Aprobación: Octubre 30 de 2015 Vigencia: Octubre de 2015 - Octubre de 2017 Instancia de Aprobación: Comité Interno de Archivo Programa de Gestión Documental Cámara de Comercio de Barrancabermeja Autoridad Archivística Institucional: Comité Interno de Archivo Versión de Documento: 0 Responsables de la elaboración del Programa de Gestión Documental: Administrador de Empresas CESAR ALFONSO LOPEZ- Coordinador de Calidad Auxiliar Administrativo Leidy Velásquez Rengifo Auxiliar de Archivo Gescad SAS Equipo Consultor
TABLA DE CONTENIDO Introducción... 4 1 Pasos Metodológicos en la Elaboración del Programa de Gestión Documental... 5 1.1 DIAGNOSTICO DOCUMENTAL... 5 1.2 Análisis Estratégico Matriz Dofa... 12 1.3 Riesgos de la gestión documental... 13 2 Que es un Programa de Gestión Documental... 14 3 Definiciones... 15 4 Razones que motivan a la Cámara de Comercio de Barrancabermeja para elaborar e implementar su Programa de Gestión Documental... 25 1.1 Beneficios del Programa de Gestión Documental para la Cámara de Comercio de Barrancabermeja... 25 5 Política de Gestión Documental... 26 6 Metodología General... 26 6.1 Aplicación del Programa de Gestión Documental... 26 6.2 Responsables del Programa de Gestión Documental... 26 6.3 Alcance del Programa de Gestión Documental... 27 6.4 Público Objetivo... 27 7 Requerimientos para Desarrollar el Programa de Gestión Documental... 27 7.1 rmativos... 27 7.2 Económicos... 28 7.3 Administrativos... 28 7.4 Requisitos Tecnológicos... 29 8 Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental.... 29 9 Fases de Implementación del PGD.... 33
10 Programas específicos... 34 10.1 PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS 34 10.2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESCENCIALES... 38 10.3 PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS... 41 10.4 PROGRAMA DE DIGITALIZACIÓN... 42 10.5 PROGRAMA DE ARCHIVO DESCENTRALIZADO... 45 10.6 PROGRAMA DE CAPACITACION... 48 10.7 PROGRAMA DE AUDITORIA... 52
Introducción Pág.4 Encaminando la Cámara de Comercio de Barrancabermeja hacia el fortalecimiento de la Política de Gestión Documental, el Programa de Gestión Documental desarrolla un papel importante como herramienta administrativa de la alta dirección para interrelacionar los roles y funciones de las diferentes áreas en la consecución de metas y objetivos del proceso archivístico. Como entidad, reconoce su debilidad en la materia, entiende que el desarrollo de instrumentos archivísticos es la manera más acertada y que minimiza los riesgos que se derivan de implementar tareas y actividades sin la claridad de la planeación. Así mismo, el documento representa la postura de compromiso y respeto institucional que tiene la Cámara de Comercio de Barrancabermeja, frente a las exigencias actuales de la Superintendencia de Industria y Comercio y la alineación con las directrices de Confecamaras y el Archivo General de la Nación.
Pág.5 1 Pasos Metodológicos en la Elaboración del Programa de Gestión Documental 1.1 DIAGNOSTICO DOCUMENTAL PRERREQUISITOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PGD Antes de proceder a elaborar el PGD, se debe verificar que la entidad cumple con los requisitos descritos en el Artículo 6 (Componentes de la política de gestión documental) del Decreto 2609 de 2012: Indique (Si o ) según aplique a la situación preliminar de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja Marco conceptual para la gestión de información física: Marco conceptual para la gestión de información electrónica: Conjunto de estándares para la gestión de información en cualquier soporte: Metodología para creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de información: Existe cooperación, articulación y coordinación entre las áreas de Planeación, Archivo y Oficinas Productoras? Si La responsabilidad sobre la gestión documental está asignada a un área específica? En cuál? Cuenta con profesionales calificados en archivística? Cuántos? Están identificados los aspectos críticos de la gestión documental en la Entidad? Cuáles son? Si Se encuentra establecido el Comité de Archivo de la Entidad? Si Se tienen identificados en el mapa de riesgos lo temas inherentes a la gestión documental? Cuáles? Están elaboradas y aprobadas las tablas de retención documental TRD? Desde cuándo? Si
Pág.6 Están elaboradas y aprobadas las tablas de valoración documental TVD? Qué periodo cubren? Si ASPECTOS GENERALES Requisito SI / NO Los documentos tienen valor para dar soporte y continuidad de las funciones de la Entidad? Si El PGD se articula con la misión de la Entidad? Si El PGD se articula con los objetivos institucionales? Si El PGD se articula con las metas estratégicas de la Entidad? Si Los procedimientos de la gestión documental están estructurados respectado los principios y procedimientos de la Ley de Transparencia y acceso a la información? Si Los procedimientos de la gestión documental están estructurados respetando los lineamientos y principios de la Ley de datos personales? Si INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Requerimiento SI / NO Se tiene identificada la historia de la Entidad? Si La misión institucional se encuentra actualizada? Si La visión institucional se encuentra actualizada? Si Existe política de calidad? Si
Pág.7 La gestión documental está definida como un proceso transversal en el Sistema de Gestión de Calidad? El área responsable de la gestión documental figura dentro de la estructura orgánica? ALCANCE Requerimiento SI / NO Se tiene previsto a que público debe estar dirigido el PGD? En caso afirmativo regístrelos en el formato. Si Se tiene conocimiento sobre a qué tipo de información debe ser aplicado el PGD? En caso afirmativo regístrelos en el formato. Si El PGD puede ser alineado con el plan estratégico institucional? Explique Si El proceso de gestión documental cuenta con recursos presupuestales para garantizar su adecuado funcionamiento? En caso afirmativo indique el valor y las vigencias. En trámite En relación con requerimientos tecnológicos La Entidad cuenta con un aplicativo de gestión documental? En caso afirmativo indique cual es y que módulos tiene. Si Registro y Contabilidad LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Planeación SI / NO La Entidad ha formulado disposiciones internas tales como resoluciones, circulares y procedimientos que buscan regular la gestión documental? En caso afirmativo regístrelos en el formato. SI
Pág.8 La entidad cuenta con los instrumentos archivísticos definidos en el Decreto 2609 de 2012? En caso afirmativo regístrelos en el formato SI Existen series documentales de preservación a largo plazo? En caso afirmativo regístrelas en el formato. SI Se cuenta con un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA? En caso afirmativo indicar el nombre Se utiliza la firma electrónica? En caso afirmativo indique cuales son los criterios de uso. Se tienen definidos los metadatos para los documentos electrónicos? Producción SI / NO Existe procedimiento para la producción documental? Existen modelos para la para la elaboración de documentos internos y externos? Se tiene definido el número de copias que se generan cuando se generan documentos internos y externos? Existe un área responsable de la recepción, distribución y conformación de los consecutivos oficiales de correspondencia? Gestión y Tramité SI / NO Existe procedimiento para la gestión y trámite? Se utilizan planillas de control para la entrega de documentos? Registro Existen horarios definidos para la distribución de la correspondencia interna y externa?
Pág.9 Existen mecanismos que garanticen el acceso a los documentos tanto en los archivos de gestión, como en el archivo central? Se garantiza el control y seguimiento a los trámites internos y externos y los tiempos de respuesta? En caso afirmativo de qué forma. Organización documental SI / NO Existe procedimiento para la organización documental? Se lleva a cabo clasificación documental? Se lleva a cabo ordenación documental? Se lleva a cabo descripción documental? Transferencia documental SI / NO Existe procedimiento para las transferencias documentales? Se elabora un cronograma anual de transferencias documentales primarias? Se llevan a cabo transferencias documentales secundarias? En caso afirmativo explique. Las áreas realizan la preparación física de las series y subseries documentales a transferir? El área responsable de validar la transferencia realiza control de calidad? Disposición de documentos SI / NO Existe procedimiento para la disposición de los documentos?
Pág.10 Hay documentos de conservación total? SI Realizan selección documental? Se usan medios alternativos para garantizar la conservación en un formato diferente? En caso afirmativo explique. Algunas Series Se llevan a cabo eliminaciones documentales? En caso afirmativo explique cómo se lleva a cabo el proceso.. Preservación a largo plazo SI / NO Existe procedimiento para la preservación documental a largo plazo? Se cuenta con un sistema integrado de conservación tanto de documentos físicos como de documentos electrónicos? Se garantiza la seguridad y conservación de la información electrónica generada por la Entidad? Si Se realiza migración de información? Valoración documental SI / NO Existe procedimiento para la valoración documental? Cuándo se integra una nueva serie o Subserie documental a las tablas de retención documental, realizan valoración primaria y secundaria? Si
Pág.11 Existe un equipo interdisciplinario para llevar a cabo la valoración primaria y secundaria de nuevas series y subseries documentales que se integran a las tablas de retención documental? Equipo de Trabajo Interdisciplinario Externo
1.2 Análisis Estratégico Matriz Dofa Pág.12 Fortalezas: Compromiso de la Alta Dirección Voluntad para la incorporación de nuevas tecnologías de información Factibilidad de alinear los modelos de gestión institucional Espacio suficiente para almacenar documentos existe resistencia al cambio Debilidades: Ausencia de unidad específica de gestión documental existe ventanilla única de correspondencia Software para administración de documentos electrónico básico estandarización en la producción y administración de documentos electrónicos Políticas claras en las etapas de gestión documental El área de depósito de archivo no está adecuada para trabajo de personal Política de Digitalización de Documentos Amenaza: Copias de seguridad concentradas Incumplimiento del marco normativo Oportunidad Amplitud del marco normativo como referencia Mano de obra operativa Asesorías Especializadas Estrategias FA Viabilizar proyectos aplicados en los programas específicos Incorporar herramientas tecnológicas orientadas a uso y conservación de documentos electrónicos FO Generar alianzas con el Sena para la aplicación de procesos archivísticos Afianzar relaciones de colaboración y comercial con empresas especializadas DA Crear el área de gestión documental y asignar responsable
DO Robustecer los procedimientos e instrumentos archivísticos Crear el archivo central e histórico de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja Pág.13 Outsourcing para el acompañamiento en el afianzamiento de la política y procedimientos de gestión documental Adoptar y aplicar normas que ayuden a la estandarización de los procesos que tienen que ver con documentos físicos y electrónicos 1.3 Riesgos de la gestión documental ANALISIS VALORACION RIESGO DESCRIPCION CAUSA EFECTO CLASIFICACION Probabilidad de CALIFICACION EVALUACION impacto Vs. POLITICAS Controles Baja Subjetiva de Es posible que el Falta TVD y Pérdida Alto 4 4 alta TRD - TVD Documentos hecho se presente TRD de memoria institucion al Desactualización por Es muy factible que el AGN Incumpli Moderado 3 1 Bajo Crear cambios normativos hecho se presente miento Departamento permanentes normativo - Gestión Documental sanciones Inversión en Es posible que el Cambios Perdida Alto 4 2 Bajo Modelo de Tecnología hecho se presente Tecnológicos de dinero Requisitos de Inadecuada permanentes Documentos electrónicos Condiciones Climatológicas y Es posible que el hecho se presente Ubicación Geográfica Deterioro Grave 5 4 Alto Condiciones especiales riesgo de desastre en archivo histórico la región. Actividad Sísmica
2 Que es un Programa de Gestión Documental Pág.14 Entendido como el deber que tienen las entidades para elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos (Artículo 21 de la Ley 594 de 2000). Adicional a este concepto el Archivo General de la Nación lo amplia: Instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación Igualmente el ICONTEC lo define de la siguiente manera: Conjunto de Instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos (de la Gestión Documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, tramite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos
3 Definiciones Pág.15 Como referente en el desarrollo del glosario de términos usados en la Gestión Documental, la Cámara de Comercio de Barrancabermeja ha incorporado íntegramente el Acuerdo 027 de 2006 emitido por el Archivo General de la Nación. A Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley. Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural. Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control delos recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos. Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística. Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia. Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación,
Pág.16 la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades. Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación. Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa. C Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales. Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico - funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al orden original. Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Comité evaluador de documentos: Órgano asesor del Archivo General de la Nación y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar sobre: el valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de las privadas que cumplen funciones públicas la eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración documental la evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración documental.
Pág.17 Comités del sistema nacional de archivos: Comités técnicos y sectoriales, creados por el Archivo General de la Nación como instancias asesoras para la normalización y el desarrollo de los procesos archivísticos. Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término "correspondencia", hasta el momento en que se adoptó la definición de "comunicaciones oficiales" señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación. Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Copia: Reproducción exacta de un documento. Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original. Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo. Cuadernillo: Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado por la costura de uno o varios cuadernillos. Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales. Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad. D Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo. Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la
búsqueda sistemática de información. Pág.18 Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado. Diplomática documental: Disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia. Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información. Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente. Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional. Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades. Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico. Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.
Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social. Pág.19 Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valores primarios. E Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Empaste: Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma de libro. La unidad producto del empaste se llama "legajo". Encuadernación: Técnica mediante la cual se cosen uno o varios cuadernillos de formato uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la encuadernación sellama "libro". Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades deconservación. Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. F Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros. Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos. Foliar: Acción de numerar hojas. Folio: Hoja. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera. Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente. Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística. Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las
funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban. Pág.20 Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni traducida. Se llama también "fuente de primera mano". Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. G Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación. I Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo. Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización. Índice cronológico: Listado consecutivo de fechas. Índice onomástico: Listado de nombres de personas naturales o jurídicas. Índice temático: Listado de temas o descriptores. Índice toponímico: Listado de nombres de sitios o lugares. Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. L Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación. Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país. M Manuscrito: Documento elaborado a mano.
Marca de agua (Filigrana): Señal transparente del papel usada como elemento distintivo Pág.21 del fabricante. Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución. Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos. N rmalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística. O Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos. Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. P Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Protocolo: Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que los escribanos y notarios autorizan con formalidades. R Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
Pág.22 Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos. Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales. Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad. Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel. Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. S Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos. Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsanse también "depuración" y "expurgo". Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo. Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital. Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.
Pág.23 Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. T Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas. Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión. Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa. Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. U Unidad administrativa: Unidad técnico - operativa de una institución. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente. V Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada. Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones,
Pág.24 costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad. Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública. Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad. Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley. Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables. Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional. Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos
Pág.25 4 Razones que motivan a la Cámara de Comercio de Barrancabermeja para elaborar e implementar su Programa de Gestión Documental * Cumplimiento de las exigencias de la Superintendencia de Industria y Comercio * Mejoramiento de sus procesos y procedimientos * Evitar perdida de información * Crear el Archivo especializado de Registro y automatizarlo * Mejorar los servicios de cara al cliente 1.1 Beneficios del Programa de Gestión Documental para la Cámara de Comercio de Barrancabermeja Racionalización del gasto e inversión hacia la gestión de documentos Formulación y consolidación de políticas de gestión de documentos Cultura organizacional hacia el cero papel Alineación de sus sistemas de gestión Cumplimiento de la normatividad archivística
Pág.26 5 Política de Gestión Documental La Cámara de Comercio de Barrancabermeja basará sus procesos de gestión documental en el concepto de archivo total que involucra todo el ciclo vital del documento: Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencias, Disposición de Documentos, Preservación a largo plazo, Valoración. Igualmente adoptará los principios emitidos por el ente rector en materia de planeación, eficiencia, economía, control y seguimiento, oportunidad, transparencia, disponibilidad, agrupación, vinculo archivístico, protección al medio ambiente, autoevaluación, Coordinación y acceso, cultura archivística, modernización, interoperabilidad, orientación al cliente, neutralidad tecnológica y protección de información y datos. Para estandarizar la gestión documental tomará los instrumentos archivísticos que coadyuvará a la materialización de los objetivos trazados. 6 Metodología General El Programa de Gestión Documental, la Cámara de Comercio de Barrancabermeja se elaboró siguiendo los pasos previstos en el Manual para la Implementación de un Programa de Gestión Documental - AGN:2014. Elementos: 1. Caratula 2. Cuerpo y contenido 3. Lineamientos para la Gestión Documental 4. Fases 5. Programas Específicos 6.1 Aplicación del Programa de Gestión Documental La Presidencia de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja tiene como compromiso no endosable, el aseguramiento de los recursos físicos y económicos que garanticen la ejecución de los programas específicos que acompañan el Programa de gestión documental. 6.2 Responsables del Programa de Gestión Documental Se definen como responsables todas las áreas que componen la Cámara de Comercio de Barrancabermeja, sin embargo se aclara que el líder natural del proceso es la Dirección Administrativa y Financiera quien a su vez soportará los aspectos operativos en el líder de Calidad, todo sobre la base y apoyo permanente del Comité Interno de Archivo para la toma de decisiones.
6.3 Alcance del Programa de Gestión Documental Pág.27 El programa de gestión de documentos tiene como alcance definir los procesos de la gestión de documentos físicos y electrónicos en la Cámara de Comercio de Barrancabermeja. 6.4 Público Objetivo En su etapa inicial el Programa de Gestión Documental tiene como público objetivo los trabajadores de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja. Una vez se encuentre en etapa de maduración, el PGD podrá expandir su alcance al público general, incorporando el portafolio de servicios a los procesos de gestión documental automatizado. 7 Requerimientos para Desarrollar el Programa de Gestión Documental 7.1 rmativos Leyes Ley 527 de 1999 Acceso y uso de mensaje de datos Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos Ley 962 de 2015 Racionalización de trámites administrativos Ley 1581 de 2012 Protección de Datos personales Ley 1727 de 2014 Reforma Código de comercio Decretos Decreto 019 de 2012 Anti tramites Decreto 2364 de 2012 - Firma Electrónica Decreto 2578 de 2012 Sistema Nacional de Archivo Decreto 2609 de 2012 Disposiciones en materia de gestión documental Decreto 103 de 2015 Reglamenta Ley 1712 Decreto 106 de 2015 Reglamenta título III de la Ley General de Archivos Confecamaras Circular 1042 de 2014 Ley Transparencia Circular 1097 de 2014 Avances Resolución 8934 de 2014 Circular 1114 de 2015 Resolución 723 de 2015 Circular 1124 de 2015 Implementación Ley 1712 de 2014 Circular 1126 de 2015 Implementación PGD Presidencia de la Republica Directiva 04 de 2012 Cero Papel
Pág.28 Superintendencia de Industria y Comercio Resolución 8934 de 2014 Resolución 723 de 2015 Acuerdos Archivo General de la Nación 060 de 2001 Comunicaciones oficiales 016 de 2002 Política Archivística y otras disposiciones en Cámaras de Comercio 002 de 2014 Conformación de Expedientes 005 de 2013 Criterios de clasificación, ordenación y descripción 003 de 2015 Lineamientos Archivos electrónicos 7.2 Económicos Los recursos económicos deben ser previstos por la Presidencia y plasmados en el presupuesto oficial de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja, igualmente se verá reflejado en un centro de costos para todos los procesos de gestión documental. 7.3 Administrativos Programa de rmalización de Formas y Formularios Electrónicos Gestión Integrada: Identificar formatos Sistemas: Seleccionar sujetos de transformación - Implementar herramienta tecnológica Programa de Documentos Vitales o Esenciales Gestión Integrada: Identificar y Seleccionar series Sistemas: Implementar herramienta tecnológica Programa de Gestión de Documentos Electrónicos Gestión Integrada: Identificar y Seleccionar Procedimientos a modernizar Sistemas: Implementar herramienta tecnológica Programa de Archivos Descentralizados, Centralizados y Tercerizados Jefe Administrativo y Financiero Definir Alcance y series sujetas al proceso Programa de Digitalización Gestión Integrada: Identificar y Seleccionar series sujetas al proceso Sistemas: Proyectar herramientas TI Programa de Capacitación Gestión Documental Gestión Integrada Identificar líneas temáticas Gestión Humana Ejecutar Plan de Capacitación
7.4 Requisitos Tecnológicos Pág.29 Los requisitos Tecnológicos para el Programa de Gestión Documental están asociados principalmente a la implementación de los Programas de Formas y Formularios Electrónicos, Programa de Digitalización, Programa de normalización de formas y formularios, y la automatización de los procesos empresariales por la puesta en marcha de los flujos de trabajo. De manera general, se vislumbra que la Cámara de Comercio de Barrancabermeja deberá preparar su presupuesto para la incorporación de nuevas estaciones de digitalización, unidades de almacenamientos de documentos electrónicos y la ampliación de las funcionalidades del software Docuware, actualmente usado. Es importante considerar como elemento propio de la planeación, el Modelo para la administración de documentos electrónicos el cual debe encontrar congruencia con la plataforma tecnológica futura. 8 Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental. Dentro del Programa se establecen los diferentes aspectos y actividades que deben ser desarrollados por la Cámara de Comercio de Barrancabermeja para la correcta implementación de las actividades de Gestión Documental. Administración Documental Mantener actualizados y vigentes la totalidad de los instrumentos archivísticos. Mantener vigente y funcional el Comité Institucional de Archivo Definir el Plan de Intervención del Fondo Documental soportado en Tablas de Valoración Documental Identificar documentos vitales y emprender acciones para su restauración o preservación Identificar documentos públicos y los privados, con carácter de reserva. Creación de Documentos Establecer políticas de creación de documentos Establecer los canales de recepción y medio de producción interna de documentos Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos Validar procedimientos vs tablas de retención documental vs listados maestros Aplicar las tablas de retención documental a documentos electrónicos Digitalizar todo aquello establecido por TRD o TVD Autenticación
Administrar cuentas de correo electrónico Establecer mecanismos claro para la identificación de productores de los documentos Priorizar series o documentos sujetas a firma electrónicas Pág.30 Metadatos Establecer tabla de caracterización de metadatos por serie o subseries documental Vincular los metadatos de documentos electrónicos a la estructura de Gestión Documental provista en el Software de administración documental. Estructura Documental Estructura de Gestión documental para medios físicos y electrónicas idéntica Identificar por TRD Duplicidad documental y suprimirla en los procedimientos Simplificar la estructura documental y los formatos usados Forma de Producción Socializar los medios de producción de documentos para hacer más racional el proceso Evitar reproducir documentos que se encuentren en soporte electrónico Incorporar a la estructura de gestión documental los correos corporativos Identificar mi cliente interno y externo de documentos Competencia en el Trámite Reconocimiento de las series y subseries asignadas por cada uno de los trabajadores Mesas de trabajo para simplificación de trámites Definir work flow a la totalidad de procedimientos Registro de Documentos Dar cabal cumplimiento al Acuerdo 060 de 2001 Entrenar al personal que registra las comunicaciones en la Cámara de Comercio de Barrancabermeja Distribución Establecer horarios y protocolo para distribuir comunicaciones Reconocer el Acuerdo de nivel de servicio con el operador externo Considerar los horarios de distribución dentro de los flujos de trabajo
Acceso y Consulta Pág.31 Generar protocolo y espacio para el control de acceso y consulta Poner a disposición los archivos digitales para su consulta, restringiendo las impresiones en los casos que sea conveniente Control y Seguimiento Auditar los procedimientos establecidos en los diferentes instrumentos archivísticos Generar planes de mejora ante incumplimientos Establecer mecanismos persuasivos y coercitivos para asegurar el cumplimiento Clasificación Separar documentos de archivo y de apoyo de conformidad con las TRD y TVD Orientar la estructura documental electrónica a la establecida por TRD Intercambiar documentos entre áreas según corresponda su responsabilidad de serie documental Ordenamiento Los documentos en su totalidad deben ser ordenados siguiendo los principios de procedencia y orden natural Es necesario respetar la unión entre un documento principal y sus anexos Descripción Diligenciar el Inventario Documental en las diferentes fases de archivo Adoptar la norma técnica colombiana 4095 Transferencia Documental Transferir de manera obligatoria los documentos agotados los tiempos en las respectivas fases Proveer los elementos necesarios para la organización previa a la transferencia Identificar documentos sujetos a transferencias secundarias Accesibilidad de los archivos y Metadatos Aplicar la caracterización dada a las series y subseries para facilitar su recuperación Disposición final Aplicar disposición definida en TRD y TVD Contar siempre con el aval del Comité Interno de archivo Garantizar la conservación total en documentos definidos de esta manera Convalidar disposición de series importantes mediante concepto
Mantener Actualizados las instrumentos archivísticos Pág.32 Conservación Caracterizar la totalidad de series y asuntos de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja Capacitar los miembros del Comité Interno de Archivo en Valoración Documental Contar con la participación de terceros expertos en las sesiones del Comité de Archivo Realizar investigación en centros de documentación regional Identificar Series de impacto institucional o regional Crear el archivo histórico de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja Realizar actividades de detención del deterioro de series históricas Adquirir y utilizar unidades de conservación elaboradas con materiales neutros para las series documentales históricas
9 Fases de Implementación del PGD. Pág.33 ELABORACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Programas Específicos 2015 2016 2017 2018 Programa de rmalización de Formas y Formularios Programa de Capacitación Programa de Documentos Vitales Programa de Documentos Electrónicos Programa de Auditoria Programa de Digitalización Flujos de Trabajo Documental Fase Metodológica Implementación