CONTROL DE REVISIONES Revisión Descripción Fecha

Transcripción

1 Nombre del Procedimiento Cláusula de la Norma 9.2, 10.2, 6.1, 10.3 No. de Control Revisión 12 Paginas 7 Fecha Inicio 1 DICIEMBRE DE 2016 Proceso REVISIONES DE CALIDAD CONTROL DE REVISIONES Revisión Descripción Fecha 12 Se elimina logo ECO de procedimiento y formatos, cambia clausulado de acuerdo a ISO , alcance se generaliza involucrados en SGC, se agrega política 3.3, se elimina representante de la dirección, seguimiento de acciones y hallazgos 4.9.1, se describen en 4.9, se elimina acciones preventivas y su seguimiento, en el formato guía de se incluye concepto Riesgos y se redefinen conceptos de hallazgos de acuerdo a procedimiento, se agrega 5 Porqués como para solución de problemas. Diciembre de 2016 No. de Control F01 F02 F03 F04 ADHOC SYSTEM Anexo 1 Anexo 2 Nombre del Documento Plan anual de trabajo y revisiones de Evaluación de auditores Guía de basada en procesos Notificación de auditoria CONTROL DE REGISTROS Tiempo de retención Año en curso Disposición (al finalizar la retención) sustitución por programa anual Recuperación (forma de archivo) N/A 18 meses Reciclaje Por fecha en carpeta auditorias Permanente (en adhoc System) N/A Electrónica por fecha y/o # E.S departamento Lugar de almacenamiento Oficina de coordinación de Oficina coordinación de CPU de auditores de y adhoc System Sistema electrónico auditores- 18 meses Eliminación Electrónica fecha y/o # E.S. Permanente N/A N/A N/A en sistema Permanente N/A Número de adhoc System control Administración de incidencias Explicación de diagrama causaefecto 5 Porqués Permanente N/A Número de control adhoc System Puesto: COORDINADOR DE CALIDAD Puesto: DIRECTOR DE CALIDAD Elaboró: Firma: ING. JACOB HERNANDEZ RUVALCABA AUTORIZACION ELECTRONICA Autorizo: Firma: LIC. JORGE HUMBERTO SALCIDO AUTORIZACION ELECTRONICA

2 CODIGO DE DOCUMENTO: NO. PAGINAS: 2 DE 5 1. OBJETIVO. Determinar la efectividad del sistema de gestión de la (SGC) prevenir las No conformidades y obtener la oportunidad de mejorar en forma continua, al establecer y mantener la información documentada para planear y llevar a cabo revisiones de, así como convertir en acciones correctivas las no conformidades potenciales, evitando que afecten a nuestros productos, y/o partes interesadas, buscando una mejora continua y estandarización en base a la información documentada. 2. ALCANCE. 2.1 Líderes de estacion 2.2 Gerentes de área 2.3 Dirección de 2.4 Auditores 2.5 Partes involucradas en el SGC 3. POLITICAS. 3.1 A toda acción correctiva documentada, se le deberá dar el seguimiento debido hasta su cierre en un lapso no mayor a 20 días. 3.2 Un auditor no podrá auditar su propio proceso. 3.3 El auditor deberá notificar la visita de revisión para disponibilidad de personal a revisar. (F02) 4. PROCEDIMIENTO. 4.1 REVISIONES DE CALIDAD El titular de la dirección de autoriza el programa anual de las revisiones de, (F01) en donde se visualiza el total de revisiones internas y externas que se realizaran en el año y fechas correspondientes. En este registro, se establece igualmente, para revisiones de la dirección por cada proceso El equipo auditor se forma, basándose principalmente en las personas que integran el equipo de implementación del SGC. (Se tendrá que contar con certificado de auditor, para poder llevar a cabo alguna auditoria) Los auditados deberán conocer con anticipación las fechas programadas y comunicadas para su revisión El equipo auditor recibe capacitación como auditor interno y/o auditor líder para realizar correctamente sus funciones, debiendo contar con las evidencias de esta capacitación.

3 CODIGO DE DOCUMENTO: NO. PAGINAS: 3 DE EQUIPO AUDITOR Y/O REVISOR La revisión es programada con base al estado e importancia de la actividad a ser auditada, describiendo en la notificación por correo electrónico los puntos a auditar de la norma aplicable, los cuales son definidos por el equipo auditor, con base en las revisiones internas, las derivadas de reclamaciones de las partes interesadas y las originadas por inconformidad en producto o servicio otorgado por un proveedor o la empresa. Las revisiones no serán limitativas al clausulado originalmente programado para revisar Notifica la revisión vía electrónica a través del formato F04, quedando definido su objetivo, alcance, calendario y su respectiva autorización del coordinador de y/o auditor líder, entendiéndose que todas las revisiones las practicamos en nuestro idioma nativo, español Cada responsable informara a las personas propietarias del proceso a ser revisado, y que están mencionados en la notificación de revisiones enviada en la notificación de revisiones En la notificación se programaran los auditores que hayan sido asignados para la revisión. 4.3 APERTURA DE REVISION Los auditores asignados a revisar el área, departamento o negocio seleccionado, deberán enterar al gerente o encargado de área anticipadamente por medio de una notificación a través de correo electrónico, el inicio de la revisión será en acuerdo con supervisor y/o líder de estacion y/o área si existiera cualquier objeción deberá ser resuelta antes de dar inicio de la misma. 4.4 EQUIPO AUDITOR / DESARROLLO DE AUDITORIA Realiza la revisión de acuerdo a los procesos, normas y/o requerimientos legales y aplicables en los tiempos definidos en la Notificación de Auditoria F04 sin ser esto una restricción de poder ampliar o recortar este calendario. Como herramienta de apoyo para la revisión, documentación y determinación de hallazgos, se utiliza la guía de basada en procesos F REPORTE DE REVISIONES El auditor líder concluye con la revisión y evalúa si proceden los hallazgos detectados por los auditores, posteriormente da a conocer los resultados a los auditados efectuando las aclaraciones pertinentes con la finalidad de obtener sus comentarios y/o plan de seguimiento para corregir la desviación observada en caso de que existiera, el reporte de auditoria (Guía Basada en Procesos F03) será resguardado electrónicamente por el auditor además será enviado electrónicamente a través del adhoc System para seguimiento de las acciones o tareas asignadas durante la revisión. Después de dar a conocer los resultados el cierre de la auditoría tendrá que quedar evidenciado por medio de la evaluación de auditores (F02) 4.6 EVALUACION DE AUDITORES Una vez terminada la revisión el líder de estacion y/o supervisor, deben evaluar a los auditores en su desempeño y ética demostrada durante la revisión a través del formato F02, este documento será firmado como evidencia de revisión del área o departamento.

4 CODIGO DE DOCUMENTO: NO. PAGINAS: 4 DE CLASIFICACION DE HALLAZGOS No conformidad Es un incumplimiento de un requisito de la norma que impacta al sistema de Gestion de (incumplimiento real) en un punto que afecta a una clausula completa de la norma aplicable Observación Es un incumplimiento que puede ya haber ocurrido (Real) o no haber ocurrido aun (potencial) en el sistema de y que solo afecta parcialmente un punto de la norma, es decir es la deficiencia aislada en cuanto al cumplimiento de un requisito de la norma, se caracteriza por casos aislados de debilidades en el sistema de y la necesidad de ajustes en la adecuación o en la implementación del procedimiento. Ejemplos: - Ausencia de una firma en un registro. - Deficiente comprensión de un documento. - Incumplimiento de una actividad dentro de un proceso Oportunidades de mejora Podremos identificar las oportunidades de mejora a través de la Revisión por la Dirección (ECO-PA-PR-003), las revisiones internas () y externas, así como el seguimiento y medición de los procesos y por las sugerencias de cualquiera de las áreas ya sean administrativas y operativas, a través de quejas etc., en cualquier momento pueden ser detonadas dichas mejoras, por lo que se identificaran, se documentaran dando el seguimiento a la misma y se archivaran en su formato electrónico correspondiente. (F03). 4.8 REPORTE DE REVISIONES El auditor líder envía resultados de las revisiones internas y externas vía correo electrónico a las áreas correspondientes, Guía de basada en procesos (F03) donde se incluyen los hallazgos detectados para su seguimiento a través del adhoc System. 4.9 SEGUIMIENTO DE HALLAZGOS Una vez enterados de los hallazgos, cada uno de los encargados de área se enfocaran a la realización y seguimiento de las acciones correctivas correspondientes (no conformidad y observación), para su cierre a través del adhoc System. Se deberá concluir con el cierre del hallazgo de acuerdo a lo que se establezca en la política del procedimiento, en dado caso que se requiera más tiempo para dar respuesta al hallazgo se deberá notificar al área de los motivos, mismos que quedaran documentados. Nota: las oportunidades de mejora se darán a conocer en el informe como recomendaciones, a criterio del área revisada Para el caso de no conformidad, se tendrá que llevar a cabo las acciones que permitan corregir el problema o mitigar el riesgo como acción correctiva haciendo un análisis de causa raíz para eliminar el origen del problema y asegurarnos de que la falla no vuelva a ocurrir. Por lo anterior se podrá consultar el Anexo 1, donde se describe la explicación de diagrama causa-efecto, para la solución de las no conformidades detectadas ó Anexo 2 (5 porqués) como herramienta para detectar el origen del problema. Nota: en el caso de la no conformidad la acción correctiva tendrán que ejecutarse de manera inmediata de acuerdo al compromiso pactado con la parte revisada.

5 CODIGO DE DOCUMENTO: NO. PAGINAS: 5 DE AUDITOR LIDER Recibe de la persona responsable de los hallazgos las acciones realizadas y evalúa su efectividad Los criterios de evaluación de efectividad son el visitar como mínimo una vez si es necesaria el área sujeta a mejora para testificar las mismas, validar las acciones realizadas y la forma de evitar volver a caer en la falla Si está convencido: Cierra el hallazgo y emite su declaración de respaldo en cuanto a la evaluación de efectividad Si no está convencido: Le informa a los responsables para que realicen las acciones correspondientes Se deberán incluir en Informe de la dirección los resultados obtenido en la aplicación del programa de revisiones. (Ver procedimiento ECO-PA-PR-003) 5. DEFINICIONES. 5.1 Auditor Líder: Persona que obtuvo su certificado como auditor interno o líder y por lo menos ha participado en una auditoria, será quien declare las no conformidades. 5.2 Auditor: persona que lleva a cabo la revisión. 5.3 Auditado: organización o área que es revisada. 5.4 Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa raíz de una no conformidad o riesgo detectado. 6. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN. Quien ejecuta el procedimiento así como el responsable de este deben apoyar su seguimiento, a través de sus respuestas y evidencias en adhoc System hasta el cierre de dichas acciones de acuerdo a los días establecidos en la política. 7. REFERENCIAS. 7.1 ISO 9001:2015 Sistemas de gestión de la Requisitos. 7.2 ISO 9000:2015 Sistemas de gestión de la Fundamentos y vocabulario. Procedamos a destruir los documentos obsoletos, los documentos vigentes son los que se encuentran en el adhoc System, la impresión de cualquier procedimiento es copia No controlada y puede ser usado solo para fines didácticos.