1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para un proceso sistemático de identificación, evaluación y establecimiento de controles para los sistemas de gestión en calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo, asociados con los cambios y nuevos proyectos en las actividades e instalaciones relacionadas con los procesos de la CORPORACION UNIVERSITARIA DE CIENCIAS EMPRESARIALES, EDUCACIÓN Y SALUD CORSALUD. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todas las áreas e instalaciones de la CORPORACIÓN UNIVERSITARIA DE CIENCIAS EMPRESARIALES, EDUCACIÓN Y SALUD CORSALUD, así como a todos sus contratistas y visitantes. 3. RESPONSABLES Coordinadora SIG Evaluar todo cambio o nuevo proyecto mediante el proceso de Gestión de Cambio. Coordinar con el área de Seguridad y Salud en el Trabajo la revisión de la Gestión de Cambio. Implementar los controles definidos en la Gestión de Cambio. Actualizar la Gestión de Cambio de ocurrir modificaciones que no fueron contempladas en el análisis inicial. Dirección de Planeación Revisar y aprobar la Gestión de Cambio. Facilitar el proceso de Gestión de Cambio y orientar a los participantes de acuerdo con la metodología. 4. DEFINICIONES Análisis del cambio: Proceso que permite reconocer la existencia y características de los peligros para evaluar la magnitud de los riesgos o impacto ambiental asociados en los cambios o nuevos proyectos y decidir si dichos riesgos son o no aceptables. Área responsable del cambio: Área responsable de la implementación, desarrollo y entrega del cambio o nuevo proyecto.
Área usuaria del cambio: Área que recibirá el cambio o nuevo proyecto para su uso final. Cambio: Modificación significativa de un proceso, instalación o equipo ya existente. Gestión del Cambio: Aplicación sistemática de procesos y procedimientos para identificar, evaluar, controlar y monitorear los riesgos en los cambios y nuevos proyectos. Proyecto: Conjunto de actividades realizadas bajo un esquema establecido, que tienen un inicio, un fin, y un objetivo: crear una instalación o proceso totalmente nuevo. SGI: Sistema de Gestión Integral basado en la ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 y Decreto 1072 de 2015. 5. CONDICIONES GENERALES La Gestión de Cambio debe considerar la identificación de los peligros, evaluación de los riesgos, identificación de aspectos ambientales y valoración de impactos ambientales, identificación de aspectos en la actividad y valoración de impactos en los procesos e implementación de las medidas de control, en: Todo cambio o propuesta de cambio en la organización, actividades o materiales, incluyendo nuevos proyectos. Modificaciones al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (organización/actividades). Modificaciones al Sistema de Gestión Ambiental (organización/actividades). Cambios en los requisitos legales. Cambios temporales y sus impactos sobre las operaciones, procesos y actividades. La Gestión de Cambio debe ser aplicada como un proceso continuo previo a la introducción del cambio o ejecución del nuevo proyecto. La Gestión de Cambio está basada en el Procedimiento Identificación de peligros y el Procedimiento Identificación de aspectos e impactos ambientales y debe cumplir con lo indicado en dicho procedimiento. La Gestión de Cambio debe ser actualizada en la Matriz de Peligros y en la Matriz Ambiental, de igual forma evaluar si se requiere actualizar cualquier cambio en la documentación y estructura del SGI.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1 Establecer las características del Cambio La etapa de establecer las características del cambio requiere que el área responsable del cambio a través del Director o Jefe según corresponda del Área o proceso, junto con el Coordinador del SGI evalúe si el cambio es significativo y amerita aplicar el presente procedimiento. 6.2 Solicitud De Reunión Para Evaluar La Gestión Del Cambio Sí se califica de significativo el cambio se solicitará mediante correo electrónico al Coordinador del SGI, Directora de Planeación, Director del área o Proceso donde se realizará el cambio, Líder SST para hacer el análisis del cambio. La citación a reunión será realizada por la Coordinadora del SGI dentro de los días hábiles siguiente a la solicitud. 6.3 Analizar el Cambio y Crear Plan de Acción La etapa de analizar el cambio implica que los participantes de la reunión para evaluar la Gestión del Cambio evalúen el cambio o nuevo proyecto aplicando el formato de Análisis de Cambio el cual requiere que sea registrada la siguiente información: Proceso: Hace referencia al proceso donde se generará el cambio. Zona: Ciudad/Sede donde se generará el cambio. Riesgos Identificados: Se debe aplicar el procedimiento de Identificación de peligros y valoración de riesgos en SST. Actividad Rutinaria: Se debe aplicar el procedimiento de Identificación de peligros y valoración de riesgos en SST. Análisis de Riesgo Identificado: Se debe aplicar el procedimiento de Identificación de peligros y valoración de riesgos en SST. Aspecto ambiental Identificado: Se debe aplicar el procedimiento de Aspectos Ambientales Análisis del Impacto ambiental: Se debe aplicar el procedimiento de Aspectos Ambientales Impacto para el SGI: Se evaluará si el SGI tendrá algún cambio en su documentación o estructura. Análisis del Impacto en el SGI: Evaluará que tanto podrá cambiar y si requiere implementar acciones Responsable de análisis: Responsable por el procedo donde se gestionará el cambio.
De acuerdo a los análisis realizados se establecerá un plan de acción. Debe dejarse como registro de evidencia Acta de reunión, Matriz de Peligros, Matriz ambiental y evaluación del Riesgo del SGI para el cambio propuesto. Una vez diligenciado la Coordinadora del SGI lo enviará junto con el plan de acción con el fin de buscar la aprobación de Rectoría. 6.4 Aprobación e Implementación A la Rectoría se enviará mediante correo electrónico, dentro de los dos días hábiles siguientes del análisis, el Formato de análisis del Cambio diligenciado con el Plan de Acción para su aprobación. La aprobación se realizará mediante respuesta de la Rectoría a correo electrónico confirmando aprobación dentro de los (8) días hábiles siguientes. Una vez aprobado la Coordinadora del SGI deberá hacer la retroalimentación a los interesados y posteriormente asegurar la implementación y control del cambio pertinente. 7. GESTIÓN DE RIESGOS N. ACTIVIDAD RIESGO CRITERIO/ MÉTODO DE CONTROL RESPONSABLE 1. Establecer Características cambio. del Falta de competencia Divulgación del Procedimiento de Gestión del cambio. 2. Solicitud de reunión para evaluar gestión del cambio. Comunicación ineficaz Correo electrónico institucional dentro de los 2 días hábiles siguientes (Procedimiento Gestión del Cambio), llamada a verificar recibo. 3. Analizar el cambio. Falta de Competencia o información Formato de análisis del Cambio, Acta de reuniones, Procedimiento de Identificación de Peligros, Procedimiento de Identificación de Aspectos, Procedimiento de Gestión del Riesgo 4. Aprobación e Implementación. Comunicación ineficaz, falta de información Correo electrónico y seguimiento de la Coordinadora del SGI Rectoría
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL CAMBIO 8. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA Nombre del Documento/Registro Formato Análisis del Cambio Acta de Reunión Plan de Acción Correos electrónicos Procedimiento de identificación de peligros y valoración de riesgos Procedimiento de identificación de aspectos e impactos ambientales 9. CONTROL DE DOCUMENTOS Versión 01 Elaborado/ Actualizado por: Revisado por: Daniela Lora S Laura Fortich S Directora de Planeación 17-09-2016 04-10-2016 Aprobado por: Luz Stella Gómez L Rectora 27-10-2016