CONTROL DE REVISIONES Revisión Descripción Fecha 0 Documento de nueva creación CONTROL DE REGISTROS

Transcripción

1 Nombre del Documento Cláusula de la Norma 7.1.3, No. de Control ECO-PO-OP-021 Revisión 0 Paginas 8 Fecha Inicio 4 de Noviembre de 2016 Proceso Infraestructura y control de inventarios CONTROL DE REVISIONES Revisión Descripción Fecha 0 Documento de nueva creación Noviembre de 2016 CONTROL DE REGISTROS No. de Control s/n Nombre del Documento Reporte de Inventario Mensual (incluido en paquete contable) Tiempo de retención Disposición (al finalizar la retención) 5 años Destruir Resguardo (forma de archivar) Por fecha y estacion Lugar de almacenamiento Contabilidad Puesto: SUPERVISORA ADMINISTRATIVA Puesto: DIRECTOR DE OPERACIONES Elaboró: Diana Ramírez Navarro Autorizo: Ing. Luis Carlos Hernández Firma: AUTORIZACION ELECTRONICA Firma: AUTORIZACION ELECTRONICA

2 CODIGO DE DOCUMENTO: ECO-PO-OP-021 NO. PAGINAS: 2 DE 8 1. OBJETIVO Facilitar la gestión y control de Inventarios de la Estacion en sus distintos almacenes de productos Periféricos (incluyendo minas). 2. ALCANCE 2.1 Oficial Gasolinero 2.2 Líder de estacion 2.3 Supervisor Operativo 2.4 Supervisor Administrativo 2.5 Departamento de Auditoria 2.6 Departamento de Contabilidad 2.7 Cuentas por Pagar 3. POLITICAS 3.1 Líder es responsable de monitorear diariamente el cumplimiento de este procedimiento INVENTARIO EN SISTEMA ECONET. 3.2 Cuando se detecte diferencia o faltantes en Inventarios, las responsabilidades se definen; Líder es responsable de Inventario de Bodega. Oficial es responsable de Inventario de Exhibidor asignado en turno. 3.3 Oficial cada inicio de Turno debe realizar VALIDACION de Inventario por Exhibidor asignado, siempre se debe imprimir el Ticket de VALIDACION y anexar a hoja de corte. nota: en algunas Estaciones de servicio se asigna un exhibidor para 2 oficiales, en este caso solo uno realiza VALIDACION pero ambos tiene la responsabilidad compartida. 3.4 Líder es responsable de capturar correctamente RECIBO de Orden de Compra de Periféricos en REQLOGIC. Automáticamente el sistema REQLOGIC envía inventario de productos RECIDIDOS al sistema ECONET. nota: debe asegurar de capturar RECIBO solo por la cantidad física recibida o servicio. Nota 2: Factura debe coincidir en monto y piezas al RECIBO, en caso de NO coincidir no debe recibir pedido. 3.5 BODEGA de Estacion, se debe mantener un Inventario en caja (estibas pequeñas) de producto Periférico de mayor demanda (según Zona). Es responsabilidad de los Líderes mantener el orden y limpieza en Bodega.

3 CODIGO DE DOCUMENTO: ECO-PO-OP-021 NO. PAGINAS: 3 DE Solo el Supervisor de Estacion puede realizar Modificaciones a Inventario (AJUSTES opción ECONET). Este proceso realizara en conjunto de Auditoria y después deben informar a Cuentas por Pagar y Contabilidad de los ajustes realizados al inventario de la estación por medio de correo electrónico. 3.7 Prohibido el traspaso o préstamos de Productos (periféricos, baterías, etc.) entre ESTACIONES de Servicio. Cuando la Estacion requiera de algún producto que se haya agotado debe realizar una Requisición EXTRAORDINARIA en ReQlogic (informar a Supervisor a cargo de la Estacion). 3.8 Depto. de Auditoria deberá especificar en Informe un resultado detallado de INVENTARIOS DE ACEITES Y OTROS PRODUCTOS (aplica según Zona), Ejemplo: Resultado y comentarios Localidad, total de faltante de producto y Nombre del responsable. Nota: debe incluir todas las Localidades de donde detecta faltante Fecha de compromiso y cierre Fecha de pago inmediato, registro de productos o Aviso Interno (según sea el caso). Comentarios de los responsables Comentarios de Auditor Evidencia Aviso Interno / Inventario

4 CODIGO DE DOCUMENTO: ECO-PO-OP-021 NO. PAGINAS: 4 DE 8 4. PROCEDIMIENTO 4.1 Oficiales deben hacer un PRE-Conteo de inventario de Exhibidor asignado antes del corte de Turno, asegurándose de recibir inventario completo. 4.2 Líder realiza corte de turno, Oficial debe hacer VALIDACION de Exhibidor asignado en ECOTOUCH. Nota1: cualquier aclaración de VALIDACION de Inventario se debe informar a Líder durante los primeros 30 minutos de iniciar turno. Nota 2: NO es obligatorio imprimir ticket de VALIDACION. 4.3 Oficial debe ESCANEAR todo el producto Periférico que venda durante su turno, producto que no sea registrado durante el turno después debe pagarse al Oficial del siguiente turno que recibió Exhibidor. 4.4 Oficiales tienen la opción en ECOTOUCH de vender productos Periféricos de cualquier Exhibidor, asegurándose de ESCANEAR Producto. 4.5 Líder debe surtir diariamente exhibidores de Periféricos, debe notificar a Oficial para verificar cantidades. 4.6 Cuando un Oficial se retirare de la Estacion por cualquier motivo deberá realizar un Inventario de Exhibidor asignado antes de retirarse, entregando ticket de inventario a Líder al momento que se le realice su corte. 4.7 Oficial NOCTURNO debe VALIDAR todos los exhibidores. 4.8 MENU EN Sistema ECONET TRANSACCIONES DE PERIFERICOS: Esta opción te permite consultar movimientos de localidad incluyendo un periodo específico. Las búsquedas se pueden realizar por producto o por periodo (fechas de inicio / fecha fin). Supervisión de Estacion solo tiene la facultad de realizar AJUSTES.

5 CODIGO DE DOCUMENTO: ECO-PO-OP-021 NO. PAGINAS: 5 DE VALIDAR INVENTARIOS EXHIBIDORES: Esta opción permite de manera manual validar cada uno de los exhibidores de la Estacion, solo el Personal debe ingresar NIP para validación. Seleccione EXHIBIDOR Oficial debe registrar NIP

6 CODIGO DE DOCUMENTO: ECO-PO-OP-021 NO. PAGINAS: 6 DE REPORTE INVENTARIO DE PERIFERICOS: Este reporte genera un inventario general de la Estacion o detallado por Localidad. Desglosar opciones y selecciona la opción deseada REPORTE DE VALIDACION DE INVENTARIOS: Esta opción para consultar o imprimir validaciones de exhibidores. Desglosar opciones que desea consultar: - FECHA - TURNO - EXHIBIDOR REPORTE DE INVENTARIOS MENSUAL: Esta opción genera un reporte mensual de Inventario incluyendo comentarios de AJUSTES.

7 CODIGO DE DOCUMENTO: ECO-PO-OP-021 NO. PAGINAS: 7 DE El Líder de Estacion debe IMPRIMIR en Paquete Contable REPORTE MENSUAL Al final del REPORTE MENSUAL de Periféricos, se detalla AJUSTES realizados del MES por Autorizados por Supervisión de Estacion, ejemplo: 5. DEFINICIONES VALIDACION de Inventario: es aceptar responsabilidad del inventario de exhibidor asignado durante el Turno laboral (asumiendo diferencias en inventario durante turno).

8 CODIGO DE DOCUMENTO: ECO-PO-OP-021 NO. PAGINAS: 8 DE 8 6. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Reporte Inventario Mensual 7. REFERENCIAS 7.1 ISO 9001:2015 Sistemas de gestión de la calidad Requisitos 7.2 ISO 9000:2015 Sistemas de gestión de la calidad Fundamentos y vocabulario Procedamos a destruir los documentos obsoletos, los documentos vigentes son los que se encuentran en el adhoc System, la impresión de cualquier procedimiento es copia No controlada y puede ser usado solo para fines didácticos.