd a las necesidades y cantidad de dcuments para la atención que sean presentads pr ls administrads, pdrán designarse ls fedataris titulares y suplentes. Para la Sede Central, pueden ser designads hasta cinc (5) fedataris titulares y cinc (5) fedataris suplentes. Para las Direccines Descncentradas de Cultura, pueden ser designads hasta ds (2) fedataris titulares y ds (2) fedataris suplentes pr cada un. El númer de fedataris titulares suplentes puede ser ampliad en atención a las necesidades del servici general. 6.3 DE LA GRATUIDAD DEL SERVICIO Ls fedataris brindarán gratuitamente sus serv1c1s a ls slicitantes administrads, sin exclusión de sus labres rdinarias. DE LA EFICACIA DEL SERVICIO La cpia fedateada de un dcument gza de la misma validez y eficacia que el riginal, siempre que exista la cnstancia de que éste es auténtic. 6.5 DEL PLAZO Ls fedataris serán designads pr un períd de ds (2) añs, el mism que pdrá ser prrrgad en frma cnsecutiva hasta en ds (2) prtunidades y en frma alternada en tres (03) prtunidades. 7. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 7.1 REQUISITOS PARA SER FEDATARIO La función del fedatari deberá recaer en: a) Trabajadres de la entidad, baj cualquier régimen labral. b) Que cuenten, cn títul superir universitari técnic. e) Que se le recnzca pr su veracidad, lealtad, hnradez, discreción y un alt sentid del servici públic. d) Que tenga cm mínim tres (3) añs labrand en el Ministeri de Cultura. 7.2 FUNCIONES DEL FEDATARIO Ls fedataris designads desempeñarán sus funcines cn arregl a l establecid pr el artícul 127 de la Ley N , Ley de Prcedimient Administrativ General. En ese sentid, ls fedataris tienen cm funcines: Página 2 de 11

5 a) Certificar la firma de ls administrads previa verificación de la identidad del suscriptr cn el dcument de identidad riginal y para us exclusiv en trámites interns. b) Aceptar para la autenticación, cpias ttalmente legibles, sin brrnes ni enmendaduras. e) Mantener actualizad el registr diari de dcuments fedateads y certificacines de firmas que realice. d) Sellar y firmar debidamente las cpias. e) Mantener cmpleta autnmía en la realización de sus funcines OBLIGACIONES DEL FEDATARIO a) Guardar reserva en tds ls asunts vinculads a su función. b) Denunciar ante la Oficina de Atención al Ciudadan y Gestión Dcumentaría, ls acts que atenten cntra la mral sean ilegales, que se detecten en el ejercici del carg. e) Ejercer diariamente las funcines de fedatari durante el hrari de trabaj, turns prgramads, sin dejar de cumplir sus deberes y respnsabilidades inherentes al desempeñ de su puest de trabaj. d) Sellar ls dcuments a fedatear, cn el sell diseñad para tal fin. e) Observar buen trat y lealtad hacia ls usuaris en general. f) Cncer exhaustivamente la función y capacitarse para su mejr desempeñ. g) Cntar cn un Libr de Registr de dcuments fedateads y Libr de certificación de firmas. h) Custdiar Js sells, el Libr de Registr de Dcuments Fedateads y Libr de Registr de Certificación de Firmas. i) Fedatear td tip de dcument generad pr el Ministeri de Cultura y de tras entidades que sea necesaris para realizar un trámite ante nuestr Ministeri. j) Prestar el servici en frma gratuita. k) Clcar en un lugar visible de su ficina un rótul que l identifique cm tal. 1) Hacer entrega de carg al Jefe (a) de la Oficina de Atención al Ciudadan y Gestión Dcumentaría, presentand un Infrme de las actividades realizadas, según el frmat que se detalla en el Anex N 5. PROHIBICIONES a) Fedatear aquells dcuments firmas ajens a trámites interns del Ministeri de Cultura. b) Percibir retribución alguna pr realizar u mitir dich servici. e) Fedatear cpias de dcuments sin tener a la vista ls dcuments riginales. d) Tramitar el dcument expediente que ha certificad. e) Aceptar fedatear cpias ilegibles cn brrnes y enmendaduras. f) Fedatear dcument firmas dnde interviene cm parte. g) Delegar en td en parte sus funcines. PROCEDIMIENTO Pilgina 3 de 11

6 Para la adecuada atención de ls administrads, de ser el cas la Oficina de Atención al Ciudadan y Gestión Dcumentaria, pdrá establecer un hrari pr turns de ls fedataris, a efects de cuidar que la atención a ls administrads sea cntinua durante el hrari de trabaj. En cas que ls dcuments y cpias a autenticar cntengan nmbres y detalles que pr su extensión cmplejidad requieran de una labr prlija, el ctej se efectuará entre ds más fedataris, quienes firman y sellan cada carilla ctejada. En cas de cmplejidad derivada de la cantidad de la naturaleza de ls dcuments a autenticar, el fedatari en crdinación cn el administrad, cnserva ls riginales pr un máxim de ds (2) días hábiles. Para las cpias fedateadas: Se tendrá en cuenta el siguiente prcedimient: a) El administrad se apersna ante el fedatari cn ls riginales y cpias legibles de ls dcuments a ser autenticads y el riginal de su dcument de identidad. El administrad firma el Libr de Registr de dcuments fedateads, en el recuadr que le indique el fedatari. b) El fedatari realiza persnalmente la verificación crrespndiente y prcede a autenticar la cpia de ls dcuments, selland y firmand las cpias presentadas. Asimism, llena el Libr de Registr de dcuments fedateads, cn ls dats crrespndientes y entrega ls dcuments autenticads, slicitand al administrad firme el Libr de Registr de dcuments fedateads en el recuadr respectiv. e) Para la autenticación de cpias de librs de actas de cntabilidad, el fedatari deberá verificar que ésts cntengan la apertura del libr cn la crrespndiente legalización, e incluir ests dats en la descripción del dcument a autenticar. Para la certificación de firma: Se deberá tener en cuenta el siguiente prcedimient: a) El administrad se apersna ante el fedatari presentand la slicitud dcument en el que se cnsignará la certificación de su firma, prtand el riginal de su dcument de identidad. En presencia del fedatari, el administrad firma el dcument crrespndiente, incluyend su huella digital. b) Para el cas de persnas iletradas, deberá cnsignar su huella digital en presencia de un testig, quien debe identificarse y presentar su dcument en identidad. e) El fedatari verifica la identidad del suscriptr a través de su respectiv dcument de identidad y hace firmar al administrad, prcediend a clcar su sell y firma. Asimism, llena el Libr de Registr de certificación de firmas, hace firmar al administrad en el recuadr respectiv y entrega el dcument cn la firma certificada. 7.6 CAUSALES DE REMOCIÓN DEL FEDATARIO TITULAR O SUPLENTE: Pdgina 4 de 11

7 Ls fedataris titular suplente pdrán ser remvids del carg pr el incumplimient de las bligacines descritas en el numeral 7.3 pr incurrir en las prhibicines desarrlladas en el numeral 7.4. El infrme de entrega de carg se encuentra detallad en el Anex W 5 de la presente directiva. 7.7 PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE CARGO El fedatari, para entregar su carg, deberá elabrar un Infrme de las actividades realizadas, en el que se indique el períd de ejercici cm fedatari así cm la causal de la entrega de carg. Asimism deberá entregar cnjuntamente cn el Infrme referid, sus Sells y sus Librs de Registr de dcuments fedateads y certificación de firmas. 7.8 HERRAMIENTAS DE TRABAJO DEL FEDATARIO Reslución de designación. Sells (Anexs N s 1 y 2) Libr de Registr de dcuments fedateads (Anex N 3) Libr de Registr de certificación de firmas (Anex N' 4) Tampón azul y rj. 7.9 El fedatari debe llevar un Libr de Registr de Js dcuments fedateads (según el Frmat detallad en el Anex N 3 de la presente Directiva), el cual debe estar numerad en frma crrelativa. El Libr de Registrs debe cntener Js siguientes dats: a) Númer crrelativ (Ej. 001, 002,...) b) Fecha de autenticación del dcument a fedatear. e) Númer de cpias. d) Tip de dcument (Ej.: Reslucines, escrituras, expedientes, etc.). e) Cntenid del dcument. f) Nmbre de la persna natural y/ jurídica slicitante. g) Apellids y nmbres, tip y númer del dcument de identidad y firma de quien recge el dcument fedatead El fedatari debe llevar un Libr de registr de certificación de firmas (según el frmat detallad en el Anex N 4 de la presente Directiva). 8. DISPOSICIONES FINALES 8.1 Ls fedataris actualmente designads y en funcines, deberán adecuar su prcedimient a J establecid en la presente Directiva. 8.2 La presente Directiva servirá cm marc nrmativ para las Direccines Descncentradas de Cultura del Ministeri de Cultura. 9. ANEXOS Anex N 1: Sell de Fedataris Titular y Suplente. Anex N 2: Sell para Certificación de firma de Fedatari Titular y Suplente. Página 5 de 11

8 Anex N 3: Libr de Registr de Dcuments Fedateads. Anex N" 4: Libr de Registr de Certificación de Firmas. Anex N" 5: Infrme de Entrega de Carg Paginas de 11

9 ANEXO N!! 1 Sell del Fedatari Titular Ministeri de Cultura El fedatari(a) que suscribe da fe que el presente dcument, que ha tenid a la vista, es COPIA FIEL DEL ORIGINAL Lima,... de... de (Nmbre cmplet del Fedatari designad) Fedatari Titular Sede Central Sell del Fedatari Suplente Ministeri de Cultura El fedatari (a) que suscribe da fe que el presente dcument, que ha tenid a la vista, es COPIA FIEL DEL ORIGINAL Lima,... de... de (Nmbre cmplet del Fedatari designad) Fedatari Suplente Página 7 de 11

10 ANEXO N2 2 Sell para certificación de firma para Fedatari Ti tu lar CERTIFICO: Que la firma que antecede crrespnde a: Identificad( a) cn.... es auténtica, la misma que dy cnfrmidad. Lima,.... (Nmbre cmplet del Fedatari designad) Fedatari Titular Sell para certificación de firma para Fedatari Suplente CERTIFICO: Que la firma que antecede crrespnde a: Identificad( a) cn.... Es auténtica, la misma que dy cnfrmidad. Lima,.... (Nmbre cmplet del Fedatari designad) Fedatari Suplente Página 8 de 11

11 ' ANEXO N9 3 Libr de Registr de Dcuments fedateads Fecha TiQO de dcument Cntenid de dcument Nmbre del slicitante TiQ Y. N del dcument de identidad y firma del slicitante representante Páglna9de11

12 J..,., :E.'!l B 'E e= Eé:, ] - E ; 1! 1 --, ::r 01 z X w z <t: "' n:s E... ü: Q) "'C 1: '0 : n:s u Q) u Q) "'C ; "' Q) a: Q) "'C....e ::::;.'!l :2 ;.,.e E Jl E a.,., :E.'!l 8 Jl E,., u., 1 jj, ;;..-:--,-"'j ' ("'=.,..,!.f(!;: a.: r<-:r; 'l t ni" '$,. > - >1 ' ;?; S&\'31-!

13 ANEXO 5 Infrme de Entrega de Carg Y 1 designad cm Fedatari Titular Suplente, cn Reslución Ministerial Nr de fecha..., hag entrega de carg al Jefe (a) de la Oficina de Atención al Ciudadan y Gestión Dcumentaría Sr. (a)... pr ls mtivs siguientes.... Asimism, indic que estuve en el carg de Fedatari desde el 1 1, hasta el día 1 1. Adjunt al presente, las siguientes Herramientas de Trabaj: -Sells - Libr de Registr de dcuments fedateads - Libr de Registr de certificación de firmas Lima,... de... de {Nmbre cmplet del Fedatari designad) Fedatari Página 11 de 11