Confidencialidad De uso interno Página: 1 de 9 PROCEDIMIENTO DE ELIMINACION, REUTILIZACION Y DEVOLUCION DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN V01.1 Código PRTO-06-2016 Versión: 01.1 Fecha de la versión: 28/10/2016 Creado por: Aprobado por: Nivel de confidencialidad: Area de Operaciones-Sergio Aburto Encargado de Seguridad de la Información De uso interno Historial de modificaciones Fecha Versión Creado por Descripción de la modificación 14/10/2016 01 OP-Sergio Aburto Creación del documento 28/10/2016 01.1 Soporte Francisco Campos-Antonio Lagos Modificaciones del documento
Confidencialidad De uso interno Página: 2 de 9 Introducción Los activos informáticos sobre los que la Unidad de Informática aplicará estos procedimientos son: Computadores, Monitores, Impresoras, Notebooks, Tablets. En caso de pérdida o deterioro de un bien mueble asignado al contratado(a) a honorarios, el MSGG se encontrará facultado para descontar de sus honorarios, en una o más cuotas, el valor total o parcial del objeto perdido o deteriorado, según corresponda. Para dichos efectos, se hará lo dispuesto por el Director de la División de Administración y Finanzas del Ministerio, quien, previo informe del superior de la persona contratada y de la Unidad de Inventario, o según lo dispuesto en un sumario o investigación sumaria, comunicará por escrito al contratado a honorarios, el valor total a descontar, el de cada una de las cuotas y del período en que este descuento se llevará a efecto. 1. Procedimiento de Eliminación de Activos. Propósito Detalles Establecer las reglas para la eliminación de activos por parte las instancias correspondientes. Responsable Usuarios Entrada Salida Areas Involucradas Jefe Unidad de Informática Documento de aviso de vida útil de un activo. Registro de eliminación de activos 1.1. Referencias. 1.2. Descripción del Procedimiento. Responsable N Actividad Duración Unidad de Inventario 1 La Unidad de Inventario, informa a la Unidad de Informática sobre un activo que se debe dar de baja por obsolesencia. Unidad de Informática 2 El activo, se da de baja y se despacha a bodega de la Unidad, hasta que la Unidad de Inventario informe el retiro del activo dado de baja. Unidad de Informática 2 Se recibe informe para retiro de activo dado de 3 días baja. Unidad de Informática 3 Despacha Activo a Unidad de Inventario, y lo elimina del sistema. FIN DEL PROCEDIMIENTO
Confidencialidad De uso interno Página: 3 de 9 1.3. Observaciones al Procedimiento: 1.4. Definiciones 1.5. Documentos y Registros necesarios Nombre Registro Correo Electrónico Medio Almacenamiento Retención Responsable Disposición Digital Informática 1 Año Soporte
Confidencialidad De uso interno Página: 4 de 9 2. Procedimiento de Reutilización de Activos. Propósito Detalles Establecer las reglas para la reutilización de activos por parte de las instancias correspondientes. Responsable Entrada Salida Areas Involucradas Jefe Unidad de Informática Documento de aviso de devolución de un activo. Registro de Asignación de Equipamiento preparado para su reasignación 2.1. Referencias. 2.2. Descripción del Procedimiento. Responsable N Actividad Duración 1 Será el encargado de solicitar la asignación de activo disponible. Unidad de Informática 2 Recepción solicitud informada por parte del Centro de responsabilidad. 3 Carga de la información recibida al sistema de inventario, verificando disponibilidad de bien solicitado. Encargado de Soporte 4 Solicita a persona (Tercero), la instalación de los activos y fiscaliza que se realice el Registro de asignación por parte del tercero. 5 Recepción conforme de Registro de asignación 6 Actualizacion de sistema de inventario ingresando datos de usuario a quien se asigna el bien. FIN DEL PROCEDIMIENTO 2.3. Observaciones 2.4. Definiciones
Confidencialidad De uso interno Página: 5 de 9 2.5. Documentos y registros necesarios Nombre Registro Registro de Asignación de Equipamiento Medio Almacenamiento Retención Responsable Disposición Físico/Digital Informática 1 Año Soporte
Confidencialidad De uso interno Página: 6 de 9 3. Procedimiento de Devolución de Activos, Caso Funcionarios. Propósito Detalles Establecer las reglas para la devolución de activos por parte de funcionarios internos. Responsable Entrada Salida Areas Involucradas Jefe Unidad de Informática Documento de aviso de término de trabajo, desvinculación o renuncia. Registro de Recepción/devolución de activos 3.1. Referencias. 3.2. Descripción del Procedimiento. Responsable N Actividad Duración 1 Envío de Memorándum, informando a RRHH sobre traslado, desvinculación o renuncia de personal que tiene activos asignados que pertenecen al MSGG. Jefe de RRHH 2 Recepción de Memorándum, informado por los Centros de. 3 Envío de Memorándum, informando a Unidad de Inventario y Unidad de Informática, para el retiro o traslado de activos del funcionario. Unidad de Inventario/Unidad de Informática 4 Recepción de memorándum informado por RRHH. 5 Carga de la información recibida por el Depto. RRHH al sistema de inventario, actualizando el sistema de activos de información devueltos o que serán trasladados. 6 En caso de traslado, la Unidad de Inventario/Informática, reasigna los activos a la nueva ubicación y/o usuario(a), que custodiará el bien. En caso de desvinculación, enviará a los centros de responsabilidad, Registro de Recepción/devolución de activos para la recepción conforme por parte del Jefe del Centro de. 7 Envío de Registro de Recepción/devolución activos al jefe directo del funcionario(a) desvinculado(a). 8 Recepción Registro de Recepción/devolución de activos.
Confidencialidad De uso interno Página: 7 de 9 Encargado de Sistemas 9 Solicita a funcionario(a) (s) desvinculado(a)(s), la devolución de los activos y fiscaliza que se realice Registro de Recepción/devolución por parte del funcionario. 10 Recepción conforme de los activos de información (Inventarios). Unidad de Inventario/Unidad de Informática 11 Envío de Registro de Recepción/devolución de activos a la Unidad de Informática (SI aplica*)/inventario indicando su estado (**). 12 Recepción de Registro de Recepción/devolución de activos con la indicación de los activos físicos entregados por funcionario(s) desvinculado(s). 13 Gestiona retiro/traslado de inventarios físicos informados por los centros de responsabilidad. 14 Solicita Firma de Registro de retiro o traslado del bien físico, por parte del jefe del Centro de. 15 Preparación del activo, para ser entregado a un nuevo funcionario(a) (s) 16 Ingreso de los inventarios físicos a las unidades respectivas. (Inventarios/Informática), para futura asignación del bien. FIN DEL PROCEDIMIENTO 5 días 3.3. Observaciones al Procedimiento 3.4. Definiciones 3.5. Documentos y Registros necesarios Nombre Registro Medio Almacenamiento Retención Responsable Disposición Registro de Recepción/Devolución de Equipamiento Físico/Digital Informática 1 Año Soporte
Confidencialidad De uso interno Página: 8 de 9 4. Procedimiento de Devolución de Activos, Caso Terceros. Propósito Responsable Entrada Salida Areas Involucradas Detalles Establecer las reglas para la devolución de activos por parte de Terceros como proveedores, etc. Jefe Unidad de Informática Documento de aviso de término de trabajo. Registro de Recepción/devolución de activos 4.1. Referencias. 4.2. Descripción del Procedimiento. Responsable N Actividad Duración Unidad de Inventario/Unidad de Informática 1 Envío de Memorándum, informando a Soporte sobre término de trabajo, de un tercero que tiene activos asignados que pertenecen al MSGG. 4 Recepción de memorándum informado por parte del Centro de responsabilidad. 5 Carga de la información recibida al sistema de inventario, actualizando el sistema de activos de información devueltos. 8 Solicita a persona (Tercero), la devolución de los activos y fiscaliza que se realice el Registro de devolución por parte del tercero. 9 Recepción conforme de los activos de información (Inventarios). 10 Envío de Registro de devolución de activos a la Unidad de Informática (SI aplica*)/inventario indicando su estado. Encargado de Sistemas 11 Recepción de Registro de devolución de activos con la indicación de los activos físicos entregados por el tercero 12 Gestiona retiro/traslado de inventarios físicos informados por los centros de responsabilidad. 5 días
Confidencialidad De uso interno Página: 9 de 9 Unidad de Inventario/Unidad de Informática 13 Solicita Firma de Registro de retiro o traslado del bien físico, por parte del jefe del Centro de. 14 Preparación del activo, para ser entregado a un nuevo funcionario(a) (s), u otra persona como un tercero. 15 Ingreso de los inventarios físicos a las unidades respectivas. (Inventarios/Informática), para futura asignación del bien. FIN DEL PROCEDIMIENTO 4.1. Observaciones al Procedimiento 4.2. Diagrama de flujo 4.3. Definiciones 4.4. Sanciones El incumplimiento de esta Política, podrá tener como resultado la aplicación de sanciones, conforme a la magnitud y característica del aspecto no cumplido o vulnerado 4.5. Documentos y Registros necesarios Nombre Registro Medio Almacenamiento Retención Responsable Disposición Registro de Recepción/Devolución de Equipamiento Físico/Digital Informática 1 Año Soporte Se escanea y se guarda en DD compartido