Grupo de procesos de Planificación

Transcripción

1 Grupo de procesos de Planificación Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Quinta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

2 Objetivos de Aprendizaje Describir un marco general para la Gestión de la Integración del proyecto refiriéndose a las otras áreas del conocimiento de gerencia, la gestión de proyectos y el ciclo de vida del proyecto Describir el desarrollo del Plan para la Dirección del Proyecto Comprender los elementos para una buena gestión del Alcance del Proyecto Explicar el proceso de Planificación del Alcance Describir el contenido de un Plan de Gestión del Alcance Describir el proceso de desarrollo de la Declaración del Alcance del Proyecto Analizar el proceso de definición del Alcance Describir el trabajo para construir una EDT Usando el enfoque por analogía, de arriba abajo, de abajo hacia arriba y de mapas mentales

3 Grupo del Proceso de Planificación El objetivo principal de la planificación del proyecto es orientar la ejecución

4 Grupo de proceso vs Área de Conocimiento Áreas de conocimiento Grupo del Proceso de Planificación 4. Gestión de la integración del proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 5.1 Planificar la gestión del alcance 5.2 Recopilar Requisitos 5. Gestión del alcance del proyecto 5.3 Definir el Alcance 5.4 Crear la EDT 6.1 Planificar la gestión del cronograma 6.2 Definir las Actividades 6.3 Secuenciar las Actividades 6. Gestión del Tiempo del proyecto 6.4 Estimar los Recursos de las Actividades 6.5 Estimar la Duración de las Actividades 6.6 Desarrollar el Cronograma 7.1 Planificar la gestión de costos 7. Gestión de los costos del proyecto 7.2 Estimar Costos 7.3 Determinar el Presupuesto 8. Gestión de la Calidad del proyecto 8.1 Planificar la gestión de la Calidad 9. Gestión de los Recursos Humanos del proyecto 9.1 Planificar la gestión de Recursos Humanos 10. Gestión de las Comunicaciones del proyecto 10.2 Planificar la gestión de las Comunicaciones 11.1 Planificar la Gestión de Riesgos 11.2 Identificar Riesgos 11. Gestión de los Riesgos del proyecto 11.3 Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos 11.4 Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos 11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos 12. Gestión de las adquisiciones del proyecto 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones 13 Gestión de los interesados del proyecto 13.2 Planificar la gestión de los interesados

5 Desarrollar el plan para la dirección del proyecto Empresa/ Organización Salidas de otros Procesos Activos de procesos de la organización Factores ambientales de la Empresa Gestión de la Integración del Proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Plan de gestión de comunicaciones Plan de gestión de costos Plan de recursos humanos Plan de gestión de adquisiciones Plan de mejoras de procesos Plan de gestión de calidad Plan de gestión de requerimientos Plan de gestión de riesgos Plan de gestión de riesgos Plan de gestión del cronograma Plan de gestión del alcance Plan de gestión de interesados Línea base de costo Línea base de alcance Actualizaciones al plan de gestión Acta de constitución 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Plan de dirección del proyecto 4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto 4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios 4.6 Cerrar Proyecto o Fase 5.1 Planificar la gestión del alcance 5.6 Controlar el Alcance 6.1 Planificar la gestión del cronograma 6.7 Controlar el Cronograma 7.1 Panificar la gestión de costos 7.4 Controlar costos 8.1 Planificar la gestión de la Calidad 9.1 Planificar la gestión de Recursos Humanos 10.1 Planificar la gestión de las Comunicaciones 10.3 Controlar las Comunicaciones 11.1 Planificar la Gestión de Riesgos 11.6 Controlar los Riesgos 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones 12.3 Controlar las Adquisiciones 12.4 Cerrar las Adquisiciones 13.2 Planificar la Gestión de los Interesados 13.4 Controlar los compromisos de los Interesados

6 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Acta de constitución del proyecto Factores Ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la Organización Riesgos Comunicaciones Recursos humanos Interesados Adquisiciones Alcance Plan para la dirección del Proyecto Tiempo Costos Calidad Proceso donde se documentan las acciones para definir, preparar, integrar y coordinar los planes subsidiarios. Salida: Plan para la Dirección del Proyecto Establece el orden y características de los procesos del proyecto Desde su planeación hasta su cierre Ayuda a orientar la Ejecución y el Control del Proyecto Entradas: Acta de constitución del proyecto Planes subsidiarios que pertenecen a otras áreas del conocimiento Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Lo elaboran: Gerente del proyecto Equipo de dirección del proyecto (PMO)

7 Buena Gestión de la Integración del proyecto Gerentes de proyecto Coordinan todas las áreas de conocimiento Durante todo el ciclo de vida del proyecto Gerente: "Panorama General" vs Concentración en detalles Gestión de Integración del Proyectos vs Integración de Software

8 Plan para la Dirección del Proyecto Elementos típicos Introducción y panorama general del proyecto Descripción de cómo esta organizado el proyecto Gestión y procesos técnicos utilizados en el proyecto Trabajo a realizar Cronograma Información presupuestaria

9 Plan para la Dirección del proyecto - Ejemplo SECCIONES PRINCIPALES PANORAMA ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO TEMAS DE LA SECCIÓN Propósito, alcance y objetivos; limitaciones e hipótesis; entregables; resumen del cronograma y del presupuesto; evolución del plan Interfaces externas; estructura interna; roles y responsabilidades PLAN DE PROCESOS DE GESTIÓN PLAN DE PROCESOS TECNICOS Plan de inicio (estimaciones, equipo, adquisición de recursos, planes de entrenamiento al equipo), plan de trabajo( actividades, cronograma, recursos, presupuesto); plan de control; plan de gestión de riesgos; plan de cierre Modelo del proceso; métodos, herramientas y técnicas; plan de infraestructura; plan de aceptación del producto PLAN DE PROCESOS DE SOPORTE Plan de gestión de la configuración; plan de validación y verificación; plan de documentación; plan de aseguramiento de la calidad; revisiones y auditorias; plan de solución de problemas

10 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Entradas 1. Acta de Constitución del Proyecto 2. Salidas de otros Procesos 3. Factores Ambientales de la Empresa 4. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos 2. Técnicas de facilitación Salidas 1. Plan para la Dirección del Proyecto Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto

11 Grupo del Proceso de Planificación Plan Subsidiario: Gestión del alcance Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Quinta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

12 Planificar la gestión del alcance Gestión del Alcance del Proyecto Empresa/ Organización Activos de procesos de la organización Factores ambientales de la Empresa 5.1 Planificar la gestión del alcance Plan de gestión de requerimientos Plan de gestión del alcance 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Acta de constitución 5.2 Recopilar Requisitos 5.3 Definir el Alcance 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Plan de dirección del proyecto 5.4 Crear la EDT

13 Gestión del alcance del proyecto Alcance Trabajo involucrado en la creación de productos del proyecto y El proceso utilizado para crearlos Entregable Producto resultado del proyecto Ejemplos: hardware, software, documentos de planeación, actas de reunión Gestión del alcance del proyecto Proceso que incluye definir y controlar que está o no incluido en un proyecto.

14 Gestión del alcance del proyecto INICIACIÓN PLANIFICACIÓN Acta de constitución del proyecto Recopilar requisitos Registro de interesados Documentación de requisitos Plan de gestión de requisitos Matriz de trazabilidad de requisitos Definir el alcance Línea base del alcance Declaración del alcance del proyecto Crear la EDT EDT Diccionario de la EDT

15 Recopilar requisitos Se definen y documentan las necesidades de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto. Se decide qué se definirá, verificará y controlará en el alcance.

16 Requisitos Incompletos y Cambiantes - Reducirlos Elaborar y seguir un Proceso de Gestión de Requerimientos Utilizar técnicas para obtener una mayor participación de los usuarios Elaboración de prototipos Modelado de casos de uso Poner los requerimientos por escrito y mantenerlos actualizados Crear Base de Datos de Gestión de Requerimientos Para documentar y controlar los requerimientos Proporcionar pruebas adecuadas y realizarlas durante todo el Ciclo de Vida Revisar los Cambios desde una perspectiva de Sistemas Hacer hincapié en las Fechas de Finalización para centrarse en lo más importante Asignar recursos específicos para manejar solicitudes de Cambios / Mejoras

17 Plan para la Dirección del Proyecto Alcance Plan subsidiario Plan para la dirección del Proyecto Interesados Adquisiciones Riesgos Comunicaciones Recursos humanos Alcance Recopilar requisitos Documentación de requisitos Plan de gestión de requisitos Matriz de rastreabilidad Definir el Alcance Crear la EDT Calidad Costos Tiempo

18 Recopilar Requisitos Gestión del Alcance del Proyecto 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Acta de constitución 5.1 Planificar la gestión del alcance Plan de gestión de requerimientos Plan de gestión del alcance 8.1 Planificar la gestión de la Calidad 13.1 Identificar a los Interesados Registro de interesados Plan de gestión de interesados Matriz de trazabilidad de requerimientos 5.2 Recopilar Requisitos Documentación de requerimientos 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones 13.2 Planificar la Gestión de los Interesados 5.3 Definir el Alcance 5.5 Validar el Alcance 5.4 Crear la EDT 5.6 Controlar el Alcance

19 Recopilar Requisitos Entradas 1. Plan de Gestión del Alcance 2. Plan de Gestión de Requisitos 3. Plan de Gestión de Interesados 4. Acta de Constitución del Proyecto 5. Registro de Interesados Herramientas y técnicas 1. Entrevistas 2. Grupos de Opinión 3. Talleres Facilitados 4. Técnicas Grupales de Creatividad 5. Técnicas Grupales de Toma de Decisiones 6. Cuestionarios y Encuestas 7. Observaciones 8. Prototipos 9. Estudios Comparativos 10. Diagramas de Contexto 11. Análisis de Documentos Salidas 1. Documentación de Requisitos 2. Matriz de Rastreabilidad de Requisitos Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto

20 Ejemplo de Matriz de rastreabilidad de requisitos* Tomado de Dharma Consulting

21 Definir el Alcance del Proyecto Describe detalladamente lo que se va a realizar en el proyecto Se revisa Autorización legal del proyecto Alcance preliminar Información de los requerimientos desarrollados Solicitudes de cambio aprobadas Alcance del Proyecto Más claro y específico a medida que pasa el tiempo

22 Plan de Gestión del Alcance - Ejemplo Nombre del proyecto Proyecto de actualización de sistemas de información Introducción El propósito de este documento es proveer una guía para preparar documentos importantes sobre la gestión del alcance relacionados con este proyecto Preparando la declaración del alcance La declaración preliminar dará las bases para la preparación de una declaración de alcance mas detallada. La declaración del alcance debe ser revisada con los interesados clave del proyecto, en especial el patrocinador y los usuarios finales. Use plantillas corporativas cuando estas estén disponibles y asegúrese de tener expertos en la declaración del alcance. Cada versión del alcance debe estar etiquetada adecuadamente y fechada para asegurarse de que cada uno utilice la versión mas reciente. Los cambios y adiciones serna debidamente comunicados. El alcance estará disponible por medio de una clave en el sitio Web del proyecto. Creando la EDT El equipo del proyecto trabajará conjuntamente en la creación de la EDT. El patrocinador y el comité revisaran la EDT para verificar que todas las actividades necesarias para culminar el proyecto están incluidas. El equipo de trabajo revisará EDTs de proyectos similares y las guías de la compañía para crear la EDT y enfocarse en determinar los entregables del proyecto. El equipo determinara las tareas necesarias para completar cada entregable. La EDT debe ser revisada tantas veces como sea necesario y el comité y el patrocinador deben aprobar dichas revisiones. Verificar que los entregables están completos El gerente de proyecto trabajará con el patrocinador y el comité para desarrollar un proceso para verificar el éxito y si esta completo cada entregable. En general el patrocinador será el encargado de verificar que estén completos los entregables importantes. Los contratos deberán incluir cláusulas describiendo el proceso de verificación del alcance. Gestionando las peticiones de cambios a la declaración del alcance Todas las peticiones de cambios sobre el alcance que tengan un efecto significativo en los requerimientos deben seguir un proceso formal de control de cambios. Una petición de cambio será completada y revisada por el grupo de diseño.

23 Plan de Gestión del Alcance Ejemplo continuación Acta del proyecto: Las actualizaciones afectarán los servidores Declaración preliminar del alcance: Servidores: si son necesarios servidores adicionales para este proyecto, estos deberán ser compatibles con los servidores existentes. Si es más económico mejorar los servidores actuales esas mejoras deberán ser reportadas al CIO para aprobación. Ver las especificaciones de los servidores actuales en el Anexo 6. El CEO debe aprobar un plan detallado describiendo los servidores y su localización al menos dos semanas antes de la instalación. Declaración del alcance del proyecto Versión 1: Servidores: Este proyecto necesitará de la compra de 10 servidores nuevos para soportar la Web, Intranet, Base de datos, aplicaciones, y funciones de impresión. Dos de cada tipo de servidor será comprado y se utilizará para este proyecto. La descripción detallada de los servidores están en el Brochure del producto en el Apéndice 8 con su respectivo plan de localización.

24 Plan para la Dirección del Proyecto Alcance Plan subsidiario Plan para la dirección del Proyecto Interesados Adquisiciones Riesgos Comunicaciones Recursos humanos Alcance Recopilar requisitos Definir el Alcance Declaración de alcance Crear la EDT Calidad Costos Tiempo

25 Definir el Alcance Gestión del Alcance del Proyecto Documentos del proyecto Empresa/ Organización Activos de procesos de la organización 5.1 Planificar la gestión del alcance Plan de gestión del alcance 5.2 Recopilar Requisitos Documentación de requerimientos 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Acta de constitución 5.3 Definir el Alcance Documentos del proyecto actualizados Declaraciones de alcance del proyecto 6.3 Secuenciar las Actividades 6.5 Estimar la Duración de las Actividades 5.4 Crear la EDT 6.6 Desarrollar el Cronograma

26 Definir el Alcance Entradas 1. Plan de Gestión del Alcance 2. Acta de Constitución del Proyecto 3. Documentación de Requisitos 4. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos 2. Análisis del Producto 3. Identificación de Alternativas 4. Talleres Facilitados Salidas 1. Declaración del Alcance del Proyecto 2. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto

27 Plan para la Dirección del Proyecto Alcance Plan subsidiario Plan para la dirección del Proyecto Interesados Adquisiciones Riesgos Comunicaciones Recursos humanos Alcance Recopilar requisitos Definir el Alcance Crear la EDT EDT Diccionario de la EDT Línea base del alcance Calidad Costos Tiempo

28 EDT* Agrupación orientada a la prestación de los componentes del proyecto Organiza y define el alcance total del proyecto Documento que proporciona la base para la planificación y la gestión del programa, costos, recursos y cambios del proyecto Subdivide el producto del proyecto en Paquetes de trabajo* EDT Estructura de Desglose del Trabajo WBS Work Breakdown Structure Paquete de trabajo: Nivel más bajo de la EDT

29 EDT Ejemplo: intranet organizada por producto Intranet Diseño del sitio Web Diseño del Inicio Páginas de mercadeo Páginas de ventas Mapa del sitio Textos Textos Textos Diseño gráfico Imágenes Imágenes Imágenes Programas Links Links Links

30 EDT - Ejemplo

31 EDT Ejemplo: organizada por fases

32 EDT Ejemplo: intranet organizada por fases Nivel 0 Proyecto de intranet Nivel 1 Concepto Diseño del sitio Desarrollo del sitio Despliegue del sitio Soporte Nivel 2 Evaluar los Sistemas actuales Definir requerimientos Definir funcionalidad específica Definir El riesgo y Enfoque de Gestión de riesgos Desarrollar El plan Del proyecto Equipo de Desarrollo Web Breve Nivel 3 Definir los Requerimientos de Los usuarios Definir los Requerimientos de contenido Definir los Requerimientos de sistema Definir los Requerimientos de Servidor propietario

33 EDT Ejemplo: presentada en entregables

34 EDT Ejemplo: presentada en forma tabular 1.0 Concepto 1.1 Evaluar los sistemas actuales 1.2 Definir Requerimientos Definir requerimientos de usuario Definir requerimientos de contenido Definir requerimientos de sistema Definir requerimientos de servidor propietario 1.3 Definir funcionalidad específica 1.4 Define riesgos y la gestión orientada al riesgo 1.5 Desarrollar el plan de desarrollo 1.6 Equipo de trabajo 2.0 Diseño del sitio Web 3.0 Desarrollo del sitio Web 4.0 Entrega 5.0 Soporte

35 EDT Ejemplo: Diagrama Gantt en Microsoft Project EDT cronograma

36 EDT Ejemplo: Diagrama Gantt organizado por grupos de procesos EDT cronograma

37 EDT - Ejemplo: presentación por tareas 3.0 Ejecución 3.1 Encuesta 3.2 Entradas de usuario 3.3 Contenido de la intranet Plantillas y herramientas Artículos Links Pregunte al experto Función de solicitudes del usuario 3.4 Diseño de la intranet 3.5 Construcción de la intranet 3.6 Pruebas del sitio 3.7 Promoción del sitio 3.8 Entrega del sitio 3.9 Medición de los beneficios del proyecto

38 EDT - Enfoques para desarrollo Líneas base Tomar de los activos de la Empresa líneas base para la preparación de EDTs Analogía Revisar EDTs de proyectos similares y adaptarlos al proyecto Arriba - abajo Comenzar con los ítems más grandes del proyecto hacia los mas pequeños Abajo - arriba Empezar con las tareas más específicas hacia las más generales Mapa mental Técnica que utiliza ramas que salen a partir de una idea central para estructurar los pensamientos y las ideas

39 EDT Ejemplo: mapa mental Proyecto de actualización de TI

40 EDT Ejemplo: presentado en forma gráfica Proyecto de actualización de TI Gestión del proyecto Actualizar inventario Adquirir hardware y software Instalar hardware y software Realizar el inventario físico Actualizar la BD Servidores Hardware de Usuario Edificio A Edificio B Edificio C Portátiles PCs

41 Diccionario de la EDT y línea base del Alcance Diccionario de EDT Documento que describe detalladamente cada elemento de la EDT Muchas tareas de la EDT son vagas y deben explicarse más, así las personas sabrán qué hacer y podrán estimar cuánto tiempo se tardarán y cuánto les costará realizar la tarea Línea base de alcance Se utiliza para medir el rendimiento en el logro de los objetivos del alcance del proyecto. Declaración del Alcance del Proyecto EDT Diccionario de la EDT

42 EDT y Diccionario de la EDT - Consejos* Una unidad de trabajo debe aparecer en solo un lugar en la EDT Las tareas contenidas en un elemento de la EDT es la suma de los elementos de la EDT por debajo de él Un elemento de la EDT es la responsabilidad de un solo individuo, aunque muchas personas pueden estar trabajando en él La EDT debe ser coherente en la forma en que cada tarea realmente será realizada, debe servir al equipo del proyecto en primer lugar, y para otros fines sólo si son prácticos Los miembros del equipo del proyecto deben participar en el desarrollo de la EDT para garantizar la coherencia Cada ítem de la EDT debe ser documentado en el diccionario de la EDT para garantizar la correcta comprensión del alcance de las tareas incluidas y no incluidas en ese ítem La EDT debe ser una herramienta flexible para adaptarse a los cambios inevitables, mientras mantiene controlado, que el contenido del trabajo del proyecto esté de acuerdo con la declaración del alcance *Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994

43 Crear la EDT Documentos del proyecto Gestión del Alcance del Proyecto 5.1 Planificar la gestión del alcance Plan de gestión del alcance 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 5.2 Recopilar Requisitos 5.3 Definir el Alcance 6.2 Definir las Actividades Empresa/ Organización Activos de procesos de la organización Factores ambientales de la Empresa Documentación de requerimientos 5.4 Crear la EDT Declaraciones de alcance del proyecto Documentos del proyecto actualizados Línea base del alcance 7.2 Estimar Costos 7.3 Determinar el Presupuesto 5.5 Validar el Alcance 11.2 Identificar Riesgos 11.3 Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos

44 Crear la EDT Entradas 1. Plan de Gestión del Alcance 2. Declaración del Alcance del Proyecto 3. Documentación de Requisitos 4. Factores Ambientales de la Empresa 5. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Descomposición 2. Juicio de Expertos Salidas 1. Línea Base del Alcance 2. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto

45 Plan para la Dirección del Proyecto Alcance Plan subsidiario Plan para la dirección del Proyecto Interesados Adquisiciones Riesgos Comunicaciones Recursos humanos Alcance Recopilar requisitos Documentación de requisitos Plan de gestión de requisitos Matriz de rastreabilidad Definir el Alcance Declaración de alcance Crear la EDT EDT Diccionario de la EDT Línea base del alcance Calidad Costos Tiempo