Introducción a la Contabilidad 1. La Contabilidad Desde que el hombre surge en la tierra ve la necesidad de tener algunos registros de sus bienes, posesiones o actos de comercio, debido a que no tenía la capacidad de mantener en su memoria todos estos bienes y transacciones. La Contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control de los recursos y su uso, proporcionando suficiente material informativo sobre un desenvolvimiento económico y financiero, lo que permite tomar decisiones para manejar un negocio o actividad. Los métodos utilizados para llevar a cabo la contabilidad y la teneduría de libros, creados tras el desarrollo del comercio, provienen de la antigüedad y de la edad media. La contabilidad de doble entrada se inició en las ciudades comerciales italianas; los libros de contabilidad más antiguos que se conservan, procedentes de la ciudad de Génova, datan del año 1340, y muestran que, para aquel entonces, las técnicas contables estaban ya muy avanzadas. El desarrollo en China de los primeros formularios de tesorería y de los ábacos, durante los primeros siglos de nuestra era, permitió el progreso de las técnicas contables en Oriente. El primer libro contable publicado fue escrito en 1494 por el monje veneciano Fray Luca Paciolo. A pesar de que la obra de Paciolo, más que crear, se limitaba a difundir el conocimiento de la contabilidad, sus libros sintetizaban principios contables que han perdurado hasta la actualidad. La Revolución Industrial provocó la necesidad de adaptar las técnicas contables para poder reflejar la creciente mecanización de los procesos, las operaciones típicas de las fábricas y la producción masiva de bienes y servicios. Con la aparición, a mediados del siglo XIX, de las corporaciones industriales, propiedad de accionistas anónimos y gestionadas por profesionales, el papel de la contabilidad adquirió aún mayor importancia. La teneduría de libros, parte esencial de cualquier sistema completo, ha ido informatizándose a partir de la segunda mitad del siglo XX, por lo que, cada vez más, corresponde a los ordenadores o computadoras la realización de estas tareas. El uso generalizado de los equipos informáticos permitió sacar mayor provecho de la contabilidad utilizándose a menudo el término procesamiento de datos, y actualmente el concepto de teneduría ha caído en desuso. La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías: la contabilidad financiera o contabilidad externa y la contabilidad de costos o contabilidad interna. La contabilidad financiera muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los sindicatos y los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también tiene mucho interés para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez (es decir, las posibilidades que tiene para obtener con rapidez dinero en efectivo) y su rentabilidad. La contabilidad de costos estudia las relaciones costo-beneficio-volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política de capital. Esta información no suele difundirse al público. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación económicofinanciera de la empresa, la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones. El Estado ejerce un control sobre las empresas a través de la contabilidad; por ello exige llevar libros de contabilidad. Esto se manifiesta en el Código de Comercio: Art. 33, inciso 2: es obligación de todo comerciante "seguir un orden uniforme de contabilidad y de tener los libros necesarios a tal fin". La Contabilidad es la ciencia y técnica que enseña a recopilar, clasificar y registrar de una forma sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa. 1.1. Objetivos de la Contabilidad Tener en cualquier momento una información ordenada y sistemática sobre el desenvolvimiento económico y financiero de la empresa. Determinar en términos monetarios, la cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que posee la empresa. Tener un adecuado control de todos los ingresos y egresos. Permitir la planificación, ya que no solamente da a conocer los efectos de una operación mercantil, sino que permite prever situaciones futuras. Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable. Ser fuente fidedigna información ante terceros (los proveedores, los bancos y el Estado). Introducción a la Contabilidad 1
1.1. Qué se entiende por contabilidad? La Contabilidad es el proceso mediante el cual se identifica, mide, registra y comunica la información económica de una organización o empresa, con el fin de que los gestores puedan evaluar la situación de la entidad. La teneduría de libros se refiere a la elaboración de los registros contables, por lo que es la que permite obtener los datos, ajustados a principios contables, utilizados para evaluar la situación y obtener la información financiera relevante de una entidad. 1.2. Quiénes están obligados a llevar contabilidad? Es obligación de todo comerciante llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales. La ley sanciona la inexistencia o insuficiencia de la contabilidad, cuando exista la obligación de llevarla por ser necesario para efectos económicos o impositivos, de tal manera que conforme a las características propias de cada negocio o actividad, permita ejercer un control efectivo y reflejar, la situación económica y financiera de la empresa; su aplicación es necesaria también para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba. 1.3. Transacciones Comerciales Se entiende por transacción comercial todo acto que implique la adquisición de bienes o servicios de forma onerosa con destino a enajenarlo en igual forma, dicho de otra forma, una transacción comercial es todo aquello que ocurre cuando hay un intercambio financiero correspondiente a la compra o venta de un bien o servicio. Las transacciones financieras producen documentos fuentes de información, los cuales constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos cabe destacar los cheques de banco, las facturas extendidas y las facturas pagadas. La información contenida en estos documentos es trasladada a los libros contables, el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el mayor se reflejan las transacciones que afectan a las distintas partidas contables, por ejemplo, caja, bancos, clientes, proveedores, etcétera; esto es lo que llamamos asientos contables, por medio del cual registramos todas las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad. En el Registro Contable se Pueden Presentar dos Tipos de Asientos Asiento Simple: cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a un débito y a un crédito. Ejemplo: se compra al contado, un computador para uso de la empresa por $2800. Las cuentas efectuadas son dos EQUIPOS DE COMPUTACION Y COMUNICACIÓN, cuenta de Activo que por aumentar, se debita; y BANCOS, cuenta de Activo que por disminuir, se acredita. Asiento Compuesto: cuando en el registro se afectan más de dos cuentas, pueden ser una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, o dos o más cuentas deudoras y una acreedora. 2 La Partida Doble 2.1. Qué es la partida doble? La contabilización de los hechos contables se realiza basándose en el método de la Partida Doble que nos dice que "todo hecho contable afecta como mínimo a dos cuentas". Los hechos contables se reflejan en la empresa en forma de asientos. En qué consiste el sistema de la partida doble? La Partida doble significa doble anotación, es decir, este sistema consiste en registrar simultáneamente las 2 partes contrapuestas (causa y efecto) que aparecen como mínimo en todo hecho contable. El sistema se basa en los siguientes principios: - En todo hecho contable siempre hay un deudor o deudores por el importe de la operación y un acreedor o acreedores por el mismo importe. - En toda operación contabilizable es deudor el elemento patrimonial que recibe, y acreedor aquel que entrega. - En todo hecho contable, la suma del valor adeudado a uno o varios elementos patrimoniales, ha de ser igual a la suma del valor abonado a otros. - En cualquier momento la suma del debe ha de ser igual a la suma del haber. En el sistema de la partida doble el resultado del ejercicio se puede hallar de dos maneras diferentes: Resultado es igual a activo menos pasivo. Resultado es igual a ingresos menos gastos. Así llegamos a la ecuación fundamental del sistema, activo igual a pasivo más patrimonio (ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO) también activo más gastos es igual a pasivo más ingresos (ACTIVO + GASTOS = A PASIVO + INGRESOS). Introducción a la Contabilidad 2
2.2. Qué son los asientos contables? Un asiento no es más que la forma de representar un hecho contable. Si recibimos el pago de $50.000 de los $100.000 que se nos deben, en el momento del cobro del dinero debemos reflejar ese hecho a través de un asiento. Observar detenidamente la estructura de un asiento: Observar que las dos cuentas utilizadas son de ACTIVO; pero una aumenta (CAJA) y la otra disminuye (CLIENTES). Observar también que se cumple la norma de la partida doble; el asiento afecta a dos cuentas como mínimo. 2.3. En qué consiste el sistema de partida doble? En primer lugar veamos la función de la contabilidad: Los fines que se asignan a la contabilidad financiera son reflejar el patrimonio de la unidad económica, captar el auténtico resultado obtenido y suministrar a los gestores de la empresa y los demás usuarios de la información contable, la información adecuada para la toma de decisiones. Así la contabilidad financiera tiene como objetivo fundamental reflejar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. La contabilidad financiera representa la situación inicial del patrimonio de la empresa y las variaciones que éste haya experimentado a lo largo del ejercicio económico, procediendo al final a ordenar la información para calcular el beneficio o pérdida del ejercicio y para informar sobre el valor del patrimonio en ese momento. La información así obtenida se resume en las cuentas anuales también llamadas ESTADOS CONTABLES que son: el estado patrimonial (balance general), el estado de resultados o de pérdidas y ganancias, el estado de flujo de fondos y el estado de evolución de patrimonio neto El Estado Patrimonial (Balance General): Representa la situación económica (activo) y financiera (pasivo), de la empresa en un momento determinado. El Estado de Resultados: Informa del resultado contable de la empresa que se obtiene por comparación entre los ingresos y los gastos generados en el ejercicio. El Estado de Origen y Aplicación de Fondos: Facilita datos complementarios y aclaraciones sobre las informaciones contenidas en las dos anteriores. El Estado de Evolución de Patrimonio Neto: Informa sobre el valor de los compañía que pertenece a los propietarios (accionistas) y su evolución en el tiempo La contabilidad es un sistema que facilita información objetiva a la dirección de la empresa y a terceras personas como accionistas, inversores, acreedores, trabajadores... La imagen fiel se consigue aplicando correctamente los principios contables recogidos en el plan general de contabilidad. 3 Las Cuentas 3.1. Las Cuentas - Conceptos 3.1.1 Qué son las cuentas? Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que diariamente realiza una empresa. Al dar un nombre a una cuenta, éste debe ser tan claro, explícito y completo que por el solo nombre se identifique lo que representa. La cuenta es el componente más elemental y básico de la Contabilidad. Es como una ficha de anotación individual donde se anotan todos los movimientos económicos (contables) como por ejemplo tenemos las cuentas de: CAJA, CLIENTES, BANCOS, etc. Introducción a la Contabilidad 3
3.1.2 Qué podemos entender por cuentas? La aproximación a la idea de cuenta la podemos hacer por dos vías, la del concepto y el de la estructura. CONCEPTO DE CUENTA: La cuenta es un instrumento de representación y medida de un elemento patrimonial que capta la situación inicial de éste y las variaciones que posteriormente se vayan produciendo en el mismo. Cada cuenta nos ofrece una visión del elemento patrimonial que representa con independencia de los demás que componen el patrimonio y la coordinación de todas ellas nos la da una visión global del patrimonio de la empresa. A parte de representar elementos del patrimonio, las cuentas también pueden referirse a funciones administrativas o a resultados. Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de una empresa en una fecha determinada; así mismo, los costos, los gastos y las utilidades en un período determinado. De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o de ganancias y pérdidas, y de orden. 3.1.3 Clasificación de las cuentas: Cuentas Reales o de Balance Las cuentas reales representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o Patrimonio. Activo: representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se entienden por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos; y por derechos, las cuentas por cobrar y todos los créditos a su favor. Características: - Estar en capacidad de generar beneficios o servicios. - Estar bajo el control de la empresa. - Generar un derecho de reclamación. Conforman la clase de cuentas de Activo: Caja, Bancos, Clientes, Acciones, Terrenos, Muebles, Rodados, etc. Pasivo: representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto. Características: - La obligación tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago. - Existe una deuda con un beneficiario cierto. Introducción a la Contabilidad 4
Movimiento de las Cuentas de Pasivo: estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Haber; disminuyen y se cancelan en el Debe, por lo general su saldo es crédito (saldo acreedor). A la clase de cuentas de Pasivo pertenecen: Obligaciones con Bancos Nacionales, Proveedores, Salarios por Pagar, etc. Patrimonio: matemáticamente el Patrimonio se calcula por la diferencia entre el Activo y el Pasivo. Representa los aportes del dueño o dueños para constituir la empresa y además incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un Pasivo a favor de los dueños de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas de Pasivo. Características: - Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños de la empresa. - Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable. - Movimiento de las Cuentas de Patrimonio: su movimiento es igual que las cuentas del Pasivo 3.1.4 Cuentas Nominales, de Resultado o Transitorias Las cuentas nominales son llamadas también de resultado porque al final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos; y son transitorias porque se cancelan al cierre del período contable. Comprende las cuentas del Estado de Resultados: Ingresos, Gastos, Costo de Ventas. Ingresos: Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia. Movimiento de las cuentas de Ingresos: estas cuentas empiezan y aumentan en el haber; normalmente no se debitan sino al final del ejercicio para cancelar su saldo que es acreedor. Gastos: Una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento; esto constituye un gasto o una pérdida porque esos valores no son recuperables. Ejemplos: el pago de sueldos, arrendamientos, servicios públicos y otros. Movimiento de las cuentas de Gastos: estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe; disminuyen y se cancelan en el Haber. Su saldo es débito (deudor). Costo de Ventas: Representa el valor de adquisición de los artículos destinados a la venta. Movimiento de las cuentas de Costo de Ventas: estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber; normalmente no se acreditan; su saldo es débito (deudor). 3.1.5 Cuentas de orden: Hay dineros, documentos y bienes que están en poder de la empresa y no son de su propiedad, sino que los ha recibido de otra empresa para su custodia, manejo o negociación. Los dineros, documentos y bienes que conforman el grupo de cuentas de orden deudoras se manejan como las cuentas de Activo, por lo tanto su saldo es débito (deudor). Ejemplo, Bienes y Valores Entregados en Custodia ó en Garantía. Los bienes que se han recibido para custodia, manejo o negociación constituyen el grupo de cuentas de orden acreedoras, éstas se manejan como cuentas de Pasivo, por lo cual su saldo es crédito. Ejemplo: Acreedores, Bienes y Valores Recibidos en Custodia. Es importante destacar que este grupo de cuentas no afectan ni el Activo, ni el Pasivo, ni el Patrimonio 3.2. Estructura de la cuenta: La cuenta se divide en 2 partes; una de ellas se destinan a recoger los aumentos de valor y la otra recoge las disminuciones. El esquema de la cuenta se representa por una T. La parte izquierda es la "debe", la derecha "haber", pero no tiene ninguna relación con el significado propio de la palabra. Introducción a la Contabilidad 5
Las anotaciones en el debe o en el haber se pueden sumar y ambas sumas representan la dinámica de cada cuenta. Su diferencia o saldo revela la posición estática de dicha cuenta. 3.3. En que forma se hace la cuenta? La cuenta se representa en forma de T y tiene la siguiente estructura: Sobre la barra horizontal se inscribe el nombre de la cuenta, en las dos columnas de la misma se anotan los valores numéricos, en la columna de la izquierda el debe (Del verbo latino debere) y en la de la derecha el haber (del verbo latino habere) o crédito (Pecuniam habens, habet omnem rem quem vult habere (tener dinero significa tener todo lo que valga la pena tener). Cuando en una cuenta anotamos una cantidad en el DEBE, se dice que estamos haciendo un CARGO. Cuando es en el HABER, se dice que estamos haciendo un PAGO. Por ejemplo, vamos a realizar un CARGO en la cuenta de CAJA de 100.000 pesos. Ahora un PAGO de 50.000 pesos en la misma cuenta: Adelante diremos que dependiendo de la naturaleza de la cuenta, las cantidades se colocarán en el DEBE o en el HABER. Cada cuenta sólo puede ser de: ACTIVO, PASIVO, INGRESOS o GASTOS. Por ejemplo, la cuenta de CAJA que estamos utilizando es una cuenta de ACTIVO, por lo que las entradas en caja (ingresos de dinero) se sitúan en el DEBE. En nuestro caso práctico, hemos realizado un ingreso de 100.000 pesos y una extracción de 50.000 pesos. 4 SALDO DE UNA CUENTA Saldo de una cuenta.- Se denomina saldo de una cuenta a la diferencia entre el DEBE y el HABER de la misma. Existen tres tipos de saldo: DEUDOR (el Debe es mayor que el Haber), ACREEDOR (el Haber es mayor que el Debe) y saldo NULO (ambos saldos son iguales.) Obsérvese estos tres ejemplos: SALDO DEUDOR Introducción a la Contabilidad 6
SALDO ACREEDOR SALDO NULO EN QUÉ MOMENTO SE HACEN LOS ASIENTOS (CANTIDADES MONETARIAS) EN EL DEBE O EN EL HABER? En otras palabras Cómo sabemos si la cantidad la tenemos que colocar en el DEBE o en el HABER?, Por ejemplo en la cuenta de PROVEEDORES por qué se hizo así? Todo dependerá del tipo de cuenta que sea. Obsérvese el siguiente esquema: Las cuentas que forman parte del Balance General o cuentas Reales son el Activo de naturaleza debito, las cuentas del Pasivo y Patrimonio son de naturaleza crédito, las cuentas nominales como el Gasto y el costo son de naturaleza debito y la del Ingreso es de naturaleza crédito. Sólo debemos conocer la naturaleza de la cuenta para saber si debemos asentar la cantidad en el DEBE o en el HABER. Por ejemplo, la cuenta BANCOS es una cuenta de ACTIVO, así que si ingresamos dinero, debemos colocarlo en el DEBE, y si sacamos, en el HABER. Según el esquema anterior, BANCOS es una cuenta de ACTIVO y su aumento se reflejaría según el gráfico: Introducción a la Contabilidad 7
Ejemplo de saldo Supongamos que un cliente, nos debe una factura con una cuantía de $100.000. Lo primero que hacemos es abrir la cuenta del cliente y CARGAR el importe en la parte correspondiente: Ahora supongamos que el cliente nos hace un primer pago de $30.000. Anotaremos lo siguiente: De esta forma, el saldo de nuestro cliente es de $70.000, es decir, NOS DEBE esa cantidad. Debe tenerse en cuenta que el marco teórico en el cual se desarrolla esta teoría es la ciencia económica y que es a partir de los hechos contables (hechos económicos) que tienen valides estos conceptos. 5 Qué son los Hechos Contables? Los hechos contables son el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos económicos realizando aquellos sucesos puntuales que hacen variar las cuentas de la empresa. Un hecho contable puede ser, por ejemplo, una venta, un pago, una compra, una devolución, etc. Los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados según su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadas, esta clasificación se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente económico. En desarrollo de las normas básicas, las normas técnicas regulan el ciclo contable. El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de la información. En nuestro ejemplo anterior, el cliente nos ha pagado $30.000. Ese pago se puede contabilizar como un hecho contable con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos económicos se deben registrar en libros, en idioma castellano, por el sistema de partida doble. 5.1. Cómo se clasifican los Hechos Contables? Se pueden definir como aquellos acontecimientos que afectan o pueden afectar el patrimonio de la empresa. Según las modificaciones que se produzcan en el activo, en el pasivo y neto o en los resultados, podemos clasificar los hechos contables en: Permutativos: Son los hechos que se pueden alterar (activo, pasivo o neto) pero sin afectar a los resultados. Por ejemplo la compra de un vehículo al contado, o el ingreso de efectivo en el banco. Se cambia un elemento de activo que sube por otro que baja. Modificativos: Son hechos que alteran los resultados, bien aumentando o bien disminuyendo el activo o el pasivo. Por ejemplo, el pago de una reparación al contado, o el abono de intereses de una cuenta corriente. Introducción a la Contabilidad 8
Mixtos: Son hechos que son a la vez Permutativos y modificativos. Por ejemplo la venta al contado de un coche usado por más o menos su costo. 6 Cómo es el funcionamiento de la cuenta? En resumen: Si es una cuenta de activo el valor inicial se anota a la izquierda, al igual que los aumentos. Las disminuciones a la derecha. Si es una cuenta de pasivo o Patrimonio, el valor inicial a la derecha, los aumentos a la derecha y las disminuciones a la izquierda. Si es de gastos, sólo tienen anotaciones (valor inicial y aumentos) a la izquierda. Si es de cualquier tipo de ingresos al revés que la de gastos. Una vez definido lo que son hechos contables, el próximo paso consiste en indicar la forma en cómo dejar una historia de estas transacciones, la cual consiste en llevar libros para estos fines, el cual conocemos con el nombre de teneduría de libros por partida doble. En el Libro Diario se anotan las transacciones diarias en orden cronológico, esto es, se anotan todos los actos de comercio de tal forma "como si fuera nuestro diario personal", anotamos los acontecimiento de nuestra vida diaria; de la misma manera se hace con el libro diario comercial. En el Mayor se registran los saldos en resumen cuenta por cuenta, de las transacciones realizadas y anotadas en el diario, esta información es la base para realizar los estados financieros. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia. Los estados financieros deben elaborarse con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes. Introducción a la Contabilidad 9